---
title: รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น
url: https://www.thepexcel.com/10-excel-tips-speed-up-work/
type: post
date: 2014-02-01
updated: 2020-04-22
author: Sira Ekabut
categories: ["Highlights : บทความแนะนำ", Excel ทั่วไป]
tags: [fast]
---

# รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น

เทคนิค Excel ในบทความนี้ จะมาช่วยรักษาสิ่งที่มีค่ามากๆ ในยุคปัจจุบัน และจะมีค่ามากขึ้นเรื่อยๆ นั่นก็คือ **“เวลา”** ดังนั้นการทำงานให้เร็ว (และถูกต้อง) ย่อมจะช่วยให้เรามีเวลาไปทำอะไรที่เราอยากทำมากขึ้น

 

ผมเลยถือโอกาสนี้รวบรวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น มาให้เพื่อนๆ ได้อ่านกันครับ

 

## 1. ดูข้อมูลสรุปทางสถิติจากจาก Status Bar ด้านขวาล่าง

 

บางครั้งเราต้องการบวกเลข นับเลข หรือหาค่าเฉลี่ยเลขคณิต แบบเร็วๆ (โดยไม่ได้จะเอาไปคำนวณต่อ) เราไม่ต้องเขียนสูตรให้เมื่อย แค่ให้ลาก Select ครอบคลุมข้อมูลที่ต้องการ แล้วไปดูที่ Status Bar ที่อยู่ขวาล่าง มันก็แสดงข้อมูลให้เพียบแล้ว

 ![เทคนิค Excel status bar](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/status-bar-summary2.gif) 

**Tips :** เราเลือกได้ว่าใน Status Bar จะแสดงการสรุปอะไรบ้างโดยให้ลองคลิ๊กขวาที่ Status Bar ด้านล่าง แล้วติ๊กเลือกเอาได้ครับ ว่าจะเอาอะไร เช่น Average, Count, Numerical Count, Maximum, Minimum, Sum

 

## 2. หัดใช้ Keyboard คีย์ลัดบ้าง

 ![เทคนิค Excel ctrl-c-ctrl-v copy paste](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/keep-calm-and-ctrl-c-ctrl-v-2.png) 

การใช้คีย์ลัดช่วยให้เราทำงานได้เร็วมากขึ้นจริงๆ ครับ (และดูเท่มากด้วย!) โดยเฉพาะตัวไหนที่เราใช้บ่อยๆ ให้จำให้ได้เลย

 

สำหรับผมเอง เช่น

 
- Ctrl+C : Copy
- Ctrl+X : Cut
- Ctrl+V : Paste
- Ctrl + Z : Undo
- Alt+ = : Auto Sum
- F2 : เข้าสู่ Edit Mode
- F3 : Paste Name (ชื่อที่ตั้งเอาไว้แล้ว)
- F4 : ล๊อค Cell (ใน Edit Mode ) / Repeat ทำซ้ำ
- F5 : ให้ลากครอบ Cell Reference ใน Formula Bar แล้วกด F5 แล้ว Enter เพื่อไปเลือก Cell/Range นั้นๆ ได้เลย
- F9 : แปลงสูตรเป็น Value (ใน Edit Mode) / Recalculate

 

สามารถไปดูสรุปคีย์ลัดที่สำคัญ **พร้อมวิธีการจำ**ได้ที่ =>

  

> [รวมคีย์ลัด Excel ที่ใช้บ่อย พร้อมเทคนิคการจำ](https://www.thepexcel.com/remember-excel-keyboard-shortcut/)

  

## 3. ใช้ Quick Access Toolbar

 ![เทคนิค Excel QAT Qiuck Access Toolbar](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/qat.gif) 

นอกจากเราจะมี Ribbon มาตรฐานให้ใช้แล้ว เรายังสามารถ Add คำสั่งที่เราใช้บ่อยๆ ไว้ที Quick Access Toolbar ที่อยู่มุมบนซ้ายได้ด้วย รวมถึงสามารถใส่คำสั่งที่ไม่มีใน Ribbon ปกติได้อีกต่างหาก และที่สำคัญยังใช้ร่วมกับคีย์ลัด ปุ่ม Alt+1, Alt+2 …. (ไปเรื่อยๆ) ได้อีกด้วย

 

สามารถดูวิธีเพิ่มปุ่มลงใน Quick Access Toolbar ได้ที่ => [https://www.thepexcel.com/quick-access-toolbar/](https://www.thepexcel.com/quick-access-toolbar/)

 

## 4. ใช้ Defined Name ในการอ้างอิงสูตร

 

[![เทคนิค Excel defined name](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/defined-name.gif)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/defined-name.gif)

 

การตั้งชื่อให้ Cell หรือ Range มีข้อดีหลายอย่าง เช่น

 
- อ่านสูตรเข้าใจได้ง่ายกว่า เพราะสามารถใส่เป็นคำที่มีความหมายได้
- บริหารจัดการง่าย เวลาแก้ไขการอ้างอิง ก็สามารถแก้ได้ที่ Name Manager ที่เดียวเลย เหมาะอย่างยิ่งกับการอ้างอิงไปที่ช่องที่มีการอ้างถึงบ่อยๆ หรือ Range ที่อาจมีการเพิ่มเติม Item ภายหลัง เช่น Reference Table
- เวลาใช้ VBA อ้างอิง หากอ้างไปที่ Defined Name จะสะดวกกว่าอ้างไปที่ชื่อ Cell เพราะเวลาเราแทรก Cell แล้ว การอ้างอิงใน VBA จะไม่เลื่อนตามให้ เหมือนการอ้างอิงใน Sheet ปกติ ซึ่งจะไม่เป็นปัญหากเลย หากเราใช้ Defined Name แทน
- ไม่ต้องกด Ctrl+Shift+Enter เวลาใช้เป็น Array Formula

 

### วิธีตั้งชื่อ Definced Name ให้ Cell หรือ Range

 
1. เลือก Cell หรือ Range ที่ต้องการตั้งชื่อ
2. ไปที่ Name Box ที่อยู่ซ้ายมือของช่องใส่สูตร
3. พิมพ์ชื่อที่ต้องการแล้วกด Enter

 

**วิธีบริหารจัดการชื่อ** ให้ไปที่ Ribbon Formula => Name Manager (หรือกด Ctrl + F3)

 

## 5. สร้าง Custom List เพื่อช่วย Auto Fill / Sort

 

บางทีเราต้องการให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ เช่น A-Z หรือ ก-ฮ แต่เชื่อหรือไม่ว่า Excel ทำไม่ได้ เพราะมันไม่รู้จัก List พวกนี้ (ไม่เข้าใจมันจริงๆ ว่าทำไมแค่นี้ไม่รู้จัก…)

 

แต่ไม่ต้องกลัวไป เราสามารถสอนให้ Excel รู้จัก List ที่เรากำหนดเองได้ เพื่อให้มัน Autofill และ Sort ตาม List ที่เรากำหนดเป็นด้วย (เลือกได้ใน Sort Option ว่าจะ Sort Order ตาม อะไร)

 

[![เทคนิค Excel custom list](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/custom-list.gif)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/custom-list.gif)

 

### วิธีการสร้าง Custom List

 
- ไปที่ Excel Option => Popular => Edit Custom List
- จากนั้นสามารถใส่คำที่ต้องการลงไปได้เลยในช่อง List entries (แยกคำด้วย Enter) หรือจะ Import จาก Range ที่มีอยู่ก็ได้ครับ (แต่ต้องเป็น Text ที่เป็น Value ไม่ค้างเป็นสูตร)
- อย่างตัว A-Z นี้ผมสร้างจากสูตร =CHAR(65), =CHAR(66) ไปเรื่อยๆ 
    - วิธีคือ สร้างเลขเรียงกันในคอลัมน์นึง เช่น A1,A2…
    - แล้วค่อยเขียน =CHAR(A1) ไว้คอลัมน์ข้างๆ แล้ว Copy ลากยาวลงมา…
    - จากนั้นค่อย Paste เป็น Value อีกที

 

## 6. เรียนรู้ Function ให้มากขึ้น

 

Excel มีฟังก์ชั่นเยอะแยะมากมาย ซึ่งบางฟังก์ชั่นออกแบบมาให้เราทำงานได้ง่ายมากๆ ถ้าเรารู้จักใช้มัน  
แต่ในทางกลับกัน หากเราไม่รู้ว่ามี Function แบบนั้นแบบนี้อยู่ เราก็อาจทำงานถึกโดยไม่จำเป็น…

 

ที่ผมเจอบ่อย คือ บางทีเราต้องการจะเอาผลลัพธ์แต่ละช่องมาคูณกัน แต่คูณกันหลายตัวมาก… บางคนไม่รู้จักฟังก์ชั่น PRODUCT ก็จะจับคูณกันตามปกติ แต่ถ้าหากรู้จักฟังก์ชั่นนี้ ก็จะพบว่าสามารถลากทั้งแถบได้เลย เช่น

 

[![เทคนิค Excel product function](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/product.gif)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/product.gif)

 

นี่แค่ฟังก์ชั่นเดียวนะ แล้วลองคิดดูว่าเราอาจเผลอทำอะไรถึกๆ โดยไม่จำเป็นอยู่เยอะแยะแค่ไหนครับ! (เช่น ฟังก์ชั่นคล้ายๆกับแบบนี้ก็มี SUMPRODUCT อีก ที่เอาไว้คูณแต่ละคู่อันดับแล้วจับมาบวกกัน)

 

ดังนั้นถ้าเริ่มรู้สึกว่าตัวเองถึกแปลกๆ ให้ลอง Google หาคำตอบดูก่อน เผื่อมีคนเจอปัญหาแบบเดียวกับเราแล้วเจอทางแก้ไขแบบง่ายๆ แล้วนะครับ

 

## 7. ใช้ Picture Link ช่วยตรวจผลกระทบที่ช่องปลายทาง

 

เวลาต้องการตรวจผลกระทบต่อการกรอกข้อมูลช่องนึงไปยังอีกช่องนึง (โดยเฉพาะช่องที่อยู่ไกลๆ) เราสามารถใช้ Picture Link มาช่วยได้ (มีตั้งแต่ Excel 2007 ขึ้นไป) โดย

 
- ให้ Copy Range ปลายทาง ที่ต้องการดูผลลัพธ์
- Paste ที่ใกล้ๆ กับช่องต้นทาง โดยให้เลือก => Paste =>As Picture => Paste Picture Link
- ย่อ/ขยาย/เคลื่อนย้ายรูปได้ตามสะดวก
- ลองเปลี่ยนค่าต้นทางดู เพื่อดู Effect ที่ปลายทาง

 ![เทคนิค Excel picture link](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/01/picture-link.gif) 

## 8. ใช้ Paste Column Widths แทนการนั่งปรับความกว้างของคอลัมน์เอง

 

ผมเคยเจอบางท่านนั่งจัดความกว้างของคอลัมน์ใน Excel ให้เท่ากับต้นฉบับ ซึ่งบางคนนั่งจัดได้เป๊ะมาก น่านับถือในความพยายามยิ่งนัก! แต่ผมจะบอกว่ามันไม่จำเป็นเลย ในเมื่อเราสามารถ Copy แม้แต่ความกว้างของคอลัมน์ได้

 ![เทคนิค Excel paste-column-widths](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/paste-column-widths.gif) 

**วิธีการ**

 
- เลือกที่ cell หรือ range ต้นฉบับที่ต้องการ copy ความกว้างคอลัมน์มา
- กด copy
- ไปเลือกที่ช่องปลายทาง
- กด Paste Special => Column Widths

 

## 9. Lock Format Painter เอาไว้ เพื่อให้ Paint ช่องปลายทางได้ทีละหลายๆ รอบ

 

ผมคิดว่าหลายๆ ท่านคงเคยใช้ Format Painter กันบ้างแล้ว แต่ไม่แน่ใจว่าเวลาสมมติอยากจะ copy format จากช่องนึง ไป Paste ยังช่องปลายทาง หลายๆ ช่องที่ไม่ติดกัน เพื่อนๆ ทำยังไง

 

ถ้าคนไม่รู้เทคนิค อาจใช้วิธี เลือกช่องต้นฉบับ … แล้วกดปุ่ม Format Painter 1 ที… แล้วกดช่องปลายทาง 1 ที… จากนั้น เริ่มใหม่ ไปที่ช่องต้นฉบับ อีกที painter อีกที ปลายทางอีกที…ไปเรื่อยๆ.. ซึ่งเสียเวลามากครับ!!

 ![เทคนิค Excel lock format painter](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/format-painter.gif) 

**วิธีที่ดีกว่าคือ **

 
1. ให้เลือกช่องต้นฉบับ
2. ดับเบิ้ลคลิ๊ก ที่ปุ่ม Format Painter (ปุ่มจะถูกเลือกค้างไว้เลย ต่างจากการกดปกติที่กดเพียง 1 ที)
3. เลือกช่องปลายทางกี่ทีก็ได้ตามต้องการ
4. หากจะเลิก Paint ค่อยกลับมากดปุ่ม Format Painter อีกครั้งหนึ่ง

 

## 10. ทำงานใน Excel แล้วค่อยใช้ Copy ไป Paste as Link ลงที่อื่น

 

เมื่อมีการทำข้อมูลเป็นตาราง มีการคำนวณ หรือมีกราฟ ผมแนะนำให้ใช้ Excel ทำงาน แล้วค่อย Copy เป็น Link ไปยัง MS Word หรือ PowerPoint ปลายทางแทน

 ![เทคนิค Excel paste-link](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2014/02/paste-link.gif) 

**เหตุผล :**

 
- เนื่องจาก Excel มีความยืดหนุ่นสูง เวลาค่า input บางอย่างในตารางเปลี่ยนไป ค่า output จะถูกคำนวณใหม่ทันที ไม่ต้องมาพิมพ์ซ้ำลงไปอีก (จะเนื่องจากอะไรก็แล้วแต่ เช่น เจ้านายสั่งเพิ่ม เราทำผิดเอง หรือข้อมูลใหม่เพิ่งจะมา)
- การรวมข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันคือใน Excel แล้ว Link ไปแสดงในที่ต่างๆ ย่อมมีประสิทธิภาพมากกว่าทำข้อมูลในหลายๆที่และ ทำให้ไม่มี conflict ด้านข้อมูล

 

**วิธี Copy ไป Paste เป็น Link** :

 
1. ให้ Copy ข้อมูลตาราง หรือ กราฟใน Excel
2. เปิด MS Word หรือ PowerPoint ที่เป็นโปรแกรมปลายทาง
3. Paste => Paste Special => เลือก Paste Link

 

ป็นอย่างไรบ้างครับกับ รวม 10 เทคนิค Excel ง่ายๆ ที่ทำให้คุณทำงานเร็วขึ้น ถ้าเพื่อนๆ มีเทคนิคอื่นๆ จะแชร์ก็สามารถ comment ไว้ได้ หรือจะไปพูดคุยกันใน [inwexcel Facebook Page](http://www.facebook.com/ThepExcel) ก็ได้นะครับ

 

ในตอนต่อไป ผมจะมาแชร์ [รวม 5 เทคนิคการเขียนสูตรใน Excel ที่คุณอาจยังไม่รู้มาก่อน!](https://www.thepexcel.com/5-excel-formula-writing-tips/)ใครสนใจ คลิ๊กเลยครับ ^^

---

_Source: [https://www.thepexcel.com/10-excel-tips-speed-up-work/](https://www.thepexcel.com/10-excel-tips-speed-up-work/)_