เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ

วันนี้ inwexcel ขอนำเสนอเทคนิคที่ผมใช้บ่อยมากๆ ในการทำงานจริง นั่นก็คือ เทคนิคการ “คิดย้อนกลับ” นั่นเอง

การคิดย้อนกลับ คือ อะไร?

การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking เป็นแนวคิดที่เราจะตั้งต้นจากผลลัพธ์ที่อยากได้ แล้วค่อยๆ คิดย้อนกลับว่า มันต้องทำอะไรก่อน จึงจะเกิดผลลัพธ์แบบนั้นได้ ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ในที่สุดเราก็จะรู้ว่า แรกสุดแล้วเราควรจะต้องทำอะไรบ้างนั่นเอง

ปล. ถ้าใครรู้จักหนังสือพัฒนาตัวเองสุดฮิตอย่าง 7 Habits ก็จะพบว่าหลักการนี้ก็เหมือนกับหลักการ ที่ชื่อว่า Begin with the End in Mind หรือ เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายในใจ นั่นเองครับ

ตัวอย่างการคิดย้อนกลับใน Excel

เป้าหมาย

สมมติว่าสุดท้ายแล้ว เป้าหมาย คือ เราอยากได้กราฟ ที่แสดง Trend กำไรในแต่ละเดือน โดยเปรียบเทียบระหว่างช่องทาง E-Channel กับ ช่องทางการขายหน้าร้าน

คิดย้อนกลับ

ดังนั้น Step ก่อนหน้านั้นเราก็ต้องคิดว่า ถ้าจะทำกราฟแบบนั้นได้ ต้องมีข้อมูลอยู่ในลักษณะไหน?
ซึ่งจะพบว่าเราต้องทำการสรุปกำไร โดยแยกเวลาเป็นรายเดือน และมีแยกช่องทางการขายด้วย

และการที่จะสรุปข้อมูลให้ได้แบบนี้ ทำได้หลายแบบ เช่น ใช้สูตรพวก SUMIFS / ไปบวกข้างนอกแล้วมาพิมพ์สรุปใส่ Excel เลย /แต่วิธีที่ผมจะเลือกใช้ เพราะ สะดวกและรวดเร็วมากก็คือการใช้ PivotTable นั่นเอง ดังนั้นเราจะต้องคิดย้อนอีกทีแล้วล่ะว่าจะสร้าง PivotTable ได้อย่างไร?

คิดย้อนกลับ

จะสร้าง PivotTable ได้เราจะต้องเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database ซะก่อน
ซึ่งปัจจัยสำคัญคือการ List ออกมาว่า Database จะต้องมี Field หรือ คอลัมน์ว่าอะไรบ้าง?

เราก็ต้องคิดว่า Pivot มันต้องมี 3 Field หลัก คือ เดือน / กำไร / ช่องทางการขาย

และเราก็ต้องคิดต่อว่าการจะได้ Field เหล่านั้นมา จะต้องเตรียม Field อะไรเพิ่มอีก ก็จะพบดังนี้

• เดือน : ควรเก็บข้อมูลเป็นวันที่ไปเลยดีกว่า ละเอียดดี แล้วไป Group ใน Pivot หรือ จะสร้าง Field คำนวณเพิ่มก็ได้
  • วันที่ที่ขายได้
• กำไร : จะรู้กำไรได้ ต้องรู้่ยอดขาย และ ต้นทุน
  • ยอดขาย
  • ต้นทุน
• ช่องทางการขาย => มี Field เดียว แต่มี 2 ค่า คือ E-Channel และ หน้าร้าน

สรุป

สรุปแล้วเราต้องเตรียมข้อมูลดังนี้

• วันที่ขายได้
• ยอดขาย
• ต้นทุน
• กำไร
• ช่องทางการขาย

ซึ่งอันนี้คือการคิดจากกราฟเป้าหมายอันเดียว แต่ถ้าในความเป็นจริงเราคิดว่าต้องทำกราฟ หรือวิเคราะห์ประเด็นอื่นมากกว่านี้ ก็ต้องเตรียม Field เพิ่มเติมอีก เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับ พนักงานขาย สินค้า ลูกค้า เป็นต้น

เมื่อเตรียมข้อมูลเสร็จแล้ว ก็เอาไปทำ PivotTable เพื่อทำตารางสรุป แล้วสร้างกราฟด้วย PivotChart ก็ได้ครับ