เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ

เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ 1
แบบทดสอบความรู้ Excel เบื้องต้น
สร้าง Dropdown กี่ชั้นก็ได้ใน Excel (Infinity Dependent Dropdown)

วันนี้ inwexcel ขอนำเสนอเทคนิคที่ผมใช้บ่อยมากๆ ในการทำงานจริง นั่นก็คือ เทคนิคการ “คิดย้อนกลับ” นั่นเอง

การคิดย้อนกลับ คือ อะไร?

การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking เป็นแนวคิดที่เราจะตั้งต้นจากผลลัพธ์ที่อยากได้ แล้วค่อยๆ คิดย้อนกลับว่า มันต้องทำอะไรก่อน จึงจะเกิดผลลัพธ์แบบนั้นได้ ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ในที่สุดเราก็จะรู้ว่า แรกสุดแล้วเราควรจะต้องทำอะไรบ้างนั่นเอง

ปล. ถ้าใครรู้จักหนังสือพัฒนาตัวเองสุดฮิตอย่าง 7 Habits ก็จะพบว่าหลักการนี้ก็เหมือนกับหลักการ ที่ชื่อว่า Begin with the End in Mind หรือ เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายในใจ นั่นเองครับ

ตัวอย่างการคิดย้อนกลับใน Excel

เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ 2

เป้าหมาย

สมมติว่าสุดท้ายแล้ว เป้าหมาย คือ เราอยากได้กราฟ ที่แสดง Trend กำไรในแต่ละเดือน โดยเปรียบเทียบระหว่างช่องทาง E-Channel กับ ช่องทางการขายหน้าร้าน

คิดย้อนกลับ

ดังนั้น Step ก่อนหน้านั้นเราก็ต้องคิดว่า ถ้าจะทำกราฟแบบนั้นได้ ต้องมีข้อมูลอยู่ในลักษณะไหน?
ซึ่งจะพบว่าเราต้องทำการสรุปกำไร โดยแยกเวลาเป็นรายเดือน และมีแยกช่องทางการขายด้วย

และการที่จะสรุปข้อมูลให้ได้แบบนี้ ทำได้หลายแบบ เช่น ใช้สูตรพวก SUMIFS / ไปบวกข้างนอกแล้วมาพิมพ์สรุปใส่ Excel เลย /แต่วิธีที่ผมจะเลือกใช้ เพราะ สะดวกและรวดเร็วมากก็คือการใช้ PivotTable นั่นเอง ดังนั้นเราจะต้องคิดย้อนอีกทีแล้วล่ะว่าจะสร้าง PivotTable ได้อย่างไร?

คิดย้อนกลับ

จะสร้าง PivotTable ได้เราจะต้องเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database ซะก่อน
ซึ่งปัจจัยสำคัญคือการ List ออกมาว่า Database จะต้องมี Field หรือ คอลัมน์ว่าอะไรบ้าง?

เราก็ต้องคิดว่า Pivot มันต้องมี 3 Field หลัก คือ เดือน / กำไร / ช่องทางการขาย

และเราก็ต้องคิดต่อว่าการจะได้ Field เหล่านั้นมา จะต้องเตรียม Field อะไรเพิ่มอีก ก็จะพบดังนี้

  • เดือน : ควรเก็บข้อมูลเป็นวันที่ไปเลยดีกว่า ละเอียดดี แล้วไป Group ใน Pivot หรือ จะสร้าง Field คำนวณเพิ่มก็ได้
    • วันที่ที่ขายได้
  • กำไร : จะรู้กำไรได้ ต้องรู้่ยอดขาย และ ต้นทุน
    • ยอดขาย
    • ต้นทุน
  • ช่องทางการขาย => มี Field เดียว แต่มี 2 ค่า คือ E-Channel และ หน้าร้าน

สรุป

สรุปแล้วเราต้องเตรียมข้อมูลดังนี้

  • วันที่ขายได้
  • ยอดขาย
  • ต้นทุน
  • กำไร
  • ช่องทางการขาย

ซึ่งอันนี้คือการคิดจากกราฟเป้าหมายอันเดียว แต่ถ้าในความเป็นจริงเราคิดว่าต้องทำกราฟ หรือวิเคราะห์ประเด็นอื่นมากกว่านี้ ก็ต้องเตรียม Field เพิ่มเติมอีก เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับ พนักงานขาย สินค้า ลูกค้า เป็นต้น

เมื่อเตรียมข้อมูลเสร็จแล้ว ก็เอาไปทำ PivotTable เพื่อทำตารางสรุป แล้วสร้างกราฟด้วย PivotChart ก็ได้ครับ

........

ใครที่ชื่นชอบบทความนี้และเห็นว่ามีประโยชน์ ช่วยบอกต่อเพื่อนๆ ของคุณด้วยนะครับ
ยิ่งเกิดประโยชน์กับคนเยอะๆ ผู้เขียนก็ยิ่งดีใจครับ คนแชร์ก็ได้ร่วมสร้างประโยชน์ด้วยนะ ^^

อย่าลืมกดติดตามเทพเอ็กเซลได้ที่ Facebook.com/ThepExcel
และสามารถติดตามคลิปวีดีโอเจ๋งๆ ได้ที่ YouTube Channel ของ Thep Excel ครับ


แบบทดสอบความรู้ Excel เบื้องต้น
สร้าง Dropdown กี่ชั้นก็ได้ใน Excel (Infinity Dependent Dropdown)
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Posted on: August 17, 2017
Tags:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *