ทำไมถึงต้องเก่ง Excel ? 1

ทำไมถึงต้องเก่ง Excel ?

ทำน้อย ได้มาก สุดยอด! ตัวผมเองเคยใช้งาน Excel ครั้งแรก น่าจะสมัยเรียนมัธยมต้น ไม่ก็มัธยมปลาย (จำเวลาแน่นอนไม่ได้จริงๆ ครับ รู้แต่นานมากแล้ว)... แต่ที่จำได้คือ ตอนใช้งานแรกๆ นั้น ผมไม่ได้มีความรู้สึกชอบ Excel เลยซักนิด ทำให้ผมทำได้แค่กรอกข้อมูลกับเขียนสูตรง่ายๆ และใช้เครื่องมือช่วยเหลือเป็นนิดหน่อยเท่านั้น ไม่ได้คิดจะฝึกฝนอะไรมากมาย เพราะไม่รู้ว่าจะใช้ Excel เก่งๆ ไปทำไม... ผมยังคงความสามารถระดับเดิมอยู่จนเรียนจบปริญญาตรีวิศวะ จุฬาฯ และได้มีโอกาสไปทำงานเป็นวิศวกรที่บริษัทแห่งหนึ่ง ผมได้เห็นรุ่นพี่คนหนึ่งใช้ Excel เก่งมาก ซึ่งทำให้เค้าทำงานได้เร็ว (และดูสบายๆ ชิลๆ ด้วย) และที่สำคัญเขายังเขียนโปรแกรมบน Excel ให้มันทำงานอัตโนมัติได้ด้วย! “เฮ้ย! Excel มันทำงานอัตโนมัติได้ด้วยเหรอ!?” ผมคิดในใจดังๆ (ด้วยความเซอไพรซ์มาก) ซึ่งตอนหลังผมก็ได้เรียนรู้ว่ามันคือการเขียนภาษาคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า VBA ซึ่งเป็นภาษาที่เอาไว้ควบคุมการทำงานของโปรแกรมบน Microsoft Office ได้ทั้งหมดนั่นเอง “อย่างนี้ ถ้าเราใช้…

การทำ Data Validation ขั้นพื้นฐาน

บังคับให้กรอกข้อมูลตามที่กำหนดด้วย Data Validation บางครั้งเราต้องมีการให้คนอื่นมากรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่เราทำขึ้น เช่น ทำแบบฟอร์มช่วยคำนวณบางอย่างให้ ซึ่งเราเขียนสูตรไว้อย่างดี แต่สุดท้ายฟอร์มกลับใช้ไม่ได้เพราะคนกรอก กรอกข้อมูลไม่ตรงกับที่เราคิด เช่น กรอกผิดประเภท ผิดรูปแบบ ปัญหานี้สามารถลดให้เหลือน้อยลงได้โดยการใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Data Validation องค์ประกอบของ Data Validation ในแต่ละช่องจะยอมให้กรอกข้อมูลอะไรได้บ้าง (Settings) เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข วันที่ โดยกำหนดละเอียดได้ด้วยว่า จะยอมให้กรอกได้กี่ตัวอักษร กรอกห้ามเกินค่าเท่าไหร่ ไม่ต่ำกว่าเท่าไหร่ ข้อความแนะนำ เมื่อมีการเลือก Cell (Input Message) เมื่อกรอกผิดจะให้ขึ้นเตือนว่าอะไร?? (Error Alert) Dropdown List แต่ที่เจ๋งและใช้บ่อยสุดๆ คือ Settings ที่ชื่อว่า List ซึ่งสามารถทำเป็น Dropdown List เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้สะดวกมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ใครทำ Dropdown…

สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ?

สิ่งที่เราเห็นใน Cell หนึ่งๆ ของ Excel นั้น จริงๆ แล้วมันมีที่มาหลาย Step มากเลยนะครับ และวันนี้ผมก็จะมาพูดถึงประเด็นนี้ให้เห็นกันชัดๆ กันไปเลย ตัวอย่างที่ 1 สมมติว่าใน cell นึงเราเขียนสูตรว่า =1.5+3 ส่วนนี้คือ Formula มันก็จะคำนวณจนได้ค่าผลลัพธ์ คือ 4.5 ส่วนนี้คือ Value จากนั้นถ้าเราลอง ปรับ Format ให้ไม่มีทศนิยม โดยกดปุ่ม Decrease Decimal จะได้เห็นตัวเลขใน Cell เป็น 5 แต่ค่าจริงๆ ใน Cell ยังคงเป็น 4.5 อยู่เช่นเดิมนะครับ ลองพิสูจน์ได้โดยลองเช็คว่า A1=5 รึเปล่า? จะได้ FALSE แต่ถ้าเช็คว่าได้ 4.5 รึเปล่าจะได้…
เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ 2

เทคนิคการทำงานใน Excel แบบคิดย้อนกลับ

วันนี้ inwexcel ขอนำเสนอเทคนิคที่ผมใช้บ่อยมากๆ ในการทำงานจริง นั่นก็คือ เทคนิคการ "คิดย้อนกลับ" นั่นเอง การคิดย้อนกลับ คือ อะไร? การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking เป็นแนวคิดที่เราจะตั้งต้นจากผลลัพธ์ที่อยากได้ แล้วค่อยๆ คิดย้อนกลับว่า มันต้องทำอะไรก่อน จึงจะเกิดผลลัพธ์แบบนั้นได้ ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ในที่สุดเราก็จะรู้ว่า แรกสุดแล้วเราควรจะต้องทำอะไรบ้างนั่นเอง ปล. ถ้าใครรู้จักหนังสือพัฒนาตัวเองสุดฮิตอย่าง 7 Habits ก็จะพบว่าหลักการนี้ก็เหมือนกับหลักการ ที่ชื่อว่า Begin with the End in Mind หรือ เริ่มต้นด้วยจุดมุ่งหมายในใจ นั่นเองครับ ตัวอย่างการคิดย้อนกลับใน Excel เป้าหมาย สมมติว่าสุดท้ายแล้ว เป้าหมาย คือ เราอยากได้กราฟ ที่แสดง Trend กำไรในแต่ละเดือน โดยเปรียบเทียบระหว่างช่องทาง E-Channel กับ…

แบบทดสอบความรู้ Excel เบื้องต้น

คลิ๊กที่รูปหรือ Link ได้เลยครับ https://goo.gl/forms/9jGsVb9zlhoosbyn2
ใส่เครื่องหมาย $ ในสูตรยังไงไม่ให้งง 3

ใส่เครื่องหมาย $ ในสูตรยังไงไม่ให้งง

พื้นฐานที่สำคัญมากในการเขียนสูตร Excel คือการใส่เครื่องหมาย $ ใน Cell Reference (เช่น A1 C4 ) เวลาเขียนสูตร ซึ่งถ้าใครงงหรือทำไม่เป็น จะไม่สามารถเขียนสูตรที่ซับซ้อนในอนาคตได้เลย ดังนั้นเรามาปูพื้นฐานตรงนี้ให้แน่นยิ่งขึ้นดีกว่า ทำไมต้องใส่เครื่องหมาย $ ล่ะ? เพราะปกติว่าเขียนสูตรที่มี Cell Reference แล้วเรา Copy Cell ช่องนั้นไป Paste ที่อื่น Cell Reference มันจะเลื่อนไปตามทิศทางของการ Copy ซึ่งบางกรณีการเลื่อนนั้นก็เป็นประโยชน์กับเรา เช่น เวลา Copy ลงมาข้างล่าง Cell Reference ก็จะเลื่อนตามลงมา (จาก B3 -> B4 และจาก C3 -> C4) ซึ่งสะดวกมาก แต่มันก็จะมีบางกรณีที่เราไม่อยากให้มันเลื่อนตามลงมา เช่น ถ้า…
อะไรจะเกิดขึ้น? เมื่อใส่วันที่ใน Excel ด้วยปี พ.ศ. แทนที่จะใส่ ค.ศ. 4

อะไรจะเกิดขึ้น? เมื่อใส่วันที่ใน Excel ด้วยปี พ.ศ. แทนที่จะใส่ ค.ศ.

หลังจากบทความที่แล้ว ผมได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งค่าวันที่ให้ถูกต้องแล้ว (เรื่อง วัน/เดือน/ปี หรือ เดือน/วัน/ปี ) มาวันนี้ ผมจะขอย้ำอีกเรื่องนึงซึ่งเกี่ยวกับวันที่เช่นเดียวกัน (ซึ่งจริงๆ ได้พยายามย้ำหลายครั้งแล้ว) นั่นก็คือ... การทำงานเกี่ยวกับวันที่ใน Excel เราจะต้องใส่ปีเป็น ค.ศ. ไม่ใช่ พ.ศ.  เช่น หากต้องการใส่วันที่ 27 เมษายน พ.ศ. 2560 ให้ใส่ว่า 27/4/2017 ไม่ใช่ 27/4/2560 ! เพราะถ้าใส่เป็น 27/4/2560 ...Excel จะคิดว่าเราหมายถึง 27 เมษายน ค.ศ. 2560 ซึ่งเป็นวันในอนาคตอีก 543 ปี!! (บ้าไปแล้ว) บางคนถึงรู้อย่างงี้ก็บอกว่า... ฉันไม่แค่ร์หรอก! ก็เรารู้เองว่าจริงๆ มันคือ พ.ศ. 2560 ก็ได้ ยิ่งถ้านัดกับเพื่อนๆ ร่วมงานทุกคนให้ร่วมใจกันเข้าใจว่ามันเป็น พ.ศ. ก็น่าจะใช้ได้นี่นา? (เหมือนอุปาทานหมู่ หรือพวก ทฤษฎีสมคบคิดเลยแฮะ) ผมจะบอกว่าถึงเราจะฮั้วกับเพื่อนแล้วมันก็จะผิดอยู่ดี ซึ่งผมจะแสดงให้เห็นชัดๆ…
ใส่ Comment เป็นรูปภาพก็ได้นะ รู้ป่าว? 5

ใส่ Comment เป็นรูปภาพก็ได้นะ รู้ป่าว?

มีแฟนเพจถามผมว่า เราสามารถใส่รูปภาพเข้าไปใน Comment ได้หรือไม่? ผมเลยขอตอบด้วยบทความนี้ครับ สมมติเราอยากใส่ Comment เป็นรูปภาพ ให้กับ Cell ที่ต้องการ ก็จะมีวิธีการดังนี้ คลิ๊กขวา กด Insert Comment ตามปกติ คลิ๊กขวาที่ Comment เลือก Format Comment แล้วกดตามรูป จนไปเจอ Fill Effect... เลือกที่ Picture แล้ว Browse รูปที่เรามี กด Ok ไปเรื่อยๆ ก็จะได้รูปมาเป็นฉากหลังให้กับ Comment แล้ว (ซึ่งเราพิมพ์ข้อความทับได้)
งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill 6

งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม ถ้าเคย ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อยย หลักการทำงานของ Flash Fill หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น) Step การทำงานของ Flash Fill 1. เตรียมข้อมูลดิบและคอลัมน์ผลลัพธ์ สมมติคุณมีข้อมูลแบบนี้ และคอลัมน์สีเหลืองคือสิ่งที่คุณต้องทำเพิ่ม   2. ใส่ตัวอย่างสอน Excel คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการไปก่อนซัก 1-2 บรรทัด เพื่อทำการสอน Excel ให้รู้ว่าอยากได้อะไร (ลองบรรทัดเดียวก่อนก็ได้)…
การเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม 7

การเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม

เรื่องพื้นฐานบางเรื่อง เป็นเรื่องง่ายๆ แต่หลายคนก็มองข้ามไป หรือทำไม่เป็นอย่างน่าเสียดาย ... วันนี้ผมเลยจะขอมาแนะนำความรู้เกี่ยวกับการเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม ครับ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายอย่างเลย รู้หรือไม่ว่า... & คือตัวเชื่อมข้อความ เชื่อมข้อความ จากหลายช่องมารวมกันในช่องเดียวกันได้ เช่น ในรูป สามารถรวม ชื่อ และนามสกุล เดิมอยู่แยกกันให้รวมกันเป็น Cell เดียวได้ & ทำให้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลประเภท Text สามารถแปลง Number เป็น Text ได้ด้วย เช่น =100&"" จะทำให้ 100 กลายเป็น Text ข้อความใน Cell เราไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูด พิมพ์ไปใน Cell ตรงๆ แล้วอ้างอิงมาใช้ในสูตรด้วย Cell Reference เช่น A1 B2…