การสร้างกราฟ

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพเพียงรูปเดียวสามารถแทนคำนับพัน” นั่นเอง ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวบอกว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ? Step ของการทำกราฟ มีดังนี้ Think :คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้ Prepare :เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ) Create :สร้างกราฟ Customize: ปรับแต่งกราฟ เรามาเริ่มที่ Step แรกกันเลยครับ 1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้ วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือคุณต้องรู้ว่าอยากจะสื่อสารอะไร และคุณควรวาดภาพในใจ (หรือในกระดาษ) ก่อนว่าสุดท้ายแล้วกราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน…
การกำหนด Custom Number Format 1

การกำหนด Custom Number Format

เราจะใช้ Custom Number Format เมื่อต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลขที่ไม่มีให้เลือกในรูปแบบมาตรฐาน พูดง่ายๆ คือ ถ้าของสำเร็จรูปไม่มีให้ใช้ เราก็เลยต้อง Customize ขึ้นมาซะเองเลย ซึ่ง Custom Format มีวิธีการทำดังนี้ ให้เลือก Cell/Range ช่องที่ต้องการ จากนั้นคลิ๊กขวา => Format Cell => Custom หรือ เลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้น กด Ctrl+1 => Custom จากนั้นไปตรง Type: แล้วพิมพ์รูปแบบที่ต้องการได้เลยครับ… แล้วไอ้รูปแบบที่เราต้องพิมพ์ลงไปคืออะไรล่ะ?? ผมจะบอกวิธีให้ครับ วิธีการเขียน Custom Number Format หากข้อมูลจริงๆ ที่เราพิมพ์ลงไป เป็นเลข  43210.525 แต่เราต้องการเปลี่ยนให้มีรูปแบบที่แสดงแตกต่างกันไปตาม Custom Format ซึ่งหลังจากเลือก Format Cell --> Custom…
Conditional Formatting เพื่อปรับรูปแบบตามเงื่อนไข 2

Conditional Formatting เพื่อปรับรูปแบบตามเงื่อนไข

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ จะดีแค่ไหนหากเราสามารถกำหนดเงื่อนไขการใส่ Format ของ Cell ได้ตามที่ต้องการ เช่น กำหนดให้สีในช่องเปลี่ยนไปโดยขึ้นอยู่กับตัวเลขที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย กำหนดให้ตัวอักษรเปลี่ยนสีเป็นสีแดง เมื่อเลขในช่องน้อยกว่าค่าที่กำหนด กำหนดให้เลข Top 20% ของข้อมูลทั้งหมด โดดเด่นออกมา ทำให้ช่องที่มีคำว่า “แมว” เป็นสีส้ม อื่นๆ อีกมากมาย นี่เป็นตัวอย่างความสามารถของสิ่งที่เรียกว่า Conditional Formatting (การกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข) ที่ Excel มีให้เราใช้ครับ ซึ่งอยู่ใน [Home] --> Styles --> Conditional Formatting โดยสิ่งที่มีให้เลือกเป็นมาตรฐานมีดังนี้ Highlight Cells Rules : ช่องที่มีค่า มากกว่า/น้อยกว่า/มีคำที่กำหนด/หาค่าที่ซ้ำกัน…
การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting) 3

การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ บทนี้เป็นเรื่องของรูปแบบ หรือการเปลี่ยนรูปร่างหน้าตาให้กับข้อมูลของเราที่อยู่ใน Excel ... ไม่ว่าจะเป็นการใส่สี, ตีกรอบ, เปลี่ยน Fonts, การจัดชิดซ้ายขวา, รวมถึงเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตัวเลข เช่น แสดงทศนิยมกี่ตำแหน่ง ถ้าให้เปรียบเทียบเพื่อให้เห็นภาพ ผมขอยกตัวอย่างด้วย Concept ของการเปลี่ยน Theme ของ app แชตสุดฮิตอย่าง Line ครับ (ใครไม่เคยใช้ ลองคิดถึงการเปลี่ยน Theme Widows หรือ เคสมือถือก็ได้) หากคุณลองกดเปลี่ยน Theme ใน Line แล้ว แม้หน้าตาของ app จะเปลี่ยนไป แต่โครงสร้างทุกอย่าง รายชื่อเพื่อนๆ chat…

เทคนิค Merge Cell แบบหลอกๆ

หลายๆ คนคงรู้จักวิธีการ Merge Cell กันอยู่แล้ว และหลายๆ คนคงจะรู้ว่ามันมีข้อจำกัดมากมาย เช่น เวลาต้องการจะ Sort ข้อมูล หรือ ต้องการ Paste Special ข้อมูล ลงไปในบริวณที่มีการ Merge Cell แล้ว Excel จะไม่ยอมให้ทำ โดยมักจะขึ้นมาว่า "This Operation Requires the merged cells to be identically sized." สรุปง่ายๆ คือ Merged Cell แล้วปัญหาตามมาเพียบ... ผมมีเทคนิคมานำเสนอ ที่ทำให้ผลลัพธ์คล้ายกับการ Merge Cell มาก แต่จริงๆ Cell ไม่ได้ถูก Merged ครับ ดังนั้นข้อจำกัดจึงหายไปด้วย! มาดูกัน  …

เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์

พูดถึงเรื่องการสร้างกราฟ หลายๆ คนอาจคิดว่า Excel สามารถสร้างกราฟได้เท่าที่มีให้เลือกปกติ เช่น กราฟแท่ง กราฟเส้น กราฟวงกลม ฯลฯ ซึ่งผมจะบอกว่า จริงๆ แล้วเราสามารถสร้างสรรค์กราฟรูปแบบใหม่ๆ ได้มากกว่านั้นอีกเยอะมาก ตัวอย่างเช่น ในเว็บเมืองนอกอย่าง https://sites.google.com/site/e90e50charts/ ก็มีกราฟหลายแบบที่ Creative สุดๆ เราสามารถดูแล้วใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์กราฟของเราเองได้เหมือนกัน โดยใช้เทคนิคต่างๆ ที่ผมกำลังจะพูดถึงต่อไปนี้เข้าช่วยครับ ซึ่งในบทความนี้ผมจะพูดถึง Concept และ ไอเดียภาพรวมของเทคนิคที่จะนำมาสร้างสรรค์กราฟให้มีความแปลกใหม่มากขึ้น แต่จะยังไม่ได้ลงรายละเอียดถึงวิธีการเขียนแบบลึกๆ นะครับ เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์ 1. หลอกตาคนดูให้มองไม่เห็นสีของกราฟ เทคนิคนี้ทำให้บางส่วนของกราฟมองไม่เห็น ซึ่งจะทำให้ส่วนที่ยังมองเห็นอยู่กลายเป็นกราฟรูปแบบแปลกตาได้ 2. นำกราฟมาซ้อนทับกัน อันนี้ คือ เอากราฟ หรือรูป 2 อันมาวางซ้อนทับกันนั่นเอง จากในตัวอย่าง เป็นกราฟโดนัท 2 กราฟ (พื้นหลังใส) เอามาวางซ้อนกัน เพื่อให้กราฟเป็นมิเตอร์ 3. นำกราฟหลายชนิดมาผสมเข้าด้วยกัน อันนี้ดูเหมือนจะคล้ายๆ…

อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?

มีแฟนเพจคนนึงถามคำถามน่าสนใจมาก เข้ามาว่า "เวลาทำกราฟรูปแบบใดก็ตาม แล้วพอเรากด hide คอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลทำกราฟอยู่ กราฟมันก็จะเปลี่ยนไป เหมือนข้อมูลส่วนนั้นหายไป มีวิธีไหนมั๊ยคะ ที่พอซ่อนตารางข้อมุลที่ใช้ทำกราฟแล้ว กราฟยังคงอยู่สวยงามเหมือนเดิม" =>  ผมเห็นว่ามีประโยชน์เลยขอเอามา Post แสดงวิธีทำให้ดูเลยละกันครับ แยกเป็นกรณี Excel 2007 ขึ้นไป และกรณี Excel 2003   Excel 2007 ขึ้นไป แก้ไขได้ง่ายๆ ดังนี้ครับ เลือกที่กราฟที่เราต้องการแก้ไข ไปที่ Ribbon Design => Select Data เลือกปุ่ม Hidden and Empty Cells ติ๊ก Show data in hidden rows and columns กด OK เป็นอันจบ Excel…

การสร้างกราฟแผนภูมิใน Excel ตอนที่ 2

ต่อจากตอนที่แล้ว ซึ่งผมได้เกริ่นไปแล้วว่าการสร้างกราฟที่ดี มีอยู่ 5 ขั้นตอน ซึ่งเรากำลังพูดถึงขั้นตอนที่ 4 คือการ Customize ปรับแต่งกราฟ ในบทความนี้ผมจะขอพูดเรื่องการปรับแต่งกราฟต่อเลยครับ การปรับ Format สี สามารถเลือกสิ่งที่ต้องการจะปรับ แล้วไปที่ Ribbon Format แล้วใส่สี Fill หรือ สีขอบได้ตามต้องการ โดยที่การเลือกนั้น มีเทคนิคเล็กน้อย คือ ถ้าคลิ๊กซ้ายที่ Data Series ทีเดียว มันจะเลือก Data Series นั้นในทุกๆ Category เลย ถ้าคลิ๊กซ้ายซ้ำอีกรอบเฉพาะบาง Category มันจะเลือกเจาะจงเฉพาะ Category นั้นๆ ได้เลย หรือ อาจเลือกจาก Ribbon Layout => Current Selection ก็ได้ครับ การปรับ Scale ของแกน…

การสร้างกราฟแผนภูมิใน Excel เบื้องต้น

กราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองเแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า "รูปภาพ 1 รูปแทนคำนับพัน" นั่นเอง ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวของหลายๆคน เห็นว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ วันนี้ผมจะมาแนะนำการทำกราฟเบื้องต้นก่อน ไล่ตั้งแต่เทคนิคการเลือกกราฟที่เหมาะสมเลย เพราะเป็นพื้นฐานที่สำคัญมาก แต่ในบทความถัดๆ ไปเราจะมาเจาะลึกเทคนิคขั้นสูงขึ้น เช่น การผสมกราฟ การใส่แกน X หรือ Y 2 อัน เป็นต้น Step ของการทำกราฟ มีดังนี้ Think : คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ Prepare : เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ) Create : สร้างกราฟ Customize : ปรับแต่งกราฟ Summarize…

ลูกเล่นเกี่ยวกับ Gridlines

คำว่า Gridlines ในที่นี้คือ เส้นแบ่งช่อง ไม่ใช่กรอบของช่องแต่ละช่อง หรือ Border นะครับ การซ่อน Gridlines ให้มองไม่เห็นบนหน้าจอ เราสามารถซ่อนไม่ให้มองเห็นบนหน้าจอคอมพ์ได้ ซึ่งทำได้ 2 วิธี ซึ่งดีกว่าการใช้วิธีถม Fill Color ด้วยสีขาวแน่นอน ไปที่ Ribbon แถบ View แล้วติ๊ก Gridlines ออก ไปที่ Ribbon แถบ Page Layout => Sheet Options แล้วติ๊ก View ตรงแถบ Gridlines ออก การ Print เส้น Gridlines ซึ่งปกติ Gridline จะ มองไม่เห็นเวลา Print ลงกระดาษอยู่แล้วนะครับ แต่เราสามารถตั้งค่าให้มันพิมพ์แล้วมองเห็นได้ด้วย โดย…