7 วิธีรับมือกับวันแย่ๆ (ใน Excel) 1

7 วิธีรับมือกับวันแย่ๆ (ใน Excel)

อย่างที่ผมเคยย้ำเสมอว่า Excel มองวันที่เป็นแค่ตัวเลขจำนวนธรรมดาตัวหนึ่งที่เปลี่ยนหน้าตาไปเท่านั้น (รายละเอียดอ่านได้ที่นี่) นอกจากนี้ Excel จะรู้จักวันที่ในรูปแบบที่มันคุ้นเคยเท่านั้น เช่น dd/mm/yyyy หรือ dd-mm-yyyy หรือ yyyy/mm/dd หรือ yyyy-mm-dd (กรณีที่ตั้งค่า Regional Setting ใน Control Panel เป็น Thai ) ดังนั้น ถ้าหากเราใส่วันที่ในรูปแบบที่ Excel ไม่รู้จัก เช่น 2016.12.09 มันก็จะไม่มองว่าเป็นวันที่หรอกนะ นอกจากนี้จะต้องระวังเรื่องการใส่เลขปีด้วย ว่าปกติแล้วควรใส่เป็นปี ค.ศ. เสมอ (ยกเว้นจะตั้งค่าใน Number Format ให้รับ Input เป็น พ.ศ. ไทยไปเลย มีบอกวิธีท้ายบทความ) แต่บางครั้งเราได้ข้อมูลมาจากคนอื่น (หรือแม้แต่ฐานข้อมูลที่ Office) ซึ่งดันมีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบที่แย่ๆ Excel มันก็เลยไม่รู้จัก เราก็เลยต้องยื่นมือไปช่วยหน่อยแล้ววววว!!! นี่คือ 7 วิธีที่จะรับมือกับวันแย่ๆ…
มีข้อมูลเห็นอยู่เต็มตา แต่ VLOOKUP หาไม่เจอ ทำไงดี? 2

มีข้อมูลเห็นอยู่เต็มตา แต่ VLOOKUP หาไม่เจอ ทำไงดี?

เคยบ้างมั้ย? เวลาใช้ VLOOKUP แล้ว Error แบบไม่รู้สาเหตุ??? ฐานข้อมูลหรือตารางอ้างอิงก็เห็นอยู่จะๆ ว่ามีตัว Lookup_Value ที่เรากรอกลงไป (เลข 100) และก็ดูเหมือนว่าเขียนสูตร VLOOKUP ถูกต้องหมดทุกอย่างแล้ว แต่ผลลัพธ์กลับออกมาเป็น Error ซะอย่างนั้น? เอ ทำไมหว่า?? .... หรือว่าผี Excel หลอก!! ไม่ใช่หรอกครับ ผมจะบอกว่าสาเหตุนึงที่คนมักจะลืมนึกไปก็คือ ประเด็นเรื่อง "ประเภทของข้อมูล" นั่นเอง ประเภทข้อมูลนั้นสำคัญมาก! รู้หรือไม่ว่าพวก VLOOKUP MATCH หรือแม้แต่การใช้เครื่องหมาย = เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล 2 ตัวเข้าด้วยกัน ถ้ามันเป็นข้อมูลคนละประเภท ไม่ว่าจะหน้าตาเหมือนกันแค่ไหน Excel ก็จะถือว่าเป็นข้อมูลคนละตัวกันทันที เราไม่สามารถรู้ประเภทของข้อมูลได้ด้วยตาเปล่า เพราะอาจถูกลวงด้วยการปรับ Format เช่น ในรูปผมปรับให้ข้อมูลอยู่กึ่งกลางทั้งหมด จึงไม่มีทางดูออกเลยว่าเป็น Number หรือ Text วิธีที่จะเช็คได้ดีที่สุดคือใช้ฟังก์ชั่น…
จะ Mapping ข้อมูลที่อยู่ด้านซ้าย ใช้ VLOOKUP ไม่ได้ ทำไงดี? 3

จะ Mapping ข้อมูลที่อยู่ด้านซ้าย ใช้ VLOOKUP ไม่ได้ ทำไงดี?

ฟังก์ชันยอดฮิตในการ Map ข้อมูลที่หลายคนชอบใช้ก็คือ VLOOKUP ซึ่งมีข้อดีคือ ใช้ฟังก์ชันเดียวก็ Map ข้อมูลได้ดั่งใจ แต่ข้อเสียคือถ้าข้อมูลอยู่ด้านซ้ายของคอลัมน์ที่จะค้นหา มันจะเอาค่ากลับมาไม่ได้! แล้วที่นี้จะทำไงดี?? ถ้าคุณไม่สามารถจะย้ายคอลัมน์ข้อมูลดิบได้ วิธีจัดการกับปัญหานี้ที่อยากจะแนะนำ คือ เปลี่ยนไปใช้ฟังก์ชั่นอื่นซะเถอะครับ (อ้าว) ตัวที่ผมอยากจะแนะนำที่สุดก็คือ INDEX+MATCH เพราะนอกจากจะเอาข้อมูลมาได้ทั้งทางซ้ายและขวา ยังทนทานต่อการแทรกคอลัมน์อีกต่างหาก (แทรกแล้วข้อมูลที่ Lookup มาก็ยังถูกต้องอยู่) ก่อนอื่น ผมขอทวนการทำงานของ INDEX แบบสั้นๆ นั่นคือ มันจะดึงข้อมูลตามพิกัดที่เราระบุได้ เช่น หากผมเขียนสูตรแบบนี้ ซึ่งเป็นการบอกว่า ในพื้นที่ A2:A5 นั้น ให้เอาข้อมูลที่อยู่ลำดับที่ 2 กลับมานะ ก็จะได้คำตอบ T004 แต่เรื่องของเรื่องคือ ที่เราใส่เลข 2 ได้ เพราะเราดูด้วยตาเปล่าว่า เจ้าสมหญิง อยู่ลำดับที่ 2 แต่ถ้าเราจะให้ Excel…
การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล 4

การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล

เมื่อเร็วๆ นี้เองผมเพิ่งได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ให้หาเหตุผลที่พนักงานขายทำการขายสินค้า/บริการไม่สำเร็จ โดยจะต้องวิเคราะห์จากข้อความที่เป็นคำบรรยายที่พนักงานขายแต่ละคนเขียนมาให้ ซึ่งข้อมูลมีเยอะมาก ประมาณหลายหมื่นข้อความเลย (โอ้ แม่เจ้า!!) ดังนั้นจะให้ผมนั่งอ่านทีละอันคงไม่ไหวแน่นอน ผมจึงลองเขียนสูตรใน Excel เพื่อพยายามแบ่งกลุ่มเหตุผลขึ้นมาว่าน่าจะมีเหตุผลอะไรบ้าง แต่ละเหตุผลคิดเป็นสัดส่วนซักกี่ % ? ซึ่งก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจพอสมควรครับ ^^ ดังนั้นผมจึงอยากนำแนวคิดนี้มาลองแบ่งปันกับเพื่อนๆ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นที่อาจต้องทำอะไรคล้ายๆ ผม และบางทีคุณอาจมีเทคนิคที่เจ๋งกว่าผมก็ได้ (ถ้ามีก็บอกกันด้วยนะ อิอิ) มาลองทำกันจริงๆ ผมขอสมมติสถานการณ์ใหม่ขึ้นมาว่าเราเป็นบริษัทขายของแห่งหนึ่ง แล้วเราได้รวบรวมคำบ่นที่ลูกค้าด่าเรามาไว้ได้หลายพันข้อความเลย (แต่ในไฟล์มีแค่ 15 ข้อความ เพื่อความง่าย) =>  keyword-analysis (โหลดไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้ที่นี้) หน้าที่ของคุณคือต้องวิเคราะห์ว่าลูกค้าบ่นเรื่องอะไรมามากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้หาทางแก้ปัญหาได้ถูกจุด ซึ่งหน้าตาข้อมูลเป็นแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อคือ พยายาม List Keyword ที่น่าจะช่วยแบ่งกลุ่มข้อมูลได้ เช่น สมมติผมอยากจะแบ่งประเด็นปัญหาเป็น 2 เรื่องใหญ่ๆ ว่าเป็นเรื่องสินค้า (product) หรือ เรื่องของการบริการ (service) สมมติผมอ่าน comment…
ติวเข้มก่อนเข้าโรงเรียนเวทมนตร์ #2 : ข้อควรระวังในการเขียนวันที่ในสูตร 5

ติวเข้มก่อนเข้าโรงเรียนเวทมนตร์ #2 : ข้อควรระวังในการเขียนวันที่ในสูตร

จากตอนที่แล้วที่ผมได้อธิบายเฉลยข้อสอบเข้าโรงเรียนจอมเวทเทพเอ็กเซล ไป 2 เรื่องแล้ว วันนี้มาต่ออีกเรื่องซึ่งเป็นข้อที่มีคนผิดมากที่สุดครับ โดยโจทย์ที่ถามคือ... 8) ตามรูป หากเขียนสูตรว่า =IF(A1<31/12/2016,"ยังไม่หมดเขต","หมดเขตแล้ว") ผลลัพธ์จะได้ออกมาเป็นอะไร? (A1 คือ วันที่ 29 สิงหาคม ค.ศ. 2016) ข้อนี้หลายคนโดนหลอกอย่างจัง เพราะข้อนี้คำตอบคือ "หมดเขตแล้ว" สาเหตุคือ เวลาเราเขียนค่าที่เป็นวันที่ลงไปในสูตร หากเราดันไปเขียนว่า =A1<31/12/2016 มันจะกลายเป็น เอา 31 หารด้วย 12 แล้วหารด้วย 2016 แทน (ไม่เชื่อลองเขียนสูตรว่า =31/12/2016 ดูสิ จะได้ ซึ่งจะได้ A1<0.00128141534391534  ) ดังนั้นสูตรที่เขียนว่า =A1<31/12/2016 จะได้ =A1<0.00128141534391534 ซึ่ง A1 เป็นวันที่จริงๆ ซึ่งมันเปรียบเทียบได้เป็นเลข 42611 (จริงๆ…

เชิญทำข้อสอบเข้าเรียนต่อ โรงเรียนเวทมนตร์ “จอมเวท เทพ Excel”

ข้อสอบนี้ เป็นแบบทดสอบวัดระดับพลัง Excel ระดับพื้นฐาน-กลาง คนที่ทำได้ดี น่าจะอ่านหนังสือเล่ม 2 ของผม ชื่อ "จอมเวท เทพ Excel" ที่กำลังจะออกประมาณปลายเดือนตุลาได้โดยไม่มีปัญหาครับ (ดูรูปตัวอย่างได้ใน Facebook https://www.facebook.com/inwexcel/photos/?tab=album&album_id=628710610640299 และ https://www.facebook.com/inwexcel/photos/?tab=album&album_id=639852389526121) ใครที่ยังทำได้ไม่ดี ก็ลองกลับไปทบทวนข้อที่ทำผิดอีกทีนะครับ (มีเฉลยหลังทำเสร็จ) มี 30 ข้อ (เอง) ทำแป๊ปเดียวเสร็จ (คนคล่องๆ ทำแค่ 2-3 นาทีก็เสร็จนะ) ค่อยๆ ลองทำโดยไม่เปิด Excel นะครับ จะได้รู้ว่าความรู้ Excel ของคุณมีมากน้อยแค่ไหน Link แบบทดสอบ : https://goo.gl/forms/5hqxIOH7tGDk9F3D2 ใครทำเสร็จแล้วให้กดปุ่ม "View Your Score" เพื่อดูเฉลยนะครับ ผลเป็นยังไง อย่าลืมมาบอกกันด้วยนะครับ ถ้าชอบก็อย่าลืมแชร์ให้เพื่อนๆ เล่นด้วยนะครับ…
สอนใช้ INDEX เพื่อทำตารางธาตุ Pokemon GO! 6

สอนใช้ INDEX เพื่อทำตารางธาตุ Pokemon GO!

ช่วงนี้กระแส Pokemon GO! กำลังมาแรง ผมเองก็เล่นอยู่บ้าง เลยคิดว่าเอา Pokemon มาสอน Excel ดีกว่า 555 สำหรับคนที่ Level 5 ขึ้นไป จะสามารถเข้าไปตี Gym ได้ ซึ่งจะต้องเอา Pokemon มาสู้กัน หนึ่งในปัจจัยที่มีผลต่อการแพ้ชนะนอกจากพลัง CP ก็คือ เรื่องของธาตุหรือประเภทของ Pokemon ที่สู้กันนั่นเอง เพราะธาตุแต่ละธาตุมีเรื่องที่แพ้ทางกัน ดังนั้นต้องเลือกการโจมตีอย่างเหมาะสม ซึ่งใน Internet ก็มีข้อมูลพวกนี้เยอะแยะเลย ซึ่งผมลองเอาข้อมูลมาทำตารางใน Excel โดยสามารถให้เราเลือกประเภท Pokemon ที่เป็นฝ่ายรุก ฝ่ายรับ เพื่อดูว่าผลเป็นยังไงได้ ดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่นี่ => PokemonGo-inwexcel วิธีทำเริ่มจากสร้าง Dropdown ให้เลือกธาตุของฝ่ายรุก และฝ่ายรับ แยกช่องกันไว้ จากนั้นใช้ match เพื่อดูว่าอยู่ row ไหน…
สอนการทำ Dynamic Range ด้วย Table 7

สอนการทำ Dynamic Range ด้วย Table

อะไรคือ Dynamic Range? Dynamic Range มันก็คือการทำให้ Range มีความสามารถในการ “ยืดได้หดได้” ตามสถานการณ์ที่เหมาะสม   เช่น พอเราใส่ข้อมูลเพิ่มปุ๊ป Dropdown List ที่สร้างไว้ก็รู้จักข้อมูลที่เรากรอกเลย หรือ แม้แต่สามารถให้ User เลือกข้อมูลที่จะแสดงผลบบนกราฟได้   ซึ่งจริงๆ แล้วการทำ Dynamic Range นั้น มีวิธีการทำอยู่ 2 แนวทางหลักๆ เลย ก็คือ 1.แนวทางการใช้เครื่องมือ Table กับ 2.แนวทางการเขียนสูตร   ซึ่งในบทความนี้เราจะมาเรียนรู้การทำ Dynamic Range ด้วย Table ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดกันก่อนครับ  การทำ Dynamic Range ด้วย Table เครื่องมือ Table (ไม่ใช่ Data Table…

วิธีใช้ Excel ทำข้อมูล Stock สินค้า ตอนที่ 1

หลายคนได้สอบถามมาที่ผมว่า พอจะมีวิธีใช้ Excel เป็นตัวจัดการเรื่องข้อมูล Stock สินค้าหรือไม่? โดยปัญหาที่มักถามมาก็มีหลากหลายประเด็น เช่น มีรับสินค้าเข้า จ่ายสินค้าออก อยากรู้ว่าสินค้าคงเหลือเป็นเท่าไหร่? อยากให้มีการขึ้นสีเตือนเมื่อสินค้าเหลือน้อยกว่าที่กำหนด (จะได้ Re-Order สั่งของเพิ่ม) อยากทำรายงานเป็น Dashboard เพื่อให้เห็นภาพรวมของสินค้าที่กำลังบริหารอยู่ อยากให้พนักงานกรอกข้อมูลที่เดียว แล้วทุกอย่างวิ่งไปออกเป็นรายงานเอง อยากให้มีการคำนวณต้นทุนตามหลักการบัญชี เช่น แบบ FIFO (First-In-First-Out) และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งหลายคนคิดว่าการทำข้อมูลแบบนี้ ต้องเขียนสูตรหรือใช้ VBA ยุ่งยากมากมาย แต่จริงๆ แล้วมันไม่ได้ยากมากมายอย่างที่คิดครับ ซึ่งวันนี้ผมจะขอมาแนะนำ Concept และวิธีการทำคร่าวๆ เพื่อให้สามารถนำไปประยุกต์กันต่อได้ครับ (แน่นอนว่าคุณควรจะต้องมีพื้นฐาน Excel ระดับกลางๆ ถึงจะอ่านเข้าใจนะครับ) Concept สำคัญ Concept สำคัญมีอยู่ 3 เรื่องด้วยกัน มีทั้งเรื่องเกี่ยวกับการทำงานใน Excel /  เรื่องความรู้ด้านการจัดการสินค้า…

VLOOKUP หลายเงื่อนไข ง่ายนิดเดียว

ปกติแล้วคำที่เราค้นหา หรือที่เรียกว่า Lookup_Value ในสูตร VLOOKUP นั้นจะมีค่าได้แค่ตัวเดียว แต่ถ้าสิ่งที่เราค้นหาจะต้องมีหลายเงื่อนไขแบบในรูปล่ะ จะทำไง? เคล็ดลับในการแก้ปัญหานี้ก็คือ เราต้องรวบข้อมูลหลายเงื่อนไข “ให้เป็นก้อนเดียวกัน” ก่อน โดยสามารถใช้การเชื่อมข้อความด้วย & และอาจหาตัวคั่นแปลกๆ มาช่วย เช่น | (เครื่องหมาย pipeline) จากนั้นค่อยใช้คอลัมน์ที่สร้างขึ้นใหม่ (helper) เป็น Lookup_Value แทน ดังรูป เพียงเท่านี้เราก็ทำ VLOOKUP หลายเงื่อนไขได้แล้วครับ ง่ายมากๆ ^^