ประเภทของข้อมูลบน Excel

ข้อมูล 4 ประเภท

ไม่ว่าเราจะเขียนสูตร หรือ พิมพ์ข้อมูลลงไปใน Cell ….
ผลลัพธ์ของมัน สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทข้อมูลใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ

1. Number ตัวเลข สามารถเอามาคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้
   • ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03
   • ตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง เช่น วันที่และเวลา คือ ตัวเลขที่เปลี่ยน Format ไป
     • วันที่ เช่น 31 Jan 2013
       • Excel จะมองวันที่ เป็นจำนวนเต็ม เช่น
       • เลข 1 คือ วันที่ 1 เดือน 1 ปี คศ. 1900
       • เลข 2 คือ วันที่ 2 เดือน 1 ปี คศ. 1900
     • เวลา เช่น 16:30
       • Excel จะมองเวลา เป็นจุดทศนิยม โดย เที่ยงวันคือ 0.5 เป็นต้น
     • รายละเอียด อ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) ใน Excel
   • ธรรมชาติจะอยู่ ชิดขวาของ Cell โดยอัตโนมัติ
2. Text ตัวอักษร เอาไว้แสดงผลข้อความ ไม่ได้เอาไว้มาคำนวณ
   • ตัวหนังสือจริงๆ เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen
   • ตัวหนังสือที่หน้าตาเหมือน Type อื่น เช่น 123 จริงๆ สามารถเป็นตัวหนังสือก็ได้ ถ้าพิมพ์ว่า ‘123
   • ธรรมชาติจะอยู่ ชิดซ้ายของ Cell โดยอัตโนมัติ
   • แปลว่า บางช่องเราอาจเห็นว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆ เป็น Text ก็ได้ วิธีดูคร่าวๆ คือ หากมันถูกจัดชิดซ้าย โดยที่เราไม่ได้ไปเป็นคนกำหนดจัดซ้ายเอง มันจะเป็น Text, ถ้าชิดขวาจะเป็นตัวเลข)
   • เราสามารถกำหนดให้เวลาพิมพ์ข้อมูลลงไป แล้วบังคับให้ผลลัพธ์เป็น Text ได้ โดย
     • วิธีที่ 1 : ใส่เครื่องหมาย ‘ นำหน้า เช่น ‘001234 มันจะออกมาเป็น 001234 ที่เป็น Text
     • วิธีที่ 2 : เปลี่ยน format ของ Cell เป็น Text ก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อมูล
3. Logic ตรรกะ มีอยู่ 2 อย่างคือ
   • TRUE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นจริง เช่น ใส่สูตรว่า =10>3
   • FALSE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นเท็จ เช่น ใส่สูตรว่า =5<2
   • ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
4. Error ข้อผิดพลาด
   • ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
   • ความผิดพลาดมีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้นครับ
     

     ประเภท ERROR	ความหมาย	ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจากการใช้ฟังก์ชัน ERROR.TYPE
     #NULL!	เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20 C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย)	1
     #DIV/0!	เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0	2
     #VALUE!	เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล เช่น =IF(“แมว”,1,0) จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่ Error	3
     #REF!	เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป	4
     #NAME?	มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง	5
     #NUM!	มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า (Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR	6
     #N/A	เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน (ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด)	7
     #GETTING_DATA		8
     Anything else		#N/A

      

วิธีตรวจสอบประเภทข้อมูล

โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ มี 3 วิธี คือ

ดูด้วยตา

ลองเลือกข้อมูลแล้ว Clear Format ทิ้ง

• หากเป็น Number จะอยู่ชิดขวาของช่อง
• หากเป็น Text ปกติจะอยู่ชิดซ้ายของช่อง
• หากเป็น Logic จะเป็นคำว่า TRUE FALSE อยู่กึ่งกลางช่อง
• หากเป็น Error มักมีเครื่องหมาย # หรือ ! และ อยู่กึ่งกลางช่อง

ใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ) 

ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้

• 1 = Number (ตัวเลข)
• 2 = Text (ตัวอักษร)
• 4 = Logic (ตรรกกะ) :
• 16 = Error (ผิดพลาด)
• 64 = Array (อาเรย์) **** เป็นการใส่ข้อมูลหลายๆ ค่าใน Cell เดียว ซึ่งขอไม่พูดถึึง ณ ตอนนี้ครับ

ใช้ฟังก์ชั่นกลุ่ม IS….

ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE/FALSE

• ISNUMBER เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
• ISTEXT เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
• ISNONTEXT เช็คว่า ไม่ใช่ตัวหนังสือหรือไม่?
• ISLOGICAL เช็คว่า ใช่ตรรกกะหรือไม่?
• ISERROR  เช็คว่า error หรือไม่?
• ISFORMULA  เช็คว่า ใช่สูตรหรือไม่?

ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?

• หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น
  
  • สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ) จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข) เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง “จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน
• เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น เช่น เราจะเข้าใจว่า ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)

เมื่อคุณอ่านบทความนี้จบแล้ว ก็น่าจะมีพื้นฐานเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน Excel กันแล้วล่ะ ในตอนต่อๆ ไปเราจะได้มาเรียนรู้วิธีการใช้สูตร (Formula) กันครับ