ประเภทข้อมูล (Data Type) ในโปรแกรม Excel

posted on Nov. 07, 2013 at 6:13 pmMarch 31, 2020

สารบัญ

ประเภทข้อมูล 4 แบบ

ใน Excel ไม่ว่าเราจะเขียนสูตร หรือ พิมพ์ข้อมูลลงไปใน Cell …. ผลลัพธ์ค่าที่แท้จริง (Value) สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทข้อมูลใหญ่ๆ ด้วยกัน คือ

Number ตัวเลข สามารถเอามาคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้
- ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.3, 1/2, 1.234E+03
- ตัวที่อาจไม่เหมือนตัวเลข แต่จริงๆเป็นตัวเลขอย่าง เช่น วันที่และเวลา คือ ตัวเลขที่เปลี่ยน Format ไป
  - วันที่ เช่น 31 Jan 2013
    - Excel จะมองวันที่ เป็นจำนวนเต็ม เช่น
    - เลข 1 คือ วันที่ 1 เดือน 1 ปี คศ. 1900
    - เลข 2 คือ วันที่ 2 เดือน 1 ปี คศ. 1900
  - เวลา เช่น 16:30
    - Excel จะมองเวลา เป็นจุดทศนิยม โดย เที่ยงวันคือ 0.5 เป็นต้น
  - รายละเอียด อ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา (Date & Time) ใน Excel
- ธรรมชาติจะอยู่ ชิดขวาของ Cell โดยอัตโนมัติ
Text ตัวอักษร เอาไว้แสดงผลข้อความ ไม่ได้เอาไว้มาคำนวณ
- ตัวหนังสือจริงๆ เช่น ช้าง, ม้า, cow, sid110, I love my pen
- ตัวหนังสือที่หน้าตาเหมือน Type อื่น เช่น 123 จริงๆ สามารถเป็นตัวหนังสือก็ได้ ถ้าพิมพ์ว่า ‘123
- ธรรมชาติจะอยู่ ชิดซ้ายของ Cell โดยอัตโนมัติ
- แปลว่า บางช่องเราอาจเห็นว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆ เป็น Text ก็ได้ วิธีดูคร่าวๆ คือ หากมันถูกจัดชิดซ้าย โดยที่เราไม่ได้ไปเป็นคนกำหนดจัดซ้ายเอง มันจะเป็น Text, ถ้าชิดขวาจะเป็นตัวเลข)
- เราสามารถกำหนดให้เวลาพิมพ์ข้อมูลลงไป แล้วบังคับให้ผลลัพธ์เป็น Text ได้ โดย
  - วิธีที่ 1 : ใส่เครื่องหมาย ‘ นำหน้า เช่น ‘001234 มันจะออกมาเป็น 001234 ที่เป็น Text
  - วิธีที่ 2 : เปลี่ยน format ของ Cell เป็น Text ก่อน แล้วค่อยพิมพ์ข้อมูล
Logic ตรรกะ มีอยู่ 2 อย่างคือ
- TRUE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นจริง เช่น ใส่สูตรว่า =10>3
- FALSE เกิิดเมื่อมีการเปรียบเทียบค่าแล้วเป็นเท็จ เช่น ใส่สูตรว่า =5<2
- ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
Error ข้อผิดพลาด
- ธรรมชาติจะอยู่ กึ่งกลางของ Cell โดยอัตโนมัติ
- ความผิดพลาดมีหลายสาเหตุด้วยกัน การที่เรารู้ความแตกต่างของมัน จะทำให้เราเข้าใจ และแก้ไขข้อบกพร่องได้อย่างถูกต้องมากขึ้นครับ

ประเภท Error	ความหมาย	ค่าทดสอบที่แสดงออกมาจากการใช้ฟังก์ชัน ERROR.TYPE
#NULL!	เกิดจากการใช้ Intersection Operator (ช่องว่าง) แล้วปรากฎว่าการ Intersect นั้นออกมาเป็น Set ว่าง เช่น =SUM(A10:A20 C10:C20) (ช่วง 2 อันไม่มีช่องซ้ำกันเลย)	1
#DIV/0!	เกิดจากการคำนวณที่มีการหารด้วย 0	2
#VALUE!	เกิดจากการใส่ค่า Input ลงไปในสูตรผิดประเภทข้อมูล เช่น =IF(“แมว”,1,0) จะผิด เพราะ ตรง “แมว” จริงๆ ต้องเป็นตรรกกะ ที่ถูกคือ = IF(A3=”แมว”,1,0) จึงจะไม่ Error	3
#REF!	เกิดจากการที่ไม่สามารถอ้างถึง Cell ได้ ซึ่งอาจเกิดจากการ Delete Cell, Column หรือ Row ไปจนช่องนั้นหายไป	4
#NAME?	มีการอ้างถึงชื่อ Cell หรือ Function ที่ไม่มีอยู่จริง (ปกติมักจะเกิดจากการจะใส่ข้อความ แต่ลืมใส่ ” ” ครอบ)	5
#NUM!	มีการใส่ค่าตัวเลขที่มากเกินกว่า Excel จะรับไหว หรือ อาจเกิดจากการที่ Excel ทำการคำนวณ Trial & Error ค่า (Iterative) แล้วไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ เช่น ตอนใช้สูตร IRR	6
#N/A	เป็น Error ที่เจอบ่อยมาก เช่น หาข้อมูลด้วยการ Lookup ไม่เจอ, อาจเกิดจากใส่ Input ลงสูตรผิดหรือเกิน (ซึ่งการ Lookup ไม่เจอ ไม่ใช่แปลว่าเขียนสูตรผิด)	7
#GETTING_DATA		8

วิธีตรวจสอบประเภทข้อมูล

โดยเราสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราสนใจอยู่ในประเภทไหนได้ง่ายๆ มี 3 วิธี คือ

ใช้ยางลบ Clear Format ทิ้งแล้วดูด้วยตา

หากเป็น Number จะอยู่ชิดขวาของช่อง
หากเป็น Text ปกติจะอยู่ชิดซ้ายของช่อง
หากเป็น Logic จะเป็นคำว่า TRUE FALSE อยู่กึ่งกลางช่อง
หากเป็น Error มักมีเครื่องหมาย # หรือ ! และ อยู่กึ่งกลางช่อง

ใช้ Function =TYPE(ช่องที่ต้องการตรวจสอบ)

ผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นรหัสตัวเลข ซึ่งมีความหมายดังนี้

1 = Number (ตัวเลข)
2 = Text (ตัวอักษร)
4 = Logic (ตรรกกะ) :
16 = Error (ผิดพลาด)
64 = Array (อาเรย์) **** เป็นการใส่ข้อมูลหลายๆ ค่าใน Cell เดียว ซึ่งขอไม่พูดถึึง ณ ตอนนี้ครับ

ใช้ฟังก์ชั่นกลุ่ม IS….

เป็นการถามคำถามกับ Excel ว่าใช้ประเภทข้อมูลที่สนใจมั้ย? ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE/FALSE

ISNUMBER เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
ISTEXT เช็คว่า ใช่ตัวเลขหรือไม่?
ISNONTEXT เช็คว่า ไม่ใช่ตัวหนังสือหรือไม่?
ISLOGICAL เช็คว่า ใช่ตรรกกะหรือไม่?
ISERROR เช็คว่า error หรือไม่?
ISFORMULA เช็คว่า ใช่สูตรหรือไม่?

ทำไมเราต้องเรียนรู้ประเภทของข้อมูลใน Excel?

หากเรารู้ว่าข้อมูลที่เรากำลังใส่เป็นข้อมูลแบบไหน เราจะสามารถใช้สูตรได้พลิกแพลงมากขึ้น โดยเรารู้ว่าเราต้องใส่ Input ลงไปในสูตรในแต่ละ Argument (แต่ละช่อง Input) ให้ถูกประเภท ตามที่แต่ละสูตรต้องการ เช่น
- สูตร =LEFT(ข้อความ,จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ) จะเห็นว่า จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ จะต้องเป็นข้อมูลที่เป็น Number (ตัวเลข) เท่านั้น แปลว่า หากเรามีสูตรที่ได้ผลลัพธ์เป็นตัวเลข เราก็สามารถผสมสูตรนั้นลงไปในช่อง “จำนวนตัวอักษรที่ต้องการ” ได้เช่นกัน
เราจะเข้าใจการทำงานของ Excel มากขึ้น เช่น เราจะเข้าใจว่า ทำไมเวลาเอาวันที่มาลบกันแล้วจะได้ออกมาเป็นช่วงเวลาระยะห่างของสองวันได้ (เพราะ Excel มองว่าวันที่คือตัวเลขตัวหนึ่งนั่นเอง)