ตัวอย่างเนื้อหาจากหนังสือ Excel Power Up! บทนำ : ทำไมต้องเรียนรู้ Power Query?

บทความนี้มีที่มายังไง?

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของตัวอย่างจาก หนังสือ Excel Power Up! เพิ่มพลังการใช้ Excel ของคุณด้วย Power Query โดยผมเอาเนื้อหาบทแรกๆ ซัก 25-30% มาลงในเว็บให้อ่านกันฟรีๆ เลย คนอ่านจะได้ตัดสินใจได้ว่าอยากจะรู้เรื่องราวหลังจากนั้นอีกมั้ย? ซึ่งแค่นี้ก็น่าจะช่วยงานคุณได้เยอะพอสมควรแล้วล่ะ

หากสนใจอ่านตัวอย่างบทอื่นๆ ของหนังสือ ลองดูที่สารบัญข้างล่างได้เลยครับ ^^

สารบัญ Power Query

บทนำ : ทำไมต้องเรียนรู้ Power Query? [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 1 : เข้าใจขั้นตอนการทำรายงานสรุป / วิเคราะห์ข้อมูล [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 2 : ก้าวสู่การเตรียมข้อมูลยุคใหม่ด้วย Power Query [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 3 : ภาพรวมการทำงานกับ Power Query [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 4 : งานที่ยุ่งยากใน Excel กลับง่ายมากใน Power Query [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 5 : การจัดการหัวตาราง [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 6 : การคำนวณเบื้องต้น [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 7 : การกำจัดข้อมูลที่ไม่ต้องการ [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 8 : การสร้างคอลัมน์ใหม่แบบกำหนดเองด้วย Custom Column [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 9 : การสร้างคอลัมน์ใหม่ตามเงื่อนไข [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 10 : การรวมกลุ่มข้อมูลด้วย Group By [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 11 : การพลิกคอลัมน์เป็นหัวตารางด้วย Pivot Column [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 12 : การยุบหัวตารางหลายคอลัมน์ให้เหลือคอลัมน์เดียวด้วย Unpivot [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 13 : การแยกข้อมูลในคอลัมน์เดียวออกจากกันด้วย Split Column [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 14 : การใช้ Query เป็นตัวแปร [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 15 : การรวมข้อมูลจากหลาย Query [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 16 : การดึงข้อมูลจาก Excel ไฟล์อื่น [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 17 : การดึงข้อมูลจาก Text File/ CSV File [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 18 : การดึงข้อมูลจากทุก File ที่ต้องการใน Folder [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 19 : การดึงข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ
บทที่ 20 : การเตรียม Data เพื่อทำ Dashboard
บทที่ 21 : การทำ Pivot Table เพื่อสร้าง Dashboard
บทที่ 22 : เจาะลึก M Code หัวใจของ Power Query
บทที่ 23 : Function คือ ขุมพลังที่แท้จริงของ M Code [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 24 : ตัวอย่างการสร้าง Custom Function [ไฟล์ประกอบ]
บทที่ 25 : การวน Loop [ไฟล์ประกอบ]
บทส่งท้าย : เทพที่แท้จริง

อ่านเนื้อหาบท 22 เป็นต้นไปแบบปรับปรุงใหม่ได้ฟรี ที่นี่ (อัปเดทเรื่อยๆ)

Facebook Group : Power Query Thailand

ผู้ที่สนใจ Power Query อย่างคุณที่มาอ่านบทความนี้ ผมขอเชิญชวนเข้ากลุ่มปิด Power Query Thailand ได้ตาม Link นี้ครับ

ขยันแล้วทำไมไม่ได้ดีอย่างที่หวัง?

เบื่อมั้ย? ที่คุณต้องทำงานรายงานแบบเดิม ซ้ำๆ เดิม ทุกเดือน หรือ ทุกอาทิตย์…

เบื่อมั้ย? ที่คุณต้องคอยขอร้องให้คนอื่นช่วยทำรายงานให้ ซึ่งบางทีก็ไม่ว่าง กว่าจะได้ก็ช้า หรือทำมาผิด…

เบื่อมั้ย? ขยันทำงานหนักแทบตาย ทำงานหนัก เลิกงานดึก ไม่มีเวลาดูแลตัวเอง ไม่มีเวลาดูแลคนที่เรารัก 

แต่ทำไมไม่ได้โปรโมทซะที…(ฟะ)

ที่ผ่านมา ผมได้พบกับ “คนขยัน” มากมาย ที่อาจจะยังขยันไม่ถูกวิธี เช่น ขยันในสิ่งที่ให้คอมพิวเตอร์ทำแทนได้ ซึ่งคอมพิวเตอร์ย่อมทำได้เร็วและแม่นยำกว่ามนุษย์อยู่แล้ว ซึ่งวิธีขยันที่ถูกต้อง คือ ขยันหาความรู้และฝึกทักษะใหม่ๆ ที่จะช่วยให้เราทำงานหรือใช้ชีวิตได้ดีขึ้นต่างหาก

จากประสบการณ์ที่ผมที่ได้มีโอกาสไปอบรมบุคลากรบริษัทต่างๆ มามากมาย สาเหตุที่ทำให้หลายคนไม่เก่ง Excel เท่าที่ควร เป็นเพราะมีความอดทนในการทำงานถึกๆ ซ้ำๆ มากเกินไป จนไม่คิดว่าสิ่งที่ทำอยู่มันเป็นปัญหา พอไม่คิดว่าเป็นปัญหาก็จะไม่หาทางพัฒนาหาวิธีที่ดีขึ้นกว่าเดิม ทั้งๆ ที่บางเรื่องแค่ Google นิดเดียวก็รู้แล้ว

โดยเฉพาะการใช้ Excel ซึ่งเป็นโปรแกรมที่คนใช้เก่งกับไม่เก่งสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างกันมาก หากนำมาใช้อย่างเหมาะสม คุณจะสามารถทำงานที่ปกติใช้เวลาทำเป็นวัน (ถ้าทำผิดวิธี) เสร็จได้ในเวลาไม่กี่นาที! แต่หลายคนกลับไม่ได้ใช้โอกาสนั้น อาจเป็นเพราะเค้าเหล่านั้นคิดว่าการจะสร้างงานเจ๋งๆ ด้วย Excel มันยากเกินไป…

เทคโนโลยีดีขึ้น แล้วคุณนำมาใช้หรือยัง?

ผมขอบอกเลยว่าจะใช้ Excel ทำงานให้ได้ผลดีมันไม่ได้ยากอย่างที่คิด ทั้งนี้เพราะเทคโนโลยีมันดีขึ้นกว่าแต่ก่อนมากแล้ว ลองคิดดูสิว่า Excel มีมาตั้งแต่ปี ค.ศ. 1985 (บนเครื่องแมค) จนถึงปี 2019 ที่ผมเขียนหนังสือเล่มนี้มันก็ตั้ง 34 ปีแล้วนะ แล้วคุณคิดว่า Excel จะทำได้แค่ทำตาราง เขียนสูตรเพื่อแก้ปัญหาเหมือนเดิมแค่นั้นจริงๆ เหรอ?

Excel ยุคใหม่ มีเครื่องมือดีๆ มากมายกว่าแต่ก่อนมาก แต่คุณอาจไม่รู้จักหรือยังไม่ได้นำมาใช้อย่างเต็มที่ หากคุณยังใช้ Excel ด้วยวิธีเดิมๆ ที่คุณเคยทำอยู่ งานจะเสร็จเร็วขึ้นได้อย่างไร? เราจึงต้องมาเรียนรู้วิธีใหม่ๆ ด้วย ยกตัวอย่างเช่น Flash Fill และ Power Query ซึ่งเป็นเครื่องมือที่เจ๋งและใช้ง่ายมากๆ แบบที่ถ้าลองซักครั้งแล้วจะติดใจเลยล่ะ!

ตัวอย่างการใช้ Flash Fill ในการกรอกข้อมูล

ตั้งแต่ Excel 2013 ขึ้นไป เราสามารถใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Flash Fill ช่วยกรอกข้อมูลให้เราได้อย่างรวดเร็วโดยแค่ใส่ตัวอย่างผลลัพธ์ที่อยากได้ลงไปในคอลัมน์ถัดจากข้อมูลต้นฉบับ แล้วกด Ctrl+E เท่านั้นเอง

พอ กด Ctrl+E เพื่อเรียกใช้ Flash Fill จะพบว่า Excel เลียนแบบสิ่งที่เราทำได้ในทันที ในแบบที่เราแทบไม่ต้องใช้ฝีมืออะไรเลย! (โคตรขี้โกง!)

นี่เป็นตัวอย่างของการใช้เครื่องมือยุคใหม่ว่ามันมีความฉลาดมากขึ้นขนาดไหน ซึ่งในหนังสือเล่มนี้ผมจะแนะนำให้รู้จักอีกเครื่องมือนึงที่เจ๋งกว่า Flash Fill อีก มันมีชื่อว่า Power Query ซึ่งใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2010 ขึ้นไป (แต่ถ้าไม่มี Excel version ที่ใช้ได้จริงๆ ก็ยังดาวน์โหลดโปรแกรม Power BI Desktop ซึ่งมี Power Query มาใช้ได้ฟรีๆ ไม่ผิดลิขสิทธิ์นะ)

หนังสือเล่มนี้เหมาะกับใคร?

หนังสือเล่มนี้ก็ต้องเหมาะกับคนที่ใช้ Excel ทำงานน่ะสิ 555 แต่ถ้าพูดอย่างนี้มันก็จะกว้างไป ดังนั้นมาดูดีกว่า ว่างานที่เราทำด้วย Excel มัยแบ่งออกเป็นอะไรได้บ้าง?

แนวทางการใช้ Excel

• ทำรายงานสรุป / วิเคราะห์ข้อมูล เช่น รายงานยอดขายประจำเดือน
• ทำแบบฟอร์ม หรือ template คำนวณ เช่น คำนวณยอดผ่อนเงินกู้บ้าน รถ
• ทำ Project Management เช่น พวก วันเริ่ม/จบ งานย่อยในโปรเจค ทำ Gantt Chart
• ทำ Model / Simulation / Optimization / Forecast เช่น จะผลิตสินค้าตัวไหน ส่งสินค้าทางไหน จะแบ่งงานให้ใคร ให้ได้กำไรสูงสุด หรือ คาดคะเนผลประกอบการ 5 ปีข้างหน้า เป็นต้น

ในหนังสือเล่มนี้ผมจะเน้นการทำงานเกี่ยวกับเรื่อง “การทำรายงานสรุป / วิเคราะห์ข้อมูล” เป็นหลัก เพราะเป็นลักษณะการทำงานแบบที่ใช้กันมากและสามารถพัฒนาให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้มากเช่นกัน

ตัวอย่างของงานประเภทนี้ก็คือรายงานทุกประเภท เช่น สรุปยอดขาย สรุปต้นทุน กำไร สรุปจำนวนสินค้าใน Stock สรุปจำนวนผู้รับการอบรม เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องที่ใครๆ ก็ทำเป็นส่วนใหญ่จริงมั้ยครับ?

ส่วนใหญ่งานพวกนี้จะเป็นงาน Routine ที่ต้องทำซ้ำๆ ทุกสัปดาห์ หรือ ทุกเดือน และถ้าทำไม่ถูกวิธี จะกินเวลามหาศาล แต่ถ้าทำถูกวิธีจะสบายมากๆ เลยครับ

โดยจริงๆ แล้ววิธีทำงาน Ad hoc กับงาน Routine ก็มีความแตกต่างกันด้วย

งาน Ad hoc หรือ งานแบบสั่งมาด่วนๆ ไม่ได้วางแผนไว้ ไม่มีรูปแบบที่แน่นอน เราอาจจะทำงานนั้นๆ ครั้งเดียวโดยที่ไม่ได้ทำซ้ำอีก ดังนั้นเราจะใช้เครื่องมืออะไรก็ได้ที่ง่ายที่สุดในการทำ ไม่ต้องคิดอะไรมากไปกว่าทำยังไงก็ได้ให้เสร็จเร็วที่สุด (และไม่ผิด) เช่น Filter แล้วแก้, Remove Duplicates, Flash Fill, Find/Replace

งาน Routines งานที่ต้องเป็นประจำซ้ำๆ เดิม อาจมีเปลี่ยนแค่ข้อมูลแต่รูปแบบค่อนข้างเหมือนเดิม ดังนั้นเราควรจะหาวิธีที่ทำซ้ำได้ง่ายและรวดเร็วที่สุด ซึ่งการวางแผนตั้งแต่ต้นเป็นสิ่งที่สำคัญ (มากกก) หากทำมั่วๆ ไปให้เสร็จเร็วที่สุดได้ในครั้งแรก แต่พอจะทำครั้งต่อไปกลับต้องใช้เวลาเทียบเท่าครั้งแรกเลย แบบนี้ก็จะถือว่าช้าในระยะยาวครับ วิธีที่ดีกว่าคือยอมลงทุนเวลาวางแผนและออกแบบการทำงานให้ดีแต่แรก เพื่อให้ทำซ้ำได้เร็วๆ แบบนี้จะคุ้มค่ากว่า เช่น การเขียนสูตร การใช้ VBA การใช้ Pivot Table รวมถึงการใช้ Power Query

เนื่องจากหนังสือเล่มนี้จะเน้นที่งานพวกการทำ Report ซึ่งเป็นงาน Routine และเราต้องการให้คนทั่วไปที่ไม่ต้องเก่ง Excel ขั้นเทพก็สามารถทำได้เหมือนกัน ดังนั้นเราจะเลือกใช้วิธีการใช้เครื่องมือ Pivot Table และ Power Query ควบคู่กันนะครับ

ผู้อ่านต้องมีความรู้อะไรมาก่อนมั้ย?

เนื่องจากเราจะใช้เครื่องมือสมัยใหม่อย่าง Power Query และ Pivot Table ในการทำงานโดยจะพึ่งพาการใช้สูตรต่างๆ น้อยมาก ดังนั้นหากใครเขียนสูตร Excel ไม่เก่งก็ไม่ต้องกังวลครับ เพราะในเล่มนี้เราจะไม่ได้เขียนสูตรใน Excel เลย แต่ถ้าใครมีพื้นฐานการเขียนสูตรหรือใช้เครื่องมือใน Excel มาก่อน จะเรียนรู้ได้เร็วกว่า เพราะผมจะมีเปรียบเทียบให้ว่าเครื่องมือ Power Query แต่ละตัวคล้ายกับเครื่องมือหรือฟังก์ชันไหนใน Excel บ้าง

สิ่งที่ผมคิดว่าผู้เรียนควรจะมีน่าจะเป็นเรื่องของประสบการณ์การทำงานจริงว่าเคยเจอปัญหาอะไรมาบ้าง ยิ่งมีประสบการณ์เยอะจะยิ่งเห็นภาพและเข้าใจโจทย์ได้มากกว่าคนที่ไม่เคยทำงานจริงมาก่อนเลย เช่น เคยมีประสบการณ์อันแสนน่าเบื่อที่ต้อง Copy Paste ข้อมูลจากหลายๆ ที่มาปะรวมกันในที่เดียว แถมยังต้องตัดสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปให้ได้อีก

ดังนั้นใครอยากเก่งเขียนสูตร ผมบอกเลยว่าหนังสือเล่มนี้จะไม่เหมาะกับคุณนะ (เรื่องสูตรไปหาเอาตามเว็บได้) แต่ถ้าอยากทำงานพวก Report เร็วขึ้นได้ซัก 2-3 เท่าและยินดีที่จะเปิดใจเรียนรู้วิธีใหม่ ก็เชิญอ่านต่อได้เลย

การเปิดใจนั้นสำคัญมาก เหมือนกับผมกำลังแนะนำอาวุธใหม่ให้คุณใช้ ผมจะเสียดายมากหากคุณบอกว่า “ไม่เป็นไร อาวุธใหม่อะไรน่ะไม่สนหรอก กองทัพเราต่อสู้ด้วยมีดดาบจนเชี่ยวชาญแล้ว…”

เอาล่ะ เกริ่นไปก็เท่านั้นแหละครับ เปิดดูเนื้อหาจริงๆ ก็จะรู้เองว่าเหมาะกับเราหรือไม่เนอะ เพื่อไม่ให้เสียเวลา มาลุยกันเลยครับ!