สอนใช้ Table : ฟีเจอร์ใหม่สุดเทพใน Google Sheets

“Table” เครื่องมือที่จะช่วยให้ผู้ใช้จัดการและวิเคราะห์ข้อมูลในรูปแบบตารางได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ฟีเจอร์นี้มาพร้อมกับฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายเช่น

• จัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นระเบียบ: แปลงข้อมูลดิบให้อยู่ในรูปแบบตารางที่อ่านง่าย
• การเพิ่มข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว: การเพิ่มข้อมูลในแถวใหม่จะเป็นส่วนหนึ่งของตารางทันที พร้อมสูตรที่เกี่ยวข้องจะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ
• เพิ่มประสิทธิภาพการวิเคราะห์: วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกด้วยฟังก์ชันการกรอง การจัดเรียงลำดับ การจัดข้อมูลแบบกลุ่ม
• ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น: แชร์ตารางและทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์

Tips : การสร้าง Table ซึ่งเป็นโครงสร้างพิเศษที่งอกตามข้อมูลใหม่ได้นั้น เป็นความสามารถที่ Excel มีมานานแล้ว แต่ใน Google Sheets ในอดีตกลับไม่มีและทำให้เป็นจุดอ่อนของ Google Sheets มาโดยตลอด (เลยต้องการใช้เขียนสูตรแบบไม่กำหนดจุดจบมาแทน เช่น A2:A ใน Google Sheets แปลว่าเอาตั้งแต่ A2 ลงไปจนสุด)

แต่ในที่สุด ณ ตอนนี้ (ตั้งแต่ May/June 2024 เป็นต้นไป) Google Sheets สามารถใช้ Table ได้เช่นเดียวกับ Excel แล้ว และดูเหมือนจะเก่งกว่าของ Excel ด้วยซ้ำ!

บทความนี้เป็นบทความจาก Content Creator
เขียนโดย อัมรินทร์ อินทร์แป้น
บรรณาธิการ ตรวจสอบโดย ศิระ เอกบุตร (เทพเอ็กเซล)
กลั่นมาจากความคิดทั้งสองคน จึงมั่นใจได้ในความถูกต้องมากขึ้นไปอีกครับ

การใช้งานเบื้องบน

วิธีการใช้งานฟีเจอร์ Table

1. เปิด Google Sheets และเลือกไฟล์ที่ต้องการใช้งาน
2. ไปที่เมนู “Insert” แล้วเลือก “Table”

การใช้งานฟีเจอร์ Table จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว

1. เปิด Google Sheets และเลือกไฟล์ที่ต้องการใช้งาน
2. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดการ
3. ไปที่เมนู “Format” แล้วเลือก “Convert to Table”

ตัวอย่างการแปลงข้อมูลจากข้อมูลดิบ

Column Type

ตารางใน Google Sheets มีฟีเจอร์การกำหนดประเภทของคอลัมน์ ผู้ใช้สามารถกำหนดประเภทของแต่ละคอลัมน์ได้โดย

1. คลิกลูกศรลงที่หัวคอลัมน์
2. Edit columns type
3. เลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการ

Column Type แบบต่างๆ ที่เลือกได้

1. Number
   • Percentage: ใช้สำหรับแสดงข้อมูลที่เป็นเปอร์เซ็นต์
   • Currency: ใช้สำหรับแสดงข้อมูลที่เป็นมูลค่าเงิน
   • Number: ใช้สำหรับข้อมูลตัวเลขทั่วไป เช่น 12345
2. Text: ใช้สำหรับข้อความ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร
3. Date
   • Date: ใช้สำหรับแสดงวันที่ เช่น 9 มิถุนายน 2024
   • Time: ใช้สำหรับแสดงเวลา เช่น 14:30 น.
   • Date and time: ใช้สำหรับแสดงวันที่และเวลารวมกัน เช่น 9 มิถุนายน 2024 14:30 น.
4. Dropdown: สร้างรายการตัวเลือกแบบดรอปดาวน์ เพื่อให้ผู้ใช้เลือกจากตัวเลือกที่กำหนดไว้
5. Checkbox: สร้างช่องทำเครื่องหมายถูกผิด สำหรับข้อมูลแบบตรวจสอบ
6. Smart chips
   • People chip: แสดงข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลในองค์กร เช่น ชื่อ ตำแหน่ง อีเมล
   • File chip: แสดงข้อมูลไฟล์และลิงก์ไปยังไฟล์นั้น
   • Finance chip: แสดงข้อมูลทางการเงิน เช่น มูลค่าหุ้น สกุลเงิน
   • Place chip: แสดงข้อมูลสถานที่ เช่น ที่อยู่ พิกัด
   • Rating chip: ใช้สำหรับประเมินคะแนน เช่น 4.5/5 ดาว

การใช้งาน template

Google Sheet มี template สำเร็จรูปให้พร้อมใช้งานในรูปแบบต่างๆ ผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้งาน template เหล่านี้ได้ตามความต้องการ

ตัวอย่าง Template – Project Tasks:

Template – Project Tasks เป็นเทมเพลตที่ใช้ติดตามงาน ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถจัดการงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการใช้งานเทมเพลตใน Google Sheets คุณสามารถปรับแต่งได้ตามที่คุณต้องการ จากตัวอย่างนี้คือ

1. ลบคอลัมน์ที่ไม่ได้ใช้: เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการลบ จากนั้นคลิกขวาและเลือก “ลบ” หรือ “ตัด” เพื่อลบคอลัมน์นั้นออกจากตาราง
2. แก้ไข Dropdown ของ Priority และ Status: เพื่อแก้ไข Dropdown ของ Priority และ Status คุณสามารถเข้าไปปรับแต่ง Dropdown ได้โดยคลิกที่ Dropdown และคลิกที่ Edit button
3. เพิ่มคอลัมน์ในการดูระยะห่างจากวันครบกำหนด: เพื่อเพิ่มคอลัมน์ใหม่ คุณสามารถคลิกที่หัวข้อของคอลัมน์ที่ต้องการให้เพิ่มคอลัมน์ใหม่หลังจากนั้นเลือก “แทร็กต์” > “เพิ่มคอลัมน์ทางขวา” จากนั้นให้ตั้งชื่อคอลัมน์ใหม่และเลือกประเภทข้อมูลที่ต้องการให้เก็บข้อมูลในคอลัมน์นี้

ข้อจำกัดในการใช้งานของฟีเจอร์นี้

• การใช้งาน Charts ไม่สามารถอ้างอิงชื่อตารางได้ในการระบุช่วงข้อมูล (Data range) เนื่องจากระบบยังไม่รองรับการอ้างอิงในลักษณะนี้ จำเป็นต้องระบุช่วงเซลล์แบบปกติแทน
• ไม่สามารถทำการรวมเซลล์ (Merge Cell)
• ไม่สามารถเขียนสูตรลงในช่องชื่อคอลัมน์ของตารางได้ เพราะถูกจำกัดให้ใช้ค่าคงที่เท่านั้น

Create View

ฟีเจอร์ Views ใน Table เครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองข้อมูลที่หลากหลายโดยไม่ต้องดัดแปลงข้อมูลต้นฉบับ ฟีเจอร์นี้ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและความสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล

ตัวอย่างการใช้งาน Create View

ฟีเจอร์นี้ประกอบด้วยสองส่วนหลักๆ ดังนี้

1. Create Group by View: สรุปข้อมูลตามกลุ่ม
   • ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองที่แสดงข้อมูลสรุปตามกลุ่มข้อมูลที่ต้องการ เช่น สรุปงานตาม Priority
   • ผู้ใช้สามารถปรับแต่งมุมมองได้ตามต้องการ เช่น เลือกคอลัมน์ที่จะแสดง หรือ เลือกข้อมูลที่ไม่ต้องการให้แสดง จากตัวอย่างเลือกที่จะไม่แสดงงานที่สำเร็จแล้ว เพื่อแสดงงานที่ยังไม่ทำเท่านั้น

2. Create Filter View: สรุปข้อมูลด้วย Filter

• ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองที่แสดงเฉพาะข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ด้วยการ Filter

ตัวอย่าง Create Filter View: สรุปข้อมูลด้วย Filter

คุณสมบัติเพิ่มเติมของฟีเจอร์ Views ใน Table

• บันทึกมุมมอง: ผู้ใช้สามารถบันทึกมุมมองที่สร้างไว้เพื่อใช้งานในภายหลัง

ตัวอย่างการบันทึกมุมมอง

• แชร์มุมมอง: ผู้ใช้สามารถแชร์ลิงค์มุมมองที่สร้างไว้กับผู้อื่นได้โดย

1. View option
2. Get link to view

การใช้งานสูตรต่างๆโดยอ้างอิงข้อมูลใน Table

เราสามารถอ้างอิงข้อมูลใน Table ได้โดยใช้ชื่อของ Table และชื่อของคอลัมน์ โดยใช้วงเล็บสี่เหลี่ยม [] ตามด้วยชื่อของคอลัมน์ที่ต้องการอ้างอิง ตัวอย่างเช่น:

• Project : อ้างอิงถึงข้อมูลทั้งหมดภายในตารางที่ชื่อ Project (แค่ Data)
• Project[#All]: อ้างอิงถึงข้อมูลทั้งหมด ในตารางที่ชื่อ Project (ทั้ง Data+ Header)
• Project[Task]: อ้างอิงถึงข้อมูลในตารางที่ชื่อ Project ในคอลัมน์ Task
• Project[Priority]: อ้างอิงถึงข้อมูลในตารางที่ชื่อ Project ในคอลัมน์ Priority

โดยการเขียนสูตรอ้างอิงคอลัมน์ในตาราง จะมีรายละเอียดดังนี้

อ้างอิงจากในตารางเอง

จะหมายถึงแต่ละแถวนั้นๆของคอลัมน์นั้นๆ (ยกเว้นเขียน สูตร aggregate ครอบ เช่น sum อีกที)

อ้างอิงจากนอกตาราง

จะหมายถึงแถวทั้งหมดของคอลัมน์นั้นๆ

การใช้งาน Table ร่วมกับ Pivot table

การใช้งาน Table ร่วมกับ Pivot Table มีข้อดีที่ช่วยให้การจัดการข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น:

• อัพเดทข้อมูลอัตโนมัติ: เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลใหม่ใน Table ของคุณ ข้อมูลใน Pivot Table จะถูกอัพเดทโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องทำการอัพเดทใหม่อีกครั้ง ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

PivotTable ของ Google Sheets ไม่ต้อง Refresh ข้อมูลเหมือนของ Excel ทำให้การเชื่อมกับ Table ยิ่งเจ๋งขึ้นไปอีก