เจาะลึกสูตร IF ใน Excel

สูตร IF คืออะไร?

สูตร IF (หรือจะเรียกให้ถูกคือฟังก์ชัน IF) คือ ฟังก์ชั่น (Function) ซึ่งทำหน้าที่เลือกใช้สูตรคำนวณได้ 2 แบบ ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่เราระบุลงไปว่าจริงหรือเท็จ?

ถ้าเงื่อนไขเป็นจริง (TRUE) จะทำการคำนวณด้วยสูตรแบบหนึ่ง ถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ (FALSE) จะคำนวณด้วยสูตรอีกแบบหนึ่ง

** ผมใช้คำว่า “สูตร” เพราะใส่สูตรยาวๆ ซับซ้อนแค่ไหนก็ได้

ผมแนะนำให้มองว่า IF 1 ตัว สามารถแตกกิ่งก้านสาขาการตัดสินใจ (Decision Tree) ออกไปได้ 2 กิ่ง
คือ ผลลัพธ์จากกรณีเงื่อนไขเป็น TRUE และ ผลลัพธ์จากกรณีเงื่อนไขเป็น FALSE

สูตร IF เป็นฟังก์ชั่นพื้นฐานที่ใช้บ่อยมากถึงมากที่สุดอันหนึ่งของ Excel เลยทีเดียว ดังนั้นทุกคนที่ต้องการจะเก่ง Excel จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้สูตรนี้ให้เป็นนะครับ

วิธีเขียนสูตร

=IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
=IF(เงื่อนไขที่เราโยนเข้าไปให้ทดสอบ, [ถ้าจริงจะทำอันนี้], [ถ้าเท็จจะทำอันนี้])

เช่น หากเทียบกับภาษาพูด จะได้ว่า

• ถ้า ฉันสอบตก ฉันจะเลี้ยงข้าว ไม่งั้น เธอเป็นคนเลี้ยงข้าว
  • ฉันสอบตก = เงื่อนไข
  • ฉันเลี้ยงข้าว = การกระทำหากเงื่อนไขเป็นจริง
  • เธอเป็นคนเลี้ยงข้าว = การกระทำหากเงื่อนไขเป็นเท็จ

ซึ่งเงื่อนไขที่เราโยนเข้าไปให้ทดสอบ นั้นจะต้องมี  ตัวเปรียบเทียบ (COMPARISON OPERATOR) อยู่ด้วย เพื่อให้ค่าออกมาเป็นจริง (TRUE)  หรือเท็จ (FALSE) เช่น = เท่ากับ, < น้อยกว่า, > มากกว่า, <> ไม่เท่ากับ, >= มากกว่าหรือเท่ากับ, <= น้อยกว่าหรือเท่ากับ

ตัวอย่าง 1

หากช่อง B4 เราเขียนว่า

=IF(B2>B3,"ของไม่พอ","ของพอ")

สิ่งที่มันจะทำคือดูว่าค่าใน B2 มากกว่า B3 หรือไม่?
ซึ่งในที่นี้มากกว่า แปลว่า Logical Test (เงื่อนไข) ได้ผลลัพธ์เป็น TRUE
ซึ่งเปรียบได้กับ =IF(TRUE,”ของไม่พอ”,”ของพอ”)

และเมื่อ Logical Test เป็น TRUE ก็จะแสดงผลลัพธ์จาก value_if_true ซึ่งก็คือ “ของไม่พอ” นั่นเองครับ

หากมีหลายเงื่อนไขจะทำอย่างไร?

โดยหากมีหลายเงื่อนไข เราสามารถเอาแต่ละเงื่อนไขมาเชื่อมกับฟังก์ชั่นทางตรรกศาสตร์ ได้อีก เช่น

• AND(เงื่อนไข1,เงื่อนไข2,เงื่อนไข3,…) => และ : เงื่อนไขต้องเป็นจริงทุกอัน ผลลัพธ์ถึงจะออกมาเป็นจริง
• OR(เงื่อนไข1,เงื่อนไข2,เงื่อนไข3,…) => หรือ : หากเงื่อนไขอันใดอันหนึ่งจริงถือว่าผลลัพธ์จริง

ตัวอย่าง 2

การเขียน IF ซ้อน IF

เราสามารถเขียน IF ซ้อนกันไปเรื่อยๆ ได้ (จริงๆแล้วจะเอาฟังก์ชั่นอื่นมาซ้อนด้วยก็ยังได้)
โดย IF แต่ละตัวก็จะมีการเช็คเงื่อนไขของตัวเอง และทำค่าจริง/เท็จ ของตัวเองแล้วแต่ผลลัพธ์ที่ประมวลได้ เช่น

=IF(เงื่อนไข 1, IF( เงื่อนไข2,จริง2,เท็จ2),IF(เงื่อนไข3,จริง3,เท็จ3))

เทคนิคการเขียน IF ซ้อนกันหลายตัว

• จำนวนวงเล็บเปิดต้องเท่ากับวงเล็บปิด (ในที่นี้มีอย่างละ 4 อันเท่ากัน)
• ในแต่ละกิ่งที่ จริง /เท็จ เราสามารถเลือกที่จะใส่ IF ซ้อนลงไปอีกหรือไม่ก็ได้ ลองดูได้จากตัวอย่างที่จะเห็นต่อไป

ตัวอย่าง 3

หากเราต้องการจะจัดเกรดจากคะแนนดิบของนักเรียน โดยมีเกณฑ์ดังนี้

• คะแนน <50 : F
• 50 <= คะแนน<60 : D
• 60 <= คะแนน<70  : C
• 70 <= คะแนน<80  : B
• คะแนน >= 80 : A

สมมติคะแนนดิบอยู่ในช่อง A2 และเราจะใส่เกรดในช่อง B2 / ในช่อง B2 เราต้องเขียนดังนี้

=IF(A2<50,"F",IF(A2<60,"D",IF(A2<70,"C",IF(A2<80,"B","A"))))

อธิบายแนวคิด

ให้ใส่เงื่อนไขทีละ Step อันแรกเช็คว่าน้อยกว่า 50 หรือไม่? ถ้าน้อยกว่าให้แสดงเกรด F ถ้าไม่น้อยกว่า ต้องเช็คต่อว่า < 60 หรือไม่?… ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ

สรุปแบบ Slide

หวังว่าเพื่อนๆ อ่านแล้วจะเข้าใจมากขึ้นนะครับใครอ่านแล้วสงสัยตรงไหน หรือมีข้อแนะนำอะไร อย่าลืม Comment ในนี้ หรือมาพูดคุยกันได้ใน Facebook นะครับ