ThepExcel Logo
  • บทความ
    • Excel
      • Excel ทั่วไป
      • Excel Pivot Table
      • Excel Power Pivot
      • Power Query
      • Excel Array Formula
      • Excel VBA
      • Excel for Business
      • Excel and Maths
      • ฟังก์ชัน Excel ทั้งหมด
    • Power BI
      • Power Query
      • Data Model
      • DAX Formula
      • Power BI Report
    • Coding
      • Excel VBA
      • Python
      • Power Query M Code
    • AI
      • ChatGPT
      • Stable Diffusion
      • MidJourney
    • Highlights : บทความแนะนำ
    • คลิปวีดีโอ
  • อบรม
    • อบรมลูกค้าองค์กร
    • คอร์สออนไลน์ SkillLane
    • แนะนำวิทยากร
    • Excel/Power BI Skill Map
    • Quiz
  • Shop
    • คอร์สออนไลน์
    • สินค้าทั้งหมด
    • หนังสือเล่ม
    • E-Book
    • Cart
  • Download
    • Download ไฟล์จากเทพเอ็กเซล
    • ThepExcel-Mfx : M Code สำเร็จรูป
    • Date Table สำเร็จรูป
    • กราฟ My Skill
    • github.com/ThepExcel
  • รวม Link
    • รวม Link สอน Excel & Power BI ทั้งไทยและเทศ
    • รวม Link เกี่ยวกับ AI
    • รวม Link Coding
    • หนังสือแนะนำ
    • Facebook ThepExcel
    • YouTube ThepExcel
    • DAX Formatter
  • Contact
    • แนะนำ เทพเอ็กเซล (Thep Excel)
    • แนะนำวิทยากร : อาจารย์ ศิระ เอกบุตร (ระ)
    • นโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy Policy)
  • Facebook
  • YouTube

เทคนิคการใช้ Mail Merge ดึงข้อมูลจาก Excel โปรยลงแบบฟอร์มใน Word

mail merge

Categories 📂

Excel ทั่วไป, Highlights : บทความแนะนำ

Tags 🏷️

contract, database, document, excel, form, label, mail merge, word

จากที่ผมได้ post ใน Fanpage ไปว่า “มีใครอยากรู้เรื่องเทคนิคการใช้เครื่องมือ Mail Merge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel ไปโปรยลงแบบฟอร์มใน Microsoft Word มั้ยครับ? (แล้วเราก็ Print เอกสารออกมาหลายๆ ชุดได้ เช่น Print ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า)”

ปรากฏว่ามีคนสนใจเป็นจำนวนมาก แสดงว่ามีคนที่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้อยู่พอสมควรเลย ซึ่งน่าเสียดายมากๆ เพราะมันมีประโยชน์สุดๆ

ต้องบอกก่อนว่า เทคนิคนี้เป็นเครื่องมือใน Microsoft Word แต่ผมไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ Word ดังนั้น หากใครเห็นว่ามีวิธีที่ดีกว่าที่ผมแนะนำ ก็สามารถบอกมาเป็นวิทยาทานให้ผมและคนอื่นๆ ได้รู้ด้วยนะครับ

เอาล่ะ เกริ่นมามากแล้ว เพื่อไม่ให้เสียเวลา เราไปดูกันเลย เอาเป็นว่าวันนี้ inwexcel ขอพูดเรื่อง Word บ้างล่ะ 555

สารบัญ

  • Mail Merge คืออะไร?
  • Mail Merge ดียังไง?
  • วิธีการใช้ Mail Merge
    • 1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word
    • 2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม
    • 3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word
    • 4. กดดูตัวอย่าง
    • 5. ปรับแต่งถ้าจำเป็น
    • เคล็ดลับระดับเทพ
    • แล้วถ้าอยากทำพวก Label ต้องทำไง?

Mail Merge คืออะไร?

Mail Merge คือความสามารถหนึ่งของ Microsoft Word ที่สามารถดึงข้อมูลจาก Database ต่างๆ (รวมถึงข้อมูลใน Excel) ที่มีข้อมูลหลายๆ Record (บรรทัด)  มาโปรยลงแบบฟอร์มที่ได้เตรียมเอาไว้ใน Microsoft Word ได้ ซึ่งเราสามารถเอามาประยุกต์ทำเรื่องต่างๆ ได้มากมาย โดยมี Concept ดังนี้

mail merge
  • ทำใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า/สัญญา
    ซึ่งกรณีนี้ กระดาษ 1 ชุด ก็จะรองรับข้อมูลลูกค้า 1 Record ถ้ามีลูกค้าหลายคนในฐานข้อมูลก็สามารถ Print ทีเดียวออกมาเป็นสิบเป็นร้อยคนได้สบายๆ
  • ทำเป็น Label เพื่อติดจดหมายต่างๆ
    ซึ่งในกรณีหลัง กระดาษ 1 ใบ ก็จะสามารถมีข้อมูลหลาย record รวมกันได้

Mail Merge ดียังไง?

การใช้ Mail Merge เป็นการเสริมจุดแข็ง และปิดจุดอ่อนของ Word ได้เป็นอย่างดี

เสริมจุดแข็ง :  Word สามารถจัดข้อมูลลงหน้ากระดาษเพื่อ Print ได้สวยงามกว่าการใช้ Excel มาก ทำให้เราสามารถ ใส่ความคิดสร้างสรรค์เรื่องความสวยงามได้เต็มที่ (คิดดูว่าการจัดหน้าใน Excel เพื่อ Print มันน่าปวดหัวแค่ไหน)

ปิดจุดอ่อน : โยนเรื่องที่ Word ไม่ถนัดให้ไปอยู่ที่โปรแกรมอื่นให้หมด เช่น ความสามารถในการคำนวณ หรือ เรื่องความเป็นระเบียบของข้อมูล ก็ให้ไปอยู่ในฐานข้อมูลให้หมด (ใน Word แม้จะคำนวณได้ แต่ยาก และจำกัดมากๆ )

วิธีการใช้ Mail Merge

มี 3 ขั้นตอนใหญ่ๆ

  1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word
  2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม
  3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word
  4. กดดูตัวอย่าง
  5. ปรับแต่ง ถ้าจำเป็น

เรามาดูขั้นแรกกัน

1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word

สมมติว่าผมเป็นบริษัทขายผลไม้ ต้องการทำใบเสร็จ โดยมีหน้าตาและข้อความประมาณนี้

form-draft

2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม

ต่อมา ผมก็ไปเตรียมฐานข้อมูลใน Excel ให้มีข้อมูลที่น่าจะเพียงพอกับฟอร์มของผม สมมติว่าได้แบบนี้ แล้ว Save เก็บไว้

database

3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word

ต่อมา ผมก็ต้องใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ที่ต้องการลงในแต่ละส่วนของแบบฟอร์ม โดยไปที่ Word ที่เตรียมไว้แล้วไปที่ Ribbon [Mailings] –> Start Mail Merge

จากนั้นมันจะให้เลือก Document Type ซึ่งแต่ละอันต่างกันดังนี้

  • Letters : ลักษณะคล้ายๆจดหมาย ที่แต่ละคนข้อความจะไม่เหมือนกันได้ (เพื่อ Print)
  • E-mail Messages : คล้ายข้างบน แต่เป็นเพื่อส่ง E-Mail แทน
  • Envelops : ทำซองจดหมาย (Template ที่มีจะเป็น Size จดหมาย)
  • Labels : ทำ Label (1 หน้ามีหลายราย เช่น เป็น Sticker เอาไว้แปะ Template ที่มีจะเป็น Size Label)
  • Directory : เป็นลักษณะ list คล้ายๆ ตาราง (1 หน้ามีหลายราย)
  • Step by Step : เป็น Wizard ช่วยนำทางให้เรา แต่ผมว่ามันไม่ได้เข้าใจง่ายขึ้นเลย
start-mail-merge

เราต้องการทำพวกใบเสร็จ มันจะคล้ายๆ กับ Letter เพราะต้องเอาไปพิมพ์ออกมาหลายๆ ชุด ในที่นี้จึงให้เลือกเป็น Letter ครับ

จากนั้นให้เลือก Database เพื่อเชื่อมข้อมูล โดยไปที่ Select Recipients แล้ว Use an Existing List

select-list

จากนั้น เลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ แล้วเลือก Sheet ให้ถูกต้อง

จากนั้นให้ Highlight ข้อความส่วนที่ต้องการจะ Link กับ Database แล้วเลือก Insert Merge Field แล้วเลือก field ที่ต้องการเชื่อมต่อด้วย

insert-merge-field

มันจะมีสัญลักษณ์ <<ชื่อ field >> ขึ้นมาแทน นั่นแปลว่า มันกำลัง Link กับ Field นั้นแล้ว

insert-merge-field2-fix

ทำให้ครบทุก Field สุดท้ายจะได้แบบนี้

insert-merge-field3

ถ้าลองกด Highlight Merge Field ดูจะเห็นชัดขึ้น

insert-merge-field4

4. กดดูตัวอย่าง

ทีนี้ลองทดสอบดูว่าข้อมูลมามั้ย? โดยไปที่ Preview Results

preview-result

และถ้ากดปุ่ม Next มันก็ควรจะดึงข้อมูล record ถัดไปมาให้

preview-result2

ถ้าเป็นแบบนี้ แสดงว่าการเชื่อมต่อข้อมูลน่าจะถูกต้องแล้วล่ะ

5. ปรับแต่งถ้าจำเป็น

จริงๆ ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็น่าจะจบงานได้แล้ว แต่กรณีนี้ ยังมีสิ่งที่ผมต้องการทำแต่ยังไม่ได้ดั่งใจ 3 เรื่อง คือ

  1. ผมต้องการแสดงวันที่ในรูปแบบ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2559 แทน
  2. ผมต้องการแสดงราคาตัวเลขมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง
  3. ผมต้องการแสดงราคาบาทเป็นข้อความภาษาไทยด้วย

วิธีแก้ 3 ประเด็นนี้ จริงๆ แล้วบางอันทำใน Word ก็ได้ โดยการกำหนด Format ใน Field Code

แต่ส่วนตัวผมไม่ชอบวิธีนี้ เพราะขี้เกียจมาจำวิธีการกำหนด Format ใน Word อีก (แค่ Excel ก็มึนแล้ว) ดังนั้นผมจะแก้ปัญหาทุกอย่างใน Excel ให้จบเลย แล้วค่อยส่งมาที่ Word เพื่อแสดงผลอย่างเดียว

แต่ถ้าหากผมลองเปลี่ยน Number Format ใน Excel ให้เป็นแบบที่ต้องการ เช่น เป็นวันที่แบบเต็ม และราคามีจุดทศนิยม

เวลาเข้ามาคลิ๊ก Next / Previous ดูใน Word ก็ยังคงแสดงวันที่และเลขตามปกติอยู่ดี เพราะมันเอาค่าแบบ General ไปแสดงเท่านั้น (ถ้าลองเปลี่ยนค่าไปเลยมันจะเปลี่ยนตามแล้ว แต่ Format ไม่เปลี่ยนตาม)

database2

เคล็ดลับระดับเทพ

ดังนั้น วิธีที่ผมแนะนำ เพราะสำหรับผมมันง่ายสุดแล้ว คือ

ผมจะเตรียมให้ข้อมูลทุกอย่างใน Excel ให้อยู่ในรปแบบที่ผมต้องการโดยต้องเป็น Text ทั้งหมด แล้วค่อยส่งไปแสดงผลตรงๆใน Word โดยที่ใน Word ไม่ต้องมีการกำหนด Format อะไรอีกเลย

Key สำคัญคือต้องทำให้เป็น Text ให้หมด อะไรที่เดิมเป็นตัวเลขและวันที่ ผมจะใช้ฟังก์ชั่น TEXT มาช่วย เพื่อแปลงให้มันอยู่ในรูปแบบที่ผมต้องการเลย ซึ่งเราจะต้องรู้ว่าต้องระบุ Custom Format ยังไง

แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพราะเราสามารถเลือก Standard Format แบบที่ต้องการก่อน แล้วค่อยไปเลือก Custom Format เพื่อดู Code ที่จะต้องใช้อีกทีก็ได้

เช่น จากวันที่ 31 มีนาคม 2559 พอไปเลือก Custom จะเห็นว่าเป็น Code [$-th-TH,107]d mmmm yyyy;@ ก็เอาไปใช้ในฟังก์ชั่น TEXT ได้เลย เช่น

custom-format

ผมก็เอาไปใช้กับฟังก์ชั่น Text ดังนี้
=TEXT(B6,”[$-th-TH,107]d mmmm yyyy;@”)
ซึ่งจะทำให้ field วันที่-new เป็นข้อความจริงๆ ไม่ใช่ตัวเลขแล้ว

database3

ทีนี้กลับไปใน Word ผมก็ต้อง link Field ใหม่แทนอันเดิม แต่ผมต้องไป Select Recipient ใหม่ด้วย เพื่อให้มันเห็น Field ใหม่ที่เราเพิ่งเพิ่มเข้าไปก่อน

insert-merge-field5

แล้วก็กด Preview ดู ทุกอย่างก็ออกมาในรูปแบบที่ได้ดั่งใจ โดยที่เราไม่ต้องรู้เรื่อง Field Code ใน Word เลยแม้แต่น้อย!

preview-result3

คราวนี้เวลาจะ Print เพื่อจบงาน ก็ให้ไปที่ Finish & Merge แล้วเลือก Print Documents ได้เลยครับ แล้วมันจะให้เลือกว่าจะ Print Record ไหนบ้าง (ปกติก็ All ได้เลย)

print

เพียงเท่านี้คุณก็สามารถสร้างใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้านับสิบนับร้อยได้อย่างสบายๆ ครับ

แล้วถ้าอยากทำพวก Label ต้องทำไง?

จริงๆ แล้ว Label ก็จะคล้ายกับการทำ Letters ครับ เพีงแต่จะมีการใส่ Field ลงไปหลายชุดซ้ำๆ กันลงในตารางที่เตรียมไว้

แต่ Key หลัก คือ จะมีการระบุ Code <<Next Record>> เพื่อบ่งบอกว่า ส่วนต่อจากคำนั้น จะต้องดึงข้อมูลจาก Record ถัดไปแล้ว (แม้จะยังอยู่หน้าเดิม)  โดยสามารถระบุเองได้โดยไปที่ Rules -> Next Record ครับ

และนี่คือตัวอย่างที่ผมใช้ Label มา Print เวลามีคนสั่งซื้อหนังสือจากผมครับ

label

จะเห็นว่าการใช้ Mail Merge นั้นไม่ได้ยากมากอย่างที่คิด หากคุณจัดการ Format ใน Excel ให้เรียบร้อย การส่งมาพิมพ์ใน Word ก็จะหมูมากๆ ครับ

แชร์ความรู้ให้เพื่อนๆ ของคุณ
110    
110    

ติดตามเทพเอ็กเซล

  • Facebook
  • YouTube

อบรมกับเทพเอ็กเซล

🔥 คอร์สใหม่ล่าสุด 🔥

การทำ Optimization ด้วย Excel Solver
สำหรับงานวางแผน
คอร์สออนไลน์ เทพเอ็กเซล
คอร์สออนไลน์ จากเทพเอ็กเซล ดูกี่รอบก็ได้
อบรม Excel / Power BI ให้องค์กรของคุณ

บทความล่าสุด

  • แนวทางฝึกฝน Excel ให้เก่งขึ้น
  • รวม Link เว็บ/เพจเกี่ยวกับ AI
  • วิธีกำหนดท่าทางแบบให้ได้ดั่งใจด้วย ControlNet ใน Stable Diffusion [Part4]
  • วิธีสั่ง Prompt และตั้งค่าใน Stable Diffusion ให้รูปสวยโดนใจ [Part3]
  • วิธีเรียกใช้งาน Model เจ๋งๆ ใน Stable Diffusion [ตอนที่2]
  • วิธีใช้งาน AI สร้างรูปสุดเจ๋งและฟรีด้วย Stable Diffusion ฉบับมือใหม่ [ตอนที่1]
  • 10 ไอเดีย เรียนรู้ Excel ผ่าน ChatGPT AI สุดเจ๋ง

บทความแนะนำ

🔥ฟังก์ชันทั้งหมดใน Excel 🔥

  • แกะเคล็ดวิชา Excel Wizard ในการแข่ง Speed Run Excel ระดับโลก
  • เจาะลึก CALCULATE ใน DAX แบบลึกสุดใจ : Part 1
  • Series สอนดึงข้อมูลจากเว็บ ด้วย Power Automate Desktop
  • สรุปการใช้ LAMBDA ฟังก์ชันที่ใช้สร้างฟังก์ชันใน Excel 365 และผองเพื่อน
  • วิธีใช้ Excel คำนวณระยะเวลาการทำงานรวม แถมระบุเวลาพักได้แบบยืดหยุ่น
  • วิธีจัดการข้อมูลแย่ๆ ด้วย Power Query ทั้งข้อมูลปนกัน ข้อมูลอยู่บนหัวตาราง
  • แยกข้อมูลที่อยู่สุดเน่า ด้วย Excel Power Query

Categories

Tags

ai collection concepts copy database Data Model data validation date dax dropdown error excel filter finance find format formula function game graph IF index intro inventory len link logic lookup match m code merge mid overview paste pivot power query right row solver sort speed split substitute table text time tips trim vba vlookup

Archives

  • April 2023 (3)
  • March 2023 (2)
  • February 2023 (2)
  • January 2023 (1)
  • October 2022 (1)
  • September 2022 (3)
  • August 2022 (3)
  • July 2022 (1)
  • June 2022 (3)
  • May 2022 (1)
  • April 2022 (2)
  • February 2022 (1)
  • December 2021 (2)
  • November 2021 (10)
  • September 2021 (2)
  • August 2021 (6)
  • July 2021 (2)
  • June 2021 (2)
  • May 2021 (10)
  • April 2021 (3)
  • March 2021 (3)
  • February 2021 (4)
  • January 2021 (8)
  • December 2020 (5)
  • November 2020 (13)
  • October 2020 (5)
  • September 2020 (11)
  • August 2020 (4)
  • July 2020 (13)
  • June 2020 (17)
  • May 2020 (16)
  • April 2020 (16)
  • March 2020 (10)
  • February 2020 (15)
  • January 2020 (16)
  • December 2019 (4)
  • November 2019 (3)
  • October 2019 (9)
  • September 2019 (1)
  • August 2019 (7)
  • June 2019 (3)
  • May 2019 (9)
  • April 2019 (9)
  • March 2019 (2)
  • February 2018 (1)
  • January 2018 (3)
  • November 2017 (3)
  • August 2017 (1)
  • July 2017 (1)
  • June 2017 (1)
  • May 2017 (6)
  • April 2017 (6)
  • March 2017 (7)
  • February 2017 (1)
  • January 2017 (2)
  • December 2016 (1)
  • October 2016 (2)
  • September 2016 (3)
  • August 2016 (2)
  • July 2016 (2)
  • June 2016 (1)
  • May 2016 (1)
  • April 2016 (1)
  • March 2016 (2)
  • February 2016 (1)
  • January 2016 (2)
  • December 2015 (2)
  • November 2015 (5)
  • October 2015 (3)
  • June 2015 (2)
  • May 2015 (1)
  • April 2015 (26)
  • January 2015 (1)
  • December 2014 (1)
  • November 2014 (2)
  • October 2014 (1)
  • September 2014 (2)
  • August 2014 (1)
  • June 2014 (1)
  • May 2014 (1)
  • April 2014 (3)
  • March 2014 (3)
  • February 2014 (12)
  • January 2014 (7)
  • December 2013 (2)
  • November 2013 (8)
  • October 2013 (2)

เทพเอ็กเซล : Thep Excel

copyright © 2022

  • Facebook
  • YouTube
เว็บไซต์นี้ใช้คุกกี้ (Cookies)
บริษัท เทพเอ็กเซล จำกัด ให้ความสำคัญต่อข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน เพื่อการพัฒนาและปรับปรุงเว็บไซต์รวมถึงสินค้าและบริการต่างๆ หากท่านใช้บริการเว็บไซต์นี้ โดยไม่มีการปรับตั้งค่าใดๆ แสดงว่าท่านยินยอมที่จะรับคุกกี้บนเว็บไซต์ และนโยบายสิทธิส่วนบุคคลของเรา
ตั้งค่าคุกกี้ยอมรับทั้งหมดอ่านเพิ่มเติม
Manage consent

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary
Always Enabled
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. These cookies ensure basic functionalities and security features of the website, anonymously.
CookieDurationDescription
cookielawinfo-checkbox-analytics11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-functional11 monthsThe cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional".
cookielawinfo-checkbox-necessary11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-others11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other.
cookielawinfo-checkbox-performance11 monthsThis cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance".
viewed_cookie_policy11 monthsThe cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.
Functional
Functional cookies help to perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collect feedbacks, and other third-party features.
Performance
Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.
Analytics
Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
Advertisement
Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
Others
Other uncategorized cookies are those that are being analyzed and have not been classified into a category as yet.
SAVE & ACCEPT