---
title: วิธีใช้ Excel สรุปตารางการใช้ห้องประชุม
url: https://www.thepexcel.com/meeting-room-analysis/
type: post
date: 2019-12-06
updated: 2020-03-30
author: Sira Ekabut
categories: [Pivot Table, Power Query]
---

# วิธีใช้ Excel สรุปตารางการใช้ห้องประชุม

ผมได้คำถามทาง Inbox ถึงวิธีการใช้ Excel สรุปตารางการใช้ห้องประชุม ว่าวันไหนมีประชุมช่วงไหนบ้าง โดยข้อมูลที่ได้คือเริ่มประชุมกี่โมง จบกี่โมง อยากรู้ว่าในช่วงเวลาไหนของวันไหน มีการใช้ห้องประชุมบ้าง โดยแบ่งช่วงทีละ 1 ชม. ผมคิดว่าคำถามน่าสนใจดี เลยขอเอามาทำเป็นบทความดีกว่าครับ

 

ในบทความนี้ผมจะขอเพิ่มความซับซ้อนเข้าไปเล็กน้อย ก็คือ จะให้สามารถมีได้หลายห้องประชุมด้วย จะได้เหมือนจริงมากขึ้นนะครับ

 

## ใช้สูตรเพื่อเตรียมข้อมูลเบื้องต้น

 

ก่อนอื่นเลย เรามีข้อมูลดิบดังนี้

 

|   |   |   |
| --- | --- | --- |
| **ห้องประชุม** | **Start** | **Finish** |
| 1 | 1/10/2019 5:25 | 1/10/2019 7:00 |
| 1 | 1/10/2019 7:25 | 1/10/2019 7:55 |
| 1 | 2/10/2019 7:20 | 2/10/2019 8:00 |
| 1 | 2/10/2019 9:20 | 2/10/2019 10:00 |
| 1 | 2/10/2019 10:20 | 2/10/2019 15:10 |
| 2 | 1/10/2019 6:00 | 1/10/2019 9:00 |
| 2 | 1/10/2019 7:05 | 1/10/2019 7:35 |
| 2 | 2/10/2019 9:00 | 2/10/2019 14:55 |

 

โดยที่ข้อมูลบันทึกเป็นวันที่และเวลาได้ถูกต้องแล้วตามการตั้งค่าใน control panel ของตัวเองซึ่งของผมตั้งเป็น วัน/เดือน/ปี

 ![1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-001.png) 

หากเราต้องการเวลาว่าประชุมไปกี่นาที นี่ง่ายมาก นั่นคือเอาเวลาจบ ลบ เริ่ม ซึ่งเลขที่ออกมาจะมีหน่วยเป็นวัน

 ![2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-002.png) 

หากเราอยากทำให้เลขเป็นหน่วยนาที เราก็เอาไปคูณ 24*60 แค่นั้นเอง

 ![3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-003.png) 

เดี๋ยวเราจะสร้างคอลัมน์ใหม่เพื่อแยกวันที่กับเวลาออกจากกัน โดยใช้ INT มาช่วยในการแยกวันดังนี้ครับ

 ![4](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-005-1-1024x466.png) 

และใช้ช่องเดิมลบ INT ก็จะได้เวลาครับ (เป็นวิธีคำนวณแบบคร่าวๆ ซึ่งจะผิดไปเล็กน้อยจากการคำนวณแบบ Floating Point ใน Excel แต่ไม่ต้องซีเรียสครับ)

 ![5](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-006-1024x417.png) 

ส่วนเวลาจบก็ทำเหมือนกัน

 ![6](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-007-1024x379.png) 

จากนั้นเพื่อไม่ให้งง เราจะเปลี่ยน Number Format เวลาเริ่มกับเวลาจบ ให้เป็นเวลาครับ

 ![7](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-008.png) 

ต่อไปเราจะทำการแบ่งเวลาออกเป็นช่วงๆ ทุกชั่วโมง โดยสร้างคอลัมน์ใหม่ดังนี้ครับ โดยเขียนแค่ 0:00 ตัวเดียว แล้วลาก Fill Handle ไปทางขวาเลย (โดยเราจะถือว่า ช่อง 0:00 คือเริ่มที่ 0:00 นั่นคือเป็นช่วง 0:00-1:00 ละกันครับ)

 ![8](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-009-1024x210.png) 

ต่อไป ในช่อง H2 เราจะเขียนสูตร IF เพื่อเช็คว่ามีการใช้ห้องประชุมในช่อง H2 นั่นมั้ย? ถ้ามีเราจะใส่เลข 1 ถ้าไม่มีจะใส่เลข 0 ครับ

 

หลักการคิดก็คือ ต้องตรงทั้งสองเงื่อนไขนี้ ดังนั้นจะใช้ AND มาช่วย

 
- เวลาเริ่มต้องเกิดน้อยกว่าหรือเท่ากับเวลาจบช่องนั้น หรือให้น้อยกว่าเวลาเริ่มช่องถัดไป นั่นคือ F2<I1
- เวลาจบต้องมากกว่าหรือเท่ากับเวลาเริ่มช่องนั้น G2>=H1

 

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเริ่ม 10:20 จบ 15:10

 
- ถ้าเป็นตอน 9:00 ก็จะผิดตั้งแต่เงื่อนไขเวลาเริ่ม แปลว่าไม่ติ๊ก
- ถ้าเป็นตอน 10:00 จะตรงตามเงื่อนไขทั้งคู่ แปลว่าติ๊ก

 

ดังนั้นใน H2 เราจะใส่สูตรว่า =AND( F2<I1 , G2>=H1 )*1   
(คูณ 1 เพื่อแปลง TRUE เป็น 1 FALSE เป็น 0)

 

และเนื่องจากเราจะ Copy ไปทั้งตาราง ดังนั้นจะต้องใส่ $ fix ตำแหน่งดังนี้

 

=AND( $F2<I$1 , $G2>=H$1 )*1

 ![9](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-013-1024x251.png) 

จากนั้น Copy ไปทั้งตาราง

 ![10](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-014-1024x195.png) 

จากนั้นใส่ Conditional Format -> Highlight Cell Rule -> Equal to 1 ให้เป็นสีแดง จะได้เห็นชัดๆ จะได้ตรวจสอบได้ง่ายหน่อยว่าแต่ละบรรทัดถูกต้องรึยัง?

 ![11](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-015.png) ![12](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-016-1024x198.png) 

## Pivot Table ตรงๆ แบบไม่ใช้ Power Query

 

พอได้ข้อมูลดังนี้แล้วก็สามาถเอาเข้า PivotTable ได้เลย แต่ว่ามันจะยากเพราะต้องดึงข้อมูลเวลาแต่ละช่วงมาที่ Value ถึง 24 อันแบบนี้

 ![13](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-032-1024x566.png) 

จากนั้นลาก Sigma Value จาก column มาไว้ที่ Row จะได้เห็นชัดขึ้น

 ![14](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-033.png) 

แล้วเอาห้องประชุมไว้ที่คอลัมน์แทน แล้วเอาวันนี้ไปไว้ที่ Filter/Slicer/Timeline ก็ได้ จากนั้นเปลี่ยน Report Layout เป็น Tabular Form จะได้เห็นชัดๆ

 ![15](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-034.png) 

ซึ่งถามว่าผลลัพธ์วิธีข้างบนถูกมั้ย? มันก็ถูกนะ แต่จะเจ๋งกว่าถ้าช่วงเวลามันเป็น Field ที่เอามาพลิกเล่นไปมาได้ แทนที่จะเป็น Sum of 24 อันแบบนี้

 

ดังนั้นเพื่อเราจะใช้ Power Query ช่วยในการตบคอลัมน์เวลา 24 อัน ให้มารวมเป็นคอลัมน์เดียวแต่มีหลายบรรทัดแทน

 

## ใช้ Power Query ตบข้อมูลให้เป็นลักษณะ Database มากขึ้น

 

ตอนแรกที่ผมลองทำ Get Data from Table/Range จากข้อมูลที่เราทำไว้ ปรากฏว่า ใน Power Query เครื่องผมมันน่าจะมี Bug ทำให้เห็นเลขทุกอย่างเป็น 0 แทนที่จะเป็น 1 กับ 0 (หากเราใช้วิธี Get Data from Table/Range ตรงๆ)

 

ดังนั้นผมเลยเปลี่ยนวิธี Get Data เล็กน้อย เป็นการ Get Data จากไฟล์ Excel ตัวเองแทน ซึ่งหากจะใช้วิธีนี้**ต้อง Save ไฟล์ Excel ของเราไว้ซะก่อนครับ**

 

จากนั้นไปที่ Get Data -> From File -> From Workbook แล้วเลือก File ตัวเอง -> เลือก Sheet1 ที่มีตารางที่เราทำ -> กด Transform Data

 

จะได้หน้าตาแบบนี้มา

 ![16](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-019-1024x316.png) 

จากนั้นลบ Step Changed Type ด้านขวาออกไปซะ

 

พอเลื่อนไปดูคอลัมน์ด้านขวาๆ ปรากฏว่ามันดันใส่วันที่มาในช่องเวลาของเราซะงั้น

 ![17](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-035-1024x284.png) 

แต่ไม่เป็นไรเดี๋ยวเราใช้วิธี Transpose เพื่อกำจัดมันได้ โดยให้ไปที่ Transform -> Transpose จะได้แบบนี้

 ![18](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-022-1024x702.png) 

จากนั้นเลือกคอลัมน์แรก แล้ว Split Column by Delimiter แล้วเลือกแบบใช้ space จะได้ดังนี้

 ![19](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-023-1024x576.png) 

จากนั้นเราจะทำการถมช่องว่างในคอลัมน์ 1.2 โดยการ Transpose กลับมาก่อน แล้วเลือกคอลัมน์ 1-7 แล้วFill Down

 ![20](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-024-1024x291.png) 

จากนั้นให้ลบแถวแรกออกไปซะ โดยไปที่ Home -> Remove Rows -> Remove Top Rows แล้วใส่เลข 1 เพราะจะเอาออก 1 แถว

 

ให้เราเลือก Use First Row as Header ไปจะได้แบบนี้

 ![21](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-025-1024x263.png) 

แล้วเรากดลบคอลัมน์เวลาเริ่มกับเวลาจบทิ้งไปซะ เพราะไม่ใช้แล้ว

 

แล้วเราก็เลือกคอลัมน์เวลา 0:00-23:00 ที่เตรียมไว้ จากนั้นไปที่ Transform -> Unpivot -> Unpivot Only Selected Column (ถ้าใครไม่มีก็เลือก Unpivot Column ธรรมดา)

 ![22](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-026-1024x360.png) 

จาก 24 คอลัมน์ จะมารวมหัวตารางกันในคอลัมน์เดียวชื่อ Attribute และมี Value แยกออกมาเป็นอีกคอลัมน์ดังนี้

 ![23](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-027-1024x475.png) 

เราแค่ดับเบิ้ลคลิ๊กเปลี่ยนชื่อคอลัมน์จาก Attribute เป็น “ช่วงเวลา” และ Value เป็น “Flagใช้งาน”

 ![24](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-028.png) 

ตรงคอลัมน์ช่วงเวลา ให้เปลี่ยน Data Type เป็นเวลาซะ เวลาเรียงใน Pivot Table จะได้ไม่มีปัญหา

 ![25](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-029-1024x410.png) 

จากนั้นเราก็ Close & Load to… ออกมาให้เป็น Pivot Table เลย

 

## สรุปข้อมูลด้วย Pivot Table หลังจากใช้ Power Query

 

แล้วเราก็ลาก Field ต่างๆ ตามใจชอบ เช่น ช่วงเวลาไว้ที่ Row, ห้องประชุมไว้ที่ Column, Flagใช้งานไปที่ Value และเอาวันไปเป็น Slicer หรือ Timeline ก็ได้ครับ

 ![26](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2019/12/meeting-time-030-1024x525.png) 

แบบนี้ก็จะตอบคำถามต่างๆ ได้ง่ายขึ้นว่า ช่วงที่มีคนใช้มากสุดคือ 7:00-8:00 อะไรแบบนี้ครับ

 

นี่คือประโยชน์มากๆ ของการใช้ Pivot Table ช่วยสรุปข้อมูล เพราะมันพลิกมุมมองไปมาได้สะดวก และการที่ทำให้ช่วงเวลารวมกันในคอลัมน์เดียวด้วย Power Query ได้ ก็ทำให้เราสามารถพลิกมุมมองเกี่ยวกับช่วงเวลาได้สะดวกขึ้นเช่นกันครับ

---

_Source: [https://www.thepexcel.com/meeting-room-analysis/](https://www.thepexcel.com/meeting-room-analysis/)_