---
title: การจัดการข้อมูลเบื้องต้น
url: https://www.thepexcel.com/prepare-manage-data/
type: post
date: 2015-04-05
updated: 2020-03-30
author: Sira Ekabut
categories: [Excel ทั่วไป]
tags: [flash fill, database]
---

# การจัดการข้อมูลเบื้องต้น

> การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database คือการจัดข้อมูลให้มีลักษณะดังนี้ ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัดบนสุดของ sheet ก็ได้) และในบรรทัดถัดจากนั้น ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดยสอดคล้องกับหัวตาราง เช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า เป็นต้น บรรทัดล่างสุดก็ไม่ต้องมีการสรุปข้อมูลอะไรทั้งสิ้น เพราะเราจะไปสรุปทีเดียวด้วยการใช้ PivotTable นอกจากนี้รอบๆ ฐานข้อมูลไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใน...

## การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database

 

คือการจัดข้อมูลให้มีลักษณะดังนี้

 
- ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัดบนสุดของ sheet ก็ได้)
- และในบรรทัดถัดจากนั้น ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดยสอดคล้องกับหัวตาราง  
   เช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า เป็นต้น
- บรรทัดล่างสุดก็ไม่ต้องมีการสรุปข้อมูลอะไรทั้งสิ้น เพราะเราจะไปสรุปทีเดียวด้วยการใช้ PivotTable
- นอกจากนี้รอบๆ ฐานข้อมูลไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใน Cell ที่ติดกับตาราง

  

|   |   |
| --- | --- |
| **แบบที่ถูกต้อง** | **แบบที่ไม่ควรทำ** |
| ![database-style](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/database-style.png)   แบบนี้ ok เลย | ![database-style-wrong](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/database-style-wrong.png)   เพราะไม่มีหัวตาราง |
|  | ![database-style-wrong2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/database-style-wrong2.png)   เพราะรอบๆ ตารางมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องติดอยู่ |

 

## มันไม่ง่ายอย่างที่คิด

 

บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เราจะต้องนำมาวิเคราะห์ประมวลผลใน Excel นั้น ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่นำมาวิเคราะห์ได้ทันที ซึ่งอาจมีหลายสาเหตุด้วยกัน เช่น

 
- ข้อมูลอยู่ในไฟล์อื่นนอก Excel
- ข้อมูลอยู่ในสภาพไม่เรียบร้อย มีข้อมูลขยะที่พิมพ์ผิดปนอยู่มาก
- ข้อมูลมีรูปแบบไม่เป็นไปตามต้องการ เช่น 
    - มีข้อมูลชื่อและนามสกุลอยู่ในช่องเดียวกันแต่เราต้องการแยกช่อง หรือ
    - มีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบ text เช่น 20150630 แต่เราต้องการนำไปแยกวิเคราะห์ในมุมมอง ปี หรือ เดือน เป็นต้น

 

ดังนั้นสิ่งที่สำคัญมาก คือ ความสามารถในการเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อยซะก่อน ซึ่งทำได้หลายวิธี แต่มีหลักการสำคัญคือ การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking

 

## Backward Thinking

 

แน่นอนว่าก่อนที่เราจะเริ่มจัดการข้อมูล เราควรจะต้องรู้ก่อนว่า “สุดท้ายแล้วเราอยากได้อะไร?” เมื่อรู้แล้วค่อยคิดย้อนกลับมายังจุดเริ่มต้นว่า “เราต้องเตรียมอะไร?” ซึ่งเทคนิคการคิดแบบนี้เรียกว่า[การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking](https://www.thepexcel.com/backward-thinking/) ซึ่งเป็นเทคนิคการคิดที่เจ๋งสุดๆ เลย สามารถนำไปประยุกต์ใช้มากมาย แม้แต่การค้นหาเป้าหมายชีวิตของตนเองก็ยังได้

 

แต่เอาล่ะ กลับมาที่ Excel ก่อนจะเตลิดไปไกลดีกว่าครับ ผมขอยกตัวอย่างดังนี้

 

[![3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2017/08/backward-think-01.png)](https://www.thepexcel.com/backward-thinking/)

 

พอรู้แล้วว่าควรจะสร้างคอลัมน์อะไรบ้างใน Database เรามาดูเทคนิคในการจัดการข้อมูลกันเบื้องต้นดีกว่า ว่าเราจะทำอะไรได้บ้าง

 

## การแตกข้อมูลออกเป็นหลายๆ คอลัมน์ ด้วย Text to Column

 

บางทีคุณอาจเจอสถานการณ์ที่ข้อมูลที่คุณมีนั้น อยู่ในรูปแบบที่ปนกันอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น  
 **นาย ศิระ เอกบุตร** ซึ่งจะเห็นว่ามีคำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล 3 อย่างปนอยู่ในช่องเดียวกัน แต่เราต้องการแยกมันออกมาเป็น 3 ช่อง เราสามารถใช้เครื่องมือ Text to Column มาช่วยได้เป็นต้น

 

[![text-col-1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-1.png)

 

วิธีการเรียกใช้งาน Text to Column ให้**เลือกข้อมูลต้นฉบับ**ที่ต้องการจะแยกข้อมูลก่อน (A1:A2) จากนั้นไปที่  
 [Data] –> Data Tools –> Text to Column

 

สิ่งที่จำเป็นจะต้องรู้ต่อไปก็คือ การทำงานของ Text to Column นั้น จะมี 2 Mode ให้เลือก ในการที่จะใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งข้อมูลจากคอลัมน์เดียวเป็นหลายๆ คอลัมน์ นั่นก็คือ

 
- **Delimited** : ใช้กับกรณีที่ข้อมูล**มีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์** โดย Excel จะถามว่าไฟล์ที่เราเลือกนั้นมีตัวแบ่งคอลัมน์ คือ **อักขระอะไร** ซึ่งมีตัวแบ่งที่ใช้กันบ่อยๆ เช่น Tab, Semicolon, Comma (มักใช้กับไฟล์ นามสกุล CSV (Comma Separated Value), Space (ช่องว่าง), Pipeline (เครื่องหมาย | ที่อยู่บนๆ ปุ่ม Enter) เป็นต้น
- **Fixed Width** : ใช้กับกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วย**จำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน **เช่น คอลัมน์แรกกว้าง 3 คอลัมน์ต่อไปอาจกว้าง 5 ก็ได้  
   
  
  [![text-col-2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-2.png)

 

ในตัวอย่างของผม จะเห็นว่ามีตัวแบ่งที่ชัดเจนเลย นั่นก็คือ ช่องว่าง ดังนั้นจะต้องเลือกโหมดเป็น Delimited แล้วเลือก Delimiter เป็น Space นั่นเอง (Excel2013 อาจแสดงภาษาไทยเพี้ยนๆ ตอน Preview ก็โปรดให้อภัยมันด้วยนะครับ)

 

[![text-col-3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-3.png)

 

พอเลือกเสร็จมันจะแสดงหน้าจอตัวอย่างให้ดู และถามว่าในแต่ละคอลัมน์นั้นคือข้อมูลประเภทอะไร **ถ้าขี้เกียจแก้ก็ปล่อยเป็น ****General ไปก็ได้ครับ** ทีนี้เราสามารถเลือกได้ด้วยว่าเมื่อทำเสร็จจะให้แบ่งข้อมูลแล้วไปไว้ที่ไหน ถ้าเราไม่ได้แก้ตรงนี้จะเป็นการทับข้อมูลต้นฉบับของเราไปเลยครับ

 

[![text-col-4](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-4.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-col-4.png)

 

จะเห็นว่า การจะใช้ Text to Column ได้เราจะต้องลองสังเกตข้อมูลของเราดูก่อน ว่าควรจะใช้ตัวแบ่งแบบไหนมาช่วยนั่นเอง ซึ่งความรู้ตรงนี้จะมีประโยชน์ในหัวข้อถัดไปอย่างมาก นั่นก็คือ การ Import ข้อมูลนั่นเอง

  

## Import เอาข้อมูลจากไฟล์อื่นเข้ามาที่ Excel

 

บางทีข้อมูลที่เราต้องใช้ ไม่ได้อยู่ใน Excel ดังนั้น จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่เราอาจต้องใช้ Excel ร่วมกับข้อมูลที่อยู่ข้างนอก เช่น เป็น Text File, ไฟล์ Database บน Access, หรือแม้กระทั่งข้อมูลในตารางที่อยู่บน Website

 

อาจมีหลายสาเหตุที่เรายังต้องพึ่งพาข้อมูลจากภายนอก เช่น ข้อมูลมีขนาดใหญ่ เช่น มากกว่า 1 ล้านบรรทัด ทำให้ใส่ใน Excel ไม่ได้ จึงต้องไปใส่ไว้ในที่อื่น เช่น Access แทน หรือบางทีข้อมูลจากมีการอัปเดทอยู่เสมอๆ เช่น ราคาหรือข้อมูลข้องหุ้นต่างๆ ที่อยู่ในเว็บไซต์ เป็นต้น

 

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอก ทำได้โดยไปที่ [Data] –> Get External data ซึ่งมีอยู่หลาย Source ให้เลือก ผมจะขอพูดเฉพาะตัวที่น่าจะใช้บ่อยๆ ดังนี้

 

### From Text

 

วิธีนี้ใช้กับข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบ Text ซึ่งรวมถึงไฟล์ที่เป็นนามสกุลพวก .txt หรือ .csv (comma separated value) ซึ่งเมื่อลองกด Import ข้อมูลดูแล้ว จะพบว่ามีเมนูให้เลือก 2 แบบ คือ Delimited กับ Fixed Width ซึ่งเป็นแบบเดียวกับการใช้ Text to Column เป๊ะๆ เลย (สบายเราล่ะ) แต่สิ่งที่อาจต้องเลือกเพิ่มคือ พวก**รหัสภาษาของไฟล์ต้นฉบับ** ซึ่งถ้ามีภาษาไทยอยู่ ผมแนะนำให้เลือก Thai เช่น 874:Thai (Windows) ครับ ไม่งั้นภาษาจะออกมาเน่าๆ และบางทีก็อาจต้องติ๊ก My Data has Headers ด้วย เพื่อบอก Excel ว่า ในไฟล์ที่กำลังจะ import นั้นมีหัวคอลัมน์มาด้วยนะ

 

[![text-import](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-import.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-import.png)

 

### From Web

 

อันนี้เหมาะกับการดึงข้อมูลใน Website โดยสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะดึงข้อมูลจากตารางไหนที่อยู่ใน Website หน้านั้นๆ โดยมันจะแสดงหน้าตา Website จริงๆ มาให้เราเลือกเลย

 

สมมติผมอยากได้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้หนัง ผมอาจใส่เว็บไซต์ Address จาก boxofficemojo: เป็น [http://www.boxofficemojo.com/yearly/chart/?yr=2015&p=.htm](http://www.boxofficemojo.com/yearly/chart/?yr=2015&p=.htm) แบบนี้ก็ได้

 

จากนั้นผมก็เลือกตรงลูกศรที่มีข้อมูลที่เราต้องการ จากสีเหลืองจะเป็นสีเขียว และผมอาจต้องกำหนด Options บางอย่าง เพื่อให้ข้อมูลไม่เพี้ยน เช่น บางที Excel ก็แปลงข้อมูลเป็นวันที่ให้เอง ซึ่งผมไม่ต้องการ จึงต้องเลือก Disable date recognition ไว้ด้วย

 

[![web-query](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/web-query.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/web-query.png)

 

ผลลัพธ์ที่ได้จะออกมาเป็นตารางให้โดยอัตโนมัติเลย

 

[![web-query2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/web-query2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/web-query2.png)

 

นอกจากนี้ เรายังสามารถ Save ลักษณะการ Import นั้นๆ (Save Web Query) ไว้ใช้ภายหลังได้อีกด้วย โดยการกดที่ icon แผ่น disk ข้างๆ คำว่า Options… ซึ่งพอ Save แล้วเราสามารถเปิดใช้ภายหลังโดยการ Open Query File ที่ Save ไว้ในเมนู Open File ปกติเลย** **

 

### การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access

 

การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access จริงๆ แล้วสามารถทำได้ 2 ที่ คือ From Access ตรงๆ และ From Other Sources –> From Microsoft Query แต่ผมว่าวิธีแรกง่ายกว่าครับ

 

#### From Access

 

อันนี้เราสามารถเลือกไฟล์ Access ได้เลยโดยตรงเลย พอเลือกไฟล์ Access แล้วมันก็จะให้เลือก Table/Query ที่เราต้องการจะ Import ต่อไป (ถ้าเป็น Query ตรงช่อง Type จะขึ้นว่า VIEW)

 

[![from-access](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/from-access.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/from-access.png)

 

เมื่อ Import แล้ว จะมีให้เลือกว่าจะให้ Import เป็น Table หรือกลายเป็น PivotTable เลย

 

[![from-access2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/from-access2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/from-access2.png)

 

ซึ่งหาก Import เป็น PivotTable Report จะสามารถ import ข้อมูลมามากกว่าจำนวนแถวที่ Excel รับไหวได้ด้วย คือ มากกว่า 1,048,576 Records ก็ยังได้

 

## มหัศจรรย์การจัดการข้อมูลด้วย Flash Fill ( Excel 2013 ขึ้นไปเท่านั้น)

 

ใน Excel 2013 ขึ้นไปมีเครื่องมือสุดเจ๋งที่ชื่อว่า Flash Fill มาให้เราใช้ ซึ่งความสามารถที่สุดแสนจะชาญฉลาดของมัน คือ  
 เราสามารถใส่ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ต้องการ โดย Excel จะพยายามเรียนรู้หา Pattern ในตัวอย่างที่เราใส่ลงไป แล้วจัดการกรอกข้อมูลที่เหลือให้ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ประโยชน์ได้มากมาย เช่น

 
- นำมาแบ่งคำ จาก 1 คอลัมน์ ออกมาเป็นหลายๆ คอลัมน์
- รวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์ มาไว้ที่คอลัมน์เดียว ในรูปแบบที่ต้องการ
- แยกเอาบางส่วนของคำออกมา
- เปลี่ยน Format ของข้อความให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ

 

[![4](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2017/04/flash4.png)](https://www.thepexcel.com/flash-fill-quick-win/)

  

รายละเอียดลองอ่านได้จากบทความ [งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill](https://www.thepexcel.com/flash-fill-quick-win/)

---

_Source: [https://www.thepexcel.com/prepare-manage-data/](https://www.thepexcel.com/prepare-manage-data/)_