---
title: การเลือก กรอกข้อมูล แก้ไขข้อมูลใน Excel
url: https://www.thepexcel.com/select-enter-edit/
type: post
date: 2015-04-02
updated: 2020-04-02
author: Sira Ekabut
categories: [Excel ทั่วไป]
tags: [selection, data entry, cell reference]
---

# การเลือก กรอกข้อมูล แก้ไขข้อมูลใน Excel

พื้นที่การทำงานใน Excel ประกอบไปด้วยช่องสี่เหลี่ยมหรือ Cell ให้เลือกมากมาย สมมติว่าเราเปิดไฟล์ Excel ที่คนอื่นทำขึ้นมา ปรากฏว่ามีข้อมูลถูกกรอกเอาไว้เต็มไปหมด ถ้าไม่มีวิธีอ้างอิงที่ดี เราจะเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงค่าจากช่องต่างๆ ได้ยากมาก ดังนั้นเราจึงต้องเข้าใจระบบการอ้างอิงข้อมูล (Cell Reference) ใน Excel ให้ดีด้วย

 

## การอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel (Cell Reference)

 

คุณเคยคิดมั๊ยครับว่า… ทำไมต้องมีการกำหนดการอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel ด้วย? เพื่อตอบคำถามนี้ ผมอยากให้ลองจินตนาการตามนี้นะครับ… พอดีผมเป็นคนชอบดูหนัง จึงขอยกตัวอย่างเรื่องของโรงหนังแล้วกัน

 

สมมติว่าคุณกำลังเดินเข้าโรงหนัง แล้วมีสาวสวย (หรือหนุ่มหล่อ) มาถามคุณว่า “ที่นั่ง E7 อยู่ตรงไหนคะ?” คุณจะสามารถพาเธอไปส่งยังที่นั่งได้สบายๆ อย่างไม่มีปัญหาเลย หากว่าในโรงหนังนั้นมีการอ้างอิงตำแหน่งเก้าอี้แต่ละตัวที่ชัดเจน และเป็นระบบที่เข้าใจง่ายดังรูป

 

[![movie-screen](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/movie-screen.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/movie-screen.png)

 

ลองคิดดูว่าถ้าโรงหนังที่มีที่นั่งเป็นร้อยๆ ที่ไม่มีระบบการอ้างอิงตำแหน่งที่ดีจะเกิดอะไรขึ้น! รับรองว่าคุณพาเธอไปไม่ถูกที่แน่นอน หรือกว่าจะหาที่นั่งเจอ หนังคงฉายจบไปก่อนแล้ว…

 

ใน Excel ก็เหมือนกันครับ แต่**ระบบการอ้างอิงช่องใน ****Excel นั้น ยิ่งจำเป็นกว่าโรงหนังมากนัก เนื่องจาก Excel มี Cell หรือช่องตารางเป็นล้านช่องต่อ 1 Sheet!! (เยอะสุดๆ)** แถมเรายังสามารถเขียนสูตรคำนวณผูกความสัมพันธ์แต่ละช่องได้อีกด้วย ดังนั้นการอ้างอิงว่าแต่ละช่องนั้นเรียกว่าอะไรจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

 

### ระบบการอ้างอิงใน Excel

 

Excel นั้นมีระบบการอ้างอิงไปยัง Cell ต่างๆ อยู่ 2 ระบบ คือ **ระบบ A1** และ **ระบบ R1C1** แต่ระบบมาตรฐานที่คนส่วนใหญ่ในโลกนี้ใช้กันคือ **“ระบบ A1”** และเป็นระบบที่ Excel เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติด้วย ดังนั้นในบทความนี้ผมจะขอพูดถึงแค่ระบบ A1 นะครับ

 

**ระบบการอ้างอิง Cell แบบ A1 **มีวิธีการอ้างอิงดังต่อไปนี้

 
- **ตั้งชื่อ ****Column คอลัมน์ (แนวตั้ง) ด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ** แต่ละอันไล่จากซ้ายไปขวา A B C… ไปจนถึง XFD และ
- **ตั้งชื่อ ****Row แถว (แนวนอน) ด้วยตัวเลข** ไล่จากบนลงล่าง 1 2 3 … ไปจนถึง 1,048,576

 

### การอ้างอิงแต่ละช่อง

 

[![cell-reference](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference.png)

 

เรียกได้ว่า “เมื่อรู้พิกัด เราก็รู้ชื่อ Cell ที่จะเรียกได้” เช่น ถ้าจะเรียก Cell ที่อยู่ตำแหน่ง**คอลัมน์ที่ ****4** ตัดกับ **แถวที่ ****3** เราก็จะเรียกว่า **D3** นั่นเอง

 

ในทางกลับกัน “เมื่อเรารู้ชื่อ Cell Reference เราก็จะรู้ว่ามันอยู่ตำแหน่งไหนเช่นเดียวกัน” เช่น A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3, B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3, C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5 เป็นต้น

 

ผมเชื่อว่า หากคุณสามารถซื้อตั๋วหนัง แล้วเดินเข้าไปนั่งได้ถูกที่ คุณต้องข้าใจการอ้างอิงใน Excel ได้เช่นกัน! ** **

 

### วิธีการดูว่า Cell แต่ละช่องชื่อว่าอะไร / จะอ้างอิงได้ยังไง?

 
- **วิธีที่ ****1 **: ให้คลิ๊กเลือกที่ Cell นั้นๆ แล้วดูที่ Name Box ที่อยู่ด้านซ้ายของ Formula Bar  
  
  
  [![cell-reference2-sign](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference2-sign.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference2-sign.png)
- **วิธีที่ ****2** : คลิ๊กที่ Cell อื่น จากนั้นให้พิมพ์ = ใน Formula Bar แล้วคลิ๊กเลือก Cell ที่ต้องการจะอ้างอิงได้เลย **มันจะบอกให้ว่า ****Cell ที่เราจิ้มไปสามารถอ้างอิงได้จากคำว่าอะไร**ซึ่งการพิมพ์เครื่องหมาย =ตามด้วยชื่อ Cell จะเป็นการใส่สูตรเพื่อ**บอกให้ ****Excel ดึงค่าจาก Cell ที่เราอ้างอิงนั้นมายัง Cell ที่ใส่สูตรอยู่**ครับ นับว่าเป็นหัวใจสำคัญของการใช้สูตร Excel เลยล่ะ เดี๋ยวจะมีอธิบายโดยละเอียดในบทต่อๆ ไปครับ  
  
  
  [![cell-reference3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference3.png)

 

### การอ้างอิงพร้อมกันหลายช่อง

 

ทีนี้ หากต้องการอ้างอิงหลายๆ ช่อง จะทำไงดี?? ไม่ต้องห่วงไป Excel ก็ได้มีการกำหนดสัญลักษณ์ที่เรียกว่า Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) มาช่วยในการระบุ Cell Referece ครับ โดยจะมี 3 ตัวคือ , (comma) : (colon) และ ช่องว่าง (space) ซึ่งแต่ละตัวเอาไว้ทำอะไรเดี๋ยวมาดูกันอีกทีครับ

 

เดี๋ยวเราจะใช้วิธีที่ 2 ที่ได้แนะนำไปก่อนหน้านี้ในการหัดเรียนรู้เรื่องของ Cell Referenceครับ เพราะวิธีการพิมพ์ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ที่ต้องการ Excel จะแสดงให้เราดูเลยว่าถ้าเลือกช่องแต่ละแบบใช้ Reference Operator ตัวไหน **เราจะได้ไม่ต้องมาจำไงล่ะ****!**

 

แต่คราวนี้ แทนที่จะใส่ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ต่างๆ เลยอย่างที่ผ่านมา ผมขอแนะนำให้ใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น SUM ซึ่งมีหน้าที่หาผลรวม ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น (สูตรสำเร็จรูป) ขั้นพื้นฐานที่ใช้บ่อยสุดๆ

 

วิธีการ มี 3 Step ง่ายๆ คือ 1.ให้ พิมพ์ **=SUM( **2.คลิ๊กเลือกช่องที่ต้องการ 3.ลองดูสิ่งที่ขึ้นมาครับ

 

การอ้างอิงแบบหลายๆ Cell พร้อมกัน สามารถแบ่งได้เป็น 3 กรณี คือ

 

##### อ้างอิงเป็นช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง (เวลากด = แล้วไล่คลิ๊กแต่ละช่องให้กด Ctrl ค้างไว้ด้วย)  

[![cell-reference-multi1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi1.png)

 

**ใช้ , (comma) เป็นตัวเชื่อม** การอ้างอิงแต่ละ Cell เข้าด้วยกัน โดย**ไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกัน**  
เช่น A1, C2, D1

 

##### อ้างอิงเป็นช่วงแบบต่อเนื่องกัน (เวลากด = แล้วคลิ๊กให้กดเม้าส์ค้างแล้วลากได้เลย)  

[![cell-reference-multi2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi2.png)

 

**ใช้ : (colon) ****เป็นตัวเชื่อม** ซึ่งเราจะใส่การอ้างอิงจาก**จุดซ้ายบนถึงขวาล่างของช่วง**  
เช่น A1:D2 จะให้ความหมายเดียวกับ ช่องเหล่านี้รวมกัน A1,B1,C1,D1,A2,B2,C2,D2

 

##### อ้างอิงแบบหาส่วนที่ซ้ำกัน (เวลากด = กดเม้าส์ค้างแล้วลาก กด Space 1 ที แล้วลากเม้าส์อีกช่วง)  

[![cell-reference-multi3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/cell-reference-multi3.png)

 

**ใช้ช่องว่าง (space) เป็นตัวเชื่อม** โดยจะได้ผลลัพธ์**เป็นช่องที่ซ้ำกัน** (Intersect) ระหว่าง Reference ที่เราใส่ลงไปทั้งหมด เช่น A1:D2 C1:C4) ผลที่ได้คือช่วง C1:C2 นั่นเองครับ แต่ถ้าไม่มีส่วนซ้ำกันเลย Excel จะแสดง Error ออกมาเป็น #NULL!

 

เมื่อลองใส่สูตรตามนี้แล้ว ลองกด Enter ดูครับ เพื่อดูว่าผลรวมที่ได้จากฟังก์ชั่น SUM คือเท่าไหร่ ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด แบบที่ 1-3 จะได้ผลรวม คือ 13, 40, 11 ตามลำดับครับ

 

### การอ้างอิง Cell จาก Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น

 

หากย้อนกลับไปเทียบกับเคสการหาที่นั่งในโรงหนังที่ยกตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากเปลี่ยนสถานการณ์เป็น เพื่อนคุณโทรมาบอกว่าได้จองที่นั่ง E7 ให้คุณแล้ว โดยที่คุณไม่รู้เลยว่าที่นั่ง E7 ที่กำลังพูดถึงอยู่นั้นคือโรงหนังที่ไหน รอบไหน โรงอะไร คุณจะไปนั่งถูกที่มั๊ยครับ?

 

ดังนั้นข้อมูลที่คุณต้องการ กรณีที่ไม่รู้ว่าเพื่อนของคุณกำลังพูดถึงโรงหนังอันไหน ก็คือ

 

|   |   |
| --- | --- |
| [![paragon](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/paragon.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/paragon.png) | **ข้อมูลสำคัญที่เราควรรู้ในการจะไปนั่งได้ถูกตำแหน่ง คือ ** |
| ที่ตั้งโรงหนัง | มันเป็นโรงหนังที่ Paragon Cineplex |
| เป็นโรงหนังที่เท่าไหร่ | โรงที่ 14 |
| รอบอะไร? | รอบ 20:40 |
| ตำแหน่งที่นั่งในโรงหนัง | E7 |

 

ผมกำลังจะบอกว่า ใน Excel ก็เช่นกัน เพราะว่าจริงๆ แล้ว Excel จะมีการอ้างอิงละเอียดถึง 3 ระดับ คือ Workbook / Worksheet / Cell

 

แต่ Excel ใจดีคือ ถ้าเราอ้างอิงอยู่ที่ Sheet เดียวกัน คุณแค่ระบุแค่ Cell มันก็ทำงานได้แล้ว (ข้อมูลอื่นถือว่าถูกละไว้ในฐานที่เข้าใจ) **แต่ถ้าเราเริ่มมีการอ้างอิงไปยัง Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น เราต้องมีการระบุข้อมูลเพิ่มด้วย**

 

|   |   |   |
| --- | --- | --- |
| **ประเภทการอ้างอิง** | **วิธีการเขียน** | **ตัวอย่าง และความหมาย** |
| **อ้างอิงจาก Sheet อื่น**   (ที่อยู่ไฟล์ Excel เดียวกัน) | =’ชื่อชีท‘!Range | =’ทดสอบ นะ‘!A10   แปลว่าให้เอาค่ามาจาก Sheet ชื่อ “ทดสอบ นะ” ในช่อง A10 |
| **อ้างอิงจาก Workbook อื่น**   (อยู่ในไฟล์ Excel อื่น) | =’ที่อยู่ไฟล์[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท‘!Range | =’D:\inwexcel\[testja.xlsx]แมว‘!B2:C6ให้เอาค่ามาจากไฟล์ที่ D:\inwexcel\[testja.xlsx ชื่อ Sheet “แมว” ในช่วง B2:C6 |

***Tips :** บางครั้งคุณอาจพบว่า ไม่สามารถใช้เทคนิค กด = แล้วเอา Mouse คลิ๊กไปยังไฟล์อื่นได้ นั่นเป็นเพราะไฟล์ที่ถูกอ้างอิงนั้นอาจถูกเปิดขึ้นในฐานะคนละโปรแกรมกับไฟล์ที่ใส่สูตรอยู่วิธีแก้คือให้ปิดไฟล์ที่จะอ้างอิงถึงก่อน แล้วค่อย**เปิดใหม่โดยใช้วิธีกด Open จากไฟล์ที่กำลังเขียนสูตรอยู่ แล้วค่อยทำการอ้างอิงไปหาอีกที***
 

### Tips: การ เลือก Cell ต่างๆ โดยใช้เครื่องมืออื่นๆ

 

นอกจากจะใช้ Mouse และ Keyboard ในการเลือก Cell / Range ต่างๆ ตามปกติแล้ว เรายังใช้เครื่องมืออื่นๆ ในการช่วยทำ Selection ได้ด้วยครับ ซึ่งทำให้เราทำงานเร็วขึ้นอีกมาก

 

#### ใช้ Name box (อยู่ทางซ้ายของ Formula Bar)

 

พิมพ์ Cell Reference ที่ต้องการเลือกลงไปใน Name Box แล้วกด Enter ได้เลย โดยจะใส่เป็น Cell หรือเป็น Range ต่อเนื่อง (B2:D7) หรือ ไม่ต่อเนื่อง (B3,B8,C20) ก็ได้ Excel จะวิ่งไปยังช่องที่เราพิมพ์ ซึ่งสะดวกมากเวลาที่ต้องไปยังช่องที่อยู่ไกลๆ

 

[![select-cell1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/select-cell1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/select-cell1.png)

 

[![select-cell2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/select-cell2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/select-cell2.png)

 

#### ใช้ เครื่องมือ Go to

 

การใช้เครื่องมือ Go to นี้ จะช่วยให้เราเลือก Cell ที่มีลักษณะจำเพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น เช่น เลือก Cell ที่เป็นสูตรทั้งหมด เลือก Cell ที่ไม่ถูกซ่อน หรือ เลือก Cell ที่มีค่าว่างเปล่าเท่านั้น เป็นต้น

 
- [Home] –> Editing –> Find & Select –> Go to… หรือ กด Ctrl + G
- พิมพ์ Cell ที่ต้องการเลือกลงไปได้เลย เช่นเดียวกับการใช้ Name box
- ใช้ Go to special…เพื่อเลือกข้อมูลที่มีลักษณะที่ต้องการ ที่ผมใช้บ่อยๆ เช่น 
    - Constant = เอาไว้เลือกช่องที่ไม่ใช่สูตร, Formulas = เลือกช่องที่เป็นสูตร
    - Blank = เอาไว้เลือกช่องว่างเปล่า
    - Visible Cells Only = เลือกเฉพาะช่องที่มองเห็น (เอาไว้ Copy เวลา Hide Cell ทำให้ copy เฉพาะ Cell ที่ไม่ได้ซ่อนอยู่ ตรงนี้มีประโยชน์มาก)
    - อื่นๆ อีกมากมาย

 

#### การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล และเลือกข้อมูล

 

เครื่องมือนี้นอกจากจะเอาไว้ค้นสิ่งที่ต้องการแล้ว ยังสามารถใช้เลือก Cell ที่มีข้อความหรือลักษณะที่กำหนดได้ด้วย ซึ่งเดี๋ยวเราจะมาเรียนรู้กันในบทที่สอนการใช้เครื่องมือ Find / Replace ครับ

 

### Tips: การอ้างอิงแบบ 3มิติ! ทะลุไปยัง Sheet อื่น ด้วย 3D Reference

 

[![3d-ref](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/3d-ref.gif)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/3d-ref.gif)

 

แทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ Sheet เดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่**ชื่อ ****Sheet แบบเป็นช่วง**ได้ โดยใส่ Sheet ที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วย Sheet ที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย (หรือจะกด Shift ค้างไว้ แล้วเลือก Tab Sheet อื่นก็ได้)

 

เช่น ผมนำมาใช้กับฟังก์ชั่น SUM จะสามารถทำได้ดังนี้

 

```
=SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4)
```

 

เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet ด้วย!

 

คำว่า **“Sheet ****ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง ****Sheet” **หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ Sheet 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปคิดในสูตรของเราด้วยโดยอัตโนมัติ!! สะดวกสุดๆไปเลยครับ

 

##### ฟังก์ชั่นที่รองรับการทำงานแบบ 3D Reference มีดังนี้

 

SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP, VARPA

 

## การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)

 

ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select หรือ**เลือก**** Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง**

 

โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้

 

|   |   |   |   |
| --- | --- | --- | --- |
|  | **ใช้ ****Mouse** | **ใช้ ****Keyboard** | **ใช้ ****Mouse ผสมกับ Keyboard ** |
| **เลือก ****Cell เดียว** | **คลิ๊กซ้าย** ที่ Cell ที่ต้องการ | **ใช้ปุ่มลูกศร** : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ **ทีละ ****1 ช่อง ****   กด ****Ctrl + ปุ่มลูกศร** : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet) |  |
| **เลือกหลาย ****Cell แบบต่อเนื่องกัน** | **คลิ๊กซ้าย** ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทาง | **กด ****Shift + ปุ่มลูกศร** : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง**   กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร** : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet) | โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทาง |
| **เลือกหลาย ****Cell แบบไม่ต่อเนื่องกัน** | ทำไม่ได้ตรงๆ    (ต้องใช้ Comma คั่น) | ทำไม่ได้ตรงๆ   (ต้องใช้ Comma คั่น) | คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆ |
| **เลือกหลาย ****Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้าง** | ทำไม่ได้ตรงๆ   (ต้องใช้ Comma คั่น) | ทำไม่ได้ตรงๆ   (ต้องใช้ Comma คั่น) | คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift |

 

## การกรอกข้อมูล (Data Entry)

 

การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน ถ้าหากว่าเราจะต้องเป็นคนกรอกข้อมูลลงไปใน Excel เอง เราจะต้องเข้าใจเรื่องนี้เป็นอย่างดี

 

เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter

 

การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ

 

### 1.**การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณ**

 

คือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น

 

[![กรอกข้อมูล](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/data.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/data.png)

 

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป

 

### 2.**การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ **

 

จะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5

 

[![formula](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/formula.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/formula.png)

 

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม

 

โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ

 

## ประเภทของข้อมูลใน Excel (Data Type)

 

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

 

**ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel** สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ

 

|   |   |   |   |
| --- | --- | --- | --- |
| **ประเภท** | **การใช้งาน** | **การจัดวาง** | **ตัวอย่างของข้อมูล** |
| **ตัวเลข (****Number) ** | เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์ | ชิดขวา | - ตัวเลขปกติ เช่น 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05 - ตัวเลขที่เป็นวันที่และ/หรือ เวลา เช่น 21/03/2017, 13:50 |
| **ตัวหนังสือ (****Text) ** | เป็นเพียงข้อความแสดงผล เอาไปคำนวณอะไรไม่ได้ | ชิดซ้าย | - ตัวหนังสือปกติ เช่น คำว่า แมว, girl - ตัวหนังสือที่รูปร่างเป็นตัวเลข เช่น 000352211 |
| **ตรรกะ หรือ เรื่องของการใช้เหตุผล (****Logic)** | เอาไว้ใช้กับการใส่เงื่อนไข ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นเป็นจริงหรือเท็จ เช่น ฟังก์ชั่น IF หรือ Conditional Formatting | กึ่งกลาง | - TRUE (จริง) - FALSE (เท็จ) |
| **ความผิดพลาด ****(Error)** | เอาไว้แสดงว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น มีหลายลักษณะ | กึ่งกลาง | (ดูรายละเอียดในLevel 7) |
| **Array** | ชุดของข้อมูลหลายๆตัวประกอบอยู่ด้วยกัน |  | เช่น {1,3,7,8}   (ดูรายละเอียดในLevel 35) |

 

## เทคนิคการกรอกข้อมูล

 

### ทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น

 

เมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ

 

[![data-direction](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/data-direction.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/data-direction.png)

 

**สังเกต!**

 
- เมื่อกด Enter จะเด้งไปช่องข้างล่าง แต่จะไม่ได้เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมนะครับ
- เมื่อกด Tab จะเด้งไปช่องขวา ไม่ได้เป็นการเว้นช่องว่าง (ใส่ Tab) ในช่องเดิมนะครับ
- ใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็จะเลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศรที่กดได้เช่นกัน

 

### กด Ctrl+Enter : ช่วยให้ใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกันได้ โดยไม่ทำให้ Format เปลี่ยนไป

 
1. ให้เลือกช่องหลายๆช่องพร้อมกัน (เลือกเป็น Range)
2. พิมพ์ข้อความ ตัวเลข หรือสูตรที่ต้องการ (มันจะเป็นการกรอกลงไปยังช่องซ้ายบนช่องเดียว)
3. กด Ctrl+Enter จะเห้นว่า Excel โปรยค่า(หรือสูตร) ที่เรากรอกลงไปทุกช่องที่เลือกไว้แต่แรก

 

[![ctrl-enter1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/ctrl-enter1-300x117.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/ctrl-enter1.png)

 

[![ctrl-enter2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/ctrl-enter2-300x116.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/ctrl-enter2.png)

 

### อยากขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิม

 

การขึ้นบรรทัดใหม่ใน Excel มี 2 วิธี คือ

 
1. **บังคับขึ้นบรรทัดใหม่จริงๆ โดยใช้ปุ่ม Alt+Enter : **โดยพิมพ์ข้อความลงไป จากนั้น ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วก็พิมพ์ข้อความบรรทัดต่อไปได้เลย  
  
  
  [![alt-enter1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/alt-enter1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/alt-enter1.png)
2. **ขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยการกด Wrap Text** : วิธีการคือให้กดปุ่ม [Home] –> Alignment –> Wrap Text ซึ่งวิธีนี้ Excel จะดูขนาด Cell ที่กรอกข้อมูล หากว่าเล็กเกินกว่าจะแสดงให้เห็นในบรรทัดเดียวกันได้ จะแสดงขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองโดยอัตโนมัติ (หากปรับขนาด cell ก็อาจทำให้การขึ้นบรรทัดใหม่เปลี่ยนไป)  
  
  
  [![alt-enter2-wraptext](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/alt-enter2-wraptext.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/alt-enter2-wraptext.png)

 

**สังเกต!** จะเห็นว่า ข้อความจริงๆ ใน Formula Barไม่ได้ถูกขึ้นบรรทัดใหม่ไปด้วย

 

### การกรอกข้อมูลวันที่

 

เมื่อเรากรอกข้อมูลวันที่ในรูปแบบที่ Excel รู้จัก มันจะทำการแปลงข้อมูลให้กลายเป็นวันที่ในรูปแบบมาตรฐานให้เองโดยอัตโนมัติ เช่น **วันที่ ****2 มีนาคม ค.ศ. 2015** สามารถกรอกได้หลายแบบดังนี้

 
- 2/3/2015
- 2/3 เฉยๆ Excel จะ Assume ว่าถ้าไม่ระบุปี มันจะใช้ปีปัจจุบัน ณ ขณะที่กำลังพิมพ์ให้
- 2-3 ก็ได้เช่นกัน (ใช้เครื่องหมาย – แทน / )
- 2 Mar 2015 หรือ 2 mar หรือ 2mar หรือ 2march หรือ 2มี.ค. หรือ 2มีนาคม ก็ได้

 

**ระวัง!** หากคุณพิมพ์ว่า 2/3/2558 มันจะหมายถึง ค.ศ. 2558 ซึ่งผิดทันที!! หากเราต้องการให้มันแสดงผลเป็น พ.ศ. 2558 ตอนกรอกข้อมูลต้องกรอกเป็น ค.ศ. ไปก่อน แล้วค่อยไปปรับการแสดงผลให้เห็นเป็น พ.ศ. อีกทีหนึ่ง จึงจะได้ค่าที่ถูกต้องครับ ซึ่งจะอธิบายโดยละเอียดภายหลัง

 

### อยากบังคับให้เป็นตัวหนังสือ

 

บางครั้งเวลาเราพิมพ์ข้อมูลลงไป เช่น อยากเขียนเลขว่า 1-10 (1 ถึง10)แต่พอพิมพ์เสร็จแล้วกด Enter จะเห็นว่า Excel เปลี่ยนข้อมูลของเรากลายเป็นวันที่ 1-ต.ค. ให้ซะงั้น!! หรืออยากพิมพ์ข้อความที่ขึ้นต้นด้วย = แล้ว Excel ดันเข้าใจไปเองว่าเรากำลังเขียนสูตร จะทำให้ค่าออกมาเป็น Error ไป

 

วิธีแก้ไข มี 2 วิธี คือ

 
1. **เปลี่ยน Number Format เป็น TEXT** **ก่อน** : เราต้องเปลี่ยนรูปแบบ Format ของ Cell นั้นให้เป็น Text ก่อน แล้วจึงค่อยกรอกข้อมูลลงไป ซึ่งการเปลี่ยน Number Format สามารถทำได้โดยไปที่ [Home] –> Number –> เลือก Dropdown ว่า Text (จะอธิบายในบทเรื่องของ Formatting อีกทีหนึ่ง )

 

[![text-formatting](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-formatting.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-formatting.png)

 

[![text-formatting2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-formatting2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/text-formatting2.png)

 
1. **พิมพ์ข้อความใดๆ ลงไปต่อจาก เครื่องหมาย ‘ **(ที่อยู่กับแป้นพิมพ์ “ง” น่ะครับ) : จะเป็นการบังคับให้ Excel รู้ว่าสิ่งที่เราพิมพ์ลงไปต่อจากเครื่องหมาย ‘ **เป็นตัวหนังสือทั้งหมด** นั่นคือ จะออกมาเป็นเพียงข้อความธรรมดา ไม่ใช่ตัวเลข หรือไม่ใช่สูตร และจะไม่แสดงเครื่องหมาย ‘ มาให้เห็นด้วย เช่น

 
- พิมพ์ ‘1-10 ก็จะแสดงออกมาเป็นคำว่า 1-10 เลย (ไม่กลายเป็น 1-ต.ค.)
- พิมพ์ ‘00001234 จะเห็นผลลัพธ์ว่า 00001234 (ไม่ได้เหลือแค่ 1234 ตามปกติ)

 

[![force-text](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/force-text.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/force-text.png)

 

**สังเกต!** : วิธีที่สอง จะมีเครื่องหมาย ‘ อยู่ใน Formula Bar ด้วย เพียงแต่ผลลัพธ์ในจะไม่เห็นเครื่องหมาย ‘ เท่านั้นเอง ส่วนลูกศรสามเหลี่ยมสีเขียวที่ขึ้นมา เป็นการเตือนว่า เรามีการใส่ตัวเลขในรูปแบบของ Text นะครับ

 

### อยากใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ทำไง?

 

เราสามารถใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่พิมพ์ลงไปตรงๆจาก Keyboard ไม่ได้ด้วยนะครับ

 

โดยการไปที่ [ Insert] –> Symbols –>Equation (ใส่สมการ) หรือ Symbol (ใส่สัญลักษณ์) จากนั้นก็เลือกตัวที่ต้องการได้ ซึ่งแต่ละ Font อาจมีสัญลักษณ์ไม่เหมือนกัน

 

[![symbol](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/symbol.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/symbol.png)

 

**ระวัง!** สัญลักษณ์คณิตศาสตร์ใน Symbol เอาไปใส่ในสูตรคำนวณไม่ได้นะครับ มันเป็นแค่ Text ธรรมดาตัวหนึ่งเท่านั้น อย่าสับสนล่ะ!!

 

### อยากใส่ Bullet Point ทำไง?

 

บางคนชอบใช้ Excel เป็นที่จดประเด็นต่างๆ ตอนประชุม เช่น อยากจะจดบันทึความคืบหน้าของงาน ซึ่งมีหลายชิ้น และมีผู้รับผิดชอบหลายคน

 

การใช้ใน Excel นั้นมีความได้เปรียบกว่าใน Word เพราะว่าใน Excel คุณสามารถทำการคัดกรองหรือ Filter ข้อมูลให้เห็นเฉพาะสิ่งที่กำลังสนใจได้ภายหลัง คุณอาจออกแบบตารางดังนี้

 

[![bullet2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/bullet2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/bullet2.png)

 

ซึ่งบ่อยครั้งเราอาจจะอยากใส่ Bullet Point ลงไปในช่องที่ค่อนข้างยาว เช่น ช่องรายละเอียด เพื่อให้มันอ่านได้ง่ายขึ้น (จริงๆ ใส่ขีด – ธรรมดาๆ ก็ได้ แต่มันไม่เท่ครับ!)

 

#### วิธีการใส่ Bullet Point ทำได้หลายวิธีดังนี้

 
- **ให้กดปุ่ม Alt+เลข7** (ต้องใช้ปุ่มเลข 7 บนแถบตัวเลขด้านขวาของ Keyboard) ได้เลย แต่ถ้าคุณใช้ Notebook ที่ไม่มีตัว Numpad ด้านขวา ให้ใช้การ insert Symbol แทนครับ
- **Copy Bullet Point มาจาก Ms Word **วิธีนี้เหมือนจะขี้โกงหน่อย แต่ก็ได้ผลดีนะครับ
- **ใส่สูตร ใช้ฟังก์ชั่น CHAR มาช่วย **ทำได้โดยเขียนว่า =CHAR(149) ครับ โดยสามารถสังเกตรหัส 149 ได้จาก Character Code ต้องต้องเลือกเป็น ASCII(Decimal) ก่อนนะครับ  
  
  
  [![symbol2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/symbol2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/symbol2.png)

 

## การแก้ไขข้อมูล (Editing)

 

คนเราทำอะไรก็ตาม ล้วนสามารถผิดพลาดกันได้ การแก้ไขจึงเป็นสิ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแล้ว ได้ 3 วิธี

 
1. **เลือกช่องที่ต้องการ แล้วเอา ****Mouse ไปคลิ๊กตรงที่จะแก้ใน Formula Bar**
2. **เลือกช่องที่ต้องการ แล้ว กดปุ่ม ****F2** : แบบนี้ไม่ต้องใช้ Mouse เลย (แต่Cursor ไปอยู่หลังสุด)
3. **กด ****Double Click ตรงที่จะแก้ใน Cell เลย **: แบบนี้ Cursor จะอยู่ตรงที่ดับเบิ้ลคลิ๊กเลย

 

จากนั้นก็พิมพ์แก้ หรือ ลบ สิ่งที่ต้องการได้เลยครับ ไม่มีอะไรยาก

 

### Undo & Redo

 

นอกจากการพิมพ์แก้แล้ว Excel ก็มีการใช้เครื่องมือมาช่วยการแก้ไขงานได้อย่างดี คือ

 
- **Undo **(กด Ctrl+z) : ยกเลิกการกระทำล่าสุด ถ้า Excel ไม่มีคำสั่งนี้ น้ำตาไหลแน่ครับ
- **Redo **(กด Ctrl+y) : ลงมือกระทำงานที่เพิ่ง Undo ไป

 

ทั้งสองคำสั่งนี้เป็นคำสั่ง Basic ที่มีใน Program ส่วนใหญ่อยู่แล้ว แต่สิ่งสำคัญที่ผมอยากจะเน้นคือ การกด Undo ด้วยคีย์ลัด Ctrl+z บน Keyboard จะทำให้คุณทำงานเร็วขึ้นมากนะครับ (แถมดูเหมือนมือโปรด้วย!) ดังนั้น พยายามหัดใช้ Keyboard ไว้ให้ชินด้วยนะครับ

 

ส่วนอีกคำสั่งที่คล้ายๆ กันและมีประโยชน์มากๆ คือ **Repeat Action** (คีย์ลัด ปุ่ม F4) ซึ่งเอาไว้ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่คุณทำบน Excel ผมจะขอยกไปพูดรายละเอียดต่อไปในอนาคต ซึ่งคุณควรจะเข้าใจเนื้อหาบางอย่างก่อน จึงจะเข้าใจการ Repeat ได้ครับ

 

## การลบข้อมูล (Clear vs Delete)

 

การลบข้อมูลมีอยู่ 2 แบบ ใหญ่ๆ คือ

 

##### ลบสิ่งที่อยู่ใน Cell ออกไป

 

[![clear1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/clear1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/clear1.png)

 

[![clear2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/clear2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/clear2.png)

 

จะเรียกว่าการ Clear (อยู่ที่ [Home] –> Editing –> Clear) ซึ่งมีหลายแบบ แต่ที่ควรรู้เช่น เช่น

 
- **Clear All** : ลบทั้งเนื้อหาและรูปแบบ
- **Clear Formats**: ลบรูปแบบ
- **Clear Contents**: ลบเนื้อหา (การกดปุ่ม Del บน Keyboard จะทำแบบนี้)

 

##### ลบ Cell นั้นๆ ให้หายไปเลย (แล้วเลื่อน Cell อื่นมาทดแทน)

 

[![delete1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/delete1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/delete1.png)

 

[![delete2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/delete2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/delete2.png)

 

จะเรียกว่า Delete ซึ่งมี 4 แบบ คือ

 
- **Delete Cells : **ลบเฉพาะช่องที่เลือก (แล้วจะถามว่าให้เลื่อน Cell ขึ้น หรือเลื่อนมาทางซ้าย)
- **Delete Rows : **ลบแถวเดียวกับช่องที่เลือกทั้งแถว
- **Delete Columns : **ลบคอลัมน์เดียวกับช่องที่เลือกทั้งคอลัมน์
- **Delete Sheet : **ลบ Sheet ที่ทำงานอยู่

---

_Source: [https://www.thepexcel.com/select-enter-edit/](https://www.thepexcel.com/select-enter-edit/)_