---
title: "การจัดเรียง และ กรองข้อมูล (Sort & Filter)"
url: https://www.thepexcel.com/sort-filter/
type: post
date: 2015-04-06
updated: 2020-04-01
author: Sira Ekabut
categories: [Excel ทั่วไป]
tags: [FILTER, SORT]
---

# การจัดเรียง และ กรองข้อมูล (Sort & Filter)

การเรียงข้อมูล (Sort) และ การกรองข้อมูล (Filter) เป็นทักษะพื้นฐานของการวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้นเราควรจะทำทั้งสองเรื่องนี้ได้อย่างคล่องแคล่วครับ ซึ่งปกติแล้ว เราควรจะทำการ Sort ข้อมูลก่อนที่จะใช้ Filter ครับ แต่**เราสามารถทำการ ****Sort ในเครื่องมือ Filter ได้ด้วย ผมเลยชอบใช้ Filter มากกว่า** สะดวกมาก

 

## การ Sort

 

การ Sort หรือการเรียงข้อมูลช่วยให้เราเห็นภาพข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รวมถึง**ทำให้เราสังเกตเห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติได้ง่ายขึ้น**ด้วย ดังนั้นการ Sort เป็นสิ่งทีเราควรทำเป็นอันดับแรกๆ เมื่อได้ข้อมูลมาเป็นลักษณะตาราง โดยเฉพาะตารางที่มีจำนวนข้อมูลเยอะๆ เป็นต้น

 

เครื่องมือในการ Sort ข้อมูลนั้น แรกสุด[**ควรเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะ ****Database**](https://www.thepexcel.com/prepare-manage-data/) ซะก่อนโดยที่เราสามารถกดใช้เครื่องมือ Sort ซึ่งเลือกได้ 2 ที่ คือ

 
1. ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> เลือกการ Sort ที่ต้องการ
2. ที่ [Data] –> Sort & Filter –> เลือกการ Sort ที่ต้องการ

 

โดยการ Sort ข้อมูลมีอยู่ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

 

### ต้องการ Sort คอลัมน์เดียว

 

แบบนี้เป็นแบบ Basic สุด คือ ไม่สนใจว่าคอลัมน์อื่นจะเรียงยังไง ซึ่งเทคนิคนี้สามารถใช้ปุ่มสี่เหลี่ยม Filter ช่วยในการ Sort ได้ (อย่างที่บอกไปแล้วตอนต้นว่าเครื่องมือ Filter มัน Sort ได้ด้วย) ซึ่งการ Filter นั้นเลือกได้ 2 ที่ คือ

 
1. ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> Filter
2. ที่ [Data] –> Sort & Filter –> Filter 
    - ถ้าข้อมูลเป็น Text จะมีให้เลือก Sort A->Z และในทิศกลับกัน
    - ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Smallest to Largest และในทิศกลับกัน

 

#### การ Sort ตรวจหาสิ่งผิดปกติ

 

หากคุณ Import Data มาใหม่ๆ ผมแนะนำให้ลองกด Sort ในช่องสำคัญๆ ที่คิดว่าจะต้องมีค่าบางอย่างตามที่เราต้องการ เช่น วันที่ ต้องอยู่ในช่วงวันที่เรากำหนด ไม่ขาดไม่เกิน หรือ ยอดขายไม่ควรมีเลขแปลกๆ ที่มากเกินไป น้อยเกินไป หรือมีข้อมูลขยะปนอยู่

 

ถ้า Sort แล้วเจอข้อมูลแปลกๆ ก็ควรที่จะกลับไปตรวจสอบแล้วจัดการข้อมูลตั้งแต่ต้นตอว่าเกิดจากอะไร เพราะหากไม่ตรวจให้ดีก่อน คุณอาจจะทำงานแบบสูญเปล่าไปอีกหลายชั่วโมงเลยก็ได้ (Garbage in, Garbage Out)

 

|   |   |
| --- | --- |
| **Data ก่อน Sort** | **Data หลัง Sort** |
| ดูเหมือนว่าข้อมูลจะปกติดี | พบเห็นข้อมูลที่ผิดปกติ เช่น มีตัวอักษรในช่องยอดขาย หรือมีค่ายอดขายที่มาก/น้อยผิดปกติ |
| [![strange-data](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data.png) | **Sort มากไปน้อย**  [![strange-data2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data2.png)  **Sort น้อยไปมาก**    เมื่อพบสิ่งปกติแล้ว คุณก็ต้องกลับไปดูแหล่งที่มาของข้อมูลอีกครั้งว่ามีอะไรผิดพลาดในขั้นตอนไหน     [![strange-data3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/strange-data3.png) |

 

### ต้องการ Sort แบบเป็นลำดับขั้นหลายๆ ชั้นซ้อนกัน

 

เช่น ถ้ามีคอลัมน์ A B C มีข้อมูลดังนี้

 

[![multiple-sort-1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/multiple-sort-1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/multiple-sort-1.png)

 

แล้วผมอยากได้ผลลัพธ์สุดท้ายว่า

 
- ให้เรียงรหัสพนักงานขาย (A) จากน้อยไปมาก
- ถ้าเป็นพนักงานคนเดียวกันให้เรียงวันที่ขาย (B) จากก่อนไปหลัง
- ถ้าสุดท้ายยังเป็นวันเดียวกันอีก ให้เรียงยอดขายแต่ละรายการ (C) จากยอดขายมากไปน้อย

 

***ใช้เครื่องมือ ******Sort ******บน ******Ribbon***

 

วิธีนี้เป็นการใช้ Tool สำเร็จรูปมาช่วย ให้ไปที่ [Data] –> Sort & Filter –> Sort โดยที่แต่ละ Level ที่จะ Sort เราจะต้องเลือกว่าจะเป็น Sort by คอลัมน์อะไร เรียงโดยอะไร (มักจะเป็น Value) และเรียงจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย โดยที่สามารถกด Add Level เพื่อเพิ่มลำดับการ Sort ได้

 

แต่วิธีการใช้เครื่องมือนี้ Level ที่อยู่ระดับข้างบน จะถือว่าเป็นคอลัมน์หลัก นั่นคือ เราต้อง Add Level จากบนลงล่าง ตามรูป

 

[![multiple-sort-3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/multiple-sort-3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/multiple-sort-3.png)

 

ซึ่งจะเห็นว่าลำดับการเรียงจะต้องทำตรงกันข้ามกับวิธีใช้ปุ่ม Filter นะครับ

 

### เมื่อเรียงไปมาแล้ว จะยกเลิกการเรียง ให้กลับเรียงแบบตอนแรกยังไง?

 

การ Sort นั้นมักเปิดปัญหาอย่างหนึ่งที่คนใช้งานทั่วๆ ไปมักจะเจอกัน นั่นก็คือ พอเรียงข้อมูลไปแล้ว อยากจะให้กลับมาเรียงแบบตอนแรกสุด ก็ทำไม่ได้แล้ว ซึ่งต่างจากการทำ Filter ที่กำลังจะพูดถึง เพราะ Filter กรองข้อมูลแล้ว ยกเลิกการกรองกลับมาเป็นแบบเดิมได้

 

เทคนิคที่จะช่วยให้ Sort กลับมาเป็นแบบเดิมได้คือ ต้อง**สร้างคอลัมน์เพิ่ม 1 คอลัมน์ แล้วใส่เลข ****Running แบบการเรียงตั้งต้นเอาไว้ก่อน** เพื่อที่จะได้เรียงกลับมาเหมือนเดิมได้หากต้องการภายหลัง ซึ่งคุณสามารถใช้ Fill Handle มาช่วยทำเลข Running ได้อย่างรวดเร็วครับ

 

### ถ้าหัวตารางมีหลายบรรทัดทำยังไง?

 

ถ้าหัวตารางมีหลายบรรทัด แล้วเรากดปุ่ม Filter ไปตรงๆ ปุ่ม Filter จะไปโผล่ที่บรรทัดบนสุด ซึ่งมันจะคิดว่าบรรทัดถัดลงมาเป็น Data ซึ่งจริงๆ แล้วคือชื่อหัวตารางบรรทัดที่สองต่างหาก แบบรูปข้างล่างนี้ผิดเห็นๆ เพราะมีคำว่า ชื่อ ซึ่งเป็นหัวตารางบรรทัดล่าง มาให้เลือกใน Filter ด้วย

 

[![filter-wrong](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-wrong.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-wrong.png)

 

วิธีแก้คือ **ให้เลือกเฉพาะ ****Cell ที่เป็นหัวตารางจริงๆ ของเราบรรทัดสุดท้ายก่อนจะกด Filter** (ในที่นี้ ตัวอย่างของผมคือบรรทัดที่ 3 ช่อง A3:C3) หรือจะให้ง่ายก็สามารถกดเลือกทั้งบรรทัดเลยก็ได้ แล้วค่อยกด Filter จะได้ผลว่าปุ่ม Filter โผล่ออกมาที่บรรทัดที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง

 

[![filter-ok](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-ok.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-ok.png)

 

## การ Filter

 

บ่อยครั้งที่เรามีข้อมูลดิบจำนวนหนึ่ง แต่ข้อมูลที่เรากำลังสนใจมันจำเพาะเจาะจงกว่านั้น ซึ่งเป็นแค่ส่วนหนึ่งของข้อมูลทั้งหมด ดังนั้นการกรองข้อมูลให้แสดงเฉพาะสิ่งที่เราสนใจเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก ซึ่งทำได้ด้วยเครื่องมือ Filter นั่นเอง

 

เมื่อเตรียมข้อมูลเป็น Database แล้ว ให้ Click ที่ช่องใดช่องหนึ่งของตารางข้อมูล (เช่น A1) แล้วกดใช้เครื่องมือ Filter ซึ่งเลือกได้ 2 ที่ คือ

 
1. ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> Filter
2. ที่ [Data] –> Sort & Filter –> Filter

 

เวลากด Filter แล้วจะ**มีปุ่มสี่เหลี่ยมขึ้นมาที่ด้านขวาของหัวตาราง** เราสามารถกดปุ่มนั้นเพื่อเข้าสู่เมนูการกรองข้อมูล ซึ่งเมื่อกดปุ่มกรองที่คอลัมน์ไหน มันก็จะกรองข้อมูลโดยใช้หลักเกณฑ์คอลัมน์นั้น

 

[![Filter](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter.png)

 

เราจะลองทำการกรองดู โดยให้ลองเลือกให้ติ๊กถูกเหลือแค่ Food โดยให้ติ๊ก Select All ออกก่อน แล้วค่อยกดเลือก Food และ/หรืออย่างอื่นที่ต้องการ แล้วกด Ok

 

### วิธีสังเกตว่ามีการกรองข้อมูลเกิดขึ้น

 

[![Filter-After](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-After.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-After.png)

 

จะเห็นว่าเมื่อกรองข้อมูลแล้ว จะมีเครื่องหมายกรวยกรอง โผล่ขึ้นมาที่คอลัมน์ที่มีการกรองเกิดขึ้น รวมถึงจะเห็นว่า Row Number จะหลายเป็นสีฟ้า แถมเลขก็มีการข้ามลำดับด้วย

 

### การกรองด้วย Filter มีอยู่ 2 ลักษณะ ดังนี้

 
1. **การกรองค่าแบบเจาะจง **:เวลากดแล้วมีCheck Boxอันไหนที่ไม่อยากเห็น ก็ติ๊กออกได้ 
    - หากมี Choice ให้เลือกเยอะจนเลือกไม่ไหว อาจใช้เครื่องมือ Search ใน Filter มาช่วย เช่น ผมพิมพ์คำว่า f ลงไปในช่อง search จะขึ้นทุก Choice ที่มีคำว่า f อยู่  
      
      
      [![filter-search](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-search.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-search.png)
    - จากนั้นพอกด ok ก็จะ Filter เหลือแต่สิ่งที่เลือกไว้
    - หากคุณกด Filter ใหม่ คราวนี้ลองเปลี่ยนคำบ้าง พอกด ok มันก็จะทับผลการ Filter เดิมที่ได้เคยทำไว้เลย  
      **Tips** : แต่ถ้าหากคุณอยากจะให้มัน add item เพิ่มจากรายการเดิมที่เลือกไว้แล้ว ให้ติ๊กช่อง Add current selection to filter ด้วย เช่น  
      
      
      [![filter-add-current-selection](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-add-current-selection.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-add-current-selection.png)
2. **การกรองค่าแบบกำหนดเงื่อนไข** **จะขึ้นกับประเภทของข้อมูลในคอลัมน์นั้น**

 

**Text Filters **

 

[![Filter-Text](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-Text.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-Text.png)

 

จะเลือกได้กรณีข้อมูลเป็น Text ซึ่งมีเงื่อนไขให้เลือกดังนี้

 

|   |   |
| --- | --- |
| **เงื่อนไข** | **ความหมาย** |
| Equals… / Does Not Equal…. | ช่องนั้นเป็นคำ xxx /ไม่ใช่คำ xxx แบบเป๊ะๆ |
| Begins With…/ Ends With… | ขึ้นต้น / ลงท้าย ด้วยคำว่า xxx |
| Contains… / Does Not Contain… | มีคำว่า / ไม่มีคำว่า xxx อยู่ในช่องนั้น |
| Custom Filter | เป็นการ Combination 2 เงื่อนไขด้วย And หรือ Or อีกที   นอกจากนี้ยังใช้เครื่องหมาย Wildcard คือ * หรือ ? ได้ด้วย (จะอธิบายใน Level Advanced) |

 

**Number Filters **  
ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Number Filter ซึ่งเลือกเงื่อนไขได้ดังนี้

 

|   |   |
| --- | --- |
| **เงื่อนไข** | **ความหมาย** |
| Equals… / Does Not Equal…. | ช่องนั้นเป็นเลข xxx /ไม่ใช่เลข xxx แบบเป๊ะๆ |
| Greater Than…/Greater Than Or Equal To…/Less Than…/Less Than Or Equal To…/ Between… | ช่องนั้นเป็นเลขที่มากกว่า/น้อยกว่า/ระหว่าง เลข xxx ที่กำหนด |
| Top 10… | มีค่าอยู่ใน Top xxxx นับเป็นรายการ/ หรือนับเป็น Percent |
| Above Average / Below Average | มีค่ามากกว่า/น้อยกว่าค่าเฉลี่ย |
| Custom Filter | เป็นการ Combination 2 เงื่อนไขด้วย And หรือ Or อีกที   นอกจากนี้ยังใช้เครื่องหมาย Wildcard คือ * หรือ ? ได้ด้วย (จะอธิบายใน Level Advanced) |

 

#### Filter ด้วยสี (Filter by Color)

 

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้การ Filter ด้วยสี (Filter by Color) ได้ด้วย **อันนี้มีประโยชน์เวลานั่งตรวจงานแล้วทำ ****Highlight สีบางช่องที่สนใจเอาไว้ ทำให้สามารถเช็คหรือหาตอนหลังได้ง่ายขึ้น**

 

โดยมันจะดูว่าเรามีการใส่สี Fonts หรือพื้นหลังแบบไหนบ้าง แล้วมันจะขึ้นมาให้เลือกตามนั้นเลย

 

[![Filter-Color](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-Color.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/Filter-Color.png)

 

### Filter VS Hide

 

Filter กับ Hide ก็เป็นการทำให้ข้อมูลมองไม่เห็นเหมือนกัน แต่มีจุดที่ต่างกันพอสมควร แต่ประเด็นที่สำคัญเวลาเราทำงานกับมันมีอยู่ 2 เรื่องที่เจอบ่อยๆ คือ 1. การ Copy ข้อมูลออกมา Paste ที่อื่น กับ 2. การ Input ข้อมูลหรือสูตรลงไปในบริเวณข้อมูลที่ Filter/Hide

 

#### การ Copy ข้อมูลออกมา Paste ที่อื่น

 

หากเรา Filter ข้อมูลแล้ว Copy ไป Paste ที่อื่น ข้อมูลที่ถูกกรองทิ้งจะไม่ถูก copy ไปด้วย แต่ข้อมูลที่ถูก Hide ไว้ยังถูก Copy ไปอยู่ดี (เหมือนกับตอนปกติที่ไม่มีการ Hide)

 

|   |   |
| --- | --- |
| **Filter** | **Hide** |
| ข้อมูลมีการ “Filter เอานาย ก ออกไป”   แล้ว Copy/Paste ไปไว้ที่อื่น | ข้อมูลมีการ “Hide เอานาย ก ออกไป”   (ไม่มีการ Filter) แล้ว Copy/Paste ไปไว้ที่อื่น |
| [![filter-vs-hide-2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-vs-hide-2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-vs-hide-2.png) | [![filter-vs-hide-3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-vs-hide-3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-vs-hide-3.png) |
| จะเห็นว่า**มีเส้นประขึ้นมาเป็นกรอบหลายๆ ชุด**** (เส้นประมีการแบ่งแยกบริเวณกัน)** ซึ่งบ่งบอกว่า มีการแบ่งข้อมูลออกเป็นหลายก้อนเมื่อ Paste ลงที่อื่นแล้ว จะเหลือแค่ข้อมูลที่มองเห็นหลัง Filter จริงๆ | จะเห็นว่า**มีเส้นประขึ้นมาเป็นกรอบเพียงชุดเดียว**** (เส้นประไม่แบ่งแยกบริเวณ) **ซึ่งบ่งบอกว่า ข้อมูลมีเพียงก้อนเดียวเมื่อ Paste แล้วข้อมูลที่เคยถูก Hide อยู่ก็กลับถูกแสดงออกมา ไม่เหมือนการใช้วิธี Filter ครับ |

 

#### การ Input ข้อมูลลงไป

 

หากเรา Filter ข้อมูลแล้ว Input ข้อมูลลงไปในบริเวณข้างเคียง แล้วลาก Fill Handle หรือ Copy สูตรลงมา มันจะข้ามบรรทัดที่ข้อมูลถูกกรองทิ้งไป คือมีการกรอกข้อมูลแต่บรรทัดที่มองเห็นอยู่เท่านั้น แต่ข้อมูลที่ถูก Hide ไว้จะถูกกรอกข้อมูลหรือสูตรอยู่เช่นเดิม (เหมือนกับตอนปกติที่ไม่มีการ Hide)

 

|   |   |
| --- | --- |
| **Filter** | **Hide** |
| ข้อมูลมีการ “Filter เอานาย ก ออกไป”   จากนั้นมีการกรอกข้อมูลข้างๆ แล้วลาก Copy ลงมา | ข้อมูลมีการ “Hide เอานาย ก ออกไป” (ไม่มีการ Filter)   จากนั้นมีการกรอกข้อมูลข้างๆ แล้วลาก Copy ลงมา |
| **กรอกข้อมูลตอน Filter เอาไว้**  [![filter-hide-input1](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input1.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input1.png)  **หลัง Clear Filter**    [![filter-hide-input2](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input2.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input2.png) | **กรอกข้อมูลตอน Hide เอาไว้**  [![filter-hide-input3](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input3.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input3.png)  **หลัง Unhide**    [![filter-hide-input4](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input4.png)](https://www.thepexcel.com/wp-content/uploads/2015/04/filter-hide-input4.png) |
| จะเห็นข้อมูลขึ้นมาเฉพาะบรรทัดที่มองเห็นข้อมูล (ไม่ได้ถูกกรอกทิ้ง) เท่านั้น | จะเห็นข้อมูลขึ้นมาทุกบรรทัดตามปกติ (ที่บรรทัดที่ 2 ไม่ขึ้น เพราะตอนกรอกข้อมูล ผมเริ่มที่บรรทัดที่ 3 แล้วลากลง) |

---

_Source: [https://www.thepexcel.com/sort-filter/](https://www.thepexcel.com/sort-filter/)_