Tag: database

จัดเต็มสอนวิเคราะห์ข้อมูลจาก Data.go.th จบครบทุกขั้นตอนแบบละเอียดยิบ

จัดเต็ม! สอนใช้ Excel วิเคราะห์ข้อมูลจาก Data.go.th (Open Government Data of Thailand) จบครบทุกขั้นตอนแบบละเอียดยิบ ตั้งแต่ค้นหา รวบรวมและดัดแปลงข้อมูล ยันสรุปผล และ ทำซ้ำแบบสบายๆ
ซึ่งขอเตือนไว้ก่อนว่าคลิปยาว 40 นาที แต่รับรองว่าเป็น 40 นาทีที่ได้ความรู้เพิ่มไปมากมายแน่นอน เพราะมีเทคนิคเจ๋งๆ เพียบ!
สารบัญ
00:00 เกริ่นนำ
03:08 ค้นหาข้อมูลจาก data.go.th
06:57 เริ่ม Download ข้อมูล
13:43 รวบรวมและดัดแปลงข้อมูล
18:48 ปัญหาในการรวบรวมข้อมูล
32:46 สรุปผลด้วย PivotTable
38:02 วิธีทำรายงานซ้ำเมื่อมีข้อมูลเพิ่ม
40:01 แนะนำเพจ DIGI

ค้นหาข้อมูล
ค้นจาก https://data.go.th/ มีเทคนิคค้นหาไงให้หาเจอสิ่งที่ต้องการ?
ซึ่งในคลิปผมต้องการวิเคราะห์ข้อมูล นำเข้า ส่งออก ของไทยในปี 2021 เทียบกับ 20 ปีก่อนหน้า
(ตอน Save ข้อมูล ถ้าขี้เกียจ Save หลายไฟล์แบบในคลิป ให้ลองแค่บางเดือนก่อนก็ได้ครับ)
รวบรวมและดัดแปลงข้อมูล
จะเป็นการรวบรวมข้อมูล นำเข้า ส่งออก ของปี 2001 เทียบกับปี 2021 รวมกันทั้งหมด 48 ไฟล์ ทำยังไงให้รวมกันได้ง่ายๆ และเพิ่มข้อมูลได้ง่ายๆ ในอนาคต
สรุปผล
แสดงวิธีสรุปผลข้อมูลด้วย PivotTable โหมด Data Model ซึ่งสามารถแสดงข้อมูลแสดง Top 5 Country แต่ว่า Sub Total / Grand Total สามารถแสดงยอดทั้งหมดได้
ทำซ้ำ
การที่เราใช้ Power Query ช่วย จะช่วยให้สามารถทำรายงานซ้ำ เวลามีข้อมูลเพิ่มได้ง่ายๆ แค่กดปุ่ม Refresh

April 2, 2022
จงแยก Report กับ Database ออกจากกัน (ถ้าอยากใช้ Excel ให้ง่าย)

ปัญหาอย่างหนึ่งที่ผมมักเจอคนมาถามบ่อยๆ คือ ปัญหาที่การสรุปข้อมูลนั้นทำได้ยาก ซึ่งสาเหตุก็เป็นเพราะ ข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้ถูกบันทึกในเชิง Database แยกออกมาต่างหากจากรายงาน แต่กลับมีการกรอกข้อมูล Input ลงไปในรายงาน หรือผลลัพธ์ที่เค้าต้องการไปเลย ซึ่งจะทำให้การสรุปเปลี่ยนมุมมองจากเดิมทำได้ยาก การเพิ่มข้อมูลก็อาจจะไม่สะดวกด้วย
ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะแก้ได้อย่างตรงประเด็น “จะต้องแยก Report กับ Database ออกจากกัน” คือเราจะไม่กรอกข้อมูลลงไปในรายงานผลลัพธ์สุดท้าย แต่เราจะกรอกข้อมูลลง Database แล้วพยายามสร้าง Report ที่สรุปมาจากข้อมูล Database ต่างหากล่ะ
ซึ่งการสรุป จะใช้สูตร หรือใช้ PivotTable ก็แล้วแต่ความถนัดของแต่ละคนแล้วครับ

July 3, 2021
การออกแบบตารางบันทึกข้อมูลที่ดีใน Excel (ลักษณะของ Database ที่ถูกต้อง)

เรื่องที่น่าปวดหัวที่สุดเวลาที่เราต้องสรุปข้อมูล ไม่ว่าจะใช้ PivotTable หรือพวก SUMIFS สรุปก็ตาม ก็คือ การบันทึกตารางข้อมูลในรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง (ไม่ว่าจะทำเอง หรือ ได้มาจากคนอื่น) ซึ่งมาจากการออกแบบตารางที่ผิด
การบันทึกข้อมูล “ไม่ถูกรูปแบบ” จะทำให้หลายคนสรุปข้อมูลไม่ได้ดั่งใจ หรือทำได้ลำบากกว่าที่ควรจะเป็นมากๆ ใน Post นี้ผมจะแนะนำให้ว่า การบันทึกข้อมูลแบบไหนที่ไม่ควรทำ และแบบไหนที่ควรทำ รวมถึงแนวทางแก้ไขเบื้องต้นด้วยครับ
คลิปวีดีโอ

ปัญหาเกี่ยวกับหัวตาราง

หัวตาราง 2 ชั้น ทำให้มีปัญหาในการใส่ Filter และ การนำเข้า PivotTable อย่างรุ่นแรง อันนี้น่าจะเป็นเรื่องที่ผิดพลาดแบบเด่นชัดมากที่สุดเลยครับ วิธีที่ถูกต้อง ทุกครั้งให้ทำหัวตารางแค่บรรทัดเดียวเท่านั้น และต้องมีครบทุกคอลัมน์ด้วย
แต่ถ้าจำเป็นต้องทำ 2 ชั้นจริงๆ เพราะความสวยงาม ให้ทำแยกบรรทัดไปอีก section ด้านบนโดยไม่ต้องอยู่ติดกับตารางไปเลย แล้วค่อนซ่อนตัวบรรทัดเดียวไปซะเพื่อความสวยงาม

แม้ว่าการแยกข้อมูลในเรื่องเดียวกันเป็นหลายคอลัมน์ จะสามารถเอาเข้าไปใช้ใน Pivot Table ได้ แต่ก็จะทำให้มีปัญหาตอนทำยอดสรุปรวมหลายๆ สินค้าเข้าด้วยกัน เช่น จะหายอดรวมของ หนังสือกับอาหาร ตอนสรุปด้วย PivotTable แบบนี้ก็จะยากแล้ว
การทำข้อมูลเรื่องเดียวกันให้มาอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน จะช่วยให้ตอนสรุปยอดรวมใน Pivot Table รวมถึงการ Filter ง่ายขึ้นมาก
แนวทางแก้ไข : วิธีแก้ไขที่ง่ายที่สุด สามารถใช้เครื่องมือ Unpivot ของ Power Query ได้ครับ
ปัญหาเกี่ยวกับตัว Data

การเว้นว่างข้อมูลเอาไว้ในฐานที่เข้าใจ แม้จะทำให้สายตามนุษย์มองได้แบบสะดวก ไม่ลายตา แต่คอมพิวเตอร์จะถือว่าเป็นช่องว่างทันที ซึ่งเป็นคนละความหมายกัน
การใส่ข้อมูลแบบไม่เว้นว่าง ทำให้ Computer เข้าใจได้ถูกต้อง แม้จะดูลายตา แต่เวลานำไปทำรายงานใน PivotTable สามารถทำให้ไม่ลายตาได้อยู่แล้ว
แนวทางแก้ไข : สามารถใช้เครื่องมือ Fill Down ของ Power Query ได้ครับ

การมีบรรทัดสรุปปนมา ทำให้ตอนนำข้อมูลเข้าไปสรุปต่ออีก จะทำให้ตัวเลขเบิ้ลเกินความเป็นจริงได้
แนวทางแก้ไข : ตัดบรรทัดสรุปทิ้งไปซะก่อนจะ pivot ซึ่งจะทำแบบปกติ หรือจะใช้ Power Query ก็ได้ครับ
วิธีแก้ปัญหา เวลาเจอการออกแบบตารางที่ผิด
ใครเจอปัญหาน่าปวดหัวแบบใน Post นี้ สามารถใช้ความรู้ของ Power Query มาแก้ไขปัญหาได้นะครับ นอกจากแก้ปัญหาจากไฟล์ที่บันทึกมาผิดๆ ได้แล้ว ยังสามารถรวบรวมข้อมูลจากหลายๆ ที่ได้ด้วย
ใครสนใจอยากเรียนรู้ ขอแนะนำคอร์สออนไลน์ Power Query ของผม (เพิ่งจะอัปเดทปรับปรุงใหม่ในปี 2021 นี้)
ที่สำคัญ ช่วงนี้กำลังลดราคาพิเศษอยู่พอดีเลยครับ (หมดเขต 19 มีค. 64)
ดูรายละเอียดใน link นี้นะครับ :

February 23, 2021
เลิกใช้ Merge Cell กันเถอะ (แล้วจะให้ทำยังไงแทน?)
“มาเลิกใช้ Merge Cell กันเถอะ!” นี่คือความในใจที่อยากจะตะโกนบอกคนใช้ Excel ทุกคนเลย 555
แต่ผมไม่ได้มาห้ามเฉยๆ นะ เพราะในบทความผมมีวิธีหลีกเลี่ยงที่พอจะช่วยลดปัญหาของ Merge Cell มาบอกด้วยล่ะ
หากผมจะบอกว่า “การ Merge Cell คือต้นกำเนิดของความเลวร้ายทั้งปวงใน Excel” มันอาจจะดูแรงเกินไปนิด แต่มันก็ใกล้เคียงล่ะ มาดูกันว่าทำไม…
ปัญหาของการ Merge Cell
หากเรามีการใช้ Merge Cell ที่ตัวข้อมูลดิบที่เป็น Input จะพบว่ามันก่อให้เกิดปัญหามากมาย
- Merge แบบหัวตาราง 2 ชั้น (กรอบชมพูในรูปบน)
  - ทำให้เลือก Sort/Filter หัวตารางลำบาก ต้องเลือกทั้งแถวที่สองแล้วกด Filter เอาถึงจะเลือกหัวตารางชั้นล่างได้ ซึ่งยุ่งยากมาก
  - เอาข้อมูลเข้าไปวิเคราะห์ใน Pivot Table ก็ไม่ได้อีก (เพราะถือว่ามีชื่อ Field ว่าง)
- การ Merge ที่ Data ข้างใน (กรอบแดงในรูปบน) จะทำให้
  - ไม่สามารถ Sort/Filter ข้อมูลที่มีการ Merge Cell ได้
- Copy Paste ข้อมูลลงบน Merge Cell โดยที่ขนาดไม่เท่าเดิมก็ไม่ได้
- แถมยังเป็นการเว้นช่องว่างเอาไว้ในฐานที่มนุษย์เข้าใจแต่คอมพิวเตอร์ไม่เข้าใจ (Computer เข้าใจว่าข้อมูลอยู่ที่ช่องซ้ายบนเท่านั้น นอกนั้นเป็นช่องว่าง)
- การเขียนสูตรเพื่อเลือกข้อมูลช่องที่ถูก Merge แต่ไม่ใช่ช่องซ้ายบนก็ยากอีก
ทำไมคนยังใช้ Merge Cell?
จะเห็นว่าปัญหามากมายนั้นเกิดจากการใช้ Merge Cells แต่ทำไมคนถึงใช้มันอีกล่ะ??
คำตอบที่ผมพบจากการสอบถามเพื่อนๆ ในเพจ สามารถสรุปเหตุผลได้สั้นๆ ก็คือ เป็น “เพราะมันสวยดี”
ผมขอบอกเลยว่า ความงามที่ทำให้เกิดปัญหาตามมานั้น ย่อมไม่ใช่ความงามที่แท้ ดังนั้นผมขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการ Merge Cell ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ
ผมเชื่อว่า คนที่ใช้ Merge Cell ส่วนใหญ่ไม่รู้ด้วยว่ามันจะส่งผลให้มีปัญหาในอนาคตแค่ไหน เพราะอาจจะไม่ค่อยเข้าใจการใช้ Sort/Filter/Table/Pivot Table
ทำไม Excel ถึงไม่ยอมให้เรา Sort/Filter/Pivot ข้อมูลที่ Merge?
ต้องเข้าใจด้วยว่าการที่เรา Merge ข้อมูลมันไม่ได้กระจายไปทุกช่อง แต่มันอยู่ที่ช่องซ้ายบนสุดแค่ช่องเดียว ดังนั้นช่องอื่นจะถือว่าเป็นช่องว่างทั้งหมด พอเป็นแบบนั้น มันก็เลยไม่อยากให้เรา Filter ยังไงล่ะ เดี๋ยวเข้าใจผิด
เวลาพูดว่าอย่า Merge Cell ที่ห้ามจริงๆ หมายถึงตัว Data Input ไม่ใช่ Report Output
หลักการที่ถูกต้องคือ แยกข้อมูลส่วน Input กับ Output ออกจากกันซะ ส่วน Input ที่เป็นข้อมูลดิบ ให้ทำให้อยู่ในลักษณะ Database ให้มากที่สุด (แต่ถ้ากรอกไม่ไหวจริงๆ ก็ใช้ Power Query ช่วย Fill Down/Unpivot แปลงหน้าตาได้ ถ้าทำเป็น) ส่วน Output ถ้าอยากจะ Merge ก็แล้วแต่ ไม่มีใครว่า (ยกเว้นวันจะต้องไปเป็น input ของชาวบ้านอีกที)
แปลว่า ถ้าเราจะ Merge เพื่อความสวยงาม ให้ทำที่ Output ซึ่งก็คือตัว Report ไม่ใช่ Input ที่เป็นแหล่งข้อมูลดิบ
วิธีที่พอจะช่วยหลีกเลี่ยง Merge Cell (ถ้ายังอยากทำ)
กรณีจะ Merge แนวนอน ให้ใช้ Center Across Selection แทน
เทคนิคนี้เป็นตัวที่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่หน้าตาจะเหมือนกับ Merge Cell มากๆ (แต่ใช้รวม cell ได้แต่แนวนอน ใช้รวมแนวตั้งไม่ได้) มันคือการจัด Format ให้กับข้อมูลในแนวนอน โดยให้ข้อความมาอยู่ตรงกลางของพื้นที่ที่เลือกได้
ดังนั้นหากคุณต้องการจะ Merge Cell แค่แถวเดียว ให้เปลี่ยนมาใช้ Center Across Selection จะดีกว่ากันมากๆ เลย
วิธีทำก็แค่เลือกข้อมูล แบบที่ยังไม่ต้องMerge
จากนั้นก็คลิ๊กขวา Format Cell หรือกด Ctrl+1 ก็ได้
จากนั้นเลือก Alignment -> Horizontal : Center Across Selection
ผลที่ได้จะเหมือนกับการ Merge Cell เลย แต่ Cell ไม่ได้ Merge (เห็นมะว่ายังคลิ๊กเลือก cell แยกกันได้) ส่วนข้อมูลจริงจะยังคงอยู่ที่ช่องซ้ายสุดของพื้นที่ช่องเดียวเหมือนเดิม
ดังนั้นสรุปว่าถ้าจะ Merge Cell แนวนอนจริงๆ ก็ให้ใช้ Center Across Selection แทนนะ แต่ถ้าเลือกได้จริงๆ ก็อย่าไปทำมันเลยทั้งคู่นั่นแหละ ให้พิมพ์ข้อมูลให้ครบทุกช่องดีกว่า เพราะอย่างที่บอกไปว่าการ Merge ข้อมูลมันไม่ได้อยู่ครบทุกช่อง ไอ้เจ้า Center Across Selection ก็มีข้อมูลอยู่แต่ช่องซ้ายสุดเหมือนกัน เดี๋ยวก็มีปัญหาอีก
กรณีจะ Merge แนวตั้ง ให้พิมพ์ให้ครบทุกช่องเถอะ ไม่มีทางเลือก
การ Merge แนวตั้ง ใช้ Center Across Selection ไม่ได้นะ และไม่น่าจะมีวิธีที่ดีไปกว่านี้แล้วล่ะ เสียใจด้วย
กรณี Merge หัวตาราง พอมีทางช่วยได้
กรณีที่เรามีหัวตาราง 2 ชั้น มันทำให้ใช้ PivotTable ไม่ได้โดยสิ้นเชิง ดังนั้นวิธีแก้ที่ดีที่สุดคือ ทำหัวตารางให้มีแค่ชั้นเดียวพอ
ซึ่งถ้ารู้สึกว่าหัวตารางชั้นเดียวมันไม่สวยงาม งั้นก็ทำทั้งสองแบบ แต่เอาหัวตารางสองชั้นย้ายไปอยู่ข้างบนสิ เช่น เขียนสูตรเอาสองบรรทัดเชื่อมข้อความกันซะแบบนี้ ให้เหลือหัวตารางบรรทัดเดียว
และอย่าลืมทำลายข้อมูลที่ Merge อยู่ให้หมด (วิธีกำจัด Merge Cell ที่ง่ายที่สุดคือเลือกคลุมทั้งหมด แล้วกดปุ่ม Merge Cell อีกรอบ มันจะปลดออกหมดเลย) แล้วกรอกให้ครบทุกช่องซะ อย่าปล่อยว่างเลยและตัวสรุปรวมท้ายตารางให้ลบทิ้งไปก่อนทั้งบรรทัดเลย
จากนั้น Copy Paste Value ซะแล้วแก้บางคอลัมน์ที่อ่านไม่รู้เรื่องให้ถูกต้อง (ตัวที่ Merge ทั้งหลาย)
จากนั้นพอจะใช้งานจริง แล้วค่อยเลือกที่ช่อง C3 แล้วสั่ง Freeze Pane ซะแบบนี้
พอ Scroll Mouse ลงมา ไอ้ส่วนหัวตารางสองชั้นสวยๆ ของเราก็จะยังอยู่
แต่วิธีนี้เราจะได้ความสามารถของการ Sort/Filter กลับคือนมา และยังสามารถทำข้อมูลเป็น Table และใช้ PivotTable ได้ด้วย ทั้งนี้เพราะเราสร้างหัวตาราง 1 บรรทัดให้อยู่ติดกับตัวข้อมูลไว้แล้วนั่นเอง
เอายังไงกับตัวสรุปรวมท้ายตาราง
หากเราต้องการสรุปข้อมูลจริงๆ ควรจะใช้ Pivot Table ทำมากกว่าการมาเขียนสูตรเอาท้ายตาราง แต่ถ้าต้องการให้มีการสรุปข้อมูลอยู่ที่ท้ายตารางจริงๆ ผมแนะนำให้ใช้ความสามารถของ Table ครับ
ก่อนอื่นให้เลือกข้อมูลช่องใดช่องหนึ่งแล้วกด Insert->Table หรือ Ctrl+T เพื่อแปลงข้อมูลเป็น Table ซะ ซึ่งตอนแรกมันจะยังไม่มีตัวสรุปท้ายตารางให้
ถ้าอยากให้มีสรุปท้ายตาราง แค่ติ๊กเลือก Total Row ตามรูป ก็จะมีบรรทัดสรุปโผล่มา
จากนั้นเราสามารถเลือกแต่ละคอลัมน์ได้ว่าจะให้สรุปด้วยวิธีไหน เช่น SUM COUNT AVERAGE MAX MIN
เราได้ตารางที่หน้าตาไม่ได้แย่เลย มีหัวตาราง 2 ชั้นเหมือนเดิม มีบรรทัดสรุป แค่เนื้อในต้องพิมพ์ให้ครบทุกช่องเท่านั้นเอง เพื่อที่จะได้ Sort/Filter/Pivot ได้ตามปกติครับ
และทั้งหมดนี้ก็คือเทคนิค ที่พอจะช่วยหลีกเลี่ยงการทำ Merge Cell ได้นะครับ ถ้าทำตามนี้รับรองว่าชีวิตดีขึ้นแน่นอน ^^
March 21, 2020
Power Query ตอนที่ 2 : มหากาพย์การใช้งาน Power Query ตั้งแต่ต้นจนจบ
หลังจาก ตอนที่แล้วผมได้แนะนำวิธีการติดตั้ง Power Query ไปแล้ว วันนี้ผมจะมาแนะนำ มหากาพย์การใช้งาน Power Query ตั้งแต่ต้นจนจบให้พวกเราได้รู้จักกันครับ
แต่ก่อนจะบอก Steps การทำงานทั้งหมด ผมต้องแนะนำให้พอรู้จักลักษณะการทำงานของ Power Query กันซักหน่อย ว่ามันทำงานประมาณไหน จะได้นึกภาพออก
ลักษณะการทำงานของ Power Query
ผมคิดว่า Power Query เป็นเหมือนเครื่องมือมหัศจรรย์ ที่สามารถ รวบรวม&เชื่อมต่อกับข้อมูลได้หลายที่ หลายชนิด แล้วนำข้อมูลแต่ละอันมาคัดกรอง & ดัดแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสม รวมถึงผสมข้อมูลหลายก้อนเข้าด้วยกันได้ ซึ่งผลลัพธ์สุดท้ายจะออกมาเป็นตารางให้เราสามารถนำไปใช้งานต่อได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเอาไปใช้ใน PivotTable ทำกราฟ หรือจะเอาไปเขียนสูตรใน Excel ต่อก็ย่อมได้
หรือถ้าจะให้นิยามแบบสั้นๆ ผมขอบอกว่า Power Query คือ เครื่องมือรวบรวมและดัดแปลงข้อมูล นั่นเอง
ประเด็นที่สำคัญที่สุดเลย คือ มันเก่งมาก แต่ใช้งานไม่ยากเลย! ดังนั้นอย่ารอช้า เรามาเรียนรู้วิธีการใช้งาน Power Query กันเลยดีกว่า!
Steps การใช้งาน Power Query เบื้องต้น
จากคำบรรยายลักษณะการทำงานของ Power Query ผมก็ขอแบ่งออกมาเป็นขั้นตอนดังนี้
1.รวบรวม & เชื่อมต่อข้อมูล
สิ่งที่ยุ่งยากที่สุดของ Power Query ก็คือขั้นตอนรวบรวมเชื่อมต่อข้อมูลนี่แหละครับ ยิ่งถ้ามีหลายไฟล์ หลายแหล่งข้อมูลอาจต้องทำการเชื่อมต่อหลายทีหน่อย ดังนั้นขั้นนี้ให้อดทนนิดนึงนะครับ (จริงๆ มีวิธีเชื่อมทั้ง Folder ทีเดียวด้วยแต่ว่ายากเกินไปที่จะสอนตอนนี้ครับ ^^)
สมมติผมมีข้อมูลอยู่ 3 ที่ คือ 1. ในไฟล์ Txt 2.ในไฟล์ Excel ที่จะทำ PowerQuery เอง 3.ในไฟล์ Excel อื่น โดยให้โหลดไฟล์ที่นี่
ก่อนอื่นให้เปิดไฟล์ที่จะทำ Power Query ซะก่อน (ชื่อไฟล์ PowerQuery-Basic.xlsx)
วิธีเชื่อมต่อข้อมูลก็ง่ายมาก ไปที่ Ribbon Power Query แล้วมันจะมีให้เลือกว่าจะเอาข้อมูลจากไหน?
ปกติที่ใช้บ่อยๆ ก็จะมีจาก
- From File = เอาจากไฟล์อื่น เช่น TXT, CSV, ไฟล์ Excel เอง รวมถึงเอามาทั้ง Folder ได้ด้วย
- From Database = เอาจากไฟล์ Access
- From Table/Range = เอาจาก Table หรือ Range ที่อยู่ในไฟล์เดียวกันนี้
เช่นไฟล์ data1.txt ผมก็ต้องเลือก From File -> TXT/CSV -> เลือกไฟล์ที่ต้องการ
ซึ่งตรง Load จะมีลูกศรให้เลือกว่า จะ Load เฉยๆ หรือ Load to และปุ่มข้างๆ มีคำว่า Edit ซึ่งแต่ละอันมีความหมายดังนี้
- Load = จะถูกสร้างเป็น Table ในไฟล์ Excel ที่เรากำลังเปิด
- Load to = จะมี Option ให้เลือกต่อว่า จะสร้างเป็น Table หรือ จะแค่สร้างการเชื่อมต่อเฉยๆ (Create Connection Only)
- Edit = จะสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลก่อนที่จะดึงข้อมูลมาใช้ เช่น แก้ชื่อตาราง, Sort/Filter, เพิ่มคอลัมน์คำนวณ, และอีกมากมาย… (ซึ่งทั้งหมดนี้เราดึงข้อมูลมาใช้ก่อนแล้ว Edit ทีหลังก็ได้)
ในที่นี้ผมขอเลือก Load to แล้วติ๊ก Only Create Connection ดีกว่า ไฟล์จะได้ไม่ใหญ่ด้วย
เมื่อกด Load ก็จะมีหน้าต่างบอกว่า มีการเชื่อมต่อกับข้อมูล Data1 แล้ว
ผมทำแบบเดียวกันกับ Data2.xlsx โดยเลือกFrom File -> Excel คราวนี้มันจะบอกว่าเจอข้อมูล 2 ชีท
เราสามารถเลือกแบบ Multiple พร้อมกันได้เลย
ในที่นี้ผม Load to แบบ Only Create Connection เหมือนเดิม จได้ว่ามีการเชื่อมต่อ 3 อันแล้ว
สุดท้ายเอาข้อมูลจากไฟล์ตัวเอง สามารถกดปุ่ม From Table/Range ได้ แต่ผมแนะนำว่าถ้ายังไม่ได้เปลี่ยนข้อมูลให้เป็น Table ให้เราทำการแปลงเป็น Table ซะก่อน โดยการคลิ๊กที่ข้อมูลแล้วกด Ctrl+T
เดิม
กด Ctrl+T เพื่อแปลงเป็น Table แล้วตั้งชื่อตามใจชอบ
จากนั้น ขณะที่เลือก Table อยู่ ให้กดปุ่มที่ Tab Power Query ว่าเราจะเชื่อมต่อข้อมูลกับ Table
มันจะขึ้นหน้าต่าง Query Editor มาให้โดยอัตโนมัติ (หน้าต่างเดียวกันกับที่เวลาเรากด Edit นั่นแหละ) ในที่นี้ผมจะ Close & Load to เพื่อ Only Create Connection เหมือนเดิม
คราวนี้เราก็สร้าง Connection ครบทุกอันแล้ว!!
2.คัดกรอง & ดัดแปลง
ถ้าข้อมูลแต่ละอันไม่ค่อยสมบูรณ์ เช่น มีข้อมูลซ้ำ ข้อมูลขยะ เราสามารถทำการ Edit Query เพื่อคัดกรอง / group ข้อมูลก่อนจะผสมข้อมูลเข้าด้วยกันได้ (ถ้าเราไม่กำจัดการซ้ำก่อน เวลา Map ข้อมูลแล้วมันอาจจทำให้ข้อมูลเบิ้ลเข้าไปอีก)
วิธีการทำคือ คลิ๊กขวาที่ Query ที่ต้องการแล้วกด Edit ได้เลย
แต่ในที่นี้ข้อมูลของผม ok แล้ว เลยไม่ต้องมีการแก้ไขอะไรครับ เราข้ามขั้นตอนนี้ไปได้เลยครับ ^^
3. ผสมข้อมูล (Combine โดย Merge/Append)
ขั้นต่อไปเราจะทำการเชื่อมข้อมูลเข้าด้วยกันแล้ว ซึ่งจะมีให้เลือก 2 โหมด คือ
- Merge = เอาข้อมูลมา Map กัน แบบเดียวกับ VLOOKUP (เพิ่มคอลัมน์)
- Append = เอาข้อมูลหลายตารางมาต่อท้ายกันไปเรื่อยๆ (เพิ่มจำนวนบรรทัด)
ในที่นี้ผมจะ Map ข้อมูลจากตารางอ้างอิง เลยต้องใช้การ Merge นั่นเอง ซึ่งพอกดเข้าไปแล้ว มันจะถามว่าจะเอาอะไรมา Merge กับอะไร?
- (1) เอาเอาตารางหลัก (data1) ไว้ข้างบน <= คล้ายๆ Lookup_Value ใน VLOOKUP
- (2) ตารางอ้างอิง (Customer Country) ไว้อันล่าง <= คล้ายๆ Table_Array ใน VLOOKUP
- (3) และ (4) เลือกคอลัมน์ที่เป็นตัวเชื่อมกัน
- (5) เลือกวิธีการเชื่อม <= แบบแรก คือ จะเหมือน VLOOKUP นั่นคือ เอาอันบนทุกอัน และเอาอันล่างเท่าที่ Map เจอ
หลังจากกด Load จะขึ้นหน้าจอ Query Editor มาให้อีกแล้ว แต่คราวนี้จะเห็นว่ามีคอลัมน์ใหม่ เขียนว่า NewColumn แล้วมีค่าเป็น มาให้ด้วย แปลกดีมั้ย?? ความหมายมันคือเป็นคอลัมน์ที่มาจากการ Map ซึ่งเราต้องทำการกดตาม Step ข้างล่าง เพื่อเลือกว่าจะเอาคอลัมน์ไหนมาแสดงบ้าง?
- (1) แตกคอลัมน์
- (2) เลือกคอลัมน์ที่ต้องการแสดง
- (3) ถ้าจะให้เอาชื่อคอลัมน์แบบไม่มี prefix ให้ติ๊กออก
พอกด Ok ก็จะเห็นว่ามีคอลัมน์เพิ่มมาแล้ว และจะเห็นว่ามี Applied Step ด้านขวา เพิ่มมาด้วย
จากนั้นให้เราทำการ Merge กับตารางที่เหลือให้ครบ โดยไปที่คำสั่ง Merge Query
แล้วเชื่อมข้อมูลให้ครบ
พอเสร็จแล้วสามารถกดปุ่ม Close & Load ได้เลย คราวนี้เราอยากจะสร้าง Table ผลลัพธ์สุดท้ายแล้ว
4. แก้ไขรายละเอียด / เขียนสูตร / แก้ลำดับการทำงาน
สมมติว่า คุณลืมอะไรบางอย่างไป หรือทำอะไรผิด ก็สามารถเข้าไปแก้ Query เดิมได้ โดยคลิ๊กขวาที่ Query ที่ต้องการแล้วกด Edit ได้เลยครับ
เวลากดเข้าไปแล้ว จะสังเกตเห็นข้อมูล และ Applied Step ซึ่งคือขั้นตอนที่มันบันทึกไว้ว่ามันทำอะไรกับข้อมูลบ้าง ซึ่งเราสามารถแก้ไข ลบ สลับลำดับ action เหล่านี้ได้
เวลาเราทำ action อะไรเพิ่มเติมมันก็จะบันทึกต่อไปเรื่อยๆ (จริงๆ เราสามารถแทรก Step การทำงานก็ได้ โดยไปเลือก Step ที่ต้องการจะแทรก แล้วค่อยทำ action)
Tips : ตัวอย่าง Action ที่ทำบ่อยๆ
เพิ่มคอลัมน์ใหม่
ผมจะเพิ่มคอลัมน์ยอดขาย ก็ไปกดที่ Add Column -> Add Custom Column
แล้วตั้งชื่อ Field ใหม่ จากนั้นพิมพ์สูตรที่ต้องการลงไป (คลิํกที่ชื่อ Field ที่มีให้เลือกได้ คล้ายๆ กับ Calculated Field ของ PivotTable)
Tips : จริงๆ แล้วสูตรที่เขียนใน Custom Column นี้เป็น ภาษาของ Power Query เอง เรียกว่า Power Query Formula Language หรือ ภาษา M (M Language) ซึ่งถ้าจะเอาให้ลึกซึ้งก็ต้องศึกษากันขนานใหญ่เลย แต่ไม่ต้องห่วงไป เราสามารถเขียนสูตรง่ายๆ อย่างบวก ลบ คูณ หาร ได้เช่นเดียวกับ Excel อยู่แล้ว
Tips2 : นอกจากที่ Custom Column แล้ว ภาษา M ยังสามารถเขียนอยู่ในตัวตาราง Query ได้ด้วยนะ แต่ยาก เอาไว้ทีหลังแล้วกันครับ ^^”
มันก็จะมี Step เพิ่มขึ้นมา
ลบคอลัมน์
ผมจะตัดคอลัมน์บางอันทิ้ง ก็เลือกคอลัมน์ที่จะไม่เอา เช่น ราคาต่อชิ้น (ผมไม่ใช้แล้ว) แล้วกดปุ่ม Del บน Keyboard ได้เลย
สังเกตว่า คอลัมน์ยอดขาย (=จำนวน*ราคาต่อชิ้น) ที่สร้างขึ้นมาใหม่ ก็ยังใช้งานได้อยู่ แม้ว่าเราจะลบคอลัมน์ ราคาต่อชิ้น ออกไปแล้วก็ตาม
เปลี่ยนชื่อคอลัมน์
ให้ดับเบิ้ลคลิ๊กที่ชื่อคอลัมน์ตรงหัวตาราง แล้วแก้ไขได้เลย
เปลี่ยนประเภทข้อมูล
คลิ๊กขวาที่คอลัมน์ที่ต้องการ แล้วเลือก Change Type ได้เลย
ถ้าทำแล้ว Error แสดงว่ามันมองปฏิทินผิดแบบ
ให้ไปที่ Change Type -> Using Locale… แทน แล้วเลือกเป็น Date / English (UK) แล้วกด Enter
จะเห็นว่ามันยังคง Error อยู่ เป้นเพราะว่ามัน Error มาตั้งแต่ Step ก่อนหน้า
ดังนั้นเราต้องลบ Step ก่อนหน้าทิ้งซะ โดย Click ขวาที่ Step ก่อนหน้า แล้วกด Delete
จะเห็นว่าข้อมูลไม่ Error แล้ว และสามารถ Filter แบบ Date ได้
Filter ข้อมูล
จะ Filter ข้อมูลได้ดี จะต้องเปลี่ยนประเภทข้อมูลให้ถูกต้องซะก่อน เช่น ถ้าไม่ใช่วันที่ ก็จะไม่มี Date Filter ให้เลือก เป็นต้น
Split Column
เราสามารถ Split คอลัมน์ได้ 2 แบบ เช่นเดียวกับเครื่องมือ Text to Column นั่นคือ แบ่งแบบใช้ตัวคั่น (delimiter) กับแบบมีจำนวนอักขระชัดเจน ( number of character)
แล้วมันจะมี Option ต่ออีก ว่าจะแยกแค่ตัวแรก ตัวหลัง หรือทุกตัว ผมจะแยกคำนำหน้าชื่อ ก็เลยเอาแค่ตัวแรก
ถ้าทำทุกอย่างเสร็จหมดแล้ว เราก็กด Close & Load ได้เลยครับ
ใครอยากดูเทคนิคต่างๆ ที่ใช้บ่อยอ่านต่อได้ที่นี่

ปราณคิวรี่ พื้นฐาน 10 รูปแบบ : รวมกระบวนท่า Power Query พื้นฐานที่คุณควรรู้จัก

5. นำไปใช้งานต่อใน Excel
ผลลัพธ์ที่ออกมาจากการ Load จะเป็น Table ที่เอาไปใช้งานต่อได้ เช่น เอาไปวิเคราะห์ต่อใน PivotTable
แต่มันมันเจ๋งคือ Table นี้ยังคง Link Connection กับข้อมูลต้นทางอยู่ แปลว่าหากข้อมูลต้นทางเปลี่ยนไป เราแค่ Refresh เจ้า Query นี้ และ Refresh PivotTable อีกที รายงานของเราก็จะเสร็จเลยทันที!!
ใครมีคำถาม…
อ่านจบแล้ว ใครสงสัยอะไรตรงไหน หรือว่าการทำงานจริงอยากรู้อะไรเป็นพิเศษ สามารถ Comment ถามไว้ในนี้ หรือจะ inbox ถามใน Facebook ก็ได้ครับ ตรงไหนมีคนสงสัยเยอะๆ ผมจะได้อธิบายละเอียดให้อีกทีครับ ^^
ใครอ่านแล้วคิดว่ามีประโยชน์ก็อย่าลืมแชร์ให้คนอื่นรู้ด้วยนะครับ ยิ่งคนรู้เยอะเรายิ่งสบายครับ จะได้ช่วยกันลดงานถึกๆ ไปได้นะ ^^
April 17, 2017
เทคนิคการใช้ Mail Merge ดึงข้อมูลจาก Excel โปรยลงแบบฟอร์มใน Word
จากที่ผมได้ post ใน Fanpage ไปว่า “มีใครอยากรู้เรื่องเทคนิคการใช้เครื่องมือ Mail Merge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel ไปโปรยลงแบบฟอร์มใน Microsoft Word มั้ยครับ? (แล้วเราก็ Print เอกสารออกมาหลายๆ ชุดได้ เช่น Print ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า)”
ปรากฏว่ามีคนสนใจเป็นจำนวนมาก แสดงว่ามีคนที่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือนี้อยู่พอสมควรเลย ซึ่งน่าเสียดายมากๆ เพราะมันมีประโยชน์สุดๆ
ต้องบอกก่อนว่า เทคนิคนี้เป็นเครื่องมือใน Microsoft Word แต่ผมไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญ Word ดังนั้น หากใครเห็นว่ามีวิธีที่ดีกว่าที่ผมแนะนำ ก็สามารถบอกมาเป็นวิทยาทานให้ผมและคนอื่นๆ ได้รู้ด้วยนะครับ
เอาล่ะ เกริ่นมามากแล้ว เพื่อไม่ให้เสียเวลา เราไปดูกันเลย เอาเป็นว่าวันนี้ inwexcel ขอพูดเรื่อง Word บ้างล่ะ 555
Mail Merge คืออะไร?
Mail Merge คือความสามารถหนึ่งของ Microsoft Word ที่สามารถดึงข้อมูลจาก Database ต่างๆ (รวมถึงข้อมูลใน Excel) ที่มีข้อมูลหลายๆ Record (บรรทัด) มาโปรยลงแบบฟอร์มที่ได้เตรียมเอาไว้ใน Microsoft Word ได้ ซึ่งเราสามารถเอามาประยุกต์ทำเรื่องต่างๆ ได้มากมาย โดยมี Concept ดังนี้
- ทำใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จให้ลูกค้า/สัญญา
  ซึ่งกรณีนี้ กระดาษ 1 ชุด ก็จะรองรับข้อมูลลูกค้า 1 Record ถ้ามีลูกค้าหลายคนในฐานข้อมูลก็สามารถ Print ทีเดียวออกมาเป็นสิบเป็นร้อยคนได้สบายๆ
- ทำเป็น Label เพื่อติดจดหมายต่างๆ
  ซึ่งในกรณีหลัง กระดาษ 1 ใบ ก็จะสามารถมีข้อมูลหลาย record รวมกันได้
Mail Merge ดียังไง?
การใช้ Mail Merge เป็นการเสริมจุดแข็ง และปิดจุดอ่อนของ Word ได้เป็นอย่างดี
เสริมจุดแข็ง : Word สามารถจัดข้อมูลลงหน้ากระดาษเพื่อ Print ได้สวยงามกว่าการใช้ Excel มาก ทำให้เราสามารถ ใส่ความคิดสร้างสรรค์เรื่องความสวยงามได้เต็มที่ (คิดดูว่าการจัดหน้าใน Excel เพื่อ Print มันน่าปวดหัวแค่ไหน)
ปิดจุดอ่อน : โยนเรื่องที่ Word ไม่ถนัดให้ไปอยู่ที่โปรแกรมอื่นให้หมด เช่น ความสามารถในการคำนวณ หรือ เรื่องความเป็นระเบียบของข้อมูล ก็ให้ไปอยู่ในฐานข้อมูลให้หมด (ใน Word แม้จะคำนวณได้ แต่ยาก และจำกัดมากๆ )
วิธีการใช้ Mail Merge
มี 3 ขั้นตอนใหญ่ๆ
1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word
2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม
3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word
4. กดดูตัวอย่าง
5. ปรับแต่ง ถ้าจำเป็น
เรามาดูขั้นแรกกัน
1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word
สมมติว่าผมเป็นบริษัทขายผลไม้ ต้องการทำใบเสร็จ โดยมีหน้าตาและข้อความประมาณนี้
2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม
ต่อมา ผมก็ไปเตรียมฐานข้อมูลใน Excel ให้มีข้อมูลที่น่าจะเพียงพอกับฟอร์มของผม สมมติว่าได้แบบนี้ แล้ว Save เก็บไว้
3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word
ต่อมา ผมก็ต้องใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ที่ต้องการลงในแต่ละส่วนของแบบฟอร์ม โดยไปที่ Word ที่เตรียมไว้แล้วไปที่ Ribbon [Mailings] –> Start Mail Merge
จากนั้นมันจะให้เลือก Document Type ซึ่งแต่ละอันต่างกันดังนี้
- Letters : ลักษณะคล้ายๆจดหมาย ที่แต่ละคนข้อความจะไม่เหมือนกันได้ (เพื่อ Print)
- E-mail Messages : คล้ายข้างบน แต่เป็นเพื่อส่ง E-Mail แทน
- Envelops : ทำซองจดหมาย (Template ที่มีจะเป็น Size จดหมาย)
- Labels : ทำ Label (1 หน้ามีหลายราย เช่น เป็น Sticker เอาไว้แปะ Template ที่มีจะเป็น Size Label)
- Directory : เป็นลักษณะ list คล้ายๆ ตาราง (1 หน้ามีหลายราย)
- Step by Step : เป็น Wizard ช่วยนำทางให้เรา แต่ผมว่ามันไม่ได้เข้าใจง่ายขึ้นเลย
เราต้องการทำพวกใบเสร็จ มันจะคล้ายๆ กับ Letter เพราะต้องเอาไปพิมพ์ออกมาหลายๆ ชุด ในที่นี้จึงให้เลือกเป็น Letter ครับ
จากนั้นให้เลือก Database เพื่อเชื่อมข้อมูล โดยไปที่ Select Recipients แล้ว Use an Existing List
จากนั้น เลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้ แล้วเลือก Sheet ให้ถูกต้อง
จากนั้นให้ Highlight ข้อความส่วนที่ต้องการจะ Link กับ Database แล้วเลือก Insert Merge Field แล้วเลือก field ที่ต้องการเชื่อมต่อด้วย
มันจะมีสัญลักษณ์ <<ชื่อ field >> ขึ้นมาแทน นั่นแปลว่า มันกำลัง Link กับ Field นั้นแล้ว
ทำให้ครบทุก Field สุดท้ายจะได้แบบนี้
ถ้าลองกด Highlight Merge Field ดูจะเห็นชัดขึ้น
4. กดดูตัวอย่าง
ทีนี้ลองทดสอบดูว่าข้อมูลมามั้ย? โดยไปที่ Preview Results
และถ้ากดปุ่ม Next มันก็ควรจะดึงข้อมูล record ถัดไปมาให้
ถ้าเป็นแบบนี้ แสดงว่าการเชื่อมต่อข้อมูลน่าจะถูกต้องแล้วล่ะ
5. ปรับแต่งถ้าจำเป็น
จริงๆ ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็น่าจะจบงานได้แล้ว แต่กรณีนี้ ยังมีสิ่งที่ผมต้องการทำแต่ยังไม่ได้ดั่งใจ 3 เรื่อง คือ
1. ผมต้องการแสดงวันที่ในรูปแบบ 31 พฤษภาคม พ.ศ. 2559 แทน
2. ผมต้องการแสดงราคาตัวเลขมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง
3. ผมต้องการแสดงราคาบาทเป็นข้อความภาษาไทยด้วย
วิธีแก้ 3 ประเด็นนี้ จริงๆ แล้วบางอันทำใน Word ก็ได้ โดยการกำหนด Format ใน Field Code
แต่ส่วนตัวผมไม่ชอบวิธีนี้ เพราะขี้เกียจมาจำวิธีการกำหนด Format ใน Word อีก (แค่ Excel ก็มึนแล้ว) ดังนั้นผมจะแก้ปัญหาทุกอย่างใน Excel ให้จบเลย แล้วค่อยส่งมาที่ Word เพื่อแสดงผลอย่างเดียว
แต่ถ้าหากผมลองเปลี่ยน Number Format ใน Excel ให้เป็นแบบที่ต้องการ เช่น เป็นวันที่แบบเต็ม และราคามีจุดทศนิยม
เวลาเข้ามาคลิ๊ก Next / Previous ดูใน Word ก็ยังคงแสดงวันที่และเลขตามปกติอยู่ดี เพราะมันเอาค่าแบบ General ไปแสดงเท่านั้น (ถ้าลองเปลี่ยนค่าไปเลยมันจะเปลี่ยนตามแล้ว แต่ Format ไม่เปลี่ยนตาม)
เคล็ดลับระดับเทพ
ดังนั้น วิธีที่ผมแนะนำ เพราะสำหรับผมมันง่ายสุดแล้ว คือ
ผมจะเตรียมให้ข้อมูลทุกอย่างใน Excel ให้อยู่ในรปแบบที่ผมต้องการโดยต้องเป็น Text ทั้งหมด แล้วค่อยส่งไปแสดงผลตรงๆใน Word โดยที่ใน Word ไม่ต้องมีการกำหนด Format อะไรอีกเลย
Key สำคัญคือต้องทำให้เป็น Text ให้หมด อะไรที่เดิมเป็นตัวเลขและวันที่ ผมจะใช้ฟังก์ชั่น TEXT มาช่วย เพื่อแปลงให้มันอยู่ในรูปแบบที่ผมต้องการเลย ซึ่งเราจะต้องรู้ว่าต้องระบุ Custom Format ยังไง
แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพราะเราสามารถเลือก Standard Format แบบที่ต้องการก่อน แล้วค่อยไปเลือก Custom Format เพื่อดู Code ที่จะต้องใช้อีกทีก็ได้
เช่น จากวันที่ 31 มีนาคม 2559 พอไปเลือก Custom จะเห็นว่าเป็น Code [$-th-TH,107]d mmmm yyyy;@ ก็เอาไปใช้ในฟังก์ชั่น TEXT ได้เลย เช่น
ผมก็เอาไปใช้กับฟังก์ชั่น Text ดังนี้
=TEXT(B6,”[$-th-TH,107]d mmmm yyyy;@”)
ซึ่งจะทำให้ field วันที่-new เป็นข้อความจริงๆ ไม่ใช่ตัวเลขแล้ว
ทีนี้กลับไปใน Word ผมก็ต้อง link Field ใหม่แทนอันเดิม แต่ผมต้องไป Select Recipient ใหม่ด้วย เพื่อให้มันเห็น Field ใหม่ที่เราเพิ่งเพิ่มเข้าไปก่อน
แล้วก็กด Preview ดู ทุกอย่างก็ออกมาในรูปแบบที่ได้ดั่งใจ โดยที่เราไม่ต้องรู้เรื่อง Field Code ใน Word เลยแม้แต่น้อย!
คราวนี้เวลาจะ Print เพื่อจบงาน ก็ให้ไปที่ Finish & Merge แล้วเลือก Print Documents ได้เลยครับ แล้วมันจะให้เลือกว่าจะ Print Record ไหนบ้าง (ปกติก็ All ได้เลย)
เพียงเท่านี้คุณก็สามารถสร้างใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้านับสิบนับร้อยได้อย่างสบายๆ ครับ
แล้วถ้าอยากทำพวก Label ต้องทำไง?
จริงๆ แล้ว Label ก็จะคล้ายกับการทำ Letters ครับ เพีงแต่จะมีการใส่ Field ลงไปหลายชุดซ้ำๆ กันลงในตารางที่เตรียมไว้
แต่ Key หลัก คือ จะมีการระบุ Code <<Next Record>> เพื่อบ่งบอกว่า ส่วนต่อจากคำนั้น จะต้องดึงข้อมูลจาก Record ถัดไปแล้ว (แม้จะยังอยู่หน้าเดิม) โดยสามารถระบุเองได้โดยไปที่ Rules -> Next Record ครับ
และนี่คือตัวอย่างที่ผมใช้ Label มา Print เวลามีคนสั่งซื้อหนังสือจากผมครับ
จะเห็นว่าการใช้ Mail Merge นั้นไม่ได้ยากมากอย่างที่คิด หากคุณจัดการ Format ใน Excel ให้เรียบร้อย การส่งมาพิมพ์ใน Word ก็จะหมูมากๆ ครับ
May 31, 2016
การใช้ Advanced Filter
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

Advanced Filter เป็นการกรองข้อมูลชั้นสูง ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการกรองข้อมูลมากกว่า Filter แบบปกติ โดยเราสามารถกรองได้ทีละหลายๆ เงื่อนไขพร้อมๆ กัน นอกจากนี้ยังสามารถจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ได้ตามต้องการ และตัดข้อมูลที่ซ้ำกันออกได้โดยอัตโนมัติด้วย

องค์ประกอบสำคัญมีอยู่ 3 ส่วน คือ

1. ข้อมูลต้นฉบับ หรือ List Range 2.ข้อมูลที่เป็นเงื่อนไข หรือ Criteria Range, 3.ข้อมูลหลังถูก Filter

วิธีการใช้ Advanced Filter ให้ไปที่ [Data] –> Sort & Filter –> Advanced จากนั้นจะมีเมนูดังนี้
- Action สามารถเลือก ได้2แบบคือ
  - Filter the list, in-place คือให้ Filter ที Source Data เลย ซึ่งคล้ายกับการสั่ง Filter ปกติทีเราคุ้นเคย
  - Copy to another location ให้นำข้อมูลที่กรองแล้ว Copy ออกไปไว้ที่อื่น แต่มีข้อจำกัด คือ ต้องอยู่ใน Sheet เดียวกับตอนที่ Run คำสั่ง Advanced Filter
- List Range ให้เลือก Data Source ของเรา ซึ่งสามารถอยู่ที่ไหนก็ได้
- Criteria Rangeให้เลือกว่าเรามีเงื่อนไขการคัดกรองอย่างไร ซึ่งตรงนี้เราต้องไปสร้างตารางเงื่อนไขขึ้นมาก่อน ซึ่งจะอธิบายต่อไปว่าต้องสร้างอย่างไร
- Copy To : ให้เลือกว่าจะให้ Copy ข้อมูลที่ถูก Filter แล้วไปไว้ที่ไหน ซึ่งจะสามารถเลือกได้ต่อเมื่อ Action ทีเลือกคือ Copy to another location เท่านั้น
- Unique Records Onlyเอาไว้ Check หากต้องการกำจัดข้อมูลที่ซ้ำกันออกด้วย
(more…)
April 8, 2015

การจัดการข้อมูลเบื้องต้น

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database

คือการจัดข้อมูลให้มีลักษณะดังนี้

ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัดบนสุดของ sheet ก็ได้)
และในบรรทัดถัดจากนั้น ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดยสอดคล้องกับหัวตาราง
เช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า เป็นต้น
บรรทัดล่างสุดก็ไม่ต้องมีการสรุปข้อมูลอะไรทั้งสิ้น เพราะเราจะไปสรุปทีเดียวด้วยการใช้ PivotTable
นอกจากนี้รอบๆ ฐานข้อมูลไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใน Cell ที่ติดกับตาราง

แบบที่ถูกต้อง

แบบที่ไม่ควรทำ

แบบนี้ ok เลย

เพราะไม่มีหัวตาราง

เพราะรอบๆ ตารางมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องติดอยู่

มันไม่ง่ายอย่างที่คิด

บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เราจะต้องนำมาวิเคราะห์ประมวลผลใน Excel นั้น ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่นำมาวิเคราะห์ได้ทันที ซึ่งอาจมีหลายสาเหตุด้วยกัน เช่น

ข้อมูลอยู่ในไฟล์อื่นนอก Excel
ข้อมูลอยู่ในสภาพไม่เรียบร้อย มีข้อมูลขยะที่พิมพ์ผิดปนอยู่มาก
ข้อมูลมีรูปแบบไม่เป็นไปตามต้องการ เช่น
- มีข้อมูลชื่อและนามสกุลอยู่ในช่องเดียวกันแต่เราต้องการแยกช่อง หรือ
- มีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบ text เช่น 20150630 แต่เราต้องการนำไปแยกวิเคราะห์ในมุมมอง ปี หรือ เดือน เป็นต้น

ดังนั้นสิ่งที่สำคัญมาก คือ ความสามารถในการเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อยซะก่อน ซึ่งทำได้หลายวิธี แต่มีหลักการสำคัญคือ การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking

Backward Thinking

แน่นอนว่าก่อนที่เราจะเริ่มจัดการข้อมูล เราควรจะต้องรู้ก่อนว่า “สุดท้ายแล้วเราอยากได้อะไร?” เมื่อรู้แล้วค่อยคิดย้อนกลับมายังจุดเริ่มต้นว่า “เราต้องเตรียมอะไร?” ซึ่งเทคนิคการคิดแบบนี้เรียกว่า การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking ซึ่งเป็นเทคนิคการคิดที่เจ๋งสุดๆ เลย สามารถนำไปประยุกต์ใช้มากมาย แม้แต่การค้นหาเป้าหมายชีวิตของตนเองก็ยังได้

แต่เอาล่ะ กลับมาที่ Excel ก่อนจะเตลิดไปไกลดีกว่าครับ ผมขอยกตัวอย่างดังนี้

พอรู้แล้วว่าควรจะสร้างคอลัมน์อะไรบ้างใน Database เรามาดูเทคนิคในการจัดการข้อมูลกันเบื้องต้นดีกว่า ว่าเราจะทำอะไรได้บ้าง

การแตกข้อมูลออกเป็นหลายๆ คอลัมน์ ด้วย Text to Column

บางทีคุณอาจเจอสถานการณ์ที่ข้อมูลที่คุณมีนั้น อยู่ในรูปแบบที่ปนกันอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น
นาย ศิระ เอกบุตร ซึ่งจะเห็นว่ามีคำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล 3 อย่างปนอยู่ในช่องเดียวกัน แต่เราต้องการแยกมันออกมาเป็น 3 ช่อง เราสามารถใช้เครื่องมือ Text to Column มาช่วยได้เป็นต้น

วิธีการเรียกใช้งาน Text to Column ให้เลือกข้อมูลต้นฉบับที่ต้องการจะแยกข้อมูลก่อน (A1:A2) จากนั้นไปที่
[Data] –> Data Tools –> Text to Column

สิ่งที่จำเป็นจะต้องรู้ต่อไปก็คือ การทำงานของ Text to Column นั้น จะมี 2 Mode ให้เลือก ในการที่จะใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งข้อมูลจากคอลัมน์เดียวเป็นหลายๆ คอลัมน์ นั่นก็คือ

Delimited : ใช้กับกรณีที่ข้อมูลมีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ โดย Excel จะถามว่าไฟล์ที่เราเลือกนั้นมีตัวแบ่งคอลัมน์ คือ อักขระอะไร ซึ่งมีตัวแบ่งที่ใช้กันบ่อยๆ เช่น Tab, Semicolon, Comma (มักใช้กับไฟล์ นามสกุล CSV (Comma Separated Value), Space (ช่องว่าง), Pipeline (เครื่องหมาย | ที่อยู่บนๆ ปุ่ม Enter) เป็นต้น
Fixed Width : ใช้กับกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วยจำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน เช่น คอลัมน์แรกกว้าง 3 คอลัมน์ต่อไปอาจกว้าง 5 ก็ได้

ในตัวอย่างของผม จะเห็นว่ามีตัวแบ่งที่ชัดเจนเลย นั่นก็คือ ช่องว่าง ดังนั้นจะต้องเลือกโหมดเป็น Delimited แล้วเลือก Delimiter เป็น Space นั่นเอง (Excel2013 อาจแสดงภาษาไทยเพี้ยนๆ ตอน Preview ก็โปรดให้อภัยมันด้วยนะครับ)

พอเลือกเสร็จมันจะแสดงหน้าจอตัวอย่างให้ดู และถามว่าในแต่ละคอลัมน์นั้นคือข้อมูลประเภทอะไร ถ้าขี้เกียจแก้ก็ปล่อยเป็น General ไปก็ได้ครับ ทีนี้เราสามารถเลือกได้ด้วยว่าเมื่อทำเสร็จจะให้แบ่งข้อมูลแล้วไปไว้ที่ไหน ถ้าเราไม่ได้แก้ตรงนี้จะเป็นการทับข้อมูลต้นฉบับของเราไปเลยครับ

จะเห็นว่า การจะใช้ Text to Column ได้เราจะต้องลองสังเกตข้อมูลของเราดูก่อน ว่าควรจะใช้ตัวแบ่งแบบไหนมาช่วยนั่นเอง ซึ่งความรู้ตรงนี้จะมีประโยชน์ในหัวข้อถัดไปอย่างมาก นั่นก็คือ การ Import ข้อมูลนั่นเอง

Import เอาข้อมูลจากไฟล์อื่นเข้ามาที่ Excel

บางทีข้อมูลที่เราต้องใช้ ไม่ได้อยู่ใน Excel ดังนั้น จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่เราอาจต้องใช้ Excel ร่วมกับข้อมูลที่อยู่ข้างนอก เช่น เป็น Text File, ไฟล์ Database บน Access, หรือแม้กระทั่งข้อมูลในตารางที่อยู่บน Website

อาจมีหลายสาเหตุที่เรายังต้องพึ่งพาข้อมูลจากภายนอก เช่น ข้อมูลมีขนาดใหญ่ เช่น มากกว่า 1 ล้านบรรทัด ทำให้ใส่ใน Excel ไม่ได้ จึงต้องไปใส่ไว้ในที่อื่น เช่น Access แทน หรือบางทีข้อมูลจากมีการอัปเดทอยู่เสมอๆ เช่น ราคาหรือข้อมูลข้องหุ้นต่างๆ ที่อยู่ในเว็บไซต์ เป็นต้น

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอก ทำได้โดยไปที่ [Data] –> Get External data ซึ่งมีอยู่หลาย Source ให้เลือก ผมจะขอพูดเฉพาะตัวที่น่าจะใช้บ่อยๆ ดังนี้

From Text

วิธีนี้ใช้กับข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบ Text ซึ่งรวมถึงไฟล์ที่เป็นนามสกุลพวก .txt หรือ .csv (comma separated value) ซึ่งเมื่อลองกด Import ข้อมูลดูแล้ว จะพบว่ามีเมนูให้เลือก 2 แบบ คือ Delimited กับ Fixed Width ซึ่งเป็นแบบเดียวกับการใช้ Text to Column เป๊ะๆ เลย (สบายเราล่ะ) แต่สิ่งที่อาจต้องเลือกเพิ่มคือ พวกรหัสภาษาของไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งถ้ามีภาษาไทยอยู่ ผมแนะนำให้เลือก Thai เช่น 874:Thai (Windows) ครับ ไม่งั้นภาษาจะออกมาเน่าๆ และบางทีก็อาจต้องติ๊ก My Data has Headers ด้วย เพื่อบอก Excel ว่า ในไฟล์ที่กำลังจะ import นั้นมีหัวคอลัมน์มาด้วยนะ

From Web

อันนี้เหมาะกับการดึงข้อมูลใน Website โดยสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะดึงข้อมูลจากตารางไหนที่อยู่ใน Website หน้านั้นๆ โดยมันจะแสดงหน้าตา Website จริงๆ มาให้เราเลือกเลย

สมมติผมอยากได้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้หนัง ผมอาจใส่เว็บไซต์ Address จาก boxofficemojo: เป็น http://www.boxofficemojo.com/yearly/chart/?yr=2015&p=.htm แบบนี้ก็ได้

จากนั้นผมก็เลือกตรงลูกศรที่มีข้อมูลที่เราต้องการ จากสีเหลืองจะเป็นสีเขียว และผมอาจต้องกำหนด Options บางอย่าง เพื่อให้ข้อมูลไม่เพี้ยน เช่น บางที Excel ก็แปลงข้อมูลเป็นวันที่ให้เอง ซึ่งผมไม่ต้องการ จึงต้องเลือก Disable date recognition ไว้ด้วย

ผลลัพธ์ที่ได้จะออกมาเป็นตารางให้โดยอัตโนมัติเลย

นอกจากนี้ เรายังสามารถ Save ลักษณะการ Import นั้นๆ (Save Web Query) ไว้ใช้ภายหลังได้อีกด้วย โดยการกดที่ icon แผ่น disk ข้างๆ คำว่า Options… ซึ่งพอ Save แล้วเราสามารถเปิดใช้ภายหลังโดยการ Open Query File ที่ Save ไว้ในเมนู Open File ปกติเลย

การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access

การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access จริงๆ แล้วสามารถทำได้ 2 ที่ คือ From Access ตรงๆ และ From Other Sources –> From Microsoft Query แต่ผมว่าวิธีแรกง่ายกว่าครับ

From Access

อันนี้เราสามารถเลือกไฟล์ Access ได้เลยโดยตรงเลย พอเลือกไฟล์ Access แล้วมันก็จะให้เลือก Table/Query ที่เราต้องการจะ Import ต่อไป (ถ้าเป็น Query ตรงช่อง Type จะขึ้นว่า VIEW)

เมื่อ Import แล้ว จะมีให้เลือกว่าจะให้ Import เป็น Table หรือกลายเป็น PivotTable เลย

ซึ่งหาก Import เป็น PivotTable Report จะสามารถ import ข้อมูลมามากกว่าจำนวนแถวที่ Excel รับไหวได้ด้วย คือ มากกว่า 1,048,576 Records ก็ยังได้

มหัศจรรย์การจัดการข้อมูลด้วย Flash Fill ( Excel 2013 ขึ้นไปเท่านั้น)

ใน Excel 2013 ขึ้นไปมีเครื่องมือสุดเจ๋งที่ชื่อว่า Flash Fill มาให้เราใช้ ซึ่งความสามารถที่สุดแสนจะชาญฉลาดของมัน คือ
เราสามารถใส่ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ต้องการ โดย Excel จะพยายามเรียนรู้หา Pattern ในตัวอย่างที่เราใส่ลงไป แล้วจัดการกรอกข้อมูลที่เหลือให้ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ประโยชน์ได้มากมาย เช่น

นำมาแบ่งคำ จาก 1 คอลัมน์ ออกมาเป็นหลายๆ คอลัมน์
รวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์ มาไว้ที่คอลัมน์เดียว ในรูปแบบที่ต้องการ
แยกเอาบางส่วนของคำออกมา
เปลี่ยน Format ของข้อความให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ

รายละเอียดลองอ่านได้จากบทความ งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

April 5, 2015

Cookie	Duration	Description
cookielawinfo-checkbox-analytics	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-functional	11 months	The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional".
cookielawinfo-checkbox-necessary	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-others	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other.
cookielawinfo-checkbox-performance	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance".
viewed_cookie_policy	11 months	The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.

Tag: database

สารบัญ

ค้นหาข้อมูล

รวบรวมและดัดแปลงข้อมูล

สรุปผล

ทำซ้ำ

คลิปวีดีโอ

ปัญหาเกี่ยวกับหัวตาราง

ปัญหาเกี่ยวกับตัว Data

วิธีแก้ปัญหา เวลาเจอการออกแบบตารางที่ผิด

ปัญหาของการ Merge Cell

ทำไมคนยังใช้ Merge Cell?

ทำไม Excel ถึงไม่ยอมให้เรา Sort/Filter/Pivot ข้อมูลที่ Merge?

เวลาพูดว่าอย่า Merge Cell ที่ห้ามจริงๆ หมายถึงตัว Data Input ไม่ใช่ Report Output

วิธีที่พอจะช่วยหลีกเลี่ยง Merge Cell (ถ้ายังอยากทำ)

กรณีจะ Merge แนวนอน ให้ใช้ Center Across Selection แทน

กรณีจะ Merge แนวตั้ง ให้พิมพ์ให้ครบทุกช่องเถอะ ไม่มีทางเลือก

กรณี Merge หัวตาราง พอมีทางช่วยได้

เอายังไงกับตัวสรุปรวมท้ายตาราง

ลักษณะการทำงานของ Power Query

Steps การใช้งาน Power Query เบื้องต้น

1.รวบรวม & เชื่อมต่อข้อมูล

2.คัดกรอง & ดัดแปลง

3. ผสมข้อมูล (Combine โดย Merge/Append)

4. แก้ไขรายละเอียด / เขียนสูตร / แก้ลำดับการทำงาน

Tips : ตัวอย่าง Action ที่ทำบ่อยๆ

เพิ่มคอลัมน์ใหม่

ลบคอลัมน์

เปลี่ยนชื่อคอลัมน์

เปลี่ยนประเภทข้อมูล

Filter ข้อมูล

Split Column

5. นำไปใช้งานต่อใน Excel

ใครมีคำถาม…

Mail Merge คืออะไร?

Mail Merge ดียังไง?

วิธีการใช้ Mail Merge

1. เตรียมแบบฟอร์มใน Word

2. เตรียมฐานข้อมูล ให้มีข้อมูลเพียงพอกับฟอร์ม

3. ใช้ Mail Merge เพิ่ม Field ลงบนแบบฟอร์มใน Word

4. กดดูตัวอย่าง

5. ปรับแต่งถ้าจำเป็น

เคล็ดลับระดับเทพ

แล้วถ้าอยากทำพวก Label ต้องทำไง?