ในเมื่อเราจะมาเจาะลึกวิธีใช้ Excel ทำรายงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นเราควรวิเคราะห์ดูก่อนว่า การจะทำรายงานให้สำเร็จได้นั้นโดยภาพรวมมีขั้นตอนอะไรและความเชื่องช้าอยู่ตอนไหนบ้าง? Step การทำรายงาน เตรียมฐานข้อมูลคำนวณแปลงข้อมูลดิบให้เป็นผลสรุปVisualizationสรุปและตีความหมายนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์จริง ๆทำซ้ำหากข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ต้องทำข้อมูลเดือนใหม่ในรูปแบบเดิมอีก เตรียมฐานข้อมูล ขั้นตอนนี้ ความซับซ้อนและความเสียเวลาขึ้นอยู่กับว่าแหล่งข้อมูลที่แท้จริงเรามาจากไหน และมีลักษณะอย่างไร? เช่น ข้อมูลอยู่ในไฟล์ Excel เดียวกับที่ทำงานอยู่ หรือ อยู่ที่อื่น?ข้อมูลมีตารางเดียว หรือ หลายตาราง? เป็นแบบเพิ่มคอลัมน์ หรือ เพิ่มเแถว หรือ ทั้งคู่เลย?การรวมข้อมูลนั้นรวมได้ตรงๆ เลย หรือต้องมีการคัดเลือกข้อมูลบางส่วน ถ้าอยู่ในไฟล์เดียวกัน มีตารางเดียว นี่จะง่ายที่สุด เพราะเราเอา Data ตัวนั้นให้เป็นแหล่งข้อมูลหลักที่จะเอาไปทำต่อได้เลย แต่ถ้าข้อมูลอยู่ที่อื่น หรือมีหลายตาราง เราก็ต้องพยายามรวบรวมข้อมูลทุกที่ให้มาอยู่ในที่เดียวกันก่อน  ซึ่งทำได้หลายแบบ หลายวิธีการ เช่น Copy Paste เอาเองแบบ Manual เขียนสูตรพวก LOOKUP อย่างเช่น VLOOKUP, INDEX, MATCH,…