extract-text-excel

สารพัดวิธีดึงข้อความหลังตัวคั่นตัวที่สอง

หลายวันก่อนผมมีการ Post คำถามนี้ ไปใน เพจเทพเอ็กเซล ว่า จะดึงข้อความหลังเครื่องหมาย - ตัวที่สองได้อย่างไร? ปรากฏว่ามีคนสนใจมาตอบเป็นจำนวนมากกกกก กว่าที่ผมคิดไว้เยอะเลย และมีหลายท่านได้นำเสนอวิธีที่น่าสนใจและควรค่าต่อการนำมาอธิบายต่อมาก ดังนั้นผมจะขออนุญาตนำวิธีของแต่ละท่านที่ตอบมาอธิบายให้ละเอียดมากขึ้น เผื่อที่คนมาอ่านจะได้นำไปต่อยอดความรู้ของตัวเองได้ครับ (ลองไปดูใน Post ได้นะครับว่าใครตอบแบบไหนมา หลายคนก็ตอบวิธีเดียวกันครับ) ขอเริ่มจากวิธีที่ผมคิดว่าง่ายที่สุดก่อนละกันนะครับ วิธีที่ 1 : ใช้ Flash Fill หลักการ : Excel จะพยายามหา Pattern ของสิ่งที่เราใส่เป็นตัวอย่าง แล้วเลียนแบบสิ่งนั้นให้โดยอัตโนมัติ (แต่ไม่ใช่สูตร หากข้อมูลต้นทางเปลี่ยนต้องกดคำสั่ง Flash Fill ใหม่) ข้อจำกัด : ใช้ได้ตั้งแต่ Excel 2013 ขึ้นไป แนะนำมาโดย : Bob Pytnst, Noppadol Rattanawisadrat, Taekuza…
การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล 1

การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล

เมื่อเร็วๆ นี้เองผมเพิ่งได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ให้หาเหตุผลที่พนักงานขายทำการขายสินค้า/บริการไม่สำเร็จ โดยจะต้องวิเคราะห์จากข้อความที่เป็นคำบรรยายที่พนักงานขายแต่ละคนเขียนมาให้ ซึ่งข้อมูลมีเยอะมาก ประมาณหลายหมื่นข้อความเลย (โอ้ แม่เจ้า!!) ดังนั้นจะให้ผมนั่งอ่านทีละอันคงไม่ไหวแน่นอน ผมจึงลองเขียนสูตรใน Excel เพื่อพยายามแบ่งกลุ่มเหตุผลขึ้นมาว่าน่าจะมีเหตุผลอะไรบ้าง แต่ละเหตุผลคิดเป็นสัดส่วนซักกี่ % ? ซึ่งก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจพอสมควรครับ ^^ ดังนั้นผมจึงอยากนำแนวคิดนี้มาลองแบ่งปันกับเพื่อนๆ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นที่อาจต้องทำอะไรคล้ายๆ ผม และบางทีคุณอาจมีเทคนิคที่เจ๋งกว่าผมก็ได้ (ถ้ามีก็บอกกันด้วยนะ อิอิ) มาลองทำกันจริงๆ ผมขอสมมติสถานการณ์ใหม่ขึ้นมาว่าเราเป็นบริษัทขายของแห่งหนึ่ง แล้วเราได้รวบรวมคำบ่นที่ลูกค้าด่าเรามาไว้ได้หลายพันข้อความเลย (แต่ในไฟล์มีแค่ 15 ข้อความ เพื่อความง่าย) =>  keyword-analysis (โหลดไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้ที่นี้) หน้าที่ของคุณคือต้องวิเคราะห์ว่าลูกค้าบ่นเรื่องอะไรมามากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้หาทางแก้ปัญหาได้ถูกจุด ซึ่งหน้าตาข้อมูลเป็นแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อคือ พยายาม List Keyword ที่น่าจะช่วยแบ่งกลุ่มข้อมูลได้ เช่น สมมติผมอยากจะแบ่งประเด็นปัญหาเป็น 2 เรื่องใหญ่ๆ ว่าเป็นเรื่องสินค้า (product) หรือ เรื่องของการบริการ (service) สมมติผมอ่าน comment…
จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT 2

จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ ก่อนจะนำข้อมูลไปสรุปผลในบทต่อๆ ไปได้ คุณอาจจำเป็นต้องจัดการข้อมูล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการก่อน เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน หรือมีการแปลงคำบางอย่าง เช่น แปลงตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ หนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีบทบาทในการแปลงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลให้เรียบร้อยมากขึ้นมากที่สุดตัวหนึ่งก็คือ ฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT นั่นเอง ซึ่งคุณจะต้องรู้จักฟังก์ชั่นพื้นฐานเหล่านี้ก่อนครับ คุณอาจต้องใช้มันผสมผสานกันพอสมควรเลยล่ะ สรุปฟังก์ชั่นกลุ่ม Text ที่ใช้บ่อย LEN นับจำนวนตัวอักษร (นับทั้งอักษร ช่องว่าง สระ และวรรณยุกต์ด้วย) =LEN(text) =LEN(ข้อความที่จะนับอักษร) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =LEN("มดแดง") =5 LEFT ตัดคำจากทางซ้าย (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร) =LEFT(text,[num_chars])…

การค้นหาข้อมูล และ Wildcard เครื่องหมายมหัศจรรย์

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ ปกติแล้วเวลาพูดถึงเรื่องการค้นหาข้อมูล คนส่วนใหญ่คงนึกถึงเครื่องมือ Find (Ctrl+F) ซึ่งผมก็ใช้มันบ่อยมากเช่นกัน แต่วันนี้ผมจะมาเปิดเผยความสามารถลับๆ ของมันที่หลายคนอาจยังไม่รู้ เป็นยังไงมาดูกันเลย! การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล เครื่องมือนี้ เอาไว้ค้นหาสิ่งที่ต้องการ มีวิธีสั่งงานโดยให้ไปที่ [Home] --> Editing--> Find & Select --> Find… หรือ กด Ctrl+F ก็ได้ ง่ายกว่าเยอะ โดยที่ก่อนจะทำการค้นหา ถ้าเราเลือก Range เอาไว้ก่อน แล้วค่อยกด Ctrl+F มันจะหาเฉพาะ Range ที่เราเลือก (แต่ถ้าเลือกที่ Cell เดียว มันจะหาทั้งหมดเลย…
แฉ 10 ความลับของ Excel ภาค 2 : เรื่องง่ายๆ ที่หลายคนไม่รู้ 3

แฉ 10 ความลับของ Excel ภาค 2 : เรื่องง่ายๆ ที่หลายคนไม่รู้

หากคิดว่าเราได้รู้ความลับของ Excel ไปหมดแล้วใน แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน! (ภาคแรก) คุณอาจจะต้องคิดใหม่ เพราะ Excel นั้นมีรายละเอียดเยอะ  แม้แต่เรื่องที่ดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานหลายๆอย่าง ก็ยังมีที่หลายคนอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน วันนี้ผมจึงขอรวบรวมเคล็ดลับที่จริงๆ แล้วเป็นเรื่องที่ง่ายมากๆ มีประโยชน์มาก แต่หลายคนอาจยังไม่รู้มาก่อน เมื่อพร้อมแล้วไปลุยกันเลย! 1. Copy Paste ง่ายๆ ด้วยการกดคลิ๊กขวาแล้วลากเม้าส์ รู้หรือไม่ว่า เราสามารถเลือก Range ของข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นเลื่อนเม้าไปที่ขอบของ Range ที่เราเลือกไว้ (มันจะกลายเป็นรูปลูกศรชี้ 4 ทิศ พร้อมกัน ที่ปกติเราเอาไว้ Move ข้อมูล) แล้วกดคลิ๊กขวาค้างไว้่ แล้วลากไปยังเป้าหมายที่ต้องการ จากนั้นจะมีเมนูขึ้นมาให้เพียบเลย (คล้ายๆตอนกด Paste Special) ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือ จะเห็นชัดเจนก่อนทำการ Paste ว่า ช่องเป้าหมายจะครอบคลุมถึงแค่ไหน 2. Copy แล้ว Paste…