9 เทคนิค เก่ง Excel มือใหม่ก็ทำได้ 1

9 เทคนิค เก่ง Excel มือใหม่ก็ทำได้

Excel เป็นโปรแกรมสามัญประจำทุก Office และยังเป็นโปรแกรมที่คนใช้เป็นสร้างผลลัพธ์ได้ต่างกับคนใช้ไม่เป็น มากๆ เรียกได้ว่าคนใช้ Excel เก่งๆ จะทำงานได้เสร็จเร็วกว่าแถมยังถูกต้องมากกว่า สาเหตุหนึ่งเป็นเพราะ Excel เป็นโปรแกรมที่มีความสามารถหลากหลาย และคนใช้งานต้องมีความเข้าใจที่ค่อนข้างลึกซึ้งจึงจะพลิกแพลงการทำงานได้ดี แต่มันก็ไม่ใช่ทุกเรื่องของ Excel ที่จะต้องใช้ความรู้ที่ลึกซึ้งอะไรมากมาย หลายๆ เรื่องเป็นแค่เรื่องของ "รู้" กับ "ไม่รู้" มากกว่า ซึงบทความนี้ผมจะขอพูดถึง 9 เทคนิค Excel ที่จะทำให้คุณใช้ Excel ได้เก่งขึ้นแบบมือใหม่ก็ใช้ได้เลย No.1 : กรอกวันที่/เวลาปัจจุบันอย่างไวด้วย Ctrl + ; เราสามารถกรอกข้อมูลวันที่ปัจจุบัน ณ ขณะนั้นลงไปใน Cell ด้วยการกดปุ่มลัดบน Keyboard Ctrl+; (ปุ่ม ว) ซึ่งมีวิธีจำง่ายๆ คือ ปุ่ม ว. = วันที่และเวลา…
งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill 2

งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม ถ้าเคย ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อยย หลักการทำงานของ Flash Fill หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น) Step การทำงานของ Flash Fill 1. เตรียมข้อมูลดิบและคอลัมน์ผลลัพธ์ สมมติคุณมีข้อมูลแบบนี้ และคอลัมน์สีเหลืองคือสิ่งที่คุณต้องทำเพิ่ม   2. ใส่ตัวอย่างสอน Excel คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการไปก่อนซัก 1-2 บรรทัด เพื่อทำการสอน Excel ให้รู้ว่าอยากได้อะไร (ลองบรรทัดเดียวก่อนก็ได้)…

การจัดการข้อมูลเบื้องต้น

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database คือการจัดข้อมูลให้มีลักษณะดังนี้ ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัดบนสุดของ sheet ก็ได้) และในบรรทัดถัดจากนั้น ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดยสอดคล้องกับหัวตาราง เช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า เป็นต้น บรรทัดล่างสุดก็ไม่ต้องมีการสรุปข้อมูลอะไรทั้งสิ้น เพราะเราจะไปสรุปทีเดียวด้วยการใช้ PivotTable นอกจากนี้รอบๆ ฐานข้อมูลไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใน Cell ที่ติดกับตาราง   แบบที่ถูกต้อง แบบที่ไม่ควรทำ   แบบนี้ ok เลย เพราะไม่มีหัวตาราง เพราะรอบๆ ตารางมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องติดอยู่ มันไม่ง่ายอย่างที่คิด บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เราจะต้องนำมาวิเคราะห์ประมวลผลใน Excel นั้น ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่นำมาวิเคราะห์ได้ทันที ซึ่งอาจมีหลายสาเหตุด้วยกัน เช่น ข้อมูลอยู่ในไฟล์อื่นนอก Excel ข้อมูลอยู่ในสภาพไม่เรียบร้อย มีข้อมูลขยะที่พิมพ์ผิดปนอยู่มาก ข้อมูลมีรูปแบบไม่เป็นไปตามต้องการ เช่น มีข้อมูลชื่อและนามสกุลอยู่ในช่องเดียวกันแต่เราต้องการแยกช่อง หรือ มีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบ text เช่น…