หากเราจะกรอกข้อมูลเวลา 7 โมง 45 นาที ในตอนเช้า เราจะต้องกรอกว่า 7:45 โดยใช้เครื่องหมาย : (Colon) ห้ามกรอกว่า 7.45 ที่ใช้เครื่องหมาย . (dot) เด็ดขาด เพราะมันเป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง การเขียน 7:45 หากปรับ Number Format ให้เป็น general...
หลายวันก่อนผมมีการ Post คำถามนี้ ไปใน เพจเทพเอ็กเซล ว่า จะดึงข้อความหลังเครื่องหมาย - ตัวที่สองได้อย่างไร? ปรากฏว่ามีคนสนใจมาตอบเป็นจำนวนมากกกกก กว่าที่ผมคิดไว้เยอะเลย และมีหลายท่านได้นำเสนอวิธีที่น่าสนใจและควรค่าต่อการนำมาอธิบายต่อมาก...
อย่างที่ผมพยายามเตือนเรื่องการกรอกข้อมูลวันที่ไปแล้ว 2 ตอนด้วยกัน สมมติว่าคุณแก้ไขตามที่ผมบอกไปแล้ว แปลว่าการกรอกวันที่ในอนาคตไม่น่าจะผิดอีกแล้ว แต่ของในอดีตที่เคยผิดจนกลายเป็นวันที่แบบเน่าไปแล้วจะทำไงดีล่ะ? วันนี้ผมเลยทดลองกรอกวันที่มั่วๆ ลงไปในหลายๆ รูปแบบ แล้วลองเขียนสูตรดูซิว่าจะช่วยจัดการให้เข้าร่องเข้ารอยได้หรือไม่? แบบว่าอัดสูตรแบบ combo เข้าไปแบบเดียวกันดูเลยว่ามีใครรอดมั้ย? ดาวน์โหลดไฟล์ ไฟล์ที่ผมลองทำ => mess-up-date2 Screenshot การจัดการวันที่เน่า มีหลายขั้นตอนมาก หลักๆ คือ ผมก็คิดก่อนว่า ตัวเองรู้ได้ไงว่าวันที่อันไหนผิด ด้วยวิธีอะไร แล้วจะแก้ให้ถูกต้องได้ยังไง? แล้วเอาสิ่งนั้นแหละมาเขียนเป็นสูตร ผมก็เลยพยายามแยก ปี เดือน วัน ออกมา แล้วลอง adjust เช่น ลบ 543 หรือ สลับวันกับเดือน แล้วสุดท้ายเอาไปตรวจว่าอยู่ในช่วงวันที่ที่ต้องการหรือไม่? (กำหนดอยู่ข้างบน ซึ่งเป็นตัวที่ช่วยเช็คได้ดีมากๆ ตัวนึงเลย) ถ้าอยู่ในช่วงวันที่ที่กำหนด ก็แสดงว่า ok น่าจะถูกครับ (สุดท้ายได้คอลัมน์ R) โดยสรุป ผมใช้หลายขั้นตอนมากๆ เพราะมีการ Error หลากหลายรูปแบบเหลือเกิน แต่จะมีวันที่บางอันที่ผิดแล้วไม่มีทางรู้ เช่น […]
คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อย หลักการทำงานของ Flash Fill หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ จากนั้นกด Ctrl+E แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น) Step การทำงานของ Flash Fill 1. เตรียมข้อมูลดิบและคอลัมน์ผลลัพธ์ สมมติคุณมีข้อมูลแบบนี้ และคอลัมน์สีเหลืองคือสิ่งที่คุณต้องทำเพิ่ม 2. ใส่ตัวอย่างสอน Excel คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการไปก่อนซัก 1-2 บรรทัด เพื่อทำการสอน Excel ให้รู้ว่าอยากได้อะไร (ลองบรรทัดเดียวก่อนก็ได้) 3. ใช้ Flash Fill ให้คลิ๊กที่ช่องที่เราสอน […]
เรื่องพื้นฐานบางเรื่อง เป็นเรื่องง่ายๆ แต่หลายคนก็มองข้ามไป หรือทำไม่เป็นอย่างน่าเสียดาย … วันนี้ผมเลยจะขอมาแนะนำความรู้เกี่ยวกับการเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม ครับ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายอย่างเลย รู้หรือไม่ว่า… & คือตัวเชื่อมข้อความ เชื่อมข้อความ จากหลายช่องมารวมกันในช่องเดียวกันได้ เช่น ในรูป สามารถรวม ชื่อ และนามสกุล เดิมอยู่แยกกันให้รวมกันเป็น Cell เดียวได้ & ทำให้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลประเภท Text สามารถแปลง Number เป็น Text ได้ด้วย เช่น =100&”” จะทำให้ 100 กลายเป็น Text ข้อความใน Cell เราไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูด พิมพ์ไปใน Cell ตรงๆ แล้วอ้างอิงมาใช้ในสูตรด้วย Cell Reference เช่น A1 B2 ได้เลย ข้อความในสูตร ต้องพิมพ์อยู่ในเครื่องหมายคำพูด (” “) […]
สมมติว่าเรามีข้อความบางอย่าง แล้วเราอยากจะแยกข้อความออกจากกัน เช่น ตัวอย่างข้างล่างนี้ มีคั่นด้วย – (แต่ว่าตำแหน่งของมันไม่แน่ไม่นอน) เราจะแยกข้อความออกมาเป็น 3 ส่วนได้ยังไง? มาดูกัน วิธีแยกข้อความ 1 : Text to Column วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้เครื่องมือ Text to Column โดยให้ Copy ข้อมูลต้นฉบับออกมาก่อน แล้วเลือกข้อมูล แล้วไปที่ [Data]–> Data Tools –> Text to Column –> Delimited และให้ใส่เครื่องหมาย – (ที่เป็นตัวคั่น) ลงไปใน Other จากนั้นกด Finish แค่นี้ก็เสร็จแล้ว ได้เป็น 3 คอลัมน์อย่างที่ต้องการ วิธีแยกข้อความ 2 : ใช้สูตร การใส่สูตรมีข้อดีอย่างมาก คือ ข้อมูลอัปเดทโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องกดเครื่องมือใดๆ เลย แต่ข้อเสียคือ เขียนยาก ถ้ายังใช้สูตรไม่คล่อง คำตัวต้น […]
เมื่อเร็วๆ นี้เองผมเพิ่งได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ให้หาเหตุผลที่พนักงานขายทำการขายสินค้า/บริการไม่สำเร็จ โดยจะต้องวิเคราะห์จากข้อความที่เป็นคำบรรยายที่พนักงานขายแต่ละคนเขียนมาให้ ซึ่งข้อมูลมีเยอะมาก ประมาณหลายหมื่นข้อความเลย (โอ้ แม่เจ้า!!) ดังนั้นจะให้ผมนั่งอ่านทีละอันคงไม่ไหวแน่นอน ผมจึงลองเขียนสูตรใน Excel เพื่อพยายามแบ่งกลุ่มเหตุผลขึ้นมาว่าน่าจะมีเหตุผลอะไรบ้าง แต่ละเหตุผลคิดเป็นสัดส่วนซักกี่ % ? ซึ่งก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจพอสมควรครับ ^^ ดังนั้นผมจึงอยากนำแนวคิดนี้มาลองแบ่งปันกับเพื่อนๆ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นที่อาจต้องทำอะไรคล้ายๆ ผม และบางทีคุณอาจมีเทคนิคที่เจ๋งกว่าผมก็ได้ (ถ้ามีก็บอกกันด้วยนะ อิอิ) มาลองทำกันจริงๆ ผมขอสมมติสถานการณ์ใหม่ขึ้นมาว่าเราเป็นบริษัทขายของแห่งหนึ่ง แล้วเราได้รวบรวมคำบ่นที่ลูกค้าด่าเรามาไว้ได้หลายพันข้อความเลย (แต่ในไฟล์มีแค่ 15 ข้อความ เพื่อความง่าย) => keyword-analysis (โหลดไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้ที่นี้) หน้าที่ของคุณคือต้องวิเคราะห์ว่าลูกค้าบ่นเรื่องอะไรมามากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้หาทางแก้ปัญหาได้ถูกจุด ซึ่งหน้าตาข้อมูลเป็นแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อคือ พยายาม List Keyword ที่น่าจะช่วยแบ่งกลุ่มข้อมูลได้ เช่น สมมติผมอยากจะแบ่งประเด็นปัญหาเป็น 2 เรื่องใหญ่ๆ ว่าเป็นเรื่องสินค้า (product) หรือ เรื่องของการบริการ (service) สมมติผมอ่าน comment คร่าวๆ แล้วแบ่งคำได้ดังนี้ Product สินค้า tv […]
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ ก่อนจะนำข้อมูลไปสรุปผลในบทต่อๆ ไปได้ คุณอาจจำเป็นต้องจัดการข้อมูล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการก่อน เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน หรือมีการแปลงคำบางอย่าง เช่น แปลงตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ หนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีบทบาทในการแปลงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลให้เรียบร้อยมากขึ้นมากที่สุดตัวหนึ่งก็คือ ฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT นั่นเอง ซึ่งคุณจะต้องรู้จักฟังก์ชั่นพื้นฐานเหล่านี้ก่อนครับ คุณอาจต้องใช้มันผสมผสานกันพอสมควรเลยล่ะ สรุปฟังก์ชั่นกลุ่ม Text ที่ใช้บ่อย LEN นับจำนวนตัวอักษร (นับทั้งอักษร ช่องว่าง สระ และวรรณยุกต์ด้วย) =LEN(text) =LEN(ข้อความที่จะนับอักษร) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =LEN(“มดแดง”) =5 LEFT ตัดคำจากทางซ้าย (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร) =LEFT(text,[num_chars]) =LEFT(ข้อความต้นฉบับ, [จำนวนอักษรที่จะตัด]) ผลลัพธ์ : เป็น […]
บทความนี้ถูกแยกเขียนใหม่เป็น 3 หัวข้อดังนี้ เข้าไปใน link ได้เลยครับ Level 14. จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT Level 15 : เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date & Time Level 16 : VLOOKUP และ MATCH คู่ซี้ค้นหาข้อมูล
หลายๆครั้งเวลาเพื่อนๆทำงานใน Excel อาจพบกับอาการที่ Excel สูตรค้าง ไม่ทำงาน หรือ ที่ผมเรียกว่า Excel เอ๋อๆ ซึ่งอาจมีหลายอาการ เช่น สูตรค้างแบบผลลัพธ์เป็นค่าเดิมตลอด การคำนวณไม่ยอม Update เช่น ค่าที่อ้างอิงเปลี่ยนไปแล้ว แต่ค่าในผลลัพธ์ไม่ยอมเปลี่ยน...
คุณคิดว่าฟังก์ชั่น TRIM เอาไว้ทำอะไร? หลายคนอาจคิดว่ามันแค่เอาไว้ตัด space หัวท้ายของคำเท่านั้น …. แต่จริงๆ มันตัด space โดยจะเหลือ space ระหว่างคำไว้ให้แค่สูงสุด 1 เคาะเท่านั้น space ตัวอื่นๆจะถูกตัดทิ้งทั้งหมดครับ ตามรูป
Excel Lookup ไม่ลืมหูลืมตา ไม่ดูตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่!? ผมเดาว่าหลายๆ คนอาจยังไม่รู้ว่า ปกติ Excel จะ Lookup ข้อมูลแบบไม่สนตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ นั่นคือ หากเราจะหาคำว่า B1 จากตารางที่มีทั้งคำว่า b1 และคำว่า B1 Excel จะเอาผลลัพท์จากคำที่เจอก่อน (วิ่งจากบนลงล่าง) โดยไม่สนว่ามันจะเป็นตัวพิมพ์เดียวกับคำที่เราต้องการหรือไม่ เพราะ Excel มันทำงาน Lookup โดยมองทั้งสองคำนั้นเหมือนๆ กันนั่นเอง ทางแก้ไข วิธีที่จะ Lookup ข้อมูล แบบ Case-Sensitive (สนตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่) ได้ จะต้องใช้ ฟังก์ชั่น EXACT และการทำงานของ Array Formula มาช่วย Concept การใส่สูตร {=INDEX(B2:B7,MATCH(1,–EXACT(A2:A7,A10),0))} หาว่าคำที่ต้องการอยู่แถวที่เท่าไหร่ก่อน ด้วย MATCH กับ EXACT จากนั้นค่อยใช้ INDEX ดึงค่าที่สอดคล้องออกมา หาว่าคำที่ต้องการอยู่แถวที่เท่าไหร่ พื้นฐานคือ […]