แนวทางจัดการวันที่สุดมั่ว (ผิดไปแล้วทำไงดี) 1

แนวทางจัดการวันที่สุดมั่ว (ผิดไปแล้วทำไงดี)

างที่ผมพยายามเตือนเรื่องการกรอกข้อมูลวันที่ไปแล้ว 2 ตอนด้วยกัน สมมติว่าคุณแก้ไขตามที่ผมบอกไปแล้ว แปลว่าการกรอกวันที่ในอนาคตไม่น่าจะผิดอีกแล้ว แต่ของในอดีตที่เคยผิดไปแล้วจะทำไงดีล่ะ? วันนี้ผมเลยทดลองกรอกวันที่มั่วๆ ลงไปในหลายๆ รูปแบบ แล้วลองเขียนสูตรดูซิว่าจะช่วยจัดการให้เข้าร่องเข้ารอยได้หรือไม่? แบบว่าอัดสูตรแบบ combo เข้าไปแบบเดียวกันดูเลยว่ามีใครรอดมั้ย? ดาวน์โหลดไฟล์ ไฟล์ที่ผมลองทำ => mess-up-date2 Screenshot การทำ มีหลายขั้นตอนมาก หลักๆ คือ ผมก็คิดก่อนว่า ตัวเองรู้ได้ไงว่าวันที่อันไหนผิด ด้วยวิธีอะไร แล้วจะแก้ให้ถูกต้องได้ยังไง? แล้วเอาสิ่งนั้นแหละมาเขียนเป็นสูตร ผมก็เลยพยายามแยก ปี เดือน วัน ออกมา แล้วลอง adjust เช่น ลบ 543 หรือ สลับวันกับเดือน แล้วสุดท้ายเอาไปตรวจว่าอยู่ในช่วงวันที่ที่ต้องการหรือไม่? (กำหนดอยู่ข้างบน ซึ่งเป็นตัวที่ช่วยเช็คได้ดีมากๆ ตัวนึงเลย) ถ้าอยู่ในช่วงวันที่ที่กำหนด ก็แสดงว่า ok น่าจะถูกครับ (สุดท้ายได้คอลัมน์ R) โดยสรุป ผมใช้หลายขั้นตอนมากๆ…
งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill 2

งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

คุณเคยมั้ย? ที่ต้องจัดการข้อมูลบางอย่างอย่างเร่งด่วน และไม่ใช่งาน Routine จะเอาเวลาไปเขียนสูตรก็คงไม่คุ้ม ถ้าเคย ผมมีเครื่องมือที่ชื่อว่า Flash Fill มาแนะนำสำหรับคนที่ยังไม่รู้จักครับ ซึ่งเครื่องมือนี้มามาตั้งแต่ Excel 2013 แล้วล่ะ มีแล้วก็ใช้ให้คุ้มหน่อยย หลักการทำงานของ Flash Fill หากคุณต้องการผลลัพธ์แบบไหน ก็พิมพ์บอก Excel ไปซะ แล้ว Excel จะพยายามหารูปแบบ (Pattern) จากสิ่งที่คุณพิมพ์ลงไปเอง ! (ถ้ายังหา Pattern ไม่ได้ ก็พิมพ์สอนเพิ่มไปอีก แล้วมันจะฉลาดขึ้น) Step การทำงานของ Flash Fill 1. เตรียมข้อมูลดิบและคอลัมน์ผลลัพธ์ สมมติคุณมีข้อมูลแบบนี้ และคอลัมน์สีเหลืองคือสิ่งที่คุณต้องทำเพิ่ม   2. ใส่ตัวอย่างสอน Excel คุณสามารถพิมพ์ผลลัพธ์ที่ต้องการไปก่อนซัก 1-2 บรรทัด เพื่อทำการสอน Excel ให้รู้ว่าอยากได้อะไร (ลองบรรทัดเดียวก่อนก็ได้)…
การเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม 3

การเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม

เรื่องพื้นฐานบางเรื่อง เป็นเรื่องง่ายๆ แต่หลายคนก็มองข้ามไป หรือทำไม่เป็นอย่างน่าเสียดาย ... วันนี้ผมเลยจะขอมาแนะนำความรู้เกี่ยวกับการเขียนข้อความในสูตร และการใช้เครื่องหมาย & เชื่อม ครับ มีประเด็นที่น่าสนใจหลายอย่างเลย รู้หรือไม่ว่า... & คือตัวเชื่อมข้อความ เชื่อมข้อความ จากหลายช่องมารวมกันในช่องเดียวกันได้ เช่น ในรูป สามารถรวม ชื่อ และนามสกุล เดิมอยู่แยกกันให้รวมกันเป็น Cell เดียวได้ & ทำให้ผลลัพธ์เป็นข้อมูลประเภท Text สามารถแปลง Number เป็น Text ได้ด้วย เช่น =100&"" จะทำให้ 100 กลายเป็น Text ข้อความใน Cell เราไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูด พิมพ์ไปใน Cell ตรงๆ แล้วอ้างอิงมาใช้ในสูตรด้วย Cell Reference เช่น A1 B2…
สารพัดวิธีแยกร่างข้อความ 4

สารพัดวิธีแยกร่างข้อความ

สมมติว่าเรามีข้อความบางอย่าง แล้วเราอยากจะแยกส่วนข้อความนั้น เช่น ตัวอย่างข้างล่างนี้ มีคั่นด้วย - (แต่ว่าตำแหน่งของมันไม่แน่ไม่นอน) เราจะแยกข้อความออกมาเป็น 3 ส่วนได้ยังไง? มาดูกัน วิธีที่ 1 : Text to Column วิธีที่ง่ายที่สุดคือการใช้เครื่องมือ Text to Column โดยให้ Copy ข้อมูลต้นฉบับออกมาก่อน แล้วเลือกข้อมูล แล้วไปที่ [Data]--> Data Tools --> Text to Column --> Delimited และให้ใส่เครื่องหมาย - (ที่เป็นตัวคั่น) ลงไปใน Other จากนั้นกด Finish แค่นี้ก็เสร็จแล้ว ได้เป็น 3 คอลัมน์อย่างที่ต้องการ วิธีที่ 2 : ใช้สูตร การใส่สูตรมีข้อดีอย่างมาก คือ ข้อมูลอัปเดทโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องกดเครื่องมือใดๆ…
การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล 5

การทำ Keyword Analysis ด้วย Excel เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล

เมื่อเร็วๆ นี้เองผมเพิ่งได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ให้หาเหตุผลที่พนักงานขายทำการขายสินค้า/บริการไม่สำเร็จ โดยจะต้องวิเคราะห์จากข้อความที่เป็นคำบรรยายที่พนักงานขายแต่ละคนเขียนมาให้ ซึ่งข้อมูลมีเยอะมาก ประมาณหลายหมื่นข้อความเลย (โอ้ แม่เจ้า!!) ดังนั้นจะให้ผมนั่งอ่านทีละอันคงไม่ไหวแน่นอน ผมจึงลองเขียนสูตรใน Excel เพื่อพยายามแบ่งกลุ่มเหตุผลขึ้นมาว่าน่าจะมีเหตุผลอะไรบ้าง แต่ละเหตุผลคิดเป็นสัดส่วนซักกี่ % ? ซึ่งก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจพอสมควรครับ ^^ ดังนั้นผมจึงอยากนำแนวคิดนี้มาลองแบ่งปันกับเพื่อนๆ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับคนอื่นที่อาจต้องทำอะไรคล้ายๆ ผม และบางทีคุณอาจมีเทคนิคที่เจ๋งกว่าผมก็ได้ (ถ้ามีก็บอกกันด้วยนะ อิอิ) มาลองทำกันจริงๆ ผมขอสมมติสถานการณ์ใหม่ขึ้นมาว่าเราเป็นบริษัทขายของแห่งหนึ่ง แล้วเราได้รวบรวมคำบ่นที่ลูกค้าด่าเรามาไว้ได้หลายพันข้อความเลย (แต่ในไฟล์มีแค่ 15 ข้อความ เพื่อความง่าย) =>  keyword-analysis (โหลดไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์ได้ที่นี้) หน้าที่ของคุณคือต้องวิเคราะห์ว่าลูกค้าบ่นเรื่องอะไรมามากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้หาทางแก้ปัญหาได้ถูกจุด ซึ่งหน้าตาข้อมูลเป็นแบบนี้ สิ่งที่เราต้องทำต่อคือ พยายาม List Keyword ที่น่าจะช่วยแบ่งกลุ่มข้อมูลได้ เช่น สมมติผมอยากจะแบ่งประเด็นปัญหาเป็น 2 เรื่องใหญ่ๆ ว่าเป็นเรื่องสินค้า (product) หรือ เรื่องของการบริการ (service) สมมติผมอ่าน comment…
จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT 6

จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ ก่อนจะนำข้อมูลไปสรุปผลในบทต่อๆ ไปได้ คุณอาจจำเป็นต้องจัดการข้อมูล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการก่อน เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน หรือมีการแปลงคำบางอย่าง เช่น แปลงตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่ หนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีบทบาทในการแปลงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลให้เรียบร้อยมากขึ้นมากที่สุดตัวหนึ่งก็คือ ฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT นั่นเอง ซึ่งคุณจะต้องรู้จักฟังก์ชั่นพื้นฐานเหล่านี้ก่อนครับ คุณอาจต้องใช้มันผสมผสานกันพอสมควรเลยล่ะ สรุปฟังก์ชั่นกลุ่ม Text ที่ใช้บ่อย LEN นับจำนวนตัวอักษร (นับทั้งอักษร ช่องว่าง สระ และวรรณยุกต์ด้วย) =LEN(text) =LEN(ข้อความที่จะนับอักษร) ผลลัพธ์ : เป็น Number ตัวอย่าง : =LEN("มดแดง") =5 LEFT ตัดคำจากทางซ้าย (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร) =LEFT(text,[num_chars])…

สุดยอดฟังก์ชั่นช่วยจัดการข้อมูลให้เป็นไปตามต้องการ

บทความนี้ถูกแยกเขียนใหม่เป็น 3 หัวข้อดังนี้ เข้าไปใน link ได้เลยครับ Level 14. จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT Level 15 : เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date & Time Level 16 : VLOOKUP และ MATCH คู่ซี้ค้นหาข้อมูล
แนวทางแก้ไขเวลา Excel สูตรไม่ทํางาน ไม่ยอมคำนวณ เอ๋อ... 7

แนวทางแก้ไขเวลา Excel สูตรไม่ทํางาน ไม่ยอมคำนวณ เอ๋อ…

เมื่อ Excel สูตรไม่ทํางาน หลายๆครั้งเวลาเพื่อนๆทำงานใน Excel อาจพบกับอาการที่ Excel สูตรไม่ทำงาน หรือ ที่ผมเรียกว่า Excel เอ๋อๆ ซึ่งอาจมีหลายอาการ เช่น การคำนวณไม่ยอม Update เช่น ค่าที่อ้างอิงเปลี่ยนไปแล้ว แต่ค่าในผลลัพธ์ไม่ยอมเปลี่ยนมีการค้างเครื่องหมายเท่ากับไว้เลย เช่น =30*5 ดันไม่ยอมคำนวณออกมาเป็น 150 แต่ขึ้นค้างเป็น =30*5 อยู่อย่างนั้น วิธีแก้ไขอาการ Excel สูตรไม่ทํางาน ไม่ Update ค่า ลองกด F9 เพื่อ Re-Calculate ดูก่อน เพราะบางทีเราอาจไปเผลอตั้งค่าให้ Excel ทำ Manual Calculate เมื่อกด F9 เท่านั้น (ไม่ Auto calculate) ซึ่งถ้ากด F9 แล้วหาย…

มาดูกันว่า TRIM ตัดอะไรทิ้งบ้าง?

คุณคิดว่าฟังก์ชั่น TRIM เอาไว้ทำอะไร? หลายคนอาจคิดว่ามันแค่เอาไว้ตัด space หัวท้ายของคำเท่านั้น .... แต่จริงๆ มันตัด space โดยจะเหลือ space ระหว่างคำไว้ให้แค่สูงสุด 1 เคาะเท่านั้น space ตัวอื่นๆจะถูกตัดทิ้งทั้งหมดครับ ตามรูป

เปิดโปง! เทคนิคการเชื่อม Text จากหลายๆ Cell (มากๆ) เข้าด้วยกัน

ผมเชื่อว่าหลายคนต้องเคยเจอปัญหาในการเชื่อม Text จากหลายๆช่องเข้าด้วยกันมาก่อนแน่ๆ เพราะมันไม่มีสูตรสำเร็จรูปเช่นเดียวกับปัญหาอื่นๆ เช่น การบวกหลายๆช่องเข้าด้วยกัน (ฟังก์ชั่น  SUM ทำได้) หรือการ คูณหลายๆช่องเข้าด้วยกัน (ฟังก์ชั่น PRODUCT ทำได้) แต่ทำไม พอจะเชื่อม Text เข้าด้วยกันดันทำไม่ได้!! แม้ว่า Excel จะมีฟังก์ชั่น CONCATENATE มาให้ แต่มันก็ไม่สามารถใช้แบบ =CONCATENATE(A1:H1) ได้ แต่กลับต้องใส่เป็น =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1,E1,F1,G1,H1) หรือ =A1&B1&C1&D1&E1&F1&G1&H1 แทน ซึ่งเหนื่อยมากๆ โดยเฉพาะหากต้องเชื่อมมากกว่า 10 Cell ขึ้นไป!! (และอาจทำผิดโดยไม่รู้ตัวด้วย) วันนี้ผมมีเทคนิคแก้ปัญหาดังกล่าวมานำเสนอ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ VBA เข้าช่วยด้วย ทำยังไงมาดูกันครับ ลองทำตามดูนะครับ ดูเหมือนจะเยอะ แต่ ทำจริงๆไม่กี่วินาทีเอง ก่อนอื่นสมมติว่าผมต้องการเชื่อม Text ในช่อง A1:H1  (มีคำว่า Text1, Text2...Text8) วางอยู่…