Month: November 2017

  • การทำ Data Validation ขั้นพื้นฐาน

    การทำ Data Validation ขั้นพื้นฐาน

    บังคับให้กรอกข้อมูลตามที่กำหนดด้วย Data Validation

    บางครั้งเราต้องมีการให้คนอื่นมากรอกข้อมูลในไฟล์ Excel ที่เราทำขึ้น เช่น ทำแบบฟอร์มช่วยคำนวณบางอย่างให้ ซึ่งเราเขียนสูตรไว้อย่างดี แต่สุดท้ายฟอร์มกลับใช้ไม่ได้เพราะคนกรอก กรอกข้อมูลไม่ตรงกับที่เราคิด เช่น กรอกผิดประเภท ผิดรูปแบบ

    ปัญหานี้สามารถลดให้เหลือน้อยลงได้โดยการใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Data Validation

    องค์ประกอบของ Data Validation

    1. ในแต่ละช่องจะยอมให้กรอกข้อมูลอะไรได้บ้าง (Settings) เช่น ตัวหนังสือ ตัวเลข วันที่
      โดยกำหนดละเอียดได้ด้วยว่า จะยอมให้กรอกได้กี่ตัวอักษร กรอกห้ามเกินค่าเท่าไหร่ ไม่ต่ำกว่าเท่าไหร่
    2. ข้อความแนะนำ เมื่อมีการเลือก Cell (Input Message)
    3. เมื่อกรอกผิดจะให้ขึ้นเตือนว่าอะไร?? (Error Alert)
    data validation

    Dropdown List

    แต่ที่เจ๋งและใช้บ่อยสุดๆ คือ Settings ที่ชื่อว่า List ซึ่งสามารถทำเป็น Dropdown List เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้สะดวกมากขึ้น ตัวอย่างเช่น

    การทำ Data Validation ขั้นพื้นฐาน 1

    ใครทำ Dropdown List ได้แล้ว สนใจอยากทำ Dropdown List หลายชั้น อ่านได้ที่นี่

    Data Validation ขั้นสูง

    นอกจากนี้ ยังสามารถกรอกเงื่อนไขเป็นสูตรได้ด้วยการเลือก Settings เป็น Custom
    โดยหลักการคือ จะยอมให้กรอกค่าได้ก็ต่อเมื่อสูตรที่ใส่มีค่าเป็นจริงเท่านั้น (ถ้าเป็นเท็จจะขึ้นเตือน)

    เช่นรูปข้างล่าง ผมใส่เงื่อนไขว่าต้องนับแต่ละคำได้ไม่เกิน 1 ครั้ง (รายละเอียดวิธีทำ อ่านได้ที่นี่)

    prevent-duplicate-entry2

  • สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ?

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell หนึ่งๆ ของ Excel นั้น จริงๆ แล้วมันมีที่มาหลาย Step มากเลยนะครับ และวันนี้ผมก็จะมาพูดถึงประเด็นนี้ให้เห็นกันชัดๆ กันไปเลย

    ตัวอย่างที่ 1

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ? 2

    สมมติว่าใน cell นึงเราเขียนสูตรว่า =1.5+3 ส่วนนี้คือ Formula

    มันก็จะคำนวณจนได้ค่าผลลัพธ์ คือ 4.5 ส่วนนี้คือ Value

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ? 3

    จากนั้นถ้าเราลอง ปรับ Format ให้ไม่มีทศนิยม โดยกดปุ่ม Decrease Decimal

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ? 4

    จะได้เห็นตัวเลขใน Cell เป็น 5
    แต่ค่าจริงๆ ใน Cell ยังคงเป็น 4.5 อยู่เช่นเดิมนะครับ

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ? 5

    ลองพิสูจน์ได้โดยลองเช็คว่า A1=5 รึเปล่า? จะได้ FALSE แต่ถ้าเช็คว่าได้ 4.5 รึเปล่าจะได้ TRUE

    สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ? 6

    ทั้งนี้เป็นเพราะการปรับ Format เป็นเพียงปรับสิ่งที่มองเห็น แต่ไม่กระทบกับค่าที่แท้จริงใน Cell แต่อย่างใดครับ

    ตัวอย่างที่ 2

    basic1

    ใน A1 มีค่าที่แท้จริงเป็น 2.5 แต่แสดงผลเป็น 3 เพราะปรับ Format ให้ไม่มีทศนิยม
    แต่เวลานำไปคำนวณ Excel ก็ยังเอาค่าที่แท้จริงคือ 2.5 ไปคำนวณอยู่ดี

    เช่น =A1*A2 แปลว่าให้เอาค่าใน A1 คูณด้วยค่าใน A2 ซึ่งในที่นี้ได้ 5 ไม่ใช่ 6
    เพราะเอาค่าที่แท้จริง คือ 2.5 ไปคูณ 2 ต่างหาก (ไม่ใช่ 3*2)

    นี่คือประเด็นสำคัญที่ผมอยากจะเน้นย้ำในบทความนี้ครับ ^^

  • สร้าง Drop down list กี่ชั้นก็ได้ใน Excel (Drop down list หลายชั้น)

    สร้าง Drop down list กี่ชั้นก็ได้ใน Excel (Drop down list หลายชั้น)

    ผมเคยสอนการทำ Drop down list 2 ชั้นมาแล้ว ซึ่งก็พบว่าหลายคนทำแล้วติดขัดกับข้อจำกัดบางอย่างของมันอยู่… คราวนี้ผมก็เลยขอทำคลิปสอนการทำ Drop down list หลายชั้น ซึ่งจริงๆ จะเป็น Drop down list กี่ชั้นก็ได้ มาซะเลย จะได้ไม่ติดปัญหาอีกต่อไป 555

    ใครสนใจคลิ๊กดูได้เลยครับ ในคลิปนี้ผมใช้้ OFFSET ในการแก้ปัญหาครับ ซึ่งผลลัพธ์จะเป็นแบบนี้

    Drop down list หลายชั้น Drop down list กี่ชั้นก็ได้

    ทำ Drop down list หลายชั้นแบบข้ามชีท (New!)

    โหลดไฟล์ประกอบได้ที่นี่
    https://drive.google.com/open?id=1tynrAHEkNc_XCj7HjOMo3w8i8m2tLxoD

    ใครยังไม่แม่น OFFSET ลองดูคำอธิบายในคลิปนี้ก่อนนะครับ

    สร้าง Drop down list หลายชั้นใน Excel ด้วย OFFSET
    สามารถ download ไฟล์ประกอบของคลิปเก่าได้ที่นี่ครับ http://bit.ly/infinity-dropdown