ทำไมผมถึงเชียร์ Power Query (แบบออกนอกหน้า 😂)

ถ้าเพื่อนๆ สังเกต จะพบว่า อาจารย์สอน Excel แต่ละคนจะมีความถนัดและความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน… บางคนชอบเขียนสูตร, บางคนชอบ Pivot, บางคนชอบ VBA (เวลาแก้ปัญหาเรื่องเดียวกัน ก็มักจะใช้เครื่องมือที่ตัวเองถนัด)

ส่วนผม… บอกตรงๆ ว่ามีเครื่องมือตัวโปรดที่เชียร์แบบออกนอกหน้าเว่อร์ๆ นั่นก็คือ Power Query แบบยืนหนึ่งเลยครับ (ถ้าติดตามเพจผมมาน่าจะพอสังเกตได้เนอะ )

มันไม่ใช่แค่เครื่องมืออีกตัว แต่มันคือ ตัวเปลี่ยนเกม ในการทำงานกับข้อมูลจริงๆ

Power Query คืออะไร (เผื่อไม่รู้จัก)

ถ้าพูดแบบง่ายที่สุด Power Query คือ “เครื่องมือดึงและแปลงข้อมูล (Extract–Transform–Load)” ที่ให้เรากำหนด ขั้นตอน (Steps) ไว้ครั้งเดียว จากนั้นกด Refresh ทีเดียวก็ให้มันทำซ้ำตามขั้นตอนเดิมทุกครั้งที่มีข้อมูลชุดใหม่เข้ามา

ผลลัพธ์ที่ได้จะถูก โหลดเป็นข้อมูลเป็นค่าคงที่ ใน Sheet (หรือส่งเข้า Data Model) ทำให้ไฟล์ไม่หน่วงเหมือนงานที่เขียนสูตรเต็มไปหมด แต่ยังสามารถอัปเดตใหม่ได้ทุกครั้งที่กด Refresh เรียกได้ว่าโกงสุดๆ ได้ทั้งความเร็วและความ Flexible ในคราวเดียว

ทำไมผมถึง “เชียร์” ขนาดนั้น

1) ประหยัดเวลางาน Routine แบบบ้าพลัง

อดีต: ทุกสิ้นเดือนต้องโหลดไฟล์ขายจากระบบ, ก๊อปชีต, ลบหัวตารางซ้ำ, แก้คอลัมน์วันที่, รวมสาขา, ลบแถวว่าง… วนไป 1–2 ชั่วโมง
ปัจจุบัน: กำหนด Step ใน Power Query แค่ครั้งเดียว → เดือนถัดไปวางไฟล์ใหม่ในโฟลเดอร์เดิม → กด Refresh → จบใน 5 วินาที 😅

เคล็ดลับที่ชอบ:

• กำหนดขั้นตอน เช่น Remove Top Rows/Use First Row as Headers, Detect Data Type/ Fill Down / Trim/Split Column/Extract Data/Column From Example และอีกมากมาย ของพวกนี้ช่วยเคลียร์ข้อมูลรกๆ ได้ไวมาก
• ยังรองรับการเปลี่ยนโครงสร้างข้อมูลไปเลย เช่นพวก Group by, Pivot Column, Unpivot Column, Merge / Append Query อีกเยอะแยะ

ใครอ่านแล้วงง อยากเห็นภาพ ลองดูคลิปนี้ได้

• สามารถใช้ Get Data > From Folder แล้วกดปุ่ม Combine Files รวมไฟล์ใน Folder เดียวกันโดยให้ PQ สร้างฟังก์ชันรวมไฟล์ให้เลยแบบอัตโนมัติ
• และเรายังสามารถแก้ไขวิธีการจัดการไฟล์แต่ละอันก่อนรวมได้ด้วยการแก้ Transform Sample File อีก ยืดหยุ่นสุดๆ

2) เรียนครั้งเดียว ใช้ได้ทั้ง Excel และ Power BI

Skill เดียวไปได้สองแพลตฟอร์ม

• ใน Excel: ป้อนข้อมูลสะอาดให้ Pivot/Table/สูตร
• ใน Power BI: ป้อนข้อมูลพร้อมเข้าระบบ Model ทำ Dashboard ระดับผู้บริหาร

พูดง่ายๆ คือเรียนรอบเดียว คุ้มสองจักรวาล ของสุดยอดโปรแกรมเรื่องสาย Data ในยุคนี้ 💸 ที่สำคัญ หากในอนาคตถ้าจะย้ายจาก Excel ไปใช้ Power BI สามารถ Copy Query ที่เคยทำไว้ใน Excel ไปแปะใน Power BI ได้เลย ไม่ต้องทำใหม่ด้วย ไม่มี Waste! จะมีอะไรคุ้มกว่านี้อีกไหม 5555

3) เป็นประตูสู่ Data Model + DAX

Power Query คือด่านแรกก่อนส่งข้อมูลเข้า Data Model (ทั้งใน Power BI และ Power Pivot ของ Excel)
พอเข้า Data Model แล้ว เราจะสรุปทุกอย่างใน Pivot ได้ โดยไม่ต้องสร้างคอลัมน์ช่วย แบบการเขียนสูตรยุคเดิม แล้วใช้ DAX เขียน Measure ที่ซับซ้อนได้ เช่น

• ยอดปีนี้เทียบปีก่อน (YOY)
• Actual vs Target
• Time Intelligence เปรียบเทียบช่วงเวลาอื่นๆ
• แสดงรายชื่อลูกค้าหรือสินค้าที่ขายดีที่สุด 3 อันดับ อะไรแบบนี้
• และอีกมากมายไร้ขีดจำกัด (ลองไปดูในนี้ https://www.daxpatterns.com/ แล้วจะอึ้งต่อศักยภาพของ DAX)

แปลว่า Workflow แบบมืออาชีพคือ: PQ ทำความสะอาด → Model ความสัมพันธ์ → DAX คำนวณ → Pivot/Visual นำเสนอ แล้วทุกอย่างจบได้ด้วยการกด Refresh ปุ่มเดียว!

4) No Code ก็ได้ / Low Code ก็ดี

• No Code: คลิกเมนูอย่างเดียวก็ตอบโจทย์ไปได้ไกลมาก ส่วนตัวประเมินได้ราวๆ 70–80% ของเคสทั้งหมด สามารถจบได้แค่เอา Mouse จิ้มเมนูใน Power Query
• Low Code: เมื่อเจอเคสยาก เช่น เงื่อนไขแปลก, แปลงโครงสร้างพิสดาร, หรือเจอข้อมูลที่อยู่ในตำแหน่งที่ไม่แน่นอน→ สามารถแก้ไข M Code ที่ PQ สร้างให้อัตโนมัติ แล้วเติม/ปรับนิดหน่อย ก็รับมือได้หลากหลายขึ้นอีกเยอะ เพราะ M Code มีฟังก์ชันสำเร็จรูปมหาศาลเกือบพันฟังก์ชัน ซึ่งเยอะกว่าสูตร Excel มาก

ข้อดีคือ เราไม่ต้องเลือกว่าจะเป็นสายโค้ดหรือไม่โค้ด เพราะ Power Query มันให้เราผสมทั้งสองแบบได้ ยืดหยุ่นสุดๆ!!

5) คิดแบบนัก Data จริงๆ (Mindset เปลี่ยน)

พอลงลึก M Code จะเริ่มคุ้นกับแนวคิดการแปลงข้อมูลเชิงลำดับขั้น (เหมือน Pandas ใน Python) มากกว่าสูตร Excel เดิมๆ
ผลพลอยได้คือ ถ้าวันหนึ่งจะขยับไปสู่ BI/Python เต็มตัว ก็สามารถปรับตัวได้ไว แล้วใช้เวลาเรียนรู้ไม่นานเลย เพราะวิธีคิดมันคล้ายกันพอสมควร (แถมตอนนี้มี Python in Excel ให้ลองเล่นอีกต่างหาก แปลว่าเราต่อยอดใน Excel ทำ Machine Learning ได้อีกนะ)

ตัวอย่าง Case : จาก 2 ชั่วโมง เหลือไม่ถึง 5 นาที

สถานการณ์: ทีมการขายส่งไฟล์ยอดขายรายสาขามาให้ทุกอาทิตย์ (CSV หลายไฟล์ โครงสร้างเหมือนกัน ต่างกันแค่ช่วง period ของข้อมูล) แล้วหัวหน้าขอ Pivot รวมทั้งบริษัท + แยกตามภูมิภาค + ตัดสินใจโปรโมชันรายเดือน

เวอร์ชันเดิม ( Manual หรือ สูตรล้วน):

1. เปิด CSV ทีละไฟล์ → ก๊อปมาวางชีต “รวม”
2. แก้วันที่, ลบคอลัมน์ที่ไม่ใช้, Extract ข้อมูลที่ต้องการ, คำนวณคอลัมน์เพิ่ม, lookup ข้อมูลที่อยากได้
3. บางเรื่องเขียนสูตรแก้ปัญหาได้ แต่บางเรื่องการแก้ปัญหาด้วยสูตรนั้นยากมาก โดยเฉพาะกรณีโครงสร้าง Data ที่เอามารวมนั้นผิดรูปแบบ (เช่นมีการกระจาย Data ออกเป็นหลายคอลัมน์โดยไม่จำเป็น)
4. รวมเสร็จค่อย Pivot
   ทำทุกสัปดาห์… เหนื่อยและเสี่ยงพลาดสูง (หรืออาจมีเขียนสูตรทิ้งไว้แล้ว แต่ถ้าสูตรเยอะๆ ก็อาจจะจะหน่วงๆ หน่อย แบบแค่เปิดไฟล์ Excel ขึ้นมาก็รอ Calculate…ไป 5-10 นาทีแล้ว 😭)

เวอร์ชัน Power Query:

1. วางไฟล์ทุกอาทิตย์ลงโฟลเดอร์เดียวกัน
2. Excel → Data → Get Data > From Folder
3. Combine & Transform → PQ สร้างตัวอย่างการรวมให้อัตโนมัติ
4. ทำการกำหนด Step แปลงข้อมูล:
   • อาจมี Remove Top Rows / ใช้ Use First Row as Headers
   • แปลง Data Type ให้ถูก (วันที่/จำนวนเงิน)
   • Add Column ที่ต้องการเพิ่ม
   • Merge Query เพื่อดึงข้อมูลจากตารางอ้างอิงทีเดียวหลายๆ คอลัมน์ได้เลย
   • Remove Columns ที่ไม่ใช้
5. Close & Load → เลือกว่าโหลดลงชีตหรือเข้า Data Model
6. รอบหน้ามีไฟล์เพิ่ม? แค่โยนลงโฟลเดอร์เดิม → Refresh → Pivot อัปเดตอัตโนมัติ

ผลลัพธ์:

• คนทำงาน: จาก 2 ชั่วโมง เหลือไม่ถึง 5 นาที (จริงๆ คือยืนจิบกาแฟแล้วกด Refresh 😎) แถมถ้าพ่วงกับ Pivot/กราฟ ก็อัปเดตทันทีเลยด้วย เรียกว่า ไม่ใช่แค่เตรียม Data เสร็จ แต่จบรายงานไปเลย!
• ความถูกต้อง: ลด human error เพราะไม่มีคัดลอก-วางด้วยมือ
• ทำให้เรามีเวลาเหลือในการวิเคราะห์รายงานได้อีกเยอะ และนั่นคือหน้าที่ของเราจริงๆ คือการเอาผลจากรายงานมาปรับปรุงธุรกิจให้ดีขึ้น
• ในอนาคตถ้าจะย้ายไปใช้ Power BI สามารถ Copy Query ที่ทำไปแปะใน Power BI ได้เลย ไม่ต้องทำใหม่ด้วย

พูดง่ายๆ คือใครที่ทำงานกับข้อมูลบ่อยๆ แล้วอยากลดเวลางานที่ซ้ำซาก อยากได้เครื่องมือที่ทั้งทรงพลังและไม่ยากจนเกินไป

Power Query นี่แหละ คือตัวช่วยที่ผมอยากให้ลองจริงๆ

บอกตามตรง มันง่ายกว่าเขียนสูตร Excel ยากๆ อย่าง Array Formula ด้วย LET, LAMBDA + Helper ต่างๆ เยอะเลย ถ้าใครลองแล้วจะรู้!.

เพื่อนๆ ใครชอบ Power Query ตรงไหนก็มาแชร์ประสบการณ์กันได้ครับ หรือสงสัยอะไรเกี่ยวกับมันก็ถามได้เลยนะ ^^