สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย

excel inventory management
สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 1 ง่ายสุดๆ
รายชื่อบริษัทลูกค้าที่อบรมกับเทพเอ็กเซล

จากที่เราทำไฟล์ Excel บริหาร Stock แบบง่ายสุดๆ (version 1) ไปแล้วในบทความก่อน คราวนี้เราจะมาทำให้ไฟล์มันเจ๋งขึ้นกว่าเดิม โดยการแยกตารางซื้อขายออกมาให้ชัดเจน จะได้บันทึกข้อมูลง่ายขึ้นครับ

ก่อนอื่นเราเปลี่ยนชื่อ sheet เดิมเป็น summary แล้วสร้าง Sheet เพิ่ม 2 อัน คือ ซื้อ กับ ขาย

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 1

Sheet ซื้อ : เตรียมคอลัมน์ดังนี้ วันที่ซื้อ, Product, จำนวนซื้อ

จากนั้นแปลงเป็น Table ซะ โดยกด Ctrl+T แล้วเลือกเรื่องหัวตารางด้วยว่ามีหรือไม่

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 2

Data Validation

เดี๋ยวเราจะใส่ Data Validation ลงไปในแต่ละช่อง จะได้กรอกข้อมูลไม่ผิด

วันที่

เลือกข้อมูลช่องวันที่ตามรูป แล้วไปที่ Data -> Data Validation

กำหนดเงื่อนไขตามความเหมาะสม เช่น ผมให้กรอกได้ตั้งแต่วันที่ 1 มกรา ปี 2018 จนถึงวันที่ปัจจุบันเท่านั้น ก็ใส่ = TODAY() ดังรูป

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 3

จะใส่ Input Message (Guideline ตอนเลือก Cell นั้น) หรือ Error Alert (ข้อความเตือนตอนกรอกผิดจากที่กำหนด) อะไรก็แล้วแต่เลยครับ

เวลากรอกผิดมันก็จะขึ้นมาเตือนเนอะ คนกรอกจะได้ไม่มั่วซั่วนัก

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 4

Product

ในส่วนของ Product เราจะทำเป็น Drop-down List ให้เลือกสินค้าจากตารางหน้าแรกที่เราทำไว้ ซึ่งเดี๋ยวเราจะทำให้มัน Dynamic มีสินค้าเพิ่มได้เรื่อยๆ ดังนั้นจะต้องใช้ความสามารถของ Table มาช่วยแทนการไปเลือก Range ตรงๆ แต่พอ Table อยู่อีก Sheet จะต้องใช้การตั้งชื่อมาช่วย ไม่งั้นข้อมูลจะไม่อัปเดทครับ สรุปทำดังนี้

ไปที่ Sheet แรก แล้วไป Formula -> Define Name เพื่อตั้งชื่อขึ้นมาใหม่ เช่น ตั้งว่า ProductList แล้วไปเลือก Item สินค้าทั้งหมด ดังรูป

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 5

ตอนนี้ในชื่อ ProductList จะมี Item สินค้าทั้งหมดแล้ว จากนั้นเราจะเอาชื่อไปใส่ใน Data Validation ตอนเลือกสินค้าอีกที

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 6

จะใช้วิธีกด F3 เพื่อเลือกชื่อ หรือจะใช้วิธีพิมพ์ชื่อลงไปตรงๆ ก็ได้เช่นกัน

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 7

จากนั้นใน Column Product ก็จะเลือก Product ได้จาก Drop-Down แล้ว

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 8

จำนวนซื้อ

ในช่องนี้เราจะตั้ง Data Validation ว่าต้องเป็นจำนวนเต็มมากกว่า 0

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 9

แค่นี้ Sheet ซื้อก็ครบทุกช่องแล้ว

Sheet ขายล่ะ?

เราจะทำ Data Validation กับ Sheet ขายด้วยเช่นกันครับ วิธีที่ง่ายที่สุดคือ Copy Table จากตารางซื้อไปเลยครับ แล้วเปลี่ยนหัวตารางให้เหมาะสม จากคำว่าซื้อเป็นขาย

จะเห็นว่าเงื่อนไข Data Validation ทุกอย่างยังใช้ได้ทั้งหมด (ถ้าจริงๆ มันต้องไม่เหมือนกันในบางตัวก็ปรับแก้เอาครับ)

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 10

ตั้งชื่อตารางทั้งหมด

ตอนนี้ตารางแต่ละอันมีชื่อเป็น Table1 2 3 ทำให้อ่านไม่รู้เรื่อง ให้เราตั้งชื่อใหม่เป็นอะไรที่รู้เรื่องมากขึ้น เช่น TableSummary, TableBuy, TableSale เป็นต้น

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 11

กรอกข้อมูลการซื้อของลงไป

ผมกรอกข้อมูลการซื้อมั่วๆ ลงไปดังนี้

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 12

ทำการสรุปข้อมูลการซื้อที่ชีท Summary

เราลบข้อมูลการซื้อเดิมที่มั่วลงไปทิ้งไปก่อน ซึ่งเดี๋ยวเราจะไปดึงข้อมูลการซื้อของของสินค้าแต่ละอันมาจาก Sheet ซื้อแทน

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 13

จากนั้นเราจะใช้สูตร SUMIFS เพื่อ SUM ข้อมูลการซื้อทั้งหมดของ Product ที่เราสนใจ โดยเขียนสูตรตาม GIF นี้ได้เลย

ซื้อเพิ่ม = SUMIFS(TableBuy[จำนวนซื้อ],TableBuy[Product],[@Product])

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 14

ใน Sheet ขายออกก็ทำเช่นเดียวกัน ผมใส่ตัวเลขการขายมั่วๆ ไปว่า

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 15

ใน sheet summary ก็ลบข้อมูลเดิมทิ้งไปก่อน แล้วเขียนสูตรในช่องแรกของขายออก
ขายออก = SUMIFS(TableSale[จำนวนขาย],TableSale[Product],[@Product])

สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 2 แยกตารางซื้อขาย 16

ไฟล์ Excel บริหาร Stock เก่งขึ้นมาหน่อยนึงแล้วล่ะ

ในครั้งนี้ เราก็ทำให้ไฟล์บริหาร Stock อันนี้มันเก่งขึ้นมาได้อีกเล็กน้อยแล้วล่ะ โดยแยกการบันทึกซื้อขายแต่ละครั้งออกจากกันเพื่อความสะดวก

เดี๋ยวในครั้งถัดไป เราจะทำให้เก่งขึ้นอีก เช่น สามารถเลือกดู Summary เฉพาะช่วงวันที่ที่สนใจได้ (เพราะตอนนี้มันเอามาทั้งตารางซื้อขายเลยเนอะ)

ถ้าใครสนใจ รอติดตามต่อได้เลยครับ!! หากใครสงสัยอะไรก็อย่าลืมมาคุยกันในเพจ Facebook นะครับ

........

ใครที่ชื่นชอบบทความนี้และเห็นว่ามีประโยชน์ ช่วยบอกต่อเพื่อนๆ ของคุณด้วยนะครับ
ยิ่งเกิดประโยชน์กับคนเยอะๆ ผู้เขียนก็ยิ่งดีใจครับ คนแชร์ก็ได้ร่วมสร้างประโยชน์ด้วยนะ ^^

อย่าลืมกดติดตามเทพเอ็กเซลได้ที่ Facebook.com/ThepExcel
และสามารถติดตามคลิปวีดีโอเจ๋งๆ ได้ที่ YouTube Channel ของ Thep Excel ครับ


สอนทำไฟล์ Excel บริหาร Stock สินค้าคงคลัง : Version 1 ง่ายสุดๆ
รายชื่อบริษัทลูกค้าที่อบรมกับเทพเอ็กเซล
  • 1K
  •  
  •  
  •  
  •  

Posted on: August 28, 2019

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *