Author: Sira Ekabut

การสร้างกราฟ
บทความนี้จะมาสอนวิธีสร้างกราฟใน Excel กันครับ ซึ่งกราฟหรือแผนภูมิที่ดีนั้นเป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถแสดงผลลัพธ์ของข้อมูลในรูปแบบที่เข้าใจง่ายขึ้น แบบว่า คนดูมองแล้วเห็นภาพ และรู้ได้ทันทีว่าข้อมูลที่เรากำลังแสดงอยู่หมายถึงอะไร ดังคำกล่าวที่ว่า “รูปภาพเพียงรูปเดียวสามารถแทนคำนับพัน” นั่นเอง

ดังนั้นกราฟหรือแผนภูมิจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการนำเสนองานเป็นอย่างยิ่ง เพราะช่วยประหยัดเวลาในการอธิบาย และทำให้การนำเสนอน่าสนใจ และเป็นที่จดจำมากขึ้น นอกจากนี้จากการวิจัย และประสบการณ์ส่วนตัวบอกว่า คนเราจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษรแน่นอน จริงมั๊ยครับ?

Step ของการทำกราฟ มีดังนี้
1. Think :คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้
2. Prepare :เตรียมข้อมูล (เช่น สรุปข้อมูลจาก Data ดิบ)
3. Create :สร้างกราฟ
4. Customize: ปรับแต่งกราฟ
เรามาเริ่มที่ Step แรกกันเลยครับ

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้

วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือคุณต้องรู้ว่าอยากจะสื่อสารอะไร และคุณควรวาดภาพในใจ (หรือในกระดาษ) ก่อนว่าสุดท้ายแล้วกราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน

ดังนั้นก่อนอื่น ผมจะขอแนะนำให้รู้จักประเภทกราฟมาตรฐานใน Excel กันก่อนครับว่ามีอะไรบ้าง และแต่ละอัน เหมาะกับการทำงานแบบไหน

Column

การเปรียบเทียบข้อมูล

ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง

มองเห็นง่ายกว่า Pie Chart เยอะ เพราะสายตาคนเรามองเปรียบเทียบ แนวนอน หรือ แนวตั้ง ได้ดีกว่า เทียบองศามุมว่าแคบหรือกว้าง แต่แย่กว่า Bar Chart นิดหน่อย

บอกการแจกแจงความถี่

เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล อันนี้เหมาะกับพวก Column Chart โดยอาจแบ่งช่วงให้ถี่ๆ และจัดวางให้แต่ละแท่งชิดกัน เพื่อให้กราฟออกมาคล้ายกับกราฟ Histogram มากที่สุด

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน (ใช้กับพวก Stacked Column Chart)

Bar

การเปรียบเทียบข้อมูล

อันนี้อาจมองง่ายกว่า Column Chart เล็กน้อย

เอาไว้หลอกตา ทำ Box plot / Gantt Chart ได้

เช่นทำให้ช่องบางช่องมองไม่เห็น (ปรับ Fill Color)

Line

บอกแนวโน้ม

คล้ายกับ Scatter Plot มาก แต่ต่างกันตรงที่

Line Chart ทุก Series จะมองแกน X ร่วมกัน และมองเป็นแค่ Text Label (เช่น เลข 1,3,10 จะมีระยะห่างในแกน X เท่ากันหมด เพราะไม่ได้ลงตามตำแหน่ง Scale จริง)

Scatter Plot จะใช้ค่า X มา Plot ลงตามตำแหน่งแกน X ตาม Scale จริงๆ (เช่น เลข 1,3,10 จะมีระยะห่างต่างกันเพราะลงตาม Scale จริง) นอกจากนี้ยังสร้างกราฟแนวโน้ม (Trend Line) รวมถึงสมการแสดงความสัมพันธ์ได้ด้วยโดยการคลิ๊กขวา à Add Trend line

Scatter

คล้ายกับ Line Chart

การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร

เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว อันนี้ต้อง Scatter Plot เท่านั้น โดยเราสามารถใส่ Trend Line และสมการแสดงความสัมพันธ์ได้ด้วย

บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต

อันนี้เหมาะกับการใช้ Scatter Plot แล้วใส่ Trend มาก

Pie

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน

Area

มักเอาไว้ใช้เป็นเทคนิคในการหลอกตาเช่นกัน (จะพูดถึงในบทถัดไป)

Others

ไม่ค่อยได้ใช้ในชีวิตจริงในสถานการณ์ทั่วไปเท่าไหร่ เอาไว้ใช้ในเรื่องเจาะจงมากๆ เช่น การวิเคราะห์หุ้น ด้วย Stock Chart หรือการ Plot ความสัมพันธ์ 3 ตัวแปรด้วย Bubble Chart

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง คุณอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน
- Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูลเช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
- การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter
- การใช้ PivotTable (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย)
ปกติแล้ว คุณควรจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
ใส่ข้อมูลแต่ละรายการหรือแต่ละกลุ่ม แยกไว้คนละแถว (คล้ายกับ Record ใน Database)
- ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
- ปกติแล้ว Excel จะเปรียบเทียบว่า จำนวน Row กับColumn อันไหนมีจำนวนมากกว่ากัน Excel จะเอาอันนั้นไปเป็นแกน X (แนวนอน) ของกราฟให้โดยอัตโนมัติ (ถ้าจำนวนเท่ากันพอดี จะเอาข้อมูลแต่ละแถวไปเป็น Category แนวนอน )
3. Create : การสร้างกราฟ

มาถึงขั้นตอนนี้ก็เข้าหน้าที่หลักของ Excel แล้วล่ะครับ เมื่อมีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้คุณลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด (หรือจะกดที่ช่อง ใดช่อง หนึ่งของข้อมูลก็ได้) จากนั้นไปที่ [Insert] –> Charts –> เลือกรูปแบบกราฟที่ต้องการ ตามที่ได้แนะนำไปข้างบน ซึ่งในที่นี้ผมเลือก Column –> 2D Column –> Clustered Column ครับ

ถ้าหลังจากสร้างกราฟแล้วยังไม่ตรงกับที่คิด…
- เมื่อเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y คือกลับทิศกับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก คุณสามารถกด (Chart)[[Design]] –> Data –> Switch Row/Column ได้เลยครับ
- บางครั้งเมื่อสร้างกราฟไปแล้ว แต่ภายหลังอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีที่สามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ง่ายๆ นั่นก็คือ คุณสามารถกด Copy ข้อมูล (Ctrl+C) เฉพาะส่วนที่จะเพิ่มจากตาราง แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ได้เลย
4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น คุณควรจะต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อนครับ

ส่วนประกอบของกราฟ

วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้
- Current Selection: เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ สะดวกมากเวลากราฟเริ่มซับซ้อน แต่ละส่วนบังกันจนใช้ Mouse เลือกไม่ถนัด ลองคลิ๊กดูจะรู้ว่าแต่ละส่วนของกราฟเรียกว่าอะไร พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งส่วนนั้นได้อีก
- Insert : เอาไว้ใส่รูปภาพ ลูกศร หรือข้อความประกอบเพิ่มเติม ซึ่งผมไม่ขอพูดถึงแล้วกัน
- Labels : เป็นป้ายกำกับประจำกราฟ เช่น ชื่อกราฟ ชื่อแกน x (แนวนอน) ชื่อแกน y (แนวตั้ง)
- Axes : เป็นการกำหนดองค์ประกอบพวกแกน x แกน y หรือแม้แต่แกน y หรือแกน x อันที่สอง รวมถึงเส้น Gridline ย่อยๆ ของแต่ละแกน เพื่อให้มองเปรียบเทียบข้อมูลกันได้ชัดเจน
- Background : เป็นการกำหนดพวกพื้นหลัง เช่น สี หรือลูกเล่นเพื่อความสวยงามอื่นๆ
การปรับ Format ของ Data Series

สามารถเลือกสิ่งที่ต้องการจะปรับ แล้วไปที่ Ribbon Format แล้วใส่สี Fill หรือ สีขอบได้ตามต้องการ

โดยที่การเลือก Data Series นั้น มีเทคนิคเล็กน้อย คือ
- ถ้าคลิ๊กซ้ายที่ Data Series ทีเดียว มันจะเลือก Data Series นั้นในทุกๆ Category เลย
- ถ้าคลิ๊กซ้ายซ้ำอีกรอบเฉพาะบาง Category มันจะเลือกเจาะจงเฉพาะ Category นั้นๆ ได้
- หรืออาจเลือกจาก (Chart) [[Layout]] –> Current Selection –> เลือก Dropdown ก็ได้
เทคนิคการปรับ Format Selection

คุณสามารถคลิ๊ก Format Selection ส่วนประกอบหนึ่ง แล้วเปิดหน้าต่างค้างไว้ (คุณสามารถสังเกตว่ากำลัง Format ส่วนไหนอยู่ได้จากชื่อ Windows เช่น Format Data Series)

เมื่อต้องการแก้ไขส่วนประกอบอื่น คุณสามารถไปคลิ๊กที่ส่วนประกอบอื่นๆ ของกราฟได้เลย ตัว Format Selection จะเปลี่ยนไปเองโดยอัตโนมัติ ขึ้นอยู่กับว่าเรากำลังเลือกส่วนประกอบไหนอยู่

การปรับ Scale ของแกน X หรือ Y

ให้เลือกที่แกนที่ต้องการจะแก้ จากนั้นคลิ๊กขวา –> Format Axis

ใน Axis Option สามารถตั้งค่าสูงสุด ต่ำสุด หรือแม้กระทั่ง ค่า Major Unit (Grid ใหญ่) และ Minor Unit (Grid เล็ก)ได้ แต่ถ้าจะปรับค่า ต้องเปลี่ยนจาก Auto เป็น Fixed ซะก่อน

ยังมี Option อื่นๆ อีกเยอะแยะ ลองเล่นดูนะครับ เช่น
- Value in reverse order : กลับทิศของแกน
- Logarithmic scale : เอาไว้ปรับฐานแกนเวลาข้อมูลมีตั้งแต่ค่าน้อยมาก ไปจนถึงค่าที่เยอะสุดๆ โดยการใช้ค่า Log Base ต่างๆ เช่น ฐาน 10 มาปรับนั่นเอง (คนทำงานวิทยาศาสตร์หรือวิศวกรรมศาสตร์น่าจะเป็นคนใช้ตัวนี้ครับ)
- Display units : แถมตั้งหน่วยของตัวเลขได้ด้วยว่าต้องการเป็นหลักหน่วย หลักพัน หลักล้าน
- Major Tick Mark : เส้นขีดแบ่ง Scale หลัก
- Minor Tick Mark : เส้นขีดแบ่ง Scale ย่อย
- Horizontal axis crosses : การตั้งจุดตัดแกน ว่าจะให้อีกแกนหนึ่งมาตัดแกนที่กำลัง Format อยู่ ณ ค่าที่เท่าไหร่
การเปลี่ยนประเภทกราฟ / การทำกราฟแบบ Hybrid หรือแบบลูกผสม

การเปลี่ยนประเภทกราฟ (เปลี่ยน ทุกๆ Series )

ในกรณีนี้สามารถทำได้ง่ายๆ คือ คลิ๊กที่กราฟ แล้วไปที่ (Chart) [[Design]] –>Type –> Change Chart Type จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย อันนี้ไม่มีอะไรซับซ้อน

การทำกราฟลูกผสม

อันนี้หลักการคือ ให้เปลี่ยนประเภทกราฟให้กับข้อมูลแค่บางส่วน (บาง Series ) นั่นเอง

ในกรณีนี้มีขั้นตอน คือ ให้เลือกเฉพาะ Series ที่ต้องการเปลี่ยนประเภทกราฟ แล้วคลิ๊กขวา –> Change Series Chart Type จากนั้นเลือกกราฟประเภทใหม่ที่ต้องการได้เลย

เลือกประเภทกราฟที่ต้องการ เช่น Line Chart จะเห็นว่าเฉพาะ Series ที่เราเลือก (Max Score) เท่านั้นที่เปลี่ยนไป

การปรับแก้แหล่งที่มาของข้อมูล (Data Source)

เราสามารถปรับแก้การเลือกใช้ Data Source โดยคลิ๊ก (Chart) [[Design]] –>Data –> Select Data จากนั้นมันจะขึ้นหน้าต่างออกมา ฝั่งซ้ายจะเป็น Data Series ที่เป็นแกน Y, ฝั่งขวาเป็นแกน X

การเพิ่ม/ลบ Data Series : ให้กด Add / Remove

จะสลับ Sequence ลำดับก่อนหลัง : อันนี้ไว้ปรับเวลากราฟบังกันได้ คือจะปรับให้อันไหนอยู่ด้านหน้า-หลัง นั่นเอง วิธีการคือให้กดลูกศรขึ้นลงข้างๆคำว่า Remove

การแก้ไขชื่อ และข้อมูลแกน X หรือ แกน Y : เลือก Data Series ที่ต้องการ แล้วกด Edit

การเพิ่มแกนอันที่ 2

มีประโยชน์ในกรณีที่ Data Series ในกราฟ มีค่าต่างกันมากๆ จนไม่ควรนำมา Plot บนแกนเดียวกัน เช่น มีค่าที่แสดงยอดการผลิตสินค้า (อาจมีค่าเป็นพัน) กับ %ความผิดพลาด (มีค่าแค่ไม่เกิน 100% หรือไม่เกิน 1) จึงควรจะ Plot แยกแกน Y ใช้คนละแกนกันเป็นต้นการเพิ่มแกนอันที่ 2 (Secondary Axis)

ซึ่งการเพิ่ม Secondary Axis มี 2 แบบด้วยกัน คือ เพิ่มแกน Y อันที่2 กับ เพิ่มแกน X อันที่ 2

การเพิ่มแกน Y อันที่สอง

สมมติข้อมูลของผม Data Series %Fail ซึ่งมีค่าน้อยมากๆ (เพราะเป็น %) ทำให้เวลา Plot รวมกับ Data Series ยอดการผลิตสินค้า บนแกน Y เดียวกันจะแทบมองไม่เห็น

ทางแก้ไขก็คือ ผมต้องเอาค่า %ความผิดพลาด นี้ไป Plot ลงใน Secondary Y-Axis นั่นเอง

ไปให้ทำดังนี้ เลือก Series %Fail แล้ว Format Data Seriesโดยอาจเลือกจาก Dropdown ใน Current Selection แล้วกด Format Selection เพราะจิ้มเอาน่าจะยาก เพราะมองกราฟไม่เห็นด้วยซ้ำ!

จากนั้นใน Series Option –> เลือก Plot on Secondary Axis

จะเห็นว่ากราฟแสดงออกมาแล้ว แลละมีแกน Y อันที่สองโผล่ออกมาด้วย ต่อไปก็อาจจะเปลี่ยนประเภทกราฟให้เป็นกราฟเส้นเพื่อความสวยงามอีกทีก็ได้

การเพิ่มแกน X อันที่สอง

หากต้องการจะเพิ่มแกน X อันที่สอง ต้องทำหลังจากเพิ่มแกน Y อันที่ 2 ไปก่อนครับ ถึงจะมี Option โผล่มาให้เลือก โดยให้ไปที่ (Chart)[[Layout]]–> Axes –>Axes –> Secondary Horizontal Axis –> แล้วเลือกแบบที่ต้องการได้เลย

อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?

ปกติแล้วเวลาทำกราฟรูปแบบใดก็ตาม พอคุณกด hide คอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลทำกราฟอยู่ กราฟส่วนนั้นก็จะหายไป แต่ผมมีเทคนิคมาแนะนำ ที่ทำให้พอซ่อนตารางข้อมูลที่ใช้ทำกราฟแล้ว กราฟส่วนนั้นยังคงแสดงอยู่เหมือนเดิม

สามารถแก้ไขได้ง่ายๆ ดังนี้ครับ
1. เลือกที่กราฟที่เราต้องการแก้ไข แล้ว คลิ๊กขวา–> Select Data…
2. เลือกปุ่ม Hidden and Empty Cells
3. ติ๊ก Show data in hidden rows and columns แล้วกด OK
คำแนะนำในการสร้าง Chart ที่ดี

บางทีพอเราเริ่มรู้จักส่วนประกอบของกราฟหลายตัว หรือบางทีมีสิ่งที่อยากจะนำเสนอให้คนอื่นได้รู้เยอะ ก็เริ่มอยากใส่โน่นใส่นี่ลงไปในกราฟเยอะๆ ซึ่งจะยิ่งทำให้คนอ่านกราฟดูไม่รู้เรื่อง แล้วสิ่งที่เราตั้งใจจะนำเสนอจริงๆ กลับถูกแย่งความโดดเด่นไป ผมมีเทคนิคเล็กๆน้อยๆ จะมาแชร์ให้รู้กันว่า กราฟที่ดีควรจะเป็นอย่างไรครับ
- เลือกกราฟ Basic ที่สุดถ้าเป็นไปได้: ผมไม่แนะนำให้ใช้กราฟในรูปแบบที่ประหลาดๆ โดยเฉพาะพวกกราฟ 3 มิตินะครับ เพราะนอกจากจะดูรกแล้ว ยังหลอกตาสุดๆ อีกด้วย
- ลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออก ในกราฟที่มีทั้ง Legend และ คำบรรยายใต้ Series ซึ่งซ้ำซ้อนกัน ให้ลบอันใดอันหนึ่งทิ้งไป (ผมมักจะเลือกลบ Legend ทิ้ง เพราะต้องกวาดสายตาไปดู ทำให้ไม่สะดวก
- พยายามอย่าใส่ข้อมูลหลาย Series พร้อมๆ กันมากเกินไป เช่น อย่าใส่เกิน 2 อัน เพราะจะเริ่มดูไม่รู้เรื่องแล้ว แต่ก่อนผมก็เคยเป็นพวกบ้ายัดข้อมูลมาก่อนครับ แต่เชื่อผมเถอะว่ามันไม่ Work!
- หากข้อมูลมีหลายกลุ่ม แล้วต้องการเปรียบเทียบกัน ให้พยายาม Group รวมกลุ่มที่ไม่สำคัญเข้าด้วยกันก่อน
- อย่าใส่สีเยอะเกินไป การใส่สีเยอะๆ ทำให้คนอ่านไม่รู้จะเลือกดูตัวไหนดี กราฟที่ดีควรจะดูจากระยะไกลแล้วก็พอเห็นภาพได้เลย ถ้าเป็นไปได้ควรเน้นใส่สีเด่นๆ ที่ข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น ข้อมูลอื่นๆ อาจใช้โทนสีเทาไปเลยก็ยังได้
- ใส่คำบรรยายให้กราฟด้วย หากคุณไม่บอกผู้อ่านให้ชัดว่ามันคือกราฟอะไร แต่ละแกนคืออะไร ผู้อ่านกราฟอ่านดูกราฟไม่รู้เรื่องเลยก็ได้
การทำกราฟที่ไม่ดี การทำกราฟที่ดีกว่า

การนำกราฟไปใช้ใน Powerpoint

ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ของชีวิตคนทำงาน คุณมักจะต้องทำกราฟต่อเมื่อคุณต้องนำเสนองานบางอย่างต่อเจ้านาย และการนำเสนอนั้นก็มักจะต้องใช้โปรแกรมยอดฮิตอย่าง Powerpoint ด้วย!

แต่ผมพูดตามตรงว่าการทำกราฟใน Powerpoint มันไม่สะดวกเท่า Excel หรอกครับ แม้ว่ามันจะเปิดตาราง Excel มาให้กรอกก็เถอะ เพราะเวลา Add กราฟใน Powerpoint 1 อัน มันก็จะเปิด Excel ขึ้นมาใหม่ 1 ไฟล์เพื่อ Support ข้อมูลสำหรับกราฟนั้นๆ ซึ่งทำให้มีไฟล์กราฟเยอะแยะกระจัดกระจายมาก ดังนั้นผมแนะนำว่าคุณควรจะสร้างกราฟใน Excel ให้เสร็จแล้วค่อยเอาไปใช้ใน Powerpoint จะดีกว่าครับ

หากเป็น Powerpoint รุ่นเก่าๆ ผมอยากจะแนะนำวิธี Copy กราฟจาก Excel แล้วไปเลือกใน Powerpoint แล้วค่อย Paste Special –> Paste Link จะได้รูปกราฟที่เหมือน Excel ที่สุด (แต่แก้ไขใน Powerpoint ตรงๆไม่ได้) และยัง Update ค่าตาม เวลาคุณเปลี่ยนข้อมูลใน Excel ด้วย

แต่หากเป็น Powerpoint รุ่นใหม่ๆ แล้ว เมื่อคุณกด Paste กราฟลงไปตรงๆ ข้อมูลก็ยังสามารถ Link กับ Excel ต้นฉบับได้อยู่ แถมยังสามารถเปลี่ยนรูปแบบและสีสันต่างๆ ใน Powerpoint ให้เข้ากับ Theme ของ Presentation ได้อีกด้วย (Link ข้อมูลจาก Excel แต่รูปแบบกราฟไปทำใน Powerpoint)
May 5, 2015
การกำหนด Custom Number Format
ใน Excel นั้น เราสามารถทำให้ข้อมูล 2 ช่องที่แท้จริงแล้วข้างในเป็นข้อมูลตัวเดียวกัน แสดงผลออกมาต่างกันได้ (เหมือนเวลาเราเปลี่ยนเคสมือถือ ข้างในก็ยังเป็นเครื่องเดิม แต่คนที่มองเห็นจะรู้สึกว่าเป็นคนละเครื่องอัน ประมาณนั้น)

วิธีการคือ ต้องกำหนด “รูปแบบ” (Format) ของทั้งสองช่องให้ไม่เหมือนกัน ยกตัวอย่างเช่น

ในช่อง A1, A2, และ A3 มีเลข 2.345 ทั้งคู่
- ช่องแรกกำหนดรูปแบบเป็น General ก็จะเห็นเป็น 2.345
- ช่องที่สองกำหนดเป็น Number ที่มีทศนิยม 2 ตัวแหน่ง จะเห็นค่าเป็น 2.35 แทน (แต่ค่าที่แท้จริงของช่องนั่นก็ยังเป็น 2.345 อยู่นะครับ)
- ช่องสุดท้ายกำหนดรูปแบบเป็นวันที่และเวลา เราจะเห็นค่าเป็น 2/1/1900 8:16:48 (แต่ค่าที่แท้จริงของช่องนั่นก็ยังเป็น 2.345 อยู่นะครับ… ใครงงว่าทำไมเป็นแบบนี้ สามารถไปอ่านได้ที่ การทำงานเกี่ยวกับวันและเวลา )
นี่คือความสามารถของการเปลี่ยนหรือกำหนด Format ที่ทำให้ค่าเดียวกัน แสดงผลไม่เหมือนกันได้

การกำหนด Format เบื้องต้น

ซึ่งปกติการกำหนด Format ทำได้โดยเลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้นเลือกแถบ Home => ในช่อง Number สามารถเลือก Drop Down Format ต่างๆ ที่โปรแกรม Excel ได้ทำไว้ให้แล้ว เช่น General, Number, Currency, Date, Text, และอีกมากมาย ให้ลองกดเล่นดูนะครับ ปกติแล้ว Format พวกนี้จะเอาไว้ใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขนะครับ

การกำหนด Format แบบขั้นสูง (Custom Format)

เราจะใช้ Custom Number Format เมื่อต้องการกำหนดรูปแบบตัวเลขที่ไม่มีให้เลือกในรูปแบบมาตรฐาน พูดง่ายๆ คือ ถ้าของสำเร็จรูปไม่มีให้ใช้ เราก็เลยต้อง Customize ขึ้นมาซะเองเลย

ซึ่ง Custom Format มีวิธีการทำดังนี้
1. ให้เลือก Cell/Range ช่องที่ต้องการ จากนั้นคลิ๊กขวา => Format Cell => Custom
  หรือ เลือกช่องที่เราต้องการ จากนั้น กด Ctrl+1 => Custom
2. จากนั้นไปตรง Type: แล้วพิมพ์รูปแบบที่ต้องการได้เลยครับ…
แล้วไอ้รูปแบบที่เราต้องพิมพ์ลงไปคืออะไรล่ะ?? ผมจะบอกวิธีให้ครับ

วิธีการเขียน Custom Number Format

หากข้อมูลจริงๆ ที่เราพิมพ์ลงไป เป็นเลข 43210.525 แต่เราต้องการเปลี่ยนให้มีรูปแบบที่แสดงแตกต่างกันไปตาม Custom Format ซึ่งหลังจากเลือก Format Cell –> Custom แล้วจะเห็นว่ามีตัวอย่างวิธีเขียนขึ้นมาให้ดูมากมาย

ซึ่งหลักการที่สำคัญคือ Custom Format แต่ละตัวที่เราพิมพ์ลงไปจะแทนตำแหน่งของตัวเลข 1 ตำแหน่ง โดยมีความหมายไม่เหมือนกัน ซึ่งผมขอแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ ได้ดังนี้

กลุ่มแทนตำแหน่งตัวเลข
- 0 (เลขศูนย์) บ่งบอกว่าตำแหน่งนั้นจะต้องแสดงตัวเลขออกมาเสมอ แปลว่า เลข 0 จะถูกแสดงออกมาแม้ไม่จำเป็นก็ตาม
- # (เครื่องหมายชาร์ป) บ่งบอกว่าตำแหน่งนั้นไม่ต้องแสดงตัวเลข (เช่น 0) ถ้าไม่จำเป็นจะเห็นว่าเลข 0 ที่เป็นตัวหนาสีแดงยังคงถูกแสดงค่าแม้จะไม่มีความหมายใดๆ
  
  จะเห็นว่ามันจะไม่แสดงเลข 0 ที่ไม่จำเป็น เช่น เลข 0 ก่อนเลข 4 และหลังเลข 5 ตัวสุดท้าย
- ? (เครื่องหมายคำถาม) บ่งบอกว่าตำแหน่งนั้นถ้าเลข 0 ไม่มีความหมาย ให้แทนด้วยช่องว่าง (ต่างจาก # ตรงที่จะตัดเลข 0 ที่ไม่มีความหมายทิ้งไปเลย)
  
  ว สีแดง จริงๆ คือ ช่องว่าง (space) มีการกินตำแหน่งตัวอักษรจริงๆ
กลุ่มเครื่องหมายประกอบตัวเลข
- . (จุด) จะบอกตำแหน่งของทศนิยมว่าอยู่ตรงไหน (มีการปัดเศษทศนิยม)
  เช่น00 (หลังจุดมี 2 ตัว = ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ) ค่าจะจะแสดงเป็น43210.53 (ปัดขึ้น)
- , (Comma) เป็นการลดตำแหน่งลงไปทีละ 3 หลัก (หารทีละ 1000) ซึ่งมีประโยชน์มากๆ ในการทำเลขเยอะๆ ยาวๆ ให้อ่านง่ายขึ้น
  - ใส่ comma ตามหลัง 1 ตัวเลขหายไป 3 หลัก (หารพัน)
    เช่น0000, จะได้ว่า = 43210.525/1000 = 43.210525 = 43.2105
  - ใส่ comma ตามหลัง 2 ตัวเลขหายไป 6 หลัก (หารล้าน)
    เช่น0000,, จะได้ว่า = 42310.525/1000000 = 0.043210525 = 0.0432
- E+ เป็นการใส่สัญลักษณ์เลข Scientific เช่น 00 E+00 จะทำให้เห็นเลข เป็น 4.32 E+04
- ใส่ * ตามด้วยอักขระที่ต้องการ เพื่อให้ Excel ใส่เครื่องหมายนั้นๆ ไปจนเต็มเนื้อที่ Cell เช่น 0,000*-
  - จะแสดงเป็น 43,211—————— (ขีดไปจนสุด cell)
- ใส่ _ตามด้วยอักขระที่ต้องการ เพื่อให้ Excel เว้นวรรคด้วยความกว้างของอักขระนั้น
  เช่น _H จะเป็นการเว้นช่องว่างด้วยความกว้างเท่าตัว H (พิมพ์ใหญ่)
  หากใส่เป็น 0,0_H00 จะเห็นเป็น 43,2 11นั่นเอง
กลุ่มตัวอักษร
- หากจะใส่ข้อความ (Text) ร่วมใน Custom Format ด้วย (เช่นเป็น Label หรือเป็น หน่วยการนับ) ให้ใส่ในเครื่องหมายคำพูด
  - ยกเว้น ตัว $ – + / ( ) : space ไม่ต้องใส่เครื่องหมายคำพูดครอบก็ได้
    เช่น “ผมมีเงิน” #,##0.00 “บาท” จะได้ว่า ผมมีเงิน 43,210.53 บาท
    
    สังเกต! ค่าที่แท้จริงใน Cell ยังเป็นตัวเลข ซึ่งสามารถเอาไปคำนวณได้อยู่
- @ เป็นตำแหน่งที่ให้วาง Value ตัวหนังสือที่อยู่ใน Cell (Text Place Holder)
  เช่น @ “บาท” แม้ว่าเวลาพิมพ์ใน Cell ว่า “ห้าร้อย” เฉยๆ แต่ Excel จะแสดงออกมาเป็น “ห้าร้อย บาท” แต่ถ้าใช้ Custom Format ว่า “ผมมีเงิน” @ “บาท” ก็จะขึ้นว่า ผมมีเงิน ห้าร้อย บาท นั่นเอง
กลุ่มแทน วันที่ และ เวลา
- วันที่ ใช้สัญลักษณ์ d m y (วัน เดือน ปี) มาแทน ซึ่งใส่ได้หลายรูปแบบมาก ดังนี้
- เวลา ใช้เครื่องหมาย h m s(ชม. นาที วินาที ) มาแทนดังนี้
- สัญลักษณ์หลัก คือhแทน ชั่วโมง/ mmแทน นาที / ssแทน วินาที
  - ถ้าใส่เครื่องหมาย [ ] เวลาใส่ลงไปแล้วจะหมายถึงให้ใช้ค่าแบบที่เกินเวลาปกติได้ เช่น [h] เกิน 24 ชม. [m] เกิน 60 นาที [s] เกิน 60 วินาทีได้
- AM/PM, am/pm, A/P, a/p ให้เป็นระบบ AM/PM ถ้าไม่ใส่จะเป็นระบบ 24 ชม.
Escape Character

บางทีเราต้องการใส่ character พิเศษให้เป็นคำธรรมดาๆ นอกจากจะใส่ ” ” ครอบแล้ว ยังสามารถใช้ \นำหน้า code นั้นๆ ได้ด้วย

เช่น อยากให้เลข 123 มองเห็นเป็น #123

เราสามารถใส่ custom number format ได้ 2 แบบ คือ
- “#”0
- \#0
การกำหนดสี ด้วย Code [ ]
- [BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW]
- [COLOR 1-56]
Excel จะใส่สีให้กับ format ที่ตามหลัง Code สีต่างๆ
เช่น [blue]0.00 ค่าที่ได้จะเหมือนกับใส่ Format 0.00 แต่ตัวอักษรจะเป็นสีฟ้าแทน

การกำหนด Format โดยขึ้นกับค่าของตัวเลขข้างใน

วิธีนี้ทำให้เรากำหนดให้ใช้ Format โดยขึ้นอยู่กับค่าข้างใน โดยไม่ต้องพึ่งพา Conditional Formatting เลย สามารถทำได้ 2 แบบหลักๆ คือ

กำหนดให้ใช้ Format ให้ขึ้นอยู่กับค่าข้างใน ว่าเป็นเลขบวก เลขลบ เลขศูนย์ หรือ Text

มีรูปแบบคือ ให้ใส่ Syntax โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย Semicolon ( ; )

โดยมีรูปแบบดังนี้
```
Format ทุกค่า  // อันนี้เป็นแบบปกติที่เราใช้กัน คือไม่มี ; เลย
```
```
Formatเลขบวก หรือ Formatเลขศูนย์ ; Formatเลขลบ   // อันนี้มี ; 1 ที
```
```
Formatเลขบวก ; Formatเลขลบ ; Formatเลขศูนย์   // อันนี้มี ; 2 ที
```
```
Formatเลขบวก ; Formatเลขลบ ; Formatเลขศูนย์ ; Formatตัวหนังสือ  // อันนี้เต็มยศสุดๆ มี ; 3 รอบ
```
ตัวอย่าง

ใส่ Format ให้ต่างกันได้ 3 แบบ โดยกำหนดเงื่อนไขเอง

มีรูปแบบคือ
```
[เงื่อนไขแรก]formatแรก;[เงื่อนไขที่สอง]formatที่สอง;formatอื่นๆ
```
เช่น [<-400] [Red](-0.00);[=200][yellow]0.00;[blue]0.00 แปลว่า
- หากน้อยกว่า -400 ให้ เป็นสีแดง format (-0.00)
- หากเท่ากับ 200 ให้เป็นสีเหลืองformat 0.00
- นอกนั้นให้เป็นสีฟ้า format 0.00\
แปลว่า หากเราใส่ Custom Format เป็นคำว่า ;;; จะทำให้มองไม่เห็นค่าที่พิมพ์ลงไปใน Cell (แต่ยังมองเห็นใน Formula Bar อยู่) แบบนี้เอาไปแกล้งคนอื่นได้ครับ รับรองว่าเห็นแล้วงงแน่นอนว่าทำไมมองไม่เห็นสิ่งที่อยู่ใน Cell 5555

ทำให้เลขกลายเป็น Text ด้วย Format ที่กำหนด

ก่อนหน้านี้เราเรียนวิธีเปลี่ยน Format ไปแล้ว ซึ่งค่าที่แท้จริงจะยังคงเป็นเลขเหมือนเดิมอยู่ อย่างไรก็ตามเราสามารถทำให้ข้อมูลกลายเป็นข้อความจริงๆ ได้ด้วยการใช้ฟังก์ชัน TEXT มาช่วย เช่น
```
TEXT(value, format_text) 
โดยที่ format_text ให้ใส้ Code แบบเดียวกับ Custom Format Code เลย แต่ให้เป็น Text
```
สมมติ A1 มีเลข 1234

แล้วเขียนสูตรใน B1 ว่า
```
=TEXT(A1, "00-000") 
```
ผลลัพธ์จะได้เป็นข้อความว่า 01-234 ทันที และเป็นข้อความจริงๆ ด้วย ไม่ใช่แค่ Format ครับ

ตารางสรุป
April 15, 2015
Conditional Formatting เพื่อปรับรูปแบบตามเงื่อนไข
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

จะดีแค่ไหนหากเราสามารถกำหนดเงื่อนไขการใส่ Format ของ Cell ได้ตามที่ต้องการ เช่น
- กำหนดให้สีในช่องเปลี่ยนไปโดยขึ้นอยู่กับตัวเลขที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย
- กำหนดให้ตัวอักษรเปลี่ยนสีเป็นสีแดง เมื่อเลขในช่องน้อยกว่าค่าที่กำหนด
- กำหนดให้เลข Top 20% ของข้อมูลทั้งหมด โดดเด่นออกมา
- ทำให้ช่องที่มีคำว่า “แมว” เป็นสีส้ม
- อื่นๆ อีกมากมาย
นี่เป็นตัวอย่างความสามารถของสิ่งที่เรียกว่า Conditional Formatting (การกำหนดรูปแบบตามเงื่อนไข) ที่ Excel มีให้เราใช้ครับ ซึ่งอยู่ใน [Home] –> Styles –> Conditional Formatting โดยสิ่งที่มีให้เลือกเป็นมาตรฐานมีดังนี้
- Highlight Cells Rules : ช่องที่มีค่า มากกว่า/น้อยกว่า/มีคำที่กำหนด/หาค่าที่ซ้ำกัน
- Top/Bottom Rules : ช่องที่เป็น Top 10 (เลขเปลี่ยนได้) ในเรื่องต่างๆ
- Data Bars : ใส่กราฟแท่งเข้าไปเป็น Background ของช่องนั้นๆ ว่ามีค่ามากหรือน้อย
- Color Scales ใส่สี Background ของช่องนั้นๆ ตามค่ามากน้อย
- Icon Sets : ใส่เครื่องหมายต่างๆ เช่น ลูกศร ขึ้น/ลง ตามแต่ค่าที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย
- New Rule…. : อันนี้ไว้กำหนดเงื่อนไขแบบ Advance ซึ่งจะพูดถึงในบทหลังๆ ครับ
วิธีการใช้งาน Conditional Formatting
1. เลือก Cell/Range ที่ต้องการให้รูปแบบเปลี่ยนไปตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)
2. เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ผมเลือก Highlight Cells Rules –> Greater Than…–>
- ใส่เลข 5000 ซึ่งหมายถึงจะใส่ Format ให้กับช่องที่มีค่ามากกว่า 5000
- ตรงนี้จะใส่เป็นสูตรก็ได้นะครับ เช่น =sum($D$2:$D$3) แปลว่าให้ จะใส่ Format ให้กับช่องที่มีค่ามากกว่า D2+D3 ซึ่งคือ 1000+2000 หรือ 3000 นั่นเอง
  Tips : สังเกตว่า มีการใส่ $ เพื่อ Lock สูตรไว้ด้วย ไม่งั้นสูตรจะเลื่อน เดี๋ยวจะอธิบายต่อไปอีกทีว่าเมื่อไหร่ที่ต้องใส่ หรือไม่ต้องใส่เครื่องหมาย $
1. เลือก Format ที่ต้องการว่าจะให้เปลี่ยน Format ไปเป็นรูปแบบใด ซึ่งจะมี Format เบื้องต้นให้เลือก ประมาณ 6 แบบ เช่น Light Red Fill with Dark Red Text ดังรูปข้างล่าง แต่ถ้าหากไม่พอใจ สามารถกด Custom Format… เพื่อกำหนดรูปแบบที่ต้องการได้
2. หากต้องการใช้เงื่อนไขในขั้นตอนที่ 2 ที่ไม่มีให้เลือกในรูปแบบมาตรฐาน อ่านต่อในหัวข้อ การทำ Conditional Formatting ขั้นสูงได้เลย ครับ
(more…)
April 15, 2015
สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table : ภาค 3 – เทคนิคการคำนวณขั้นสูง
เทคนิคการใช้ Helper Column ทำให้คำนวณสรุป PivotTable ง่ายขึ้น

งานที่ผมเจอบ่อยๆ และเคยเสียเวลากับมันมาก ก็คือ กรณีที่ต้องทำงาน Routine เช่น Monthly Report ที่ต้องรายงานข้อมูลเป็นรายเดือนให้เห็นความคืบหน้าในทุกเดือนๆ ซึ่งผมเชื่อมั่นว่าคุณก็คงเคยทำมันบ้างล่ะ

แต่ปัญหาที่มักเกิดขึ้นคือ ข้อมูลที่เป็น Source Data นั้นเป็นข้อมูลรายวัน แล้วไม่ได้จบเดือนพอดี แถมผมก็ขี้เกียจมานั่งตัดให้ Data จบสิ้นเดือนพอดีด้วย เช่น จริงๆ มีรายการขายถึงวันที่ 3 มีนาคม แต่ผมอยากสรุปข้อมูลแค่สิ้นเดือน กุมภาพันธ์เท่านั้น

ถ้าทำแบบถึกๆ ไป ผมก็อาจจะนั่ง Group ข้อมูลให้เป็นรายเดือน ซึ่งมันก็จะมี Data เดือนมีนาคมออกมาด้วยติ่งหนึ่งเสมอ ซึ่งผมก็ต้องมา Filter มันออกภายหลัง

พอเดือนถัดไป ผมก็ต้องมานั่งแก้ Filter ให้เห็นเดือนมีนาคม แต่ต้องเอาเดือนเมษายนออก ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ และถ้ามี PivotTable หลายตาราง เราก็ต้องมานั่งแก้แบบนี้ทุกตาราง ตายพอดี!!

วิธีที่ดีกว่าคือการสร้าง Helper Column มาช่วยใน Source Data เลย เช่น กำหนดช่อง A1 ใน Sheet ที่ไม่ได้ใช้งานซักอันนึงเป็นวันที่สุดท้ายที่ต้องการแสดงใน PivotTable แล้วอาจตั้งชื่อว่า Latest_Date

ที่นี้กลับมาที่ Source Data ของเรา แล้วมาเริ่มสร้าง Helper Column กันครับ แต่จะสร้าง Helper Column ตรงไหนดี? ผมแนะนำแบบนี้ครับ
- กรณีที่เป็นข้อมูลปกติ แล้วสร้าง PivotTable ไปแล้ว: ผมแนะนำให้ทำการ “แทรก Column” ในพื้นที่ของ Data Source เดิม เช่น เดิมอยู่ในคอลัมน์ A:H ก็ไปแทรกให้อยู่ในระหว่างคอลัมน์ A กับ H ตรงไหนก็ได้ ทั้งนี้เพราะหากเราไปแทรกข้างหน้าหรือข้างหลัง Source Data เดิม PivotTable จะมองไม่เห็นมันครับทำให้ต้องมานั่งแก้ Source Data ใน PivotTable อีกทีซึ่งเสียเวลามาก วิธีที่ผมบอกจะช่วยแก้เรื่องนี้ได้ แต่มีข้อเสียคือต้องระวังว่า Helper Column จะถูกข้อมูลอื่นมาทับภายหลัง
- กรณีที่เป็นข้อมูลปกติ แล้วยังไม่ทันสร้าง PivotTable: ผมแนะนำให้สร้าง Helper Column ไว้ที่คอลัมน์ซ้ายสุดครับ เนื่องจากเวลามี Data ใหม่เข้ามา จะได้ Paste ลงไปตรงๆ ได้เลยแบบไม่ต้องกังวลว่าจะทับ Helper Column ของเรา
- กรณีที่ Source Data เป็น Table (Ctrl+T) : ผมแนะนำให้สร้าง Helper Column ไว้ที่คอลัมน์ซ้ายสุดครับ เนื่องจากเวลามี Data ใหม่เข้ามา จะได้ Paste ลงไปตรงๆ ได้เลยแบบไม่ต้องกังวลว่าจะทับ Helper Column ของเรา ซึ่งเราสามารถทำแบบนี้ได้เพราะว่าการใช้ Table เป็น Source Data มันจะมีความสามารถในการ Dynamic Range คือ PivotTable จะมองเห็น Helper Column ที่เราแทรกลงไปโดยอัตโนมัติ
ที่นี้ใน Helper Column ที่ผมตั้งชื่อว่า show date ก็อาจเขียนสูตรเช็คว่า วันที่แต่ละ record ใน Source Data นั้นน้อยกว่าหรือเท่ากับวันที่ Latest_Date ที่คุณกำหนดไว้หรือไม่?

ซึ่งคุณสามารถเอา showdate นี้ไปเป็น Report Filter ใน PivotTable แล้วเลือกเป็น TRUE ไว้ได้เลย พอเดือนถัดไปก็แค่ไปแก้ค่าในช่อง Latest_Date แล้วกด Refresh All ตรง PivotTable เท่านั้นเอง แค่นี้เป็นอันจบครับ!!

เพิ่มการคำนวณแบบพิเศษใน Pivot Table ด้วย Calculated Field & Calculated Item

ใน PivotTable นั้น เราสามารถสร้างข้อมูลการคำนวณขึ้นมาใหม่ โดยไม่จำเป็นต้องเข้าไปปรับแก้ใน Data Source เลย ซึ่งข้อมูลการคำนวณนี้จะแบ่งได้เป็น 2 ประเภท ซึ่งมีความแตกต่างกันดังนี้
1. Calculated Field : จะเป็นการสร้าง Field ใหม่ขึ้นมาเลย เช่น เดิมมี Field ยอดขายอยู่ เราสามารถสร้าง Field ใหม่ชื่อ Commission เพิ่มเข้ามาได้ โดยอาจเกิดจาก ยอดขาย *10% ถ้าขายได้ยอดรวมมากกว่า 3000 บาท
2. Calculated Item : เป็นการสร้าง Sub-Item ใหม่ใน Field ที่มีอยู่แล้ว เช่น ใน Field ประเภทสินค้า ในข้อมูลต้นทางอาจมีสินค้าเพียง 4 ประเภท คือ A,B,C,D แล้วเราจะสร้างประเภทสินค้าเข้ามาใหม่ คือ สินค้า E โดย คำนวณจาก A+B เป็นต้น
ทำไมต้องสร้าง Field คำนวณเพิ่มเติม?

สถานการณ์ต่อไปนี้ ค่อนข้างเหมาะกับการสร้าง Field คำนวณเพิ่มใน PivotTable ครับ
- ไม่สามารถเข้าไปแก้ไข Source Data ได้ หรือ แก้ไขได้ลำบาก
- การคำนวณนั้นมีเงื่อนไขที่ต้องดูผลรวมของข้อมูลทั้งหมดก่อน จึงจะคำนวณได้ ไม่สามารถคำนวณได้ในแต่ละบรรทัดใน Source Data เช่น กรณี Commission ที่คิดจากยอดขายรวม *10% โดยมีการกำหนดยอดรวมขั้นต่ำที่จะได้ Commission ด้วย
- การคำนวณนั้นเป็นการหาสัดส่วนที่เป็น % เช่น %Portion ต่างๆ โดยที่ Weight ของแต่ละข้อมูลไม่เท่ากัน เช่น หากเราใส่สูตรหา % Defect ใน Data Source เลย เวลา Pivot แล้วหาค่า Average จะได้ผลลัพธ์แปลกๆ เพราะไม่ได้เอา Weight มาเป็นปัจจัย เป็นยังไงมาดูกัน
Calculated Field

วิธีการสร้าง Calculated Field
- ให้กดที่ (Pivot Table)[[Options]]–> Calculations –> Fields, Items, and Sets –> Calculated Field…
- ตรง Name ให้ตั้งชื่อ Field ตามต้องการ
- ตรง Formula ให้ใส่สูตรการคำนวณว่าต้องการให้สัมพันธ์กับ Field อื่นๆ อย่างไร
สมมติว่าผมอยากคำนวณค่า Commission 10% ของยอดขาย โดยมีเงื่อนไขว่าต้องทำยอดขายรวมทุกสินค้าได้มากกว่า 3000 บาท จึงจะได้รับเงินนี้ไป

ข้อจำกัดของ Calculated Field
- เป็นการ SUM ข้อมูลแต่ละ Field ก่อน จากนั้นค่อยมาคำนวณตามสูตรที่เราเขียน
- สังเกตว่าช่อง Grand Total มันก็คำนวณ Commission ผิด เพราะมันดันคิดเอา Sum of จำนวนเงินที่จ่ายในแถว Grand Total คือ 19852 ซึ่งมากกว่า 3000 บาท มาคูณ10% เลย อันนี้ต้องระวังให้ดีครับ เพราะเป็นข้อจำกัดของ Calculated Field ล่ะ
Calculated Item

วิธีการสร้าง Calculated Item
- คลิ๊กที่ Field ที่ต้องการจะเพิ่ม Item ก่อน
- ให้กดที่ (Pivot Table)[[Options]]–> Calculations –> Fields, Items, and Sets –> Calculated Item…
- ตรง Name ให้ตั้งชื่อ Field ตามต้องการ
- ตรง Formula ให้ใส่สูตรการคำนวณตามต้องการว่าต้องการให้สัมพันธ์กับ Item อื่นๆ อย่างไร
สังเกตว่า เมื่อเราคลิ๊กช่องที่เป็น Calculated Item มันจะขึ้นสูตรใน Formula Bar ด้วย

ข้อจำกัดของ Calculated Item
- เป็นการ SUM ข้อมูลแต่ละ Item ก่อน แล้ว จากนั้นจึงคำนวณตามสูตรที่เราเขียน
- ไม่สามารถใช้ได้กับ PivotTable ที่มีการ Group ข้อมูลอยู่แล้ว (ไม่ว่าจะอยู่ที่ Field อื่นก็ตาม) แต่ว่าสามารถ Group ข้อมูลหลังจากใส่ Calculated Item ได้
- ไม่สามารถย้าย Field ไปที่ Report Filters ได้
- ไม่สามารถลาก Field นั้นลงไปที่ section Values หลายๆ รอบได้
การเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงเข้าไปในตาราง Pivot และคำสั่ง GETPIVOTDATA

ปกติเวลาเราเขียนสูตร แล้วเข้าไปคลิ๊กในบริเวณที่เป็นตาราง PivotTable เราอาจจะเห็นสูตรพิลึกๆ ขึ้นมาเช่น ผมเขียนสูตรอ้างอิงโดยคลิ๊กเข้าไปในช่อง D11 แทนที่จะขึ้นมาว่า =D11 ตามปกติ มันดันขึ้นสูตรพิลึกๆ มาว่า =GETPIVOTDATA(“จำนวนเงินที่จ่าย”,$A$3,”ผู้ซื้อ”,”นาย c”,”ผู้ขาย”,”sales ข”,”วิธีการจ่าย”,”เครดิตการ์ด”) แทน ซึ่งทำให้เกิดปัญหาว่าเรา Copy สูตรไปที่อื่น มันก็ไม่เลื่อนช่องให้แบบเวลาใช้ Cell Reference ปกติ แถมสูตรก็ดูยากมากๆ

วิธีแก้เพื่อให้เวลาใช้สูตรแล้วคลิ๊กเข้าไปใน PivotTable แล้วเป็น Cell Reference ปกติ ให้ทำดังนี้

ให้กด (Pivot Table)[[Options]]–> PivotTable –> Options (ปุ่มลูกศร)–> ติ๊กคำว่า Generate Getpivotdata ออก เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถคลิ๊กเข้าไปในแต่ละช่องของ PivotTable ได้แบบ Cell ทั่วไปแล้ว

ถ้ามันยุ่งยากแบบนี้แล้ว GETPIVOTDATA มันมีข้อดียังไง? แล้ว Excel มันใส่มาทำไมล่ะเนี่ย!?

ผมจะบอกว่าจริงๆแล้วมันก็มีข้อดีของมันอยู่ครับ นั่นก็คือ เวลาเรา Link ข้อมูลมาแล้วเปิดโหมด GetpivotData ไว้ ไม่ว่าตาราง PivotTable จะถูกพลิกบิดมุมมองไปมาแค่ไหน ค่าที่เรา Link ไว้ก็จะยังเป็นค่าเดิมเสมอ รวมถึงเวลามีข้อมูลเพิ่มด้วย มันก็ยังสามารถอ้างอิงไปยังข้อมูล Summary ต่างๆ ได้อยู่เช่นเดิม จึงมีประโยชน์ในแง่การเขียนสูตรอ้างอิงค่า Summary จาก PivotTableพอสมควร ต่างจากการใช้ Cell Reference ปกติ ที่อาจกลายเป็นค่าใหม่ที่เราไม่ต้องการไปโดยไม่รู้ตัวเลยก็ได้ เพราะช่องมันเลื่อนไปมาหมดแล้ว

ดังนั้นก่อนจะปิดโหมด GETPIVOTDATA จะต้องรู้ตัวให้ดีว่ากำลังทำอะไรอยู่นะครับ
April 9, 2015

สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table : ภาค 2 – ปรับแต่งตารางให้ได้ดั่งใจ

ปรับรูปแบบการแสดงผล

ปกติแล้ว Pivot Table จะแสดงผลในรูปแบบที่เรียกว่า Compact Form ตามรูปในบทที่แล้ว
ซึ่งความชอบส่วนตัวผมเองชอบให้แสดงในรูปแบบ Tabular Form หรือ Outline Form มากกว่า

ผมแนะนำให้ลองทำเป็น Tabular Form ดูโดยให้ทำดังนี้

ให้คลิ๊กที่ PivotTable แล้วไปที่ (PivotTable)[Design]–>Layout –> Report Layout –> Show in Tabular Form

จะเห็นว่าข้อมูลแต่ละ Row และ Column จะแยกกันชัดเจน อยู่คนละช่องกันไปเลย
และมีชื่อ Field กำกับอยู่ตลอด ทำให้ไม่สับสนเหมือนดู Tabular Form

ใครดูแล้วชอบแบบผมก็แนะนำให้ปรับตามได้เลยครับ

ต่อมาเรามาดูกันว่า แต่ละส่วนของ PivotTable นั้น เราสามารถจะเล่นหรือปรับแต่งอะไรมันได้บ้าง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ โดยที่จะไล่ดูทีละ Slot

ลูกเล่นที่ Report Filter

ตรงนี้มีเครื่องมือ Filter ให้ใช้เป็นหลัก ซึ่งยอมให้เราเลือก Choice ได้หลายอันพร้อมกันได้ด้วย

วิธีการคือให้ติ๊กปุ่ม Select Multiple Items ก่อน นอกจากนี้เราสามารถทำการ Search ได้เช่นเดียวกันเครื่องมือ Filter ปกติเลย

เมื่อเราทำการ Filter แล้วจะเหลือผลลัพธ์แค่สิ่งที่เราสนใจเท่านั้น เช่น ถ้า Filter ตามรูป

จะเห็นว่าข้อมูลบางช่องลดลงไปจากเดิม (เช่น F14 ลดจาก 540 เหลือ 160) เนื่องจากถูกกรองข้อมูลออกไปนั่นเอง ซึ่งเราสามารถสังเกตเครื่องหมายกรวยกรองได้จาก Section Filter บนตาราง Pivot และบริเวณ Field List ด้านขวา

สร้าง Report แยกตาม Filter แต่ละ Item ด้วย Generate Report Filter Page

บ่อยครั้งคุณอาจอยากจะสร้าง PivotTable หลายๆ ตาราง แยกตามสิ่งที่คุณสนใจ เช่น แยกตามประเภทสินค้า

ปกติแล้วต้องเลือกสินค้าดูทีละชิ้นกว่าจะเลือกครบก็เสียเวลามาก… ผมมีเทคนิคแนะนำ โดยให้ Excel ทำในสิ่งที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ ให้ไปที่ [[Options]] –> PivotTable –> Options –> Show Report Filter Page… –> เลือก Filter ที่ต้องการ

Excel จะทำการสร้าง PivotTable ออกมาแยกเป็น Sheet ละ 1 Item ของ Filter นั้นๆ โดยอัตโนมัติ!!

ลูกเล่นที่ Row Label และ Column Label

1. สามารถกดปุ่มลูกศร แล้วเลือก Sort ข้อมูล หรือ Filter ข้อมูลบน Label ได้

การ Sort กับการ Filter ที่เราเรียนรู้มาก่อนหน้านี้ ก็มีให้เลือกใช้ใน PivotTable เช่นกัน

การ Sort ข้อมูล

การ Sort มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้อ่านข้อมูล เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น เช่น ถ้าเรากำหนดให้ Row label หรือ Column Label เรียงหัวข้อตามตัวอักษร หรือ เรียงตามที่มีข้อมูลสรุป เช่น ค่า SUM หรือ COUNT จากน้อยไปมาก มากไปน้อย ย่อมดีกว่าการเรียงข้อมูลแบบ “สะเปะสะปะ” แน่นอน

A -> Z (น้อยไปมาก) หรือ Z -> A (มากไปน้อย)
More Sort Options
- Manual คือ ยอมให้เราลากสลับตำแหน่งเองได้ตามต้องการ
- Ascending by: หรือ Descending by: Field xxx คือ ให้เรียง Field ตามข้อมูลใน Field Values อื่น ตรงนี้มีประโยชน์มาก เช่น อาจเรียงประเภทสินค้าตามยอดขายจากมากไปน้อยเป็นต้น

การ Filter ข้อมูล

การ Filter ข้อมูลมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เห็นเฉพาะหมวดหมู่ข้อมูลที่เราสนใจ โดยที่วิธีการใช้งานก็เหมือนกับเครื่องมือ Filter ปกติเลยจึงไม่ขอพูดซ้ำอีก

2. สามารถเปลี่ยนชื่อของ Label ได้

กรณีที่ชื่อเดิมจาก Data Source อาจจะสื่อสารกับผู้อ่านข้อมูลได้ไม่ดี เราสามารถเปลี่ยนชื่อประเภทข้อมูลที่เป็นหัวตารางใน PivotTable ได้ โดยการคลิ๊กเลือก Label ที่ต้องการจะแก้ แล้วพิมพ์ข้อความใหม่ลงไปเลย แล้วกด Enter เช่น ผมสามารถคลิ๊กคำว่า เงินสด แล้วพิมพ์ว่า Cash ลงไปแทน ได้เลย เป็นต้น

3. สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ (Group & Ungroup)

การจัดกลุ่มนั้นเราทำเพื่อให้เห็นภาพรวมของข้อมูลได้ดีขึ้น และอาจเห็นความสัมพันธ์บางอย่างจากการแบ่งกลุ่มที่เหมาะสม

เช่น เห็นโอกาสหรือช่องโหว่ในกลุ่มบางกลุ่ม หรืออาจเห็นการแจกแจงจำนวนของแต่ละกลุ่ม เป็นต้น
การจัดกลุ่มมีอยู่ 2 ลักษณะ ใหญ่ๆ คือ

ประเภท	จัดกลุ่มแบบ Manual	จัดกลุ่มแบบ Auto
วิธีการทำ	การเลือกว่าจะเอา item ไหนจัดอยู่ด้วยกัน โดยการเลือก Selection เองจากนั้นค่อยกด Group	Excel จะขึ้นมาให้เลือกว่าจะ Group ช่วงทีละเท่าไหร่
ประเภทข้อมูลที่ใช้ได้	ทุกประเภท	ใช้ได้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขหรือพวกวันที่เท่านั้น และจะต้องไม่มีค่าว่างอยู่ใน Data Source เลย
ข้อมูลหลังจากการ Group	จะมี Field ใหม่เพิ่มขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ในชื่อ Field เดิม แต่มีเลขต่อท้าย	กรณีข้อมูลเป็นตัวเลข : ไม่มี Field ใหม่เพิ่มขึ้นมาให้ แต่มันจะเปลี่ยนข้อมูลที่ Field ต้นฉบับเลย กรณีข้อมูลเป็นวันที่ : ประเภทช่วงวันที่ที่ย่อยที่สุดจะมาทับที่ Field เดิม และจะมีการสร้าง Field ใหม่ในประเภทช่วงวันที่ที่ใหญ่กว่าด้วย เช่น เลือกให้ Group ตาม Year, Quarter, Month ผลก็คือ Field วันที่ Date เดิม จะกลายเป็น Month และจะมี Field ชื่อ Quarters และ Years เพิ่มขึ้น

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Manual

ให้ทำ selection เลือก Label ที่ต้องการจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกันพร้อมกันก่อน
จากนั้นกด (PivotTable) [[Options]] –> Group –> Group Selections
หรือ กดคลิ๊กขวา –> Group… ก็ได้
เมื่อ Group แล้วจะมี Field ใหม่เพิ่มขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ในชื่อ Field เดิมแต่มีเลขต่อท้าย
จากนั้นเราก็สามารถเอา Field เก่าออกไปได้เลย (กดคลิ๊กขวาที่ ผู้ขาย แล้ว Remove ก็ได้) สุดท้ายก็จะเหลือแค่สิ่งที่เราจัด Group ใหม่เท่านั้น (ถ้าต้องการก็ Rename คำว่า Group1 ได้)

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Auto : ข้อมูลเป็นตัวเลข

ให้เลือกที่ Label ช่องใดช่องหนึ่งแล้วกด Group Selections หรือ กดคลิ๊กขวา –> Group… จะมีหน้าต่าง Grouping ให้กำหนดจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด และความกว้างของช่วง ซึ่งเราลองเปลี่ยนค่าเล่นได้ว่าจะให้เริ่ม/ จบ/แบ่งช่วง ทีละเท่าไหร่?
เมื่อกด Ok สิ่งที่ขึ้นมาจะขึ้นเป็นช่วงตัวเลขมาให้โดยอัตโนมัติ โดยที่ค่าที่น้อยว่าจุด Start และ ค่าที่มากกว่าจุด End ก็จะกลายเป็นอีกกลุ่มหนึ่ง

ผลของการ Grouping จะแยกเป็น 2 กรณี ดังนี้

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Auto : ข้อมูลเป็นวันที่

ให้เลือกที่ Label ช่องใดช่องหนึ่งแล้วกด Group Selections มันจะขึ้นให้เลือกว่าจะจัดกลุ่มวันที่ เริ่มที่เท่าไหร่ จบที่เท่าไหร่? แบ่งตามอะไร (เลือกได้หลายอันพร้อมกัน) เช่น วัน (ระบุได้ว่าเอาช่วงกี่วัน) , เดือน, Quarter, ปี เป็นต้น

สังเกตว่า ประเภทช่วงวันที่ที่ย่อยที่สุดที่เราเลือกตอน Grouping (Months) จะมาทับที่ Field เดิม (วันที่)

ระวัง! อย่างที่บอกไปตอนต้นว่าการจัดกลุ่มแบบ Auto จะเป็นการทับข้อมูล Field ต้นฉบับเลย ผมขอแนะนำว่า คุณควรจะเลือกตัวย่อยสุดตอนที่ทำการ Grouping ให้เป็น ระดับ Days (หรือย่อยกว่านั้น) ถ้าคุณไม่ใช้มัน ค่อยลากออกไปจาก Pivot Area ทีหลังก็ได้ ไม่งั้น Field ที่ชื่อว่า Days จะถูก Grouping เป็น Months สับสนตายเลย!

4. สามารถเลือกวิธีการสรุปข้อมูล (Subtotal) ก่อนจะขึ้น Label ใหม่ได้

ปกติแล้ว หากเราใส่ Row Label ไป 2 Field ซ้อนกัน เช่น ผมลองเอา สินค้ามาซ้อนกับผู้ซื้อ มันจะมีการสรุปข้อมูลเป็น Subtotal ให้เราก่อน เช่น SUM AVERAGE MAX MIN เป็นต้น โดยที่เราสามารถเลือกตัวสรุปข้อมูลที่ต้องการได้ หรือจะใส่พร้อมๆกันหลายๆ อันก็ยังได้

วิธีการทำดังนี้

ให้คลิ๊กขวาที่ Label ที่ต้องการจะทำการ Subtotal (เช่น นาย a) แล้วเลือก Field Settings
None = ไม่แสดงการสรุปข้อมูล
Custom สามารถเลือกได้หลายตัวพร้อมกัน

ลูกเล่นที่ Values

ส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่ซับซ้อนของ PivotTable จะอยู่ที่วิธีการคำนวณตรง Values นี่แหละครับ เพราะมันมีให้ปรับได้หลากหลายมาก เช่น ในตัวอย่างข้างบนใช้วิธี SUM แต่ Pivot ยังมีวิธีอื่นๆอีกเยอะแยะครับ เช่น COUNT, AVERAGE, MAX, MIN เป็นต้น

วิธีการปรับแต่งคือให้ คลิ๊กขวาที่ Field ข้อมูลที่ต้องการจะปรับแล้วกด Value Field Setting ครับโดยหลักๆ จะมีให้ปรับ 2 เรื่อง คือ 1) Summarized by และ 2) Show Value As

Summarized by

เป็นการสั่งว่าจะให้ Excel ทำการสรุปทางสถิติด้วย Function อะไร โดยมีฟังก์ชั่นให้เลือกดังรูป โดยที่มีฟังก์ชั่นสรุปผลที่หลากหลาย เช่น Sum / Count (นับทุกอย่างที่ไม่ว่าง เหมือนฟังก์ชั่น COUNTA) / Count Number (นับเฉพาะเลข เหมือนฟังก์ชั่น COUNT) / Average / Max / Min / Product / StdDev / StdDevp / Var / Varp

Show Value As

เป็นการเอาค่าที่คำนวณได้จาก Summarized by มาคิดต่อ ว่าจะให้แสดงสัมพันธ์กับช่องอื่นของ Pivot ยังไง ปกติจะเป็น No Calculation แปลว่าจะแสดงค่าออกมาตรงๆ ไม่มีการคำนวณต่อ

แต่ถ้าเราลองไปเลือกตัวอื่น เช่น % of row มันก็จะเทียบ Grand Total ของแต่ละแถวให้เป็น 100% แล้วดูว่าค่าในช่องนั้นๆ เป็นกี่ % ของค่ารวมระดับแถว เป็นต้น

ซึ่งบางหัวข้ออาจต้องเลือก Based Field หรือ Based Item ซึ่งหมายถึงค่าที่มันจะใช้อ้างอิงในการคำนวณว่าจะให้ไปอ้างอิงที่ Field ไหน Item ไหน ซึ่งผมแนะนำให้ลองเปลี่ยนค่าเล่นดูครับ แล้วจะเข้าใจว่าแต่ละอันต่างกันอย่างไร ซึ่งผมลองเปลี่ยนค่าเล่นให้ดูเป็นตัวอย่างแล้วตามภาพด้านล่าง

การเปลี่ยนทิศทางการสรุปข้อมูล

กรณีที่มี VALUE ตั้งแต่ 2 Field ขึ้นไป เราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้วางข้อมูลแต่ละ Field เรียงกันในแนวนอน หรือ แนวตั้ง โดยการลากคำว่า Ʃ Values ว่าจะให้แสดงอยู่ที่ Column หรือ Row Labels

อยู่ที่ Column Labels

อยู่ที่ Row Labels

Tips : เทคนิคการลบข้อมูลเก่าที่ค้างอยู่ใน Pivot Table

เวลาที่เราทำ PivotTable เสร็จแล้ว แต่ภายหลังมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Source Data อาจทำให้มีเหตุการณ์ที่มี Item ที่เคยอยู่ใน Source Data เก่าตกค้างใน Drop Down List ใน Row Label, Column Label, หรือ Filter ได้

ใน Excel ตั้งแต่ Version 2007 ขึ้นไป สามารถแก้ไขเหตุการณ์ดังกล่าวได้ง่ายมากๆ โดย

คลิ๊กขวาที่ตาราง Pivot
เลือก PivotTable options à เลือก Data tab
ในหมวด Retain Itemsเลือก None
OK แล้วกด Refresh ตาราง Pivot อีกครั้ง

ใครอยากเก่ง Pivot Table มากขึ้นไปอีก ขอเชิญอ่านตอนที่ 3 ครับ

April 9, 2015

การใช้ Table ตารางที่จะทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก
Table คืออะไร?

Table เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาใช้กับการทำงานกับข้อมูลในลักษณะ Database โดยเฉพาะ ซึ่งทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก เพราะมันได้รวบรวมเครื่องมือและความสามารถหลายๆ อย่างเอาไว้มากมาย เช่น การขยายขอบเขตข้อมูลอัตโนมัติ (Dynamic Range), การใส่สูตรอัตโนมัติ, การ Filter & Sort, การใส่รูปแบบสีสลับแถวเพื่อให้สังเกตข้อมูลที่อยู่บรรทัดเดียวกันง่ายขึ้น, การสรุปข้อมูลแบบอัตโนมัติ เป็นต้น ซึ่งเดี๋ยวจะอธิบายต่อไป

โดยความสามารถที่เพิ่มมานี้ต้องแลกกับ Layout ที่ไม่ Flexible เหมือนกับ Range ปกติ เพราะต้องอยู่ในรูปแบบตารางที่มีหัวตารางชัดเจนเท่านั้น

การสร้าง Table

เราสามารถสร้าง Table ได้ด้วยวิธีดังนี้
1. เลือกช่องของข้อมูลที่ต้องการ
2. กด [Insert] –> Tables –> Table (Ctrl+T) หรือ
  กด [Home] –> Styles –> Format as Table ก็ได้
ก่อนจะทำเป็น Table หลังทำเป็น Table

การตั้งชื่อให้ Table

สามารถตั้งชื่อ Table (เพื่อเอาไว้อ้างอิงง่ายๆ ในอนาคต) ได้โดย
คลิ๊กที่ Table แล้ว [[Design]] –> Properties –> Table Name: แล้วกรอกเลย (ปกติจะเป็น Table1)

ข้อดีของการใช้ Table

รูปแบบสวยงาม

การใส่สีกลับแถว สามารถช่วยให้ดูง่ายว่าข้อมูลบรรทัดไหนเป็นบรรทัดเดียวกัน จะมองหัวตารางเสมอ เวลาเลื่อนข้อมูลไปดูไกลๆ เช่น ลงข้างล่าง (หัวตารางจะขึ้นมาแสดงแทนชื่อคอลัมน์ A B C ตามปกติ)

รวมเครื่องมือ Filter และ Sort ไว้ให้โดยอัตโนมัติ

ไม่ต้องมานั่งใส่ Auto Filter เองให้เมื่อย เจ้า Table ทำให้เองครับ

เลือกข้อมูลได้ง่าย

สามารถเลือกข้อมูลทั้งแถว (ใน Table เรียกว่า Record) หรือทั้งคอลัมน์ (ใน Table เรียกว่า Field) ก็สามารถเลือกได้อย่างง่ายดาย วิธีการคือ เลื่อนเม้าไปที่ขอบ Table (ขอบบน เลือก Field / ขอบซ้าย เลือก Record) จะปรากฏเป็นรูปลูกศรสีดำทึบขึ้นมาให้กดได้อย่างสบายๆ ครับ

สามารถกด Tab เพื่อเลื่อน Cursor ไปด้านขวาเรื่อยๆ พอหมดคอลัมน์ใน Record นั้น ก็จะเลื่อนไปยังคอลัมน์แรกของ Record ใหม่ให้เองได้ด้วยครับ

เพิ่มข้อมูลได้ง่าย

เวลาจะเพิ่มข้อมูล เพียงกดเลือกไปที่แถวที่อยู่ใต้ Table/หรือทางขวาของ Table แล้วพิมพ์บางอย่างลงไป เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จ Table มันจะขยายมารองรับให้เอง หรือจะใช้วิธีกดปุ่ม Tab หลังจาก Cursor อยู่ช่องขวาล่างสุดก็ได้ครับ

ขยายช่วงการอ้างอิงให้โดยอัตโนมัติ (Dynamic Range)

ข้อนี้เป็นคุณสมบัติที่ผมว่าเจ๋งที่สุดของ Table เพราะมันทำให้เราสบายขึ้นมากเวลาจะอ้างอิงข้อมูลมาที่ตารางที่ต้องการ โดยไม่ต้องกลัวว่าจะมีข้อมูลเพิ่มขึ้นหรือลดลง

เช่น ตอนแรกตารางสมมติว่าชื่อ Table1 คลุมพื้นที่แค่ A1:E10 ซึ่งคุณใช้ชื่อ Table1 ไปอ้างอิงในสูตรต่างๆ เช่น Vlookup หรือเอาไปใช้ในเครื่องมืออื่น เช่น PivotTable ไปแล้ว แต่ต่อมามีการเพิ่มข้อมูล ทำให้ตารางใหญ่ขึ้นเป็น A1:H20 คุณก็ไม่ต้องไปแก้ Reference ในสูตร หรือในเครื่องมือที่สร้างไว้แล้วอีกเลย พูดง่ายๆ ว่าข้อมูลจะเพิ่มจะลดก็ไม่กลัว สะดวกมากๆ ครับ

สรุปข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ

ต้องการ SUM, AVERAGE หรือจะ Function อะไรก็กำหนดได้ทั้งนั้น โดยจะสรุปอยู่ท้ายตารางโดยอัตโนมัติ แม้จะมีข้อมูลใหม่เพิ่มก็จะยังอยู่ใต้สุดของ Table เสมอ เพียงแค่ติ๊กเลือกให้แสดง Total Row

จากนั้นเลือกวิธีสรุปที่ต้องการในแต่ละคอลัมน์จาก Dropdown

ใส่สูตรให้โดยอัตโนมัติ

ใส่สูตรแค่ทีเดียว เมื่อใส่ข้อมูลบรรทัดถัดไป สูตรจะถูก Copy ลงมาให้โดยอัตโนมัติด้วยสูตรเดียวกัน แต่จะเป็นวิธีอ้างอิง Reference อีกแบบ ซึ่งจูดในส่วนถัดไปอีกที

การใส่สูตรและการอ้างอิงข้อมูลใน Table

การใส่สูตรใน Table สามารถเลือกใส่สูตรในอีกรูปแบบหนึ่ง เรียกว่า Structure Reference ได้ (เรายังสามารถใส่สูตรแบบ Cell Reference ปกติที่เราศึกษามาก่อนหน้านี้ได้อยู่ แต่ต้องพิมพ์เอง) ซึ่งการเขียนสูตรแบบ Structure Reference มีข้อดีคือ ทำให้อ่านสูตรแล้วเข้าใจได้ง่าย เนื่องจากใช้หัวตารางเป็นตัวอ้างอิง และสะดวกในการอ้างอิงแบบ Dynamic Range ซึ่งเป็นจุดเด่นของ Table ด้วย

การอ้างอิงแบบเต็มรูปแบบ

สิ่งที่ผมกำลังจะบอกต่อไปนี้ ไม่ต้องจำ เพราะคุณสามารถ กด = แล้วจิ้มสิ่งที่ต้องการได้เลย ซึ่งเป็นเทคนิคเดียวกับตอนที่เรียนรู้เรื่อง Cell Reference ปกติในบทแรกๆ ครับ

TableName[[#Column Specifier],[Column Header]] โดยที่แต่ละส่วนมีความหมายดังนี้
- TableName คือ ชื่อตาราง
- [#Column Specifier]คือตัวที่ระบุว่าจะเอาส่วนไหนของTableกลับมา โดยเลือกได้
  - [#Headers] หมายถึง เฉพาะส่วนของ Column Header
  - [#Data] หมายถึง ตัวข้อมูลจริงๆ
  - [#Totals] หมายถึง ส่วนของ Total Row ที่ทำหน้าที่สรุปข้อมูล
  - [#All] หมายถึง ส่วนทั้งหมด คือ ทั้ง Header, Data, และ Totals รวมกัน
  - [#This Row] หมายถึงการอ้างอิงสิ่งที่อยู่ในแถวเดียวกัน
- [Column Header] คือ ชื่อของ Column ที่เราต้องการจะอ้างอิง
การลดรูปการอ้างอิง
- เราสามารถลดรูป โดยไม่ระบุ [#Column Specifier] ได้ ซึ่งจะหมายถึงการอ้างอิงไปที่ [#Data] โดยปริยาย ซึ่งจะทำให้เหลือเพียง TableName[Column Header] เท่านั้น
- นอกจากนี้ใน Excel Version 2010 ขึ้นไป เราสามารถลดรูป [#This Row] เหลือเพียงเครื่องหมาย @ ซึ่งทำให้รูปแบบเหลือเพียง TableName [@Column Header] เท่านั้น
- ยิ่งถ้าอ้างอิงในตารางเดียวกันก็จะเหลือแค่ [@Column Header] เท่านั้นเอง
ตัวอย่าง

Table Name : SalesTable

ให้สังเกตดูเส้นประ ว่ากำลังอ้างอิงส่วนไหนอยู่นะครับ

อ้างอิง Data ทั้งหมด(กดเลือกที่มุมซ้ายบนของ Table ได้เลย)

อ้างอิง Table ทั้งหมด (ต้องกดเลือก All Data แล้วพิมพ์เพิ่มเอา)

อาจไว้ใช้ในสูตรพวก VLOOKUP หรือ INDEX ในส่วนของตารางอ้างอิงได้

อ้างอิง Header ทั้งหมด

อาจเอาไว้ใช้ในสูตรพวก MATCH ในสูตรของ Lookup_array ได้

อ้างอิง Header เดียว

อ้างอิง Data ในคอลัมน์เดียว

อ้างอิง Total ในคอลัมน์เดียว

อ้างอิง Data ในหลายๆ คอลัมน์ต่อเนื่องกัน

อ้างอิง Data ในหลายๆ คอลัมน์ไม่ต่อเนื่องกัน

อ้างอิง Data จากคอลัมน์อื่นในแถวเดียวกัน

มักจะใช้ในการเขียนสูตรใน Table เอง อย่างที่พูดไว้ตอนแรกว่าใส่สูตรแค่บรรทัดเดียว แล้ว Table จะใช้สูตรนั้นกับทุกๆ บรรทัดเองโดยอัตโนมัติ

ข้อจำกัดของการใช้ Table

เราไม่สามารถทำการ Share Workbook ที่มีการใช้ Table ได้ ซึ่งเรื่องการ Share Workbook จะมีอธิบายภายหลังครับ

การแปลง Table กลับเป็น Range ปกติ

ในบางสถานการณ์คุณอาจรู้สึกไม่ชอบเจ้า Table นี่เท่าไหร่ เพราะไม่ Flexible ในการใส่สูตร หรือแก้ไขข้อมูลมากนัก ไม่ต้องห่วงครับ! คุณสามารถแปลงมันกลับเป็น Range ปกติแบบดั้งเดิมได้

ให้ไปที่คลิ๊กที่ Table แล้ว [[Design]] –> Tools –> Convert to Range เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย
April 9, 2015
การใช้ Advanced Filter
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

Advanced Filter เป็นการกรองข้อมูลชั้นสูง ซึ่งมีความยืดหยุ่นในการกรองข้อมูลมากกว่า Filter แบบปกติ โดยเราสามารถกรองได้ทีละหลายๆ เงื่อนไขพร้อมๆ กัน นอกจากนี้ยังสามารถจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ได้ตามต้องการ และตัดข้อมูลที่ซ้ำกันออกได้โดยอัตโนมัติด้วย

องค์ประกอบสำคัญมีอยู่ 3 ส่วน คือ

1. ข้อมูลต้นฉบับ หรือ List Range 2.ข้อมูลที่เป็นเงื่อนไข หรือ Criteria Range, 3.ข้อมูลหลังถูก Filter

วิธีการใช้ Advanced Filter ให้ไปที่ [Data] –> Sort & Filter –> Advanced จากนั้นจะมีเมนูดังนี้
- Action สามารถเลือก ได้2แบบคือ
  - Filter the list, in-place คือให้ Filter ที Source Data เลย ซึ่งคล้ายกับการสั่ง Filter ปกติทีเราคุ้นเคย
  - Copy to another location ให้นำข้อมูลที่กรองแล้ว Copy ออกไปไว้ที่อื่น แต่มีข้อจำกัด คือ ต้องอยู่ใน Sheet เดียวกับตอนที่ Run คำสั่ง Advanced Filter
- List Range ให้เลือก Data Source ของเรา ซึ่งสามารถอยู่ที่ไหนก็ได้
- Criteria Rangeให้เลือกว่าเรามีเงื่อนไขการคัดกรองอย่างไร ซึ่งตรงนี้เราต้องไปสร้างตารางเงื่อนไขขึ้นมาก่อน ซึ่งจะอธิบายต่อไปว่าต้องสร้างอย่างไร
- Copy To : ให้เลือกว่าจะให้ Copy ข้อมูลที่ถูก Filter แล้วไปไว้ที่ไหน ซึ่งจะสามารถเลือกได้ต่อเมื่อ Action ทีเลือกคือ Copy to another location เท่านั้น
- Unique Records Onlyเอาไว้ Check หากต้องการกำจัดข้อมูลที่ซ้ำกันออกด้วย
(more…)
April 8, 2015

เจาะลึกการใช้ MATCH คู่ซี้ค้นหาข้อมูลของ VLOOKUP และ INDEX

หลังจากที่เราได้เรียนรู้การใช้งาน VLOOKUP ในบทความก่อนหน้านี้ไปแล้ว จะพบว่า เราจะต้องนั่งมองเอาเองว่าจะต้องใส่เลขอะไรใน col_index_num

= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

ซึ่งมันมีข้อเสียที่สำคัญ นอกเหนือจากการที่จะต้องมานั่งนับจำนวนคอลัมน์เอง ก็คือ หากมีใครไปแทรกคอลัมน์ในบริเวณ table_array ของเราล่ะก็ ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะผิดทันที!!

ดังนั้นจะดีกว่าหรือไม่? หากเราจะปล่อยให้ Excel เป็นคนนับจำนวนคอลัมน์เอง ซึ่งฟังก์ชัน MATCH จะมาช่วยเราเรื่องนี้นั่นเองครับ

การใช้ MATCH เพื่อหาลำดับตำแหน่งของค่าที่เราต้องการ

หากเราเข้าใจการทำงานของฟังก์ชั่น VLOOKUP มาก่อนแล้ว จะพบว่าฟังก์ชั่น MATCH นั้นทำงานคล้ายคลึงกันมากครับ เพราะเจ้า MATCH นี้เอาไว้หาคำที่ต้องการเหมือนกัน แต่เจ้า MATCH นี้จะส่งลำดับของผลลัพธ์คำค้นหามาให้ ว่าอยู่ลำดับที่เท่าไหร่ในแถวหรือคอลัมน์ที่กำหนด = ได้ค่ากลับมาเป็นตัวเลข

ซึ่งกำหนดทิศทางการ MATCH ได้ 2 ทิศ คือ แนวตั้งและแนวนอน (ได้แค่แนวตั้งแบบคอลัมน์เดียว ไม่ก็แถวนอนแถวเดียว)

วิธีการใช้งาน

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

=MATCH(หาคำนี้,ว่าอยู่ลำดับที่เท่าไหร่ในแถวหรือคอลัมน์นี้,เลือกประเภทการ Match)
สังเกตว่า Lookup_Array จะมีได้แค่มิติเดียว คือเป็นแถวเดียว หรือ คอลัมน์เดียวเท่านั้น ไม่สามารถใส่เป็นตาราง 2 มิติได้

ประเภท

MATCH แนวดิ่ง

MATCH แนวนอน

วิธีการสั่งงาน

กำหนด Lookup_Array เป็นคอลัมน์เดียว

กำหนด Lookup_Array เป็นแถวเดียว

Concept การทำงาน

วิ่งจากบนลงล่าง

เมื่อเจอคำที่ต้องการจะแสดงลำดับตำแหน่งกลับมา

วิ่งจากซ้ายไปขวา

เมื่อเจอคำที่ต้องการจะแสดงลำดับตำแหน่งกลับมา

ประเภทการ MATCH (Match Type)

แบ่งเป็น 3 ประเภท (มีประเภทมากกว่า VLOOKUP อีกนะ) ซึ่งปกติเราก็มักจะใช้แบบ 0 ครับ

Match Type	การทำงาน	หากเจอค่าที่ค้นหาหลายตัว
0	หาค่าที่เท่ากับตัวที่กำหนดเป๊ะๆ ว่าอยู่ลำดับที่เท่าไหร่ คล้าย VLOOKUP แบบ Exact Match	ในคอลัมน์หรือแถวเดียวกัน มันจะยึดที่เจออันแรกสุด
1 (หรือ ไม่ใส่ค่า)	Lookup_Array ต้องเรียงน้อยไปมาก มันจะหาค่าที่มากกว่า Lookup_ Value แล้วเด้งกลับ 1 ช่อง (แบบเดียวกับ VLOOKUP แบบ Approximate Match)	มันจะยึดที่เจออันหลังสุดครับ Tips : มันจะวิ่งไล่จากบนลงล่าง / ซ้ายไปขวา จนเจอตัวที่มากกว่าค่าที่กำหนดแล้วจะเด้งกลับ 1 ช่อง
-1	Lookup_Array ต้องเรียงมากไปน้อย มันจะหาค่าที่น้อยกว่า Lookup_ Value แล้วเด้งกลับ 1 ช่อง	มันจะยึดที่เจออันหลังสุดครับ Tips : มันจะวิ่งไล่จากบนลงล่าง / ซ้ายไปขวา จนเจอตัวที่มากกว่าค่าที่กำหนดแล้วจะเด้งกลับ 1 ช่อง

แนวทางการใช้งาน

มักใช้ร่วมกับฟังก์ชั่นอื่นเช่น ใช้กับ VLOOKUP ในส่วน Col_Index_Num ตามที่ได้อธิบายไปข้างต้น

นอกจากนี้ยังช่วย เวลามีการแทรกคอลัมน์แล้วสูตร Col_Index_Num ใน VLOOKUP จะสามารถเลื่อนตามโดยอัตโนมัติ ทำให้ผลลัพธ์ไม่เพี้ยน

April 8, 2015

เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date Time เพื่อจัดการข้อมูลวันที่และเวลา

เรื่องวันที่และเวลาเป็นเรื่องพื้นฐานที่คนใช้ Excel ทั่วไปไม่รู้ว่าจริงๆ แล้วมันทำงานยังไงมากที่สุด ในบทความนี้จะมาเรียนรู้ว่าเราจัดการข้อมูลวันที่และเวลาด้วยฟังก์ชันแบบไหนบ้างครับ

ฟังก์ชั่นเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลวันที่

DATE ใช้ประกอบร่าง ตัวเลขปี เลขเดือน เลขวัน ให้กลายเป็นรูปแบบของวันที่

DATE(year, month, day)

เช่น หากใส่สูตรใน A1 ว่า

=DATE(2018,11,24) => 24/11/2018 (24 พฤศจิกายน ค.ศ. 2018)

Tips1 : สิ่งที่ต้องระวังก็คือ เราจะต้องแทนปีด้วยเลข คศ. นะครับ

Tips2 : เราสามารถใส่ day เป็นเลขติดลบ หรือ เลขที่มากกว่า 31 วัน ได้ด้วยนะครับ วันที่มันจะเลื่อนกลายเป็นของเดือนอื่นไป และที่เจ๋งคือ ถ้าเราใส่เป็นเลข 0 มันจะกลายเป็นวันสุดท้ายของเดือนก่อนครับ !!
=> ตัวอย่าง http://www.thepexcel.com/last-day-of-month/

ต่อไปเป็นการหา ปี เดือน วัน จากข้อมูลที่เป็นวันที่

YEAR ใช่หาว่าเลขวันที่ที่กำหนด อยู่ในปีที่เท่าไหร่

YEAR(serial_number)

เช่น = YEAR(A1) จะได้เลข 2018

MONTH ใช่หาว่าเลขวันที่ที่กำหนด อยู่ในเดือนที่เท่าไหร่

MONTH(serial_number)

เช่น = MONTH(A1) จะได้เลข 11

DAY ใช่หาว่าเลขวันที่ที่กำหนด อยู่ในวันที่เท่าไหร่

DAY(serial_number)

เช่น = DAY(A1) จะได้เลข 24

EDATE ใช้เลื่อนวัน โดยบวกจำนวนเดือนเพิ่มเข้าไปในวันที่ที่กำหนด เช่น

EDATE(start_date,months)

ให้ C1 = 31/01/2018

EDATE(C1,1) => 28/2/2018 (ไม่มีวันที่ 31/2/2018 จึงปรับเป็นวันสิ้นเดือนให้)

EDATE(C1,2) => 31/3/2018

EDATE(C1,3) => 30/4/2018 (ไม่มีวันที่ 31/4/2018 จึงปรับเป็นวันสิ้นเดือนให้)

EDATE(C1,4) => 31/5/2018

EDATE(C1,-1) => 31/12/2017 (ติดลบแล้วจะถือว่าย้อนเวลากลับไปในอดีต)

การแยกข้อมูลวันที่และเวลาออกจากกัน

เราสามารถแบ่งข้อมูล วันที่/เวลา ออกเป็นสองส่วนได้ นั่นคือ ส่วนของวันที่ และ ส่วนของเวลา

เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date Time เพื่อจัดการข้อมูลวันที่และเวลา 3

ส่วนของวันที่

วันที่คือ จำนวนเต็ม ดังนั้น เราจะใช้ฟังก์ชั่น =INT(number) มาช่วย (ให้ค่ากลับมาเป็นจำนวนเต็ม)

ส่วนของเวลา

เวลาคือ ทศนิยม ดังนั้นเราจะแยกส่วนของทศนิยมออกมาได้ เราต้องใช้ความรู้เรื่องของการหารเศษส่วน นั่นคือ

อะไรก็ตาม หารด้วย 1 จำนวนเต็มจะถูกหารลงตัวหมด ดังนั้น เศษ มันคือ ทศนิยมนั่นเอง ดังนั้นเราจะหาเศษเหลือของการหารได้ด้วยฟังก์ชั่น =MOD(number,divisor) มาช่วยครับ โดยใช้ =MOD(ข้อมูลวันที่และเวลา,1)

ซึ่ง พอเราเปลี่ยน Format ให้เหลือแต่เวลาแล้ว ก็จะมองเห็นเป็นเวลาตามที่เราต้องการครับ

การคำนวณค่าหาวันสุดท้ายของเดือน

การจะหาวันสุดท้ายของเดือน ถ้าคุณไม่รู้จะทำยังไง วิธีที่น่ะลองใช้ที่สุดก็คือ เอาวันที่ 1 ของเดือนถัดไป ไปลบออก 1 วันจริงมั๊ยครับ เพราะเรารู้มาก่อนหน้านี้แล้วว่า Excel จะเรียงวันที่แต่ละวันต่อๆ กันไปเรื่อยๆ แต่ผมมีอีกวิธีอื่นมานำเสนอครับ มี 2 วิธี คือ

วิธีที่1 ใช้ฟังก์ชั่น =EOMONTH(start_date,[months]) โดยใส่วันที่ที่ต้องการลงไปในช่อง start_date แต่ถ้าขี้เกียจจำฟังก์ชั่นเยอะแยะ จริงๆ เราใช้อีกวิธีก็ได้ครับ นั่นคือ

วิธีที่ 2 ใส่ day ในฟังก์ชั่น =DATE(year,month,day) เป็นเลข 0 โดยใส่ month เป็นเดือนถัดไป เช่น ผมใส่เป็น =DATE(2014,3,0) มันจะได้ว่า 28/2/2014 ครับ ซึ่งจะเป็นวันสุดท้ายของเดือนก่อนหน้านั่นเอง เราสามารถเอาตรงนี้มาประยุกต์ใช้หาวันสุดท้ายของแต่ละเดือนได้ครับ

การหาวันที่ใน xx เดือน ก่อนหน้า/ถัดไป

ในหลายๆ สถานการณ์ คุณอาจจำเป็นต้องคำนวณหาว่า อีก 6 เดือนข้างหน้า นับจากวันปัจจุบันจะกลายเป็นวันที่เท่าไหร่ ซึ่งเราสามารถทำได้หลายวิธีมากครับ ผมจะขอยกตัวอย่าง 2 วิธี คือ

1. ใช้ฟังก์ชั่น DATEเหมือนเดิม

ถ้าเราใช้ DATE เราสามารถหาวันที่ ใน 6 เดือนข้างหน้าได้โดยการบวกเลข 6 ลงไปในช่อง month ได้เลยครับ เช่น ผมปรับจากตัวอย่างที่แล้ว เป็น =DATE(2014,12+6,13) = 13/6/2015

2. ใช้ EDATE มาช่วย

ถ้าเราใช้ EDATE จะมีวิธีกรอกดังนี้ครับ =EDATE(start_date,months) คือให้เราใส่วันที่ลงไปใน start_date และใส่จำนวนเดือนที่ต้องการให้เลื่อนเวลาไปในช่อง months เช่น ถ้าผมเลื่อนจาก 13 ธันวาแบบข้างบน สมมติผมใส่วันที่ 13/12/2014 ไว้ในช่อง A1 ผมจะต้องเขียนเพื่อคำนวณหาวันในอีก 6 เดือนถัดไปว่า =EDATE(A1,6) = 13/6/2015 เช่นกัน

ที่นี้มาลองดูกันครับว่าถ้าเราเริ่มที่ 31 ธันวาคม 2557 บวกไปอีก 2เดือนเพื่อให้เป็นกุมภาพันธ์ที่มีแค่ 28 วันมันจะเป็นยังไง?

ถ้าเราใช้ DATE ใส่ว่า =DATE(2014,12+2,31) จะได้ออกมาเป็น 3/3/2015 นั่นคือ 3 มีนาคม 2558 เพราะว่าวันที่ 31 มันเลยวันที่ 28 ไปอีก 3 วัน นั่นเอง

แต่ถ้าเราเปลี่ยนมาใช้ EDATE แทน (ผมใส่ 31/12/2014 ไว้ในช่อง A1) จะได้ว่า =EDATE(A1,2)= 28/2/2015 ซึ่งได้ 28 ธันวาคม โดยไม่เลื่อนวันให้เหมือนการใช้ DATE

ตรงนี้ไม่ได้บอกว่าฟังก์ชั่นไหนทำงานถูกหรือผิด เพราะมันแล้วแต่สถานการณ์ครับว่าเราต้องการผลลัพธ์แบบไหน อันนี้ต้องนำไปเลือกใช้ให้ถูกเองครับ

การคำนวณเกี่ยวกับวันทำงาน (Working Day)

อันนี้เป็นการทำงานยอดฮิต ที่หลายคนต้องใช้บ่อยๆ ซึ่งปัญหาหลักๆ ที่พบเจอมี 2 กรณีดังนี้

กรณี 1 : รู้วันเริ่มและวันสิ้นสุด อยากรู้จำนวนวันทำงานระหว่างสองวันนั้น –> ใช้ NETWORKDAYS

กรณี 2 : รู้วันเริ่ม (หรือวันสิ้นสุด) แล้วรู้จำนวนวันที่ต้องใช้ แต่อยากรู้วันที่ปลายทาง –> WORKDAY

ซึ่งจะตอบโจทย์ทั้งสองกรณีข้างล่างนี้ได้ เราจะต้องเตรียมข้อมูลวันหยุดพิเศษเสียก่อน Excel จึงจะรู้ว่าวันไหนเป็นวันทำงานบ้าง โดยมันจะดูว่า ถ้าเป็นวันเสาร์, อาทิตย์, หรือวันหยุดพิเศษ จะถือว่าไม่ใช่วันทำงานนั่นเอง และเพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้ทุกท่าน ผมได้เตรียมตารางข้อมูลวันหยุดพิเศษในแต่ละปีให้แล้ว ไปดาวน์โหลดได้ที่ https://www.thepexcel.com/holiday-excel-10-years/ ได้เลย ฟรีๆ ครับ

วิธีทำ กรณีที่ 1

ใช้สูตร =NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) มาช่วยครับ โดยที่สูตร NETWORKDAYS จะนับทั้งวันเริ่มและวันจบด้วย แต่จะไม่นับวันเสาร์-อาทิตย์ และวันที่ระบุใน Holidays ซึ่งเราต้องใส่ข้อมูลวันหยุดพิเศษลงไปใน argument ที่ชื่อว่า holidays นี่แหละครับ

ตัวอย่าง

วันเริ่ม = 2 มีนาคม พ.ศ. 2558 ซึ่งผมพิมพ์ไว้ในช่อง A1 ว่า 2/3/2015
วันสิ้นสุด = 9 มีนาคม พ.ศ. 2558 ซึ่งผมพิมพ์ไว้ในช่อง A2 ว่า 9/3/2015
สมมติว่าผมเตรียมข้อมูลวันหยุดพิเศษไว้แล้ว ในช่อง H1:H100 ซึ่งในระหว่าง 2 วันข้างต้น มีวันที่ 4/3/2015 เป็นวันหยุดพิเศษเนื่องจากเป็นวันมาฆบูชาครับ

หาจำนวนวันทำงานในช่อง A4 =NETWORKDAYS(A1,A2, H1:H100) จะได้ว่า = 5 วัน เพราะว่า

วิธีทำ กรณีที่ 2

ในทางกลับกัน หากผมเริ่มที่ 2 มีนาคม พ.ศ. 2558 ซึ่งผมพิมพ์ไว้ในช่อง A1 ว่า 2/3/2015

แล้วผมมีวันทำงานเป็น 5 วัน ผมก็จะหาวันสิ้นสุดได้จาก =WORKDAY(start_date,days,holidays)
=WORKDAY(A1,A4,H1:H100) = 10/3/2015 ซึ่งไม่ตรงกับตัวอย่างข้างบนซะงั้น!! สาเหตุเป็นเพราะว่าสูตร WORKDAY มันไม่นับจุดเริ่มต้นนั่นเอง (ต่างจาก NETWORKDAYS) ตรงนี้เป็นจุดที่ต้องสังเกตดีๆ ครับ

April 8, 2015

จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ก่อนจะนำข้อมูลไปสรุปผลในบทต่อๆ ไปได้ คุณอาจจำเป็นต้องจัดการข้อมูล ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการก่อน เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น แยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน หรือมีการแปลงคำบางอย่าง เช่น แปลงตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่

หนึ่งในฟังก์ชั่นที่มีบทบาทในการแปลงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลให้เรียบร้อยมากขึ้นมากที่สุดตัวหนึ่งก็คือ ฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT นั่นเอง ซึ่งคุณจะต้องรู้จักฟังก์ชั่นพื้นฐานเหล่านี้ก่อนครับ คุณอาจต้องใช้มันผสมผสานกันพอสมควรเลยล่ะ

สรุปฟังก์ชั่นกลุ่ม Text ที่ใช้บ่อย

LEN

นับจำนวนตัวอักษร (นับทั้งอักษร ช่องว่าง สระ และวรรณยุกต์ด้วย)

=LEN(text)
=LEN(ข้อความที่จะนับอักษร)
ผลลัพธ์ : เป็น Number
ตัวอย่าง : =LEN(“มดแดง”) =5

LEFT

ตัดคำจากทางซ้าย (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร)

=LEFT(text,[num_chars])
=LEFT(ข้อความต้นฉบับ, [จำนวนอักษรที่จะตัด])
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =LEFT(“มดแดง”,2) =“มด”

MID

ตัดคำโดยระบุได้ว่าเริ่มตัดที่ตำแหน่งไหน เป็นจำนวนกี่ตัวอักษร

=MID(text,start_num,num_chars)
=MID(ข้อความต้นฉบับ,อักษรที่เริ่มตัด,จำนวนอักษรที่จะตัด)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =MID(“มดแดง”,3,2) =“แด”

RIGHT

ตัดคำจากทางขวา (ระบุได้ว่าตัดกี่ตัวอักษร)

=RIGHT(text, [num_chars])
=RIGHT(ข้อความต้นฉบับ, [จำนวนอักษรที่จะตัด])
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =RIGHT(“มดแดง”,2) =“ดง”

TRIM

ตัดช่องว่างส่วนเกินออก (ลบช่องว่างที่อยู่หน้า หลัง รวมถึงช่องว่างตรงกลางที่เกิน 1 เคาะ)

=TRIM(text)
=TRIM(ข้อความที่จะตัด)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =TRIM(” inw excel “) =”inw excel” (เหลือช่องว่างกลาง 1 space)

FIND

ค้นหาคำที่ต้องการ ว่าอยู่ตำแหน่งที่เท่าไหร่ของข้อความที่กำหนด (สนใจตัวพิพม์เล็กพิมพ์ใหญ่) ระบุได้ว่าให้เริ่มหาตั้งแต่อักษรที่เท่าไหร่

=FIND(find_text, within_text, [start_num])
=FIND(ส่วนของคำที่ต้องการหา, หาในคำไหน, [ตำแหน่งที่เริ่มหา])
ผลลัพธ์ : เป็น Number
ตัวอย่าง : =FIND(“Excel”,”inwexcel is Excellent”) =13

SEARCH

ค้นหาคำที่ต้องการ ว่าอยู่ตำแหน่งที่เท่าไหร่ของข้อความที่กำหนด โดยใช้การหาแบบ Wildcard (ไม่สนใจตัวพิพม์เล็กพิมพ์ใหญ่) ระบุได้ว่าให้เริ่มหาตั้งแต่อักษรที่เท่าไหร่

=SEARCH(find_text,within_text,[start_num])
=SEARCH(ส่วนของคำที่ต้องการหา, หาในคำไหน, [ตำแหน่งที่เริ่มหา])
ผลลัพธ์ : เป็น Number
ตัวอย่าง : =SEARCH(“Excel”,”inwexcel is Excellent”) =4

SUBSTITUTE

แทนที่คำที่ต้องการด้วยอีกคำหนึ่ง ใช้เมื่อรู้คำที่จะถูกแทนที่

=SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])
=SUBSTITUTE(คำที่ต้องการแทนที่, ส่วนของคำเดิมที่จะถูกแทนที่, ส่วนของคำใหม่ที่จะมาแทนที่, [เจาะจงอันที่ถูกแทนที่ได้])
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =SUBSTITUTE(“ผม like มาก”,”like”,”ชอบ”) = “ผม ชอบ มาก”

REPLACE

แทนที่ตำแหน่งที่ต้องการด้วยอีกคำหนึ่ง ใช้เมื่อรู้ตำแหน่งและจำนวนตัวอักษรที่จะถูกแทนที่

=REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)
=REPLACE(คำที่ต้องการแทนที่, ตำแหน่งเริ่มที่จะแทนที่, จำนวนอักษรที่จะแทนที่, คำใหม่ที่จะมาแทนที่)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =REPLACE(“081-234-5678”,5,3, “ไม่บอก”) = “081-ไม่บอก-5678”

TEXT

เปลี่ยนรูปแบบ Number Format โดยใช้สูตร

=TEXT(value, format_text)
ในช่อง format_text ให้ใส่รูปแบบคล้ายการทำ Custom Format ซึ่งจะอธิบายต่อไปในบทหลัง
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =TEXT(1234.5678,”0.00″)= “1234.57”

UPPER

แปลงข้อความให้กลายเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

= UPPER(text)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =UPPER(“mOnKey”)= “MONKEY”

LOWER

แปลงข้อความให้กลายเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด

= LOWER(text)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =LOWER(“mOnKey”)= “monkey”

PROPER

แปลงข้อความแต่ละคำให้ขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ นอกนั้นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด

= PROPER(text)
ผลลัพธ์ : เป็น Text
ตัวอย่าง : =PROPER(“mOnKey”)= “Monkey”

(more…)

April 8, 2015
สุดยอดฟังก์ชั่นช่วยจัดการข้อมูลให้เป็นไปตามต้องการ

บทความนี้ถูกแยกเขียนใหม่เป็น 3 หัวข้อดังนี้ เข้าไปใน link ได้เลยครับ

Level 14. จัดการข้อความให้อยู่หมัด ด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม TEXT
Level 15 : เดินทางข้ามเวลาด้วยฟังก์ชั่นกลุ่ม Date & Time
Level 16 : VLOOKUP และ MATCH คู่ซี้ค้นหาข้อมูล

April 7, 2015

การจัดเรียง และ กรองข้อมูล (Sort & Filter)

การเรียงข้อมูล (Sort) และ การกรองข้อมูล (Filter) เป็นทักษะพื้นฐานของการวิเคราะห์ข้อมูล ดังนั้นเราควรจะทำทั้งสองเรื่องนี้ได้อย่างคล่องแคล่วครับ ซึ่งปกติแล้ว เราควรจะทำการ Sort ข้อมูลก่อนที่จะใช้ Filter ครับ แต่เราสามารถทำการ Sort ในเครื่องมือ Filter ได้ด้วย ผมเลยชอบใช้ Filter มากกว่า สะดวกมาก

การ Sort

การ Sort หรือการเรียงข้อมูลช่วยให้เราเห็นภาพข้อมูลในลักษณะที่เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รวมถึงทำให้เราสังเกตเห็นแนวโน้มหรือความผิดปกติได้ง่ายขึ้นด้วย ดังนั้นการ Sort เป็นสิ่งทีเราควรทำเป็นอันดับแรกๆ เมื่อได้ข้อมูลมาเป็นลักษณะตาราง โดยเฉพาะตารางที่มีจำนวนข้อมูลเยอะๆ เป็นต้น

เครื่องมือในการ Sort ข้อมูลนั้น แรกสุดควรเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะ Database ซะก่อนโดยที่เราสามารถกดใช้เครื่องมือ Sort ซึ่งเลือกได้ 2 ที่ คือ

ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> เลือกการ Sort ที่ต้องการ
ที่ [Data] –> Sort & Filter –> เลือกการ Sort ที่ต้องการ

โดยการ Sort ข้อมูลมีอยู่ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

ต้องการ Sort คอลัมน์เดียว

แบบนี้เป็นแบบ Basic สุด คือ ไม่สนใจว่าคอลัมน์อื่นจะเรียงยังไง ซึ่งเทคนิคนี้สามารถใช้ปุ่มสี่เหลี่ยม Filter ช่วยในการ Sort ได้ (อย่างที่บอกไปแล้วตอนต้นว่าเครื่องมือ Filter มัน Sort ได้ด้วย) ซึ่งการ Filter นั้นเลือกได้ 2 ที่ คือ

ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> Filter
ที่ [Data] –> Sort & Filter –> Filter
- ถ้าข้อมูลเป็น Text จะมีให้เลือก Sort A->Z และในทิศกลับกัน
- ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Smallest to Largest และในทิศกลับกัน

การ Sort ตรวจหาสิ่งผิดปกติ

หากคุณ Import Data มาใหม่ๆ ผมแนะนำให้ลองกด Sort ในช่องสำคัญๆ ที่คิดว่าจะต้องมีค่าบางอย่างตามที่เราต้องการ เช่น วันที่ ต้องอยู่ในช่วงวันที่เรากำหนด ไม่ขาดไม่เกิน หรือ ยอดขายไม่ควรมีเลขแปลกๆ ที่มากเกินไป น้อยเกินไป หรือมีข้อมูลขยะปนอยู่

ถ้า Sort แล้วเจอข้อมูลแปลกๆ ก็ควรที่จะกลับไปตรวจสอบแล้วจัดการข้อมูลตั้งแต่ต้นตอว่าเกิดจากอะไร เพราะหากไม่ตรวจให้ดีก่อน คุณอาจจะทำงานแบบสูญเปล่าไปอีกหลายชั่วโมงเลยก็ได้ (Garbage in, Garbage Out)

ต้องการ Sort แบบเป็นลำดับขั้นหลายๆ ชั้นซ้อนกัน

เช่น ถ้ามีคอลัมน์ A B C มีข้อมูลดังนี้

แล้วผมอยากได้ผลลัพธ์สุดท้ายว่า

ให้เรียงรหัสพนักงานขาย (A) จากน้อยไปมาก
ถ้าเป็นพนักงานคนเดียวกันให้เรียงวันที่ขาย (B) จากก่อนไปหลัง
ถ้าสุดท้ายยังเป็นวันเดียวกันอีก ให้เรียงยอดขายแต่ละรายการ (C) จากยอดขายมากไปน้อย

ใช้เครื่องมือ Sort บน Ribbon

วิธีนี้เป็นการใช้ Tool สำเร็จรูปมาช่วย ให้ไปที่ [Data] –> Sort & Filter –> Sort โดยที่แต่ละ Level ที่จะ Sort เราจะต้องเลือกว่าจะเป็น Sort by คอลัมน์อะไร เรียงโดยอะไร (มักจะเป็น Value) และเรียงจากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย โดยที่สามารถกด Add Level เพื่อเพิ่มลำดับการ Sort ได้

แต่วิธีการใช้เครื่องมือนี้ Level ที่อยู่ระดับข้างบน จะถือว่าเป็นคอลัมน์หลัก นั่นคือ เราต้อง Add Level จากบนลงล่าง ตามรูป

ซึ่งจะเห็นว่าลำดับการเรียงจะต้องทำตรงกันข้ามกับวิธีใช้ปุ่ม Filter นะครับ

เมื่อเรียงไปมาแล้ว จะยกเลิกการเรียง ให้กลับเรียงแบบตอนแรกยังไง?

การ Sort นั้นมักเปิดปัญหาอย่างหนึ่งที่คนใช้งานทั่วๆ ไปมักจะเจอกัน นั่นก็คือ พอเรียงข้อมูลไปแล้ว อยากจะให้กลับมาเรียงแบบตอนแรกสุด ก็ทำไม่ได้แล้ว ซึ่งต่างจากการทำ Filter ที่กำลังจะพูดถึง เพราะ Filter กรองข้อมูลแล้ว ยกเลิกการกรองกลับมาเป็นแบบเดิมได้

เทคนิคที่จะช่วยให้ Sort กลับมาเป็นแบบเดิมได้คือ ต้องสร้างคอลัมน์เพิ่ม 1 คอลัมน์ แล้วใส่เลข Running แบบการเรียงตั้งต้นเอาไว้ก่อน เพื่อที่จะได้เรียงกลับมาเหมือนเดิมได้หากต้องการภายหลัง ซึ่งคุณสามารถใช้ Fill Handle มาช่วยทำเลข Running ได้อย่างรวดเร็วครับ

ถ้าหัวตารางมีหลายบรรทัดทำยังไง?

ถ้าหัวตารางมีหลายบรรทัด แล้วเรากดปุ่ม Filter ไปตรงๆ ปุ่ม Filter จะไปโผล่ที่บรรทัดบนสุด ซึ่งมันจะคิดว่าบรรทัดถัดลงมาเป็น Data ซึ่งจริงๆ แล้วคือชื่อหัวตารางบรรทัดที่สองต่างหาก แบบรูปข้างล่างนี้ผิดเห็นๆ เพราะมีคำว่า ชื่อ ซึ่งเป็นหัวตารางบรรทัดล่าง มาให้เลือกใน Filter ด้วย

วิธีแก้คือ ให้เลือกเฉพาะ Cell ที่เป็นหัวตารางจริงๆ ของเราบรรทัดสุดท้ายก่อนจะกด Filter (ในที่นี้ ตัวอย่างของผมคือบรรทัดที่ 3 ช่อง A3:C3) หรือจะให้ง่ายก็สามารถกดเลือกทั้งบรรทัดเลยก็ได้ แล้วค่อยกด Filter จะได้ผลว่าปุ่ม Filter โผล่ออกมาที่บรรทัดที่ต้องการได้อย่างถูกต้อง

การ Filter

บ่อยครั้งที่เรามีข้อมูลดิบจำนวนหนึ่ง แต่ข้อมูลที่เรากำลังสนใจมันจำเพาะเจาะจงกว่านั้น ซึ่งเป็นแค่ส่วนหนึ่งของข้อมูลทั้งหมด ดังนั้นการกรองข้อมูลให้แสดงเฉพาะสิ่งที่เราสนใจเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างมาก ซึ่งทำได้ด้วยเครื่องมือ Filter นั่นเอง

เมื่อเตรียมข้อมูลเป็น Database แล้ว ให้ Click ที่ช่องใดช่องหนึ่งของตารางข้อมูล (เช่น A1) แล้วกดใช้เครื่องมือ Filter ซึ่งเลือกได้ 2 ที่ คือ

ที่ [Home] –> Editing –> Sort & Filter –> Filter
ที่ [Data] –> Sort & Filter –> Filter

เวลากด Filter แล้วจะมีปุ่มสี่เหลี่ยมขึ้นมาที่ด้านขวาของหัวตาราง เราสามารถกดปุ่มนั้นเพื่อเข้าสู่เมนูการกรองข้อมูล ซึ่งเมื่อกดปุ่มกรองที่คอลัมน์ไหน มันก็จะกรองข้อมูลโดยใช้หลักเกณฑ์คอลัมน์นั้น

เราจะลองทำการกรองดู โดยให้ลองเลือกให้ติ๊กถูกเหลือแค่ Food โดยให้ติ๊ก Select All ออกก่อน แล้วค่อยกดเลือก Food และ/หรืออย่างอื่นที่ต้องการ แล้วกด Ok

วิธีสังเกตว่ามีการกรองข้อมูลเกิดขึ้น

จะเห็นว่าเมื่อกรองข้อมูลแล้ว จะมีเครื่องหมายกรวยกรอง โผล่ขึ้นมาที่คอลัมน์ที่มีการกรองเกิดขึ้น รวมถึงจะเห็นว่า Row Number จะหลายเป็นสีฟ้า แถมเลขก็มีการข้ามลำดับด้วย

การกรองด้วย Filter มีอยู่ 2 ลักษณะ ดังนี้

การกรองค่าแบบเจาะจง :เวลากดแล้วมีCheck Boxอันไหนที่ไม่อยากเห็น ก็ติ๊กออกได้
- หากมี Choice ให้เลือกเยอะจนเลือกไม่ไหว อาจใช้เครื่องมือ Search ใน Filter มาช่วย เช่น ผมพิมพ์คำว่า f ลงไปในช่อง search จะขึ้นทุก Choice ที่มีคำว่า f อยู่
- จากนั้นพอกด ok ก็จะ Filter เหลือแต่สิ่งที่เลือกไว้
- หากคุณกด Filter ใหม่ คราวนี้ลองเปลี่ยนคำบ้าง พอกด ok มันก็จะทับผลการ Filter เดิมที่ได้เคยทำไว้เลย
  Tips : แต่ถ้าหากคุณอยากจะให้มัน add item เพิ่มจากรายการเดิมที่เลือกไว้แล้ว ให้ติ๊กช่อง Add current selection to filter ด้วย เช่น
การกรองค่าแบบกำหนดเงื่อนไข จะขึ้นกับประเภทของข้อมูลในคอลัมน์นั้น

Text Filters

จะเลือกได้กรณีข้อมูลเป็น Text ซึ่งมีเงื่อนไขให้เลือกดังนี้

เงื่อนไข	ความหมาย
Equals… / Does Not Equal….	ช่องนั้นเป็นคำ xxx /ไม่ใช่คำ xxx แบบเป๊ะๆ
Begins With…/ Ends With…	ขึ้นต้น / ลงท้าย ด้วยคำว่า xxx
Contains… / Does Not Contain…	มีคำว่า / ไม่มีคำว่า xxx อยู่ในช่องนั้น
Custom Filter	เป็นการ Combination 2 เงื่อนไขด้วย And หรือ Or อีกที นอกจากนี้ยังใช้เครื่องหมาย Wildcard คือ * หรือ ? ได้ด้วย (จะอธิบายใน Level Advanced)

Number Filters
ถ้าข้อมูลเป็น Number จะมีให้เลือก Number Filter ซึ่งเลือกเงื่อนไขได้ดังนี้

เงื่อนไข	ความหมาย
Equals… / Does Not Equal….	ช่องนั้นเป็นเลข xxx /ไม่ใช่เลข xxx แบบเป๊ะๆ
Greater Than…/Greater Than Or Equal To…/Less Than…/Less Than Or Equal To…/ Between…	ช่องนั้นเป็นเลขที่มากกว่า/น้อยกว่า/ระหว่าง เลข xxx ที่กำหนด
Top 10…	มีค่าอยู่ใน Top xxxx นับเป็นรายการ/ หรือนับเป็น Percent
Above Average / Below Average	มีค่ามากกว่า/น้อยกว่าค่าเฉลี่ย
Custom Filter	เป็นการ Combination 2 เงื่อนไขด้วย And หรือ Or อีกที นอกจากนี้ยังใช้เครื่องหมาย Wildcard คือ * หรือ ? ได้ด้วย (จะอธิบายใน Level Advanced)

Filter ด้วยสี (Filter by Color)

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้การ Filter ด้วยสี (Filter by Color) ได้ด้วย อันนี้มีประโยชน์เวลานั่งตรวจงานแล้วทำ Highlight สีบางช่องที่สนใจเอาไว้ ทำให้สามารถเช็คหรือหาตอนหลังได้ง่ายขึ้น

โดยมันจะดูว่าเรามีการใส่สี Fonts หรือพื้นหลังแบบไหนบ้าง แล้วมันจะขึ้นมาให้เลือกตามนั้นเลย

Filter VS Hide

Filter กับ Hide ก็เป็นการทำให้ข้อมูลมองไม่เห็นเหมือนกัน แต่มีจุดที่ต่างกันพอสมควร แต่ประเด็นที่สำคัญเวลาเราทำงานกับมันมีอยู่ 2 เรื่องที่เจอบ่อยๆ คือ 1. การ Copy ข้อมูลออกมา Paste ที่อื่น กับ 2. การ Input ข้อมูลหรือสูตรลงไปในบริเวณข้อมูลที่ Filter/Hide

การ Copy ข้อมูลออกมา Paste ที่อื่น

หากเรา Filter ข้อมูลแล้ว Copy ไป Paste ที่อื่น ข้อมูลที่ถูกกรองทิ้งจะไม่ถูก copy ไปด้วย แต่ข้อมูลที่ถูก Hide ไว้ยังถูก Copy ไปอยู่ดี (เหมือนกับตอนปกติที่ไม่มีการ Hide)

การ Input ข้อมูลลงไป

หากเรา Filter ข้อมูลแล้ว Input ข้อมูลลงไปในบริเวณข้างเคียง แล้วลาก Fill Handle หรือ Copy สูตรลงมา มันจะข้ามบรรทัดที่ข้อมูลถูกกรองทิ้งไป คือมีการกรอกข้อมูลแต่บรรทัดที่มองเห็นอยู่เท่านั้น แต่ข้อมูลที่ถูก Hide ไว้จะถูกกรอกข้อมูลหรือสูตรอยู่เช่นเดิม (เหมือนกับตอนปกติที่ไม่มีการ Hide)

April 6, 2015

การอ้างอิงด้วยการตั้งชื่อ (Define d Name)
การมีชื่อนั้นเป็นสิ่งพิเศษมากนะครับ เพราะชื่อ ทำให้เราสามารถอ้างอิงไปยังสิ่งต่างๆ ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น (ลองคิดดูว่าถ้าแต่ละคนในสังคมไม่มีชื่อ จะวุ่นวายแค่ไหน!!)

ผมยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น ถ้าหากคุณไม่รู้จักชื่อคนในห้องสัมมนา คุณอาจต้องอ้างอิงถึงคนคนนั้นด้วยพิกัด เช่น “เฮ้ย คนที่นั่งเก้าอี้ทางซ้ายสุดของแถวหลังสุดน่ะ” ตรงนี้คล้ายๆ กับการใช้การอ้างอิงด้วยตำแหน่ง อย่าง A1, B3 ที่ผมได้อธิบายไปแล้วนั่นเอง

แต่ในทางกลับกัน ถ้าหากคุณรู้จักชื่อของเค้าแล้ว เช่น นายสมเทพ คุณก็สามารถเรียกเค้าได้เลย และไม่ว่าเค้าจะย้ายไปนั่งที่เก้าอี้ตัวอื่น คุณก็ยังสามารถอ้างอิงถึงเค้าด้วยการเรียกชื่อได้เหมือนเดิม แถมคนอื่นยังเข้าใจง่ายขึ้นด้วยว่าคุณกำลังเรียกใครอยู่

กลับมาที่ Excel… แทนที่เราจะใช้การเรียกชื่อ Cell ตามมาตรฐานที่มีอยู่เดิม เช่น A1 B3 หรือเรียก Range ว่า A2:D5 เราสามารถตั้งชื่อ Cell หรือ Range นั้นๆ ด้วยคำที่ต้องการได้เลย จะเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาไทยก็ได้ เช่น sales, ยอดขาย, ภาษี เป็นต้น

ซึ่งเมื่อคนอื่นมาอ่านไฟล์ของเรา ก็อาจจะเห็นสูตรที่เราเขียนโดยใช้ชื่อในการอ้างอิง ทำให้สามารถเข้าใจงาน Excel เราได้ง่ายขึ้นไปด้วย

การตั้งชื่อ โดยใช้ Name Box

ให้เลือก Cell หรือ Range ที่ต้องการ แล้วพิมพ์ชื่อที่ต้องการตั้งลงใน Name Box ได้เลย (อยู่ด้านซ้ายของช่อง Formula Bar ที่เอาไว้ใส่สูตร) เช่น
- หากเราอยากจะตั้งชื่อช่อง C1 ว่า animal ก็ให้เราเลือกที่ช่อง C1 จากนั้นพิมพ์คำว่า animal ลงไปใน Name box แล้วกด Enter
- หากเราอยากจะตั้งชื่อ Range B3:B5 ว่า salary ก็ให้เราเลือกที่ Range B3:B5 ก่อน จากนั้นพิมพ์คำว่า salary ลงไปใน Name box แล้วกด Enter
- เมื่อเราตั้งชื่อไปแล้ว เราสามารถ Select Cell/Range ที่ตั้งชื่อไว้แล้วง่ายๆ โดยการเลือก Dropdown ที่ Name box นั่นเอง
การอ้างอิงถึงชื่อที่ตั้งไว้แล้ว

เราสามารถอ้างอิงถึงชื่อที่ตั้งไว้ได้เปรียบเสมือนว่าชื่อนั้นเป็น Cell Reference ปกติเลย ไม่ว่าชื่อนั้นจะเป็น Cell หรือ Range เช่น หากเราพิมพ์ลงไปว่า =animal จะได้ค่าเหมือนกับ =C1 ซึ่งจะได้ค่าเป็น “ช้าง” ถ้าเราพิมพ์ว่า =SUM(salary) จะได้ค่าเหมือนกับ =SUM(B3:B5) ซึ่งจะได้ผลลัพธ์เป็น 600

การตั้งชื่อครั้งละหลายๆ ชื่อ โดยใช้ เครื่องมือ Create from Selection

เป็นการตั้งชื่อที่ทำได้อย่างรวดเร็ว เพราะมันสามารถให้เราครอบข้อมูลจำนวนมากๆ แล้วตั้งชื่อตามหัวคอลัมน์แต่ละอัน หรือ หัวแถวแต่ละแถวได้โดยอัตโนมัติ วิธีคือให้เลือกพื้นที่ที่ต้องการ แล้วไปที่ [Formula] –> Defined Names –> Create from Selection (มี Shortcut คือกด Ctrl+Shift+F3)

ชื่อ sales จะแทน B3:B6, product แทน C3:C6, payment แทน D3:D6 (ไม่รวมหัวคอลัมน์)

Scope ของชื่อ อยากให้ชื่อเป็นที่รู้จักแค่ไหน?

แท้จริงแล้ว ชื่อที่ถูกตั้งขึ้นมา สามารถกำหนดให้ถูกเรียกใช้งานได้จากขอบเขตตามที่เราต้องการเรียกว่า Scope นั่นคือ
- ตั้ง Scope ให้เป็นระดับ Workbook : ให้เรียกใช้ชื่อได้จาก Sheet ใดก็ได้
- ตั้ง Scope ให้เป็นระดับ Worksheet : ให้เรียกใช้ชื่อได้จาก Sheet ใด Sheet หนึ่งเท่านั้น
- ถ้าชื่อซ้ำกัน หากเราทำการเรียกใช้ชื่อจาก Sheet ไหน Excel จะมองชื่อที่อยู่ใน Scope ของ Worksheet นั้นก่อนการมองชื่อระดับ Workbook เสมอ ตรงนี้ Make sense มากนะครับ เช่น ถ้าเราพูดถึงคนที่ชื่อว่า “โนบิตะ” คนส่วนใหญ่ในโลกนี้จะนึกถึงโนบิตะในเรื่องโดราเอมอน (เหมือนชื่อระดับ Workbook ที่เรียกได้ว่ามีความเป็นสากลมาก) แต่ถ้าเราเป็นคนที่อยู่ในบ้านที่มีคนชื่อโนบิตะอยู่พอดีเลย คนในบ้านนั้นก็ต้องคิดถึงคนที่ชื่อโนบิตะในบ้านนั้นก่อน (เหมือนกับการอ้างอิงชื่อระดับ Worksheet ที่มีความเป็น local มากกว่า)
ซึ่งการตั้งชื่อด้วย Namebox และ Create from Selection ที่แนะนำไปนั้น จะเป็นการสร้าง Defined Name ที่เป็นระดับ Workbook โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากเราใช้วิธี Namebox ในการตั้งชื่อเดียวกันซ้ำในอีก Sheet หนึ่ง คุณจะพบปัญหา เพราะแทนที่มันจะตั้งชื่อขึ้นมาใหม่ มันดั้นเด้งกลับไปยังช่องแรกที่ถูกตั้งชื่อไว้แทน นี่แหละครับ ถึงคราวต้องใช้ความรู้เรื่องของ Scope ในการตั้งชื่อแล้วล่ะ! ทำยังไงมาดูกันครับ

การตั้งชื่ออย่างละเอียดด้วย Define name

ให้คลิ๊กที่ Cell/Range ที่ต้องการตั้งชื่อแล้วไปที่ [Formula] –> Defined Names –> Define Name ได้เลย ซึ่งคราวนี้คุณจะสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆได้มากกว่าเดิม เช่น Defined Name จะใช้ชื่อว่าอะไร มี Scope เป็นระดับไหน และอ้างอิงไปที่ Cell/Range ไหน (ซึ่งอ้างไปยัง Sheet อื่นได้นะ)

เช่น ใน Sheet1 ช่อง A1 ผมมีค่า 10 แล้วตั้งชื่อว่า age ซึ่งผมใช้ Namebox ในการตั้งขื่อไปก่อน ซึ่งปกติชื่อแรกที่ถูกตั้งขึ้นมาจะเป็นระดับ Workbook โดยอัตโนมัติ

หากว่าใน Sheet2 ช่อง B1 ผมมีค่า 20 อยากจะตั้งชื่อว่า age เหมือนกัน (ซ้ำกับ sheet1) ผมจะสามารถทำได้ก็ต่อเมื่อผมต้องตั้งชื่อ age ใน Sheet2 ให้เป็นระดับ Sheetแทน โดยเปลี่ยน scope ในเครื่องมือ Define Name ให้เป็น sheet2 แทน (ระดับ worksheet) นั่นเอง

สิ่งที่เกิดขึ้นคือ หากคุณทำการอ้างอิงชื่อที่ตั้งขึ้นมา เช่น ใส่สูตรว่า =age เมื่อคุณอยู่ที่ sheet ต่างกัน ก็จะได้ผลลัพธ์ต่างกันไปด้วย เช่น
- หากอ้างอิงจาก sheet2 คุณจะได้ค่า 20 (ได้ชื่อระดับ sheet กลับไป)
- แต่หากคุณอ้างอิงจาก sheet 1 หรือ sheet อื่นที่ไม่ใช่ sheet2 คุณจะได้เลข 10 กลับไป (เป็น name ระดับ workbook)
อย่างที่บอกไปว่าชื่อระดับ worksheet จะได้รับ priority สูงกว่าเสมอ เพราะมีความเจาะจงมากกว่านั่นเอง

การจัดการชื่อด้วย Name Manager

เมื่อคุณทำการตั้งชื่อไปแล้วด้วยวิธีการต่างๆ ที่พูดถึงก่อนหน้านี้ คุณสามารถเข้ามาจัดการซึ่งรวมถึง การเพิ่ม แก้ไข หรือ ลบ ชื่อเหล่านั้นได้ง่ายๆ โดยใช้เครื่องมือที่ชื่อว่า Name Manager ซึ่งอยู่ที่ [Formula] –> Defined Names –> Name Manager

เครื่องมือนี้เหมาะกับการจัดการชื่อจำนวนมากๆ ได้ เพราะว่าจะเห็นภาพรวมของชื่อทั้งหมดที่ถูกตั้งไว้ใน Workbook นั้นๆ

อย่างไรก็ตาม หากมีชื่อเยอะเกินไปจนดูไม่ไหว คุณก็ยังสามารถ Filter ชื่อตามหมวดหมู่ที่ต้องการได้ เช่น อยากเห็นเฉพาะชื่อที่มี Error อยู่ หรือ ชื่อที่มี Scope เป็น Sheet เป็นต้น
April 6, 2015
การค้นหาข้อมูล และ Wildcard เครื่องหมายมหัศจรรย์
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ปกติแล้วเวลาพูดถึงเรื่องการค้นหาข้อมูล คนส่วนใหญ่คงนึกถึงเครื่องมือ Find (Ctrl+F) ซึ่งผมก็ใช้มันบ่อยมากเช่นกัน แต่วันนี้ผมจะมาเปิดเผยความสามารถลับๆ ของมันที่หลายคนอาจยังไม่รู้ เป็นยังไงมาดูกันเลย!

การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล

เครื่องมือนี้ เอาไว้ค้นหาสิ่งที่ต้องการ มีวิธีสั่งงานโดยให้ไปที่ [Home] –> Editing–> Find & Select –> Find… หรือ กด Ctrl+F ก็ได้ ง่ายกว่าเยอะ โดยที่ก่อนจะทำการค้นหา ถ้าเราเลือก Range เอาไว้ก่อน แล้วค่อยกด Ctrl+F มันจะหาเฉพาะ Range ที่เราเลือก (แต่ถ้าเลือกที่ Cell เดียว มันจะหาทั้งหมดเลย เพราะคงไม่มีใครหา Cell เดียวจริงมั๊ยครับ?)

จากนั้นใส่คำค้นหาที่ต้องการใน Find what: จากนั้นก็จะให้เลือกเอาว่าจะกด Find Next หรือ Find All

Find Next ก็จะทำให้ Active Cell เด้งไปยังผลลัพธ์ที่อยู่ถัดไป ส่วน Find All ก็จะ List ผลลัพธ์ทั้งหมดที่เจอมาให้เลย

โดยที่การค้นหาของเรา สามารถกำหนด Options >> เพิ่มเติมได้ ซึ่งจะมีเงื่อนไขให้เลือกเพิ่ม คือ
- Format… ระบุรูปแบบที่ต้องการ ซึ่งหากขี้เกียจระบุเองก็สามารถกด Choose Format from cell แล้วจิ้มไปยัง Cell ที่มีรูปแบบที่ต้องการได้เลย
- Within: เอาไว้ระบุว่าจะหาเฉพาะใน Sheet หรือใน Workbook
- Look in: ตรงนี้มีให้เลือก 2 แบบ ซึ่งสำคัญมากๆๆ นั่นก็คือFormulasหรือValues
  - Formula : จะเป็นการค้นหาจากสิ่งที่อยู่ใน Formula Bar ของแต่ละช่อง
  - Value : เป็นการค้นหาจากผลลัพธ์ที่แสดงออกมาใน Cell แต่ละช่อง
- Match Case : ติ๊กเลือกถ้าต้องการสนใจตัวพิมพ์เล็กตัวพิมพ์ใหญ่ว่าต้องตรงกัน
- Match entire cell contents : ติ๊กเลือกอันนี้ ถ้าต้องการให้เจอทั้งคำใน Cell เท่านั้น
การใช้เครื่องมือ Find เพื่อเลือกข้อมูลหลายๆ Cell

ที่ผมบอกว่าเครื่องมือ Find มันเจ๋งก็คือตรงความสามารถ Find All นี่แหละ ปกติเวลาคนหาแล้วกด Find All มันจะ List ผลการค้นหาทั้งหมดที่เจอมาให้ แต่สังเกตว่ายังเลือกช่องเดียวอยู่

ตรงนี้แหละ ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกผลลัพธ์ทุกอัน คุณจะเห็นว่า Cell ต่างๆ ใน Excel ก็จะถูกเลือกไปด้วย ซึ่งอันนี้แหละเป็นเทคนิคการ Select Cell ที่เจ๋งมาก

(more…)
April 5, 2015

การจัดการข้อมูลเบื้องต้น

การเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะของ Database

คือการจัดข้อมูลให้มีลักษณะดังนี้

ทำให้บรรทัดบนสุดของข้อมูลเป็นชื่อหัวตาราง (ไม่จำเป็นต้องอยู่บรรทัดบนสุดของ sheet ก็ได้)
และในบรรทัดถัดจากนั้น ในแต่ละคอลัมน์จะเป็นข้อมูลเรื่องเดียวกันทุกบรรทัด โดยสอดคล้องกับหัวตาราง
เช่น ถ้าหัวตารางคือ สินค้า ข้อมูลบรรทัดถัดไปในคอลัมน์นั้นก็จะเป็นชื่อสินค้า เป็นต้น
บรรทัดล่างสุดก็ไม่ต้องมีการสรุปข้อมูลอะไรทั้งสิ้น เพราะเราจะไปสรุปทีเดียวด้วยการใช้ PivotTable
นอกจากนี้รอบๆ ฐานข้อมูลไม่ควรมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใน Cell ที่ติดกับตาราง

แบบที่ถูกต้อง

แบบที่ไม่ควรทำ

แบบนี้ ok เลย

เพราะไม่มีหัวตาราง

เพราะรอบๆ ตารางมีข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องติดอยู่

มันไม่ง่ายอย่างที่คิด

บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เราจะต้องนำมาวิเคราะห์ประมวลผลใน Excel นั้น ไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่นำมาวิเคราะห์ได้ทันที ซึ่งอาจมีหลายสาเหตุด้วยกัน เช่น

ข้อมูลอยู่ในไฟล์อื่นนอก Excel
ข้อมูลอยู่ในสภาพไม่เรียบร้อย มีข้อมูลขยะที่พิมพ์ผิดปนอยู่มาก
ข้อมูลมีรูปแบบไม่เป็นไปตามต้องการ เช่น
- มีข้อมูลชื่อและนามสกุลอยู่ในช่องเดียวกันแต่เราต้องการแยกช่อง หรือ
- มีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบ text เช่น 20150630 แต่เราต้องการนำไปแยกวิเคราะห์ในมุมมอง ปี หรือ เดือน เป็นต้น

ดังนั้นสิ่งที่สำคัญมาก คือ ความสามารถในการเตรียมข้อมูลให้เรียบร้อยซะก่อน ซึ่งทำได้หลายวิธี แต่มีหลักการสำคัญคือ การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking

Backward Thinking

แน่นอนว่าก่อนที่เราจะเริ่มจัดการข้อมูล เราควรจะต้องรู้ก่อนว่า “สุดท้ายแล้วเราอยากได้อะไร?” เมื่อรู้แล้วค่อยคิดย้อนกลับมายังจุดเริ่มต้นว่า “เราต้องเตรียมอะไร?” ซึ่งเทคนิคการคิดแบบนี้เรียกว่า การคิดย้อนกลับ หรือ Backward Thinking ซึ่งเป็นเทคนิคการคิดที่เจ๋งสุดๆ เลย สามารถนำไปประยุกต์ใช้มากมาย แม้แต่การค้นหาเป้าหมายชีวิตของตนเองก็ยังได้

แต่เอาล่ะ กลับมาที่ Excel ก่อนจะเตลิดไปไกลดีกว่าครับ ผมขอยกตัวอย่างดังนี้

พอรู้แล้วว่าควรจะสร้างคอลัมน์อะไรบ้างใน Database เรามาดูเทคนิคในการจัดการข้อมูลกันเบื้องต้นดีกว่า ว่าเราจะทำอะไรได้บ้าง

การแตกข้อมูลออกเป็นหลายๆ คอลัมน์ ด้วย Text to Column

บางทีคุณอาจเจอสถานการณ์ที่ข้อมูลที่คุณมีนั้น อยู่ในรูปแบบที่ปนกันอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น
นาย ศิระ เอกบุตร ซึ่งจะเห็นว่ามีคำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล 3 อย่างปนอยู่ในช่องเดียวกัน แต่เราต้องการแยกมันออกมาเป็น 3 ช่อง เราสามารถใช้เครื่องมือ Text to Column มาช่วยได้เป็นต้น

วิธีการเรียกใช้งาน Text to Column ให้เลือกข้อมูลต้นฉบับที่ต้องการจะแยกข้อมูลก่อน (A1:A2) จากนั้นไปที่
[Data] –> Data Tools –> Text to Column

สิ่งที่จำเป็นจะต้องรู้ต่อไปก็คือ การทำงานของ Text to Column นั้น จะมี 2 Mode ให้เลือก ในการที่จะใช้เป็นเกณฑ์ในการแบ่งข้อมูลจากคอลัมน์เดียวเป็นหลายๆ คอลัมน์ นั่นก็คือ

Delimited : ใช้กับกรณีที่ข้อมูลมีอักขระพิเศษบางตัวทำหน้าที่เป็นตัวแบ่งคอลัมน์ โดย Excel จะถามว่าไฟล์ที่เราเลือกนั้นมีตัวแบ่งคอลัมน์ คือ อักขระอะไร ซึ่งมีตัวแบ่งที่ใช้กันบ่อยๆ เช่น Tab, Semicolon, Comma (มักใช้กับไฟล์ นามสกุล CSV (Comma Separated Value), Space (ช่องว่าง), Pipeline (เครื่องหมาย | ที่อยู่บนๆ ปุ่ม Enter) เป็นต้น
Fixed Width : ใช้กับกรณีที่ข้อมูลสามารถถูกแบ่งคอลัมน์ด้วยจำนวนตัวอักษรที่แน่นอน โดยแต่ละคอลัมน์ไม่จำเป็นต้องมีจำนวนตัวอักษรที่เท่ากัน เช่น คอลัมน์แรกกว้าง 3 คอลัมน์ต่อไปอาจกว้าง 5 ก็ได้

ในตัวอย่างของผม จะเห็นว่ามีตัวแบ่งที่ชัดเจนเลย นั่นก็คือ ช่องว่าง ดังนั้นจะต้องเลือกโหมดเป็น Delimited แล้วเลือก Delimiter เป็น Space นั่นเอง (Excel2013 อาจแสดงภาษาไทยเพี้ยนๆ ตอน Preview ก็โปรดให้อภัยมันด้วยนะครับ)

พอเลือกเสร็จมันจะแสดงหน้าจอตัวอย่างให้ดู และถามว่าในแต่ละคอลัมน์นั้นคือข้อมูลประเภทอะไร ถ้าขี้เกียจแก้ก็ปล่อยเป็น General ไปก็ได้ครับ ทีนี้เราสามารถเลือกได้ด้วยว่าเมื่อทำเสร็จจะให้แบ่งข้อมูลแล้วไปไว้ที่ไหน ถ้าเราไม่ได้แก้ตรงนี้จะเป็นการทับข้อมูลต้นฉบับของเราไปเลยครับ

จะเห็นว่า การจะใช้ Text to Column ได้เราจะต้องลองสังเกตข้อมูลของเราดูก่อน ว่าควรจะใช้ตัวแบ่งแบบไหนมาช่วยนั่นเอง ซึ่งความรู้ตรงนี้จะมีประโยชน์ในหัวข้อถัดไปอย่างมาก นั่นก็คือ การ Import ข้อมูลนั่นเอง

Import เอาข้อมูลจากไฟล์อื่นเข้ามาที่ Excel

บางทีข้อมูลที่เราต้องใช้ ไม่ได้อยู่ใน Excel ดังนั้น จึงหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่เราอาจต้องใช้ Excel ร่วมกับข้อมูลที่อยู่ข้างนอก เช่น เป็น Text File, ไฟล์ Database บน Access, หรือแม้กระทั่งข้อมูลในตารางที่อยู่บน Website

อาจมีหลายสาเหตุที่เรายังต้องพึ่งพาข้อมูลจากภายนอก เช่น ข้อมูลมีขนาดใหญ่ เช่น มากกว่า 1 ล้านบรรทัด ทำให้ใส่ใน Excel ไม่ได้ จึงต้องไปใส่ไว้ในที่อื่น เช่น Access แทน หรือบางทีข้อมูลจากมีการอัปเดทอยู่เสมอๆ เช่น ราคาหรือข้อมูลข้องหุ้นต่างๆ ที่อยู่ในเว็บไซต์ เป็นต้น

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลภายนอก ทำได้โดยไปที่ [Data] –> Get External data ซึ่งมีอยู่หลาย Source ให้เลือก ผมจะขอพูดเฉพาะตัวที่น่าจะใช้บ่อยๆ ดังนี้

From Text

วิธีนี้ใช้กับข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบ Text ซึ่งรวมถึงไฟล์ที่เป็นนามสกุลพวก .txt หรือ .csv (comma separated value) ซึ่งเมื่อลองกด Import ข้อมูลดูแล้ว จะพบว่ามีเมนูให้เลือก 2 แบบ คือ Delimited กับ Fixed Width ซึ่งเป็นแบบเดียวกับการใช้ Text to Column เป๊ะๆ เลย (สบายเราล่ะ) แต่สิ่งที่อาจต้องเลือกเพิ่มคือ พวกรหัสภาษาของไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งถ้ามีภาษาไทยอยู่ ผมแนะนำให้เลือก Thai เช่น 874:Thai (Windows) ครับ ไม่งั้นภาษาจะออกมาเน่าๆ และบางทีก็อาจต้องติ๊ก My Data has Headers ด้วย เพื่อบอก Excel ว่า ในไฟล์ที่กำลังจะ import นั้นมีหัวคอลัมน์มาด้วยนะ

From Web

อันนี้เหมาะกับการดึงข้อมูลใน Website โดยสามารถเลือกได้ด้วยว่าจะดึงข้อมูลจากตารางไหนที่อยู่ใน Website หน้านั้นๆ โดยมันจะแสดงหน้าตา Website จริงๆ มาให้เราเลือกเลย

สมมติผมอยากได้ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้หนัง ผมอาจใส่เว็บไซต์ Address จาก boxofficemojo: เป็น http://www.boxofficemojo.com/yearly/chart/?yr=2015&p=.htm แบบนี้ก็ได้

จากนั้นผมก็เลือกตรงลูกศรที่มีข้อมูลที่เราต้องการ จากสีเหลืองจะเป็นสีเขียว และผมอาจต้องกำหนด Options บางอย่าง เพื่อให้ข้อมูลไม่เพี้ยน เช่น บางที Excel ก็แปลงข้อมูลเป็นวันที่ให้เอง ซึ่งผมไม่ต้องการ จึงต้องเลือก Disable date recognition ไว้ด้วย

ผลลัพธ์ที่ได้จะออกมาเป็นตารางให้โดยอัตโนมัติเลย

นอกจากนี้ เรายังสามารถ Save ลักษณะการ Import นั้นๆ (Save Web Query) ไว้ใช้ภายหลังได้อีกด้วย โดยการกดที่ icon แผ่น disk ข้างๆ คำว่า Options… ซึ่งพอ Save แล้วเราสามารถเปิดใช้ภายหลังโดยการ Open Query File ที่ Save ไว้ในเมนู Open File ปกติเลย

การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access

การ import ข้อมูลที่อยู่ใน Access จริงๆ แล้วสามารถทำได้ 2 ที่ คือ From Access ตรงๆ และ From Other Sources –> From Microsoft Query แต่ผมว่าวิธีแรกง่ายกว่าครับ

From Access

อันนี้เราสามารถเลือกไฟล์ Access ได้เลยโดยตรงเลย พอเลือกไฟล์ Access แล้วมันก็จะให้เลือก Table/Query ที่เราต้องการจะ Import ต่อไป (ถ้าเป็น Query ตรงช่อง Type จะขึ้นว่า VIEW)

เมื่อ Import แล้ว จะมีให้เลือกว่าจะให้ Import เป็น Table หรือกลายเป็น PivotTable เลย

ซึ่งหาก Import เป็น PivotTable Report จะสามารถ import ข้อมูลมามากกว่าจำนวนแถวที่ Excel รับไหวได้ด้วย คือ มากกว่า 1,048,576 Records ก็ยังได้

มหัศจรรย์การจัดการข้อมูลด้วย Flash Fill ( Excel 2013 ขึ้นไปเท่านั้น)

ใน Excel 2013 ขึ้นไปมีเครื่องมือสุดเจ๋งที่ชื่อว่า Flash Fill มาให้เราใช้ ซึ่งความสามารถที่สุดแสนจะชาญฉลาดของมัน คือ
เราสามารถใส่ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ต้องการ โดย Excel จะพยายามเรียนรู้หา Pattern ในตัวอย่างที่เราใส่ลงไป แล้วจัดการกรอกข้อมูลที่เหลือให้ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ประโยชน์ได้มากมาย เช่น

นำมาแบ่งคำ จาก 1 คอลัมน์ ออกมาเป็นหลายๆ คอลัมน์
รวมข้อมูลจากหลายคอลัมน์ มาไว้ที่คอลัมน์เดียว ในรูปแบบที่ต้องการ
แยกเอาบางส่วนของคำออกมา
เปลี่ยน Format ของข้อความให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ

รายละเอียดลองอ่านได้จากบทความ งานเสร็จฉับไว ด้วย Flash Fill

April 5, 2015

การคัดลอก ตัด แปะ แทรก
ผมเชื่อว่าการ Copy / Paste ข้อมูล เป็นของชอบของหลายๆ คนเลยล่ะ เพราะมันมีช่วยให้คุณทำงานสบายขึ้นมาก แต่จะสบายมากขึ้นกว่าเดิมอีก หากคุณใช้ Feature นี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

การคัดลอก ตัด แปะ แทรกนั้น สามารถแบ่งเป็น Action mทำที่ต้นทางกับปลายทางได้ดังนี้

Copy vs Cut : การ Copy ต้นฉบับจะยังคงอยู่ที่เดิม แต่การ Cut ต้นฉบับจะหายไปเลย

Paste vs Insert : การ Paste เป็นการแปะทับลงไปยังเป้าหมายเลย (ข้อมูลเดิมในเป้าหมายหายไป) แต่ Insert เป็นการแทรก (ข้อมูลเดิมในเป้าหมายถูกเลื่อนไปยังที่อื่น)

การคัดลอกข้อมูล (Copy) –> แปะข้อมูล (Paste)

การคัดลอกข้อมูลด้วย Copy & Paste (คัดลอก & แปะ)
1. คลิ๊กที่ cell/range ต้นทาง กด Ctrl+C เพื่อ Copy หรือคัดลอกข้อมูลเอาไว้
2. คลิ๊กที่ cell/range ปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste หรือ วางสิ่งที่คัดลอกมา
3. หากเป็นการ Paste แบบปกติ ข้อมูลจะมาทั้งสูตรและ Format
Tips : หาก Range ปลายทางมีจำนวนช่องที่เอาข้อมูลต้นทางไปลงได้แบบเป็นจำนวน x เท่าพอดีๆ ข้อมูลจะถูก Copy และ Paste ไปด้วยในลักษณะวนซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ จนเต็มพื้นที่ แต่ถ้าเลือกปลายทางจำนวนช่องไม่ลงพอดี ก็จะ Paste เท่ากับต้นฉบับเท่านั้น

การ Paste ในรูปแบบต่างๆ (Paste Special)

หากต้องการ Paste ข้อมูลแบบพิเศษ สามารถทำได้โดยเลือก Dropdown จากปุ่ม Paste หรือเลือก Paste Special
- Paste Formula Paste แต่สูตร
- Paste Value Paste แต่ค่าที่คำนวณแล้ว
- Transpose กลับแนวนอนให้เป็นแนวตั้ง แนวตั้งให้เป็นแนวนอน
- Paste Special –> Format Paste แต่รูปแบบ ไม่เอาค่าหรือสูตรมา (Format Painter)
- Paste Special –> Column Width เป็นการเลียนแบบความกว้างคอลัมน์จาก Cell ต้นฉบับ
- Operation (Add/Subtract/Multiply/Divide) เป็นการเอาข้อมูลต้นทางไปบวก/ลบ/คูณ/หาร กับข้อมูลปลายทาง
การใช้ Format Painter ช่วย Copy รูปแบบ

สามารถเลือก Cell/Range ต้นฉบับ จากนั้นกด icon Format Painter แล้วค่อยเลือก Cell/Range ปลายทาง
- Cell ปลายทางมีหลายช่องต่อเนื่องกัน ตอนเลือก Cell หลายทางก็ลากเป็น Range ได้เลย
- Cell ปลายทางที่มีช่องที่ไม่ต่อเนื่องกัน ให้ทำการ Lock Format Painter ก่อนโดย Double Click ที่ Format Painter จากนั้นค่อยทำการเลือก Cell ปลายทาง สังเกตว่าหากใช้วิธีนี้แล้วจะ Paste Cell หลายทางได้เรื่อยๆ โดยไม่ต้อง Click ที่ Format Painter ใหม่ทุกครั้ง
การตัดข้อมูล (Cut) –> แปะข้อมูล (Paste)
- เป็นการย้ายข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งเลย ไปแทนที่ช่องปลายทาง (Move)
- Cell Reference ในสูตรช่องที่ถูก Move นั้นจะยังคงเหมือนเดิม ไม่มีการเลื่อนเหมือนการ Copy
- หากว่ามีช่องอื่นมาอ้างอิงถึงช่องเดิม เวลามันย้ายไปยังช่องใหม่ สูตรที่เคยอ้างอิงมายังช่องนั้นก็จะปรับให้โดยอัตโนมัติ เช่น เดิมมีการเขียนสูตรในช่อง A2 ว่า =A1+20 หากเรา Cut ช่อง A1 แล้วไป Paste ที่ C3 สูตรในช่อง B2 จะเปลี่ยนไปเป็น =C3+20 โดยอัตโนมัติ
การ Move ข้อมูลด้วย Cut & Paste (ตัด & แปะ)

การ Cut & Paste ทำได้โดย
1. คลิ๊กที่ cell/range ต้นทาง กด Ctrl+X เพื่อ Cut หรือเตรียมที่จะย้ายข้อมูล
2. คลิ๊กที่ cell/range ปลายทาง กด Ctrl+V เพื่อ Paste หรือ วางสิ่งที่เตรียมจะย้ายมา
การ Move ข้อมูลด้วยการลาก Mouse
1. เราสามารถเลือก Range ของข้อมูลที่ต้องการ
2. จากนั้นเลื่อนเม้าไปที่ขอบของ Range ที่เราเลือกไว้ (มันจะกลายเป็นรูปลูกศรชี้ 4 ทิศ พร้อมกัน)
3. Click ซ้ายค้างไว้ แล้วลากไปยังเป้าหมายที่ต้องการ แล้วปล่อย Mouse ได้เลย
ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือ จะเห็นชัดเจนก่อนทำการ Paste ว่า ช่องเป้าหมายจะครอบคลุมถึงแค่ไหน

Tips: ถ้าเปลี่ยนจาก Click ซ้ายค้างเป็น Click ขวาค้างแทน ทันจะมีเมนูขึ้นมาถามว่าต้องการจะ Copy หรือ Move ข้อมูล แถมมีให้เลือกด้วยว่าจะ Copy ในลักษณะไหน

การแทรกข้อมูล (Insert)

คุณสามารถเลือกได้ว่าจะแทรกข้อมูลหลังจากการ Copy (ต้นฉบับยังอยู่) หรือจากการ Cut (ต้นฉบับหายไปเลย) โดยเมื่อ Insert แล้วสามารถเลือกทิศทางในการเลื่อนได้ด้วยว่าจะให้เลื่อน Cell เดิมไปทางขวา หรือว่าเลื่อนลง

สมมติเลือกให้ Shift ไปทางขวา

Cell เดิมก็จะถูกเลื่อนไปทางขวาโดยอัตโนมัติตามลำดับ
(สังเกตว่าเดิมอยู่ C –> D, D –> E, E –> F เป็นต้น)

แต่ถ้าต้นฉบับเป็นการ Copy/Cut ทั้งแถว หรือทั้งคอลัมน์ Excel จะไม่ขึ้นมาถามว่าจะเลื่อนช่องไปในทิศไหน เพราะมันถูกบังคับให้เลื่อนในทิศเดียว เช่น Copy ทั้งแถว ก็ต้องเลื่อนลง ส่วน Copy ทั้งคอลัมน์ ก็ต้องเลื่อนไปทางขวา เป็นต้น

การ Repeat Action ด้วยปุ่ม F4

หมายถึง ให้ Excel ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่เราทำลงไป มีคีย์ลัดแบบกดง่ายสุดๆ คือ กดปุ่ม F4 ซึ่งมีประโยชน์มากๆ ในการทำอะไรซ้ำๆ โดยเฉพาะเป็นเรื่องที่ปกติแล้วเป็นต้องกดหลาย step กว่าจะทำ action นั้นๆ ได้ เช่น Insert Column / Delete Row / ตีกรอบ

ตัวอย่าง 1 : การ Insert Row
- ตอนแรกให้กด insert Row ตามปกติก่อน โดย เลือก row แล้วคลิ๊กขวา –> Insert จากนั้น Excel จะจำการกระทำนี้ไว้
- ต่อมาเราสามารถไปเลือก Row อื่น แล้วกด F4 เพื่อให้ Excel Insert Row ได้เลย
ตัวอย่าง 2: การตีกรอบให้ Cell พร้อมถมสีพื้นหลังโดยใส่ Fill Color ด้วย
- ตอนแรกให้คุณทำ Format Cell ด้วยการตีกรอบ แล้วใส่สี (ถ้าคุณทำขั้นตอนนี้เป็น 2 Step เช่น ตีกรอบก่อน แล้ว ค่อยใส่สี มันจะจำแต่ Action ใส่สีไว้)
- ต่อมา คุณสามารถกด F4 เพื่อให้ Excel ตีกรอบ และ ใส่สีในปุ่มเดียวได้เลย
April 3, 2015
การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

บทนี้เป็นเรื่องของรูปแบบ หรือการเปลี่ยนรูปร่างหน้าตาให้กับข้อมูลของเราที่อยู่ใน Excel … ไม่ว่าจะเป็นการใส่สี, ตีกรอบ, เปลี่ยน Fonts, การจัดชิดซ้ายขวา, รวมถึงเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตัวเลข เช่น แสดงทศนิยมกี่ตำแหน่ง

ถ้าให้เปรียบเทียบเพื่อให้เห็นภาพ ผมขอยกตัวอย่างด้วย Concept ของการเปลี่ยน Theme ของ app แชตสุดฮิตอย่าง Line ครับ (ใครไม่เคยใช้ ลองคิดถึงการเปลี่ยน Theme Widows หรือ เคสมือถือก็ได้)

หากคุณลองกดเปลี่ยน Theme ใน Line แล้ว แม้หน้าตาของ app จะเปลี่ยนไป แต่โครงสร้างทุกอย่าง รายชื่อเพื่อนๆ chat ที่มี sticker ต่างๆ และข้อมูลทุกอย่างยังคงอยู่เหมือนเดิมทุกประการ จะเห็นว่า สิ่งที่เปลี่ยนไปก็มีแต่เพียงรูปลักษณ์ภายนอกเท่านั้น

พูดมาเนิ่นนาน Concept ของบทนี้จริงๆ คือจะบอกว่า เรื่องของการเปลี่ยน Format เป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงเพียงเปลือกนอก (Format) ที่มองเห็นได้ด้วยตาเท่านั้น ค่าที่แท้จริงที่อยู่ข้างใน (Formula &Value) ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปเลยนั่นเอง

ประเภทของ Formatting

ผมขอแบ่งประเภทของการเปลี่ยน Format ออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม
2. การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข (Number Format)
การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม (Appearance Formatting)

การเปลี่ยน Format แบบนี้ เป็นรูปแบบที่คนทั่วไปน่าจะนึกถึงเมื่อพูดเรื่องการเปลี่ยนรูปแบบใน Excel ซึ่งมักจะอยู่ที่ Ribbon [Home] –> Font ไม่ก็คลิ๊กขวาที่ Cell แล้วเลือก Format Cells…

ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดๆ ก็คือ
- การเปลี่ยนสี
  ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนสีได้ทั้ง เปลี่ยนสีตัวอักษร สีพื้นหลัง สีเส้นกรอบของ Cell เป็นต้น แถมยังไล่ Shade สีได้อีกด้วยนะ (ซึ่งผมขอสารภาพว่าไม่เคยใช้ Feature นี้ในชีวิตจริงเลย)
- การปรับขนาด
  - เปลี่ยนขนาดของ Font ให้ใหญ่ขึ้น หรือเล็กลง
  - เปลี่ยนขนาดของเส้นกรอบของ Cell ให้ หนา หรือ บาง
  - เปลี่ยนขนาดของ Cell ให้ใหญ่ขึ้น โดยเปลี่ยน Column Width และ/หรือ Row Height โดยให้เอา Mouse ลากที่หัวคอลัมน์ตรงเส้นแบ่งคอลัมน์ หรือหัวแถวตรงเส้นแบ่งแถว ได้เลย แต่ถ้าหากไม่อยากลากเอง สามารถเลือก ทั้งแถว หรือ ทั้งคอลัมน์ แล้ว ดับเบิ้ลคลิ๊กที่เส้นแบ่งคอลัมน์หรือแถว เพื่อให้ Excel ปรับขนาดอัตโนมัติได้
- การเปลี่ยนหน้าตา
  - เปลี่ยน Fonts ไปใช้รูปแบบตัวอักษรอื่นๆ
  - เปลี่ยน/ใส่ Pattern ให้กับพื้นหลัง
- หมุน ปรับทิศทาง
  - ปรับทิศทางการวางตัวอักษร ให้แสดงในแนวนอน แนวดิ่ง หรือวางเอียงๆ ก็ยังได้
ผมจะไม่ขอลงรายละเอียดการปรับรูปแบบประเภทนี้ เพราะเป็นเรื่องที่ผมเชื่อว่าผู้อ่านสามารถลองกดเล่นด้วยตัวเองได้ โดยปลดปล่อยอารมณ์ศิลปินได้อย่างเต็มที่ แต่ผมจะขอเน้นถึงบางประเด็นที่เห็นว่าควรรู้ไว้เท่านั้น เช่น

การใส่กรอบ (Border)

เราสามารถใส่กรอบได้หลายรูปแบบ แต่แบบที่ Advance มากหน่อยอยู่ใน คลิ๊กขวา –> Format Cells… –> แล้วเลือก Border ซึ่งจะมี Diagram ให้เราสามารถกดที่ตำแหน่งต่างๆ โดยเราสามารถกดเพื่อตีกรอบแบบเฉียงๆ ได้ด้วย แถมแต่ละเส้นสามารถใส่รูปแบบเส้น ความหนา และสีแตกต่างกันได้เช่นกัน (ให้เปลี่ยนสี และ ความหนาก่อน แล้วค่อยมากดที่ รูป Border ด้านขวา)

ในตัวอย่างข้างล่าง ผมนำการตีกรอบแบบเฉียงๆ มาสร้างเป็นหัวตารางด้านบนซ้าย ซึ่งทำให้ดูเหมือนว่า Cell ถูกแบ่งข้อมูลเป็นสองซีก ทั้งที่จริงๆ แล้วข้อความข้างในเป็นการใส่ text 2 บรรทัด โดยที่บรรทัดแรกกด space เพื่อเว้นวรรคให้บรรทัดบนชิดไปทางขวา ส่วนบรรทัดล่างให้ชิดซ้ายตามปกติ

นอกจากนี้ยังมีวิธีตีกรอบอีกวิธีหนึ่งคือเมนูเพิ่มเติมบน [Home] –> Fonts –> Borders ดังรูป ซึ่งมีรูปแบบให้เลือกมากมาย คล้ายๆ กับใน Format Cells แต่ว่าสิ่งที่เพิ่มมาคือเมนู กลุ่ม Draw Borders บริเวณด้านล่าง ที่ให้เราสามารถลากกรอบในตำแหน่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

(more…)
April 3, 2015
Function ที่ใช้งานบ่อยๆ ในชีวิตจริง

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

เนื่องจากฟังก์ชั่นของ Excel มีเยอะมาก และถึงแม้ว่าการค้นหาฟังก์ชั่นนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่อาจไม่สะดวกนัก คงจะดีกว่ามากถ้าเราสามารถจำฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อยๆ ได้ทันที

แต่ไม่ต้องห่วงเพราะฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยจริงๆ ไม่ได้มีเยอะเลย และมันก็เป็นไปตาม กฎ 80/20 ที่บอกว่า

“ผลลัพธ์หรือ ผลกระทบส่วนใหญ่ (80%) มาจากสาเหตุที่เป็นส่วนน้อย (20%)”

เพราะใน Excel การใช้งานส่วนใหญ่มาจาก ฟังก์ชั่นแค่ไม่ถึง 20% เท่านั้น!!

เท่าที่ผมค้นคว้ามา Excel มีฟังก์ชั่นทั้งหมดประมาณ 450 ฟังก์ชั่น (ประมาณนะครับ…) ซึ่งฟังก์ชั่นที่ผมคิดว่าใช้บ่อยมากๆ เลย มีอยู่ประมาณ 45 ตัวด้วยกัน และมีค่อนข้างบ่อยอีก 25 ตัว รวมเป็น 70 ตัว ซึ่งคิดเป็น 15% ของฟังก์ชั่นทั้งหมด

แหม.. กฎ 80/20 นี้แม่นจริงๆ สินะครับ !

ต้องเลือกใช้ฟังก์ชั่นให้เหมาะกับสถานการณ์

ในบทนี้คุณจะได้พบกับฟังก์ชั่นมากมาย ผมแนะนำให้มองว่าแต่ละฟังก์ชั่นมันเหมือนเครื่องมือที่มีหน้าที่ต่างกัน ซึ่งหน้าที่ของเราคือต้องเลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ โดยควรจะรู้ว่ามีเครื่องมืออะไรให้เลือกใช้บ้าง มันมีหน้าที่ไว้ทำอะไร และมันใช้งานยังไง? เช่น ฟังก์ชั่นใน Excel บางตัวอาจทำงานคล้ายๆ กัน ซึ่งเราต้องเลือกให้ถูกว่าจะใช้ฟังก์ชั่นไหนดี เช่น ฟังก์ชั่น COUNT เอาไว้นับจำนวนช่องที่เป็นตัวเลข ส่วน COUNTA เอาไว้นับช่องที่ไม่ใช่ช่องว่าง เป็นต้น

บางเครื่องมือ (ฟังก์ชั่น) อาจทำงานได้เหมือนกันกับอีกฟังก์ชั่นเลย และอาจทำงานได้มากกว่าด้วย แต่ก็มักจะเขียนสั่งงานยากกว่าด้วยเช่นกัน เช่น =MAX จะเท่ากับ =LARGE ที่ระบุว่าเอาอันดับ1

ถ้าเราไม่ได้จะทำอะไรซับซ้อนมาก ก็ไม่จำเป็นจะต้องไปขี่ช้างจับตั๊กแตน (ใช้ฟังก์ชั่นยากๆ ) ก็ได้ครับ

เน้นความเข้าใจหน้าที่และความสามารถของฟังก์ชั่น

หากคุณกำลังอ่านเนื้อหาบทนี้เป็นครั้งแรก ผมอยากให้เน้น ให้จำว่า ฟังก์ชั่นแต่ละอันมันทำอะไรได้ มากกว่าจะจำว่ามันมีวิธีเขียนยังไง เพราะหากเรารู้ว่ามันทำอะไรได้แล้ว เราจะเลือกใช้ได้ถูกตัวอยู่ และถึงจำไม่ได้ว่าเขียนยังไงก็ยังสามารถกด Help หรือ Google ดูวิธีใช้ได้ แต่ถ้าไม่รู้ด้วยซ้ำว่าทำอะไรได้ เราจะเริ่มต้นไม่ถูกเลย

เพื่อความสะดวกของคุณ ผมได้ทำการคัดเลือก Function ที่ใช้กันบ่อยๆ มาให้แล้ว!!

โดยผมจะแบ่งออกเป็นหมวดต่างๆ เช่นเดียวกับเมนูที่อยู่บน Ribbon ใน [Formulas] –> Function Library นะครับ

(more…)

April 3, 2015

ความผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมชาติ

พอเราเริ่มเขียนสูตรไปแล้ว ผมรับรองเลยว่าคุณจะต้องเจอ Error ในรูปแบบต่างๆ โดยเฉพาะคนที่เริ่มเขียนสูตรใหม่ๆ ด้วยวิธีการพิมพ์ใน Formula Bar ยิ่งอาจเจอ Error สูงมาก ซึ่งคนที่ไม่เคยเจอ Error เลยใช่ว่าจะเก่งเสมอไปนะครับ มันสามารถตีความได้ว่ายังเขียนสูตรไม่เยอะหรือไม่ยากพอต่างหาก

ดังนั้นขอให้มองว่าการเจอ Error เป็นสิ่งที่ดีครับ เพราะหากเราเขียนสูตรแล้ว Error แล้วเราแก้ไขมันได้ นั่นเท่ากับเราได้เรียนรู้อะไรบางอย่างแล้วล่ะ หรือที่เรียกกันว่า “ผิดเป็นครู” นี่แหละ

เอาล่ะ แล้วมันจะ Error ในรูปแบบไหนได้บ้าง แล้วจะแก้ไขได้ยังไง มาดูกันครับ

รูปแบบของ Error ใน Excel

รูปแบบของ Error	ความหมายและแนวทางแก้ไข
#VALUE!	มี 2 กรณีหลักๆ คือ1.เราใส่ข้อมูลผิดประเภทลงไป เช่น ใส่ Text ลงไปใน Argument ที่จะต้องเป็น Number เช่น =LEFT(“inwexcel”,“abc”) เป็นต้น2.ใส่ข้อมูลเป็น Range ลงไปใน Argument ที่ควรจะใส่ Cell เดียว เช่น =LEN(A1:C1) เป็นต้น ซึ่งถ้าต้องการจะทำแบบนี้ จะต้องใช้สูตรแบบที่ Advance กว่าปกติที่เรียกว่า Array Formula แทน ซึ่งเราจะมาเรียนรู้กันบทท้ายๆ เลยครับ
#NAME?	เกิดขึ้นเพราะเราระบุชื่อ Function หรือ Defined Name ที่ไม่มีอยู่จริง
#NUM!	ตัวเลขที่ใช้มีปัญหา เช่น มีค่าน้อยหรือมากเกินไป
#DIV/0	เกิดจากการหารด้วยช่องที่มีค่าเป็น 0 หรือเป็น Blank
#REF!	ใส่ Cell Reference ที่ไม่มีตัวตน มักเกิดจากการไปลบ Cell/Row/Column หลังจากใส่สูตรไปแล้ว
#N/A	หากข้อมูลไม่เจอ มักเกิดกับ Function พวก Lookup ข้อมูลต่างๆ
#NULL!	เกิดจาการใช้ Reference Operator ที่เป็นแบบ Intersect (หาส่วนที่ซ้อนทับกัน) โดยใช้เครื่องหมาย ช่องว่าง แต่ปรากฏว่าไม่มี Range ที่ Intersect กันเลย บางที Error นี้อาจเกิดจากการไม่ได้ตั้งใจพิมพ์เครื่องหมาย space ลงไปก็ได้
########	จริงๆ แล้วอันนี้ไม่ใช่ Error ครับ เพียงแต่ข้อมูลมันยาวเกินกว่าที่จะแสดงให้เห็นใน 1 ช่องได้ เราจะต้องยืดความกว้างคอลัมน์ให้กว้างขึ้น หรือเปลี่ยนรูปแบบ Number Format ให้ตัวเลขมันสั้นลง (เช่นใส่ comma ต่อท้าย ให้กดลงทีละหลักพัน) ถึงจะมองเห็นครับ

(more…)

April 3, 2015

Logic Function สิ่งสำคัญที่คุณต้องเชี่ยวชาญให้ได้
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ในส่วนนี้จะปูพื้นฐานฟังก์ชั่นที่จำเป็นมากๆ ต่อการใช้งานส่วนใหญ่ในชีวิตจริง ทั้งใช้ในการเขียนสูตรปกติ และใช้ในเครื่องมืออื่นๆ ของ Excel เช่น Conditional Formatting, Advanced Filter เป็นต้น

ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณสรุปผล

การ “สรุปผล” จากข้อมูลจำนวนมาก สามารถทำได้หลากหลายวิธี เช่น หาผลรวม (SUM) , หาค่ามากที่สุด (MAX), ค่าน้อยที่สุด (MIN), หาค่ากลางของข้อมูล ซึ่งมีหลายประเภท เช่น ค่าเฉลี่ย(AVERAGE) ฐานนิยม (MODE) มัธยฐาน(MEDIAN), หาค่าการกระจายตัวของข้อมูล ซึ่งก็มีหลายประเภทอีกเช่นกัน เช่น ค่าพิสัย, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน

การสรุปผลแบบ Basic

การหาค่ากลางของข้อมูล คุณเองจะต้องเข้าใจความหมายของตัวสรุปผลแต่ละตัว และใช้ให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ เพื่อตีความข้อมูลที่มีอยู่อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะการสรุปผลข้อมูลโดยใช้การวัดค่ากลางหรือการกระจายของข้อมูล ซึ่งมีให้เลือกอยู่หลายตัว และไม่ตรงไปตรงมาเหมือนการหาผลรวมธรรมดา ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นสิ่งที่คุณน่าจะเคยเรียนมาในวิชาคณิตศาสตร์ หรือวิชาสถิติเบื้องต้นกันบ้างแล้ว แต่ใครไม่เคยเรียนหรือลืมไปแล้วก็ไม่เป็นไร เดี๋ยวผมจะทวนให้แบบเร็วๆ ครับ

เราวัดค่ากลางของข้อมูล เพื่อใช้เป็น “ตัวแทน” กลุ่มของข้อมูลนั้นๆ เพื่อความสะดวกในการตีความและทำความเข้าใจ ซึ่งค่ากลางนั้นมีอยู่หลายแบบ แต่ตัวที่เป็นที่นิยม มีดังนี้
- Mean (ค่าเฉลี่ยเลขคณิต)=AVERAGE
  - เป็นค่ากลางที่นิยมที่สุด คำนวณโดยเอาข้อมูลทุกค่าบวกกันแล้วหารด้วยจำนวนข้อมูล
    เช่น = AVERAGE(A1:A5) มันจะเอา (A1+A2+A3+A4+A5)/5
  - ถ้ามีค่ามากหรือน้อยผิดปกติอาจจะดึงค่า MEAN ไปในทิศทางนั้นๆ อาจให้ผลไม่ดีได้
- Mode (ฐานนิยม) = MODE
  - เป็นการวัดค่ากลาง โดยจะแสดงข้อมูลที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด (มีความถี่สูงสุด)
- Median (มัธยฐาน)= MEDIAN
  - เป็นการวัดค่ากลาง โดยจะนำค่ามากเรียงกันจากน้อยไปมาก แล้วดูตำแหน่งตรงกลาง
  - สามารถใช้ได้แม้กับข้อมูลที่มีค่าที่มากหรือน้อยผิดปกติ เพราะค่าเหล่านั้นจะไม่ส่งผลใดๆ ต่อการคำนวณเนื่องจากจะถูกเรียงลำดับอยู่ที่หัวและท้าย
  - มีฟังก์ชั่นคล้ายๆ กัน คือ QUARTILE (ควอไทล์) และ PERCENTILE (เปอร์เซ็นต์ไทล์) ซึ่ง Concept คล้ายกัน แต่จะแบ่งช่วงข้อมูลต่างกัน
การหาค่าการกระจายของข้อมูล

เราวัดการกระจายของข้อมูล เพื่อดูว่าข้อมูลแต่ละตัวกระจายกันหรือห่างกันมากแค่ไหน กลุ่มข้อมูลที่กระจายกันมากๆ ค่ากลางหรือตัวแทนของข้อมูลอาจจะไม่ได้ใกล้เคียงกับข้อมูลบางตัวก็ได้

เช่น เรามีกลุ่มข้อมูล 2 กลุ่ม มีค่าเฉลี่ยเท่ากัน คือ 70 แต่กลุ่มแรกมีการกระจายตัวน้อย (ข้อมูลมีการเกาะกลุ่มอยู่ที่ใกล้ๆ 70) อีกกลุ่มมีการกระจายตัวมาก เช่น อาจกระจาย 40-100 เลยก็ได้

การวัดการกระจายตัวที่นิยม มีอยู่ 3 แบบ คือ
- Range (พิสัย) คือการหาผลต่างของค่าสูงสุดและค่าต่ำสุดของข้อมูลนั้น
  - ดังนั้นสามารถใช้สูตร MAX มาลบด้วย MIN ได้ เช่น =MAX(A1:A10)-MIN(A1:A10)
  - ข้อมูลที่ได้จะค่อนข้างหยาบ เพราะใช้ข้อมูลแค่ 2 ตัวคือ ค่าสูงสุดและต่ำสุดเท่านั้น
- Standard Deviation (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน) เป็นการวัดการกระจายที่มีความนิยมมากที่สุด หลักการคล้ายๆ การหาค่าเฉลี่ยของระยะห่างระหว่างข้อมูลแต่ละตัวกับค่าเฉลี่ยเลขคณิต
  - STDEV หรือ S ใช้กับข้อมูลที่เป็นกลุ่มตัวอย่าง (S=Sample) และ
  - STDEVP หรือ P เอาไว้ใช้กับข้อมูลทั้งหมด (P=Populations)
(more…)
April 3, 2015
มาทำความรู้จัก Function กันเถอะ
Function คืออะไร?

ฟังก์ชั่น (Function) ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คล้ายๆ กับ สูตรสำเร็จรูป ที่มีหน้าที่ทำสิ่งต่างๆ ที่กำหนดไว้ตามแต่ฟังก์ชั่นนั้นๆ ซึ่งฟังก์ชั่นนั้นช่วยทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นมากมาย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลในช่อง A1 ถึง A5 หากไม่ใช้ Function มาช่วยเราก็ต้องเขียนสูตรแบบนี้ = (A1+A2+A3+A4+A5)/5 แต่ถ้ามีฟังก์ชั่น แล้ว เราก็สามารถเขียนแค่
```
=AVERAGE(A1:A5)
```
เท่านั้นเองก็จะได้คำตอบเดียวกัน แต่ง่ายกว่ามาก

แต่ถ้าเป็นการคำนวณที่ซับซ้อนกว่านี้ เช่น หาค่าผ่อนบ้านแบบตัวอย่างที่แล้ว หากคุณไปนั่งเขียนสูตรเองนี่เหนื่อยตาย แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชั่นแทน คุณแค่เขียนสูตร
```
=PMT(ดอกเบี้ยต่องวด,จำนวนงวด,ยอดเงินกู้)
```
ก็หาคำตอบได้อย่างง่ายดาย นี่แหละครับความสำเร็จรูปซึ่งเป็นข้อดีของฟังก์ชั่นล่ะ!

การทำงานของฟังก์ชั่น (Input –> Function –> Output)

ฟังก์ชั่น ทำงานคล้ายๆ โรงงานการผลิตสินค้า ที่ต้องการ Input เข้าไปเป็นวัตถุดิบ แล้วมันจะผลิตผลลัพธ์ที่เป็น Output ออกมาให้ตามหน้าที่ของมัน โดยที่ Function แต่ละตัว สามารถมี Input (เรียกอีกชื่อ ว่า Argument) ได้หลายตัว และอาจเป็นข้อมูลคนประเภทกันก็ได้
(more…)
April 3, 2015

การเขียนสูตรผูกความสัมพันธ์ (Formula)

สูตร (Formula) คืออะไร?

Formula หรือ สูตร คือการสั่งให้ Excel คำนวณค่า โดยระบุความสัมพันธ์ระหว่าง Input และ Output

สิ่งที่เราใส่ลงไปในสูตร เรียกว่า Input ของสูตร โดยที่จะต้องใส่อยู่หลังเครื่องหมาย = เสมอ
Excel จะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณออกมาให้เห็นใน Cell เลย เรียกว่า Output ของสูตร
ความสัมพันธ์สูตรที่เป็นวิธีคิดคำนวณนั้น เราสามารถมองเห็นและแก้ไขได้จาก Formula Bar

ตัวอย่าง ถ้าจะหาพื้นที่สามเหลี่ยม เมื่อรู้ความสูงและความยาวฐานของรูปสามเหลี่ยม เราสามารถใช้ความสัมพันธ์ คือ
พื้นที่สามเหลี่ยม = ½ x สูง x ฐาน (เพราะสามเหลี่ยมก็คือสี่เหลี่ยมแบ่งครึ่ง)

Output ที่เราต้องการคือ พื้นที่สามเหลี่ยม
ความสัมพันธ์ในช่อง Output คือ ½ x สูง x ฐาน
Input คือ ให้ความสูงอยู่ในช่อง B2, ให้ความยาวฐานอยู่ในช่อง B3
สูตรในช่อง Output คือ =1/2 * B2 * B3 หรือ =0.5 * B2 * B3 ก็ได้

หมายเหตุ

= เป็นการบ่งบอกว่าเรากำลังจะใส่สูตร (สูตรต้องนำหน้าด้วย = เสมอ)
* คือ เครื่องหมายคูณ (Operator) ใน Excel
B2 คือ ความสูง, B3 คือ ความยาวฐาน
จะเห็นว่าสองค่านี้เราอาจลองเปลี่ยนเล่นได้ จึงใช้เป็น Cell Reference แทนการใส่เลขลงไปตรงๆ

องค์ประกอบของการเขียนสูตร

ตัวอย่างที่เพิ่งกล่าวไปเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการใส่สูตรเท่านั้น จริงๆ แล้ว Input ของสูตรใน Excel สามารถใส่อะไรลงไปได้อีกมากมาย แล้วมันมีอะไรบ้างล่ะ? เรามาดูกันครับ

สิ่งที่เราจะใส่ลงไปหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=) สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ คือ

Dataคือ การใส่ค่าข้อมูลลงไปตรงๆ (ที่ไม่ได้อ้างอิงจากช่องอื่น)
Cell Referenceคือ การอ้างอิงค่าจากช่องอื่น เช่น B2 ซึ่งอาจอ้างไป Workbook อื่นก็ยังได้
Defined Name คือ การตั้งชื่อให้ Cell/Range/สูตร ซึ่ง ใช้แทนสิ่งเหล่านั้นได้เลย
Operator ตัวดำเนินการ แบ่งได้หลายประเภท คือ
- Arithmetic Operator (ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ เช่น + – * / )
- Comparison Operator (ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ เช่น > = <)
- Text Operator (ตัวดำเนินการข้อความ เช่น &)
- Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง เช่น , : )
Function เปรียบเสมือนสูตรสำเร็จรูป เช่น ฟังก์ชั่น SUM ที่ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว ซึ่งผมจะพูดในรายละเอียดในบทถัดไป

ตัวอย่าง

ข้อจำกัดของการเขียนสูตร

แม้ว่าการเขียนสูตรจะสามารถดึงค่ามาจาก Cell อื่นๆ โดยใช้ Cell Reference ได้อย่างที่บอกไปตอนต้น แต่ว่าการเขียนสูตรไม่สามารถที่จะดึงรูปแบบการแสดงผล หรือ Format จาก Cell อ้างอิงได้ เช่น Cell อ้างอิงมีสีเขียว เราอยากให้ช่องที่กรอกสูตรดึงสีเขียวมาใช้บ้าง แบบนี้ไม่ได้นะครับ!! ดังนั้นหากต้องการที่จะให้ Format ของ Cell เปลี่ยนแปลงได้ อาจต้องใช้วิธีอื่น เช่น Conditional Formatting หรือเขียน VBA สั่งงานเท่านั้น

ประเภทของ Operator (ตัวดำเนินการ)

Arithmetic Operator (ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์) เช่น เครื่องหมายคำนวณ +, -, *, /, ^, % เอาไว้ใช้กับข้อมูลประเภทตัวเลข (ก็แน่ล่ะ ตัวหนังสือมันคงบวกลบกันไม่ได้น่ะสิ)
Comparison Operator(ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ) เช่น เครื่องหมายเปรียบเทียบ จะทำให้ผลลัพธ์ออกมาเป็นตรรกะTRUE/FALSE
- = (เท่ากับ) A1=B1
- > (มากกว่า) A1>B1
- < (น้อยกว่า) A1<B1
- >= (มากกว่าหรือเท่ากับ) A1>=B1
- <= (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) A1<=B1
- <> (ไม่เท่ากับ) A1<>B1
Text Operator(ตัวดำเนินการข้อความ) มีเครื่องหมายเดียวคือ & เอาไว้เชื่อมข้อมูลหลายๆอันเข้าด้วยกัน ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะกลายเป็นข้อมูลประเภทTextโดยอัตโนมัติ เช่น
- = “แมว” & “เหมียว” & “ “ & 10 & “ตัว” จะออกมาเป็นคำว่า แมวเหมียว 10ตัว
- =10&200 จะออกมาเป็น 10200 แต่จะกลายเป็นข้อมูลประเภทข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข
- =10&”” จะออกมาเป็น 10 แต่จะกลายเป็นข้อมูลประเภทข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข
Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) เอาไว้เชื่อม Cell Reference มี 3 เครื่องหมาย คือ ,(comma) :(colon) และ (ช่องว่าง) เหมือนกับที่เคยยกตัวอย่างไปแล้วในบทก่อนหน้านี้ที่พูดถึงเรื่อง Cell Reference

ลำดับความสำคัญของ Operator

สมมติเราใส่สูตรว่า =2+5*3 คุณคิดว่า Excel จะคิดได้เลข 21 (เอา 2+5 ก่อน แล้วค่อยคูณ 3 ) หรือ จะได้ 17 (เอา 5 คูณ 3 ก่อน แล้วบวก 2) ครับ?

ที่ถามเพราะจริงๆแล้ว Operator แต่ละตัวมีลำดับความสำคัญไม่เท่ากัน หากเราเผลอใส่สูตรลงไปโดยที่ไม่ได้คิดถึงประเด็นเรื่องนี้ Excel อาจทำงานผิดพลาดไปจากที่คุณคิดได้เลยล่ะ!!

เอาล่ะ ถ้าอยากรู้ว่า Excel คำนวณอะไรก่อนหลัง ดูได้ตามนี้เลยครับ

สัญลักษณ์ (เรียงจากคำนวณก่อน ไปหลัง)	ความหมาย	ตัวอย่าง
( )	วงเล็บ	=(2+5)*3
:	colon	A1:A5
	ช่องว่าง	A1:A5 B1:B5
,	comma	A1,A2
–	เลขติดลบ	–1
%	เปอร์เซ็นต์	5%
^	เลขยกกำลัง	3^2
* , /	คูณ หรือ หาร	3*5 หรือ 10/4
+ , –	บวก หรือ ลบ (คนละอันกับเลขติดลบ)	2+3 หรือ 10–7
&	ตัวเชื่อม text	A3&” บาท”
=, < >, <=, >=, <>	เครื่องหมายเปรียบเทียบ	A1=3 หรือ 6>5

ดังนั้นในตัวอย่าง =2+5*3 จะเห็นว่า เครื่องหมาย * จะถูกคำนวณก่อน + จะได้ =2+15 = 17 ครับ

ไม่ต้องห่วงไป หากคุณจำลำดับพวกนี้ไม่ได้ก็ไม่เป็นไรครับ เพราะสาระสำคัญไม่ใช่อยู่ที่เราต้องจำลำดับความสำคัญ แต่อยู่ที่ว่า เราจะต้องรู้ว่า หากเราไม่แน่ใจเรื่องลำดับความสำคัญ อย่าลืมใส่เครื่องหมายวงเล็บครอบลงไปด้วย เพราะเครื่องหมายวงเล็บมีลำดับความสำคัญสูงที่สุด (Excel จะคำนวณในวงเล็บก่อน) นั่นเอง

แต่ถ้าอยากจะลองจำประดับสมองซักหน่อย ผมแนะนำให้จำ 3 ตัวที่ใส่สีแดงไว้ให้ครับ เพราะใช้ค่อนข้างบ่อยเลยทีเดียว

การทำงานกับประเภทของ Data ที่แตกต่างกัน

ประเภทของข้อมูลนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะเวลาเราทำงานกับฟังก์ชั่น หรือ สูตร มันจะทำงานได้ถูกต้องก็ต้องเมื่อเราใช้ประเภทของข้อมูลได้ถูกต้องเท่านั้น เช่น หากฟังก์ชั่นต้องการข้อมูลประเภทตัวเลข เราจะใส่ข้อมูลประเภท Text ลงไปไม่ได้ แม้ว่าหน้าตามันจะเหมือนตัวเลขทุกประการก็ตาม

ดังนั้นเราจะต้องมีความรู้ว่าเราจะจัดการข้อมูลประเภทต่างๆ รวมถึงอาจจะต้องแปลงข้อมูลจากประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่งอย่างไร

Number vs Text

ข้อมูล Number และ Text เป็นอะไรที่หน้าตาคล้ายกันมากที่สุด จนแทบไม่มีทางดูออกด้วยตาเปล่าได้เลย เราจะต้องใช้ฟังก์ชั่น TYPE มาทดสอบดูจึงจะรู้ (Numberจะออกมาเป็น 1, ส่วน Text เป็น 2)

การแปลงข้อมูลระหว่าง 2 ประเภทนี้มีวิธีทำดังนี้

แปลง Text –> Number : ให้นำไป *1 (คูณ 1)

ใน A1 มี text ว่า 00056 เราต้องการแปลงให้เป็น Number ในช่อง A2 จะเขียนว่า =A1*1

แปลง Number –> Text : ให้นำไป &”” (เชื่อมด้วย & และเครื่องหมายคำพูด 2 อันติดกัน )

เช่น ใน A1 มี ตัวเลข ว่า 56 เราต้องการแปลงให้เป็น Text ในช่อง A2 จะเขียนว่า =A1&””

สังเกตเรื่องการจัดวางชิดซ้ายชิดขวาให้ดีนะครับ ว่า number จะชิดขวาโดยอัตโนมัติ ส่วน text จะชิดซ้ายโดยอัตโนมัติเช่นกัน

Text vs Defined Name

เวลาต้องการเขียนตัวหนังสือในสูตร จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด (“ ”) มิฉะนั้น Excel จะตีความว่าเป็นชื่อที่ตั้งเอาไว้ (Defined Name) ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดได้

ส่วนช่องที่ว่างเปล่า(ว่างจริงๆ) เราจะแทนด้วยการเขียน “” (เขียนติดกันไม่มีเว้นวรรค) นะครับ

Logic vs Number

เมื่อนำค่า TRUE/FALSE ไปใช้กับเครื่องหมายการคำนวณทางคณิตศาสตร์ มันจะกลายเป็นเลข 1 และ 0 ตามลำดับ ซึ่งนิยมอยู่ 2 วิธี คือ

นำไปคูณ 1
- =TRUE*1 จะได้ 1, =FALSE*1 จะได้ 0
ใส่ — นำหน้า (ติดลบ 2ตัวติดกัน)
- =–TRUE จะได้ 1 เพราะติดลบสองทีกลายเป็นบวก =-(-1) =1
- =–FALSE จะได้ 0 เพราะ =-(-0) =0

ตัวอย่างการเขียนสูตร

หลังจากที่คุณได้เรียนรู้องค์ประกอบของการเขียนสูตรไปทั้งหมดแล้ว คราวนี้มาดูตัวอย่างการเขียนสูตรกันครับ ว่าจะนำองค์ประกอบแต่ละส่วนมารวมกันเป็นสูตรได้ยังไง?

ตัวอย่าง 1 : การคำนวณค่านายหน้า

สมมติมีคนมาฝากคุณขายของ โดยบอกว่าถ้าขายได้เท่าไหร่ เค้าจะให้คุณ 10% แล้วคุณขายของได้ 3 ชิ้น คือ100, 300, 900 บาทตามลำดับ คุณจะได้ Commission เท่าไหร่?

สูตรที่ผิด : =100+300+900*10%

ผิด เพราะว่าถ้าไม่ใส่วงเล็บ Excel จะเอา 10% ไปคูณ 900 ตัวเดียว เนื่องจากลำดับความสำคัญของคูณนั้นมาก่อนการบวก

สูตรที่ถูก : =(100+300+900)*10% แบบนี้จึงจะบวกกันก่อน แล้วค่อยคูณ

ตัวอย่าง 2 : สมการฟิสิกส์ E=mc² ของไอน์สไตน์

ถ้าผมจะหาพลังงาน E ที่จะได้จากการเปลี่ยนมวล m (กิโลกรัม) ให้กลายเป็นพลังงาน 100% ว่าจะออกมาได้เท่าไหร่? ผมสามารถคำนวณได้ดังนี้ ผมให้มวลอยู่ในช่อง A1, c ความเร็วแสงอยู่ในช่อง B1

สูตร: =A1*B1*B1 หรือจะใช้ =A1*(B1^2) หรือจะใช้ =A1*B1^2 ก็ได้
(ที่ไม่ต้องใส่วงเล็บเพราะการยกกำลังมีลำดับความสำคัญก่อนการคูณ)

แค่นี้คุณก็ใช้สูตรของไอน์สไตน์ได้แล้ว เจ๋งมะ!

ตัวอย่าง 3 : สมการซับซ้อนมากๆ เช่น คำนวณยอดผ่อนบ้านโดยใช้สมการคณิตศาสตร์

เฮ้ย นี่มันอะไรกัน! เขียนสมการซับซ้อนนี่ไม่สนุกเอาซะเลย… แต่ไม่ต้องห่วง ตัวช่วยอยู่ในบทถัดไปครับ

April 3, 2015

การ Save / Open / เปลี่ยนมุมมองและการ Print

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ในบทนี้จะพูดถึงการจัดการไฟล์พื้นฐานเช่นการบันทึกข้อมูล การเปิดข้อมูล และการปริ้นท์ข้อมูลครับ

การบันทึกข้อมูล (Save / Save As)

ไปที่ [File] –> Save หรือ Save as

Save ก็คือ การบันทึกลงไปที่ไฟล์เดิมที่เคย Save ไว้แล้ว
Save as คือ การบันทึกลงไปในไฟล์ใหม่ ตั้งชื่อใหม่ได้ และเปลี่ยนนามสกุลของไฟล์ได้ด้วย

แต่ถ้าเป็น Excel 2013 ต้องกดหลาย Step กว่าจะไปถึงหน้าที่ให้เลือกว่าจะ Save ลงที่ Folderไหน

หน้าตาข้างบนนี้เรียกว่า Backstage View ครับ ซึ่งเป็นหน้าที่ค่อนข้างเกะกะในความคิดของผม วิธีที่เร็วกว่าในการ Save ไปที่ Folder ตรงๆ เลยคือให้กดคีย์ลัด F12 เพื่อทำการ Save As ครับ

แต่ว่าแบบกด F12 ก็ยังไม่ดี เพราะบางทีเราก็ลืมกด F12 แต่ดันไป Ctrl+S แทน ผมเลยอยากขอนำเสนอวิธีแก้แบบถาวร คือ ให้เลือกใน OptionsàSaveà Don’t show the Backstage when opening or saving files ครับ เท่านี้ก็จะกลับมาเหมือน Excel version ก่อนๆ แล้วล่ะ

พอทำแบบนี้แล้ว ต่อไป เวลาที่คุณ Save มันจะตรงดิ่งไปยังหน้าที่ให้เลือก Folder เลย ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้นได้พอสมควรเลยนะ อย่าดูถูกเรื่องเล็กๆ น้อยๆ นะครับ

นามสกุลที่สำคัญ และควรรู้จักไว้

นามสกุล	รูปแบบ	ความหมาย
.xlsx	Excel Workbook	เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 2007 ขึ้นไป โดยที่เป็นไฟล์ที่ไม่สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ปกติ ก็ให้ Save เป็นอันนี้ Tips : ไฟล์นามสกุลแบบ 2007 ขึ้นไปของ Excel นั้นมีความลับซ่อนอยู่ เพราะจริงๆ แล้วมันทำตัวเหมือนไฟล์ Zip เลยแหละ ไม่เชื่อลองเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เป็น zip แล้ว Unzip ดูซิ แล้วจะอึ้งว่ามันทำได้ด้วยนะ!
.xlsm	Excel Workbook (code)	เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 2007 ขึ้นไป สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ที่มี VBA/Macro ให้ Save เป็นอันนี้
.xls	Excel 97- Excel 2003 Workbook	เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 97-2003 ซึ่งจะมีข้อจำกัดมากกว่า (เช่นมีจำนวนแถวน้อย) แต่สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ที่ต้องทำงานกับคอมพิวเตอร์ที่มี Excel version เก่าๆ เช่น 2003 ให้ Save เป็นอันนี้
.xlam	Excel Add-In	เป็น Add-in เครื่องมือเสริมประสิทธิภาพ Excel 2007 ขึ้นไป
.xla	Excel 97-2003 Add-In	เป็น Add-in เครื่องมือเสริมประสิทธิภาพ Excel 97-2003

นอกจากนี้คุณยังสามารถ Save ไฟล์เป็นรูปแบบอื่นๆ ที่ไม่ใช้ Excel ได้ด้วย เช่น Txt, CSV, PDF ซึ่งทำให้สะดวกมากในการที่เราจะเผยแพร่งานไปให้คนอื่น เช่น ส่ง Report เป็น PDF (ถ้าเป็น Excel 2007 ต้องไปโหลด Add-in ก่อน ซึ่ง Search ใน Google ได้ครับ)

Compatibility : เราเข้ากันไม่ได้

คนรุ่นเก่ากับคนรุ่นใหม่ มักคิดอะไรหรือมองอะไรไม่เหมือนกัน บางทีทำงานด้วยกันก็อาจเกิดความขัดแย้งกันบ้าง คนรุ่นใหม่กว่ามักจะรู้จักเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่อาจทำให้คนรุ่นเก่าเอ๋อไปเลยก็ได้

ใน Excel ก็เช่นกัน การทำงานใน Excel Version ใหม่กว่า บางทีถ้าเรามีการใช้ฟังก์ชั่นหรือคำสั่งที่ Excel version เก่าไม่มี ก็อาจมีปัญหาเวลาไปเปิดใน Excel Version เก่าได้ ยกตัวอย่างเช่น ใน Excel 2010 มีฟังก์ชั่นหาผลสรุปที่ชื่อว่า AGGREGATE แต่ Excel 2007 ไม่มีเป็นต้น

ซึ่งเราสามารถตรวจสอบได้ว่าไฟล์เราจะมีปัญหากับ Excel Version เก่ากว่าหรือไม่ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Compatibility Checker นั่นเอง

วิธีใช้คือ ให้ไปที่ [File] –> Info –> Check for Issue –> Check for Compatibility

ถ้ามีปัญหามันจะขึ้นคล้ายๆ แบบนี้

วิธีแก้ก็คือ อาจต้องเลี่ยงไปใช้ฟังก์ชั่นอื่น หรือวิธีอื่นที่ให้ผลลัพธ์ได้เหมือนกัน เช่น ถ้าคนอื่นมี Excel 2007 คุณอาจต้องใช้ฟังก์ชั่นหากผลสรุปที่ชื่อว่า SUBTOTAL แทน AGGREGATEเป็นต้น

การเปิดข้อมูลเดิมที่เคยบันทึกไว้ (Open)

การเปิดไฟล์นั้นไม่มีอะไรซับซ้อนมากนัก นั่นคือให้ไปที่ [File] –> Open แล้วเลือก File ที่ต้องการ

Tips : ใน Excel 2013 ถ้าไม่อยากทำการ Open หลาย Step อย่าลืมไป Disable Backstage View
ใน OptionsàSaveà Don’t show the Backstage when opening or saving files ล่ะครับ (ถ้าติ๊กไว้ตั้งแต่ตอนที่ผมแนะนำตอนจะ Save ข้อมูลแล้ว ตรงนี้เป็นตัวเดียวกันครับ)

เปิดไฟล์แล้วเจอ Protected View มันคืออะไร?

การเปิดบางไฟล์ที่ค่อนข้างมีความเสี่ยง เช่น ไฟล์ที่โหลดมาจาก Internet หรือโหลดมาจาก Email จะมีการขึ้นข้อความมาเตือนว่ากำลังอยู่ในโหมดของ Protected View เพราะ Excel พยายามป้องกันเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณให้ปลอดภัย (ดูสิ หวังดีแค่ไหน!) ซึ่งถ้าหากคุณมั่นใจในคนที่สร้างหรือคนที่ส่งไฟล์นี้มาให้คุณ คุณก็สามารถกด Enable Editing เพื่อยินยอมให้เปิดแก้ไขไฟล์นี้ได้ตามปกติได้ครับ

นอกจากนี้เวลาที่เปิดไฟล์ที่มีการเขียนโปรแกรมพวก Macro/VBA มาใช้งาน Excel จะขึ้นแถบสีเหลืองมาเตือนว่ามี Macro อยู่ จะให้ Enable เพื่อใช้งานหรือไม่

ถ้าไม่กด Enable This Content : การใช้งาน Macro ในไฟล์นั้นก็จะถูกปิดไปเลย
ถ้ากด Enable This Content : Excel จะถือว่าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ที่น่าเชื่อถือ (Trusted Document) แล้ว และมันจะไม่ถามซ้ำอีก นอกจากคุณจะเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์ย้ายไปยัง Folder อื่น หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ การเป็น Trusted Document ก็จะหมดไป เพราะจริงๆ มันทำการบันทึกการอ้างอิงตำแหน่งเป๊ะๆ ของไฟล์นั้นเอาไว้นั่นเอง

การเปลี่ยนมุมมองการจัดการข้อมูล

เวลาที่คุณทำงานใน Excel นั้น บ่อยครั้งที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากที่อาจจะมองเห็นไม่หมดในหน้าเดียว ดังนั้นคุณควรจะเรียนรู้วิธีการดูข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้เครื่องมือดังนี้

Zoom

เราสามารถปรับ % การ Zoom ข้อมูลได้จากทั้ง Status Bar ด้านขวาล่าง และการใช้ Ribbon [View]à Zoom à Zoom แล้วเลือกค่าการ Zoom ที่ต้องการ

ที่นี้เราสามารถเลือกให้ Excel Zoom ไปยัง Range ที่เราต้องการได้ โดยให้เลือก Range ที่เราต้องการก่อน จากนั้นไปที่ [View]à Zoom à Zoom to Selection

Picture Link

เทคนิคนี้เอาไว้ดูผลลัพธ์ที่อยู่ที่ไกลๆ ได้ และมีข้อดีมากๆ อีกอย่างคือ สามารถย่อหรือขยายขนาดให้ไม่เหมือนต้นฉบับได้ด้วย วิธีการคือให้ เลือก Range ต้นฉบับ กด Copy แล้วกลับมายังปลายทาง แล้ว Paste Linked Picture (จากนั้นก็ย่อ/ขยาย หรือถม Fill สีขาวให้เห็นชัดมากขึ้นได้เลย)

Split

อันนี้จะเป็นการแบ่งหน้าจอออกเป็นหลายๆ ส่วน สามารถเลื่อนดูข้อมูลได้พอสมควร

วิธีสั่งงาน ให้ไปที่ [View] –> Window –> Split

จะเห็นว่า คุณสามารถเลื่อนจอให้เห็นช่องที่อยู่ไกลกันมากๆ ได้ด้วย

Freeze Pane

เป็นการตรึงเอาคอลัมน์หรือแถวที่ต้องการไว้กับที่ ไม่ว่าเราจะเลื่อน Scroll Bar ไปที่ไหน คอลัมน์หรือแถวที่ตรึงไว้ก็จะมองเห็นอยู่เช่นเดิม มีประโยชน์มากกับคอลัมน์หรือแถวที่เป็นหัวตารางนั่นเอง

วิธีสั่งงาน ให้ไปที่ Cell แรกสุดที่ไม่ต้องการให้ถูก Freeze จากนั้นไปที่ [View] à Window à Freeze Panes à Freeze Panes จะพบว่าคอลัมน์ทางซ้ายทั้งหมด และแถวด้านบนทั้งหมด ของ Cell ที่ทำการกดสั่ง Freeze Panes นั้นจะถูกตรึงอยู่กับที่ทันที เช่น กดสั่งที่ C4 จะทำให้คอลัมน์ A,B และ แถว 1-3 ถูก Freeze ไว้ทันที

จะเห็นว่าแม้จะเลื่อนหน้าจอไปไกลแค่ไหน ก็ยังเห็นคอลัมน์ A, B และ แถว 1-3 ถูกตรึงอยู่ที่เดิม

Hide

ก่อนหน้านี้เราเคยพูดถึงวิธีการ Hide ข้อมูลไปแล้วบ้าง แต่ผมจะขอสรุปอีกครั้ง คือ การ Hide เป็นการซ่อนข้อมูลที่ User ผู้ใช้งานอาจไม่จำเป็นต้องดูออกไปซะ ซึ่งหากใช้ผสมผสานกับการ Protect Sheet ที่จะพูดถึงภายหลัง ก็น่าจะช่วยให้ไฟล์ของคุณมีความปลอดภัยมากขึ้น เพราะคุณสามารถล๊อคไม่ให้คนอื่นมา Unhide Column หรือ Row ที่คุณต้องการได้ หากคนนั้นไม่รู้ Password

วิธีการทำคือให้เลือก Row หรือ Column ที่ต้องกดจะซ่อน แล้วกดคลิ๊กขวา –> Hide ได้เลย

Grouping

อันนี้จะคล้ายๆ กับการ Hide แต่จะเพิ่มปุ่ม + หรือ – มาให้กดง่ายขึ้น เพื่อแสดงหรือซ่อนข้อมูล ซึ่งเครื่องมือนี้จะเหมาะกับการให้กดดูข้อมูลเพิ่มเติมมากกว่าการตั้งใจซ่อนข้อมูลไปเลย

วิธีการทำ คือ

เลือก Column หรือ Row ที่ต้องการจะ Group
ไปที่ [Data]–> Outline–> Group
โดยที่คุณสามารถตั้งค่าได้ว่า เมื่อทำการ Group ข้อมูลไปแล้ว ปุ่ม + จะไปอยู่ตำแหน่งไหนของข้อมูล เช่น ด้านซ้าย หรือ ขวา, บน หรือ ล่าง โดยไปตั้งค่าที่มุมขวาล่างของ [Data]–>Outline

การ Print ข้อมูล

การทำงานในชีวิตจริง เราคงหลีกเลี่ยงการ Print ข้อมูลออกมาได้ยาก เพราะว่าบางทีการดูในกระดาษ ก็ยังสะดวกในการอ่าน สะดวกในการแก้ไขหรือ Comment มากกว่าการทำใน Computer

และถึงแม้กับคนที่อยากจะ Paperless สุดๆ คือไม่อยากใช้กระดาษเลยจริงๆ ก็ยังหลีกเลี่ยงการ Print ไม่ได้เช่นกัน เนื่องจากก็ยังอาจต้อง Save เป็น PDF ซึ่งต้องมีการจัดหน้ากระดาษให้เหมาะสมอยู่ดี…

ดังนั้นผมกำลังจะบอกว่ายังไงๆ เราก็ควรหัดตั้งค่ากระดาษเพื่อ Print ให้เป็นนะครับ ไม่ว่ากระดาษของคุณจะเป็นกระดาษจริงๆ หรือกระดาษ Digital ก็ตาม

การตั้งค่าขนาดกระดาษ

ขั้นตอนแรกสุดในการเตรียมการ Print ก็คือการตั้งค่าขนาดกระดาษ ซึ่งทำได้โดยไปที่
[Page Layout]–> Page Setup –> ตรงนี้จะมีปุ่มให้เลือกหลายตัวเลย ซึ่งมีความหมายดังนี้

Margins : คือการตั้งค่าระยะห่างระหว่างข้อมูลกับขอบกระดาษด้านต่างๆ ซึ่งตั้งค่าแยกกันได้ทั้งบน ล่าง ซ้าย ขวา เป็นต้น แถมเลือกให้จัดข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษได้ด้วย
Orientation : เป็นการตั้งค่าว่าจะ Print ลงกระดาษ แนวตั้ง (Portrait) หรือ แนวนอน (Landscape)
Print Areas : เป็นการตั้งค่าว่าจะ Print ข้อมูลตรงไหนบ้าง (Excel ไม่ได้ Print ออกมาเหมือนกับที่เรากำลังมองเห็นในหน้าจอนะครับ) สามารถตั้งค่าได้โดยให้เลือก Range ที่ต้องการ แล้วเลือก Set Print Area
Print Titles : เอาไว้ตั้งค่าสิ่งที่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ ออกมาทุกหน้า เช่น เราอาจตั้งค่าหัวตารางให้พิมพ์ออกมาทุกหน้าโดย ไปเลือกแถวที่เป็นหัวตารางไว้ใน Rows to repeat at top: เป็นต้น

การปรับย่อ/ขยายข้อมูล

หากเราต้องการให้ข้อมูลมีขนาดพอดีหน้ากระดาษ เช่น 1 หน้าข้อมูล/1 หน้ากระดาษ หรือว่า 2 หน้าข้อมูล/1 หน้ากระดาษ เราสามารถตั้งค่าการย่อ/ขยายข้อมูลได้ โดยให้ไปที่

[Page Layout]–> Scale to Fit –> ตรงนี้จะมีให้เลือกดังนี้

Width: ระบุว่าจะเอาความกว้างกี่หน้าข้อมูลต่อ 1 หน้ากระดาษ
Height: ระบุว่าจะเอาความสูงกี่หน้าข้อมูลต่อ 1 หน้ากระดาษ
Scale : ระบุการย่อ/ขยายเป็น Percent % (หากเลขน้อยกว่า 100% คือย่อข้อมูลให้เล็กลง)

Page Break Preview

แม้จะตั้งค่าขนาดกระดาษไปแล้ว ก็ยังไม่จบครับ คุณควรจะมาลองดูภาพรวมก่อนพิมพ์กันชัดๆ ที่ Page Break Preview ซะก่อน โดยให้ไปที่ [View] –> Workbook Views –> Page Break Preview

จากนั้นให้ลอง Zoom out ออกไปให้เห็นภาพรวม คุณจะเห็นเส้นสีฟ้าเป็นตัวแบ่งหน้ากระดาษอยู่ ซึ่งเราสามารถย้ายเส้นแบ่งไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมได้ ถ้าสังเกตดีๆ เส้นจะมี 2 แบบ คือ

เส้นประ ซึ่งจะเกิดขึ้นมาเองจากการจัดหน้ากระดาษ การปรับย่อ/ขยาย ตอนจะ Print
เส้นทึบ เกิดจากการที่เราลากเส้นแบ่งหน้ากระดาษแบบ Manual ใน Page Break Preview นี้ หรือการใส่ Break เองใน [Page Layout] –> Page Setup –> Breaks –> Insert Page Break นั่นเอง

credit รูปชั่วคราวจาก : https://support.office.com/en-ie/article/Insert-move-or-delete-page-breaks-in-a-worksheet-ad3dc726-beec-4a4c-861f-ed640612bdc2

Page Layout View

นอกจาก Page Break Preview แล้วก็ยังมีมุมมองอีกอย่างที่น่าจะดู คือ Page Layout View โดยไปที่ [View] –> Workbook Views –> Page Layout View ซึ่งจะทำให้เห็นภาพรวมเมื่อจะ Print ได้ชัดขึ้น โดยมีแถบไม้บรรทัดขึ้นมาให้ดูด้วยว่าแต่ล่ะส่วนมีขนาดประมาณไหน มี Header/Footer แบบไหน แถมยังปรับพวก Margin ได้อีก

April 3, 2015

การเลือก กรอกข้อมูล แก้ไขข้อมูลใน Excel

พื้นที่การทำงานใน Excel ประกอบไปด้วยช่องสี่เหลี่ยมหรือ Cell ให้เลือกมากมาย สมมติว่าเราเปิดไฟล์ Excel ที่คนอื่นทำขึ้นมา ปรากฏว่ามีข้อมูลถูกกรอกเอาไว้เต็มไปหมด ถ้าไม่มีวิธีอ้างอิงที่ดี เราจะเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงค่าจากช่องต่างๆ ได้ยากมาก ดังนั้นเราจึงต้องเข้าใจระบบการอ้างอิงข้อมูล (Cell Reference) ใน Excel ให้ดีด้วย

การอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel (Cell Reference)

คุณเคยคิดมั๊ยครับว่า… ทำไมต้องมีการกำหนดการอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel ด้วย? เพื่อตอบคำถามนี้ ผมอยากให้ลองจินตนาการตามนี้นะครับ… พอดีผมเป็นคนชอบดูหนัง จึงขอยกตัวอย่างเรื่องของโรงหนังแล้วกัน

สมมติว่าคุณกำลังเดินเข้าโรงหนัง แล้วมีสาวสวย (หรือหนุ่มหล่อ) มาถามคุณว่า “ที่นั่ง E7 อยู่ตรงไหนคะ?” คุณจะสามารถพาเธอไปส่งยังที่นั่งได้สบายๆ อย่างไม่มีปัญหาเลย หากว่าในโรงหนังนั้นมีการอ้างอิงตำแหน่งเก้าอี้แต่ละตัวที่ชัดเจน และเป็นระบบที่เข้าใจง่ายดังรูป

ลองคิดดูว่าถ้าโรงหนังที่มีที่นั่งเป็นร้อยๆ ที่ไม่มีระบบการอ้างอิงตำแหน่งที่ดีจะเกิดอะไรขึ้น! รับรองว่าคุณพาเธอไปไม่ถูกที่แน่นอน หรือกว่าจะหาที่นั่งเจอ หนังคงฉายจบไปก่อนแล้ว…

ใน Excel ก็เหมือนกันครับ แต่ระบบการอ้างอิงช่องใน Excel นั้น ยิ่งจำเป็นกว่าโรงหนังมากนัก เนื่องจาก Excel มี Cell หรือช่องตารางเป็นล้านช่องต่อ 1 Sheet!! (เยอะสุดๆ) แถมเรายังสามารถเขียนสูตรคำนวณผูกความสัมพันธ์แต่ละช่องได้อีกด้วย ดังนั้นการอ้างอิงว่าแต่ละช่องนั้นเรียกว่าอะไรจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

ระบบการอ้างอิงใน Excel

Excel นั้นมีระบบการอ้างอิงไปยัง Cell ต่างๆ อยู่ 2 ระบบ คือ ระบบ A1 และ ระบบ R1C1 แต่ระบบมาตรฐานที่คนส่วนใหญ่ในโลกนี้ใช้กันคือ “ระบบ A1” และเป็นระบบที่ Excel เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติด้วย ดังนั้นในบทความนี้ผมจะขอพูดถึงแค่ระบบ A1 นะครับ

ระบบการอ้างอิง Cell แบบ A1 มีวิธีการอ้างอิงดังต่อไปนี้

ตั้งชื่อ Column คอลัมน์ (แนวตั้ง) ด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ แต่ละอันไล่จากซ้ายไปขวา A B C… ไปจนถึง XFD และ
ตั้งชื่อ Row แถว (แนวนอน) ด้วยตัวเลข ไล่จากบนลงล่าง 1 2 3 … ไปจนถึง 1,048,576

การอ้างอิงแต่ละช่อง

เรียกได้ว่า “เมื่อรู้พิกัด เราก็รู้ชื่อ Cell ที่จะเรียกได้” เช่น ถ้าจะเรียก Cell ที่อยู่ตำแหน่งคอลัมน์ที่ 4 ตัดกับ แถวที่ 3 เราก็จะเรียกว่า D3 นั่นเอง

ในทางกลับกัน “เมื่อเรารู้ชื่อ Cell Reference เราก็จะรู้ว่ามันอยู่ตำแหน่งไหนเช่นเดียวกัน” เช่น A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3, B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3, C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5 เป็นต้น

ผมเชื่อว่า หากคุณสามารถซื้อตั๋วหนัง แล้วเดินเข้าไปนั่งได้ถูกที่ คุณต้องข้าใจการอ้างอิงใน Excel ได้เช่นกัน!

วิธีการดูว่า Cell แต่ละช่องชื่อว่าอะไร / จะอ้างอิงได้ยังไง?

วิธีที่ 1 : ให้คลิ๊กเลือกที่ Cell นั้นๆ แล้วดูที่ Name Box ที่อยู่ด้านซ้ายของ Formula Bar
วิธีที่ 2 : คลิ๊กที่ Cell อื่น จากนั้นให้พิมพ์ = ใน Formula Bar แล้วคลิ๊กเลือก Cell ที่ต้องการจะอ้างอิงได้เลย มันจะบอกให้ว่า Cell ที่เราจิ้มไปสามารถอ้างอิงได้จากคำว่าอะไรซึ่งการพิมพ์เครื่องหมาย =ตามด้วยชื่อ Cell จะเป็นการใส่สูตรเพื่อบอกให้ Excel ดึงค่าจาก Cell ที่เราอ้างอิงนั้นมายัง Cell ที่ใส่สูตรอยู่ครับ นับว่าเป็นหัวใจสำคัญของการใช้สูตร Excel เลยล่ะ เดี๋ยวจะมีอธิบายโดยละเอียดในบทต่อๆ ไปครับ

การอ้างอิงพร้อมกันหลายช่อง

ทีนี้ หากต้องการอ้างอิงหลายๆ ช่อง จะทำไงดี?? ไม่ต้องห่วงไป Excel ก็ได้มีการกำหนดสัญลักษณ์ที่เรียกว่า Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) มาช่วยในการระบุ Cell Referece ครับ โดยจะมี 3 ตัวคือ , (comma) : (colon) และ ช่องว่าง (space) ซึ่งแต่ละตัวเอาไว้ทำอะไรเดี๋ยวมาดูกันอีกทีครับ

เดี๋ยวเราจะใช้วิธีที่ 2 ที่ได้แนะนำไปก่อนหน้านี้ในการหัดเรียนรู้เรื่องของ Cell Referenceครับ เพราะวิธีการพิมพ์ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ที่ต้องการ Excel จะแสดงให้เราดูเลยว่าถ้าเลือกช่องแต่ละแบบใช้ Reference Operator ตัวไหน เราจะได้ไม่ต้องมาจำไงล่ะ!

แต่คราวนี้ แทนที่จะใส่ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ต่างๆ เลยอย่างที่ผ่านมา ผมขอแนะนำให้ใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น SUM ซึ่งมีหน้าที่หาผลรวม ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น (สูตรสำเร็จรูป) ขั้นพื้นฐานที่ใช้บ่อยสุดๆ

วิธีการ มี 3 Step ง่ายๆ คือ 1.ให้ พิมพ์ =SUM( 2.คลิ๊กเลือกช่องที่ต้องการ 3.ลองดูสิ่งที่ขึ้นมาครับ

การอ้างอิงแบบหลายๆ Cell พร้อมกัน สามารถแบ่งได้เป็น 3 กรณี คือ

อ้างอิงเป็นช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง (เวลากด = แล้วไล่คลิ๊กแต่ละช่องให้กด Ctrl ค้างไว้ด้วย)

ใช้ , (comma) เป็นตัวเชื่อม การอ้างอิงแต่ละ Cell เข้าด้วยกัน โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกัน
เช่น A1, C2, D1

อ้างอิงเป็นช่วงแบบต่อเนื่องกัน (เวลากด = แล้วคลิ๊กให้กดเม้าส์ค้างแล้วลากได้เลย)

ใช้ : (colon) เป็นตัวเชื่อม ซึ่งเราจะใส่การอ้างอิงจากจุดซ้ายบนถึงขวาล่างของช่วง
เช่น A1:D2 จะให้ความหมายเดียวกับ ช่องเหล่านี้รวมกัน A1,B1,C1,D1,A2,B2,C2,D2

อ้างอิงแบบหาส่วนที่ซ้ำกัน (เวลากด = กดเม้าส์ค้างแล้วลาก กด Space 1 ที แล้วลากเม้าส์อีกช่วง)

ใช้ช่องว่าง (space) เป็นตัวเชื่อม โดยจะได้ผลลัพธ์เป็นช่องที่ซ้ำกัน (Intersect) ระหว่าง Reference ที่เราใส่ลงไปทั้งหมด เช่น A1:D2 C1:C4) ผลที่ได้คือช่วง C1:C2 นั่นเองครับ แต่ถ้าไม่มีส่วนซ้ำกันเลย Excel จะแสดง Error ออกมาเป็น #NULL!

เมื่อลองใส่สูตรตามนี้แล้ว ลองกด Enter ดูครับ เพื่อดูว่าผลรวมที่ได้จากฟังก์ชั่น SUM คือเท่าไหร่ ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด แบบที่ 1-3 จะได้ผลรวม คือ 13, 40, 11 ตามลำดับครับ

การอ้างอิง Cell จาก Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น

หากย้อนกลับไปเทียบกับเคสการหาที่นั่งในโรงหนังที่ยกตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากเปลี่ยนสถานการณ์เป็น เพื่อนคุณโทรมาบอกว่าได้จองที่นั่ง E7 ให้คุณแล้ว โดยที่คุณไม่รู้เลยว่าที่นั่ง E7 ที่กำลังพูดถึงอยู่นั้นคือโรงหนังที่ไหน รอบไหน โรงอะไร คุณจะไปนั่งถูกที่มั๊ยครับ?

ดังนั้นข้อมูลที่คุณต้องการ กรณีที่ไม่รู้ว่าเพื่อนของคุณกำลังพูดถึงโรงหนังอันไหน ก็คือ

ผมกำลังจะบอกว่า ใน Excel ก็เช่นกัน เพราะว่าจริงๆ แล้ว Excel จะมีการอ้างอิงละเอียดถึง 3 ระดับ คือ Workbook / Worksheet / Cell

แต่ Excel ใจดีคือ ถ้าเราอ้างอิงอยู่ที่ Sheet เดียวกัน คุณแค่ระบุแค่ Cell มันก็ทำงานได้แล้ว (ข้อมูลอื่นถือว่าถูกละไว้ในฐานที่เข้าใจ) แต่ถ้าเราเริ่มมีการอ้างอิงไปยัง Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น เราต้องมีการระบุข้อมูลเพิ่มด้วย

ประเภทการอ้างอิง	วิธีการเขียน	ตัวอย่าง และความหมาย
อ้างอิงจาก Sheet อื่น (ที่อยู่ไฟล์ Excel เดียวกัน)	=’ชื่อชีท‘!Range	=’ทดสอบ นะ‘!A10 แปลว่าให้เอาค่ามาจาก Sheet ชื่อ “ทดสอบ นะ” ในช่อง A10
อ้างอิงจาก Workbook อื่น (อยู่ในไฟล์ Excel อื่น)	=’ที่อยู่ไฟล์[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท‘!Range	=’D:\inwexcel\[testja.xlsx]แมว‘!B2:C6ให้เอาค่ามาจากไฟล์ที่ D:\inwexcel\[testja.xlsx ชื่อ Sheet “แมว” ในช่วง B2:C6

Tips : บางครั้งคุณอาจพบว่า ไม่สามารถใช้เทคนิค กด = แล้วเอา Mouse คลิ๊กไปยังไฟล์อื่นได้ นั่นเป็นเพราะไฟล์ที่ถูกอ้างอิงนั้นอาจถูกเปิดขึ้นในฐานะคนละโปรแกรมกับไฟล์ที่ใส่สูตรอยู่วิธีแก้คือให้ปิดไฟล์ที่จะอ้างอิงถึงก่อน แล้วค่อยเปิดใหม่โดยใช้วิธีกด Open จากไฟล์ที่กำลังเขียนสูตรอยู่ แล้วค่อยทำการอ้างอิงไปหาอีกที

Tips: การ เลือก Cell ต่างๆ โดยใช้เครื่องมืออื่นๆ

นอกจากจะใช้ Mouse และ Keyboard ในการเลือก Cell / Range ต่างๆ ตามปกติแล้ว เรายังใช้เครื่องมืออื่นๆ ในการช่วยทำ Selection ได้ด้วยครับ ซึ่งทำให้เราทำงานเร็วขึ้นอีกมาก

ใช้ Name box (อยู่ทางซ้ายของ Formula Bar)

พิมพ์ Cell Reference ที่ต้องการเลือกลงไปใน Name Box แล้วกด Enter ได้เลย โดยจะใส่เป็น Cell หรือเป็น Range ต่อเนื่อง (B2:D7) หรือ ไม่ต่อเนื่อง (B3,B8,C20) ก็ได้ Excel จะวิ่งไปยังช่องที่เราพิมพ์ ซึ่งสะดวกมากเวลาที่ต้องไปยังช่องที่อยู่ไกลๆ

ใช้ เครื่องมือ Go to

การใช้เครื่องมือ Go to นี้ จะช่วยให้เราเลือก Cell ที่มีลักษณะจำเพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น เช่น เลือก Cell ที่เป็นสูตรทั้งหมด เลือก Cell ที่ไม่ถูกซ่อน หรือ เลือก Cell ที่มีค่าว่างเปล่าเท่านั้น เป็นต้น

[Home] –> Editing –> Find & Select –> Go to… หรือ กด Ctrl + G
พิมพ์ Cell ที่ต้องการเลือกลงไปได้เลย เช่นเดียวกับการใช้ Name box
ใช้ Go to special…เพื่อเลือกข้อมูลที่มีลักษณะที่ต้องการ ที่ผมใช้บ่อยๆ เช่น
- Constant = เอาไว้เลือกช่องที่ไม่ใช่สูตร, Formulas = เลือกช่องที่เป็นสูตร
- Blank = เอาไว้เลือกช่องว่างเปล่า
- Visible Cells Only = เลือกเฉพาะช่องที่มองเห็น (เอาไว้ Copy เวลา Hide Cell ทำให้ copy เฉพาะ Cell ที่ไม่ได้ซ่อนอยู่ ตรงนี้มีประโยชน์มาก)
- อื่นๆ อีกมากมาย

การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล และเลือกข้อมูล

เครื่องมือนี้นอกจากจะเอาไว้ค้นสิ่งที่ต้องการแล้ว ยังสามารถใช้เลือก Cell ที่มีข้อความหรือลักษณะที่กำหนดได้ด้วย ซึ่งเดี๋ยวเราจะมาเรียนรู้กันในบทที่สอนการใช้เครื่องมือ Find / Replace ครับ

Tips: การอ้างอิงแบบ 3มิติ! ทะลุไปยัง Sheet อื่น ด้วย 3D Reference

แทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ Sheet เดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่ชื่อ Sheet แบบเป็นช่วงได้ โดยใส่ Sheet ที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วย Sheet ที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย (หรือจะกด Shift ค้างไว้ แล้วเลือก Tab Sheet อื่นก็ได้)

เช่น ผมนำมาใช้กับฟังก์ชั่น SUM จะสามารถทำได้ดังนี้

=SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4)

เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet ด้วย!

คำว่า “Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet” หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ Sheet 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปคิดในสูตรของเราด้วยโดยอัตโนมัติ!! สะดวกสุดๆไปเลยครับ

ฟังก์ชั่นที่รองรับการทำงานแบบ 3D Reference มีดังนี้

SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP, VARPA

การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)

ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select หรือเลือก Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง

โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้

	ใช้ Mouse	ใช้ Keyboard	ใช้ Mouse ผสมกับ Keyboard
เลือก Cell เดียว	คลิ๊กซ้าย ที่ Cell ที่ต้องการ	ใช้ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ ทีละ 1 ช่อง กด Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องกัน	คลิ๊กซ้าย ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทาง	กด Shift + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)	โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทาง
เลือกหลาย Cell แบบไม่ต่อเนื่องกัน	ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)	ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)	คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆ
เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้าง	ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)	ทำไม่ได้ตรงๆ (ต้องใช้ Comma คั่น)	คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift

การกรอกข้อมูล (Data Entry)

การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน ถ้าหากว่าเราจะต้องเป็นคนกรอกข้อมูลลงไปใน Excel เอง เราจะต้องเข้าใจเรื่องนี้เป็นอย่างดี

เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter

การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ

1.การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณ

คือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป

2.การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ

จะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5

จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม

โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ

ประเภทของข้อมูลใน Excel (Data Type)

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ

ประเภท	การใช้งาน	การจัดวาง	ตัวอย่างของข้อมูล
ตัวเลข (Number)	เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์	ชิดขวา	ตัวเลขปกติ เช่น 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05 ตัวเลขที่เป็นวันที่และ/หรือ เวลา เช่น 21/03/2017, 13:50
ตัวหนังสือ (Text)	เป็นเพียงข้อความแสดงผล เอาไปคำนวณอะไรไม่ได้	ชิดซ้าย	ตัวหนังสือปกติ เช่น คำว่า แมว, girl ตัวหนังสือที่รูปร่างเป็นตัวเลข เช่น 000352211
ตรรกะ หรือ เรื่องของการใช้เหตุผล (Logic)	เอาไว้ใช้กับการใส่เงื่อนไข ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นเป็นจริงหรือเท็จ เช่น ฟังก์ชั่น IF หรือ Conditional Formatting	กึ่งกลาง	TRUE (จริง) FALSE (เท็จ)
ความผิดพลาด (Error)	เอาไว้แสดงว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น มีหลายลักษณะ	กึ่งกลาง	(ดูรายละเอียดในLevel 7)
Array	ชุดของข้อมูลหลายๆตัวประกอบอยู่ด้วยกัน		เช่น {1,3,7,8} (ดูรายละเอียดในLevel 35)

เทคนิคการกรอกข้อมูล

ทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น

เมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ

สังเกต!

เมื่อกด Enter จะเด้งไปช่องข้างล่าง แต่จะไม่ได้เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมนะครับ
เมื่อกด Tab จะเด้งไปช่องขวา ไม่ได้เป็นการเว้นช่องว่าง (ใส่ Tab) ในช่องเดิมนะครับ
ใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็จะเลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศรที่กดได้เช่นกัน

กด Ctrl+Enter : ช่วยให้ใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกันได้ โดยไม่ทำให้ Format เปลี่ยนไป

ให้เลือกช่องหลายๆช่องพร้อมกัน (เลือกเป็น Range)
พิมพ์ข้อความ ตัวเลข หรือสูตรที่ต้องการ (มันจะเป็นการกรอกลงไปยังช่องซ้ายบนช่องเดียว)
กด Ctrl+Enter จะเห้นว่า Excel โปรยค่า(หรือสูตร) ที่เรากรอกลงไปทุกช่องที่เลือกไว้แต่แรก

อยากขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิม

การขึ้นบรรทัดใหม่ใน Excel มี 2 วิธี คือ

บังคับขึ้นบรรทัดใหม่จริงๆ โดยใช้ปุ่ม Alt+Enter : โดยพิมพ์ข้อความลงไป จากนั้น ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วก็พิมพ์ข้อความบรรทัดต่อไปได้เลย
ขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยการกด Wrap Text : วิธีการคือให้กดปุ่ม [Home] –> Alignment –> Wrap Text ซึ่งวิธีนี้ Excel จะดูขนาด Cell ที่กรอกข้อมูล หากว่าเล็กเกินกว่าจะแสดงให้เห็นในบรรทัดเดียวกันได้ จะแสดงขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองโดยอัตโนมัติ (หากปรับขนาด cell ก็อาจทำให้การขึ้นบรรทัดใหม่เปลี่ยนไป)

สังเกต! จะเห็นว่า ข้อความจริงๆ ใน Formula Barไม่ได้ถูกขึ้นบรรทัดใหม่ไปด้วย

การกรอกข้อมูลวันที่

เมื่อเรากรอกข้อมูลวันที่ในรูปแบบที่ Excel รู้จัก มันจะทำการแปลงข้อมูลให้กลายเป็นวันที่ในรูปแบบมาตรฐานให้เองโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่ 2 มีนาคม ค.ศ. 2015 สามารถกรอกได้หลายแบบดังนี้

2/3/2015
2/3 เฉยๆ Excel จะ Assume ว่าถ้าไม่ระบุปี มันจะใช้ปีปัจจุบัน ณ ขณะที่กำลังพิมพ์ให้
2-3 ก็ได้เช่นกัน (ใช้เครื่องหมาย – แทน / )
2 Mar 2015 หรือ 2 mar หรือ 2mar หรือ 2march หรือ 2มี.ค. หรือ 2มีนาคม ก็ได้

ระวัง! หากคุณพิมพ์ว่า 2/3/2558 มันจะหมายถึง ค.ศ. 2558 ซึ่งผิดทันที!! หากเราต้องการให้มันแสดงผลเป็น พ.ศ. 2558 ตอนกรอกข้อมูลต้องกรอกเป็น ค.ศ. ไปก่อน แล้วค่อยไปปรับการแสดงผลให้เห็นเป็น พ.ศ. อีกทีหนึ่ง จึงจะได้ค่าที่ถูกต้องครับ ซึ่งจะอธิบายโดยละเอียดภายหลัง

อยากบังคับให้เป็นตัวหนังสือ

บางครั้งเวลาเราพิมพ์ข้อมูลลงไป เช่น อยากเขียนเลขว่า 1-10 (1 ถึง10)แต่พอพิมพ์เสร็จแล้วกด Enter จะเห็นว่า Excel เปลี่ยนข้อมูลของเรากลายเป็นวันที่ 1-ต.ค. ให้ซะงั้น!! หรืออยากพิมพ์ข้อความที่ขึ้นต้นด้วย = แล้ว Excel ดันเข้าใจไปเองว่าเรากำลังเขียนสูตร จะทำให้ค่าออกมาเป็น Error ไป

วิธีแก้ไข มี 2 วิธี คือ

เปลี่ยน Number Format เป็น TEXT ก่อน : เราต้องเปลี่ยนรูปแบบ Format ของ Cell นั้นให้เป็น Text ก่อน แล้วจึงค่อยกรอกข้อมูลลงไป ซึ่งการเปลี่ยน Number Format สามารถทำได้โดยไปที่ [Home] –> Number –> เลือก Dropdown ว่า Text (จะอธิบายในบทเรื่องของ Formatting อีกทีหนึ่ง )

พิมพ์ข้อความใดๆ ลงไปต่อจาก เครื่องหมาย ‘ (ที่อยู่กับแป้นพิมพ์ “ง” น่ะครับ) : จะเป็นการบังคับให้ Excel รู้ว่าสิ่งที่เราพิมพ์ลงไปต่อจากเครื่องหมาย ‘ เป็นตัวหนังสือทั้งหมด นั่นคือ จะออกมาเป็นเพียงข้อความธรรมดา ไม่ใช่ตัวเลข หรือไม่ใช่สูตร และจะไม่แสดงเครื่องหมาย ‘ มาให้เห็นด้วย เช่น

พิมพ์ ‘1-10 ก็จะแสดงออกมาเป็นคำว่า 1-10 เลย (ไม่กลายเป็น 1-ต.ค.)
พิมพ์ ‘00001234 จะเห็นผลลัพธ์ว่า 00001234 (ไม่ได้เหลือแค่ 1234 ตามปกติ)

สังเกต! : วิธีที่สอง จะมีเครื่องหมาย ‘ อยู่ใน Formula Bar ด้วย เพียงแต่ผลลัพธ์ในจะไม่เห็นเครื่องหมาย ‘ เท่านั้นเอง ส่วนลูกศรสามเหลี่ยมสีเขียวที่ขึ้นมา เป็นการเตือนว่า เรามีการใส่ตัวเลขในรูปแบบของ Text นะครับ

อยากใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ทำไง?

เราสามารถใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่พิมพ์ลงไปตรงๆจาก Keyboard ไม่ได้ด้วยนะครับ

โดยการไปที่ [ Insert] –> Symbols –>Equation (ใส่สมการ) หรือ Symbol (ใส่สัญลักษณ์) จากนั้นก็เลือกตัวที่ต้องการได้ ซึ่งแต่ละ Font อาจมีสัญลักษณ์ไม่เหมือนกัน

ระวัง! สัญลักษณ์คณิตศาสตร์ใน Symbol เอาไปใส่ในสูตรคำนวณไม่ได้นะครับ มันเป็นแค่ Text ธรรมดาตัวหนึ่งเท่านั้น อย่าสับสนล่ะ!!

อยากใส่ Bullet Point ทำไง?

บางคนชอบใช้ Excel เป็นที่จดประเด็นต่างๆ ตอนประชุม เช่น อยากจะจดบันทึความคืบหน้าของงาน ซึ่งมีหลายชิ้น และมีผู้รับผิดชอบหลายคน

การใช้ใน Excel นั้นมีความได้เปรียบกว่าใน Word เพราะว่าใน Excel คุณสามารถทำการคัดกรองหรือ Filter ข้อมูลให้เห็นเฉพาะสิ่งที่กำลังสนใจได้ภายหลัง คุณอาจออกแบบตารางดังนี้

ซึ่งบ่อยครั้งเราอาจจะอยากใส่ Bullet Point ลงไปในช่องที่ค่อนข้างยาว เช่น ช่องรายละเอียด เพื่อให้มันอ่านได้ง่ายขึ้น (จริงๆ ใส่ขีด – ธรรมดาๆ ก็ได้ แต่มันไม่เท่ครับ!)

วิธีการใส่ Bullet Point ทำได้หลายวิธีดังนี้

ให้กดปุ่ม Alt+เลข7 (ต้องใช้ปุ่มเลข 7 บนแถบตัวเลขด้านขวาของ Keyboard) ได้เลย แต่ถ้าคุณใช้ Notebook ที่ไม่มีตัว Numpad ด้านขวา ให้ใช้การ insert Symbol แทนครับ
Copy Bullet Point มาจาก Ms Word วิธีนี้เหมือนจะขี้โกงหน่อย แต่ก็ได้ผลดีนะครับ
ใส่สูตร ใช้ฟังก์ชั่น CHAR มาช่วย ทำได้โดยเขียนว่า =CHAR(149) ครับ โดยสามารถสังเกตรหัส 149 ได้จาก Character Code ต้องต้องเลือกเป็น ASCII(Decimal) ก่อนนะครับ

การแก้ไขข้อมูล (Editing)

คนเราทำอะไรก็ตาม ล้วนสามารถผิดพลาดกันได้ การแก้ไขจึงเป็นสิ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแล้ว ได้ 3 วิธี

เลือกช่องที่ต้องการ แล้วเอา Mouse ไปคลิ๊กตรงที่จะแก้ใน Formula Bar
เลือกช่องที่ต้องการ แล้ว กดปุ่ม F2 : แบบนี้ไม่ต้องใช้ Mouse เลย (แต่Cursor ไปอยู่หลังสุด)
กด Double Click ตรงที่จะแก้ใน Cell เลย : แบบนี้ Cursor จะอยู่ตรงที่ดับเบิ้ลคลิ๊กเลย

จากนั้นก็พิมพ์แก้ หรือ ลบ สิ่งที่ต้องการได้เลยครับ ไม่มีอะไรยาก

Undo & Redo

นอกจากการพิมพ์แก้แล้ว Excel ก็มีการใช้เครื่องมือมาช่วยการแก้ไขงานได้อย่างดี คือ

Undo (กด Ctrl+z) : ยกเลิกการกระทำล่าสุด ถ้า Excel ไม่มีคำสั่งนี้ น้ำตาไหลแน่ครับ
Redo (กด Ctrl+y) : ลงมือกระทำงานที่เพิ่ง Undo ไป

ทั้งสองคำสั่งนี้เป็นคำสั่ง Basic ที่มีใน Program ส่วนใหญ่อยู่แล้ว แต่สิ่งสำคัญที่ผมอยากจะเน้นคือ การกด Undo ด้วยคีย์ลัด Ctrl+z บน Keyboard จะทำให้คุณทำงานเร็วขึ้นมากนะครับ (แถมดูเหมือนมือโปรด้วย!) ดังนั้น พยายามหัดใช้ Keyboard ไว้ให้ชินด้วยนะครับ

ส่วนอีกคำสั่งที่คล้ายๆ กันและมีประโยชน์มากๆ คือ Repeat Action (คีย์ลัด ปุ่ม F4) ซึ่งเอาไว้ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่คุณทำบน Excel ผมจะขอยกไปพูดรายละเอียดต่อไปในอนาคต ซึ่งคุณควรจะเข้าใจเนื้อหาบางอย่างก่อน จึงจะเข้าใจการ Repeat ได้ครับ

การลบข้อมูล (Clear vs Delete)

การลบข้อมูลมีอยู่ 2 แบบ ใหญ่ๆ คือ

ลบสิ่งที่อยู่ใน Cell ออกไป

จะเรียกว่าการ Clear (อยู่ที่ [Home] –> Editing –> Clear) ซึ่งมีหลายแบบ แต่ที่ควรรู้เช่น เช่น

Clear All : ลบทั้งเนื้อหาและรูปแบบ
Clear Formats: ลบรูปแบบ
Clear Contents: ลบเนื้อหา (การกดปุ่ม Del บน Keyboard จะทำแบบนี้)

ลบ Cell นั้นๆ ให้หายไปเลย (แล้วเลื่อน Cell อื่นมาทดแทน)

จะเรียกว่า Delete ซึ่งมี 4 แบบ คือ

Delete Cells : ลบเฉพาะช่องที่เลือก (แล้วจะถามว่าให้เลื่อน Cell ขึ้น หรือเลื่อนมาทางซ้าย)
Delete Rows : ลบแถวเดียวกับช่องที่เลือกทั้งแถว
Delete Columns : ลบคอลัมน์เดียวกับช่องที่เลือกทั้งคอลัมน์
Delete Sheet : ลบ Sheet ที่ทำงานอยู่

April 2, 2015

เริ่มทำความรู้จัก Excel

Excel ทำอะไรได้บ้าง?

ผมจะยกตัวอย่างการทำงานหลักๆ ของ Excel เพื่อให้คุณลองคิดตามดูว่า ถ้าเราสามารถใช้งาน Excel ทำแบบนี้ได้ จะช่วยให้ชีวิตเราดีขึ้นได้อย่างไร? และอาจเป็นแนวทางที่จะเป็นเป้าหมายของคุณได้

	ทำตัวเป็นเครื่องคิดเลขที่ความสามารถระดับพระกาฬ รองรับการคำนวณสูตรทางคณิตศาสตร์ ใช้ฟังก์ชั่นซับซ้อนซึ่งการใช้ Excel เป็นเครื่องคิดเลขดีตรงที่มันรองรับการเปลี่ยนค่า Input เล่นภายหลังได้ พิมพ์ผิดก็แก้ไขใหม่ได้อีกต่างหาก
	เก็บข้อมูลในรูปแบบตารางฐานข้อมูลย่อมๆ เช่น ฐานข้อมูลการขายสินค้า รายชื่อลูกค้าที่พร้อมรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลต่อไป หรืออาจจะเตรียมฐานข้อมูลเอาไว้ทำ Mail Merge ร่วมกับ Microsoft Word เพื่อออกจดหมายที่เปลี่ยนข้อมูลผู้รับได้อัตโนมัติก็ยังได้
	สรุปผลจากข้อมูลเยอะๆ ให้นำไปใช้ประโยชน์ได้จริง เช่น ใช้เครื่องมือ PivotTable เพื่อสรุปผลจากฐานข้อมูลที่เตรียมไว้ ลองเปลี่ยนมุมมองต่างๆ ในการดูข้อมูล เพื่อที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ เช่น ทำกราฟ
	วาดรูป สร้างกราฟ Diagram อีกทั้งยังผสานพลังส่งกราฟให้กับโปรแกรมนำเสนอยอดนิยม PowerPoint ได้สบายๆ หรือทำ Flowchart สวยๆ ก็ได้(โดยไม่ต้องง้อ Visio เลย)
	สร้างแบบฟอร์ม หรือ Model การคำนวณ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ เช่น การผ่อนบ้าน
	สร้างรายงานแบบสวยงาม (Dashboard) ให้ท่านผู้บริหารดูผลการดำเนินงานของบริษัท
	ช่วยหาค่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุด (Optimization) เพื่อแก้ปัญหาการจัดการด้านการปฏิบัติการ เช่น จะผลิตสินค้าแบบไหน กระจายสินค้าด้วยช่องทางใด ให้มีผลกำไรสุทธิสูงสุด เป็นต้น

จะ Excel Version ไหนก็หลักการเดียวกัน

Excel นั้นได้มีการพัฒนาเรื่อยมา ตั้งแต่ Excel เวอร์ชั่นแรกที่ออกมาในปี ค.ศ. 1985 โน่นนนน… จนถึงขณะที่ผมเขียนหนังสือเล่มนี้อยู่นั้น Excel ก็ได้มาถึง Version ที่เรียกว่า Excel 2013 แล้ว (โห อายุเกือบเท่าผมเลยล่ะ!!) ซึ่งก็มีเครื่องมือและความสามารถเจ๋งๆ เพิ่มขึ้นมากมาย

เครดิตรูปจาก : http://excel.officetuts.net/en/training/history-of-spreadsheets

อย่างไรก็ตาม หลักการทำงานของทุกๆ Version นั้นยังเหมือนเดิมแทบทุกอย่าง จะมีเปลี่ยนไปมากหน่อยก็แค่หน้าตาของเมนูต่างๆ ในช่วงที่เปลี่ยนจาก Excel 2003 เป็น 2007 เท่านั้น หลังจากนั้นมาก็แทบไม่มีอะไรเปลี่ยนเลย นอกจากว่าอาจจะมีเครื่องมือที่ให้เราทำงานสบายขึ้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เท่านั้น

ดังนั้นหากคุณได้เรียนรู้ทักษะการใช้ Excel ในหนังสือเล่มนี้แล้ว ไม่ต้องห่วงว่าเมื่อ Excel ออกใหม่ เช่น เป็น Excel 2025 หรืออะไรมาก็ตาม เราก็น่าจะสามารถใช้งาน Excel ได้เหมือนเดิม เพราะว่าเรามีความเข้าใจแก่นแท้ในการทำงานของมัน ไม่ใช่แค่เปลือกนอกหรือหน้าตาที่เปลี่ยนแปลงไป

ลองเปิดใช้ Excel

การที่จะเรียนรู้ Excel ได้เร็ว วิธีที่ดีที่สุดคือลองเปิดมันขึ้นมาใช้ดูครับ เพราะฉะนั้นอย่ารอช้า ให้ Double Click ที่ Icon Microsoft Excel เพื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาเลยครับ!

เมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาแล้ว คุณจะเห็นช่องสี่เหลี่ยมหลายๆ ช่องจัดเรียงอยู่ในรูปแบบของตารางขนาดยักษ์ตามรูปข้างล่าง

แต่ถ้าเป็น Excel 2013 ต้องกดเลือก Blank Workbook ก่อน ถึงจะเข้าไปยังหน้าว่างเปล่าแบบเดียวกับ Excel version ก่อนๆ ได้ ซึ่งผมแนะนำให้ตั้งค่าให้ข้ามหน้านี้ไปเลย เพราะเสียเวลามาก

โดยไปตั้งค่าใน [File] –> Options –> General –> Start up Options –> ติ๊ก Show the start screen… ออกซะ ใครคิดว่าเรื่องแค่นี้เล็กน้อย แต่ถ้าคุณใช้ Excel ทุกวัน ก็เซฟเวลาไปได้เยอะครับ!

ศิลปินวาดบนผืนผ้าใบ ผู้ใช้ Excel ทำงานบนช่องตาราง

ตารางขนาดยักษ์ตรงนี้คือพื้นที่ว่างที่ให้เราทำงานกับ Excel ได้ครับ จะว่าไปก็เหมือนกับผืนผ้าใบเปล่าๆ ที่ให้ศิลปินสามารถละเลงงานศิลปะลงไปเต็มที่นั่นแหละครับ

ศิลปินสามารถใส่องค์ประกอบศิลป์ลงไปบนผ้าใบ เช่น เส้น รูปทรง สี การเล่นแสงและเงา ฯลฯ…
แต่สำหรับ Excel นั้น คุณสามารถจะใส่ข้อมูลต่างๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ลงไปในช่องตารางที่คุณเห็น นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเรื่องการแสดงผล ความสวยงาม และสีสันต่างๆ ได้ด้วยนะ แต่เรื่องความสวยงามมันไม่ใช่หน้าที่หลักของ Excel ครับ ดังนั้นผมแนะนำให้คุณ Focus ไปที่หน้าที่หลักที่ผมจะแนะนำคุณในหนังสือเล่มนี้ดีกว่า

แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มใส่ข้อมูลต่างๆ หรือทำงานใน Excel ได้นั้น คุณจะต้องเข้าใจโครงสร้างของ Excel ก่อนว่ามันแบ่งส่วนประกอบออกมาเป็นอย่างไรบ้าง เพื่อไม่ให้เสียเวลา เรามาดูกันครับ!

(more…)

April 1, 2015

ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel?

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่เนื้อหาของ Excel กันจริงๆ ผมอยากให้คุณอ่านบทนี้และทำความเข้าใจให้ดีซะก่อนครับ หากคุณข้ามไปอ่านเนื้อหาของ Excel เลย คุณอาจจะไม่ได้ประโยชน์จากมันเต็มร้อย เพราะคุณอาจกำลังเรียนรู้อย่างผิดวิธี

เพื่อให้ไม่เสียเวลาของคุณ ผมขอสรุป 10 ขั้นตอนในการที่จะทำให้คุณ Level Up ทักษะการใช้ Excel ของคุณเองได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1.    มั่นใจว่าคุณเองก็สามารถเก่ง Excel ได้

ตรงนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ให้คุณคิดเลยว่า “หากคุณพยายามอย่างแท้จริงแล้ว ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้” ทุกคนล้วนแต่เคยไม่เก่งมาก่อนทั้งนั้น ไม่มีใครเล่นกีฬา เล่นดนตรี ทำงาน หรือใช้เก่งมาตั้งแต่เกิดหรอกครับ แต่คนเราฝึกฝนพัฒนาทักษะกันได้

ยกตัวอย่างกรณีตัวผมเอง ตอนที่ผมกำลังจะสมัครงานใหม่ๆ (เมื่อซัก 5 ปีที่แล้ว) ตอนนั้นผมใช้ Excel ได้แค่ระดับพื้นฐานแบบสุดๆ (แค่ใช้ฟังก์ชั่น SUM เป็น… ใช้ IF พอเป็นบ้าง… เพิ่งหัดใช้ PivotTable… และยังไม่รู้จัก VLOOKUP ด้วยซ้ำ.. VBA นี่เลิกพูดกัน!!) ผมใช้เวลา 2 อาทิตย์ที่ฝึกจริงจัง ทั้งอ่านหนังสือ ดูคลิปผู้รู้ใน Youtube และลงมือทำ ในการเตรียมตัวให้พร้อมกับการสัมภาษณ์งาน (ในที่สุดผมก็รู้จัก VLOOKUP ฮ่า ฮ่า)… พอได้มีโอกาสเข้ามาทำงานจริง ผมใช้เวลาเพียงแค่ 2-3 เดือน ก็สามารถเรียนรู้ทักษะ Excel เพิ่มขึ้นมาได้มากมาย จนสามารถใช้ VBA (ภาษาคอมพิวเตอร์ ที่สั่ง Excel ทำงานแบบขั้นสูง) สร้างโปรแกรม Excel ที่ปัจจุบันยังใช้กันอย่างแพร่หลายอยู่ในองค์กรที่ผมทำงานอยู่ด้วยซ้ำ นอกจากนี้เริ่มมีเพื่อนๆ ในที่ทำงานมาปรึกษาปัญหา Excel มากมาย

ผมจึงมีความรู้ ประสบการณ์มากพอที่จะมาแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้เก่งขึ้นบ้างและผมก็ได้เริ่มได้แชร์ความรู้ในโลกออนไลน์ จนมาถึงในปัจจุบัน บางบทความที่ผม Post มีคน Like เป็นแสนครั้ง (ดีใจน้ำตาแทบไหล) คลิปวีดีโอที่ผมสอน Excel ก็มีคนดูเป็นแสน แม้จะไม่เยอะมากเมื่อเทียบกับวีดีโอบันเทิงอื่นๆ แต่ถ้าเทียบกับเรื่องที่มีสาระความรู้ผมก็มั่นใจว่ามันเยอะอยู่นะครับ จนในที่สุดผมก็ได้กลั่นกรองความรู้สำคัญๆ ให้ตกผลึกจนออกมาเป็นหนังสือเล่มนี้นี่แหละครับ

ทั้งหมดนี้ก็เริ่มมาจากคนที่เคยไม่เก่ง Excel มาก่อนคนหนึ่ง เพราะฉะนั้น จงมั่นใจเถอะว่าคุณก็เก่ง Excel ได้ (ในเวลาไม่นานด้วย) หนังสือเล่มนี้จะช่วยคุณให้เก่ง Excel เอง ไม่ต้องห่วง!!

2.    หาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

ผมแนะนำให้หาเป้าหมายก่อนเลยว่าอยากจะใช้ Excel ทำอะไรได้ หรือ จะเก่ง Excel ไปเพื่ออะไร? และต้องทำให้สำเร็จได้ภายในเวลาเท่าไหร่? ยิ่งมีความชัดเจนเท่าไหร่ยิ่งดี อย่างที่กูรูหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณไม่รู้ว่าคืออะไร”

เป้าหมายมีได้หลายแบบ อาจจะเป็นการทำโปรเจคบางอย่าง หรืออยากลดเวลาการทำงานลง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียนรู้เพื่อเอาไปสอนคนอื่นอีกที หรือแม้กระทั่งเพื่อเอาไปอวดเพื่อนๆ ก็ยังได้ หากเรามีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก คุณจะมีเหตุผลในการขยันเรียนรู้และฝึกฝนทันที เรียกได้ว่า “เป้าหมายที่ดี จะดึงพลังของคุณออกมา” ได้ครับ

ยกตัวอย่างตัวผมเอง (อีกแล้ว) ตอนเข้ามาทำงานใหม่ๆ ได้รับมอบหมายให้ทำโปรเจคที่ต้องใช้ Excel เขียนสูตรซับซ้อน แถมยังต้องใช้ VBA ด้วย ที่สำคัญต้องทำให้เสร็จในเวลา 3 เดือน เพื่อเอาไปให้พนักงานในองค์กรใช้ทั่วประเทศ (คิดในใจ : เฮ้ย! ยังไม่เคยใช้ VBA มาก่อนเลย!) แต่เนื่องจากผมมีความเชื่อมั่นว่าผมต้องเรียนรู้ได้ อย่างที่บอกในขั้นตอนที่แล้ว ผมก็ยึดโปรเจคนี้เป็นเป้าหมาย ว่าต้องทำให้ได้ภายใน 3 เดือน และพยายามศึกษา Excel มากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งทำให้ผมพัฒนาขึ้นอีกมากมายเลย นี่แหละครับพลังของการมีเป้าหมายที่ดึงพลังในตัวผมออกมาได้เต็มที่

แต่ถ้าใครยังไม่มีเป้าหมายก็ไม่เป็นไร หนังสือเล่มนี้จะมีแนวทางเพื่อช่วยให้คุณหาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

3.    แบ่งเป้าหมายใหญ่เป็นเป้าหมายย่อยๆ

ผมมีเทคนิคดีๆ ในการจะทำงานใหญ่ให้สำเร็จ นั่นก็คือ เราควรจะแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อยๆ เสียก่อน หลักการนี้เรียกว่า Divide & Conquer ซึ่งจะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้นมาก (ไม่เชื่อลองดู!) ทั้งนี้เพราะการแบ่งเป้าหมายจะทำให้เป้าหมายดูไม่ไกลเกินไป และเราจะรู้สึกดีเมื่อได้เห็นความคืบหน้าของตัวเองอย่างชัดเจน รวมถึงการที่เราได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เราจะมีความสุขเพราะว่าตนเองนั้นฉลาดขึ้น พัฒนาขึ้น

การบรรลุเป้าหมายย่อยๆ ตรงนี้จะเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นในตัวคุณมากขึ้นไปอีก และจะทำให้คุณสามารถลิ้มรสผู้ชนะ ซึ่งพอทำบ่อยครั้ง คุณก็จะไม่กลัวเป้าหมายใหญ่ๆ อีกต่อไป

(more…)

April 1, 2015
ทำไมคุณต้องเก่ง Excel ?

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

Excel คือวิชาที่ใช้จริงในชีวิตการทำงาน

หากคุณได้เข้าสู่ช่วงชีวิตแห่งการทำงานแล้ว คุณจะพบว่าความรู้ที่คุณได้ร่ำเรียนมาทั้งหมดตั้งแต่เด็กจนจบมหาวิทยาลัย มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นจะได้ใช้ในชีวิตจริง (ช่างน่าเศร้า… แต่จริง!) เหตุการณ์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคุณคนเดียว แต่มันเกิดขึ้นกับคนส่วนใหญ่ในโลกนี้เลยล่ะ

ในทางกลับกัน การทำงานจริงนั้นต้องการทักษะหลายอย่างที่มักจะไม่ได้มีสอนกันในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เช่น การฟัง การสื่อสาร การเจรจาต่อรอง การสร้างความสัมพันธ์ การบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์ การค้นหาตัวเอง และหนึ่งในทักษะที่ใช้ในชีวิตการทำงานของคนจำนวนมาก โดยเฉพาะคนที่ต้องทำงานเกี่ยวกับตัวเลข นั่นก็คือ ทักษะการใช้โปรแกรม Excel นั่นเอง

โปรแกรม Excel นี้ไม่ว่าองค์กรที่ไหนๆ ก็มีให้ใช้กันทั่วไปเป็นมาตรฐานเดียวกัน (อาจต่างกันที่ Version บ้าง แต่ก็ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ) แต่สิ่งที่ต่างกันจริงๆ คือ ผู้ใช้งานแต่ละคน มีทักษะที่จะดึงประโยชน์ของ Excel มาใช้เป็น “เครื่องทุ่นแรง” ได้ไม่เท่ากัน ถ้ารู้แบบนี้แล้วคุณจะปล่อยให้ตัวเองทำงานหนักกว่าที่ควรไปทำไม? ในเมื่อหากคุณรู้มากขึ้นอีกนิด จะสบายขึ้นอีกมาก!

Excel คือเครื่องทุ่นแรง

Excel นั้นเป็นเหมือน “เครื่องทุ่นแรง” (Leverage) ที่จะช่วยให้คุณสบายขึ้น คือ ออกแรงน้อยลงแต่ได้งานเท่าเดิมหรืออาจจะได้งานมากขึ้นด้วยซ้ำ!

คำว่า Leverage มีรากศัพท์มาจากคำว่า Lever หรือ คานดีดคานงัด (ไม่ใช่ขึ้นคานนะ) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถยกของหนักๆ ขึ้นได้ เพียงแค่จัดวางตำแหน่งให้ถูกวิธีเท่านั้น

ใน Excel ก็เช่นกัน หากเราใช้ Excel เป็น มันจะช่วยเพิ่มความสามารถดั้งเดิมของเราเป็นทวีคูณ! ซึ่งจะเห็นว่าผลลัพธ์ที่จะเพิ่มขึ้น ขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัยหลัก ตามความสัมพันธ์ที่ว่า

ผลลัพธ์ = แรงที่เราออก (ทักษะดั้งเดิม) x พลังในการทุ่นแรง (ความรู้ความเข้าใจ Excel)

ดังนั้นทั้งสองปัจจัยจึงเป็นสิ่งที่สำคัญทั้งคู่ นั่นคือ ถ้าคุณมีทักษะเดิมที่ดี แต่ไม่รู้จักการนำ Excel มาช่วย คุณก็จะต้องออกแรงเยอะเกินความจำเป็น ในทางกลับกัน หากคุณเก่ง Excel มาก แต่ไม่มีทักษะหรือความรู้อื่นเลย มันก็จะไม่ช่วยอะไร เช่น 0 x 100 ก็ยังคงได้ 0 อยู่ดี จริงมั๊ยครับ?

ในชีวิตจริงนั้น เครื่องทุ่นแรงมีได้หลายตัว เช่น การให้คนอื่นทำงานให้ การยืมเงินคนอื่น การใช้ความรู้จากคนอื่น แต่สิ่งที่กล่าวมานี้ ล้วนแต่ต้องพึ่งพาคนอื่นซะมาก และการให้คนอื่นทำงานให้นั้น หากเราไม่ใช่หัวหน้าเค้า น่าจะทำได้ค่อนข้างยาก

แต่การใช้ Excel มาช่วยไม่ได้เป็นเช่นนั้น มันไม่สามารถขัดใจคุณได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ระดับใดก็ตาม แม้แต่พนักงานใหม่ก็สามารถเป็นเจ้านาย Excel ได้ 100% แค่คุณต้อง “ใช้งานมันให้เป็น” จริงๆ เท่านั้น พูดตรงๆ เลย หากคุณอยู่ในระดับที่ไม่มีลูกน้องหรือลูกทีมที่เป็นคนแล้ว คุณยังจะไม่ยอมใช้ “ลูกน้องที่เป็นเครื่องจักร” ให้เป็นประโยชน์อีกเหรอครับ?

(more…)

April 1, 2015
รวมสุดยอดเทคนิคการใช้ Fill Handle เพื่อให้คุณทำงานเร็วขึ้น

การใช้ Fill Handle คือการใช้ Mouse เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งคนทั่วไปมักจะรู้จักความสามารถของมันไม่กี่แบบเท่านั้น ทั้งๆ ที่ Fill Handle มีความสามารถหลายแบบมากๆ ดังนี้

เทคนิค 1 : คลิ๊กซ้ายแล้วลาก Fill Handle ลงมา

กรณีที่ Excel ไม่คิดว่ามี Pattern (เช่นเป็นเลขช่องเดียว หรือเป็นสูตร หรือ ข้อความที่ไม่มีตัวเลข) :
จะเป็นการ Copy Cells นั่นคือ การ Copy ช่องต้นฉบับลงมา (ไม่ว่าจะเป็นค่า คงที่ หรือ สูตร)

กรณีที่ Excel คิดว่ามี Pattern (เช่น เป็น Text ที่มีตัวเลข, เป็น เดือน, วันที่, เวลา , อันดับ, เป็นเลขตั้งแต่ 2 ช่องขึ้นไป) :
จะเป็นการ Fill Series หรือใส่เลขไล่ลำดับตาม Pattern ลงมา เช่น Run เลขต่อเนื่องให้

หากเริ่มพิมพ์เลข 2 ลำดับขึ้นไป (มันเริ่มจะมี Pattern) แล้วลาก Fill Handle มันจะเดาเลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

เทคนิค 2 : หากในเทคนิคที่ 1 เรามีการกด Ctrl ค้างไว้ด้วย

จะให้ผลสลับกันจากปกติ นั่นคือ จากเดิมเป็น Copy Cells ก็จะกลายเป็น Fill Series หรือ จากเดิม Fill Series กลายเป็น Copy Cells

กรณีที่เดิม Excel ไม่คิดว่ามี Pattern : จะกลายเป็นการ Fill Series โดยใส่ Series เลข Running ลงไปต่อจากเลขแรก

กรณีที่เดิม Excel คิดว่ามี Pattern : จะเป็นการ Copy Cells คือ บังคับให้ใช้ค่าต้นฉบับ

ถ้ากรณีต้นฉบับมีมากกว่า 1 แถว จะเป็น Copy Cells โดยการวางข้อมูลแบบซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ

(more…)

January 15, 2015
เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 3 คำนวณการผ่อนเงินกู้
ตอนนี้เป็นตอนที่ 3 ซึ่งเราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับการคำนวณการผ่อนเงินกู้กันครับ ใครที่ยังไม่ได้อ่าน 2 ตอนที่แล้วก็เชิญอ่านก่อนได้เลย เพราะจะเป็นพื้นฐานที่สำคัญครับ ตอนที่ 1 / ตอนที่ 2

การ Split Cash Flow ก้อนใหญ่ให้กลายเป็น Cash Flow ย่อยๆ ด้วย PMT

ก่อนหน้านี้ เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย Cash Flow ข้ามเวลาไปยังอดีต (PV) รวมถึงย้ายไปยังอนาคต (FV) ไปแล้ว คราวนี้เราจะมาเรียนรู้การทำงานฟังก์ชั่นใหม่ นั่นคือ PMT (Payment) ซึ่งจะเป็นตัวที่สามารถ Split Cash Flow จาก 1 ก้อนใหญ่ ให้กลายเป็นหลายๆ ก้อนย่อยในแต่ละ Period โดยที่แต่ละ Period มีจำนวนเงินเท่ากันด้วย

PMT
- =PMT(rate,nper,pv,[fv],[type])
- =PMT(5%,5,-100) = 23.09748
ถ้าไม่เชื่อ เราสามารถทดสอบได้โดยการใส่ Cash Flow ไป 5 ก้อน แล้ว NPV กลับมา ดูสิว่าจะได้เท่ากับ 100 ตอนต้นหรือไม่

ซึ่งจะได้ว่า เมื่อ =NPV(5%,23.09747,23.09747,23.09747,23.09747,23.09747) = 100 จริงๆ ครับ

การประยุกต์ใช้

เรามักจะใช้ PMT กับการคำนวณการผ่อนเงินกู้ เช่น ถ้าซื้อบ้าน 10 ล้านบาท สมมติต้องดาวน์ 20% ทำให้ต้องกู้จริงๆ คือ 80%*10000000 หรือ 8 ล้านบาท โดยธนาคารให้ผ่อน 30 ปี ที่อัตราดอกเบี้ย 6% ต่อปี จะต้องผ่อนเดือนละเท่าไหร่?

ตรงนี้จุดสำคัญคือ เราต้องคิดก่อนว่า การผ่อนเป็นการผ่อนรายเดือน นั่นคือ 1 Period = 1 เดือน ดังนั้นจำนวนงวดทั้งหมดจะมี =30*12 = 360งวด (ในความเป็นจริง ธนาคารจะคิด 1 Period ของการคิดดอกเบี้ย =1 วัน แต่เพื่อความง่าย ผมขอคิดเป็นเดือนนะครับ)

ดังนั้นอัตราดอกเบี้ยก็จะต้องเป็นอัตราดอกเบี้ยต่อ 1 Period ด้วย ก็จะถูกต้องมากขึ้น เช่น 6%/ปี หารด้วย 12 เดือน/ปี =6%/12 = 0.5%/เดือน หรือ 0.5%/Period นั่นเอง

เมื่อเข้าสูตร PMT จะได้ว่า
- =PMT(6%/12,30*12,-10000000*80%) หรือ
- =PMT(0.5%,360,-8000000)
- = 47,964.04 บาท/เดือนนั่นเอง
ถ้าอยากรู้ว่าผ่อนไป 10 ปี จะเหลือหนี้เท่าไหร่?

อย่างที่ได้บอกไปแล้วว่าการหาเงินในอนาคต เราต้องใช้ FV แต่พอมีการผ่อนด้วย เราจึงต้องใส่ค่า PMT ไปด้วย (จากที่เดิมเคยว่างไว้) โดย nper ที่ระบุ เป็นเงินใน 10 ปีข้างหน้า ดังนั้นต้องใส่ nper เป็น 10 ปี คือ 120 งวด
- =FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
- =FV(0.5%,120,47964.042,-8000000)
- = 6,694,858.00 บาทนั่นเอง
ถ้าอยากทดสอบว่ามันคำนวณถูกหรือไม่ ให้ลองใส่ nper เป็น 30 ปี หรือ 360 งวด ซึ่งมันควรจะออกมาได้ 0 เพราะว่าผ่อนหมดพอดีครับ

เอาล่ะครับ เท่านี้ ผมก็คิดว่าเพื่อนๆ น่าจะมีพื้นฐานด้านการคำนวณทางการเงินเพิ่มมากขึ้นแล้วล่ะ ถ้าใครอยากรู้เรื่องไหนเป็นพิเศษก็ post บอกได้นะครับ ตอนนี้ผมขอตัวไปเขียนหนังสือต่อก่อนล่ะ
December 1, 2014
เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 2 วิเคราะห์แผนประกันชีวิต
คุณเคยเจอคนมาเสนอขายประกันชีวิตมั๊ยครับ? ผมรับรองว่าคุณต้องเคยเจอแน่นอน (และคงไม่ต่ำกว่า 1 ครั้งในรอบ 1 ปีด้วย!! ) แต่สิ่งที่พวกเราเจอส่วนใหญ่ จะถูกนำเสนอว่าแผนประกันแบบโน้นแบบนี้ดีมากๆ ได้ผลตอบแทนหลายเท่าของเงินลงทุนของเรา (เช่น ผลตอบแทน 200%) แต่มันจะจริงแค่ไหนน้า????

ปล. ตอนนี้เป็นตอนที่ 2 ต่อจากการปูพื้นฐานด้านการเงิน ในตอนที่แล้ว ใครยังไม่ได้อ่าน สามารถไปอ่านได้เลยที่นี่ครับ

จากประกันชีวิต ทำไมมันเยอะจัง?

ถ้าเราเป็นคนที่ไม่ค่อยมีความรู้ด้านการเงิน คงจะตะลึงและคล้อยตามกับการนำเสนอของตัวแทน เพราะได้เงินตอบแทนกลับมามากกว่าเงินลงทุน ยังไงก็คุ้ม ได้เงินตั้ง 200-300% ดีกว่าเงินฝากประจำ หรือ เล่นหุ้นอีก แถมไม่เห็นมีอะไรน่าจะเสี่ยงตรงไหนเลย…

ถ้าเราลองมาคิดดีๆ เลข 200% ที่ประกันชีวิตชอบโฆษณามันคือ เงินคืนทั้งหมด เทียบกับจำนวนเอาประกัน ซึ่งไม่รู้จะเทียบกันทำไม เพราะไม่ใช่สิ่งที่เราจ่ายซักหน่อย สิ่งที่เราจ่ายไปจริงๆ มันมากกว่าจำนวนเงินเอาประกันตั้งเยอะ… (ลองบวกดูสิ)

จากความรู้ที่ผ่านมา เราได้รู้ว่า การได้จำนวนเงินตอบแทนมากกว่าเงินลงทุนไม่จำเป็นจะต้องเป็นการลงทุนที่ดีนะครับ เช่น สมมติผมลงทุนด้วยเงิน 1 แสนบาท แล้วมีแผนประกัน 2 แผน อันแรก เรียกว่าแผน A บอกว่าได้เงินตอบแทนรวมทั้งหมด 3 แสนบาท ส่วนแผน B ได้เงินตอบแทนรวมทั้งหมด 2 แสนบาท แบบนี้ แผน A ไม่จำเป็นต้องคุ้มกว่าแผน B นะครับ ทั้งนี้เพราะ Effect เรื่อง Time Value of Money นั่นเอง

ดังนั้นเราจะใช้แนวทางการวิเคราะห์ Project ด้วยวิธี IRR ในการตัดสินใจเลือกแผนประกันชีวิตกันครับ โดยเราจะหา IRR ของแผนแต่ละอัน แล้วหาอันที่ IRR สูงสุด นั่นเอง (แล้วค่อยเทียบกับค่า Required Return ในใจเราอีกที)

แผน A

มีลักษณะดังนี้
- ชำระเบี้ยประกัน 4 ปี คุ้มครอง 10 ปี
- ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 1-3 รับเงินจ่ายคืนปีละ 4% ของทุนประกัน
- ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 4-6 รับเงินจ่ายคืนปีละ 5% ของทุนประกัน
- ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 7-9 รับเงินจ่ายคืนปีละ 6% ของทุนประกัน
- รับเงินครบกำหนดสัญญา 180% ของทุนประกัน ณ สิ้นปีกรมธรรม์ที่ 10
ผมขอไม่พูดถึงเรื่องความคุ้มครองแล้วกันนะครับ Assume ว่าเราจะยังมีชีวิตอยู่จนจบแผนประกัน

ที่นี้สิ่งที่เรายังไม่รู้คือ เราต้องชำระเบี้ยประกันปีละเท่าไหร่ ซึ่งอันนี้ต้องให้เจ้าหน้าที่ตัวแทนประกันที่เป็นคนบอกราคามาให้ครับ ว่าค่าเบี้ยคุณต้องจ่ายปีละเท่าไหร่ เพราะมันขึ้นอยู่กับความเสี่ยง เช่น เพศ และอายุของแต่ละคน

สมมติว่าผมจะทำประกันโดยจำนวนเอาประกันเป็น 100,000 ทางตัวแทนบอกราคาให้ผมจ่ายเบี้ยประกันปีละ 51,000 บาท ผมสามารถทำเป็นตาราง Excel และคิด IRR ได้ดังนี้

เงินรับ : จะเห็นว่าผมพยายามใส่สูตรเป็น Cell Reference ให้ Excel คำนวณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยไม่คำนวณด้วยมือ เช่น ถ้าเรารู้ว่าเงินคืนคิดเป็น % จากทุนประกัน เราก็ควรผูกสูตรตามนั้น เพื่อที่จะลดความผิดพลาด และให้เราเปลี่ยนค่าเล่นได้ในอนาคต

เงินจ่าย : อย่าลืมว่าเราจ่ายค่าเบี้ย 4 ปี แปลว่าเราจะจ่ายที่ปีที่ 0,1,2,3 เท่านั้น ไม่ได้จ่ายตอนสิ้นปีที่ 4 นะครับ

คุณสามารถใส่ Cash Flow ที่เป็นการจ่ายให้เป็นลบ แล้ว Cash Flow สุทธิให้เอารับ+จ่าย หรือว่าจะให้ Cash Flow ทั้งรับและจ่ายเป็นบวก แล้ว Cash Flow สุทธิ เอา รับ – จ่ายก็ได้ ไม่ว่ากัน ถูกทั้งคู่

ที่สำคัญคือ IRR จะต้องคิดจาก Cash Flow สุทธิเท่านั้น และต้องรวมปีที่ 0 ด้วย จึงต้องเขียนว่า =IRR(B9:L9) ซึ่งแผนนี้จะออกมาได้ 1.3% เท่านั้น

แผน A + ลดหย่อนภาษี

ที่นี้หลายคนคงเริ่มสงสัยเรื่องการลดหย่อนภาษีจากเบี้ยประกันชีวิต ซึ่ง % ที่เอาไปลดหย่อนได้ ขึ้นอยู่กับฐานภาษีของแต่ละคน ไม่เท่ากัน โดยที่ฐานภาษีสำหรับปีภาษี 2556 และ 2557 เป็นแบบขั้นบันไดดังนี้

ช่วงรายได้สุทธิ => ภาษี
- 1 – 150,000 => 0%
- 150,001 – 300,000 => 5%
- 300,001 – 500,000 => 10%
- 500,001 – 750,000 => 15%
- 750,001 – 1,000,000 => 20%
- 1,000,001 – 2,000,000 => 25%
- 2,000,001 – 4,000,000 => 30%
- 4,000,001 บาทขึ้นไป => 35%
ถ้าถามว่าผลประโยชน์จากการลดหย่อนภาษีมันจะนำมาคำนวณในนี้ยังไง ผมขอยกตัวอย่างแบบนี้ครับ สมมติว่ารายได้สุทธิของคุณหักค่าลดหย่อนทุกอย่างแล้ว อยู่ที่ปีละ 250,000 บาท แปลว่า

ถ้าไม่มีประกันชีวิต คุณต้องจ่ายภาษี = 5% * (250000-150000) = 5000 บาท/ปี (ถ้ารายได้ไม่เปลี่ยน)

ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกัน 51,000 บาท แปลว่าคุณจะมีรายได้สุทธิอยู่ที่ =250,000-51,000= 199,000 บาท แปลว่าคุณต้องจ่ายภาษี = 5% * (199000-150000) = 2450 บาท/ปี (ถ้ารายได้ไม่เปลี่ยน) นั่นคือ ประกันชีวิต ช่วยลดรายจ่ายของคุณไปปีละ 5000-2450 = 2550 บาท/ปี (ไม่ใช่ลดไป 51000 นะครับ!! อย่าเข้าใจผิด)

หรือจะคิดง่ายๆ ก็คือเอาอัตราภาษี * เบี้ยประกันก็ได้ (ถ้าอยู่ช่วงเดียวก็ง่ายหน่อย) เช่น =5%*51000 = 2550 บาท เช่นกัน

แต่ถ้าจะคิดเผื่อเรื่องของเวลาด้วย ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกันต้นปีนี้ กว่าคุณจะได้เงินภาษีคืนก็คือในต้นปีหน้า ดังนั้นคุณอาจต้องเลื่อนผลประโยชน์จากภาษีไปอีกปีนึง แต่ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกันปลายปี อาจไม่จำเป็นต้องเลื่อนก็ได้ เพราะเวลาไม่ห่างมากนัก

สรุปแล้ว สมมติผมจ่ายประกันต้นปี ผมจึงควรเลื่อนผลประโยชน์ภาษีออกไปปีถัดไป เราจึงปรับตารางให้เป็นดังนี้

จะเห็นว่า IRR มีค่าเพิ่มขึ้นมาเยอะเลย อันนี้แหละน่าจะเป็นประโยชน์ของประกันชีวิต ในแง่ของการเงิน ซึ่งอาจจะเห็นผลน้อยถ้าหากว่ามีฐานภาษีที่น้อย แต่ประโยชน์จะเยอะขึ้นมาก คุณต้องจ่ายภาษีเยอะๆ เช่น 30% เป็นต้น

เป็นยังไงบ้างครับ ผมหวังว่าเพื่อนๆ คงมีความรู้พอที่จะวิเคราะห์แผนประกันกันได้เองแล้วนะครับ ใครเจอแผนไหนดีๆ ได้ผลตอบแทนสูงๆ ก็บอกมาได้นะครับ เผื่อประกันเดิมที่ผมมีจะจ่ายหมดแล้ว จะได้ซื้อตัวใหม่ไว้ลดหย่อนภาษีอีกครับ อิอิ

ตอนหน้า เดี๋ยวเรามาต่อเรื่องการผ่อนเงินกู้ เช่น กู้บ้าน ซึ่งเราจะมาใช้ฟังก์ชั่น PMT กันครับ
November 29, 2014

กรณีที่ต้นฉบับเป็นเลขจำนวนเต็ม	กรณีที่ต้นฉบับมีเลขทศนิยม

เมื่อจัดกลุ่มแล้วเลขจะไม่ซ้ำกัน ซึ่งไม่น่าจะทำให้เกิดความสับสนอะไร	เวลาจัดกลุ่มแล้วเลขจะขึ้นซ้ำกัน
	วิธีการตีความคือเลขตัวเริ่มจะอยู่ใน Group นั้นเสมอ เช่น 150 จะอยู่ในกลุ่ม 150-250ไม่ได้อยู่ในกลุ่ม 50-150 เป็นต้น

ปฏิทิน	วันทำงาน (ที่นับ)	วันที่ไม่นับ
	2/3/2015 (นับวันเริ่ม) 3/3/2015 5/3/2015 6/3/2015 9/3/2015 (นับวันจบ)	4/3/2015 เพราะอยู่ใน Holidays 7/3/2015 เพราะเป็นวันเสาร์ 8/3/2015 เพราะเป็นวันอาทิตย์

Filter	Hide
ข้อมูลมีการ “Filter เอานาย ก ออกไป” แล้ว Copy/Paste ไปไว้ที่อื่น	ข้อมูลมีการ “Hide เอานาย ก ออกไป” (ไม่มีการ Filter) แล้ว Copy/Paste ไปไว้ที่อื่น

จะเห็นว่ามีเส้นประขึ้นมาเป็นกรอบหลายๆ ชุด (เส้นประมีการแบ่งแยกบริเวณกัน) ซึ่งบ่งบอกว่า มีการแบ่งข้อมูลออกเป็นหลายก้อนเมื่อ Paste ลงที่อื่นแล้ว จะเหลือแค่ข้อมูลที่มองเห็นหลัง Filter จริงๆ	จะเห็นว่ามีเส้นประขึ้นมาเป็นกรอบเพียงชุดเดียว (เส้นประไม่แบ่งแยกบริเวณ) ซึ่งบ่งบอกว่า ข้อมูลมีเพียงก้อนเดียวเมื่อ Paste แล้วข้อมูลที่เคยถูก Hide อยู่ก็กลับถูกแสดงออกมา ไม่เหมือนการใช้วิธี Filter ครับ

Filter	Hide
ข้อมูลมีการ “Filter เอานาย ก ออกไป” จากนั้นมีการกรอกข้อมูลข้างๆ แล้วลาก Copy ลงมา	ข้อมูลมีการ “Hide เอานาย ก ออกไป” (ไม่มีการ Filter) จากนั้นมีการกรอกข้อมูลข้างๆ แล้วลาก Copy ลงมา
กรอกข้อมูลตอน Filter เอาไว้หลัง Clear Filter	กรอกข้อมูลตอน Hide เอาไว้หลัง Unhide
จะเห็นข้อมูลขึ้นมาเฉพาะบรรทัดที่มองเห็นข้อมูล (ไม่ได้ถูกกรอกทิ้ง) เท่านั้น	จะเห็นข้อมูลขึ้นมาทุกบรรทัดตามปกติ (ที่บรรทัดที่ 2 ไม่ขึ้น เพราะตอนกรอกข้อมูล ผมเริ่มที่บรรทัดที่ 3 แล้วลากลง)

	ข้อมูลสำคัญที่เราควรรู้ในการจะไปนั่งได้ถูกตำแหน่ง คือ
ที่ตั้งโรงหนัง	มันเป็นโรงหนังที่ Paragon Cineplex
เป็นโรงหนังที่เท่าไหร่	โรงที่ 14
รอบอะไร?	รอบ 20:40
ตำแหน่งที่นั่งในโรงหนัง	E7

การทำกราฟที่ไม่ดี	การทำกราฟที่ดีกว่า

ก่อนจะทำเป็น Table	หลังทำเป็น Table

Cookie	Duration	Description
cookielawinfo-checkbox-analytics	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Analytics".
cookielawinfo-checkbox-functional	11 months	The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category "Functional".
cookielawinfo-checkbox-necessary	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category "Necessary".
cookielawinfo-checkbox-others	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Other.
cookielawinfo-checkbox-performance	11 months	This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category "Performance".
viewed_cookie_policy	11 months	The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data.

Author: Sira Ekabut

1. Think : คิดวัตถุประสงค์ของกราฟ และผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากได้

Column

การเปรียบเทียบข้อมูล

บอกการแจกแจงความถี่

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

Bar

การเปรียบเทียบข้อมูล

เอาไว้หลอกตา ทำ Box plot / Gantt Chart ได้

Line

บอกแนวโน้ม

Scatter

การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร

บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต

Pie

บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ

Area

Others

2. Prepare : เตรียมข้อมูล

3. Create : การสร้างกราฟ

ถ้าหลังจากสร้างกราฟแล้วยังไม่ตรงกับที่คิด…

4. Customize : ปรับแต่งกราฟ

ส่วนประกอบของกราฟ

การปรับ Format ของ Data Series

เทคนิคการปรับ Format Selection

การปรับ Scale ของแกน X หรือ Y

การเปลี่ยนประเภทกราฟ / การทำกราฟแบบ Hybrid หรือแบบลูกผสม

การเปลี่ยนประเภทกราฟ (เปลี่ยน ทุกๆ Series )

การทำกราฟลูกผสม

การปรับแก้แหล่งที่มาของข้อมูล (Data Source)

การเพิ่มแกนอันที่ 2

การเพิ่มแกน Y อันที่สอง

การเพิ่มแกน X อันที่สอง

อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?

คำแนะนำในการสร้าง Chart ที่ดี

การนำกราฟไปใช้ใน Powerpoint

การกำหนด Format เบื้องต้น

การกำหนด Format แบบขั้นสูง (Custom Format)

วิธีการเขียน Custom Number Format

กลุ่มแทนตำแหน่งตัวเลข

กลุ่มเครื่องหมายประกอบตัวเลข

กลุ่มตัวอักษร

กลุ่มแทน วันที่ และ เวลา

Escape Character

การกำหนดสี ด้วย Code [ ]

การกำหนด Format โดยขึ้นกับค่าของตัวเลขข้างใน

กำหนดให้ใช้ Format ให้ขึ้นอยู่กับค่าข้างใน ว่าเป็นเลขบวก เลขลบ เลขศูนย์ หรือ Text

ใส่ Format ให้ต่างกันได้ 3 แบบ โดยกำหนดเงื่อนไขเอง

ทำให้เลขกลายเป็น Text ด้วย Format ที่กำหนด

ตารางสรุป

วิธีการใช้งาน Conditional Formatting

เทคนิคการใช้ Helper Column ทำให้คำนวณสรุป PivotTable ง่ายขึ้น

เพิ่มการคำนวณแบบพิเศษใน Pivot Table ด้วย Calculated Field & Calculated Item

ทำไมต้องสร้าง Field คำนวณเพิ่มเติม?

Calculated Field

วิธีการสร้าง Calculated Field

ข้อจำกัดของ Calculated Field

Calculated Item

วิธีการสร้าง Calculated Item

ข้อจำกัดของ Calculated Item

การเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงเข้าไปในตาราง Pivot และคำสั่ง GETPIVOTDATA

วิธีแก้เพื่อให้เวลาใช้สูตรแล้วคลิ๊กเข้าไปใน PivotTable แล้วเป็น Cell Reference ปกติ ให้ทำดังนี้

ถ้ามันยุ่งยากแบบนี้แล้ว GETPIVOTDATA มันมีข้อดียังไง? แล้ว Excel มันใส่มาทำไมล่ะเนี่ย!?

ปรับรูปแบบการแสดงผล

ลูกเล่นที่ Report Filter

สร้าง Report แยกตาม Filter แต่ละ Item ด้วย Generate Report Filter Page

ลูกเล่นที่ Row Label และ Column Label

1. สามารถกดปุ่มลูกศร แล้วเลือก Sort ข้อมูล หรือ Filter ข้อมูลบน Label ได้

การ Sort ข้อมูล

การ Filter ข้อมูล

2. สามารถเปลี่ยนชื่อของ Label ได้

3. สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ (Group & Ungroup)

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Manual

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Auto : ข้อมูลเป็นตัวเลข

วิธีการจัดกลุ่มแบบ Auto : ข้อมูลเป็นวันที่

4. สามารถเลือกวิธีการสรุปข้อมูล (Subtotal) ก่อนจะขึ้น Label ใหม่ได้

ลูกเล่นที่ Values

Summarized by

การเปลี่ยนทิศทางการสรุปข้อมูล

อยู่ที่ Column Labels