ทำไมคุณต้องเก่ง Excel ?

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

---

 

Excel คือวิชาที่ใช้จริงในชีวิตการทำงาน

หากคุณได้เข้าสู่ช่วงชีวิตแห่งการทำงานแล้ว คุณจะพบว่าความรู้ที่คุณได้ร่ำเรียนมาทั้งหมดตั้งแต่เด็กจนจบมหาวิทยาลัย มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นจะได้ใช้ในชีวิตจริง (ช่างน่าเศร้า… แต่จริง!) เหตุการณ์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคุณคนเดียว แต่มันเกิดขึ้นกับคนส่วนใหญ่ในโลกนี้เลยล่ะ

ในทางกลับกัน การทำงานจริงนั้นต้องการทักษะหลายอย่างที่มักจะไม่ได้มีสอนกันในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เช่น การฟัง การสื่อสาร การเจรจาต่อรอง การสร้างความสัมพันธ์ การบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์ การค้นหาตัวเอง และหนึ่งในทักษะที่ใช้ในชีวิตการทำงานของคนจำนวนมาก โดยเฉพาะคนที่ต้องทำงานเกี่ยวกับตัวเลข นั่นก็คือ ทักษะการใช้โปรแกรม Excel นั่นเอง

โปรแกรม Excel นี้ไม่ว่าองค์กรที่ไหนๆ ก็มีให้ใช้กันทั่วไปเป็นมาตรฐานเดียวกัน (อาจต่างกันที่ Version บ้าง แต่ก็ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ) แต่สิ่งที่ต่างกันจริงๆ คือ ผู้ใช้งานแต่ละคน มีทักษะที่จะดึงประโยชน์ของ Excel มาใช้เป็น “เครื่องทุ่นแรง” ได้ไม่เท่ากัน ถ้ารู้แบบนี้แล้วคุณจะปล่อยให้ตัวเองทำงานหนักกว่าที่ควรไปทำไม? ในเมื่อหากคุณรู้มากขึ้นอีกนิด จะสบายขึ้นอีกมาก!

 

Excel คือเครื่องทุ่นแรง

Excel นั้นเป็นเหมือน “เครื่องทุ่นแรง” (Leverage) ที่จะช่วยให้คุณสบายขึ้น คือ ออกแรงน้อยลงแต่ได้งานเท่าเดิมหรืออาจจะได้งานมากขึ้นด้วยซ้ำ!

คำว่า Leverage มีรากศัพท์มาจากคำว่า Lever หรือ คานดีดคานงัด (ไม่ใช่ขึ้นคานนะ) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถยกของหนักๆ ขึ้นได้ เพียงแค่จัดวางตำแหน่งให้ถูกวิธีเท่านั้น

ใน Excel ก็เช่นกัน หากเราใช้ Excel เป็น มันจะช่วยเพิ่มความสามารถดั้งเดิมของเราเป็นทวีคูณ! ซึ่งจะเห็นว่าผลลัพธ์ที่จะเพิ่มขึ้น ขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัยหลัก ตามความสัมพันธ์ที่ว่า

ผลลัพธ์ = แรงที่เราออก (ทักษะดั้งเดิม)  x  พลังในการทุ่นแรง (ความรู้ความเข้าใจ Excel)

ดังนั้นทั้งสองปัจจัยจึงเป็นสิ่งที่สำคัญทั้งคู่ นั่นคือ ถ้าคุณมีทักษะเดิมที่ดี แต่ไม่รู้จักการนำ Excel มาช่วย คุณก็จะต้องออกแรงเยอะเกินความจำเป็น ในทางกลับกัน หากคุณเก่ง Excel มาก แต่ไม่มีทักษะหรือความรู้อื่นเลย มันก็จะไม่ช่วยอะไร เช่น 0 x 100 ก็ยังคงได้ 0 อยู่ดี จริงมั๊ยครับ?

ในชีวิตจริงนั้น เครื่องทุ่นแรงมีได้หลายตัว เช่น การให้คนอื่นทำงานให้ การยืมเงินคนอื่น การใช้ความรู้จากคนอื่น แต่สิ่งที่กล่าวมานี้ ล้วนแต่ต้องพึ่งพาคนอื่นซะมาก และการให้คนอื่นทำงานให้นั้น หากเราไม่ใช่หัวหน้าเค้า น่าจะทำได้ค่อนข้างยาก

แต่การใช้ Excel มาช่วยไม่ได้เป็นเช่นนั้น มันไม่สามารถขัดใจคุณได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ระดับใดก็ตาม แม้แต่พนักงานใหม่ก็สามารถเป็นเจ้านาย Excel ได้ 100% แค่คุณต้อง “ใช้งานมันให้เป็น” จริงๆ เท่านั้น พูดตรงๆ เลย หากคุณอยู่ในระดับที่ไม่มีลูกน้องหรือลูกทีมที่เป็นคนแล้ว คุณยังจะไม่ยอมใช้ “ลูกน้องที่เป็นเครื่องจักร” ให้เป็นประโยชน์อีกเหรอครับ?

 

Excel นั้นมีประโยชน์กับแค่พนักงานที่ไม่มีลูกทีมเท่านั้นเหรอ?

อย่างที่ได้กล่าวไปแล้ว คนที่ควรใช้ Excel ให้เป็นก็คือ คนที่ไม่มีลูกทีม ทั้งนี้เพื่อจะได้ทุ่นแรงตัวเอง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากเพราะไม่มีคนอื่นจะมาช่วยได้อีกแล้ว แต่ว่าพนักงานระดับอื่นก็สามารถใช้ประโยชน์จาก Excel ได้เหมือนกัน และอาจต้องการทักษะที่ต่างออกไป ดังนี้

ระดับในองค์กร	ลักษณะการใช้ Excel และทักษะที่จำเป็น
พนักงานทั่วไป (ที่ไม่มีลูกทีม)	มักใช้เวลากับ Excel เยอะ จึงยิ่งต้องฝึก Excel ให้ใช้เวลาน้อยลง ถ้าเป็นพนักงานชั้นต้น มักจะต้องเป็นคนกรอกข้อมูลเองด้วย ถ้าเป็นพนักงานชั้นกลาง มักจะต้องเป็นคนเขียนสูตร สรุปข้อมูล ทำกราฟ ส่วนนี้ ลูกทีมคนไหนทำงานได้ดีจนหัวหน้า Surprise มีลุ้นได้รับโปรโมทแบบไม่รู้เนื้อรู้ตัวนะครับ!! (ผมได้รับแบบนี้มาแล้วหลายที)
หัวหน้าทีม	ใช้เวลากับ Excel พอสมควร มักจะต้องเป็นคนวางแผนงาน และตรวจงานที่ลูกทีมทำมาว่าทำถูกต้องหรือไม่ และควรทักษะมีการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม และหาวิธีนำเสนอผู้บริหารระดับสูงต่อไปดังนั้นหากมีทักษะ Excel ที่ดี จะช่วยให้ตรวจงานของลูกทีมได้เร็วมาก หากมี Skill Excel สูงกว่าลูกทีมได้จะช่วยให้ลูกทีมพัฒนาได้อีกมาก
ผู้บริหาร	ไม่ค่อยได้ใช้ Excel แต่ควรรู้ศักยภาพของ Excel ว่าทำอะไรได้บ้าง หรือหาทางพัฒนาศักยภาพคนที่ตัวเองบริหาร ให้ใช้ Excel ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
เจ้าของธุรกิจ SME	สามารถใช้ Excel ในการเก็บข้อมูลของบริษัทตัวเองได้ ถ้าหัดใช้จนเป็นในระดับหนึ่ง ก็ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาโปรแกรมสำเร็จรูปเลย เพราะ Excel ก็ทำได้เช่นกัน
นักศึกษา / คนที่กำลังจะสมัครงาน	คุณสามารถสร้างความประทับใจให้กับคนที่อ่าน Resume ของคุณ รวมถึงคนที่จะมาสัมภาษณ์คุณได้อย่างสบายๆ เพียงแค่แสดงให้เห็นว่าคุณสามารถใช้ Excel ได้เก่งกว่าคนทั่วไป แค่นี้คุณก็ได้เปรียบแล้ว อย่าลืมนะครับ ที่บริษัทไหนๆ ก็ต้องใช้ Excel กันทั้งนั้นแหละ!
คนทั่วไป	สามารถใช้ Excel ทำบัญชีรายรับรายจ่าย / วิเคราะห์การลงทุน / คัดเลือกหุ้น กองทุน ประกันชีวิตได้ หรือถ้าไม่คิดมาก ใช้เป็นที่เก็บข้อมูลเพื่อนสมัยเรียนหรือเป็นเครื่องคิดเลขชั้นเยี่ยมก็ได้

เวลาคือสุดยอดทรัพยากรที่มีค่ามากขึ้นเรื่อยๆ

credit รูป จาก : http://masetv.com/brian-tracy-importance-of-time-management-motivational-video/

ตอนเด็กๆ คุณอาจยังไม่เห็นค่าของเวลามากนัก คุณอาจยอมขายเวลาว่างของตัวเองเพื่อเงิน หรือแม้แต่เอาเวลาไปทำเรื่องไร้สาระ (ผมคงไม่ต้องบอกว่ามันคืออะไร เพราะทุกคนต่างรู้ดีว่าอะไรในชีวิตที่ไร้สาระบ้าง… )

แต่เมื่อคุณโตขึ้น เริ่มมีเงินเยอะขึ้น คุณจะเริ่มอยากจะเอาเงินซื้อเวลาบ้างแล้ว (พวกเศรษฐีทำกันแบบนี้แหละ) โดยเฉพาะเมื่อคุณแก่ตัวหรือใกล้จะต้องจากโลกนี้ไป สิ่งที่คุณอยากได้มากที่สุดคงเป็น “เวลา” มากกว่าทรัพย์สินเงินทองทั้งหมด

เวลาของคุณมีค่าเท่าไหร่?

เวลาของแต่ละคนมีค่าไม่เท่ากัน แต่จะมีค่าเท่าไหร่นั้น อาจต้องลองตอบคำถามนี้ดูครับ…  ถ้ามีคนมาจ้างคุณให้ไปต่อแถวซื้อตั๋วคอนเสิร์ตให้เค้าเป็นเวลา 1 ชั่วโมง ด้วยเงิน 100 บาท คุณจะยอมมั๊ยครับ?

ถ้าคุณตอบว่า “ไม่” แสดงว่าเวลาของคุณมีค่ามากกว่าชั่วโมงละ 100 บาทครับ เพราะ สัจธรรมของการแลกเปลี่ยน คือ คนเราจะมีการแลกเปลี่ยนกันก็ต่อเมื่อ สิ่งที่เราได้รับมีมูลค่ามากกว่าหรืออย่างน้อยก็ต้องเท่ากับสิ่งที่เราจ่ายไป (ไม่ได้นับแค่ที่เป็นตัวเงินนะ รวมถึงความลำบาก ความสบายใจ และอื่นๆ ด้วย) แล้วเวลาของคุณมีค่าเท่าไหร่ล่ะ? ลองคิดดูดีๆ นะครับ

จะไม่ดีกว่าหรือ ที่เราจะเริ่มประหยัดเวลากันตั้งแต่เนิ่นๆ แล้วเอาเวลาที่ประหยัดได้นี้ไปใช้ทำกิจกรรมที่เป็นประโยชน์อีกมากมาย เช่น การได้อยู่กับครอบครัวหรือคนที่คุณรัก ได้พักผ่อน ออกกำลังกาย ฝึกพัฒนาตัวเอง หรือ การวิ่งไล่ตามความฝันของคุณ ไม่ว่ามันจะคืออะไรก็ตาม การมีเวลามากย่อมดีกว่ามีเวลาน้อยแน่นอน

เวลาสำหรับองค์กร

ถ้ามองในแง่องค์กรที่อาจไม่แก่ตายบ้าง… เวลาก็ยังสำคัญมากอยู่ดี ด้วยแนวโน้มที่เกิดขึ้นในโลกปัจจุบันที่ “ความเร็วเป็นต่อ” การได้เปรียบเชิงธุรกิจในยุคปัจจุบัน ไม่ใช่ในลักษณะที่ยิ่งผลิตเยอะยิ่งได้เปรียบหรือที่เรียกว่า Economy of Scale อีกต่อไป แต่เป็นเรื่องของยิ่งเร็วยิ่งได้เปรียบหรือ Economy of Speed  เรียกได้ว่า ไม่ใช่ยุคของปลาใหญ่กินปลาเล็ก แต่เป็นยุค “ปลาเร็วกินปลาใหญ่” ต่างหาก

ในหลายๆ ครั้ง โอกาสทางธุรกิจนั้นเปิดประตูให้เราเข้าไปแค่ช่วงเวลาไม่นานนัก ใครคว้าโอกาสนั้นได้ก่อน อาจเป็นผู้ชนะไปเลย เรียกได้ว่า เวลา เป็นเรื่องสำคัญมากจริงๆ และเป็นโอกาสอย่างมากกับธุรกิจขนาดเล็กที่จะสามารถได้เปรียบธุรกิจขนาดใหญ่ที่ค่อนข้างเชื่องช้ากว่ามาก

แต่ถึงแม้คุณเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ที่มักจะเชื่องช้าแล้ว คุณจะยอมทำตัวเป็นช้างที่ตัวใหญ่ แต่เดินได้เชื่องช้าอยู่แบบนี้เหรอครับ?? จะดีกว่ามั๊ยถ้าจะติดไอพ่นให้ช้างพุ่งฉิวไปเลยด้วย Excel ครับ!