ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel?

บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่เนื้อหาของ Excel กันจริงๆ ผมอยากให้คุณอ่านบทนี้และทำความเข้าใจให้ดีซะก่อนครับ หากคุณข้ามไปอ่านเนื้อหาของ Excel เลย คุณอาจจะไม่ได้ประโยชน์จากมันเต็มร้อย เพราะคุณอาจกำลังเรียนรู้อย่างผิดวิธี

เพื่อให้ไม่เสียเวลาของคุณ ผมขอสรุป 10 ขั้นตอนในการที่จะทำให้คุณ Level Up ทักษะการใช้ Excel ของคุณเองได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ครับ

1.    มั่นใจว่าคุณเองก็สามารถเก่ง Excel ได้

ตรงนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ให้คุณคิดเลยว่า “หากคุณพยายามอย่างแท้จริงแล้ว ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้” ทุกคนล้วนแต่เคยไม่เก่งมาก่อนทั้งนั้น ไม่มีใครเล่นกีฬา เล่นดนตรี ทำงาน หรือใช้เก่งมาตั้งแต่เกิดหรอกครับ แต่คนเราฝึกฝนพัฒนาทักษะกันได้

ยกตัวอย่างกรณีตัวผมเอง ตอนที่ผมกำลังจะสมัครงานใหม่ๆ (เมื่อซัก 5 ปีที่แล้ว) ตอนนั้นผมใช้ Excel ได้แค่ระดับพื้นฐานแบบสุดๆ (แค่ใช้ฟังก์ชั่น SUM เป็น… ใช้ IF พอเป็นบ้าง… เพิ่งหัดใช้ PivotTable… และยังไม่รู้จัก VLOOKUP ด้วยซ้ำ..  VBA นี่เลิกพูดกัน!!)  ผมใช้เวลา 2 อาทิตย์ที่ฝึกจริงจัง ทั้งอ่านหนังสือ ดูคลิปผู้รู้ใน Youtube และลงมือทำ ในการเตรียมตัวให้พร้อมกับการสัมภาษณ์งาน (ในที่สุดผมก็รู้จัก VLOOKUP ฮ่า ฮ่า)… พอได้มีโอกาสเข้ามาทำงานจริง ผมใช้เวลาเพียงแค่ 2-3 เดือน ก็สามารถเรียนรู้ทักษะ Excel เพิ่มขึ้นมาได้มากมาย จนสามารถใช้ VBA (ภาษาคอมพิวเตอร์ ที่สั่ง Excel ทำงานแบบขั้นสูง) สร้างโปรแกรม Excel ที่ปัจจุบันยังใช้กันอย่างแพร่หลายอยู่ในองค์กรที่ผมทำงานอยู่ด้วยซ้ำ นอกจากนี้เริ่มมีเพื่อนๆ ในที่ทำงานมาปรึกษาปัญหา Excel มากมาย

ผมจึงมีความรู้ ประสบการณ์มากพอที่จะมาแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้เก่งขึ้นบ้างและผมก็ได้เริ่มได้แชร์ความรู้ในโลกออนไลน์ จนมาถึงในปัจจุบัน  บางบทความที่ผม Post มีคน Like เป็นแสนครั้ง (ดีใจน้ำตาแทบไหล) คลิปวีดีโอที่ผมสอน Excel ก็มีคนดูเป็นแสน แม้จะไม่เยอะมากเมื่อเทียบกับวีดีโอบันเทิงอื่นๆ แต่ถ้าเทียบกับเรื่องที่มีสาระความรู้ผมก็มั่นใจว่ามันเยอะอยู่นะครับ จนในที่สุดผมก็ได้กลั่นกรองความรู้สำคัญๆ ให้ตกผลึกจนออกมาเป็นหนังสือเล่มนี้นี่แหละครับ

ทั้งหมดนี้ก็เริ่มมาจากคนที่เคยไม่เก่ง Excel มาก่อนคนหนึ่ง เพราะฉะนั้น จงมั่นใจเถอะว่าคุณก็เก่ง Excel ได้ (ในเวลาไม่นานด้วย) หนังสือเล่มนี้จะช่วยคุณให้เก่ง Excel เอง ไม่ต้องห่วง!!

2.    หาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

ผมแนะนำให้หาเป้าหมายก่อนเลยว่าอยากจะใช้ Excel ทำอะไรได้ หรือ จะเก่ง Excel ไปเพื่ออะไร? และต้องทำให้สำเร็จได้ภายในเวลาเท่าไหร่? ยิ่งมีความชัดเจนเท่าไหร่ยิ่งดี อย่างที่กูรูหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณไม่รู้ว่าคืออะไร”

เป้าหมายมีได้หลายแบบ อาจจะเป็นการทำโปรเจคบางอย่าง หรืออยากลดเวลาการทำงานลง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียนรู้เพื่อเอาไปสอนคนอื่นอีกที หรือแม้กระทั่งเพื่อเอาไปอวดเพื่อนๆ ก็ยังได้  หากเรามีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก คุณจะมีเหตุผลในการขยันเรียนรู้และฝึกฝนทันที  เรียกได้ว่า “เป้าหมายที่ดี จะดึงพลังของคุณออกมา” ได้ครับ

ยกตัวอย่างตัวผมเอง (อีกแล้ว) ตอนเข้ามาทำงานใหม่ๆ ได้รับมอบหมายให้ทำโปรเจคที่ต้องใช้ Excel เขียนสูตรซับซ้อน แถมยังต้องใช้ VBA ด้วย ที่สำคัญต้องทำให้เสร็จในเวลา 3 เดือน เพื่อเอาไปให้พนักงานในองค์กรใช้ทั่วประเทศ (คิดในใจ : เฮ้ย!  ยังไม่เคยใช้ VBA มาก่อนเลย!) แต่เนื่องจากผมมีความเชื่อมั่นว่าผมต้องเรียนรู้ได้ อย่างที่บอกในขั้นตอนที่แล้ว ผมก็ยึดโปรเจคนี้เป็นเป้าหมาย ว่าต้องทำให้ได้ภายใน 3 เดือน และพยายามศึกษา Excel มากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งทำให้ผมพัฒนาขึ้นอีกมากมายเลย นี่แหละครับพลังของการมีเป้าหมายที่ดึงพลังในตัวผมออกมาได้เต็มที่

แต่ถ้าใครยังไม่มีเป้าหมายก็ไม่เป็นไร หนังสือเล่มนี้จะมีแนวทางเพื่อช่วยให้คุณหาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

3.    แบ่งเป้าหมายใหญ่เป็นเป้าหมายย่อยๆ

ผมมีเทคนิคดีๆ ในการจะทำงานใหญ่ให้สำเร็จ นั่นก็คือ เราควรจะแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อยๆ เสียก่อน หลักการนี้เรียกว่า Divide & Conquer ซึ่งจะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้นมาก (ไม่เชื่อลองดู!)  ทั้งนี้เพราะการแบ่งเป้าหมายจะทำให้เป้าหมายดูไม่ไกลเกินไป และเราจะรู้สึกดีเมื่อได้เห็นความคืบหน้าของตัวเองอย่างชัดเจน รวมถึงการที่เราได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เราจะมีความสุขเพราะว่าตนเองนั้นฉลาดขึ้น พัฒนาขึ้น

การบรรลุเป้าหมายย่อยๆ ตรงนี้จะเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นในตัวคุณมากขึ้นไปอีก และจะทำให้คุณสามารถลิ้มรสผู้ชนะ ซึ่งพอทำบ่อยครั้ง คุณก็จะไม่กลัวเป้าหมายใหญ่ๆ อีกต่อไป

4.    แบ่งเวลามาลงทุนกับตัวเอง

วอร์เรน บัฟเฟตต์ นักลงทุนระดับโลกกล่าวไว้ว่า “การลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดก็คือการลงทุนกับตัวเอง” ซึ่งการเรียนรู้นั้นต้องใช้เวลา แต่หากศึกษานานเกินไปสมองก็จะรับไม่ไหว ซึ่งระยะเวลาที่ดีที่สุดคือประมาณครั้งละ 45 นาที และจากนั้นควรจะพักซักครู่ก่อน

ถ้าถามว่า แล้วจะเอาเวลามาจากไหน? ผมมีเทคนิคในการมีเวลามากขึ้นดังนี้ครับ

• ก่อนจะออกเดินทาง ให้เช็คการจราจรก่อน ในยุคนี้มี Google Map ที่แสดงการจราจรได้แบบแทบจะ Real-Time เลย เช่น วันไหนรถติดมาก ผมก็นั่งทำงานก่อน ยังไม่ออกเดินทาง ซึ่งวิธีนี้ Save เวลาให้ผมได้มากครับ
• นั่งวิเคราะห์วางแผนงานก่อน ว่าอะไรเป็นสิ่งที่จำเป็น หรือไม่จำเป็น ถ้าคุณต้องทำงานทุกอย่างที่อยากจะทำ (หรือถูกมอบหมายให้ทำ) มันไม่มีทางทำได้หรอกครับ แต่จะดีกว่ามาก หากคุณ Focus ไปในสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อเป้าหมายของคุณจริงๆ เป็นหลัก
• ลงทุนกับความรู้ การลงทุนเวลากับการพัฒนาตนเอง ผมสัญญาว่าคุณจะได้จะได้เวลาคืนกลับมาเป็นกำไรมากมายในอนาคตแน่นอน แต่ต้องพยายามให้ “เวลาคุณภาพ” กับการฝึกฝนด้วย ไม่ใช่ฝึกไปเปิดทีวีไป หรือ Chat ไปด้วย หรือว่าพักผ่อนมาไม่เพียงพอนะครับ
• ลดเวลาไร้สาระลงบ้าง การพักผ่อนหย่อนใจกับการหาความบันเทิงใส่ตัวเองไม่ใช่เรื่องเลวร้าย แต่มันจะเริ่มเป็นเรื่องเลวร้ายหากคุณเอาแต่ใช้เวลาไปกับความบันเทิงอย่างเดียว ผมคิดว่าคุณน่าจะรู้ดีว่าคุณควรให้เวลาบันเทิงในชีวิตแค่ไหน ถึงเรียกว่าไม่มากไม่น้อยเกินไปนะครับ สิ่งที่สำคัญคือ อย่าลืมตัว ให้มีวินัยเข้าไว้ หากตุณค่อยๆ แบ่งเวลาไป

อย่างตัวผมเอง นอกจากเวลาที่ต้องทำงานประจำแล้ว กลับบ้านไป เนื่องจากมีลูกค่อนข้างเล็กจึงต้องช่วยภรรยาดูแลลูกอีก เรียกได้ว่าผมก็เป็นอีกคนหนึ่งที่มีเวลาน้อยมากเช่นเดียวกับคุณนั่นแหละครับ แต่ผมก็พยายามเจียดเวลาวันละครึ่งชั่วโมง มาเขียนหนังสือเล่มนี้ออกมาให้คุณอ่านจนได้ ซึ่งปกติแล้วการเขียนหนังสือ 1 เล่มจะใช้เวลานานมากพอสมควร ดังนั้นการมีเวลาน้อยไม่ใช่ข้ออ้างครับ!

5. รู้จักเลือกสิ่งที่สำคัญ

เคยได้ยินกฎ 80/20 มั๊ยครับ? ที่ว่าผลลัพธ์ 80% มาจากการกระทำแค่ 20% เท่านั้น ดังนั้นเราต้องหาว่าเรื่อง 20% ที่เราควรจะ Focus หรือลงแรงลงไปนั้นคือเรื่องอะไร? เพราะเราสามารถที่จะลงแรงน้อยลงมาก แต่ได้ผลลัพธ์ที่เยอะใกล้เคียงกับตอนลงแรง 100% เลยทีเดียว แล้วอะไรคือเรื่อง 20% ของ Excel ล่ะ? ไม่ต้องห่วง! เพราะผมได้คัดเลือกเรื่องที่สำคัญจริงๆ ที่จะต้องใช้งานบ่อยๆ ในชีวิตจริงมาให้อยู่ในหนังสือเล่มนี้แล้ว

6. เรียนทฤษฎีคู่กับการปฏิบัติ

ผมแนะนำให้อ่านหนังสือเล่มนี้ แล้วต้องลงมือปฏิบัติจริงด้วย หากคุณอ่านไปเรื่อยๆ โดยไม่ลองทำตามดูเลย ผมรับรองว่าอีกไม่นานคุณก็จะลืมแน่นอน เพราะการเรียนรู้โดยการอ่านเพียงอย่างเดียว เป็นการใช้ประสาทสัมผัสไม่เต็มสูบ (เช่นใช้การมองอย่างเดียว) ต่างจากการลงมือทำ เพราะทั้งต้องดู ฟัง คิด และใช้ร่างกายในการปฏิบัติด้วย ซึ่งแบบนี้ความรู้จะคงทนถาวรกว่ากันเยอะครับ

ผู้รู้หลายท่านแนะนำว่า เมื่อเราเรียนอะไรมาจากคนอื่น ความรู้นั้นจะยังเป็นของคนที่สอนเราอยู่ แต่ถ้าหากเรานำมาปฏิบัติจริงด้วยตนเองเมื่อไหร่ เมื่อนั้นความรู้ก็จะกลายเป็นของเราครับ รับทำให้ Excel กลายเป็นความรู้ของคุณเถอะนะครับ!

7. แก้ไขปัญหาด้วยตนเองก่อน

หากอ่านหนังสือนี้ไปแล้ว ลองปฏิบัติจริงแล้ว ก็ยังติดปัญหา ให้ลองเปิด Help ของ Excel หรือ แหล่งความรู้ใน Website ต่างๆ เพื่อแก้ปัญหาด้วยตนเองดูก่อน แต่อย่าเพิ่งใช้วิธีถามหาคำตอบจากคนอื่นทันที ผมรับรองว่าคุณจะรู้อะไรเพิ่มขึ้นระหว่างการค้นคว้าของคุณอีกมากเลย แต่ถ้าแก้ปัญหาด้วยตนเองไม่ได้จริงๆ ค่อยให้ถามผู้รู้ได้ แต่ที่สำคัญ คุณจะต้องทำความเข้าใจว่า Solution ที่ผู้รู้แนะนำมานั้น มันทำงานยังไง และมีแนวคิดยังไงด้วย

8. ลองผิดลองถูก เปลี่ยนมุมมอง ลองวิธีใหม่ๆ

พอคุณเริ่มมีความรู้ระดับหนึ่งแล้ว จากนี้คุณควรลองผิดลองถูกเองเยอะๆ (มั่วอย่างมีหลักการ) นอกจากนี้ให้พยายามหัดขี้สงสัย ตั้งคำถามเยอะๆ ลองเล่นโน่นเล่นนี่ ใน Excel เยอะๆ เช่น ลองเล่นเครื่องมือหรือฟังก์ชั่นต่างๆ โดยปรับใช้ค่าแปลกๆ ที่ไม่เคยลองบ้างแล้วคุณจะพบอะไรที่น่าสนใจมากมายที่คนอื่นๆ อาจยังไม่ค่อยมีคนรู้ก็ได้

นอกจากนี้ปัญหาที่เราเจออาจไม่ได้มีวิธีแก้ทางเดียว ผมอยากให้คุณลองหาทางแก้ปัญหาด้วยวิธีใหม่ๆ บ้าง ถ้าจะเปรียบเทียบก็คล้ายๆ กับการเดินทางจากจุด A ไปยังจุด B ซึ่งหากเราเคยไปโดยถนนเส้นไหน เราก็มักจะไปถนนเส้นเดิมอยู่เสมอๆ ทั้งๆ ที่บางทีไปด้วยเส้นทางอื่นอาจจะเร็วกว่าก็ได้

9. สอนและช่วยเหลือผู้อื่น

คุณเคยต้องไปอบรมสัมมนาแล้วหัวหน้าสั่งว่าให้กลับมาสอนคนอื่นด้วยมั๊ยครับ? ผมรับรองว่าสัมนนานั้นคุณจะตั้งใจเรียนเป็นพิเศษ และก็เข้าใจมากเป็นพิเศษด้วย นั่นก็เพราะว่า การสอน/ช่วยเหลือคนอื่น เป็นการเรียนรู้ที่ดีที่สุดนั่นเอง

นอกจากนี้การสอนคนอื่นยังช่วยให้เราได้พบเจอปัญหาที่หลากหลายในเวลาอันสั้น เพราะหากเราแก้ปัญหาของตัวเองคนเดียว Scope ของความรู้ที่ใช้ก็จะแคบ แต่หากเราช่วยคนอื่นจนสำเร็จ เราจะมีความรู้กว้างขึ้นอีกมาก แถมยังได้มิตรภาพดีๆ กลับมาด้วย ยกตัวอย่างตัวผมเองที่มีคนมาสอบถามปัญหา Excel เยอะๆ ทำให้ผมเจอปัญหาแปลกๆ มากมายที่คงไม่ได้มีโอกาสเจอหากผมทำงานของผมคนเดียวไม่สนใจคนอื่น นี่แหละครับที่เรียกว่า ทำดีได้ดี จริงๆ (ได้เลยด้วย!)

10. หาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ

เมื่อคุณรู้สึกว่าเก่งขึ้นแล้ว จงอย่าหยุดเรียนรู้ จงพัฒนาตัวเองให้เก่งขึ้นเรื่อยๆ พูดง่ายๆ คือ  ให้คุณเช็คตัวเองตลอดว่า “เราจะเก่งขึ้นกว่าตัวเองในเมื่อวานได้อย่างไร?” ผมรับรองว่าเมื่อคุณเก่งขึ้นเรื่อยๆ คุณจะ Happy สุดๆ เพราะแท้จริงแล้ว มนุษย์เรานี้ชอบการเติบโตและพัฒนามากนะครับ