ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 1
The Mask Function ตอนที่ 3 : แสดงความสามารถครั้งสุดท้าย
Power Query ตอนที่ 1: ปลุกพลัง Power Query ให้ตื่นขึ้น!!

แต่ก่อนตอนผมใช้ Excel ใหม่ๆ มีปัญหาอย่างหนึ่งที่ผมหงุดหงิดมาก นั่นคือ ผมต้องการลาก Fill Handle แล้วให้ Excel สร้างตัวอักษร A-Z หรือ ก-ฮ โดยอัตโนมัติ แต่สิ่งที่ Excel ทำให้มันกลับแค่เป็นการ Copy ตัว A หรือ ก ที่ผมพิมพ์ลงมาให้ซะงั้น!

ผมงงมากเลย เพราะขนาด series ที่เป็นตัวเลขดูเหมือนว่าจะยากๆ เช่น 1,4,7,10,… มันยังฉลาดใส่มาให้ได้ แต่ทำไมแค่ A-Z หรือ ก-ฮ ดันไม่ใส่มาให้ฟะ!? ตอนนั้นก็ต้องใช้วิธีพิมพ์เอาเองบ้าง ใช้ฟังก์ชัน CHAR มาช่วยบ้าง ซึ่งก็ไม่ใช่วิธีที่ดีเท่าไหร่

จนผมได้พยายามค้นใน Internet ก็รู้ว่าจริงๆ แล้ว Excel ทำแบบที่ผมต้องการได้ ด้วยการสร้างสิ่งที่เรียกว่า Custom List นั่นเอง

Custom List

Custom List เป็นเครื่องมือที่ช่วยให่เราสามารถสร้าง List รายการแบบที่เรากำหนดได้เอง ซึ่งจะทำให้ Excel สามารถ Auto Fill ข้อมูล หรือ Sort ข้อมูลตาม List ที่เรากำหนดได้

วิธีการสร้าง Custom List

  1. สร้าง List ข้อมูลเตรียมไว้ก่อน
    • ผมสร้าง List A-Z รวมถึง ก-ฮ ไว้ก่อน ด้วยการลากตัวเลขลงมา 255 ตัว แล้วใช้ฟังก์ชัน CHAR ครอบลงไป
    • ซึ่งฟังก์ชัน CHAR สามารถแปลง Code ตัวเลข ให้กลายเป็นตัวหนังสือได้
      เช่น =CHAR(65) จะได้ออกมาเป็นตัว A ครับ
      ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 2
    • จากนั้นทำการ Copy แล้ว Paste Value เพื่อให้สูตรกลายเป็น Value (ถ้าค้างเป็นสูตรไว้ จะเอาไปใส่ Custom List ไม่ได้)
      ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 3
  2. เอาไปใส่ใน Custom List
    • ไปที่ Excel Options -> แถบ Advanced -> เลื่อนลงล่างๆ -> Edit Custom Lists…
      ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 4
    • ไปที่ช่องข้างๆ ปุ่ม Import แล้วลากครอบพื้นที่ ที่เตรียมตัว A-Z ไว้
      ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 5
    • กดปุ่ม Import ก็เสร็จการใส่ List A-Z แล้ว
      ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 6
  3. ทำแบบเดิมกับ ก-ฮ หรือ List อื่นๆ ที่คุณต้องการ
    ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 7ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 8

การเรียกใช้ Custom List ที่สร้างไว้แล้ว

ใช้ใน AutoFill

วิธีใช้ Custom List ก็ง่ายแสนง่าย แค่พิมพ์ตัวใดตัวหนึ่งที่อยู่ใน List แล้วลาก Fill Handle ยาวลงมาก็ใช้ได้แล้ว

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 9

ใช้ใน Sort

เวลาจะเรียงข้อมูลด้วย Custom List จะมีวิธียุ่งยากเล็กน้อย คือ ให้เราเลือก Sort แบบ Custom Sort (หรือไปที่ Ribbon [Data] => Sort ก็ได้)

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 10

จากนั้นตรง Order ให้เลือก Custom List… แล้วเลือก List ที่ต้องการ จากนั้นกด OK

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 11

จากนั้น Excel ก็จะเรียงข้อมูลตาม List ที่เราต้องการครับ

ลากข้อมูลแล้วให้ Excel ใส่ A-Z โดยอัตโนมัติ ด้วย Custom List 12

ก่อนจากลา…

ก็จบแล้วนะครับกับบทความเรื่อง Custom List นี้ หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ นะครับ เพราะถ้าใครรู้เทคนิคนี้ ก็สามารถเลิกพิมพ์ List อะไรซ้ำๆ ไปอีกตลอดชีวิต อย่าง A-Z เนี่ย ผมใช้บ่อยมากๆ เลย ลดเวลาไปได้มากครับ

แต่มันจะเจ๋งกว่านี้อีก ถ้าเรามี Custom List อื่นๆ เตรียมไว้ด้วย ดังนั้นถ้าใครมี Custom List เจ๋งๆ ก็แชร์กันมาได้นะครับ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆ คนอื่นด้วย ^^

........

ใครที่ชื่นชอบบทความนี้และเห็นว่ามีประโยชน์ ช่วยบอกต่อเพื่อนๆ ของคุณด้วยนะครับ
ยิ่งเกิดประโยชน์กับคนเยอะๆ ผู้เขียนก็ยิ่งดีใจครับ คนแชร์ก็ได้ร่วมสร้างประโยชน์ด้วยนะ ^^

อย่าลืมกดติดตามเทพเอ็กเซลได้ที่ Facebook.com/ThepExcel
และสามารถติดตามคลิปวีดีโอเจ๋งๆ ได้ที่ YouTube Channel ของ Thep Excel ครับ


The Mask Function ตอนที่ 3 : แสดงความสามารถครั้งสุดท้าย
Power Query ตอนที่ 1: ปลุกพลัง Power Query ให้ตื่นขึ้น!!
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Posted on: March 26, 2017
Tags: , , , , , ,

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *