Author: Sira Ekabut

  • การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)

    การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

    บทนี้เป็นเรื่องของรูปแบบ หรือการเปลี่ยนรูปร่างหน้าตาให้กับข้อมูลของเราที่อยู่ใน Excel … ไม่ว่าจะเป็นการใส่สี, ตีกรอบ, เปลี่ยน Fonts, การจัดชิดซ้ายขวา, รวมถึงเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตัวเลข เช่น แสดงทศนิยมกี่ตำแหน่ง

    ถ้าให้เปรียบเทียบเพื่อให้เห็นภาพ ผมขอยกตัวอย่างด้วย Concept ของการเปลี่ยน Theme ของ app แชตสุดฮิตอย่าง Line ครับ (ใครไม่เคยใช้ ลองคิดถึงการเปลี่ยน Theme Widows หรือ เคสมือถือก็ได้)

    line-theme-shop

    หากคุณลองกดเปลี่ยน Theme ใน Line แล้ว แม้หน้าตาของ app จะเปลี่ยนไป แต่โครงสร้างทุกอย่าง รายชื่อเพื่อนๆ chat ที่มี sticker ต่างๆ และข้อมูลทุกอย่างยังคงอยู่เหมือนเดิมทุกประการ จะเห็นว่า สิ่งที่เปลี่ยนไปก็มีแต่เพียงรูปลักษณ์ภายนอกเท่านั้น

    พูดมาเนิ่นนาน Concept ของบทนี้จริงๆ คือจะบอกว่า เรื่องของการเปลี่ยน Format เป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงเพียงเปลือกนอก (Format) ที่มองเห็นได้ด้วยตาเท่านั้น ค่าที่แท้จริงที่อยู่ข้างใน (Formula &Value) ไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปเลยนั่นเอง

    ประเภทของ Formatting

    ผมขอแบ่งประเภทของการเปลี่ยน Format ออกเป็น 2 ประเภท คือ

    1. การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม
    2. การเปลี่ยนรูปแบบตัวเลข (Number Format)

    การเปลี่ยนรูปแบบเพื่อความสวยงาม (Appearance Formatting)

    การเปลี่ยน Format แบบนี้ เป็นรูปแบบที่คนทั่วไปน่าจะนึกถึงเมื่อพูดเรื่องการเปลี่ยนรูปแบบใน Excel ซึ่งมักจะอยู่ที่ Ribbon [Home] –> Font ไม่ก็คลิ๊กขวาที่ Cell แล้วเลือก Format Cells…

    ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดๆ ก็คือ

    • การเปลี่ยนสี
      ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนสีได้ทั้ง เปลี่ยนสีตัวอักษร สีพื้นหลัง สีเส้นกรอบของ Cell เป็นต้น แถมยังไล่ Shade สีได้อีกด้วยนะ (ซึ่งผมขอสารภาพว่าไม่เคยใช้ Feature นี้ในชีวิตจริงเลย)
    • การปรับขนาด
      • เปลี่ยนขนาดของ Font ให้ใหญ่ขึ้น หรือเล็กลง
      • เปลี่ยนขนาดของเส้นกรอบของ Cell ให้ หนา หรือ บาง
      • เปลี่ยนขนาดของ Cell ให้ใหญ่ขึ้น โดยเปลี่ยน Column Width และ/หรือ Row Height โดยให้เอา Mouse ลากที่หัวคอลัมน์ตรงเส้นแบ่งคอลัมน์ หรือหัวแถวตรงเส้นแบ่งแถว ได้เลย แต่ถ้าหากไม่อยากลากเอง สามารถเลือก ทั้งแถว หรือ ทั้งคอลัมน์ แล้ว ดับเบิ้ลคลิ๊กที่เส้นแบ่งคอลัมน์หรือแถว เพื่อให้ Excel ปรับขนาดอัตโนมัติได้
        column-width-add
        column-width2
    • การเปลี่ยนหน้าตา
      • เปลี่ยน Fonts ไปใช้รูปแบบตัวอักษรอื่นๆ
      • เปลี่ยน/ใส่ Pattern ให้กับพื้นหลัง
    • หมุน ปรับทิศทาง
      • ปรับทิศทางการวางตัวอักษร ให้แสดงในแนวนอน แนวดิ่ง หรือวางเอียงๆ ก็ยังได้

    ผมจะไม่ขอลงรายละเอียดการปรับรูปแบบประเภทนี้ เพราะเป็นเรื่องที่ผมเชื่อว่าผู้อ่านสามารถลองกดเล่นด้วยตัวเองได้ โดยปลดปล่อยอารมณ์ศิลปินได้อย่างเต็มที่ แต่ผมจะขอเน้นถึงบางประเด็นที่เห็นว่าควรรู้ไว้เท่านั้น เช่น

    การใส่กรอบ (Border)

    เราสามารถใส่กรอบได้หลายรูปแบบ แต่แบบที่ Advance มากหน่อยอยู่ใน  คลิ๊กขวา –> Format Cells… –> แล้วเลือก Border ซึ่งจะมี Diagram ให้เราสามารถกดที่ตำแหน่งต่างๆ โดยเราสามารถกดเพื่อตีกรอบแบบเฉียงๆ ได้ด้วย แถมแต่ละเส้นสามารถใส่รูปแบบเส้น ความหนา และสีแตกต่างกันได้เช่นกัน (ให้เปลี่ยนสี และ ความหนาก่อน แล้วค่อยมากดที่ รูป Border ด้านขวา)

    border-formatcell

    ในตัวอย่างข้างล่าง ผมนำการตีกรอบแบบเฉียงๆ มาสร้างเป็นหัวตารางด้านบนซ้าย ซึ่งทำให้ดูเหมือนว่า Cell ถูกแบ่งข้อมูลเป็นสองซีก ทั้งที่จริงๆ แล้วข้อความข้างในเป็นการใส่ text 2 บรรทัด โดยที่บรรทัดแรกกด space เพื่อเว้นวรรคให้บรรทัดบนชิดไปทางขวา ส่วนบรรทัดล่างให้ชิดซ้ายตามปกติ

    border-line

    นอกจากนี้ยังมีวิธีตีกรอบอีกวิธีหนึ่งคือเมนูเพิ่มเติมบน [Home] –> Fonts –> Borders ดังรูป ซึ่งมีรูปแบบให้เลือกมากมาย คล้ายๆ กับใน Format Cells แต่ว่าสิ่งที่เพิ่มมาคือเมนู กลุ่ม Draw Borders บริเวณด้านล่าง ที่ให้เราสามารถลากกรอบในตำแหน่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

    (more…)

  • Function ที่ใช้งานบ่อยๆ ในชีวิตจริง

    Function ที่ใช้งานบ่อยๆ ในชีวิตจริง

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

    เนื่องจากฟังก์ชั่นของ Excel มีเยอะมาก และถึงแม้ว่าการค้นหาฟังก์ชั่นนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่อาจไม่สะดวกนัก คงจะดีกว่ามากถ้าเราสามารถจำฟังก์ชั่นที่ใช้งานบ่อยๆ ได้ทันที

    แต่ไม่ต้องห่วงเพราะฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยจริงๆ ไม่ได้มีเยอะเลย และมันก็เป็นไปตาม กฎ 80/20 ที่บอกว่า

    “ผลลัพธ์หรือ ผลกระทบส่วนใหญ่ (80%) มาจากสาเหตุที่เป็นส่วนน้อย (20%)”

    เพราะใน Excel การใช้งานส่วนใหญ่มาจาก ฟังก์ชั่นแค่ไม่ถึง 20% เท่านั้น!!

    80-20-pareto

    เท่าที่ผมค้นคว้ามา Excel มีฟังก์ชั่นทั้งหมดประมาณ 450 ฟังก์ชั่น (ประมาณนะครับ…) ซึ่งฟังก์ชั่นที่ผมคิดว่าใช้บ่อยมากๆ เลย มีอยู่ประมาณ 45 ตัวด้วยกัน และมีค่อนข้างบ่อยอีก 25 ตัว รวมเป็น 70 ตัว ซึ่งคิดเป็น 15%  ของฟังก์ชั่นทั้งหมด

    แหม.. กฎ 80/20 นี้แม่นจริงๆ สินะครับ !

    ต้องเลือกใช้ฟังก์ชั่นให้เหมาะกับสถานการณ์

    ในบทนี้คุณจะได้พบกับฟังก์ชั่นมากมาย ผมแนะนำให้มองว่าแต่ละฟังก์ชั่นมันเหมือนเครื่องมือที่มีหน้าที่ต่างกัน ซึ่งหน้าที่ของเราคือต้องเลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ โดยควรจะรู้ว่ามีเครื่องมืออะไรให้เลือกใช้บ้าง มันมีหน้าที่ไว้ทำอะไร และมันใช้งานยังไง? เช่น ฟังก์ชั่นใน Excel บางตัวอาจทำงานคล้ายๆ กัน ซึ่งเราต้องเลือกให้ถูกว่าจะใช้ฟังก์ชั่นไหนดี เช่น ฟังก์ชั่น COUNT เอาไว้นับจำนวนช่องที่เป็นตัวเลข ส่วน COUNTA เอาไว้นับช่องที่ไม่ใช่ช่องว่าง เป็นต้น

    บางเครื่องมือ (ฟังก์ชั่น) อาจทำงานได้เหมือนกันกับอีกฟังก์ชั่นเลย และอาจทำงานได้มากกว่าด้วย แต่ก็มักจะเขียนสั่งงานยากกว่าด้วยเช่นกัน เช่น =MAX จะเท่ากับ =LARGE ที่ระบุว่าเอาอันดับ1

    ถ้าเราไม่ได้จะทำอะไรซับซ้อนมาก ก็ไม่จำเป็นจะต้องไปขี่ช้างจับตั๊กแตน (ใช้ฟังก์ชั่นยากๆ ) ก็ได้ครับ

    เน้นความเข้าใจหน้าที่และความสามารถของฟังก์ชั่น

    หากคุณกำลังอ่านเนื้อหาบทนี้เป็นครั้งแรก ผมอยากให้เน้น ให้จำว่า ฟังก์ชั่นแต่ละอันมันทำอะไรได้ มากกว่าจะจำว่ามันมีวิธีเขียนยังไง เพราะหากเรารู้ว่ามันทำอะไรได้แล้ว เราจะเลือกใช้ได้ถูกตัวอยู่ และถึงจำไม่ได้ว่าเขียนยังไงก็ยังสามารถกด Help หรือ Google ดูวิธีใช้ได้ แต่ถ้าไม่รู้ด้วยซ้ำว่าทำอะไรได้ เราจะเริ่มต้นไม่ถูกเลย

    เพื่อความสะดวกของคุณ ผมได้ทำการคัดเลือก Function ที่ใช้กันบ่อยๆ มาให้แล้ว!!

    โดยผมจะแบ่งออกเป็นหมวดต่างๆ เช่นเดียวกับเมนูที่อยู่บน Ribbon ใน [Formulas] –> Function Library นะครับ

    (more…)

  • ความผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมชาติ

    ความผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมชาติ

    พอเราเริ่มเขียนสูตรไปแล้ว ผมรับรองเลยว่าคุณจะต้องเจอ Error ในรูปแบบต่างๆ โดยเฉพาะคนที่เริ่มเขียนสูตรใหม่ๆ ด้วยวิธีการพิมพ์ใน Formula Bar ยิ่งอาจเจอ Error สูงมาก ซึ่งคนที่ไม่เคยเจอ Error เลยใช่ว่าจะเก่งเสมอไปนะครับ มันสามารถตีความได้ว่ายังเขียนสูตรไม่เยอะหรือไม่ยากพอต่างหาก

    ดังนั้นขอให้มองว่าการเจอ Error เป็นสิ่งที่ดีครับ เพราะหากเราเขียนสูตรแล้ว Error แล้วเราแก้ไขมันได้ นั่นเท่ากับเราได้เรียนรู้อะไรบางอย่างแล้วล่ะ หรือที่เรียกกันว่า “ผิดเป็นครู” นี่แหละ

    เอาล่ะ แล้วมันจะ Error ในรูปแบบไหนได้บ้าง แล้วจะแก้ไขได้ยังไง มาดูกันครับ

    รูปแบบของ Error ใน Excel

    รูปแบบของ Error ความหมายและแนวทางแก้ไข
    #VALUE! มี 2 กรณีหลักๆ คือ1.เราใส่ข้อมูลผิดประเภทลงไป เช่น ใส่ Text ลงไปใน Argument ที่จะต้องเป็น Number  เช่น =LEFT(“inwexcel”,“abc”) เป็นต้น2.ใส่ข้อมูลเป็น Range ลงไปใน Argument ที่ควรจะใส่ Cell เดียว เช่น =LEN(A1:C1) เป็นต้น
    ซึ่งถ้าต้องการจะทำแบบนี้ จะต้องใช้สูตรแบบที่ Advance กว่าปกติที่เรียกว่า Array Formula แทน ซึ่งเราจะมาเรียนรู้กันบทท้ายๆ เลยครับ
    #NAME? เกิดขึ้นเพราะเราระบุชื่อ Function หรือ Defined Name ที่ไม่มีอยู่จริง
    #NUM! ตัวเลขที่ใช้มีปัญหา เช่น มีค่าน้อยหรือมากเกินไป
    #DIV/0 เกิดจากการหารด้วยช่องที่มีค่าเป็น 0 หรือเป็น Blank
    #REF! ใส่ Cell Reference ที่ไม่มีตัวตน มักเกิดจากการไปลบ Cell/Row/Column หลังจากใส่สูตรไปแล้ว
    #N/A หากข้อมูลไม่เจอ มักเกิดกับ Function พวก Lookup ข้อมูลต่างๆ
    #NULL! เกิดจาการใช้ Reference Operator ที่เป็นแบบ Intersect (หาส่วนที่ซ้อนทับกัน) โดยใช้เครื่องหมาย ช่องว่าง แต่ปรากฏว่าไม่มี Range ที่ Intersect กันเลย บางที Error นี้อาจเกิดจากการไม่ได้ตั้งใจพิมพ์เครื่องหมาย space ลงไปก็ได้
    ######## จริงๆ แล้วอันนี้ไม่ใช่ Error ครับ เพียงแต่ข้อมูลมันยาวเกินกว่าที่จะแสดงให้เห็นใน 1 ช่องได้ เราจะต้องยืดความกว้างคอลัมน์ให้กว้างขึ้น หรือเปลี่ยนรูปแบบ Number Format ให้ตัวเลขมันสั้นลง (เช่นใส่ comma ต่อท้าย ให้กดลงทีละหลักพัน) ถึงจะมองเห็นครับ

    (more…)

  • Logic Function สิ่งสำคัญที่คุณต้องเชี่ยวชาญให้ได้

    Logic Function สิ่งสำคัญที่คุณต้องเชี่ยวชาญให้ได้

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

    ในส่วนนี้จะปูพื้นฐานฟังก์ชั่นที่จำเป็นมากๆ ต่อการใช้งานส่วนใหญ่ในชีวิตจริง ทั้งใช้ในการเขียนสูตรปกติ และใช้ในเครื่องมืออื่นๆ ของ Excel เช่น Conditional Formatting, Advanced Filter เป็นต้น

    ฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณสรุปผล

    การ “สรุปผล” จากข้อมูลจำนวนมาก สามารถทำได้หลากหลายวิธี เช่น หาผลรวม (SUM) , หาค่ามากที่สุด (MAX), ค่าน้อยที่สุด (MIN), หาค่ากลางของข้อมูล ซึ่งมีหลายประเภท เช่น  ค่าเฉลี่ย(AVERAGE) ฐานนิยม (MODE)  มัธยฐาน(MEDIAN), หาค่าการกระจายตัวของข้อมูล ซึ่งก็มีหลายประเภทอีกเช่นกัน เช่น ค่าพิสัย, ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน

    การสรุปผลแบบ Basic

    table1-fix

    การหาค่ากลางของข้อมูล คุณเองจะต้องเข้าใจความหมายของตัวสรุปผลแต่ละตัว และใช้ให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ เพื่อตีความข้อมูลที่มีอยู่อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะการสรุปผลข้อมูลโดยใช้การวัดค่ากลางหรือการกระจายของข้อมูล ซึ่งมีให้เลือกอยู่หลายตัว และไม่ตรงไปตรงมาเหมือนการหาผลรวมธรรมดา ซึ่งจริงๆ แล้วเป็นสิ่งที่คุณน่าจะเคยเรียนมาในวิชาคณิตศาสตร์ หรือวิชาสถิติเบื้องต้นกันบ้างแล้ว แต่ใครไม่เคยเรียนหรือลืมไปแล้วก็ไม่เป็นไร เดี๋ยวผมจะทวนให้แบบเร็วๆ ครับ

    เราวัดค่ากลางของข้อมูล เพื่อใช้เป็น “ตัวแทน” กลุ่มของข้อมูลนั้นๆ เพื่อความสะดวกในการตีความและทำความเข้าใจ ซึ่งค่ากลางนั้นมีอยู่หลายแบบ แต่ตัวที่เป็นที่นิยม มีดังนี้

    • Mean (ค่าเฉลี่ยเลขคณิต)=AVERAGE
      • เป็นค่ากลางที่นิยมที่สุด คำนวณโดยเอาข้อมูลทุกค่าบวกกันแล้วหารด้วยจำนวนข้อมูล
        เช่น = AVERAGE(A1:A5) มันจะเอา (A1+A2+A3+A4+A5)/5
      • ถ้ามีค่ามากหรือน้อยผิดปกติอาจจะดึงค่า MEAN ไปในทิศทางนั้นๆ อาจให้ผลไม่ดีได้
    • Mode (ฐานนิยม) = MODE
      • เป็นการวัดค่ากลาง โดยจะแสดงข้อมูลที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด (มีความถี่สูงสุด)
    • Median (มัธยฐาน)= MEDIAN
      • เป็นการวัดค่ากลาง โดยจะนำค่ามากเรียงกันจากน้อยไปมาก แล้วดูตำแหน่งตรงกลาง
      • สามารถใช้ได้แม้กับข้อมูลที่มีค่าที่มากหรือน้อยผิดปกติ เพราะค่าเหล่านั้นจะไม่ส่งผลใดๆ ต่อการคำนวณเนื่องจากจะถูกเรียงลำดับอยู่ที่หัวและท้าย
      • มีฟังก์ชั่นคล้ายๆ กัน คือ QUARTILE (ควอไทล์) และ PERCENTILE (เปอร์เซ็นต์ไทล์) ซึ่ง Concept คล้ายกัน แต่จะแบ่งช่วงข้อมูลต่างกัน

    การหาค่าการกระจายของข้อมูล

    เราวัดการกระจายของข้อมูล เพื่อดูว่าข้อมูลแต่ละตัวกระจายกันหรือห่างกันมากแค่ไหน กลุ่มข้อมูลที่กระจายกันมากๆ ค่ากลางหรือตัวแทนของข้อมูลอาจจะไม่ได้ใกล้เคียงกับข้อมูลบางตัวก็ได้

    เช่น เรามีกลุ่มข้อมูล 2 กลุ่ม มีค่าเฉลี่ยเท่ากัน คือ 70 แต่กลุ่มแรกมีการกระจายตัวน้อย (ข้อมูลมีการเกาะกลุ่มอยู่ที่ใกล้ๆ 70) อีกกลุ่มมีการกระจายตัวมาก เช่น อาจกระจาย 40-100 เลยก็ได้

    การวัดการกระจายตัวที่นิยม มีอยู่ 3 แบบ คือ

    • Range (พิสัย) คือการหาผลต่างของค่าสูงสุดและค่าต่ำสุดของข้อมูลนั้น
      • ดังนั้นสามารถใช้สูตร MAX มาลบด้วย MIN ได้ เช่น =MAX(A1:A10)-MIN(A1:A10)
      • ข้อมูลที่ได้จะค่อนข้างหยาบ เพราะใช้ข้อมูลแค่ 2 ตัวคือ ค่าสูงสุดและต่ำสุดเท่านั้น
    • Standard Deviation (ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน) เป็นการวัดการกระจายที่มีความนิยมมากที่สุด หลักการคล้ายๆ การหาค่าเฉลี่ยของระยะห่างระหว่างข้อมูลแต่ละตัวกับค่าเฉลี่ยเลขคณิต
      • STDEV หรือ S ใช้กับข้อมูลที่เป็นกลุ่มตัวอย่าง (S=Sample) และ
      • STDEVP หรือ P เอาไว้ใช้กับข้อมูลทั้งหมด (P=Populations)

    (more…)

  • มาทำความรู้จัก Function กันเถอะ

    มาทำความรู้จัก Function กันเถอะ

    Function คืออะไร?

    ฟังก์ชั่น (Function) ถ้าจะพูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คล้ายๆ กับ สูตรสำเร็จรูป ที่มีหน้าที่ทำสิ่งต่างๆ ที่กำหนดไว้ตามแต่ฟังก์ชั่นนั้นๆ ซึ่งฟังก์ชั่นนั้นช่วยทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นมากมาย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราอยากหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลในช่อง A1 ถึง A5 หากไม่ใช้ Function มาช่วยเราก็ต้องเขียนสูตรแบบนี้ = (A1+A2+A3+A4+A5)/5 แต่ถ้ามีฟังก์ชั่น แล้ว เราก็สามารถเขียนแค่ 

    =AVERAGE(A1:A5)

    เท่านั้นเองก็จะได้คำตอบเดียวกัน แต่ง่ายกว่ามาก

    แต่ถ้าเป็นการคำนวณที่ซับซ้อนกว่านี้ เช่น หาค่าผ่อนบ้านแบบตัวอย่างที่แล้ว หากคุณไปนั่งเขียนสูตรเองนี่เหนื่อยตาย แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้ฟังก์ชั่นแทน คุณแค่เขียนสูตร 

    =PMT(ดอกเบี้ยต่องวด,จำนวนงวด,ยอดเงินกู้)

    ก็หาคำตอบได้อย่างง่ายดาย นี่แหละครับความสำเร็จรูปซึ่งเป็นข้อดีของฟังก์ชั่นล่ะ!

    pmt-formula

    การทำงานของฟังก์ชั่น (Input –> Function –> Output)

    function-concept

    ฟังก์ชั่น ทำงานคล้ายๆ โรงงานการผลิตสินค้า ที่ต้องการ Input เข้าไปเป็นวัตถุดิบ แล้วมันจะผลิตผลลัพธ์ที่เป็น Output ออกมาให้ตามหน้าที่ของมัน โดยที่ Function แต่ละตัว สามารถมี Input (เรียกอีกชื่อ ว่า Argument) ได้หลายตัว และอาจเป็นข้อมูลคนประเภทกันก็ได้

    (more…)
  • การเขียนสูตรผูกความสัมพันธ์ (Formula)

    การเขียนสูตรผูกความสัมพันธ์ (Formula)

    สูตร (Formula) คืออะไร?

    Formula หรือ สูตร คือการสั่งให้ Excel คำนวณค่า โดยระบุความสัมพันธ์ระหว่าง Input และ Output

    • สิ่งที่เราใส่ลงไปในสูตร เรียกว่า Input ของสูตร โดยที่จะต้องใส่อยู่หลังเครื่องหมาย = เสมอ
    • Excel จะแสดงผลลัพธ์ของการคำนวณออกมาให้เห็นใน Cell เลย เรียกว่า Output ของสูตร
    • ความสัมพันธ์สูตรที่เป็นวิธีคิดคำนวณนั้น เราสามารถมองเห็นและแก้ไขได้จาก Formula Bar

    ตัวอย่าง  ถ้าจะหาพื้นที่สามเหลี่ยม เมื่อรู้ความสูงและความยาวฐานของรูปสามเหลี่ยม เราสามารถใช้ความสัมพันธ์ คือ
    พื้นที่สามเหลี่ยม = ½ x สูง x ฐาน (เพราะสามเหลี่ยมก็คือสี่เหลี่ยมแบ่งครึ่ง)

    • Output ที่เราต้องการคือ พื้นที่สามเหลี่ยม
    • ความสัมพันธ์ในช่อง Output คือ ½ x สูง x ฐาน
    • Input คือ ให้ความสูงอยู่ในช่อง B2, ให้ความยาวฐานอยู่ในช่อง B3
    • สูตรในช่อง Output คือ  =1/2 * B2 * B3 หรือ =0.5 * B2 * B3 ก็ได้

    triangle-area-formula

    หมายเหตุ

    • = เป็นการบ่งบอกว่าเรากำลังจะใส่สูตร (สูตรต้องนำหน้าด้วย = เสมอ)
    • * คือ เครื่องหมายคูณ (Operator) ใน Excel
    • B2 คือ ความสูง, B3 คือ ความยาวฐาน
      จะเห็นว่าสองค่านี้เราอาจลองเปลี่ยนเล่นได้ จึงใช้เป็น Cell Reference แทนการใส่เลขลงไปตรงๆ

    องค์ประกอบของการเขียนสูตร

    ตัวอย่างที่เพิ่งกล่าวไปเป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของการใส่สูตรเท่านั้น จริงๆ แล้ว Input ของสูตรใน Excel สามารถใส่อะไรลงไปได้อีกมากมาย แล้วมันมีอะไรบ้างล่ะ? เรามาดูกันครับ

    สิ่งที่เราจะใส่ลงไปหลังเครื่องหมายเท่ากับ (=)  สามารถแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักๆ คือ

    • Dataคือ การใส่ค่าข้อมูลลงไปตรงๆ (ที่ไม่ได้อ้างอิงจากช่องอื่น)
    • Cell Referenceคือ การอ้างอิงค่าจากช่องอื่น เช่น B2 ซึ่งอาจอ้างไป Workbook อื่นก็ยังได้
    • Defined Name คือ การตั้งชื่อให้ Cell/Range/สูตร ซึ่ง ใช้แทนสิ่งเหล่านั้นได้เลย
    • Operator ตัวดำเนินการ แบ่งได้หลายประเภท คือ
      • Arithmetic Operator (ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ เช่น + – * / )
      • Comparison Operator (ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ เช่น > = <)
      • Text Operator (ตัวดำเนินการข้อความ เช่น &)
      • Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง เช่น , : )
    • Function เปรียบเสมือนสูตรสำเร็จรูป เช่น ฟังก์ชั่น SUM ที่ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว ซึ่งผมจะพูดในรายละเอียดในบทถัดไป

    ตัวอย่าง

    formula-component

    ข้อจำกัดของการเขียนสูตร

    แม้ว่าการเขียนสูตรจะสามารถดึงค่ามาจาก Cell อื่นๆ โดยใช้ Cell Reference ได้อย่างที่บอกไปตอนต้น แต่ว่าการเขียนสูตรไม่สามารถที่จะดึงรูปแบบการแสดงผล หรือ Format จาก Cell อ้างอิงได้ เช่น Cell อ้างอิงมีสีเขียว เราอยากให้ช่องที่กรอกสูตรดึงสีเขียวมาใช้บ้าง แบบนี้ไม่ได้นะครับ!! ดังนั้นหากต้องการที่จะให้ Format ของ Cell เปลี่ยนแปลงได้ อาจต้องใช้วิธีอื่น เช่น Conditional Formatting หรือเขียน VBA สั่งงานเท่านั้น

    ประเภทของ Operator (ตัวดำเนินการ)

    • Arithmetic Operator (ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์) เช่น เครื่องหมายคำนวณ +, -, *, /, ^, % เอาไว้ใช้กับข้อมูลประเภทตัวเลข (ก็แน่ล่ะ ตัวหนังสือมันคงบวกลบกันไม่ได้น่ะสิ)
    • Comparison Operator(ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ) เช่น เครื่องหมายเปรียบเทียบ จะทำให้ผลลัพธ์ออกมาเป็นตรรกะTRUE/FALSE
      • = (เท่ากับ)                                 A1=B1
      • > (มากกว่า) A1>B1
      • < (น้อยกว่า) A1<B1
      • >= (มากกว่าหรือเท่ากับ) A1>=B1
      • <= (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) A1<=B1
      • <> (ไม่เท่ากับ) A1<>B1
    • Text Operator(ตัวดำเนินการข้อความ) มีเครื่องหมายเดียวคือ & เอาไว้เชื่อมข้อมูลหลายๆอันเข้าด้วยกัน ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จะกลายเป็นข้อมูลประเภทTextโดยอัตโนมัติ เช่น
      • = “แมว” & “เหมียว” & “ “ & 10 & “ตัว” จะออกมาเป็นคำว่า แมวเหมียว 10ตัว
      • =10&200 จะออกมาเป็น 10200 แต่จะกลายเป็นข้อมูลประเภทข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข
      • =10&”” จะออกมาเป็น 10 แต่จะกลายเป็นข้อมูลประเภทข้อความ ไม่ใช่ตัวเลข
    • Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) เอาไว้เชื่อม Cell Reference มี 3 เครื่องหมาย คือ ,(comma)   :(colon)   และ  (ช่องว่าง)  เหมือนกับที่เคยยกตัวอย่างไปแล้วในบทก่อนหน้านี้ที่พูดถึงเรื่อง Cell Reference

    ลำดับความสำคัญของ Operator

    สมมติเราใส่สูตรว่า =2+5*3  คุณคิดว่า Excel จะคิดได้เลข 21 (เอา 2+5 ก่อน แล้วค่อยคูณ 3 ) หรือ จะได้ 17 (เอา 5 คูณ 3 ก่อน แล้วบวก 2) ครับ?

    ที่ถามเพราะจริงๆแล้ว Operator แต่ละตัวมีลำดับความสำคัญไม่เท่ากัน  หากเราเผลอใส่สูตรลงไปโดยที่ไม่ได้คิดถึงประเด็นเรื่องนี้ Excel อาจทำงานผิดพลาดไปจากที่คุณคิดได้เลยล่ะ!!

    เอาล่ะ ถ้าอยากรู้ว่า Excel คำนวณอะไรก่อนหลัง ดูได้ตามนี้เลยครับ

    สัญลักษณ์
    (เรียงจากคำนวณก่อน ไปหลัง)    		 ความหมาย ตัวอย่าง
    ( ) วงเล็บ    =(2+5)*3
    : colon A1:A5
      ช่องว่าง A1:A5 B1:B5
    , comma A1,A2
    – เลขติดลบ –1
    % เปอร์เซ็นต์ 5%
    ^ เลขยกกำลัง 3^2
    * , / คูณ หรือ หาร 3*5 หรือ
    10/4
    + , – บวก หรือ ลบ
    (คนละอันกับเลขติดลบ)     		2+3 หรือ
    10–7
    & ตัวเชื่อม text A3&” บาท”
    =, < >, <=, >=, <> เครื่องหมายเปรียบเทียบ A1=3 หรือ
    6>5

    ดังนั้นในตัวอย่าง =2+5*3  จะเห็นว่า เครื่องหมาย * จะถูกคำนวณก่อน + จะได้ =2+15 = 17 ครับ

    ไม่ต้องห่วงไป หากคุณจำลำดับพวกนี้ไม่ได้ก็ไม่เป็นไรครับ เพราะสาระสำคัญไม่ใช่อยู่ที่เราต้องจำลำดับความสำคัญ แต่อยู่ที่ว่า เราจะต้องรู้ว่า หากเราไม่แน่ใจเรื่องลำดับความสำคัญ อย่าลืมใส่เครื่องหมายวงเล็บครอบลงไปด้วย เพราะเครื่องหมายวงเล็บมีลำดับความสำคัญสูงที่สุด (Excel จะคำนวณในวงเล็บก่อน) นั่นเอง

    แต่ถ้าอยากจะลองจำประดับสมองซักหน่อย ผมแนะนำให้จำ 3 ตัวที่ใส่สีแดงไว้ให้ครับ เพราะใช้ค่อนข้างบ่อยเลยทีเดียว

    การทำงานกับประเภทของ Data ที่แตกต่างกัน

    ประเภทของข้อมูลนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะเวลาเราทำงานกับฟังก์ชั่น หรือ สูตร มันจะทำงานได้ถูกต้องก็ต้องเมื่อเราใช้ประเภทของข้อมูลได้ถูกต้องเท่านั้น เช่น หากฟังก์ชั่นต้องการข้อมูลประเภทตัวเลข เราจะใส่ข้อมูลประเภท Text ลงไปไม่ได้ แม้ว่าหน้าตามันจะเหมือนตัวเลขทุกประการก็ตาม

    ดังนั้นเราจะต้องมีความรู้ว่าเราจะจัดการข้อมูลประเภทต่างๆ รวมถึงอาจจะต้องแปลงข้อมูลจากประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่งอย่างไร

    Number vs Text

    ข้อมูล Number และ Text เป็นอะไรที่หน้าตาคล้ายกันมากที่สุด จนแทบไม่มีทางดูออกด้วยตาเปล่าได้เลย เราจะต้องใช้ฟังก์ชั่น TYPE มาทดสอบดูจึงจะรู้ (Numberจะออกมาเป็น 1, ส่วน Text เป็น 2)

    การแปลงข้อมูลระหว่าง 2  ประเภทนี้มีวิธีทำดังนี้

    แปลง Text  –> Number : ให้นำไป *1 (คูณ 1)

    ใน A1 มี text ว่า 00056 เราต้องการแปลงให้เป็น Number ในช่อง A2 จะเขียนว่า =A1*1

    convert-text1

    แปลง Number –> Text  : ให้นำไป &”” (เชื่อมด้วย & และเครื่องหมายคำพูด 2 อันติดกัน )

    เช่น ใน A1 มี ตัวเลข ว่า 56 เราต้องการแปลงให้เป็น Text ในช่อง A2 จะเขียนว่า =A1&””

    convert-text2

    สังเกตเรื่องการจัดวางชิดซ้ายชิดขวาให้ดีนะครับ ว่า number จะชิดขวาโดยอัตโนมัติ ส่วน text จะชิดซ้ายโดยอัตโนมัติเช่นกัน

    Text vs Defined Name

    เวลาต้องการเขียนตัวหนังสือในสูตร จะต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูด (“ ”) มิฉะนั้น Excel จะตีความว่าเป็นชื่อที่ตั้งเอาไว้ (Defined Name) ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดได้

    convert-text3

    convert-text4

    ส่วนช่องที่ว่างเปล่า(ว่างจริงๆ) เราจะแทนด้วยการเขียน  “” (เขียนติดกันไม่มีเว้นวรรค) นะครับ

    Logic vs Number

    เมื่อนำค่า TRUE/FALSE ไปใช้กับเครื่องหมายการคำนวณทางคณิตศาสตร์ มันจะกลายเป็นเลข 1 และ 0 ตามลำดับ ซึ่งนิยมอยู่ 2 วิธี คือ

    • นำไปคูณ 1
      • =TRUE*1 จะได้ 1, =FALSE*1 จะได้ 0
    • ใส่ — นำหน้า (ติดลบ 2ตัวติดกัน)
      • =–TRUE จะได้ 1 เพราะติดลบสองทีกลายเป็นบวก =-(-1) =1
      • =–FALSE จะได้ 0 เพราะ =-(-0) =0

    convert-logic

    ตัวอย่างการเขียนสูตร

    หลังจากที่คุณได้เรียนรู้องค์ประกอบของการเขียนสูตรไปทั้งหมดแล้ว คราวนี้มาดูตัวอย่างการเขียนสูตรกันครับ ว่าจะนำองค์ประกอบแต่ละส่วนมารวมกันเป็นสูตรได้ยังไง?

    ตัวอย่าง 1 : การคำนวณค่านายหน้า

    สมมติมีคนมาฝากคุณขายของ โดยบอกว่าถ้าขายได้เท่าไหร่ เค้าจะให้คุณ 10% แล้วคุณขายของได้ 3 ชิ้น คือ100, 300, 900 บาทตามลำดับ คุณจะได้ Commission เท่าไหร่?

    สูตรที่ผิด : =100+300+900*10%

    ผิด เพราะว่าถ้าไม่ใส่วงเล็บ Excel จะเอา 10% ไปคูณ 900 ตัวเดียว เนื่องจากลำดับความสำคัญของคูณนั้นมาก่อนการบวก

    สูตรที่ถูก : =(100+300+900)*10% แบบนี้จึงจะบวกกันก่อน แล้วค่อยคูณ

    ตัวอย่าง 2 : สมการฟิสิกส์ E=mc2 ของไอน์สไตน์

    ถ้าผมจะหาพลังงาน E  ที่จะได้จากการเปลี่ยนมวล m (กิโลกรัม) ให้กลายเป็นพลังงาน 100% ว่าจะออกมาได้เท่าไหร่? ผมสามารถคำนวณได้ดังนี้ ผมให้มวลอยู่ในช่อง A1, c ความเร็วแสงอยู่ในช่อง B1

    สูตร: =A1*B1*B1 หรือจะใช้ =A1*(B1^2) หรือจะใช้ =A1*B1^2 ก็ได้
    (ที่ไม่ต้องใส่วงเล็บเพราะการยกกำลังมีลำดับความสำคัญก่อนการคูณ)

    แค่นี้คุณก็ใช้สูตรของไอน์สไตน์ได้แล้ว เจ๋งมะ!

    ตัวอย่าง 3 : สมการซับซ้อนมากๆ เช่น คำนวณยอดผ่อนบ้านโดยใช้สมการคณิตศาสตร์

    pmt

    เฮ้ย นี่มันอะไรกัน! เขียนสมการซับซ้อนนี่ไม่สนุกเอาซะเลย… แต่ไม่ต้องห่วง ตัวช่วยอยู่ในบทถัดไปครับ

  • การ Save / Open / เปลี่ยนมุมมองและการ Print

    การ Save / Open / เปลี่ยนมุมมองและการ Print

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

    ในบทนี้จะพูดถึงการจัดการไฟล์พื้นฐานเช่นการบันทึกข้อมูล การเปิดข้อมูล และการปริ้นท์ข้อมูลครับ

    การบันทึกข้อมูล (Save / Save As)

    ไปที่ [File] –> Save หรือ Save as

    • Save ก็คือ การบันทึกลงไปที่ไฟล์เดิมที่เคย Save ไว้แล้ว
    • Save as คือ การบันทึกลงไปในไฟล์ใหม่ ตั้งชื่อใหม่ได้ และเปลี่ยนนามสกุลของไฟล์ได้ด้วย

    แต่ถ้าเป็น Excel 2013 ต้องกดหลาย Step กว่าจะไปถึงหน้าที่ให้เลือกว่าจะ Save ลงที่ Folderไหน

    save2013

    หน้าตาข้างบนนี้เรียกว่า Backstage View ครับ ซึ่งเป็นหน้าที่ค่อนข้างเกะกะในความคิดของผม วิธีที่เร็วกว่าในการ Save ไปที่ Folder ตรงๆ เลยคือให้กดคีย์ลัด F12 เพื่อทำการ Save As ครับ

    แต่ว่าแบบกด F12 ก็ยังไม่ดี เพราะบางทีเราก็ลืมกด F12 แต่ดันไป Ctrl+S แทน ผมเลยอยากขอนำเสนอวิธีแก้แบบถาวร คือ ให้เลือกใน OptionsàSaveà Don’t show the Backstage when opening or saving files ครับ เท่านี้ก็จะกลับมาเหมือน Excel version ก่อนๆ แล้วล่ะ

    saveoption

    พอทำแบบนี้แล้ว ต่อไป เวลาที่คุณ Save มันจะตรงดิ่งไปยังหน้าที่ให้เลือก Folder เลย ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานเร็วขึ้นได้พอสมควรเลยนะ อย่าดูถูกเรื่องเล็กๆ น้อยๆ นะครับ

    นามสกุลที่สำคัญ และควรรู้จักไว้

    นามสกุล รูปแบบ ความหมาย
    .xlsx Excel Workbook เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 2007 ขึ้นไป โดยที่เป็นไฟล์ที่ไม่สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ปกติ ก็ให้ Save เป็นอันนี้ 

    Tips : ไฟล์นามสกุลแบบ 2007 ขึ้นไปของ Excel นั้นมีความลับซ่อนอยู่ เพราะจริงๆ แล้วมันทำตัวเหมือนไฟล์ Zip เลยแหละ ไม่เชื่อลองเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เป็น zip แล้ว Unzip ดูซิ แล้วจะอึ้งว่ามันทำได้ด้วยนะ!
    .xlsm Excel Workbook (code) เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 2007 ขึ้นไป สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ที่มี VBA/Macro ให้ Save เป็นอันนี้
    .xls Excel 97- Excel 2003 Workbook เป็นรูปแบบไฟล์ของ Excel 97-2003 ซึ่งจะมีข้อจำกัดมากกว่า (เช่นมีจำนวนแถวน้อย) แต่สามารถมีการเขียนโปรแกรม VBA หรือ Macro แฝงอยู่ได้ถ้าเขียนไฟล์ Excel ที่ต้องทำงานกับคอมพิวเตอร์ที่มี Excel version เก่าๆ เช่น 2003 ให้ Save เป็นอันนี้
    .xlam Excel Add-In เป็น Add-in เครื่องมือเสริมประสิทธิภาพ Excel 2007 ขึ้นไป
    .xla Excel 97-2003 Add-In เป็น Add-in เครื่องมือเสริมประสิทธิภาพ Excel 97-2003

    นอกจากนี้คุณยังสามารถ Save ไฟล์เป็นรูปแบบอื่นๆ ที่ไม่ใช้ Excel ได้ด้วย เช่น Txt, CSV, PDF ซึ่งทำให้สะดวกมากในการที่เราจะเผยแพร่งานไปให้คนอื่น เช่น ส่ง Report เป็น PDF (ถ้าเป็น Excel 2007 ต้องไปโหลด Add-in ก่อน ซึ่ง Search ใน Google ได้ครับ) 

    Compatibility : เราเข้ากันไม่ได้

    คนรุ่นเก่ากับคนรุ่นใหม่ มักคิดอะไรหรือมองอะไรไม่เหมือนกัน บางทีทำงานด้วยกันก็อาจเกิดความขัดแย้งกันบ้าง คนรุ่นใหม่กว่ามักจะรู้จักเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่อาจทำให้คนรุ่นเก่าเอ๋อไปเลยก็ได้

    ใน Excel ก็เช่นกัน การทำงานใน Excel Version ใหม่กว่า บางทีถ้าเรามีการใช้ฟังก์ชั่นหรือคำสั่งที่ Excel version เก่าไม่มี ก็อาจมีปัญหาเวลาไปเปิดใน Excel Version เก่าได้ ยกตัวอย่างเช่น ใน Excel 2010 มีฟังก์ชั่นหาผลสรุปที่ชื่อว่า AGGREGATE แต่ Excel 2007 ไม่มีเป็นต้น

    ซึ่งเราสามารถตรวจสอบได้ว่าไฟล์เราจะมีปัญหากับ Excel Version เก่ากว่าหรือไม่ โดยใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Compatibility Checker นั่นเอง

    วิธีใช้คือ ให้ไปที่ [File] –> Info –> Check for Issue –> Check for Compatibility

    ถ้ามีปัญหามันจะขึ้นคล้ายๆ แบบนี้

    compat

    วิธีแก้ก็คือ อาจต้องเลี่ยงไปใช้ฟังก์ชั่นอื่น หรือวิธีอื่นที่ให้ผลลัพธ์ได้เหมือนกัน เช่น ถ้าคนอื่นมี Excel 2007 คุณอาจต้องใช้ฟังก์ชั่นหากผลสรุปที่ชื่อว่า SUBTOTAL แทน AGGREGATEเป็นต้น

    การเปิดข้อมูลเดิมที่เคยบันทึกไว้ (Open)

    การเปิดไฟล์นั้นไม่มีอะไรซับซ้อนมากนัก นั่นคือให้ไปที่ [File] –> Open แล้วเลือก File ที่ต้องการ

    Tips : ใน Excel 2013 ถ้าไม่อยากทำการ Open หลาย Step อย่าลืมไป Disable Backstage View
    ใน OptionsàSaveà Don’t show the Backstage when opening or saving files ล่ะครับ (ถ้าติ๊กไว้ตั้งแต่ตอนที่ผมแนะนำตอนจะ Save ข้อมูลแล้ว ตรงนี้เป็นตัวเดียวกันครับ)

    เปิดไฟล์แล้วเจอ Protected View มันคืออะไร?

    การเปิดบางไฟล์ที่ค่อนข้างมีความเสี่ยง เช่น ไฟล์ที่โหลดมาจาก Internet หรือโหลดมาจาก Email จะมีการขึ้นข้อความมาเตือนว่ากำลังอยู่ในโหมดของ Protected View  เพราะ Excel พยายามป้องกันเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณให้ปลอดภัย (ดูสิ หวังดีแค่ไหน!) ซึ่งถ้าหากคุณมั่นใจในคนที่สร้างหรือคนที่ส่งไฟล์นี้มาให้คุณ คุณก็สามารถกด Enable Editing  เพื่อยินยอมให้เปิดแก้ไขไฟล์นี้ได้ตามปกติได้ครับ

    online-file

    นอกจากนี้เวลาที่เปิดไฟล์ที่มีการเขียนโปรแกรมพวก Macro/VBA มาใช้งาน Excel จะขึ้นแถบสีเหลืองมาเตือนว่ามี Macro อยู่ จะให้ Enable เพื่อใช้งานหรือไม่

    endble-macro

    • ถ้าไม่กด Enable This Content : การใช้งาน Macro ในไฟล์นั้นก็จะถูกปิดไปเลย
    • ถ้ากด Enable This Content : Excel จะถือว่าไฟล์นั้นเป็นไฟล์ที่น่าเชื่อถือ (Trusted Document) แล้ว และมันจะไม่ถามซ้ำอีก นอกจากคุณจะเปลี่ยนตำแหน่งไฟล์ย้ายไปยัง Folder อื่น หรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ การเป็น Trusted Document ก็จะหมดไป เพราะจริงๆ มันทำการบันทึกการอ้างอิงตำแหน่งเป๊ะๆ ของไฟล์นั้นเอาไว้นั่นเอง

    การเปลี่ยนมุมมองการจัดการข้อมูล

    เวลาที่คุณทำงานใน Excel นั้น บ่อยครั้งที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากที่อาจจะมองเห็นไม่หมดในหน้าเดียว ดังนั้นคุณควรจะเรียนรู้วิธีการดูข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้เครื่องมือดังนี้

    Zoom

    เราสามารถปรับ % การ Zoom ข้อมูลได้จากทั้ง Status Bar ด้านขวาล่าง และการใช้ Ribbon [View]à Zoom à Zoom แล้วเลือกค่าการ Zoom ที่ต้องการ

    ที่นี้เราสามารถเลือกให้ Excel Zoom ไปยัง Range ที่เราต้องการได้ โดยให้เลือก Range ที่เราต้องการก่อน จากนั้นไปที่ [View]à Zoom à Zoom to Selection

    Picture Link

    เทคนิคนี้เอาไว้ดูผลลัพธ์ที่อยู่ที่ไกลๆ ได้ และมีข้อดีมากๆ อีกอย่างคือ สามารถย่อหรือขยายขนาดให้ไม่เหมือนต้นฉบับได้ด้วย วิธีการคือให้ เลือก Range ต้นฉบับ กด Copy แล้วกลับมายังปลายทาง แล้ว Paste Linked Picture (จากนั้นก็ย่อ/ขยาย หรือถม Fill สีขาวให้เห็นชัดมากขึ้นได้เลย)

    Split

    อันนี้จะเป็นการแบ่งหน้าจอออกเป็นหลายๆ ส่วน สามารถเลื่อนดูข้อมูลได้พอสมควร

    วิธีสั่งงาน ให้ไปที่ [View] –> Window –> Split

    จะเห็นว่า คุณสามารถเลื่อนจอให้เห็นช่องที่อยู่ไกลกันมากๆ ได้ด้วย

    split

    Freeze Pane

    เป็นการตรึงเอาคอลัมน์หรือแถวที่ต้องการไว้กับที่ ไม่ว่าเราจะเลื่อน Scroll Bar ไปที่ไหน คอลัมน์หรือแถวที่ตรึงไว้ก็จะมองเห็นอยู่เช่นเดิม มีประโยชน์มากกับคอลัมน์หรือแถวที่เป็นหัวตารางนั่นเอง

    วิธีสั่งงาน ให้ไปที่ Cell แรกสุดที่ไม่ต้องการให้ถูก Freeze จากนั้นไปที่ [View] à Window à Freeze Panes à Freeze Panes จะพบว่าคอลัมน์ทางซ้ายทั้งหมด และแถวด้านบนทั้งหมด ของ Cell ที่ทำการกดสั่ง Freeze Panes นั้นจะถูกตรึงอยู่กับที่ทันที เช่น กดสั่งที่ C4 จะทำให้คอลัมน์ A,B และ แถว 1-3 ถูก Freeze ไว้ทันที

    freeze1

    จะเห็นว่าแม้จะเลื่อนหน้าจอไปไกลแค่ไหน ก็ยังเห็นคอลัมน์ A, B และ แถว 1-3 ถูกตรึงอยู่ที่เดิม

    freeze2

    Hide

    ก่อนหน้านี้เราเคยพูดถึงวิธีการ Hide ข้อมูลไปแล้วบ้าง แต่ผมจะขอสรุปอีกครั้ง คือ การ Hide เป็นการซ่อนข้อมูลที่ User ผู้ใช้งานอาจไม่จำเป็นต้องดูออกไปซะ ซึ่งหากใช้ผสมผสานกับการ Protect Sheet ที่จะพูดถึงภายหลัง ก็น่าจะช่วยให้ไฟล์ของคุณมีความปลอดภัยมากขึ้น เพราะคุณสามารถล๊อคไม่ให้คนอื่นมา Unhide Column หรือ Row ที่คุณต้องการได้ หากคนนั้นไม่รู้ Password

    วิธีการทำคือให้เลือก Row หรือ Column ที่ต้องกดจะซ่อน แล้วกดคลิ๊กขวา –> Hide ได้เลย 

    Grouping

    อันนี้จะคล้ายๆ กับการ Hide แต่จะเพิ่มปุ่ม + หรือ – มาให้กดง่ายขึ้น เพื่อแสดงหรือซ่อนข้อมูล ซึ่งเครื่องมือนี้จะเหมาะกับการให้กดดูข้อมูลเพิ่มเติมมากกว่าการตั้งใจซ่อนข้อมูลไปเลย

    วิธีการทำ คือ

    • เลือก Column หรือ Row ที่ต้องการจะ Group
    • ไปที่ [Data]–> Outline–> Group
      group
      group2
    • โดยที่คุณสามารถตั้งค่าได้ว่า เมื่อทำการ Group ข้อมูลไปแล้ว ปุ่ม + จะไปอยู่ตำแหน่งไหนของข้อมูล เช่น ด้านซ้าย หรือ ขวา,  บน หรือ ล่าง โดยไปตั้งค่าที่มุมขวาล่างของ [Data]–>Outline
      group3

    การ Print ข้อมูล

    การทำงานในชีวิตจริง เราคงหลีกเลี่ยงการ Print ข้อมูลออกมาได้ยาก เพราะว่าบางทีการดูในกระดาษ ก็ยังสะดวกในการอ่าน สะดวกในการแก้ไขหรือ Comment มากกว่าการทำใน Computer

    และถึงแม้กับคนที่อยากจะ Paperless สุดๆ คือไม่อยากใช้กระดาษเลยจริงๆ ก็ยังหลีกเลี่ยงการ Print ไม่ได้เช่นกัน เนื่องจากก็ยังอาจต้อง Save เป็น PDF ซึ่งต้องมีการจัดหน้ากระดาษให้เหมาะสมอยู่ดี…

    ดังนั้นผมกำลังจะบอกว่ายังไงๆ เราก็ควรหัดตั้งค่ากระดาษเพื่อ Print ให้เป็นนะครับ ไม่ว่ากระดาษของคุณจะเป็นกระดาษจริงๆ หรือกระดาษ Digital ก็ตาม

    การตั้งค่าขนาดกระดาษ

    ขั้นตอนแรกสุดในการเตรียมการ Print ก็คือการตั้งค่าขนาดกระดาษ ซึ่งทำได้โดยไปที่
    [Page Layout]–> Page Setup –> ตรงนี้จะมีปุ่มให้เลือกหลายตัวเลย ซึ่งมีความหมายดังนี้

    • Margins : คือการตั้งค่าระยะห่างระหว่างข้อมูลกับขอบกระดาษด้านต่างๆ ซึ่งตั้งค่าแยกกันได้ทั้งบน ล่าง ซ้าย ขวา เป็นต้น แถมเลือกให้จัดข้อมูลอยู่กลางหน้ากระดาษได้ด้วย
    • Orientation : เป็นการตั้งค่าว่าจะ Print ลงกระดาษ แนวตั้ง (Portrait) หรือ แนวนอน (Landscape)
    • Print Areas : เป็นการตั้งค่าว่าจะ Print ข้อมูลตรงไหนบ้าง (Excel ไม่ได้ Print ออกมาเหมือนกับที่เรากำลังมองเห็นในหน้าจอนะครับ) สามารถตั้งค่าได้โดยให้เลือก Range ที่ต้องการ แล้วเลือก Set Print Area
    • Print Titles : เอาไว้ตั้งค่าสิ่งที่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ ออกมาทุกหน้า เช่น เราอาจตั้งค่าหัวตารางให้พิมพ์ออกมาทุกหน้าโดย ไปเลือกแถวที่เป็นหัวตารางไว้ใน Rows to repeat at top: เป็นต้น

    การปรับย่อ/ขยายข้อมูล

    หากเราต้องการให้ข้อมูลมีขนาดพอดีหน้ากระดาษ เช่น 1 หน้าข้อมูล/1 หน้ากระดาษ หรือว่า 2 หน้าข้อมูล/1 หน้ากระดาษ เราสามารถตั้งค่าการย่อ/ขยายข้อมูลได้ โดยให้ไปที่

    [Page Layout]–> Scale to Fit –> ตรงนี้จะมีให้เลือกดังนี้

    • Width: ระบุว่าจะเอาความกว้างกี่หน้าข้อมูลต่อ 1 หน้ากระดาษ
    • Height: ระบุว่าจะเอาความสูงกี่หน้าข้อมูลต่อ 1 หน้ากระดาษ
    • Scale : ระบุการย่อ/ขยายเป็น Percent % (หากเลขน้อยกว่า 100% คือย่อข้อมูลให้เล็กลง)

    Page Break Preview

    แม้จะตั้งค่าขนาดกระดาษไปแล้ว ก็ยังไม่จบครับ คุณควรจะมาลองดูภาพรวมก่อนพิมพ์กันชัดๆ ที่ Page Break Preview ซะก่อน โดยให้ไปที่ [View] –> Workbook Views –>  Page Break Preview

    จากนั้นให้ลอง Zoom out ออกไปให้เห็นภาพรวม คุณจะเห็นเส้นสีฟ้าเป็นตัวแบ่งหน้ากระดาษอยู่ ซึ่งเราสามารถย้ายเส้นแบ่งไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมได้ ถ้าสังเกตดีๆ เส้นจะมี 2 แบบ คือ

    • เส้นประ ซึ่งจะเกิดขึ้นมาเองจากการจัดหน้ากระดาษ การปรับย่อ/ขยาย ตอนจะ Print
      pagebreak
    • เส้นทึบ เกิดจากการที่เราลากเส้นแบ่งหน้ากระดาษแบบ Manual ใน Page Break Preview นี้ หรือการใส่ Break เองใน [Page Layout] –> Page Setup –> Breaks –> Insert Page Break นั่นเอง
      pagebreak2
      credit รูปชั่วคราวจาก : https://support.office.com/en-ie/article/Insert-move-or-delete-page-breaks-in-a-worksheet-ad3dc726-beec-4a4c-861f-ed640612bdc2

    Page Layout View

    นอกจาก Page Break Preview  แล้วก็ยังมีมุมมองอีกอย่างที่น่าจะดู คือ Page Layout View โดยไปที่ [View] –> Workbook Views –> Page Layout View ซึ่งจะทำให้เห็นภาพรวมเมื่อจะ Print ได้ชัดขึ้น โดยมีแถบไม้บรรทัดขึ้นมาให้ดูด้วยว่าแต่ล่ะส่วนมีขนาดประมาณไหน มี Header/Footer แบบไหน แถมยังปรับพวก Margin ได้อีก

    page-layout-view

  • การเลือก กรอกข้อมูล แก้ไขข้อมูลใน Excel

    การเลือก กรอกข้อมูล แก้ไขข้อมูลใน Excel

    พื้นที่การทำงานใน Excel ประกอบไปด้วยช่องสี่เหลี่ยมหรือ Cell ให้เลือกมากมาย สมมติว่าเราเปิดไฟล์ Excel ที่คนอื่นทำขึ้นมา ปรากฏว่ามีข้อมูลถูกกรอกเอาไว้เต็มไปหมด ถ้าไม่มีวิธีอ้างอิงที่ดี เราจะเขียนสูตรเพื่ออ้างอิงค่าจากช่องต่างๆ ได้ยากมาก ดังนั้นเราจึงต้องเข้าใจระบบการอ้างอิงข้อมูล (Cell Reference) ใน Excel ให้ดีด้วย

    การอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel (Cell Reference)

    คุณเคยคิดมั๊ยครับว่า… ทำไมต้องมีการกำหนดการอ้างอิงตำแหน่งช่องต่างๆ ใน Excel  ด้วย? เพื่อตอบคำถามนี้ ผมอยากให้ลองจินตนาการตามนี้นะครับ… พอดีผมเป็นคนชอบดูหนัง จึงขอยกตัวอย่างเรื่องของโรงหนังแล้วกัน

    สมมติว่าคุณกำลังเดินเข้าโรงหนัง แล้วมีสาวสวย (หรือหนุ่มหล่อ) มาถามคุณว่า “ที่นั่ง E7 อยู่ตรงไหนคะ?” คุณจะสามารถพาเธอไปส่งยังที่นั่งได้สบายๆ อย่างไม่มีปัญหาเลย หากว่าในโรงหนังนั้นมีการอ้างอิงตำแหน่งเก้าอี้แต่ละตัวที่ชัดเจน และเป็นระบบที่เข้าใจง่ายดังรูป

    movie-screen

    ลองคิดดูว่าถ้าโรงหนังที่มีที่นั่งเป็นร้อยๆ ที่ไม่มีระบบการอ้างอิงตำแหน่งที่ดีจะเกิดอะไรขึ้น! รับรองว่าคุณพาเธอไปไม่ถูกที่แน่นอน หรือกว่าจะหาที่นั่งเจอ หนังคงฉายจบไปก่อนแล้ว…

    ใน Excel ก็เหมือนกันครับ แต่ระบบการอ้างอิงช่องใน Excel นั้น ยิ่งจำเป็นกว่าโรงหนังมากนัก เนื่องจาก Excel มี Cell หรือช่องตารางเป็นล้านช่องต่อ 1 Sheet!! (เยอะสุดๆ) แถมเรายังสามารถเขียนสูตรคำนวณผูกความสัมพันธ์แต่ละช่องได้อีกด้วย ดังนั้นการอ้างอิงว่าแต่ละช่องนั้นเรียกว่าอะไรจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

    ระบบการอ้างอิงใน Excel

    Excel นั้นมีระบบการอ้างอิงไปยัง Cell ต่างๆ อยู่ 2 ระบบ คือ ระบบ A1 และ ระบบ R1C1 แต่ระบบมาตรฐานที่คนส่วนใหญ่ในโลกนี้ใช้กันคือ “ระบบ A1” และเป็นระบบที่ Excel เลือกไว้ให้โดยอัตโนมัติด้วย ดังนั้นในบทความนี้ผมจะขอพูดถึงแค่ระบบ A1 นะครับ

    ระบบการอ้างอิง Cell แบบ A1 มีวิธีการอ้างอิงดังต่อไปนี้

    • ตั้งชื่อ Column คอลัมน์ (แนวตั้ง) ด้วยตัวอักษรภาษาอังกฤษ แต่ละอันไล่จากซ้ายไปขวา A B C… ไปจนถึง XFD และ
    • ตั้งชื่อ Row แถว (แนวนอน) ด้วยตัวเลข ไล่จากบนลงล่าง 1 2 3 … ไปจนถึง 1,048,576

     การอ้างอิงแต่ละช่อง

    cell-reference

    เรียกได้ว่า “เมื่อรู้พิกัด เราก็รู้ชื่อ Cell ที่จะเรียกได้” เช่น ถ้าจะเรียก Cell ที่อยู่ตำแหน่งคอลัมน์ที่ 4 ตัดกับ แถวที่ 3 เราก็จะเรียกว่า D3 นั่นเอง

    ในทางกลับกัน “เมื่อเรารู้ชื่อ Cell Reference เราก็จะรู้ว่ามันอยู่ตำแหน่งไหนเช่นเดียวกัน” เช่น  A3 คือ คอลัมน์แรกแถวที่ 3, B3 คือ คอลัมน์ที่ 2 แถวที่ 3, C5 คือคอลัมน์ที่ 3 แถวที่ 5 เป็นต้น

    ผมเชื่อว่า หากคุณสามารถซื้อตั๋วหนัง แล้วเดินเข้าไปนั่งได้ถูกที่ คุณต้องข้าใจการอ้างอิงใน Excel ได้เช่นกัน!  

    วิธีการดูว่า Cell แต่ละช่องชื่อว่าอะไร / จะอ้างอิงได้ยังไง?

    • วิธีที่ 1 : ให้คลิ๊กเลือกที่ Cell นั้นๆ แล้วดูที่ Name Box ที่อยู่ด้านซ้ายของ Formula Bar
      cell-reference2-sign
    • วิธีที่ 2 : คลิ๊กที่ Cell อื่น จากนั้นให้พิมพ์ = ใน Formula Bar แล้วคลิ๊กเลือก Cell ที่ต้องการจะอ้างอิงได้เลย มันจะบอกให้ว่า Cell ที่เราจิ้มไปสามารถอ้างอิงได้จากคำว่าอะไรซึ่งการพิมพ์เครื่องหมาย =ตามด้วยชื่อ Cell จะเป็นการใส่สูตรเพื่อบอกให้ Excel ดึงค่าจาก Cell ที่เราอ้างอิงนั้นมายัง Cell ที่ใส่สูตรอยู่ครับ นับว่าเป็นหัวใจสำคัญของการใช้สูตร Excel เลยล่ะ เดี๋ยวจะมีอธิบายโดยละเอียดในบทต่อๆ ไปครับ
      cell-reference3

    การอ้างอิงพร้อมกันหลายช่อง

    ทีนี้ หากต้องการอ้างอิงหลายๆ ช่อง จะทำไงดี??  ไม่ต้องห่วงไป Excel ก็ได้มีการกำหนดสัญลักษณ์ที่เรียกว่า Reference Operator (ตัวดำเนินการอ้างอิง) มาช่วยในการระบุ Cell Referece ครับ โดยจะมี 3 ตัวคือ , (comma)  : (colon) และ ช่องว่าง (space) ซึ่งแต่ละตัวเอาไว้ทำอะไรเดี๋ยวมาดูกันอีกทีครับ

    เดี๋ยวเราจะใช้วิธีที่ 2 ที่ได้แนะนำไปก่อนหน้านี้ในการหัดเรียนรู้เรื่องของ Cell Referenceครับ เพราะวิธีการพิมพ์  = แล้วคลิ๊กที่ Cell ที่ต้องการ  Excel จะแสดงให้เราดูเลยว่าถ้าเลือกช่องแต่ละแบบใช้ Reference Operator ตัวไหน เราจะได้ไม่ต้องมาจำไงล่ะ!

    แต่คราวนี้ แทนที่จะใส่ = แล้วคลิ๊กที่ Cell ต่างๆ เลยอย่างที่ผ่านมา ผมขอแนะนำให้ใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น SUM ซึ่งมีหน้าที่หาผลรวม ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น (สูตรสำเร็จรูป) ขั้นพื้นฐานที่ใช้บ่อยสุดๆ

    วิธีการ มี 3 Step ง่ายๆ คือ 1.ให้ พิมพ์ =SUM( 2.คลิ๊กเลือกช่องที่ต้องการ 3.ลองดูสิ่งที่ขึ้นมาครับ

    การอ้างอิงแบบหลายๆ Cell พร้อมกัน สามารถแบ่งได้เป็น 3 กรณี คือ

    อ้างอิงเป็นช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง (เวลากด = แล้วไล่คลิ๊กแต่ละช่องให้กด Ctrl ค้างไว้ด้วย)
    cell-reference-multi1

    ใช้ , (comma)  เป็นตัวเชื่อม การอ้างอิงแต่ละ Cell เข้าด้วยกัน โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ติดกัน
    เช่น  A1, C2, D1

    อ้างอิงเป็นช่วงแบบต่อเนื่องกัน  (เวลากด = แล้วคลิ๊กให้กดเม้าส์ค้างแล้วลากได้เลย)
    cell-reference-multi2

    ใช้ : (colon) เป็นตัวเชื่อม ซึ่งเราจะใส่การอ้างอิงจากจุดซ้ายบนถึงขวาล่างของช่วง
    เช่น A1:D2 จะให้ความหมายเดียวกับ ช่องเหล่านี้รวมกัน A1,B1,C1,D1,A2,B2,C2,D2

    อ้างอิงแบบหาส่วนที่ซ้ำกัน (เวลากด = กดเม้าส์ค้างแล้วลาก กด Space 1 ที แล้วลากเม้าส์อีกช่วง)
    cell-reference-multi3

    ใช้ช่องว่าง (space) เป็นตัวเชื่อม โดยจะได้ผลลัพธ์เป็นช่องที่ซ้ำกัน (Intersect) ระหว่าง Reference ที่เราใส่ลงไปทั้งหมด เช่น A1:D2 C1:C4) ผลที่ได้คือช่วง C1:C2 นั่นเองครับ  แต่ถ้าไม่มีส่วนซ้ำกันเลย Excel จะแสดง Error ออกมาเป็น #NULL!

    เมื่อลองใส่สูตรตามนี้แล้ว ลองกด Enter ดูครับ เพื่อดูว่าผลรวมที่ได้จากฟังก์ชั่น SUM คือเท่าไหร่ ถ้าไม่มีอะไรผิดพลาด แบบที่ 1-3 จะได้ผลรวม คือ 13, 40, 11 ตามลำดับครับ

    การอ้างอิง Cell จาก Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น

    หากย้อนกลับไปเทียบกับเคสการหาที่นั่งในโรงหนังที่ยกตัวอย่างก่อนหน้านี้ หากเปลี่ยนสถานการณ์เป็น เพื่อนคุณโทรมาบอกว่าได้จองที่นั่ง E7 ให้คุณแล้ว โดยที่คุณไม่รู้เลยว่าที่นั่ง E7 ที่กำลังพูดถึงอยู่นั้นคือโรงหนังที่ไหน รอบไหน โรงอะไร คุณจะไปนั่งถูกที่มั๊ยครับ?

    ดังนั้นข้อมูลที่คุณต้องการ กรณีที่ไม่รู้ว่าเพื่อนของคุณกำลังพูดถึงโรงหนังอันไหน ก็คือ

     paragonข้อมูลสำคัญที่เราควรรู้ในการจะไปนั่งได้ถูกตำแหน่ง คือ
    ที่ตั้งโรงหนังมันเป็นโรงหนังที่ Paragon Cineplex
    เป็นโรงหนังที่เท่าไหร่โรงที่ 14
    รอบอะไร?รอบ 20:40
    ตำแหน่งที่นั่งในโรงหนังE7

    ผมกำลังจะบอกว่า ใน Excel ก็เช่นกัน เพราะว่าจริงๆ แล้ว Excel จะมีการอ้างอิงละเอียดถึง 3 ระดับ คือ Workbook / Worksheet / Cell

    แต่ Excel ใจดีคือ ถ้าเราอ้างอิงอยู่ที่ Sheet เดียวกัน คุณแค่ระบุแค่ Cell มันก็ทำงานได้แล้ว (ข้อมูลอื่นถือว่าถูกละไว้ในฐานที่เข้าใจ) แต่ถ้าเราเริ่มมีการอ้างอิงไปยัง Sheet อื่น หรือไฟล์อื่น เราต้องมีการระบุข้อมูลเพิ่มด้วย

    ประเภทการอ้างอิงวิธีการเขียนตัวอย่าง และความหมาย
    อ้างอิงจาก Sheet อื่น
    (ที่อยู่ไฟล์ Excel เดียวกัน)    		=’ชื่อชีท‘!Range=’ทดสอบ นะ‘!A10
    แปลว่าให้เอาค่ามาจาก Sheet ชื่อ “ทดสอบ นะ” ในช่อง A10
    อ้างอิงจาก Workbook อื่น
    (อยู่ในไฟล์ Excel อื่น)    		=’ที่อยู่ไฟล์[ชื่อไฟล์]ชื่อชีท‘!Range=’D:\inwexcel\[testja.xlsx]แมว‘!B2:C6ให้เอาค่ามาจากไฟล์ที่ D:\inwexcel\[testja.xlsx ชื่อ Sheet “แมว” ในช่วง B2:C6
    Tips : บางครั้งคุณอาจพบว่า ไม่สามารถใช้เทคนิค กด = แล้วเอา Mouse คลิ๊กไปยังไฟล์อื่นได้ นั่นเป็นเพราะไฟล์ที่ถูกอ้างอิงนั้นอาจถูกเปิดขึ้นในฐานะคนละโปรแกรมกับไฟล์ที่ใส่สูตรอยู่วิธีแก้คือให้ปิดไฟล์ที่จะอ้างอิงถึงก่อน แล้วค่อยเปิดใหม่โดยใช้วิธีกด Open จากไฟล์ที่กำลังเขียนสูตรอยู่ แล้วค่อยทำการอ้างอิงไปหาอีกที

    Tips: การ เลือก Cell ต่างๆ โดยใช้เครื่องมืออื่นๆ

    นอกจากจะใช้ Mouse และ Keyboard ในการเลือก Cell / Range ต่างๆ ตามปกติแล้ว เรายังใช้เครื่องมืออื่นๆ ในการช่วยทำ Selection ได้ด้วยครับ ซึ่งทำให้เราทำงานเร็วขึ้นอีกมาก

    ใช้ Name box (อยู่ทางซ้ายของ Formula Bar)

    พิมพ์ Cell Reference ที่ต้องการเลือกลงไปใน Name Box แล้วกด Enter ได้เลย โดยจะใส่เป็น Cell หรือเป็น Range ต่อเนื่อง (B2:D7) หรือ ไม่ต่อเนื่อง (B3,B8,C20) ก็ได้ Excel จะวิ่งไปยังช่องที่เราพิมพ์ ซึ่งสะดวกมากเวลาที่ต้องไปยังช่องที่อยู่ไกลๆ

    select-cell1
    select-cell2

    ใช้ เครื่องมือ Go to

    การใช้เครื่องมือ Go to นี้ จะช่วยให้เราเลือก Cell ที่มีลักษณะจำเพาะเจาะจงได้ง่ายขึ้น เช่น เลือก Cell ที่เป็นสูตรทั้งหมด เลือก Cell ที่ไม่ถูกซ่อน หรือ เลือก Cell ที่มีค่าว่างเปล่าเท่านั้น เป็นต้น

    • [Home] –> Editing –> Find & Select –> Go to… หรือ กด Ctrl + G
    • พิมพ์ Cell ที่ต้องการเลือกลงไปได้เลย เช่นเดียวกับการใช้ Name box
    • ใช้ Go to special…เพื่อเลือกข้อมูลที่มีลักษณะที่ต้องการ ที่ผมใช้บ่อยๆ เช่น
      • Constant = เอาไว้เลือกช่องที่ไม่ใช่สูตร, Formulas = เลือกช่องที่เป็นสูตร
      • Blank = เอาไว้เลือกช่องว่างเปล่า
      • Visible Cells Only = เลือกเฉพาะช่องที่มองเห็น (เอาไว้ Copy เวลา Hide Cell ทำให้ copy เฉพาะ Cell ที่ไม่ได้ซ่อนอยู่ ตรงนี้มีประโยชน์มาก)
      • อื่นๆ อีกมากมาย

    การใช้เครื่องมือ Find เพื่อค้นหาข้อมูล และเลือกข้อมูล

    เครื่องมือนี้นอกจากจะเอาไว้ค้นสิ่งที่ต้องการแล้ว ยังสามารถใช้เลือก Cell ที่มีข้อความหรือลักษณะที่กำหนดได้ด้วย ซึ่งเดี๋ยวเราจะมาเรียนรู้กันในบทที่สอนการใช้เครื่องมือ Find / Replace ครับ

    Tips: การอ้างอิงแบบ 3มิติ! ทะลุไปยัง Sheet อื่น ด้วย 3D Reference

    3d-ref

    แทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ Sheet เดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่ชื่อ Sheet แบบเป็นช่วงได้ โดยใส่ Sheet ที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วย Sheet ที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย (หรือจะกด Shift ค้างไว้ แล้วเลือก Tab Sheet อื่นก็ได้)

    เช่น ผมนำมาใช้กับฟังก์ชั่น SUM จะสามารถทำได้ดังนี้

    =SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4)

    เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet ด้วย!

    คำว่า “Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระหว่างทั้งสอง Sheet” หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ Sheet 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปคิดในสูตรของเราด้วยโดยอัตโนมัติ!! สะดวกสุดๆไปเลยครับ

    ฟังก์ชั่นที่รองรับการทำงานแบบ 3D Reference มีดังนี้

    SUM, AVERAGE, AVERAGEA, COUNT, COUNTA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCT, STDEV, STDEVA, STDEVP, STDEVPA, VAR, VARA, VARP, VARPA

    การเลือกช่อง Cell/Range ที่เราจะทำงาน (Selection)

    ก่อนที่เราจะทำงานใดๆ ก็ตามใน Excel ได้ ไม่ว่าจะเป็นการกรอกข้อมูล ลบข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบ หรือการกระทำอื่นๆ อีกมากมายใน Excel สิ่งที่เราจะต้องทำก็คือ การ Select  หรือเลือก Cell/Range ที่เรากำลังจะทำงานนั่นเอง

    โดยที่การ เลือก Cell สามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่คนส่วนใหญ่มักทำกัน ก็คือการใช้ Mouse และ/หรือ Keyboard ซึ่งก็ยังสามารถทำได้หลายวิธีอีกนั่นแหละ แต่ผมจะขอสรุปให้เห็นชัดๆ เป็นตารางดังนี้

     ใช้ Mouseใช้ Keyboardใช้ Mouse ผสมกับ Keyboard
    เลือก Cell เดียวคลิ๊กซ้าย ที่ Cell ที่ต้องการใช้ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ ทีละ 1 ช่อง
    กด     Ctrl + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลื่อนไปมาตามทิศทางที่ต้องการ โดยมันจะเด้งไปทิศนั้นจนสุดขอบเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)    		 
    เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องกันคลิ๊กซ้าย ที่ Cell จุดเริ่มต้นค้างไว้ แล้วลากไปยัง Cell ปลายทางกด Shift + ปุ่มลูกศร : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มทีละ 1 ช่อง
    กด Shift + Ctrl + ปุ่มลูกศร     : เพื่อเลือกพื้นที่เพิ่มไปจนสุดขอบแต่ละทิศเท่าที่มีข้อมูลอยู่ (ถ้าไม่มีข้อมูลอยู่เลยจะวิ่งไปจนสุดของ Sheet)    		โดยคลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้ว กดปุ่ม Shift ค้าง ไว้ แล้วคลิ๊กซ้าย ที่ Cellปลายทาง
    เลือกหลาย Cell แบบไม่ต่อเนื่องกันทำไม่ได้ตรงๆ
    (ต้องใช้ Comma คั่น)    		ทำไม่ได้ตรงๆ
    (ต้องใช้ Comma คั่น)    		คลิ๊กซ้าย ที่ Cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อๆ ไปได้เรื่อยๆ
    เลือกหลาย Cell แบบต่อเนื่องบ้างไปไม่ต่อเนื่องบ้างทำไม่ได้ตรงๆ
    (ต้องใช้ Comma คั่น)    		ทำไม่ได้ตรงๆ
    (ต้องใช้ Comma คั่น)    		คลิ๊กซ้าย ที่ cell เริ่มต้น แล้วกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ต่อไป(ไม่ต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Ctrl จากนั้นเปลี่ยนเป็นกดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิ๊ก Cell ปลายทาง (ช่วงต่อเนื่อง) แล้วปล่อยปุ่ม Shift

    การกรอกข้อมูล (Data Entry)

    การกรอกข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งในการจะสั่งให้ Excel ทำงาน ถ้าหากว่าเราจะต้องเป็นคนกรอกข้อมูลลงไปใน Excel เอง เราจะต้องเข้าใจเรื่องนี้เป็นอย่างดี

    เราสามารถกรอกข้อมูลลงไปใน Excel ในแต่ละช่อง (Cell) โดยพิมพ์สิ่งที่ต้องการลงไปได้เลย โดยให้เอา Mouse คลิ๊กไปที่ช่องนั้นๆ หรือจะกดปุ่มลูกศรบน Keyboard เลื่อนไปยังช่องที่ต้องการ แล้วจึงพิมพ์สิ่งที่ต้องการแล้วกด Enter

    การกรอกข้อมูลลงไปใน Excel จะแบ่งได้เป็น 2 แบบใหญ่ๆ คือ

    1.การกรอกข้อมูลที่ไม่ใช่สูตรคำนวณ

    คือ การกรอกข้อมูลปกติทั่วไป เช่น ตัวเลข วันที่ เวลา ตัวหนังสือ ค่า TRUE/FALSE เป็นต้น

    กรอกข้อมูล

    จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar (ช่องแสดงสูตร) จะเป็นค่าเดียวกัน  แต่อาจมีรูปแบบต่างกันบ้าง ซึ่งเป็นเรื่องของการกำหนดรูปแบบการแสดงผล หรือ Formatting ซึ่งจะพูดถึงในบทถัดๆ ไป

    2.การกรอกข้อมูลที่เป็นสูตรคำนวณ

    จะนำหน้าด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (= ) เสมอ โดย Excel จะทำการคำนวณผลลัพธ์ตามความสัมพันธ์ที่เรากรอกลงไป เช่น กรอกใน Cell ว่า =10+5

    formula

    จะเห็นว่าสิ่งที่แสดงออกมาใน Cell กับ Formula Bar จะไม่เหมือนกัน นั่นคือ ผลลัพธ์ใน Cell จะออกมาเป็น 15 (ผลหลังการคำนวณ) แต่ใน Formula Bar จะยังขึ้นสูตรที่เราใส่ลงไป นั่นคือ =10+5 อยู่เช่นเดิม

    โดยเรื่องของการเขียนสูตรผมจะขออธิบายโดยละเอียดในบทหลังๆ อีกครั้งหนึ่งครับ

    ประเภทของข้อมูลใน Excel (Data Type)

    อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะกรอกข้อมูลปกติ หรือกรอกสูตรลงไป สุดท้ายแล้ว Excel จะตีความค่าผลลัพธ์ (Value) ของข้อมูลใน Cell นั้นๆ ออกมาเป็นข้อมูลซึ่งสามารถแบ่งได้ออกเป็น 5 ประเภท ดังนี้

    ข้อมูลอยู่ 5 ประเภทใน Excel สำหรับคนที่ใช้งาน Excel ใหม่ๆ รู้จักแค่ 2 ประเภทแรกก่อนก็พอครับ

    ประเภทการใช้งานการจัดวางตัวอย่างของข้อมูล
    ตัวเลข (Number) เอาไว้ใช้คำนวณค่าต่างๆ ทางคณิตศาสตร์ชิดขวา
    • ตัวเลขปกติ เช่น 10, -55, 0.24, 1/3, 1.23 E+05
    • ตัวเลขที่เป็นวันที่และ/หรือ เวลา เช่น 21/03/2017, 13:50
    ตัวหนังสือ (Text) เป็นเพียงข้อความแสดงผล เอาไปคำนวณอะไรไม่ได้ชิดซ้าย
    • ตัวหนังสือปกติ เช่น คำว่า แมว, girl
    • ตัวหนังสือที่รูปร่างเป็นตัวเลข เช่น 000352211
    ตรรกะ หรือ เรื่องของการใช้เหตุผล (Logic)เอาไว้ใช้กับการใส่เงื่อนไข ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปนั้นเป็นจริงหรือเท็จ เช่น ฟังก์ชั่น IF หรือ Conditional Formattingกึ่งกลาง
    • TRUE (จริง)
    • FALSE (เท็จ)
    ความผิดพลาด (Error)เอาไว้แสดงว่ามีความผิดพลาดเกิดขึ้น มีหลายลักษณะกึ่งกลาง(ดูรายละเอียดในLevel 7)
    Arrayชุดของข้อมูลหลายๆตัวประกอบอยู่ด้วยกัน เช่น {1,3,7,8}
    (ดูรายละเอียดในLevel 35)

    เทคนิคการกรอกข้อมูล

    ทิศทางเมื่อการกรอกข้อมูลเสร็จสิ้น

    เมื่อพิมพ์เสร็จ จริงๆแล้ว เราสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Active Cell เลื่อนไปยังทิศทางไหนต่อไป ซึ่งหากรู้ไว้ก็จะช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น แต่ถ้าไม่คิดอะไรมาก ก็ใช้แค่กด Enter ไปตามปกติก็ได้ครับ

    data-direction

    สังเกต!

    • เมื่อกด Enter จะเด้งไปช่องข้างล่าง แต่จะไม่ได้เป็นการขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิมนะครับ
    • เมื่อกด Tab จะเด้งไปช่องขวา ไม่ได้เป็นการเว้นช่องว่าง (ใส่ Tab) ในช่องเดิมนะครับ
    • ใช้ปุ่มลูกศรบน Keyboard ก็จะเลื่อนไปในทิศเดียวกับลูกศรที่กดได้เช่นกัน

    กด Ctrl+Enter : ช่วยให้ใส่ข้อมูลทีเดียวหลายๆ ช่อง พร้อมกันได้ โดยไม่ทำให้ Format เปลี่ยนไป

    1. ให้เลือกช่องหลายๆช่องพร้อมกัน (เลือกเป็น Range)
    2. พิมพ์ข้อความ ตัวเลข หรือสูตรที่ต้องการ (มันจะเป็นการกรอกลงไปยังช่องซ้ายบนช่องเดียว)
    3. กด Ctrl+Enter จะเห้นว่า Excel โปรยค่า(หรือสูตร) ที่เรากรอกลงไปทุกช่องที่เลือกไว้แต่แรก
    ctrl-enter1
    ctrl-enter2

    อยากขึ้นบรรทัดใหม่ในช่องเดิม

    การขึ้นบรรทัดใหม่ใน Excel มี 2 วิธี คือ

    1. บังคับขึ้นบรรทัดใหม่จริงๆ โดยใช้ปุ่ม Alt+Enter : โดยพิมพ์ข้อความลงไป จากนั้น ให้กด Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ แล้วก็พิมพ์ข้อความบรรทัดต่อไปได้เลย
      alt-enter1
    2. ขึ้นบรรทัดใหม่ด้วยการกด Wrap Text : วิธีการคือให้กดปุ่ม [Home] –> Alignment –> Wrap Text ซึ่งวิธีนี้ Excel จะดูขนาด Cell ที่กรอกข้อมูล หากว่าเล็กเกินกว่าจะแสดงให้เห็นในบรรทัดเดียวกันได้ จะแสดงขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองโดยอัตโนมัติ (หากปรับขนาด cell ก็อาจทำให้การขึ้นบรรทัดใหม่เปลี่ยนไป)
      alt-enter2-wraptext

    สังเกต! จะเห็นว่า ข้อความจริงๆ ใน Formula Barไม่ได้ถูกขึ้นบรรทัดใหม่ไปด้วย

    การกรอกข้อมูลวันที่

    เมื่อเรากรอกข้อมูลวันที่ในรูปแบบที่ Excel รู้จัก มันจะทำการแปลงข้อมูลให้กลายเป็นวันที่ในรูปแบบมาตรฐานให้เองโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่ 2 มีนาคม ค.ศ. 2015 สามารถกรอกได้หลายแบบดังนี้

    • 2/3/2015
    • 2/3 เฉยๆ Excel จะ Assume ว่าถ้าไม่ระบุปี มันจะใช้ปีปัจจุบัน ณ ขณะที่กำลังพิมพ์ให้
    • 2-3 ก็ได้เช่นกัน (ใช้เครื่องหมาย – แทน / )
    • 2 Mar 2015 หรือ 2 mar หรือ 2mar หรือ 2march หรือ 2มี.ค. หรือ 2มีนาคม ก็ได้

    ระวัง! หากคุณพิมพ์ว่า 2/3/2558 มันจะหมายถึง ค.ศ. 2558 ซึ่งผิดทันที!! หากเราต้องการให้มันแสดงผลเป็น พ.ศ. 2558 ตอนกรอกข้อมูลต้องกรอกเป็น ค.ศ. ไปก่อน แล้วค่อยไปปรับการแสดงผลให้เห็นเป็น พ.ศ. อีกทีหนึ่ง จึงจะได้ค่าที่ถูกต้องครับ ซึ่งจะอธิบายโดยละเอียดภายหลัง

    อยากบังคับให้เป็นตัวหนังสือ

    บางครั้งเวลาเราพิมพ์ข้อมูลลงไป เช่น  อยากเขียนเลขว่า 1-10 (1 ถึง10)แต่พอพิมพ์เสร็จแล้วกด Enter จะเห็นว่า Excel เปลี่ยนข้อมูลของเรากลายเป็นวันที่ 1-ต.ค. ให้ซะงั้น!! หรืออยากพิมพ์ข้อความที่ขึ้นต้นด้วย = แล้ว Excel ดันเข้าใจไปเองว่าเรากำลังเขียนสูตร จะทำให้ค่าออกมาเป็น Error ไป

    วิธีแก้ไข มี 2 วิธี คือ

    1. เปลี่ยน Number Format เป็น TEXT ก่อน : เราต้องเปลี่ยนรูปแบบ Format ของ Cell นั้นให้เป็น Text ก่อน แล้วจึงค่อยกรอกข้อมูลลงไป ซึ่งการเปลี่ยน Number Format สามารถทำได้โดยไปที่ [Home] –> Number –> เลือก Dropdown ว่า Text (จะอธิบายในบทเรื่องของ Formatting อีกทีหนึ่ง )
    text-formatting
    text-formatting2
    1. พิมพ์ข้อความใดๆ ลงไปต่อจาก เครื่องหมาย ‘ (ที่อยู่กับแป้นพิมพ์ “ง” น่ะครับ) : จะเป็นการบังคับให้ Excel รู้ว่าสิ่งที่เราพิมพ์ลงไปต่อจากเครื่องหมาย ‘ เป็นตัวหนังสือทั้งหมด นั่นคือ จะออกมาเป็นเพียงข้อความธรรมดา ไม่ใช่ตัวเลข หรือไม่ใช่สูตร และจะไม่แสดงเครื่องหมาย ‘ มาให้เห็นด้วย เช่น
    • พิมพ์ ‘1-10 ก็จะแสดงออกมาเป็นคำว่า 1-10 เลย (ไม่กลายเป็น 1-ต.ค.)
    • พิมพ์ ‘00001234 จะเห็นผลลัพธ์ว่า 00001234 (ไม่ได้เหลือแค่ 1234 ตามปกติ)
    force-text

    สังเกต! : วิธีที่สอง จะมีเครื่องหมาย ‘ อยู่ใน Formula Bar ด้วย เพียงแต่ผลลัพธ์ในจะไม่เห็นเครื่องหมาย ‘ เท่านั้นเอง ส่วนลูกศรสามเหลี่ยมสีเขียวที่ขึ้นมา เป็นการเตือนว่า เรามีการใส่ตัวเลขในรูปแบบของ Text นะครับ

    อยากใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ทำไง?

    เราสามารถใส่สัญลักษณ์แปลกๆ ที่พิมพ์ลงไปตรงๆจาก Keyboard ไม่ได้ด้วยนะครับ

    โดยการไปที่ [ Insert] –> Symbols –>Equation (ใส่สมการ) หรือ Symbol (ใส่สัญลักษณ์) จากนั้นก็เลือกตัวที่ต้องการได้ ซึ่งแต่ละ Font อาจมีสัญลักษณ์ไม่เหมือนกัน

    symbol

    ระวัง! สัญลักษณ์คณิตศาสตร์ใน Symbol เอาไปใส่ในสูตรคำนวณไม่ได้นะครับ มันเป็นแค่ Text ธรรมดาตัวหนึ่งเท่านั้น อย่าสับสนล่ะ!!

    อยากใส่ Bullet Point ทำไง?

    บางคนชอบใช้ Excel เป็นที่จดประเด็นต่างๆ ตอนประชุม เช่น อยากจะจดบันทึความคืบหน้าของงาน ซึ่งมีหลายชิ้น และมีผู้รับผิดชอบหลายคน

    การใช้ใน Excel นั้นมีความได้เปรียบกว่าใน Word เพราะว่าใน Excel คุณสามารถทำการคัดกรองหรือ Filter ข้อมูลให้เห็นเฉพาะสิ่งที่กำลังสนใจได้ภายหลัง คุณอาจออกแบบตารางดังนี้

    bullet2

    ซึ่งบ่อยครั้งเราอาจจะอยากใส่ Bullet Point ลงไปในช่องที่ค่อนข้างยาว เช่น ช่องรายละเอียด เพื่อให้มันอ่านได้ง่ายขึ้น (จริงๆ ใส่ขีด – ธรรมดาๆ ก็ได้ แต่มันไม่เท่ครับ!)

    วิธีการใส่ Bullet Point ทำได้หลายวิธีดังนี้

    • ให้กดปุ่ม Alt+เลข7 (ต้องใช้ปุ่มเลข 7 บนแถบตัวเลขด้านขวาของ Keyboard) ได้เลย แต่ถ้าคุณใช้ Notebook ที่ไม่มีตัว Numpad ด้านขวา ให้ใช้การ insert Symbol แทนครับ
    • Copy Bullet Point มาจาก Ms Word วิธีนี้เหมือนจะขี้โกงหน่อย แต่ก็ได้ผลดีนะครับ
    • ใส่สูตร ใช้ฟังก์ชั่น CHAR มาช่วย ทำได้โดยเขียนว่า =CHAR(149) ครับ โดยสามารถสังเกตรหัส 149 ได้จาก Character Code ต้องต้องเลือกเป็น ASCII(Decimal) ก่อนนะครับ
      symbol2

    การแก้ไขข้อมูล (Editing)

    คนเราทำอะไรก็ตาม ล้วนสามารถผิดพลาดกันได้ การแก้ไขจึงเป็นสิ่งที่แทบจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ลงไปแล้ว  ได้ 3 วิธี

    1. เลือกช่องที่ต้องการ แล้วเอา Mouse ไปคลิ๊กตรงที่จะแก้ใน Formula Bar
    2. เลือกช่องที่ต้องการ แล้ว กดปุ่ม F2 : แบบนี้ไม่ต้องใช้ Mouse เลย (แต่Cursor ไปอยู่หลังสุด)
    3. กด Double Click ตรงที่จะแก้ใน Cell เลย : แบบนี้ Cursor จะอยู่ตรงที่ดับเบิ้ลคลิ๊กเลย

    จากนั้นก็พิมพ์แก้ หรือ ลบ สิ่งที่ต้องการได้เลยครับ ไม่มีอะไรยาก

    Undo & Redo

    นอกจากการพิมพ์แก้แล้ว Excel ก็มีการใช้เครื่องมือมาช่วยการแก้ไขงานได้อย่างดี คือ

    • Undo (กด Ctrl+z) : ยกเลิกการกระทำล่าสุด ถ้า Excel ไม่มีคำสั่งนี้ น้ำตาไหลแน่ครับ
    • Redo (กด Ctrl+y) : ลงมือกระทำงานที่เพิ่ง Undo ไป

    ทั้งสองคำสั่งนี้เป็นคำสั่ง Basic ที่มีใน Program ส่วนใหญ่อยู่แล้ว แต่สิ่งสำคัญที่ผมอยากจะเน้นคือ การกด Undo ด้วยคีย์ลัด Ctrl+z บน Keyboard จะทำให้คุณทำงานเร็วขึ้นมากนะครับ (แถมดูเหมือนมือโปรด้วย!) ดังนั้น พยายามหัดใช้ Keyboard ไว้ให้ชินด้วยนะครับ

    ส่วนอีกคำสั่งที่คล้ายๆ กันและมีประโยชน์มากๆ คือ Repeat Action (คีย์ลัด ปุ่ม F4)  ซึ่งเอาไว้ทำซ้ำการกระทำล่าสุดที่คุณทำบน Excel ผมจะขอยกไปพูดรายละเอียดต่อไปในอนาคต ซึ่งคุณควรจะเข้าใจเนื้อหาบางอย่างก่อน จึงจะเข้าใจการ Repeat ได้ครับ

    การลบข้อมูล (Clear vs Delete)

    การลบข้อมูลมีอยู่ 2 แบบ ใหญ่ๆ คือ

    ลบสิ่งที่อยู่ใน Cell ออกไป
    clear1
    clear2

    จะเรียกว่าการ Clear (อยู่ที่ [Home] –> Editing –> Clear) ซึ่งมีหลายแบบ แต่ที่ควรรู้เช่น เช่น

    • Clear All : ลบทั้งเนื้อหาและรูปแบบ
    • Clear Formats: ลบรูปแบบ
    • Clear Contents: ลบเนื้อหา (การกดปุ่ม Del บน Keyboard จะทำแบบนี้)
    ลบ Cell นั้นๆ ให้หายไปเลย (แล้วเลื่อน Cell อื่นมาทดแทน)
    delete1
    delete2

    จะเรียกว่า Delete ซึ่งมี 4 แบบ คือ

    • Delete Cells : ลบเฉพาะช่องที่เลือก (แล้วจะถามว่าให้เลื่อน Cell ขึ้น หรือเลื่อนมาทางซ้าย)
    • Delete Rows : ลบแถวเดียวกับช่องที่เลือกทั้งแถว
    • Delete Columns : ลบคอลัมน์เดียวกับช่องที่เลือกทั้งคอลัมน์
    • Delete Sheet : ลบ Sheet ที่ทำงานอยู่

  • เริ่มทำความรู้จัก Excel

    เริ่มทำความรู้จัก Excel

    Excel ทำอะไรได้บ้าง?

    ผมจะยกตัวอย่างการทำงานหลักๆ ของ Excel เพื่อให้คุณลองคิดตามดูว่า ถ้าเราสามารถใช้งาน Excel ทำแบบนี้ได้ จะช่วยให้ชีวิตเราดีขึ้นได้อย่างไร? และอาจเป็นแนวทางที่จะเป็นเป้าหมายของคุณได้

     icon-func ทำตัวเป็นเครื่องคิดเลขที่ความสามารถระดับพระกาฬ รองรับการคำนวณสูตรทางคณิตศาสตร์ ใช้ฟังก์ชั่นซับซ้อนซึ่งการใช้ Excel เป็นเครื่องคิดเลขดีตรงที่มันรองรับการเปลี่ยนค่า Input เล่นภายหลังได้ พิมพ์ผิดก็แก้ไขใหม่ได้อีกต่างหาก
     icon-table เก็บข้อมูลในรูปแบบตารางฐานข้อมูลย่อมๆ เช่น ฐานข้อมูลการขายสินค้า รายชื่อลูกค้าที่พร้อมรองรับการวิเคราะห์ข้อมูลต่อไป หรืออาจจะเตรียมฐานข้อมูลเอาไว้ทำ Mail Merge ร่วมกับ Microsoft Word เพื่อออกจดหมายที่เปลี่ยนข้อมูลผู้รับได้อัตโนมัติก็ยังได้
     icon-pivot สรุปผลจากข้อมูลเยอะๆ ให้นำไปใช้ประโยชน์ได้จริง เช่น ใช้เครื่องมือ PivotTable เพื่อสรุปผลจากฐานข้อมูลที่เตรียมไว้ ลองเปลี่ยนมุมมองต่างๆ ในการดูข้อมูล เพื่อที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ต่อไปได้ เช่น ทำกราฟ
     icon-chart วาดรูป สร้างกราฟ Diagram อีกทั้งยังผสานพลังส่งกราฟให้กับโปรแกรมนำเสนอยอดนิยม PowerPoint ได้สบายๆ หรือทำ Flowchart สวยๆ ก็ได้(โดยไม่ต้องง้อ  Visio เลย)
     icon-form สร้างแบบฟอร์ม หรือ Model การคำนวณ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ เช่น การผ่อนบ้าน
     icon-dashicon-form สร้างรายงานแบบสวยงาม (Dashboard) ให้ท่านผู้บริหารดูผลการดำเนินงานของบริษัท
     icon-whatif ช่วยหาค่าผลลัพธ์ที่ดีที่สุด (Optimization) เพื่อแก้ปัญหาการจัดการด้านการปฏิบัติการ เช่น จะผลิตสินค้าแบบไหน กระจายสินค้าด้วยช่องทางใด ให้มีผลกำไรสุทธิสูงสุด เป็นต้น

    จะ Excel Version ไหนก็หลักการเดียวกัน

    Excel นั้นได้มีการพัฒนาเรื่อยมา ตั้งแต่ Excel เวอร์ชั่นแรกที่ออกมาในปี ค.ศ. 1985 โน่นนนน… จนถึงขณะที่ผมเขียนหนังสือเล่มนี้อยู่นั้น Excel  ก็ได้มาถึง Version ที่เรียกว่า Excel 2013 แล้ว (โห อายุเกือบเท่าผมเลยล่ะ!!) ซึ่งก็มีเครื่องมือและความสามารถเจ๋งๆ เพิ่มขึ้นมากมาย

    excel-2-0

    เครดิตรูปจาก : http://excel.officetuts.net/en/training/history-of-spreadsheets

    อย่างไรก็ตาม หลักการทำงานของทุกๆ Version นั้นยังเหมือนเดิมแทบทุกอย่าง จะมีเปลี่ยนไปมากหน่อยก็แค่หน้าตาของเมนูต่างๆ ในช่วงที่เปลี่ยนจาก Excel 2003 เป็น 2007 เท่านั้น หลังจากนั้นมาก็แทบไม่มีอะไรเปลี่ยนเลย นอกจากว่าอาจจะมีเครื่องมือที่ให้เราทำงานสบายขึ้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เท่านั้น

    ดังนั้นหากคุณได้เรียนรู้ทักษะการใช้ Excel ในหนังสือเล่มนี้แล้ว ไม่ต้องห่วงว่าเมื่อ Excel ออกใหม่ เช่น เป็น Excel 2025 หรืออะไรมาก็ตาม เราก็น่าจะสามารถใช้งาน Excel ได้เหมือนเดิม เพราะว่าเรามีความเข้าใจแก่นแท้ในการทำงานของมัน ไม่ใช่แค่เปลือกนอกหรือหน้าตาที่เปลี่ยนแปลงไป

    ลองเปิดใช้ Excel

    การที่จะเรียนรู้ Excel ได้เร็ว วิธีที่ดีที่สุดคือลองเปิดมันขึ้นมาใช้ดูครับ เพราะฉะนั้นอย่ารอช้า ให้ Double Click ที่ Icon Microsoft Excel เพื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาเลยครับ!

    เมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาแล้ว คุณจะเห็นช่องสี่เหลี่ยมหลายๆ ช่องจัดเรียงอยู่ในรูปแบบของตารางขนาดยักษ์ตามรูปข้างล่าง

    blank-2010

    welcome-2013

    แต่ถ้าเป็น Excel 2013 ต้องกดเลือก Blank Workbook ก่อน ถึงจะเข้าไปยังหน้าว่างเปล่าแบบเดียวกับ Excel version ก่อนๆ ได้ ซึ่งผมแนะนำให้ตั้งค่าให้ข้ามหน้านี้ไปเลย เพราะเสียเวลามาก

    โดยไปตั้งค่าใน [File] –> Options –> General –> Start up Options –> ติ๊ก Show the start screen… ออกซะ ใครคิดว่าเรื่องแค่นี้เล็กน้อย แต่ถ้าคุณใช้ Excel ทุกวัน ก็เซฟเวลาไปได้เยอะครับ!

    ศิลปินวาดบนผืนผ้าใบ ผู้ใช้ Excel ทำงานบนช่องตาราง

    ตารางขนาดยักษ์ตรงนี้คือพื้นที่ว่างที่ให้เราทำงานกับ Excel ได้ครับ จะว่าไปก็เหมือนกับผืนผ้าใบเปล่าๆ ที่ให้ศิลปินสามารถละเลงงานศิลปะลงไปเต็มที่นั่นแหละครับ

    ศิลปินสามารถใส่องค์ประกอบศิลป์ลงไปบนผ้าใบ เช่น เส้น รูปทรง สี การเล่นแสงและเงา ฯลฯ…
    แต่สำหรับ Excel นั้น คุณสามารถจะใส่ข้อมูลต่างๆ เช่น ตัวเลข ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ลงไปในช่องตารางที่คุณเห็น  นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งเรื่องการแสดงผล ความสวยงาม และสีสันต่างๆ ได้ด้วยนะ แต่เรื่องความสวยงามมันไม่ใช่หน้าที่หลักของ Excel ครับ ดังนั้นผมแนะนำให้คุณ Focus ไปที่หน้าที่หลักที่ผมจะแนะนำคุณในหนังสือเล่มนี้ดีกว่า

    แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มใส่ข้อมูลต่างๆ หรือทำงานใน Excel ได้นั้น คุณจะต้องเข้าใจโครงสร้างของ Excel ก่อนว่ามันแบ่งส่วนประกอบออกมาเป็นอย่างไรบ้าง เพื่อไม่ให้เสียเวลา เรามาดูกันครับ!

    (more…)

  • ทำยังไงถึงจะเก่ง Excel?

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

     

    ก่อนที่จะเริ่มเข้าสู่เนื้อหาของ Excel กันจริงๆ ผมอยากให้คุณอ่านบทนี้และทำความเข้าใจให้ดีซะก่อนครับ หากคุณข้ามไปอ่านเนื้อหาของ Excel เลย คุณอาจจะไม่ได้ประโยชน์จากมันเต็มร้อย เพราะคุณอาจกำลังเรียนรู้อย่างผิดวิธี

    เพื่อให้ไม่เสียเวลาของคุณ ผมขอสรุป 10 ขั้นตอนในการที่จะทำให้คุณ Level Up ทักษะการใช้ Excel ของคุณเองได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ครับ

    1.    มั่นใจว่าคุณเองก็สามารถเก่ง Excel ได้

    ตรงนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ให้คุณคิดเลยว่า “หากคุณพยายามอย่างแท้จริงแล้ว ไม่มีอะไรที่ทำไม่ได้” ทุกคนล้วนแต่เคยไม่เก่งมาก่อนทั้งนั้น ไม่มีใครเล่นกีฬา เล่นดนตรี ทำงาน หรือใช้เก่งมาตั้งแต่เกิดหรอกครับ แต่คนเราฝึกฝนพัฒนาทักษะกันได้

    ยกตัวอย่างกรณีตัวผมเอง ตอนที่ผมกำลังจะสมัครงานใหม่ๆ (เมื่อซัก 5 ปีที่แล้ว) ตอนนั้นผมใช้ Excel ได้แค่ระดับพื้นฐานแบบสุดๆ (แค่ใช้ฟังก์ชั่น SUM เป็น… ใช้ IF พอเป็นบ้าง… เพิ่งหัดใช้ PivotTable… และยังไม่รู้จัก VLOOKUP ด้วยซ้ำ..  VBA นี่เลิกพูดกัน!!)  ผมใช้เวลา 2 อาทิตย์ที่ฝึกจริงจัง ทั้งอ่านหนังสือ ดูคลิปผู้รู้ใน Youtube และลงมือทำ ในการเตรียมตัวให้พร้อมกับการสัมภาษณ์งาน (ในที่สุดผมก็รู้จัก VLOOKUP ฮ่า ฮ่า)… พอได้มีโอกาสเข้ามาทำงานจริง ผมใช้เวลาเพียงแค่ 2-3 เดือน ก็สามารถเรียนรู้ทักษะ Excel เพิ่มขึ้นมาได้มากมาย จนสามารถใช้ VBA (ภาษาคอมพิวเตอร์ ที่สั่ง Excel ทำงานแบบขั้นสูง) สร้างโปรแกรม Excel ที่ปัจจุบันยังใช้กันอย่างแพร่หลายอยู่ในองค์กรที่ผมทำงานอยู่ด้วยซ้ำ นอกจากนี้เริ่มมีเพื่อนๆ ในที่ทำงานมาปรึกษาปัญหา Excel มากมาย

    ผมจึงมีความรู้ ประสบการณ์มากพอที่จะมาแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นได้เก่งขึ้นบ้างและผมก็ได้เริ่มได้แชร์ความรู้ในโลกออนไลน์ จนมาถึงในปัจจุบัน  บางบทความที่ผม Post มีคน Like เป็นแสนครั้ง (ดีใจน้ำตาแทบไหล) คลิปวีดีโอที่ผมสอน Excel ก็มีคนดูเป็นแสน แม้จะไม่เยอะมากเมื่อเทียบกับวีดีโอบันเทิงอื่นๆ แต่ถ้าเทียบกับเรื่องที่มีสาระความรู้ผมก็มั่นใจว่ามันเยอะอยู่นะครับ จนในที่สุดผมก็ได้กลั่นกรองความรู้สำคัญๆ ให้ตกผลึกจนออกมาเป็นหนังสือเล่มนี้นี่แหละครับ

    ทั้งหมดนี้ก็เริ่มมาจากคนที่เคยไม่เก่ง Excel มาก่อนคนหนึ่ง เพราะฉะนั้น จงมั่นใจเถอะว่าคุณก็เก่ง Excel ได้ (ในเวลาไม่นานด้วย) หนังสือเล่มนี้จะช่วยคุณให้เก่ง Excel เอง ไม่ต้องห่วง!!

    2.    หาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

    ผมแนะนำให้หาเป้าหมายก่อนเลยว่าอยากจะใช้ Excel ทำอะไรได้ หรือ จะเก่ง Excel ไปเพื่ออะไร? และต้องทำให้สำเร็จได้ภายในเวลาเท่าไหร่? ยิ่งมีความชัดเจนเท่าไหร่ยิ่งดี อย่างที่กูรูหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า “คุณไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่คุณไม่รู้ว่าคืออะไร”

    เป้าหมายมีได้หลายแบบ อาจจะเป็นการทำโปรเจคบางอย่าง หรืออยากลดเวลาการทำงานลง ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียนรู้เพื่อเอาไปสอนคนอื่นอีกที หรือแม้กระทั่งเพื่อเอาไปอวดเพื่อนๆ ก็ยังได้  หากเรามีเป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ทุกอย่างจะง่ายขึ้นมาก คุณจะมีเหตุผลในการขยันเรียนรู้และฝึกฝนทันที  เรียกได้ว่า “เป้าหมายที่ดี จะดึงพลังของคุณออกมา” ได้ครับ

    ยกตัวอย่างตัวผมเอง (อีกแล้ว) ตอนเข้ามาทำงานใหม่ๆ ได้รับมอบหมายให้ทำโปรเจคที่ต้องใช้ Excel เขียนสูตรซับซ้อน แถมยังต้องใช้ VBA ด้วย ที่สำคัญต้องทำให้เสร็จในเวลา 3 เดือน เพื่อเอาไปให้พนักงานในองค์กรใช้ทั่วประเทศ (คิดในใจ : เฮ้ย!  ยังไม่เคยใช้ VBA มาก่อนเลย!) แต่เนื่องจากผมมีความเชื่อมั่นว่าผมต้องเรียนรู้ได้ อย่างที่บอกในขั้นตอนที่แล้ว ผมก็ยึดโปรเจคนี้เป็นเป้าหมาย ว่าต้องทำให้ได้ภายใน 3 เดือน และพยายามศึกษา Excel มากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งทำให้ผมพัฒนาขึ้นอีกมากมายเลย นี่แหละครับพลังของการมีเป้าหมายที่ดึงพลังในตัวผมออกมาได้เต็มที่

    แต่ถ้าใครยังไม่มีเป้าหมายก็ไม่เป็นไร หนังสือเล่มนี้จะมีแนวทางเพื่อช่วยให้คุณหาเป้าหมายในการใช้ Excel ของคุณเอง

     

    3.    แบ่งเป้าหมายใหญ่เป็นเป้าหมายย่อยๆ

    ผมมีเทคนิคดีๆ ในการจะทำงานใหญ่ให้สำเร็จ นั่นก็คือ เราควรจะแบ่งเป้าหมายใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายย่อยๆ เสียก่อน หลักการนี้เรียกว่า Divide & Conquer ซึ่งจะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้นมาก (ไม่เชื่อลองดู!)  ทั้งนี้เพราะการแบ่งเป้าหมายจะทำให้เป้าหมายดูไม่ไกลเกินไป และเราจะรู้สึกดีเมื่อได้เห็นความคืบหน้าของตัวเองอย่างชัดเจน รวมถึงการที่เราได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ เราจะมีความสุขเพราะว่าตนเองนั้นฉลาดขึ้น พัฒนาขึ้น

    การบรรลุเป้าหมายย่อยๆ ตรงนี้จะเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นในตัวคุณมากขึ้นไปอีก และจะทำให้คุณสามารถลิ้มรสผู้ชนะ ซึ่งพอทำบ่อยครั้ง คุณก็จะไม่กลัวเป้าหมายใหญ่ๆ อีกต่อไป

    (more…)

  • ทำไมคุณต้องเก่ง Excel ?

    co-create
    บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่

     

    Excel คือวิชาที่ใช้จริงในชีวิตการทำงาน

    หากคุณได้เข้าสู่ช่วงชีวิตแห่งการทำงานแล้ว คุณจะพบว่าความรู้ที่คุณได้ร่ำเรียนมาทั้งหมดตั้งแต่เด็กจนจบมหาวิทยาลัย มีเพียงส่วนน้อยเท่านั้นจะได้ใช้ในชีวิตจริง (ช่างน่าเศร้า… แต่จริง!) เหตุการณ์นี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับคุณคนเดียว แต่มันเกิดขึ้นกับคนส่วนใหญ่ในโลกนี้เลยล่ะ

    ในทางกลับกัน การทำงานจริงนั้นต้องการทักษะหลายอย่างที่มักจะไม่ได้มีสอนกันในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เช่น การฟัง การสื่อสาร การเจรจาต่อรอง การสร้างความสัมพันธ์ การบริหารเวลา การทำงานเป็นทีม ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์ การค้นหาตัวเอง และหนึ่งในทักษะที่ใช้ในชีวิตการทำงานของคนจำนวนมาก โดยเฉพาะคนที่ต้องทำงานเกี่ยวกับตัวเลข นั่นก็คือ ทักษะการใช้โปรแกรม Excel นั่นเอง

    โปรแกรม Excel นี้ไม่ว่าองค์กรที่ไหนๆ ก็มีให้ใช้กันทั่วไปเป็นมาตรฐานเดียวกัน (อาจต่างกันที่ Version บ้าง แต่ก็ไม่ใช่ประเด็นสำคัญ) แต่สิ่งที่ต่างกันจริงๆ คือ ผู้ใช้งานแต่ละคน มีทักษะที่จะดึงประโยชน์ของ Excel มาใช้เป็น “เครื่องทุ่นแรง” ได้ไม่เท่ากัน ถ้ารู้แบบนี้แล้วคุณจะปล่อยให้ตัวเองทำงานหนักกว่าที่ควรไปทำไม? ในเมื่อหากคุณรู้มากขึ้นอีกนิด จะสบายขึ้นอีกมาก!

     

    Excel คือเครื่องทุ่นแรง

    lever

    Excel นั้นเป็นเหมือน “เครื่องทุ่นแรง” (Leverage) ที่จะช่วยให้คุณสบายขึ้น คือ ออกแรงน้อยลงแต่ได้งานเท่าเดิมหรืออาจจะได้งานมากขึ้นด้วยซ้ำ!

    คำว่า Leverage มีรากศัพท์มาจากคำว่า Lever หรือ คานดีดคานงัด (ไม่ใช่ขึ้นคานนะ) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถยกของหนักๆ ขึ้นได้ เพียงแค่จัดวางตำแหน่งให้ถูกวิธีเท่านั้น

    ใน Excel ก็เช่นกัน หากเราใช้ Excel เป็น มันจะช่วยเพิ่มความสามารถดั้งเดิมของเราเป็นทวีคูณ! ซึ่งจะเห็นว่าผลลัพธ์ที่จะเพิ่มขึ้น ขึ้นอยู่กับ 2 ปัจจัยหลัก ตามความสัมพันธ์ที่ว่า

    ผลลัพธ์ = แรงที่เราออก (ทักษะดั้งเดิม)  x  พลังในการทุ่นแรง (ความรู้ความเข้าใจ Excel)

    ดังนั้นทั้งสองปัจจัยจึงเป็นสิ่งที่สำคัญทั้งคู่ นั่นคือ ถ้าคุณมีทักษะเดิมที่ดี แต่ไม่รู้จักการนำ Excel มาช่วย คุณก็จะต้องออกแรงเยอะเกินความจำเป็น ในทางกลับกัน หากคุณเก่ง Excel มาก แต่ไม่มีทักษะหรือความรู้อื่นเลย มันก็จะไม่ช่วยอะไร เช่น 0 x 100 ก็ยังคงได้ 0 อยู่ดี จริงมั๊ยครับ?

    ในชีวิตจริงนั้น เครื่องทุ่นแรงมีได้หลายตัว เช่น การให้คนอื่นทำงานให้ การยืมเงินคนอื่น การใช้ความรู้จากคนอื่น แต่สิ่งที่กล่าวมานี้ ล้วนแต่ต้องพึ่งพาคนอื่นซะมาก และการให้คนอื่นทำงานให้นั้น หากเราไม่ใช่หัวหน้าเค้า น่าจะทำได้ค่อนข้างยาก

    แต่การใช้ Excel มาช่วยไม่ได้เป็นเช่นนั้น มันไม่สามารถขัดใจคุณได้ ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ระดับใดก็ตาม แม้แต่พนักงานใหม่ก็สามารถเป็นเจ้านาย Excel ได้ 100% แค่คุณต้อง “ใช้งานมันให้เป็น” จริงๆ เท่านั้น พูดตรงๆ เลย หากคุณอยู่ในระดับที่ไม่มีลูกน้องหรือลูกทีมที่เป็นคนแล้ว คุณยังจะไม่ยอมใช้ “ลูกน้องที่เป็นเครื่องจักร” ให้เป็นประโยชน์อีกเหรอครับ?

    (more…)

  • รวมสุดยอดเทคนิคการใช้ Fill Handle เพื่อให้คุณทำงานเร็วขึ้น

    รวมสุดยอดเทคนิคการใช้ Fill Handle เพื่อให้คุณทำงานเร็วขึ้น

    การใช้ Fill Handle คือการใช้ Mouse เลือกที่มุมขวาล่างของ Range ที่เลือกไว้แล้วลากไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งคนทั่วไปมักจะรู้จักความสามารถของมันไม่กี่แบบเท่านั้น ทั้งๆ ที่ Fill Handle มีความสามารถหลายแบบมากๆ ดังนี้

    เทคนิค 1 : คลิ๊กซ้ายแล้วลาก Fill Handle ลงมา

    กรณีที่ Excel ไม่คิดว่ามี Pattern (เช่นเป็นเลขช่องเดียว หรือเป็นสูตร หรือ ข้อความที่ไม่มีตัวเลข) :
    จะเป็นการ Copy Cells นั่นคือ การ Copy ช่องต้นฉบับลงมา (ไม่ว่าจะเป็นค่า คงที่ หรือ สูตร)

    web-fill-1

    กรณีที่ Excel คิดว่ามี Pattern (เช่น เป็น Text ที่มีตัวเลข, เป็น เดือน, วันที่, เวลา , อันดับ, เป็นเลขตั้งแต่ 2 ช่องขึ้นไป) :
    จะเป็นการ Fill Series หรือใส่เลขไล่ลำดับตาม Pattern ลงมา เช่น Run เลขต่อเนื่องให้

    web-fill-2
    หากเริ่มพิมพ์เลข 2 ลำดับขึ้นไป (มันเริ่มจะมี Pattern) แล้วลาก Fill Handle มันจะเดาเลขต่อไปให้โดยอัตโนมัติ

    web-fill-3

    เทคนิค 2 : หากในเทคนิคที่ 1 เรามีการกด Ctrl ค้างไว้ด้วย

    จะให้ผลสลับกันจากปกติ นั่นคือ จากเดิมเป็น Copy Cells ก็จะกลายเป็น Fill Series หรือ จากเดิม Fill Series กลายเป็น Copy Cells

    กรณีที่เดิม Excel ไม่คิดว่ามี Pattern : จะกลายเป็นการ Fill Series โดยใส่ Series เลข Running ลงไปต่อจากเลขแรก

    web-fill-4

    กรณีที่เดิม Excel คิดว่ามี Pattern : จะเป็นการ Copy Cells คือ บังคับให้ใช้ค่าต้นฉบับ

    web-fill-5

    ถ้ากรณีต้นฉบับมีมากกว่า 1 แถว จะเป็น Copy Cells โดยการวางข้อมูลแบบซ้ำ Pattern ไปเรื่อยๆ

    web-fill-6 (more…)

  • เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 3 คำนวณการผ่อนเงินกู้

    เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 3 คำนวณการผ่อนเงินกู้

    ตอนนี้เป็นตอนที่ 3 ซึ่งเราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับการคำนวณการผ่อนเงินกู้กันครับ ใครที่ยังไม่ได้อ่าน 2 ตอนที่แล้วก็เชิญอ่านก่อนได้เลย เพราะจะเป็นพื้นฐานที่สำคัญครับ ตอนที่ 1 / ตอนที่ 2

    การ Split Cash Flow ก้อนใหญ่ให้กลายเป็น Cash Flow ย่อยๆ ด้วย PMT

    ก่อนหน้านี้ เราได้เรียนรู้เกี่ยวกับการเคลื่อนย้าย Cash Flow ข้ามเวลาไปยังอดีต (PV) รวมถึงย้ายไปยังอนาคต (FV) ไปแล้ว คราวนี้เราจะมาเรียนรู้การทำงานฟังก์ชั่นใหม่ นั่นคือ PMT (Payment) ซึ่งจะเป็นตัวที่สามารถ Split Cash Flow จาก 1 ก้อนใหญ่ ให้กลายเป็นหลายๆ ก้อนย่อยในแต่ละ Period โดยที่แต่ละ Period มีจำนวนเงินเท่ากันด้วย

    CF-10

    PMT

    • =PMT(rate,nper,pv,[fv],[type])
    • =PMT(5%,5,-100) = 23.09748

    ถ้าไม่เชื่อ เราสามารถทดสอบได้โดยการใส่ Cash Flow ไป 5 ก้อน แล้ว NPV กลับมา ดูสิว่าจะได้เท่ากับ 100 ตอนต้นหรือไม่

    ซึ่งจะได้ว่า เมื่อ =NPV(5%,23.09747,23.09747,23.09747,23.09747,23.09747) = 100 จริงๆ ครับ

    การประยุกต์ใช้

    เรามักจะใช้ PMT กับการคำนวณการผ่อนเงินกู้ เช่น ถ้าซื้อบ้าน 10 ล้านบาท สมมติต้องดาวน์ 20% ทำให้ต้องกู้จริงๆ คือ 80%*10000000 หรือ 8 ล้านบาท โดยธนาคารให้ผ่อน 30 ปี ที่อัตราดอกเบี้ย 6% ต่อปี จะต้องผ่อนเดือนละเท่าไหร่?

    ตรงนี้จุดสำคัญคือ เราต้องคิดก่อนว่า การผ่อนเป็นการผ่อนรายเดือน นั่นคือ 1 Period = 1 เดือน  ดังนั้นจำนวนงวดทั้งหมดจะมี =30*12 = 360งวด (ในความเป็นจริง ธนาคารจะคิด 1 Period ของการคิดดอกเบี้ย =1 วัน แต่เพื่อความง่าย ผมขอคิดเป็นเดือนนะครับ)

    ดังนั้นอัตราดอกเบี้ยก็จะต้องเป็นอัตราดอกเบี้ยต่อ 1 Period ด้วย ก็จะถูกต้องมากขึ้น เช่น 6%/ปี หารด้วย 12 เดือน/ปี =6%/12 = 0.5%/เดือน หรือ 0.5%/Period นั่นเอง

    เมื่อเข้าสูตร PMT จะได้ว่า

    • =PMT(6%/12,30*12,-10000000*80%) หรือ
    • =PMT(0.5%,360,-8000000)
    • = 47,964.04 บาท/เดือนนั่นเอง

    ถ้าอยากรู้ว่าผ่อนไป 10 ปี จะเหลือหนี้เท่าไหร่?

    อย่างที่ได้บอกไปแล้วว่าการหาเงินในอนาคต เราต้องใช้ FV แต่พอมีการผ่อนด้วย เราจึงต้องใส่ค่า PMT ไปด้วย (จากที่เดิมเคยว่างไว้) โดย nper ที่ระบุ เป็นเงินใน 10 ปีข้างหน้า ดังนั้นต้องใส่ nper เป็น 10 ปี คือ 120 งวด

    • =FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
    • =FV(0.5%,120,47964.042,-8000000)
    • = 6,694,858.00 บาทนั่นเอง

    ถ้าอยากทดสอบว่ามันคำนวณถูกหรือไม่ ให้ลองใส่ nper เป็น 30 ปี หรือ 360 งวด ซึ่งมันควรจะออกมาได้ 0 เพราะว่าผ่อนหมดพอดีครับ

    เอาล่ะครับ เท่านี้ ผมก็คิดว่าเพื่อนๆ น่าจะมีพื้นฐานด้านการคำนวณทางการเงินเพิ่มมากขึ้นแล้วล่ะ ถ้าใครอยากรู้เรื่องไหนเป็นพิเศษก็ post บอกได้นะครับ ตอนนี้ผมขอตัวไปเขียนหนังสือต่อก่อนล่ะ

  • เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 2 วิเคราะห์แผนประกันชีวิต

    เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 2 วิเคราะห์แผนประกันชีวิต

    คุณเคยเจอคนมาเสนอขายประกันชีวิตมั๊ยครับ? ผมรับรองว่าคุณต้องเคยเจอแน่นอน (และคงไม่ต่ำกว่า 1 ครั้งในรอบ 1 ปีด้วย!! ) แต่สิ่งที่พวกเราเจอส่วนใหญ่ จะถูกนำเสนอว่าแผนประกันแบบโน้นแบบนี้ดีมากๆ ได้ผลตอบแทนหลายเท่าของเงินลงทุนของเรา (เช่น ผลตอบแทน 200%) แต่มันจะจริงแค่ไหนน้า????

    ปล. ตอนนี้เป็นตอนที่ 2 ต่อจากการปูพื้นฐานด้านการเงิน ในตอนที่แล้ว ใครยังไม่ได้อ่าน สามารถไปอ่านได้เลยที่นี่ครับ

    จากประกันชีวิต ทำไมมันเยอะจัง?

    ถ้าเราเป็นคนที่ไม่ค่อยมีความรู้ด้านการเงิน คงจะตะลึงและคล้อยตามกับการนำเสนอของตัวแทน เพราะได้เงินตอบแทนกลับมามากกว่าเงินลงทุน ยังไงก็คุ้ม ได้เงินตั้ง 200-300% ดีกว่าเงินฝากประจำ หรือ เล่นหุ้นอีก แถมไม่เห็นมีอะไรน่าจะเสี่ยงตรงไหนเลย…

    ถ้าเราลองมาคิดดีๆ เลข 200% ที่ประกันชีวิตชอบโฆษณามันคือ เงินคืนทั้งหมด เทียบกับจำนวนเอาประกัน ซึ่งไม่รู้จะเทียบกันทำไม เพราะไม่ใช่สิ่งที่เราจ่ายซักหน่อย สิ่งที่เราจ่ายไปจริงๆ มันมากกว่าจำนวนเงินเอาประกันตั้งเยอะ… (ลองบวกดูสิ)

    จากความรู้ที่ผ่านมา เราได้รู้ว่า การได้จำนวนเงินตอบแทนมากกว่าเงินลงทุนไม่จำเป็นจะต้องเป็นการลงทุนที่ดีนะครับ เช่น สมมติผมลงทุนด้วยเงิน 1 แสนบาท แล้วมีแผนประกัน 2 แผน อันแรก เรียกว่าแผน A บอกว่าได้เงินตอบแทนรวมทั้งหมด 3 แสนบาท  ส่วนแผน B ได้เงินตอบแทนรวมทั้งหมด 2 แสนบาท แบบนี้ แผน A ไม่จำเป็นต้องคุ้มกว่าแผน B นะครับ ทั้งนี้เพราะ Effect เรื่อง Time Value of Money นั่นเอง

    ดังนั้นเราจะใช้แนวทางการวิเคราะห์ Project ด้วยวิธี IRR ในการตัดสินใจเลือกแผนประกันชีวิตกันครับ โดยเราจะหา IRR ของแผนแต่ละอัน แล้วหาอันที่ IRR สูงสุด นั่นเอง (แล้วค่อยเทียบกับค่า Required Return ในใจเราอีกที)

    แผน A

    มีลักษณะดังนี้

    • ชำระเบี้ยประกัน 4 ปี คุ้มครอง 10 ปี
    • ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 1-3 รับเงินจ่ายคืนปีละ  4% ของทุนประกัน
    • ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 4-6 รับเงินจ่ายคืนปีละ  5% ของทุนประกัน
    • ทุกสิ้นปีกรมธรรม์ที่ 7-9 รับเงินจ่ายคืนปีละ  6% ของทุนประกัน
    • รับเงินครบกำหนดสัญญา 180% ของทุนประกัน ณ สิ้นปีกรมธรรม์ที่ 10

    ผมขอไม่พูดถึงเรื่องความคุ้มครองแล้วกันนะครับ Assume ว่าเราจะยังมีชีวิตอยู่จนจบแผนประกัน

    ที่นี้สิ่งที่เรายังไม่รู้คือ เราต้องชำระเบี้ยประกันปีละเท่าไหร่ ซึ่งอันนี้ต้องให้เจ้าหน้าที่ตัวแทนประกันที่เป็นคนบอกราคามาให้ครับ ว่าค่าเบี้ยคุณต้องจ่ายปีละเท่าไหร่ เพราะมันขึ้นอยู่กับความเสี่ยง เช่น เพศ และอายุของแต่ละคน

    สมมติว่าผมจะทำประกันโดยจำนวนเอาประกันเป็น 100,000  ทางตัวแทนบอกราคาให้ผมจ่ายเบี้ยประกันปีละ 51,000 บาท ผมสามารถทำเป็นตาราง Excel  และคิด IRR ได้ดังนี้

    แผนประกันชีวิต

    เงินรับ : จะเห็นว่าผมพยายามใส่สูตรเป็น Cell Reference ให้ Excel คำนวณให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ โดยไม่คำนวณด้วยมือ เช่น ถ้าเรารู้ว่าเงินคืนคิดเป็น % จากทุนประกัน เราก็ควรผูกสูตรตามนั้น เพื่อที่จะลดความผิดพลาด และให้เราเปลี่ยนค่าเล่นได้ในอนาคต

    เงินจ่าย : อย่าลืมว่าเราจ่ายค่าเบี้ย 4 ปี แปลว่าเราจะจ่ายที่ปีที่ 0,1,2,3 เท่านั้น ไม่ได้จ่ายตอนสิ้นปีที่ 4 นะครับ

    คุณสามารถใส่ Cash Flow ที่เป็นการจ่ายให้เป็นลบ แล้ว Cash Flow สุทธิให้เอารับ+จ่าย หรือว่าจะให้ Cash Flow ทั้งรับและจ่ายเป็นบวก แล้ว Cash Flow สุทธิ เอา รับ – จ่ายก็ได้ ไม่ว่ากัน ถูกทั้งคู่

    ที่สำคัญคือ IRR จะต้องคิดจาก Cash Flow สุทธิเท่านั้น และต้องรวมปีที่ 0 ด้วย จึงต้องเขียนว่า =IRR(B9:L9)  ซึ่งแผนนี้จะออกมาได้ 1.3% เท่านั้น

    แผน A + ลดหย่อนภาษี

    ที่นี้หลายคนคงเริ่มสงสัยเรื่องการลดหย่อนภาษีจากเบี้ยประกันชีวิต ซึ่ง % ที่เอาไปลดหย่อนได้ ขึ้นอยู่กับฐานภาษีของแต่ละคน ไม่เท่ากัน  โดยที่ฐานภาษีสำหรับปีภาษี 2556 และ 2557 เป็นแบบขั้นบันไดดังนี้

    ช่วงรายได้สุทธิ => ภาษี

    • 1 – 150,000 => 0%
    • 150,001 – 300,000 => 5%
    • 300,001 – 500,000 => 10%
    • 500,001 – 750,000 => 15%
    • 750,001 – 1,000,000 => 20%
    • 1,000,001 – 2,000,000 => 25%
    • 2,000,001 – 4,000,000 => 30%
    • 4,000,001 บาทขึ้นไป => 35%

    ถ้าถามว่าผลประโยชน์จากการลดหย่อนภาษีมันจะนำมาคำนวณในนี้ยังไง ผมขอยกตัวอย่างแบบนี้ครับ สมมติว่ารายได้สุทธิของคุณหักค่าลดหย่อนทุกอย่างแล้ว อยู่ที่ปีละ 250,000 บาท แปลว่า

    ถ้าไม่มีประกันชีวิต คุณต้องจ่ายภาษี = 5% * (250000-150000) = 5000 บาท/ปี (ถ้ารายได้ไม่เปลี่ยน)

    ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกัน 51,000 บาท แปลว่าคุณจะมีรายได้สุทธิอยู่ที่ =250,000-51,000= 199,000 บาท แปลว่าคุณต้องจ่ายภาษี = 5% * (199000-150000) = 2450 บาท/ปี (ถ้ารายได้ไม่เปลี่ยน) นั่นคือ ประกันชีวิต ช่วยลดรายจ่ายของคุณไปปีละ 5000-2450 = 2550 บาท/ปี (ไม่ใช่ลดไป 51000 นะครับ!! อย่าเข้าใจผิด)

    หรือจะคิดง่ายๆ ก็คือเอาอัตราภาษี * เบี้ยประกันก็ได้ (ถ้าอยู่ช่วงเดียวก็ง่ายหน่อย) เช่น =5%*51000 = 2550 บาท เช่นกัน

    แต่ถ้าจะคิดเผื่อเรื่องของเวลาด้วย ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกันต้นปีนี้ กว่าคุณจะได้เงินภาษีคืนก็คือในต้นปีหน้า ดังนั้นคุณอาจต้องเลื่อนผลประโยชน์จากภาษีไปอีกปีนึง แต่ถ้าคุณจ่ายเบี้ยประกันปลายปี อาจไม่จำเป็นต้องเลื่อนก็ได้ เพราะเวลาไม่ห่างมากนัก

    สรุปแล้ว สมมติผมจ่ายประกันต้นปี ผมจึงควรเลื่อนผลประโยชน์ภาษีออกไปปีถัดไป เราจึงปรับตารางให้เป็นดังนี้

    insure-planA-tax

    จะเห็นว่า IRR มีค่าเพิ่มขึ้นมาเยอะเลย อันนี้แหละน่าจะเป็นประโยชน์ของประกันชีวิต ในแง่ของการเงิน ซึ่งอาจจะเห็นผลน้อยถ้าหากว่ามีฐานภาษีที่น้อย แต่ประโยชน์จะเยอะขึ้นมาก คุณต้องจ่ายภาษีเยอะๆ เช่น 30% เป็นต้น

    เป็นยังไงบ้างครับ ผมหวังว่าเพื่อนๆ คงมีความรู้พอที่จะวิเคราะห์แผนประกันกันได้เองแล้วนะครับ ใครเจอแผนไหนดีๆ ได้ผลตอบแทนสูงๆ ก็บอกมาได้นะครับ เผื่อประกันเดิมที่ผมมีจะจ่ายหมดแล้ว จะได้ซื้อตัวใหม่ไว้ลดหย่อนภาษีอีกครับ อิอิ

    ตอนหน้า เดี๋ยวเรามาต่อเรื่องการผ่อนเงินกู้ เช่น กู้บ้าน ซึ่งเราจะมาใช้ฟังก์ชั่น PMT กันครับ

  • เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 1 ปูพื้นฐานวิชาการเงิน

    เจาะลึกฟังก์ชั่นการเงินใน Excel : ตอน 1 ปูพื้นฐานวิชาการเงิน

    จากที่ผมได้ Post ใน Facebook ไปว่าจะสอนเรื่องการวิเคราะห์แผนประกันชีวิตด้วย Excel ผมมาคิดๆ ดูแล้ว ถ้าสอนแต่เรื่องนั้นอย่างเดียว คนอ่านก็คงได้แต่จำสูตรและวิธีใช้ แต่อาจไม่รู้ว่าตัวเองกำลังทำอะไรอยู่เลยก็ได้ ผมขอพูดไว้เลยว่า หากคุณไม่เข้าใจหลักการด้านการเงินระดับพื้นฐาน คุณไม่มีทางใช้ฟังก์ชั่นทางการเงินของ Excel ได้ดีหรอกครับ ส่งผลให้พลิกแพลงอะไรไม่ได้เลย… เพราะฉะนั้น ผมจะขอเขียนเรื่องนี้ยาวหน่อย และคงต้องแบ่งเป็นหลายตอน โดยเริ่มตั้งแต่ความรู้พื้นฐานด้านการเงินกันก่อนเลย แต่ไม่ต้องเป็นห่วงว่ามันจะเป็นเรื่องยาก เพราะผมจะช่วยสรุป Concept หลักๆ ให้คุณเข้าใจได้อย่างกระชับที่สุด ขอแค่เปิดใจลองทำความเข้าใจมันดู เมื่อพร้อมแล้วเรามาดูกันครับ

    เงิน 100 บาทในวันนี้ กับเงิน 100 บาทใน 10 ปีข้างหน้า ไม่ได้มีมูลค่าเท่ากัน

    clock-money

    ถ้าให้คิดเล่นๆ ผมให้คุณเลือกเอาว่าคุณจะเอา 100 บาทวันนี้เลย หรือต้องรอ 10 ปี เพื่อเอาเงิน 100 บาท? ถ้าคุณเป็นคนปกติทั่วไปน่าจะต้องเลือกเอา 100 บาทในวันนี้ใช่มั๊ยล่ะครับ

    นั่นแปลว่า ถ้าจำนวนเงินเท่ากัน เงินในปัจจุบัน (Present Value :PV) จะมีค่ากับคุณมากกว่าเงินในอนาคต (Future Value :FV) หรือในทางกลับกัน จะบอกได้ว่า เงินในอนาคตจะถูกลดทอนมูลค่าลง (Discount) เมื่อนำมาเทียบกับค่าของเงินในปัจจุบันนั่นเอง เราเรียกปรากฏการณ์นี้ว่า  Time Value of Money ครับ

    คำถามจะเริ่มยากขึ้น ถ้าจำนวนเงินไม่เท่ากัน เช่น คุณจะเอา 100 บาทวันนี้เลย หรือต้องรอ 10 ปี เพื่อเอาเงิน 200 บาท แบบนี้เริ่มคิดมากขึ้นแล้วใช่มั๊ยครับ? แปลว่า คุณต้องมีวิธีคิดแล้วว่าถ้าต้องรอขนาดนั้น ต้องได้เท่าไหร่ถึงจะคุ้ม

    เงินในอนาคตจะถูก Discount ลงไปเท่าไหร่?

    ถ้าผมจะบอกว่า “ผมบอกไม่ได้ มันแล้วแต่คุณ” ล่ะครับ… ผมไม่ได้กวนนะ ทั้งนี้เพราะว่า การที่เงินแต่ละปีมีค่าไม่เท่ากัน เป็นเพราะเกิดจาก “ผลตอบแทนที่ต้องการหรือคาดหวังจากการลงทุน” (Required rate of return) ซึ่งเป็นสิ่งที่ขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลนั่นเอง

    ซึ่งผลตอบแทนคาดหวังของการลงทุน นั้นขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัย แต่หลักๆ ก็จะพิจารณาเรื่องความเสี่ยง และ ค่าเสียโอกาส ซึ่งหมายถึง ต้องพิจารณาทางเลือกที่ดีที่สุดที่เรายอมทิ้งไปเพื่อแลกกับสิ่งที่เรากำลังตัดสินใจอยู่

    มันจึงมีชื่อเรียกหลายชื่อ ทั้ง Required rate of return, Interest Rate, Discount Rate, Hurdle Rate ทุกอันคือสิ่งเดียวกัน ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องลงทุนในโปรเจคอะไรซักอย่างที่มีความเสี่ยงสูง เราคงต้องอยากได้ผลตอบแทนสูงๆ มาชดเชยความเสี่ยงนั้นใช่มั๊ยครับ? นั่นแหละคือ Required rate of return ของเรา ซึ่งแต่ละคนไม่จำเป็นต้องการเท่ากัน

    ใครมีทางเลือกในชีวิตเยอะ อาจต้องการ Required rate of return สูงกว่า เพราะถ้าโปรเจคนี้ผลตอบแทนไม่ดีพอ เค้าก็สามารถไปลงทุนอย่างอื่นที่ผลตอบแทนดีกว่าได้ ต่างจากคนที่ไม่ค่อยมีทางเลือก ซึ่งอาจมีแค่เงินฝากประจำเป็นทางเลือกสำรอง ซึ่งเป็นทางเลือกที่ผลตอบแทนค่อนข้างต่ำ

    การวิเคราะห์เรื่อง Time Value of Money ด้วยการวาดรูป

    เวลามีเรื่องของ Time Value of Money ขึ้นมาเมือไหร่ สิ่งแรกที่ผมอยากจะให้เราคิดเลย ก็คือ การคิด หรือวาดรูปออกมาเป็นภาพ (เรียกว่า Cash flow Diagram) ซึ่งการคิดเป็นภาพเป็นพื้นฐานที่ดีในการที่เราจะแปลงภาพเหล่านี้เป็นตารางใน Excel ภายหลัง

    ซึ่งเราจะวาดภาพที่มีองค์ประกอบดังนี้

    • เส้นแกนนอนเป็นเวลา โดยแบ่งออกเป็นแต่ละช่วง แล้วแต่โจทย์ว่ามีการคิดดอกเบี้ยช่วงหนึ่งๆ นานเท่าไหร่
      • เราสามารถระบุจุดของเวลาได้ 2 แบบ คือ Begin of Period กับ End of Period แต่ปกติแล้วจะนิยมเขียนเป็น End of Period มากกว่า
      • เวลาที่ Period 0 ที่เป็นจุดเริ่มต้น คือเวลาปัจจุบันที่เริ่มมี Action อะไรบางอย่าง เช่น การลงทุนเงินของเรา เป็นต้น เช่น เริ่ม 1 พค. 57
      • เมื่อเวลาผ่านไป 1 Period (เช่น 1 ปี) ก็จะหลายเป็น Period ที่ 1 คือวันที่ 1 พค. 58 เป็นต้น
    • ลูกศรชี้ขึ้นแทนเงินที่ได้รับ (เงินเป็น +)
    • ลูกศรชี้ลงแทนเงินที่จ่ายออกไป (เงินเป็น -)
    • มีการระบุผลตอบแทนที่คาดหวัง หรือ อัตราดอกเบี้ยที่จะใช้ในแต่ละช่วง ว่ามีค่าเท่าไหร่

    ตัวอย่าง

    ถ้าคุณลงทุน 100 บาท ใน Project A แล้วคาดว่าอีก 2 ปีข้างหน้าจะได้เงินคืนมา 120 บาท โดยมี Discount Rate ที่ 5% แบบนี้เราจะเขียนรูปได้ดังนี้

    CF-01

    คำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับสูตรทางการเงินของ Excel

    • PV = Present Value คือ หามูลค่าเงินในปัจจุบัน
    • FV = Future Value คือ หามูลค่าเงินในอนาคต
    • Rate = อัตราดอกเบี้ยคาดหวัง หรือ Discount Rate
    • Nper = จำนวน Period ที่จะทำการเคลื่อนย้าย Cash Flow
    • PMT = การแบ่งเงินเพื่อผ่อนชำระเป็นงวด งวดละเท่าๆ กัน (เช่น การคำนวณเงินกู้ซื้อบ้าน) ถ้าไม่ได้มีการผ่อนก็ใส่เลข 0 ไป

    PV

    ดังนั้น หากเราอยากจะรู้ว่าเงิน 120 บาทใน 2 ปีข้างหน้า (Future Value) จะมีมูลค่าในปัจจุบัน (Present Value) เท่าไหร่? เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น PV ใน Excel มาช่วยได้

    • =PV(rate,nper,pmt,[fv],[type])
    • =PV(5%,2,0,120) = -108.84

    นั่นหมายถึงว่า เงิน 120 บาทใน 2 ปีข้างหน้า ถ้า Discount กลับมาที่เวลาปัจจุบันจะมีมูลค่า 108.84 บาท

    ส่วนเครื่องหมายติดลบเพราะ Excel จะทำให้เครื่องหมายของ PV กับ FV ตรงข้ามกันให้โดยอัตโนมัติ ถ้าเราไม่อยากให้มันติดลบ ให้เราใส่ค่า FV เป็นติดลบไปก่อน มันจะได้กลายเป็นบวกตามปกติ ดังนี้

    • =PV(5%,2,0,-120) = 108.84
    CF-02

    นั่นแปลว่าผลตอบแทนการลงทุนมีมูลค่า 108.84 บาท เทียบกับการลงทุน 100 บาท เมื่อนำมาหักลบกัน จะได้สิ่งที่เรียกว่า Net Present Value หรือ NPV ซึ่งก็เป็นอีกฟังก์ชั่นหนึ่งของ Excel เช่นกัน ซึ่งในที่นี้ NPV = 8.84 บาท ซึ่งถ้า NPV > 0 แปลว่าคุ้มค่า สรุป NPV คือเอา Cash Flow ทั้งหมด ย้ายมา ณ เวลาปัจจุบัน แล้วหา Cash flow สุทธิ

    CF-03

    NPV ใน Excel

    แต่ทว่าฟังก์ชั่น NPV ใน Excel ไม่ได้มีความหมายอย่างเดียวกับวิชา Finance ซะทีเดียว เพราะสิ่งที่มันทำ คือ เป็นการ ย้าย Cash flow สุทธิในอนาคตทุกตัวกลับมาที่ปัจจุบัน แต่มันยังไม่ได้หาค่าสุทธิกับ Cash flow ที่อยู่ Period ที่ 0 ให้

    ทั้งนี้มีข้อควรระวัง 2 ข้อ คือ

    • ปีไหนไม่มี Cash Flow จะต้องใส่เลข 0 ลงไปด้วย ห้ามปล่อยเป็นค่าว่าง ไม่งั้นมันจะคิดผิด
    • วิธีการ input ค่าของฟังก์ชั่น NPV จะต้องเริ่มลากจาก Period ที่ 1 เป็นต้นไป ห้ามลากตั้งแต่ Period ที่ 0

    ผิด เพราะลืมใส่ 0 ลงไปในปีที่ไม่มี Cash Flow

    CF-04

    ผิด เพราะลากคลุม Cash Flow ปีที่ 0 ไปด้วย

    CF-05

    ถูกต้อง

    CF-06

    จากนั้นค่อยเอาผลจากสูตร NPV มาสุทธิกับ Cash Flow ปีที่ 0 ภายหลัง ก็จะได้ NPV จริงๆ เป็น 8.84 นั่นเอง

    FV

    หากเราลองปรับค่าการลงทุนในปัจจุบัน ให้เป็นเงินในอนาคตบ้าง แบบนี้ก็ทำได้เช่นกัน โดยใช้สูตร FV ดังนี้

    • =FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
    • =FV(5%,2,0,100) = -110.25 บาท
    CF-07

    ซึ่งการตีความผลลัพธ์จะได้ว่า มูลค่าเงินลงทุน น้อยกว่าผลตอบแทนที่ได้รับในเวลาเดียวกัน แปลว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มเช่นกัน แต่เราจะไม่เรียกมันว่า NPV แล้ว เพราะไม่ใช่มูลค่าในปัจจุบัน

    วิธีนี้ มักใช้กับคำถามที่ว่า เงินของฉันในตอนนี้ จะมีมูลค่าเท่าไหร่ในอีก xxx ปีข้างหน้า ซึ่งถ้า Discount rate เยอะๆ เพื่อนๆ จะตกใจในมูลค่าของมันเลยทีเดียว ดังคำกล่าวของไอน์สไตน์ที่ว่า พลังแห่งการคิดดอกเบี้ยทบต้น เป็นสิ่งที่ทรงพลังที่สุด เช่น ถ้าคุณมีเงิน 100 บาท แล้วไปหาแหล่งลงทุนที่ให้ผลตอบแทนได้ 10% ทุกปี ในอีก 60 ปีข้างหน้าเงินนี้จะมีมูลค่าถึง =FV(10%,60,0,-100) = 30,448.16 บาท เลยล่ะ!!

    แล้วถ้าจะหาว่า interest rate เท่าไหร่ที่ทำให้คุ้มค่าพอดี

    หลายคนคงเริ่มสงสัยแล้ว ว่า Discount Rate ที่เท่าไหร่ ที่จะทำให้การลงทุนนี้ “คุ้มค่าพอดี” มันก็คือ Discount Rate ที่ทำให้ NPV เป็น 0 พอดีนั่นเอง แต่เรามีคำศัพท์เรียกสิ่งนี้โดยเฉพาะว่า IRR หรือ Internal Rate of Return นั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ Excel มีฟังก์ชั่นคำนวณให้โดยเฉพาะเช่นกัน

    IRR

    =IRR(values,guess)

    ในช่อง Value ให้เราใส่ Range ที่เป็น Cash Flow สุทธิ ตั้งแต่ปีที่ 0 ถึงปีสุดท้ายเข้าไปเป็น Range

    ทั้งนี้มีข้อควรระวัง 2 ข้อ คือ

    • ปีไหนไม่มี Cash Flow จะต้องใส่เลข 0 ลงไปด้วย ห้ามปล่อยเป็นค่าว่าง ไม่งั้นมันจะคิดผิด
    • วิธีการ input ค่าของฟังก์ชั่น IRR จะต้องเริ่มลากจาก Period ที่ 0 เป็นต้นไป ไม่เหมือน NPV

    ผิด เพราะลืมใส่ 0 ลงไปในปีที่ไม่มี Cash Flow

    CF-08
    CF-09

    สรุปเกณฑ์การตัดสินใจการลงทุน Project

    คุณสามารถใช้เกณฑ์การตัดสินใจว่าจะลงทุนสิ่งที่เราสนใจ หรือ Project หรือไม่ อยู่ 2 แนวทาง คือ

    1. หาอัตราผลตอบแทนของ Project ด้วย IRR แล้วเทียบกับผลตอบแทนคาดหวัง IRR มากกว่าผลตอบแทนคาดหวังก็น่าลงทุน แต่ถ้ามีหลาย Project ที่ IRR มากกว่า แล้วมีเงินลงทุนจำกัด ก็ให้เลือก Project ที่ IRR สูงสุด
    2. ใช้ผลตอบแทนคาดหวัง ในการ Discount มูลค่าเงินที่จะได้ในอนาคต แล้วหาค่า NPV ถ้ามากกว่า 0 ก็น่าลงทุน

    เอาล่ะครับ เมื่อเรามีความรู้พื้นฐานทางด้านการเงินแล้ว ตอนต่อไปเราจะมาวิเคราะห์แผนประกันชีวิตกันจริงๆ แล้วล่ะ

  • แนวทางแก้ไขเวลา Excel สูตรค้าง ไม่ทํางาน ไม่ยอมคำนวณ เอ๋อ…

    แนวทางแก้ไขเวลา Excel สูตรค้าง ไม่ทํางาน ไม่ยอมคำนวณ เอ๋อ…

    หลายๆครั้งเวลาเพื่อนๆทำงานใน Excel อาจพบกับอาการที่ Excel สูตรค้าง ไม่ทำงาน หรือ ที่ผมเรียกว่า Excel เอ๋อๆ ซึ่งอาจมีหลายอาการ เช่น

    สูตรค้างแบบผลลัพธ์เป็นค่าเดิมตลอด

    การคำนวณไม่ยอม Update เช่น ค่าที่อ้างอิงเปลี่ยนไปแล้ว แต่ค่าในผลลัพธ์ไม่ยอมเปลี่ยน

    ep02-001

    สูตรค้างแบบค้างเครื่องหมายเท่ากับไว้เลย

    มีการค้างเครื่องหมายเท่ากับไว้เลย เช่น =30*5 ดันไม่ยอมคำนวณออกมาเป็น 150 แต่ขึ้นค้างเป็น =30*5 อยู่อย่างนั้น

    ep02-000

    วิธีแก้ version คลิป VDO

    วิธีแก้ไขอาการ Excel สูตรไม่ทํางาน ไม่ Update ค่า

    1. ลองกด F9 เพื่อ Re-Calculate ดูก่อน เพราะบางทีเราอาจไปเผลอตั้งค่าให้ Excel ทำ Manual Calculate เมื่อกด F9 เท่านั้น (ไม่ Auto calculate)
      • ซึ่งถ้ากด F9 แล้วหาย แล้วอยากจะให้ทำ Auto Calculate ต้องไปตั้งค่าใน Excel option => Formula => Calculation Options => Automatic ซึ่ง
      • หากกด F9 แล้วไม่หาย ให้ลองกด Full Calculate โดย Ctrl+Alt+Shift+F9 ดูครับ
    2. บางทีสูตรที่เขียนอาจเป็น Array Formula ซึ่งต้องกด Ctrl+Shift+Enter ในการใส่สูตร แล้วจะมีเครื่องหมายปีกกาโผล่มาใน Formula Bar แต่เราดันไปเผลอกด Enter ธรรมดา สูตร Array Formula เลยไม่ทำงาน ค่าที่ได้จึงผิด ก็เป็นไปได้ครับ

    วิธีแก้ไขอาการ Excel ค้างเครื่องหมาย =

    อาการนี้สาเหตุมักเกิดจากมีการปรับ Format เป็น Text เอาไว้ ดังนั้น Excel เลยมองเครื่องหมาย = ว่าเป็นข้อความ ไม่ใช่สูตร ดังนั้นวิธีแก้ คือ

    ให้ลอง Clear Formats โดยไปที่ [Home] => Editting => Clear ==> Clear Formats ดูก่อน แล้วลองเขียนสูตรใหม่

    ถ้ายังไม่หาย ให้ Replace = ด้วย =  โดยไปที่ [Home] => Editting =>Find & Select => Replace หรือกด Ctrl+H
    แล้วเลือกแทนที่เครื่องหมาย = ด้วยเครื่องหมาย = อีกที น่าจะหายเอ๋อแน่นอน

    ep02-002

  • เทคนิคลับสุดยอด VLOOKUP ข้อมูลเร็วขึ้น 100 เท่า! (ขึ้นไป)

    เทคนิคลับสุดยอด VLOOKUP ข้อมูลเร็วขึ้น 100 เท่า! (ขึ้นไป)

    Edit : ผมมีเขียนบทความใหม่ไว้ ซึ่งเนื้อหาครอบคลุมและมีเครื่องมือที่อัปเดทกว่านี้ หากสนใจไปอ่านได้ที่นี่ ครับ ^^

    เพื่อนๆ เคยทำงานที่ต้อง Lookup ข้อมูลเยอะๆ ใน Excel รึเปล่าครับ? หลายๆคนอาจใช้เทคนิคปรับโหมดการคำนวณจาก Automatic เป็น Manual (ที่ต้องกด F9 เพื่อคำนวณ) เพื่อให้มันคำนวณทีเดียวเมื่อเราเขียนสูตรทุกอย่างพร้อมแล้ว ที่ต้องทำอย่างนั้นเพราะว่ามันนานมากกกกก

    สิ่งที่ทำให้มันช้ามักจะเกิดขึ้นกับสูตรประเภทที่ต้อง Lookup ข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีข้อมูลที่ต้อง Lookup เป็นหมื่นหรือเป็นแสนแถว บางทีรอหลายชั่วโมงก็ยังไม่เสร็จ และถ้าสังเกตให้ดี การ Lookup ที่ช้าจะเป็นการ Lookup ประเภท Exact Match เท่านั้น (ต้องเจอผลลัพธ์เป๊ะๆ) ซึ่งจะไม่เกิดอาการช้ากับการ Lookup แบบ Approximate Match ซึ่งจะเร็วกว่ามาก

    วันนี้ผมจะมาแนะนำเทคนิคที่จะทำให้ VLOOKUP แบบหาเป๊ะๆ แต่ไม่ต้องรอนานอย่างที่เคย ทำยังไงมาดูกันครับ 100xVLOOKUP

    ทบทวนสูตร VLOOKUP กันซักนิด

    =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

    =VLOOKUP(ค้นหาคำนี้,จากคอลัมน์แรกในตารางนี้,เมื่อเจอแล้วให้เอาค่าในคอลัมน์ที่ xx ของตารางกลับมา (นับซ้ายไปขวา), [ใช้โหมด Lookup แบบ Approximate Match หรือ Exact Match])

    VLOOKUP มี 2 โหมดด้วยกัน เรามาดูกันว่าทั้งสองแบบต่างกันยังไง?

    • Approximate Match (ตั้งค่า Range Lookup เป็น TRUE หรือ 1) แปลว่า แม้ไม่เจอค่าที่ต้องการหาเป๊ะๆ ก็ยังส่งค่าบางอย่างกลับมาได้ โดยมีหลักการดังนี้
      • ทำงานเร็วมาก เพราะทำงานด้วยการค้นหาแบบ Binary Search (ลองอ่านข้างล่างสุดดูวิธีการทำงานได้ แต่ไม่เข้าใจไม่เป็นไรครับ)
      • มีข้อจำกัดคือ ข้อมูล Reference (คอลัมน์แรกของ table_array) ต้องเรียงน้อยไปมากเท่านั้น (ไม่งั้นผลลัพธ์จะมั่ว)
      • ถ้าหากข้อมูลเรียงจากน้อยไปมากแล้ว : มันจะวิ่งหาในคอลัมน์แรกใน table_array ลงจากบนลงล่าง จนเจอข้อมูลที่มากกว่า lookup_value แล้วเด้งกลับขึ้นข้างบน 1 ช่อง
      • จากนั้นจะเอาค่าในคอลัมน์ที่ col_index_num กลับมา
    • Exact Match (ตั้งค่า Range Lookup เป็น FALSE หรือ 0) แปลว่า ต้องเจอค่า/คำที่ต้องการเป๊ะๆ จึงจะส่งค่ากลับมา ถ้าไม่เจอจะ Error เลย
      • ทำงานช้า(มาก) เพราะทำงานด้วยการค้นหาแบบ Linear Search (ไม่เข้าใจไม่เป็นไรครับ)
      • ข้อดีคือ ข้อมูล Reference (คอลัมน์แรกของ table_array) ไม่จำเป็นต้องเรียงจากน้อยไปมาก
      • วิ่งหาในคอลัมน์แรกใน table_array ลงจากบนลงล่าง จนเจอข้อมูลเป๊ะๆ ถ้าไม่เจอขึ้น Error

    ซึ่งบ่อยครั้งเราต้องการได้ผลลัพธ์จากการ Lookup แบบเป๊ะๆ มากกว่า (คือถ้าไม่เจอก็ให้ขึ้น Error ไปเลย) เราจึงมักจะเลือกที่จะใช้งาน VLOOKUP แบบ Exact Match เสมอๆ เพราะถ้าเลือกใช้แบบ Approximate Match ข้อมูลก็จะมั่วเลย เพราะไปดึงข้อมูลจากบรรทัดอื่นมาแสดง

    เคล็ดลับอยู่ตรงนี้แหละครับ!! เราจะไม่ใช้สูตร Exact Match เพราะมันช้า เราจะใช้ VLOOKUP แบบ Approximate Match มาช่วยแทนเพราะเร็วกว่า

    แต่จะกำจัดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการออกไปได้ยังไง มาดูกัน

    Concept ของเทคนิคลับ ทำยังไงให้เร็ว!?

    ก่อนอื่น เราต้องเรียงคอลัมน์แรกในตารางอ้างอิงจากน้อยไปมากก่อน จึงจะใช้สูตร VLOOKUP แบบ TRUE ได้

    จากนั้นเราก็สามารถ แต่ใส่เงื่อนไขเพื่อเช็คว่า “ถ้าเอาคอลัมน์แรกกลับมา มันจะเท่ากับ Lookup_value ที่ใช้คนหารึเปล่า?”

    • ถ้าเท่ากันแสดงว่าใช้ได้ ให้เอาค่าจากคอลัมน์ที่ต้องการ ( คอลัมน์ที่ 3 )กลับมา
    • ถ้าไม่เท่ากัน แสดงว่าใช้ไม่ได้ ก็ให้ขึ้น Error ไป

    เงื่อนไขที่เช็ค =VLOOKUP(lookup_value, table_array, 1, TRUE)=lookup_value
    (ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เป็น TRUE/FALSE)

    • กรณีใช้ได้ (จริง) : =VLOOKUP(lookup_value, table_array, 3, TRUE)
    • กรณีใช้ไม่ได้ (เท็จ) : ให้ขึ้นข้อความ Error เช่น = NA() หรือจะขึ้น =”Error” หรือ =”ไม่เจอจ้า” ก็ได้ครับ…
    VLOOKUP แบบเร็ว 100 เท่า

    สรุปวิธีเขียนสูตร VLOOKUP ให้เร็วขึ้น 100 เท่า!! (แต่ต้องเรียงคอลัมน์แรกของ table_array ก่อน)

    =IF(VLOOKUP(lookup_value, table_array, 1, TRUE)=lookup_value,
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, TRUE),NA() )
    เพียงแค่นี้ สูตร VLOOKUP คุณก็จะเร็วขึ้นสุดๆ จนเทียบกับของเดิมไม่ได้เลย Enjoy VLOOOKUP นะครับ!!
    
			
    
		
  • 
			
    แฉ 10 ความลับของ Excel ภาค 2 : เรื่องง่ายๆ ที่หลายคนไม่รู้
    
			
    แฉ 10 ความลับของ Excel ภาค 2 : เรื่องง่ายๆ ที่หลายคนไม่รู้
    
			
    หากคิดว่าเราได้รู้ความลับของ Excel ไปหมดแล้วใน แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน! (ภาคแรก) คุณอาจจะต้องคิดใหม่ เพราะ Excel นั้นมีรายละเอียดเยอะ  แม้แต่เรื่องที่ดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐานหลายๆอย่าง ก็ยังมีที่หลายคนอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน วันนี้ผมจึงขอรวบรวมเคล็ดลับที่จริงๆ แล้วเป็นเรื่องที่ง่ายมากๆ มีประโยชน์มาก แต่หลายคนอาจยังไม่รู้มาก่อน
    เมื่อพร้อมแล้วไปลุยกันเลย!
    1. Copy Paste ง่ายๆ ด้วยการกดคลิ๊กขวาแล้วลากเม้าส์
    right-click-menu
    รู้หรือไม่ว่า เราสามารถเลือก Range ของข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นเลื่อนเม้าไปที่ขอบของ Range ที่เราเลือกไว้ (มันจะกลายเป็นรูปลูกศรชี้ 4 ทิศ พร้อมกัน ที่ปกติเราเอาไว้ Move ข้อมูล) แล้วกดคลิ๊กขวาค้างไว้่ แล้วลากไปยังเป้าหมายที่ต้องการ จากนั้นจะมีเมนูขึ้นมาให้เพียบเลย (คล้ายๆตอนกด Paste Special) ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือ จะเห็นชัดเจนก่อนทำการ Paste ว่า ช่องเป้าหมายจะครอบคลุมถึงแค่ไหน
    2. Copy แล้ว Paste Value Only แบบเร็วสุดๆ ด้วย Ctrl+C => Ctrl+V => Ctrl =>V
    เรื่องการ Copy ยังมีเคล็ดลับอีก เพราะเป็นเรื่องที่เราใช้บ่อย ผมเลยขอพูดอีกเรื่องนึงนะครับ หากเราต้องการจะ Copy แค่ Value แบบไม่เอา Format เราสามารถทำตาม Step นี้ได้เลยครับ
    ctrl-menu
    1. เลือก Range ต้นฉบับแล้วกด Ctrl+C เพื่อ Copy
    2. เลือกช่องปลายทางแล้วกด Ctrl+V เพื่อ Paste
    3. กด Ctrl เพื่อเข้าสู่ เมนู Paste Options
    4. กด V เพื่อ Paste Values (กดตัวอื่นๆก็ได้ ลองเลื่อนดู Shortcut เอาครับ)
    ที่นำเสนอแบบนี้เพราะว่าจำง่ายมาก คือ Ctrl+V => Ctrl => V แถวเร็วสุดๆด้วย ยังไงลองใช้ดูนะครับ
    3. สร้างตาราง Pivot Table ที่ Filter ตัวเลือกแตกต่างกันโดยอัตโนมัติ
    report-filter
    report-filter2
    เวลาเรา Pivot ข้อมูล แล้วมีการใช้ Filter ข้อมูลโดย อยากให้ 1 ตาราง Pivot เป็นของแต่ละ Product
    ปกติแล้วเราก็อาจจะใช้วิธี Pivot ข้อมูลแล้วเลือก Filter ทีละอัน แล้ว Copy เป็นตารางใหม่ เช่น เลือก Product ของเล่น 1 ที แล้ว Copy Pivot ออกมาเป็นอีกตาราง แล้วค่อยเปลี่ยน Filter เป็น Product เครื่องใช้ไฟฟ้า.. ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ เป็นต้น (ถ้ามี item เป็นสิบอันนี่เหนื่อยเลยครับ)
    ผมจะบอกว่า Excel มีเครื่องมือทำรายงานแบบนี้ให้โดยอัตโนมัติ โดยทำตามนี้
    1. ไปกดที่ Ribbon Options ของ Pivot Table (ต้องกดเลือกบริเวณที่เป็น Pivot ก่อน)
    2. ติ๊กปุ่มสามเหลี่ยมใต้ที่ตั้งชื่อตาราง Pivot
    3. เลือก Show Report Filter Page
    4. เลือก Field ที่ต้องการ Filter
    5. Report จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ โดยแยก 1 ตาราง ต่อ 1 sheet (มีการตั้งชื่อ Sheet ให้เป็นแต่ละ item ของสิ่งที่เรา Filter ให้ด้วย)
    4. ปิดคำสั่ง Generate GetPivotData
    เคล็ดลับอันนี้หลายๆคนอาจจะเคยรู้แล้ว แต่ผมเชื่อว่ายังมีหลายคนที่ยังไม่รู้ครับ แถมเป็นเรื่องที่ใช้เครื่องมือใกล้เคียงกับเคล็ดลับข้างบน เลยต้องขอพูดถึงซักหน่อย
    getpivotdata
    ปกติเวลาเราเขียนสูตร แล้วเข้าไปคลิ๊กในบริเวณที่เป็นตาราง Pivot Table เราอาจจะเห็นสูตรพิลึกๆ ขึ้นมาอย่างเช่น
    =GETPIVOTDATA(“Sum of xxx”,$A$3,”yyy”,zzz,”aaa”,”bbb”) ซึ่งทำให้เกิดปัญหาว่าเรา Copy สูตรไปที่อื่น มันก็ไม่เลื่อนช่องให้แบบเวลาใช้ Cell Reference ปกติ ซึ่งมีวิธีแก้เพื่อให้เวลาใช้สูตรแล้วคลิ๊กเข้าไปใน Pivot Table แล้วยังเป็น Cell ปกติได้ โดยให้ทำดังนี้
    1. ไปกดที่ Ribbon Options ของ Pivot Table (ต้องกดเลือกบริเวณที่เป็น Pivot ก่อน)
    2. ติ๊กปุ่มสามเหลี่ยมใต้ที่ตั้งชื่อตาราง Pivot
    3. เอาติ๊กคำว่า Generate Getpivotdata ออก
    อาจมีคนสงสัย แล้ว GETPIVOTDATA มันมีข้อดียังไง? จริงๆแล้วมันก็มีข้อดีของมันอยู่ครับ นั่นก็คือ เวลาเรา Link ข้อมูลมาแล้ว ไม่ว่าตาราง Pivot Table จะถูกพลิกบิดมุมมองไปมาแค่ไหน ค่าที่เรา Link ไว้ก็จะยังเป็นค่าเดิมเสมอ ต่างจากการใช้ Cell Reference ปกติ ที่อาจกลายเป็นค่าใหม่ที่เราไม่ต้องการไปโดยไม่รู้ตัวเลยก็ได้
    5. จริงๆ แล้ว Keyboard Shortcut มันจำง่ายกว่าที่คิดนะ
    เคยสังเกตมั๊ยว่า Keyboard Shortcut ใน Excel หลายๆตัวนั้นจำง่ายกว่าที่คิด
    ถ้าเป็นคำสั่ง Basic เช่น Copy แทนด้วย Ctrl+C เพราะ คำว่า Copy แทนด้วย C หรือเช่นทำให้ตัวอักษรเป็นตัวหนา (Bold) ด้วย Ctrl+B นั้นก็ ไม่น่าแปลงใจมากนัก แต่ว่าจริงๆแล้ว แม้จะเป็นเครื่องหมายแปลกๆ ก็จำง่ายกว่าที่คิดนะครับ เพราะ Excel ตั้งใจในการเลือกใช้ตัวแทนคีย์ลัดได้น่าสนใจทีเดียว เช่น
    keyboard
    • Ctrl+% เพื่อแปลงเป็นหน่วย % (จริงๆ ต้องกด Ctrl+Shift+5 เพราะ Shift +5 คือตัว % แต่ถ้าต้องจำว่า Ctrl+Shift+5 จะไม่มีทางจำได้เลย)
    • Ctrl+^ ก็เพื่อแปลงเป็นเลข Scientific E ยกกำลัง (เพราะเป็นเครื่องหมายยกกำลัง)
    • Ctrl+$ ก็เพื่อแปลงเป็นรูปแบบสกุลเงิน
    • Ctrl+# ก็เพื่อแปลงเป็นวันที่ (เพราะในโปรแกรม Access ก็ใส่วันที่ในเครื่องหมาย #)
    • Ctrl+@ ก็เพื่อแปลงเป็นเวลา เพราะ เครื่องหมาย@ ก็ดูเจาะจง คล้ายว่าจะระบุว่า ณ กี่โมง
    • Ctrl+: ใส่เวลาปัจจุบัน เพราะเหมือนเครื่องหมายคั่น ชม:นาที
    • Ctrl+* เลือก Range ทั้งหมด เพราะ * แทนความหมายว่าทั้งหมด ในภาษาฐานข้อมูล
    • จริงๆ มีอีกเยอะเลย ถ้าเพื่อนๆ ถ้าเจอตัวอื่นที่ดู Make Sense แบบตัวอย่างข้างบนนี้ก็ Comment ไว้ได้นะครับ
    6. รู้หรือไม่ว่า Excel เวอร์ชั่นแรกนั้นออกให้กับ Apple ไม่ใช่ Microsoft
    excel1
    อันนี้เป็นเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยครับ หลายๆคนอาจรู้ว่า Excel ไม่ใช่โปรแกรม Spreadsheet อันแรกของโลก เพราะก่อนหน้าที่จะมี Excel นั้นก็มีโปรแกรม Spreadsheet อื่นๆ เกิดขึ้นมาก่อนมากมาย โดยโปรแกรมแรกของโลกนั้น คือโปรแกรมที่มีชื่อว่า VisiCalc ซึ่งออกมาในปี ค.ศ. 1978 โน่นแน่ะ ต่อมาก็มีอีกหลายโปรแกรม แต่ตัวทีมีชื่อเสียงมากที่พวกเราน่าจะพอรู้จักก็คือ Lotus 1-2-3 ซึ่งออกมาในปี ค.ศ. 1983 และในที่สุด Excel เวอร์ชั่นแรกก็ออกมาในปี คศ.1985 แต่ที่แปลกคือ Excel 1.0 ซึ่งเป็น Version แรกนั้น กลับออกมาให้กับสำหรับเครื่อง Apple Macintosh ก่อนที่จะออก Version 2.0 ใน  Windows ซะอีกนะครับ ทั้งที่สร้างโดย Microsoft เองนี่แหละ! สาเหตุอาจเป็นเพราะความสามารถของการทำงานด้วยกราฟิก กับการใช้เม้าส์จิ้มเมนูต่างๆได้นี่แหละ ที่ Microsoft จำเป็นต้องเลือกลงให้ Macintosh ก่อน PC
    7. ฟังก์ชั่น TRIM ไม่ได้ตัดแค่ Space ที่หัวกับท้ายเท่านั้นนะ
    trim-example
    หลายคนอาจคิดว่าฟังก์ชั่น TRIM มันแค่เอาไว้ตัด space หัวท้ายของคำเท่านั้น (เพราะชื่อมันดูเหมือนเอาไว้เล็มๆ ….)
    แต่จริงๆ มันตัด space ทั้งหมด ยกเว้นจะเหลือ space ระหว่างคำไว้ให้แค่สูงสุด 1 เคาะเท่านั้น space (ตัวอื่นๆจะถูกตัดทิ้งทั้งหมดครับ) ตามรูป
    8. ในคำสั่ง FIND/REPLACE เราสามารถกำหนดรูปแบบที่จะค้นหาได้ด้วยนะ
    find-replace
    ปกติเวลาเราค้นหาคำ เราก็จะกด Ctrl+F เพื่อค้นหา แล้วก็พิมพ์คำที่ต้องการลงไป แต่จริงๆแล้วมันสามารถ กด Option แล้วเลือก Format เพื่อหาสิ่งที่ต้องการได้แบบเจาะจงยิ่งขึ้น เช่น หาช่องที่ถมสีเหลือง เป็นตัวหนา มี Number format ที่กำหนด หรือว่ามีการ Lock / Unlock cell เอาไว้ก็ยังได้
    นอกจากนี้ บางทีหลายๆคนเวลากดหาข้อมูลก็อาจหาไม่เจอ ทั้งๆที่เห็นอยู่ตำตา สาเหตุอาจเป็นเพราะเพื่อนๆ เลือกโหมดการหาผิด
    เช่น ใน Look in จะมีให้เลือก 3 อัน คือ Formula , Value, Comment โดยปกติจะเลือกไว้ที่ Formula ซึ่งมันจะหาสิ่งที่พิมพ์ลงไปใน Formula Bar จริงๆ ไม่ใช่ผลลัพธ์จากการคำนวณ หากเราต้องการหาคำที่อยู่ในผลลัพธ์การคำนวณจะต้องกดหาใน Values นะครับ
    9. เราสามารถ Search หาฟังก์ชั่นได้ด้วยนะ
    search-function
    ในเมื่อ Excel นั้นมีฟังก์ชั่นให้เลือกอยู่มากมาย จะหาตัวที่น่าจะใช่ก็ยากนัก (เพราะเลือกใช้ไม่ถูก) ผมจะบอกว่าจริงๆแล้ว Excel สามารถค้นหาฟังก์ชั่นได้เหมือนกันนะครับ (มันจะหาจากคำบรรยายที่เกี่ยวข้อง) โดยกดปุ่ม fx จากนั้นพิมพ์ลักษณะของฟังก์ชั่นที่ต้องการได้เลย พอกด Enter มันจะ List ฟังก์ชั่นทั้งหมดที่เกี่ยวกับคำนั้นมาให้ จากนั้นค่อยอ่านคำบรรยายด้านล่างเอาว่าใช้สิ่งทีต้องการหรือไม่ เคล็ดลับง่ายๆแบบนี้ หลายๆคนอาจยังไม่รู้ก็ได้นะ!
    10. รู้จักใช้เครื่องหมาย Wildcard ใน Function ค้นหาข้อมูล
    wildcard_joker_main2
    เวลาเราใช้ Function หลายๆ อย่างเพื่อค้นหาข้อมูล เช่น SEARCH หรือ VLOOKUP หรือ MATCH จริงๆเราสามารถค้นหาคำที่มีลักษณะคล้ายกับคำที่กำหนดได้ ด้วยการใช้เครื่องหมาย Wildcard ได้
    คำว่า Wildcard นั้นหากเปรียบเทียบกับการเล่นไพ่ มันก็เปรียบเสมือนตัวโจ๊กเกอร์ที่แทนไพ่อะไรก็ได้ ใน Excel ก็เช่นกัน เครื่องหมาย Wildcard คือตัวที่ใช้แทนตัวอักษรอะไรก็ได้ ซึ่งมีอยู่ 2 ตัว โดยมีรายละเอียดดังนี้
    • เครื่องหมายคำถาม (?) แทนตัวอักษรใดๆก็ได้จำนวน 1 ตัวอักษร

        

      • เช่น “b?t” จะเจอคำที่มี 3 ตัวอักษร ที่ขึ้นต้นด้วย b และลงท้ายด้วย t เช่น bat และ but แต่ไม่จอ bt (เพราะตรงกลางไม่มีตัวอักษร)
        • 

      

    • เครื่องหมายดอกจัน (*) แทนตัวอักษรใดๆก็ได้จำนวนกี่ตัวอักษรก็ได้

        

      • เช่น “b*t” จะเจอทุกคำที่ขึ้นต้นด้วย b และ ลงท้ายด้วย t เช่น bat, but, bt, beast, boot
        • 

      • เช่น “*ing” จะเจอทุกคำที่ลงท้ายด้วย ing เช่น interesting, sing, ping
        • 

      • เช่น “a*” จะเจอทุกคำที่ขึ้นต้นด้วย a รวมถึง a ตัวเดียวด้วย
        • 

      

    • ลองใช้ผสมๆ กัน

        

      • เช่น “a?*” จะเจอทุกคำที่ขึ้นต้นด้วย a แต่ไม่รวมถึงคำที่มี a แค่ตัวเดียว
        • 

      

    • ถ้าอยากจะหาคำที่มีเครื่องหมายคำถาม หรือ ดอกจันจริงๆ ในข้อความ ให้ใส่เครื่องหมาย ~ นำหน้าอักษรนั้นๆ เช่น ต้องการหาคำว่า star*wars ให้ใส่ใน criteria ว่า “star~*wars”
    ตัวอย่าง:
    =MATCH(“*excel*”,A1:B10,0) จะเจอแถวแรกที่มีคำว่า  excel ผสมอยู่เป็นส่วนประกอบ
    เช่นเป็นคำว่า inwexcel หรือแม้แต่ i love Excel very much
    ถ้าอยากให้เป็น Cell Reference อาจใช้แบบนี้ก็ได้ครับ =MATCH(“”*”&C1&”*”,A1:B10,0)
    ฟังก์ชั่นที่สามารถใช้ Wildcard ได้มีดังนี้
    • AVERAGEIF
    • AVERAGEIFS
    • COUNTIF
    • COUNTIFS
    • DPRODUCT
    • DSTDEVP
    • DSUM
    • DVARP
    • HLOOKUP
    • MATCH
    • SEARCH
    • SEARCHB
    • SUMIF
    • SUMIFS
    • VLOOKUP
    ประเด็นที่สำคัญอีกอันคือ ฟังก์ชั่นที่รองรับ Wildcard มันจะไม่สนใจตัวพิมพ์เล็กพิมพ์ใหญ่นะครับ เช่น VLOOOKUP หาคำว่า INWEXCEL ธรรมดาก็เเจอคำว่า inwexcel ได้เหมือนกัน อันนี้อาจต้องระวัง
    เอาล่ะครับ ก็หมดแล้วสำหรับเคล็ดลับดีๆ ชุดนี้ รู้แล้วอย่าลืมใช้ อย่าลืมแบ่งปันความรู้ให้คนอื่นนะครับ ยิ่งใช้ ยิ่งแบ่งปัน เราจะยิ่งจำแม่นครับ
    
			
    
		
  • 
			
			
    มาดูกันว่า TRIM ตัดอะไรทิ้งบ้าง?
    
			
    trim-example
    

    คุณคิดว่าฟังก์ชั่น TRIM เอาไว้ทำอะไร?
    

    หลายคนอาจคิดว่ามันแค่เอาไว้ตัด space หัวท้ายของคำเท่านั้น ….
    

    แต่จริงๆ มันตัด space โดยจะเหลือ space ระหว่างคำไว้ให้แค่สูงสุด 1 เคาะเท่านั้น space ตัวอื่นๆจะถูกตัดทิ้งทั้งหมดครับ ตามรูป
    

    
			
    
		
  • 
			
    เลข running มหัศจรรย์ แม้โดน Filter ก็เรียงต่อเนื่องได้ (Running Number Filter)
    
			
    เลข running มหัศจรรย์ แม้โดน Filter ก็เรียงต่อเนื่องได้ (Running Number Filter)
    
			
    บทความนี้จะมาสอนวิธีทำ Running Number Filter ซึ่งเป็นเลขเรียงต่อเนื่องแม้ข้อมูลจะถูก Filter อยู่ครับ
    ปกติเวลาใส่เลข Running ให้กับข้อมูล 1,2,3,4… หากข้อมูลถูก Filter เลข Running เหล่านั้นอาจจะขาดตอน เช่น 1,3,4,6 แต่เทคนิคนี้สามารถให้เลขยังคงแสดงเป็น 1,2,3,4 ได้ แม้จะถูก Filter แล้วก็ตาม 
    วีดีโอสอนการใช้งาน
    


    สรุปเทคนิคที่ใช้
    • เคล็ดลับอยู่ที่การใช้ Function SUBTOTAL ซึ่งมีพฤติกรรมเฉพาะตัวอย่างนึงที่เหมาะกับปัญหาของเรามาก นั่นคือ SUBTOTAL จะทำการคำนวณเฉพาะข้อมูลที่ยังคงมองเห็นอยู่หลังถูก Filter ไปแล้ว
    • ด้วยเหตุนี้ เราจึงใช้ SUBTOTAL แล้วเลือก Function ย่อยเป็น COUNTA (รหัส 3) เพื่อให้นับจำนวนข้อมูลจากแถวแรกถึงแถวที่จะใส่เลขลำดับนั้นๆ เพื่อให้รู้ว่ามีข้อมูลกี่อันหลังถูก Filter ไปแล้วนั่นเอง

        

      • เช่น สมมติเราจะใส่เลขลับดัยในคอลัมน์ A ในแถวที่ 20 ก็จะเขียนสูตรว่า =SUBTOTAL(3,B2:B20) นั่นเอง โดยคอลัมน์ B ต้องมีข้อมูลอยู่ ห้ามเป็นช่องว่าง
        • 

      • ที่นี้เพื่อให้ copy สะดวก เราจึงทำการ Lock ช่องเริ่มต้นเอาไว้ เช่น =SUBTOTAL(3,B$2:B20)
        • 

      

    • แต่เทคนิคสำคัญอีกอย่างคือ หากเราใช้ Subtotal ตรงๆ Excel มันจะเกิดอาการเอ๋อ ไม่ยอมเอาแถวสุดท้ายมา Filter ด้วย วิธีแก้คือให้เอาผลที่ได้จาก SUBTOTAL ไปคูณ 1 อีกที

        

      • จะได้ว่า =SUBTOTAL(3,B$2:B20) *1 นั่นเอง ครับ
        • 

      

    ขอบคุณสำหรับคำถาม
    เทคนิคนี้ ถูกสอบถามโดยคุณ Farzeed Phewkam ใน Facebook Page ของ ThepExcel ซึ่งมีประโยชน์มากครับ ขอบคุณมากสำหรับคำถามดีๆครับ
    
			
    
		
  • 
			
    วิธี Extract ข้อมูลหลายๆ รายการ แบบใช้และไม่ใช้ Array Formula
    
			
    วิธี Extract ข้อมูลหลายๆ รายการ แบบใช้และไม่ใช้ Array Formula
    
			
    จากบทความก่อนหน้าได้เกริ่นเรื่องการทำงานของ Array Formula ไปแล้ว คราวนี้จะขอยกตัวอย่างการใช้ที่ค่อนข้าง Advance ขึ้นแล้วนั่นก็คือ การ Extract ข้อมูลหลายๆ รายการ ออกมาตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น โจทย์คือ “แสดงทุกรายการที่อยู่ใน group a ” ออกมา จะเห็นว่าแบบนี้ใช้ VLOOKUP ตรงๆ ไม่ได้แน่นอน เพราะ VLOOKUP จะเจอแค่ข้อมูลที่เจอเป็นแถวแรกเท่านั้น
    แล้วถ้าเจอแบบนี้เราจะต้องเขียนสูตรยังไง มาดู VDO สอนเทคนิคการทำข้างล่างนี้ได้เลยครับ
    


    หลักการ
    extract-array2
    1. หาแถวที่อยู่ใน Group ที่ต้องการ
    • ใช้ IF เพื่อเช็คว่าข้อมูลในแถวนั้นๆ อยุ่ใน group a หรือไม่

        

      • ถ้าอยู่ใน group a ให้เอาข้อมูลแถวกลับมาว่าช่องนั้นว่าอยู่แถวที่เท่าไหร่ โดยใช้สูตร ROW เข้าช่วย
        • 

      • ถ้าไม่อยู่ใน group a ให้แสดงค่าเป็นค่าว่าง
        • 

      

    2. หาแถวที่น้อยที่สุดเป็นลำดับ 1,2,3…
    • ใช้สูตร SMALL(array,k) เพื่อหาข้อมูลที่มีค่าน้อยที่สุดเป็นลำดับ k คือ 1,2,3,… จากช่วง array ที่กำหนด  (ในที่นี้เป็นค่าตัวเลขแถว) โดยที่สูตร Small นี้จะไม่สนใจข้อมูลที่เป็นค่าว่าง

        

      • SMALL(ช่วงที่ต้องการ,1) หมายถึง ค่าที่น้อยที่สุดในช่วงที่กำหนด

          

        • ได้ว่า =SMALL(IF($B$4:$B$9=$C$11,ROW($B$4:$B$9),””),1) อย่าลืมกด Ctrl+Shift+Enter
          • 

        • ซึ่งถ้าช่วงเป็น {4;””;6;””;””;9} จะได้ว่าเลขที่น้อยที่สุดคือ 4
          • 

        

        • 

      • SMALL(ช่วงที่ต้องการ,2) หมายถึง ค่าที่น้อยที่สุดเป็นลำดับ2 ในช่วงที่กำหนด

          

        • ได้ว่า =SMALL(IF($B$4:$B$9=$C$11,ROW($B$4:$B$9),””),2) อย่าลืมกด Ctrl+Shift+Enter
          • 

        • ซึ่งถ้าช่วงเป็น {4;””;6;””;””;9} จะได้ว่าเลขที่น้อยที่สุดเป็นลำดับ2 คือ 6 
          • 

        

        • 

      

    3. ดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาด้วย INDEX
    • ถึงขั้นนี้เราได้ลำดับแถวของข้อมูลใน Group a แล้ว ต่อไปเราสามารถใช้ INDEX ดึงข้อมูลที่ต้องการมาได้เลยครับ

        

      • และถ้าเราใช้ INDEX ครอบตั้งแต่ช่องแรก เราไม่ต้องมีการ Adjust ค่า Row เหมือนใน VDO ของผมก็ได้ครับ
        • 

      • เช่น ในช่องที่แสดงชื่อลำดับแรก (1) คือ สมชาย เขียนสูตรแค่นี้ก็ทำงานได้เช่นกัน โดยคอลัมน์ Name เป็นคอลัมน์ C ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่ 3 ของตาราง excel
        =INDEX($A$1:$D$16,SMALL(IF($B$4:$B$9=$C$11,ROW($B$4:$B$9),””),1),3) อย่าลืมกด Ctrl+Shift+Enter
        • 

      • ในช่องที่แสดงชื่อลำดับสอง (2) คือ สมยศ เขียนสูตรแค่นี้ก็ทำงานได้เช่นกัน โดยคอลัมน์ Name เป็นคอลัมน์ C ซึ่งเป็นคอลัมน์ที่ 3 ของตาราง excel
        =INDEX($A$1:$D$16,SMALL(IF($B$4:$B$9=$C$11,ROW($B$4:$B$9),””),2),3) อย่าลืมกด Ctrl+Shift+Enter
        • 

      

    4. กำจัด Error ซะ
    • ถ้าเป็นชื่อลำดับที่ 4 จะขึ้น Error เป็น #NUM! เพราะมีข้อมูลใน Group a แค่ 3 ตัว ไม่มีตัวที่ 4

        

      • ทางแก้คือใช้สูตร IF กับ ISERROR มาช่วย ว่าถ้า Error ให้แสดงเป็นค่าว่าง
        • 

      • นั้นคือใช้ =IF(ISERROR(สูตรเดิมxxxx),””,สูตรเดิมxxxx) มาครอบอีกที อย่าลืมกด Ctrl+Shift+Enter เท่านี้ก็เป็นอันเรียบร้อย
        • 

      

    ผมได้มีเียนบทความตอนใหม่เรื่องนี้ด้วย ลองไปดูได้ที่
    

    สารพัดเทคนิคสำหรับคนอยาก VLOOKUP ผลลัพธ์หลายค่า จากคำค้นหาเดียว
    

    
			
    
		
  • 
			
			
    เทคนิค Merge Cell แบบหลอกๆ
    
			
    หลายๆ คนคงรู้จักวิธีการ Merge Cell กันอยู่แล้ว และหลายๆ คนคงจะรู้ว่ามันมีข้อจำกัดมากมาย เช่น เวลาต้องการจะ Sort ข้อมูล หรือ ต้องการ Paste Special ข้อมูล ลงไปในบริวณที่มีการ Merge Cell แล้ว Excel จะไม่ยอมให้ทำ โดยมักจะขึ้นมาว่า “This Operation Requires the merged cells to be identically sized.”
    

    สรุปง่ายๆ คือ Merged Cell แล้วปัญหาตามมาเพียบ…
    

    ผมมีเทคนิคมานำเสนอ ที่ทำให้ผลลัพธ์คล้ายกับการ Merge Cell มาก แต่จริงๆ Cell ไม่ได้ถูก Merged ครับ ดังนั้นข้อจำกัดจึงหายไปด้วย! มาดูกัน
    

    fake-merged-cell
    

     
    

    วิธีทำ
    

      

    1. เลือก Range ที่ต้องการจะทำให้การหลอกว่าทำ Merge Cell
      2. 

    2. ไปที่ Format Cells => Alignment
      3. 

    3. ตรง Text Alignment เลือก Center Across Selection (ใช้ได้กับ Horizontal เท่านั้น)
      4. 

    4. จบ!! (ง่ายมะ)
      5. 

    

     (more…)
    

    
			
    
		
  • 
			
			
    แนะนำแหล่งความรู้ excel ที่ดีที่สุดในโลก Internet : ExcelisFun
    
			
    ผมไม่ขอพูดอะไรมาก นอกจากจะบอกว่า Excelisfun คือแหล่งเรียนรู้ Excel ระดับ Basic ถึง Advance ที่ดีที่สุดในโลก Internet แล้ว  (เค้ายังไม่สอนลึกถึงระดับ expert) 
    

    michael_g
    

    ช่อง Excelisfun ถูกสร้างขึ้นเมื่อปี 2008 โดย Michael Girvin ซึ่งปัจจุบันเป็นอาจารย์สอนวิชา Business & Technology ที่  Highline Community College และแน่นอนว่าเค้าเป็น Excel MVP ด้วย (เป็นคนที่ทำประโยชน์ให้กับสังคม Excel อย่างโดดเด่น)
    

    เนื้อหาใน Youtube เค้ามี VDO สอน Excel Upload มาแล้วมากกว่า 2,300 ตอน (และยังอัปอยู่เรื่อยๆ) มีคนดูแล้วรวมกันกว่า 40 ล้าน View ครอบคลุมเนื้อหาทุกอย่าง ตั้งแต่สอนใช้ Excel เบื้องต้น ยันไปถึงการเขียน Array Formula หรือแม้กระทั่งการประยุกต์ใช้ Excel กับวิชาสถิติก็ยังมี ใครยังไม่เคยดู ผมแนะนำเป็นอย่างยิ่งเลยครับ!!
    

    YouTube
    

    http://www.youtube.com/user/ExcelIsFun
    

    Resources
    

    http://people.highline.edu/mgirvin/excelisfun.htm
    

    Playlist
    

    ซึ่งถ้ารู้สึกว่า VDO เค้ามีเยอะเกินไปจนดูไม่ไหว ผมได้รวบรวม VDO ที่เด็ดจริงๆ ของเค้าเอาไว้ใน Playlist นี้แล้วครับ
    

    http://www.youtube.com/playlist?list=PL5D817416A56A4FF8 
    

    หนังสือ (ภาษาอังกฤษ)
    

    มี 2 เล่มครับ อันแรก Basic ส่วน อันที่สอง Advance หน่อยเพราะสอน Array Formula ใครสนใจก็ลองซื้อได้ รับรองว่าเจ๋งจริง
    
    
    

    
			
    
		
  • 
			
			
    การเขียน IF ที่ให้ผล TRUE/FALSE โดยไม่จำเป็น
    
			
    ถ้าจะเขียน IF ให้ออกมาเป็น TRUE/FALSE
    

    เช่น =IF(A>B,TRUE,FALSE)
    

    ไม่ต้องใช้ IF ก็ได้
    

    ให้ใส่แค่เงื่อนไขพอ เช่น =A>B แค่นี้พอครับ
    

    
			
    
		
  • 
			
    8 เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์
    
			
    8 เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์
    
			
    พูดถึงเรื่องการสร้างกราฟ หลายๆ คนอาจคิดว่า Excel สามารถสร้างกราฟได้เท่าที่มีให้เลือกปกติ เช่น กราฟแท่ง กราฟเส้น กราฟวงกลม ฯลฯ แต่จริงๆ แล้วเราสามารถสร้างสรรค์กราฟรูปแบบใหม่ๆ ได้มากกว่านั้นอีกเยอะมาก
    ตัวอย่างเช่น ในเว็บเมืองนอกอย่าง https://sites.google.com/site/e90e50charts/ ก็มีกราฟหลายแบบที่ Creative สุดๆ เราสามารถดูแล้วใช้เป็นแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์กราฟของเราเองได้เหมือนกัน โดยใช้เทคนิคต่างๆ ที่ผมกำลังจะพูดถึงต่อไปนี้เข้าช่วยครับ
    ซึ่งในบทความนี้ผมจะพูดถึง Concept และ ไอเดียภาพรวมของเทคนิคที่จะนำมาสร้างสรรค์กราฟให้มีความแปลกใหม่มากขึ้น แต่จะยังไม่ได้ลงรายละเอียดถึงวิธีการเขียนแบบลึกๆ นะครับ
    เทคนิคการสร้างกราฟสุดสร้างสรรค์
    1. หลอกตาคนดูให้มองไม่เห็นสีของกราฟ
    เทคนิคนี้ทำให้บางส่วนของกราฟมองไม่เห็น ซึ่งจะทำให้ส่วนที่ยังมองเห็นอยู่กลายเป็นกราฟรูปแบบแปลกตาได้
    chart-tips-1-fix
    2. นำกราฟมาซ้อนทับกัน
    อันนี้ คือ เอากราฟ หรือรูป 2 อันมาวางซ้อนทับกันนั่นเอง จากในตัวอย่าง เป็นกราฟโดนัท 2 กราฟ (พื้นหลังใส) เอามาวางซ้อนกัน เพื่อให้กราฟเป็นมิเตอร์
    chart-tips-2

    3. นำกราฟหลายชนิดมาผสมเข้าด้วยกัน
    อันนี้ดูเหมือนจะคล้ายๆ อันก่อนหน้านี้ ที่ต่างกันคือ อันนี้จะอยู่บนกราฟเดียวกัน แต่จะใช้ Chart Type ที่แตกต่างกัน สำหรับ Data Series แต่ละอัน
    chart-tips-3
    4. ใช้ scatter plot ช่วยวาดรูป
    หากเรากำหนดจุดพิกัดให้กราฟ Scatter Plot ล่ะก็ มันจะสร้างรูปไล่ตามจุดที่เรากำหนดทีละจุดๆ เราสามารถเลือกได้ว่าระหว่างจุดจะให้มีเส้นหรือไม่ และจะเป็นเสนตรงหรือเส้นโค้งก็ได้
    chart-tips-4
    5. ใช้ Error Bar ช่วยวาดรูป
    Error Bar นั้นสามารถกำหนดความยาว และรูปแบบของเส้นได้ ว่าจะให้เป็นอย่างไร ให้งอกไปในทิศทางไหน
    chart-tips-5
    ตัวอย่างการประยุกต์ใช้
    ในเว็บนี้ เค้าเอา Error Bar มาทำเป็นเส้น Timeline ได้อย่างแนบเนียนมากครับ
    project-timeline-chart-excel

    
http://chandoo.org/wp/2009/07/09/project-milestones-in-timeline/

    ุ6. ใส่ลูกเล่นให้ Marker
    Marker คือ จุดที่เรา Plot ข้อมูลลงไปบนกราฟ ซึ่งปกติมักจะเป็นจุดเล็กๆ ซึ่งจริงๆแล้วถ้าเราอยากให้เด่นสะดุดตา เราก็ปรับรูปแบบมันเล่นได้ครับ
    chart-tips-7
     
    7. สร้างกราฟบน cell ตารางข้อมูลแทน
    ใครว่าเราสร้างกราฟต้องสร้างด้วยกราฟ จริงๆเราสร้างกราฟในช่องตารางของ Excel ก็ได้
    ด้วย Fonts บางตัวอย่าง Playbill กับตัวอักษร i พิมพ์ใหญ่ ช่างเหมาะกับการสร้างกราฟแท่งในตารางจริงๆครับ
    ุchart-tips-6
    8. สร้างกราฟโดยใช้รูปเข้าช่วย
    3d_accounts_after_3
    รูปสุดท้ายนี้เอามาจาก http://www.myonlinetraininghub.com/excel-3d-financial-reports
    เทคนิคนี้สุดยอดมาก เอา ตารางใน excel 3 ตาราง มาปะลงเป็นรูปแล้วใส่ Effect 3 มิติทีละด้าน แล้วมาจัดเรียงกัน
    เป็นยังไงบ้างครับกับเทคนิคที่ผมแนะนำให้ ยังไงก็อย่าลืมเอาไปประยุกต์ใช้ได้นะครับ ใครคิดกราฟอะไรแปลกๆ ใหม่ๆ ได้อย่าลืมมาโชว์ให้ดูบ้างนะครับ
    
			
    
		
  • 
			
			
    เทคนิคการแยกวันที่และเวลาออกจากกัน
    
			
    มีแฟนเพจท่านหนึ่งถามใน Facebook Page มาว่า
    

    ถาม
    

    ผมมีวันเวลา แบบนี้ 28/2/2014 23:52:00
    
อยากตัดแยกวันและเวลาออกเป็นคนละเซลล์ต้องทำอย่างไรครับ?
    

    ตอบ
    

    การจะแยกวันที่กับเวลาออกจากกัน ต้องเข้าใจก่อนว่า จริงๆแล้ววันที่คือเลขจำนวนเต็ม เวลาคือเลขทศนิยม (หากยังไม่เข้าใจ ลองอ่านได้ที่นี่ http://www.thepexcel.com/how-date-time-work/)
    

    แปลว่าเจ้าเลข 28/2/2014 23:52:00 จริงๆ แล้วคือ 41698.9944444444
    

    separate-date-time
    

    ที่นี้เราจะต้องแยกมันออกเป็นสองส่วน คือ ส่วนจำนวนเต็ม (ซึ่งจะกลายเป็นวันที่) และอีกส่วนคือ ส่วนทศนิยม (ซึ่งจะกลายเป็นเวลา)
    

      

    • ส่วนจำนวนเต็ม ผมจะใช้สูตร ROUNDDOWN มาช่วย เพราะเป็นการปัดค่าลง โดยผมกำหนดให้เป็น ทศนิยม 0 ตำแหน่ง
      • 

    • ส่วนทศนิยม ผมจะใช้ฟังก์ชั่น MOD มาช่วย ซึ่งหน้าที่ของมันคือ หารแล้วเอาเศษที่เหลือ ดังนั้นผมเลยเอาเลขดังกล่าวหารด้วย 1 เศษที่เหลือก็จะหลายเป็นทศนิยมไป
      • 

    

    ขั้นตอนต่อไปก็แค่ปรับ format ให้เหลือแค่วันที่ และ เวลา ตามลำดับ เป็นอันจบครับ
    

    
			
    
		
  • 
			
    เจาะลึกฟังก์ชัน INDEX : เคล็ดวิชาการใช้งานสูตร INDEX
    
			
    เจาะลึกฟังก์ชัน INDEX : เคล็ดวิชาการใช้งานสูตร INDEX
    
			
    ฟังก์ชัน INDEX นั้นเรียกได้ว่าทรงพลังมากที่สุดอันหนึ่งของ Excel สาเหตุสำคัญเป็นเพราะว่ามันมีความสามารถที่หลากหลาย  ในบทความนี้ผมจะพาเพื่อนมารู้จักเจ้า INDEX ให้มากขึ้น ว่ามันทำอะไรได้บ้าง แล้วมุมมองที่คุณมีต่อ INDEX จะเปลี่ยนไปเมื่อคุณได้รู้จักตัวตนที่แท้จริงของมัน
    เริ่มกันด้วยพื้นฐาน Basic ๆ
    INDEX อยู่ในฟังก์ชั่นหมวดของ Lookup & Reference โดยเจ้า INDEX มีหน้าที่แบบ Basic ที่สุดก็คือ เอาไว้ “ดึงข้อมูลกลับมาจากตารางอ้างอิงตามพิกัดที่เรากำหนด โดยพิกัดจะต้องระบุเป็นตัวเลขลำดับแถว และลำดับคอลัมน์”
    เช่น มีตารางอยู่อันนึง สมมติชื่อ ตารางa มีขนาด 5 แถว x 4 คอลัมน์ เราสามารถกำหนดให้เจ้า INDEX นี่ดึงข้อมูลจากตารางa ในแถวที่ 3 คอลัมน์ที่ 2 กลับมาได้เป็นต้น
    index-3
    ถ้ามาดูตัวอย่างจริง จากรูป ช่อง B5:E9 ผมตั้งชื่อว่า ตารางa ถ้าผมต้องการค่าจากแถวที่3 คอลัมน์ที่ 2 ของตารางนั้น จะต้องเขียนว่า
    = INDEX(ตารางอ้างอิง, ลำดับแถว, ลำดับคอลัมน์)
    = INDEX(B5:E9,3,2) หรือ = INDEX(ตารางa,3,2)
    ซึ่งจะได้ค่ากลับมาเป็น Tony Stark (เพราะอยู่ที่แถวที่ 3 คอลัมน์ที่ 2 ของตาราง B5:E9)
    หยุดก่อน! ถ้าคุณคิดว่า INDEX ทำได้แค่นี้ล่ะก็…ผมจะบอกว่าคุณยังไม่รู้จักมันดีพอ ลองอ่าน 7 เคล็ดวิชาต่อไปนี้ แล้วคุณจะรู้จักมันมากขึ้นอีกเยอะครับ!
    7 เคล็ดวิชาการใช้งานสูตร INDEX
     1. สูตร INDEX จริงๆแล้วให้ค่ากลับมาเป็น Cell Reference ไม่ใช่สิ่งที่อยู่ในช่องของพิกัดนั้นๆ
    ฟังก์ชัน index
    
						
    อันนี้เคยพูดไปแล้วใน แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน! แต่จะขอพูดอีกครั้ง เพราะเป็น Concept ที่สำคัญมาก
    ในตัวอย่างข้างบน =INDEX(B5:E9,3,2) จริงๆ INDEX จะให้ค่ากลับมาเป็น Cell Reference คือ C7 ก่อน แล้ว Excel จึงแปลง C7 เป็นคำว่า Tony Stark อีกทีหนึ่ง (เป็นเพราะว่าไม่ได้เอา Cell Reference ที่ได้ไปทำอย่างอื่นต่อ จึงคืนค่าในช่องมาให้เลย)
    2. เลขลำดับแถว และ คอลัมน์ ถ้าเราใส่ค่าตัวเลขที่มากกว่า 0 จะให้ค่าเป็นจุดพิกัด
    จะหมายถึงเอาค่าตามพิกัดลำดับนั้นกลับมาให้เป็น Cell Reference ของ ตารางที่กำหนด ในตำแน่งแถวที่กำหนด คอลัมน์ที่กำหนด
    3. เลขลำดับแถว และ คอลัมน์ ถ้าเราใส่ค่าเป็น 0 หรือ เว้นว่างไว้ จะให้ค่าเป็นช่วง
    หมายถึง INDEX จะให้ค่ากลับมาเป็น Cell Reference ทุกอันของแถวหรือคอลัมน์นั้นมาเป็นช่วงเลย เช่น 
    = INDEX(ตารางอ้างอิง, ลำดับแถว, ลำดับคอลัมน์)
    = INDEX(ตารางa,0,2) หมายถึง เอาตารางa คอลัมน์ที่ 2 มาเลยทุกแถว จะได้ช่วง C5:C9 นั่นเอง
    index-4
    = INDEX(ตารางa,3,0) หมายถึง เอาตารางa แถว 3 มาเลยทุกคอลัมน์เอาล่ะครับ จะได้ช่วง B7:E7 นั่นเอง
    index-6
    = INDEX(ตารางa,0,0) หมายถึง เอาตารางa มาเลยทั้งตาราง ทุกแถว ทุกคอลัมน์ จะได้ช่วง B5:E9 เหมือนเดิม
    index-7
    ที่นี้การให้ค่ากลับมาเป็น Cell Reference แถมเป็นช่วงอีก เวลาจะเอาไปใช้จริง ก็ต้องเอาไปผสมกับสูตรอื่นๆ อีกทีครับ เช่น AVERAGE, SUM, MATCH เป็นต้น เช่น =SUM(INDEX(ตาราง,0,4)) เป็นต้น
    4. ตารางอ้างอิง สามารถมีแค่แถวเดียว หรือ คอลัมน์เดียวได้
    ซึ่งถ้าเป็นเช่นนั้น เลขลำดับที่ตามหลังก็สามารถระบุแค่ตัวเดียวพอ ซึ่งมันก็จะเอารายการลำดับที่กำหนดมาให้ เป็นจุดๆ เดียว
    แต่ถ้าไม่ระบุ ก็จะเอามาเป็นช่วง คือ ทั้งแถว หรือ คอลัมน์ ตามที่อธิบายไว้ในข้อที่แล้ว
    นั่นคือ ถ้ามีตารางอ้างอิงแค่แถวเดียว เลขลำดับที่ตามหลังก็จะเป็นคอลัมน์, ถ้ามีตารางอ้างอิงคอลัมน์เดียว เลขลำดับที่ตามหลังก็จะเป็นแถว
    ตัวอย่างเช่น
    =INDEX(C5:C9,3)
    เพราะมีคอลัมน์เดียว เลข 3 ก็หมายถึงลำดับแถวไปโดยปริยาย ก็จะได้ C7 ซึ่งแปลงเป็นคำว่า Tony Stark เหมือนกัน
    index-8
    =INDEX(ฺB8:E8,2) เพราะมีแถวเดียว เลข 2 ก็หมายถึงลำดับคอลัมน์ไปโดยปริยาย ก็จะได้ C8 ซึ่งแปลงเป็นคำว่า ชิซูกะ เป็นต้น
    index-9
    5. จริงๆ แล้วสูตร INDEX สามารถใช้ตารางอ้างอิงหลายอันได้นะ
    สูตร INDEX จริงๆ แล้วเขียนได้ 2 แบบ ซึ่งแบบแรก ผมได้พูดไปข้างบนแล้ว แบบนั้นจะใช้ตารางอ้างอิงได้แค่อันเดียว แต่ถ้าเราใช้ INDEX ร่างที่สอง จะสามารถเขียนตารางอ้างอิงได้หลายอัน!! ซึ่งสูตรแบบที่สองเขียนแบบนี้
    = INDEX(reference, row_num, [column_num], [area_num])
    แปลว่า = INDEX((ตารางอ้างอิง1,ตารางอ้างอิง2,ตารางอ้างอิง3,…,ตารางอ้างอิงn), ลำดับแถว, ลำดับคอลัมน์,ใช้ตารางอ้างอิงที่ท่าไหร่)
    ในรูปแบบที่สองนี้ ตารางอ้างอิงมีได้หลายตาราง ซึ่งเราสามารถเลือกได้ว่าจะเอาแถวและคอลัมน์ที่กำหนด จากตารางลำดับที่เท่าไหร่
    • สังเกตว่า reference ในสูตรที่สอง แทนด้วยตารางอ้างอิงหลายอันอยู่ในวงเล็บ คั่นด้วย comma เช่น (ตารางอ้างอิง1,ตารางอ้างอิง2,ตารางอ้างอิง3,…,ตารางอ้างอิงn)
    index-10
    เช่น ตามรูป เราใส่ตารางอ้างอิงลงไป 2 ตาราง คือ B5:B9 และ B11:E15 ใส่วงเล็บครอบไว้และคั่นไว้ด้วย comma
    จากนั้นเราก็เลือกว่าจะเอาแถวที่ 3 คอลัมน์ที่ 4 จากตารางอันที่ 2 มันก็เลยได้ค่าเป็น E13 ซึ่งคือ 175 นั่นเอง
    6.สูตร INDEX ถ้าใช้ร่วมกับฟังก์ชั่นอื่นเมื่อไหร่ = ไร้เทียมทาน
    สูตร INDEX เป็นพวกขี้เหงา ทำอะไรคนเดียวแล้วทำได้ไม่ค่อยดี แค่หาข้อมูลแบบ VLOOKUP ก็หาไม่ได้
    แต่ถ้าเราใช้ INDEX ร่วมกับฟังก์ชั่นอื่นเมื่อไหร่ มันจะแสดงพลังออกมามหาศาล ! เช่น
    INDEX + MATCH
    index-12
    • MATCH จะค้นหาค่า แล้วส่งผลลัพธ์เป็นตัวเลขกลับมาให้ INDEX ใช้งาน เช่น

        

      • เราอาจ ใช้ MATCH หาก่อน ว่าคำที่เราต้องการอยู่ใน Row ไหน หรือ Column ไหน
        • 

      • =MATCH(คำค้นหา,ช่วงอ้างอิง,รูปแบบการค้นหา)
        • 

      • เวลาใช้ผสมกัน จึงใช้ MATCH แทนเลขลำดับพิกัดแถวหรือคอลัมน์ (หรือทั้งคู่) แบบนี้
        = INDEX(ตารางอ้างอิง,MATCH(คำค้นหาแถว,ช่วงอ้างอิงแถว,รูปแบบการค้นหา),MATCH(คำค้นหาคอลัมน์,ช่วงอ้างอิงคอลัมน์,รูปแบบการค้นหา))
        • 

      

    7. INDEX สามารถประมวลผล Array Formula ได้ โดยไม่ต้องกด Ctrl+Shift+Enter
    อันนี้ก็ตามชื่อหัวข้อครับ ข้อนี้ไม่เข้าใจไม่ต้องซีเรียสไป ใครยังไม่รู้จัก Array Formula เดี๋ยวผมจะเขียนอธิบายในอนาคตครับ (advance มากๆ)
    เช่น 
    =AVERAGE(INDEX((D6:D9="ชาย")*(E6:E9),0,1))
    ปกติการทำแบบนี้ (D6:D9=”ชาย”)*(E6:E9) ต้องกด Ctrl+Shift+Enter ไม่งั้นจะ Error
    แต่พอมี INDEX มาครอบแล้ว ก็สามารถกด Enter ได้ตามปกติเลยครับ
    
			
    
		
  • 
			
    กราฟหาย อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?
    
			
    กราฟหาย อยาก Plot กราฟจาก Cell ที่ซ่อนอยู่ ทำยังไงดี?
    
			
    เวลาซ่อน cell ใน Excel แล้วกราฟหายโดยไม่ตั้งใจ ทำไงดี?
    มีแฟนเพจคนนึงถามคำถามน่าสนใจมาก เข้ามาว่า
    “เวลาทำกราฟรูปแบบใดก็ตาม แล้วพอเรากด hide คอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลทำกราฟอยู่ กราฟมันก็จะเปลี่ยนไป เหมือนข้อมูลส่วนนั้นหายไป มีวิธีไหนมั๊ยคะ ที่พอซ่อนตารางข้อมุลที่ใช้ทำกราฟแล้ว กราฟยังคงอยู่สวยงามเหมือนเดิม”
    graph-1 => graph-2
    ผมเห็นว่ามีประโยชน์เลยขอเอามา Post แสดงวิธีทำให้ดูเลยละกันครับ แยกเป็นกรณี Excel 2007 ขึ้นไป และกรณี Excel 2003
    วิธีแก้กราฟหาย Excel 2007 ขึ้นไป
    แก้ไขได้ง่ายๆ ดังนี้ครับ
    1. เลือกที่กราฟที่เราต้องการแก้ไข
    2. ไปที่ Ribbon Design => Select Data
      graph-2-1
    3. เลือกปุ่ม Hidden and Empty Cells
      graph-3
    4. ติ๊ก Show data in hidden rows and columns
      graph-4
    5. กด OK เป็นอันจบ
    วิธีแก้กราฟหาย Excel 2003
    ทำดังนี้ คือ
    1. เลือกกราฟที่เราต้องการ
    2. ไปที่ Tools => Options => Chart
    3. เลือกเอาที่ติ๊กว่า Plot Visible Only ออก
      graph-2003
    4. กด OK
    
			
    
		
  • 
			
    แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน!
    
			
    แฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน!
    
			
    Excel นั้นยิ่งใช้ ยิ่งศึกษา ยิ่งพบความน่าพิศวง… เพราะมันมีอะไรหลายอย่างมากๆ ที่ถูกเก็บซ่อนเอาไว้ หรือ ไม่ได้แสดงให้เห็นอย่างเด่นชัดนัก วันนี้ผมจะขอมาแฉ 10 ความลับของ Excel ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้มาก่อน! เอาให้เพื่อนๆ ของคุณงงไปเลยว่าคุณรู้เรื่องพวกนี้ได้ยังไง
    

    1. ใช้ Space เป็นเครื่องหมายเชื่อม Cell Reference ก็ได้
    

    เพื่อนๆ คงรู้จักตัวเชื่อม Cell Reference  อย่าง colon (:) ที่ใช้เชื่อมข้อมูลเป็นช่วง หรือตัว comma (,) ที่ใช้เชื่อม Cell ที่ไม่ต่อเนื่องกัน เป็นอย่างดีอยู่แล้ว แต่ผมพนันเลยว่า หลายๆ คนคงไม่รู้จักตัวเชื่อมที่เป็นช่องว่าง (space) แน่นอน
    

    ถ้าเปรียบ comma (,) เป็นตัวเชื่อมในวิชาตรรกศาสตร์หรือเซ็ตแล้ว มันจะคล้ายเครื่องหมาย union เพราะเป็นการเชื่อม Range หลายๆ อันเข้าด้วยกัน แต่เจ้าตัวเชื่อมที่เป็นช่องว่าง (space) นั้น ทำหน้าที่เป็นเครื่องหมาย intersect นั่นคือจะให้ผลลัพธ์ที่เป็นช่องที่ซ้อนทับกัน ของ Range ที่เราเลือกไว้นั่นเอง (Intersection)
    

    excel-secret-8
    

    ตัวอย่างเช่น =B1:C15 A7:E8 (มี space คั่น) จะให้ผลเป็น Range B7:C8 ที่ระบายสีตามรูปนั่นเอง (อาจจะเอาไปใช้ต่อได้ เช่น SUM เป็นต้น)
    

    2. อ้างอิงข้อมูลจากหลายชีทด้วย 3D Reference
    

    รู้หรือไม่ว่าเราสามารถอ้างอิง Cell Reference แบบ 3 มิติได้ นั่นคือ เป็นการอ้างอิง Cell Reference แบบทะลุข้าม Worksheet นั่นเอง ทำยังไงมาดูกันครับ
    

    excel 3d cell reference
    

    แทนที่จะใส่การอ้างอิงไปที่ชีทเดี่ยวๆ ตามการอ้างอิงปกติ (เช่น =Sheet1!B2 ) เราสามารถใส่ชื่อชีทแบบเป็นช่วงได้
    
โดยใส่ชีทที่เป็นจุดเริ่มต้น ตามด้วยเครื่องหมาย colon (:) และ ตามด้วยชีทที่เป็นจุดสิ้นสุดลงไปได้เลย เช่น
    

    =SUM(Sheet1:Sheet3!B2:D4)
    

    เพียงเท่านี้ มันก็จะทำการบวกข้อมูลช่อง B2:D4 เริ่มจาก Sheet1 ไปจนถึง Sheet3 นั่นคือจะรวม Sheet1, Sheet3 และ Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระกว่างทั้งสอง Sheet ด้วย! คำว่า “Sheet ทุกอันที่คั่นอยู่ระกว่างทั้งสอง Sheet” หมายความว่า หากในอนาคตเรามีการเพิ่ม Sheet แล้วย้าย Sheet นั้นมาอยู่ระหว่าง Sheet 1 กับ 3 นี้ มันก็จะถูกบวกเข้าไปในผลรวมไปด้วย!!
    

    ฟังก์ชั่นที่สามารถใช้ 3D-Reference ได้ ดูได้ที่นี่ =>
    
http://office.microsoft.com/en-001/excel-help/create-a-3-d-reference-to-the-same-cell-range-on-multiple-worksheets-HP010102346.aspx
    

    3. Paste เป็น Value กับ Format พร้อมกันได้ง่ายๆ
    

    หากเราต้องการ Copy ข้อมูลที่เป็นสูตรเพื่อที่จะมา Paste ลงอีกที่นึงเป็น Value กับ Format พร้อมกัน ปกติเราจะทำได้อย่างมากคือ Paste เป็น Value ทีนึง และ Paste Format อีกทีนึง ไม่สามารถทำพร้อมกันได้ และบางทีก็ชอบมีปัญหาด้วย โดยเฉพาะเวลามี Cell ที่ Merge กันอยู่จะทำให้ Paste ไม่ลง
    

    paste-value-format
    

    ผมมีเทคนิคเจ๋งๆ มาแนะนำให้ครับ นั่นก็คือ ให้เปิดโปรแกรม Excel อีกอันนึงขึ้นมา (ให้เหมือนเราเข้าโปรแกรม Excel ใหม่อีกรอบ) แล้วสร้างไฟล์ใหม่หรือเปิดไฟล์งานที่ต้องการ Paste ห้ามกด New Workbook หรือ Open Workbook จากโปรแกรม Excel เดิม) จากนั้นค่อยกด Copy จากไฟล์ต้นฉบับ แล้ว Paste ลงไปที่อีกไฟล์นึงไปตรงๆ ไม่ต้องมี Special อะไรทั้งสิ้น เพียงเท่านี้มันจะเป็นการ Paste เป็น Value กับ Format พร้อมกันโดยอัตโนมัติ
    

    การทำแบบนี้มีข้อเสียคือ เราจะไม่สามารถ Link หรืออ้างอิงสูตรข้ามไฟล์ในลักษณะนี้ได้ ซึ่งต่างจากการเปิด Workbook ใหม่ หรือ Open File จาก Excel โปรแกรมเดิม
    

     (more…)
    

    
			
    
		
  • 
			
			
    การสร้างกราฟแผนภูมิใน Excel ตอนที่ 2
    
			
    ต่อจากตอนที่แล้ว ซึ่งผมได้เกริ่นไปแล้วว่าการสร้างกราฟที่ดี มีอยู่ 5 ขั้นตอน ซึ่งเรากำลังพูดถึงขั้นตอนที่ 4 คือการ Customize ปรับแต่งกราฟ ในบทความนี้ผมจะขอพูดเรื่องการปรับแต่งกราฟต่อเลยครับ
    

    การปรับ Format สี
    

    สามารถเลือกสิ่งที่ต้องการจะปรับ แล้วไปที่ Ribbon Format แล้วใส่สี Fill หรือ สีขอบได้ตามต้องการ
    

    โดยที่การเลือกนั้น มีเทคนิคเล็กน้อย คือ
    

      

    • ถ้าคลิ๊กซ้ายที่ Data Series ทีเดียว มันจะเลือก Data Series นั้นในทุกๆ Category เลย
      • 

    • ถ้าคลิ๊กซ้ายซ้ำอีกรอบเฉพาะบาง Category มันจะเลือกเจาะจงเฉพาะ Category นั้นๆ ได้เลย
      • 

    • หรือ อาจเลือกจาก Ribbon Layout => Current Selection ก็ได้ครับ
      • 

    

    chart10
    

    การปรับ Scale ของแกน X หรือ Y
    

      

    • ให้เลือกที่แกนที่ต้องการจะแก้ จากนั้นคลิ๊กขวา => Format Axis
      • 

    • ใน Axis Option สามารถตั้งค่าสูงสุด ต่ำสุด ค่า Major Unit (Grid ใหญ่) Minor Unit (Grid เล็ก)ได้

        

      • ถ้าจะปรับค่า ต้องเปลี่ยนจาก Auto เป็น Fixed ซะก่อน
        • 

      

      • 

    • และยังมี Option อื่นๆ อีกเยอะแยะ ลองเล่นดูนะครับ เช่น กลับทิศของแกน การตั้งจุดตัดแกน แถมตั้งหน่วยได้ด้วยว่าต้องการเป็นหลักหน่วย หลักพัน หลักล้าน หรืออะไร
      • 

    

    เทคนิคการปรับ Format Selection
    

    สามารถคลิ๊ก Format Selection อันนึงค้างไว้ แล้วไปคลิ๊กที่ Component อื่นๆ ของกราฟได้เลย ตัว Format Selection จะเปลี่ยนไปเองโดยอัตโนมัติ (โดยไม่ต้องออกไป Select ใหม่ทุกครั้ง)
    

    chart11 (more…)