Tag: format
สอน Excel ผ่าน Avengers : พลัง Infinity Stone ทั้ง 6 ใน Excel (ไม่สปอยล์ End Game)
วันนี้ผมจะมาสอนเทคนิค Excel โดยใช้เทคนิคต่างๆ ที่ ใช้ Gimmick เรื่อง Infinity Stone ทั้ง 6 ที่แต่ละอันมีความสามารถพิเศษแตกต่างกัน จากหนังเรื่อง Avengers กำลังมาแรงมากๆ และกำลังกวาดรายได้อย่างถล่มทลาย แต่เพื่อไม่ให้เป็นการสปอยล์คนที่ยังไม่ได้ดู ผมจะยังไม่พูดถึงเนื้อหาในภาค End Game แต่จะขอนำ มาผสมผสานเพื่อนำเสนอความรู้ Excel แบบสนุกสนาน เพื่อให้คนที่ยังไม่ได้ดู Avengers ภาค End Game ก็สามารถอ่านได้ครับ เพื่อไม่ให้เสียเวลา เราไปดูกันเลย!! Space Stone = Go to ความสามารถในหนัง : พาผู้ใช้งานวาร์ปไปโผล่ที่ไหนก็ได้ ใน Excel เราก็มีเครื่องมือที่คล้ายกับเจ้า Space Stone นี้มากๆ เลย นั่นก็คือ เครื่องมือ Go…
สิ่งที่เราเห็นใน Cell มาจากไหน ?
สิ่งที่เราเห็นใน Cell หนึ่งๆ ของ Excel นั้น จริงๆ แล้วมันมีที่มาหลาย Step มากเลยนะครับ และวันนี้ผมก็จะมาพูดถึงประเด็นนี้ให้เห็นกันชัดๆ กันไปเลย ตัวอย่างที่ 1 สมมติว่าใน cell นึงเราเขียนสูตรว่า =1.5+3 ส่วนนี้คือ Formula มันก็จะคำนวณจนได้ค่าผลลัพธ์ คือ 4.5 ส่วนนี้คือ Value จากนั้นถ้าเราลอง ปรับ Format ให้ไม่มีทศนิยม โดยกดปุ่ม Decrease Decimal จะได้เห็นตัวเลขใน Cell เป็น 5 แต่ค่าจริงๆ ใน Cell ยังคงเป็น 4.5 อยู่เช่นเดิมนะครับ ลองพิสูจน์ได้โดยลองเช็คว่า A1=5 รึเปล่า? จะได้ FALSE แต่ถ้าเช็คว่าได้ 4.5 รึเปล่าจะได้…
วิธีทลายข้อจำกัดหน้าตาของ PivotTable ด้วย OLAP CUBE Formula
จากที่ผมได้ Post ถามหยั่งเชิงใน Facebook ไปว่าใครสนใจวิธีทำลายข้อจำกัดเรื่องหน้าตาของ PivotTable บ้าง? ปราฏว่ามีคนให้ความสนใจเยอะมากๆ ดังนั้นผมเลยขอมาเขียนบทความอธิบายให้เล็กน้อยครับ PivotTable นั้นสร้างง่ายมาก แต่จัด Layout ไม่ได้ดั่งใจ ข้อดีสุดๆ ของ PivotTable นั้นคือ ใช้งานง่ายมาก เรียนรู้แป๊ปเดียวก็เป็นแล้ว และใช้เวลาสร้างแป๊ปเดียวก็ได้ตารางสรุปข้อมูลที่พร้อมจะนำคำตอบที่ได้ไปเสนอผู้บริหารแล้ว แต่สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นตามมาคือ คำพูดของหัวหน้าที่บอกว่า "รายงานนี้มันหน้าตาไม่สวยเลย ช่วยจัด xxx เว้นบรรทัด yyy แทรกคอลัมน์ zzz หน่อยสิ" แล้วคุณก็คงตอบกลับไปแบบสุภาพว่า "อ๋อ ทำไม่ได้ครับ...มันเป็นข้อจำกัดของ PivotTable ครับหัวหน้า" ทั้งๆ ที่จริงๆ อาจอยากตะโกนตอบกลับไปว่า "PivotTable มันแทรกบรรทัดไม่ได้เฟ้ย!" วิธีจัด Layout ที่อาจพอรู้กันอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณอยากจะทำให้รายงานมันสวยได้ดั่งใจจริงๆ ก็มีวิธีที่หลายคนอาจจะรู้อยู่แล้ว ดังนี้ Copy Pivot แล้ว…
แนวทางจัดการวันที่สุดมั่ว (ผิดไปแล้วทำไงดี)
างที่ผมพยายามเตือนเรื่องการกรอกข้อมูลวันที่ไปแล้ว 2 ตอนด้วยกัน สมมติว่าคุณแก้ไขตามที่ผมบอกไปแล้ว แปลว่าการกรอกวันที่ในอนาคตไม่น่าจะผิดอีกแล้ว แต่ของในอดีตที่เคยผิดไปแล้วจะทำไงดีล่ะ? วันนี้ผมเลยทดลองกรอกวันที่มั่วๆ ลงไปในหลายๆ รูปแบบ แล้วลองเขียนสูตรดูซิว่าจะช่วยจัดการให้เข้าร่องเข้ารอยได้หรือไม่? แบบว่าอัดสูตรแบบ combo เข้าไปแบบเดียวกันดูเลยว่ามีใครรอดมั้ย? ดาวน์โหลดไฟล์ ไฟล์ที่ผมลองทำ => mess-up-date2 Screenshot การทำ มีหลายขั้นตอนมาก หลักๆ คือ ผมก็คิดก่อนว่า ตัวเองรู้ได้ไงว่าวันที่อันไหนผิด ด้วยวิธีอะไร แล้วจะแก้ให้ถูกต้องได้ยังไง? แล้วเอาสิ่งนั้นแหละมาเขียนเป็นสูตร ผมก็เลยพยายามแยก ปี เดือน วัน ออกมา แล้วลอง adjust เช่น ลบ 543 หรือ สลับวันกับเดือน แล้วสุดท้ายเอาไปตรวจว่าอยู่ในช่วงวันที่ที่ต้องการหรือไม่? (กำหนดอยู่ข้างบน ซึ่งเป็นตัวที่ช่วยเช็คได้ดีมากๆ ตัวนึงเลย) ถ้าอยู่ในช่วงวันที่ที่กำหนด ก็แสดงว่า ok น่าจะถูกครับ (สุดท้ายได้คอลัมน์ R) โดยสรุป ผมใช้หลายขั้นตอนมากๆ…
อะไรจะเกิดขึ้น? เมื่อใส่วันที่ใน Excel ด้วยปี พ.ศ. แทนที่จะใส่ ค.ศ.
หลังจากบทความที่แล้ว ผมได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งค่าวันที่ให้ถูกต้องแล้ว (เรื่อง วัน/เดือน/ปี หรือ เดือน/วัน/ปี ) มาวันนี้ ผมจะขอย้ำอีกเรื่องนึงซึ่งเกี่ยวกับวันที่เช่นเดียวกัน (ซึ่งจริงๆ ได้พยายามย้ำหลายครั้งแล้ว) นั่นก็คือ... การทำงานเกี่ยวกับวันที่ใน Excel เราจะต้องใส่ปีเป็น ค.ศ. ไม่ใช่ พ.ศ. เช่น หากต้องการใส่วันที่ 27 เมษายน พ.ศ. 2560 ให้ใส่ว่า 27/4/2017 ไม่ใช่ 27/4/2560 ! เพราะถ้าใส่เป็น 27/4/2560 ...Excel จะคิดว่าเราหมายถึง 27 เมษายน ค.ศ. 2560 ซึ่งเป็นวันในอนาคตอีก 543 ปี!! (บ้าไปแล้ว) บางคนถึงรู้อย่างงี้ก็บอกว่า... ฉันไม่แค่ร์หรอก! ก็เรารู้เองว่าจริงๆ มันคือ พ.ศ. 2560 ก็ได้ ยิ่งถ้านัดกับเพื่อนๆ ร่วมงานทุกคนให้ร่วมใจกันเข้าใจว่ามันเป็น พ.ศ. ก็น่าจะใช้ได้นี่นา? (เหมือนอุปาทานหมู่ หรือพวก ทฤษฎีสมคบคิดเลยแฮะ) ผมจะบอกว่าถึงเราจะฮั้วกับเพื่อนแล้วมันก็จะผิดอยู่ดี ซึ่งผมจะแสดงให้เห็นชัดๆ…
การตั้งค่าให้ Excel รู้จักวันที่ในรูปแบบที่ต้องการ เช่น วัน/เดือน/ปี ไม่ใช่ เดือน/วัน/ปี
ต้องบอกก่อนเลยว่าเรื่องวันที่และเวลา เป็นเรื่องที่หลายคนไม่เข้าใจ และอาจจะกำลังปวดหัวกับมันอย่างมาก ซึ่งสิ่งหนึ่งที่ทำให้หลายท่านปวดหัวแบบสุดๆ ไปเลยก็คือเรื่องของ "รูปแบบวันที่" นี่คือตัวอย่างกรณีที่ตั้งค่าผิด สิ่งที่เกิดขึ้นคือ เราตั้งใจพิมพ์รูปแบบวันที่ในรูปแบบ วัน/เดือน/ปี แต่หารู้ไม่ว่าคอมพิวเตอร์ที่เรากำลังใช้อยู่ดันถูกตั้งค่าใน Control Panel ให้เป็น เดือน/วัน/ปี ผลลัพธ์ที่ได้เลยมั่วนิ่มเลย!! อธิบายความผิดพลาด 13/4/2017 ถูกจัดชิดซ้าย (เป็น Text) เพราะมันไม่รู้จัก เดือนที่ 13 นั่นเอง (วันที่ 4 เดือน 13 ค.ศ. 2017 ???) แปลว่าเลข 10/4/2017 ที่เราเข้าใจว่าถูกต้อง จริงๆ ก็ผิดด้วย เพราะ Excel เข้าใจว่าเป็นวันที่ 4 ตุลาคม แต่จริงๆ เราต้องการเป็นวันที่ 10 เมษายนต่างหาก!! ส่วนการที่ 3/5/2017 ลาก Fill…
ใส่ Comment เป็นรูปภาพก็ได้นะ รู้ป่าว?
มีแฟนเพจถามผมว่า เราสามารถใส่รูปภาพเข้าไปใน Comment ได้หรือไม่? ผมเลยขอตอบด้วยบทความนี้ครับ สมมติเราอยากใส่ Comment เป็นรูปภาพ ให้กับ Cell ที่ต้องการ ก็จะมีวิธีการดังนี้ คลิ๊กขวา กด Insert Comment ตามปกติ คลิ๊กขวาที่ Comment เลือก Format Comment แล้วกดตามรูป จนไปเจอ Fill Effect... เลือกที่ Picture แล้ว Browse รูปที่เรามี กด Ok ไปเรื่อยๆ ก็จะได้รูปมาเป็นฉากหลังให้กับ Comment แล้ว (ซึ่งเราพิมพ์ข้อความทับได้)
7 วิธีรับมือกับวันแย่ๆ (ใน Excel)
อย่างที่ผมเคยย้ำเสมอว่า Excel มองวันที่เป็นแค่ตัวเลขจำนวนธรรมดาตัวหนึ่งที่เปลี่ยนหน้าตาไปเท่านั้น (รายละเอียดอ่านได้ที่นี่) นอกจากนี้ Excel จะรู้จักวันที่ในรูปแบบที่มันคุ้นเคยเท่านั้น เช่น dd/mm/yyyy หรือ dd-mm-yyyy หรือ yyyy/mm/dd หรือ yyyy-mm-dd (กรณีที่ตั้งค่า Regional Setting ใน Control Panel เป็น Thai ) ดังนั้น ถ้าหากเราใส่วันที่ในรูปแบบที่ Excel ไม่รู้จัก เช่น 2016.12.09 มันก็จะไม่มองว่าเป็นวันที่หรอกนะ นอกจากนี้จะต้องระวังเรื่องการใส่เลขปีด้วย ว่าปกติแล้วควรใส่เป็นปี ค.ศ. เสมอ (ยกเว้นจะตั้งค่าใน Number Format ให้รับ Input เป็น พ.ศ. ไทยไปเลย มีบอกวิธีท้ายบทความ) แต่บางครั้งเราได้ข้อมูลมาจากคนอื่น (หรือแม้แต่ฐานข้อมูลที่ Office) ซึ่งดันมีข้อมูลวันที่อยู่ในรูปแบบที่แย่ๆ Excel มันก็เลยไม่รู้จัก เราก็เลยต้องยื่นมือไปช่วยหน่อยแล้ววววว!!! นี่คือ 7 วิธีที่จะรับมือกับวันแย่ๆ…
มีข้อมูลเห็นอยู่เต็มตา แต่ VLOOKUP หาไม่เจอ ทำไงดี?
เคยบ้างมั้ย? เวลาใช้ VLOOKUP แล้ว Error แบบไม่รู้สาเหตุ??? ฐานข้อมูลหรือตารางอ้างอิงก็เห็นอยู่จะๆ ว่ามีตัว Lookup_Value ที่เรากรอกลงไป (เลข 100) และก็ดูเหมือนว่าเขียนสูตร VLOOKUP ถูกต้องหมดทุกอย่างแล้ว แต่ผลลัพธ์กลับออกมาเป็น Error ซะอย่างนั้น? เอ ทำไมหว่า?? .... หรือว่าผี Excel หลอก!! ไม่ใช่หรอกครับ ผมจะบอกว่าสาเหตุนึงที่คนมักจะลืมนึกไปก็คือ ประเด็นเรื่อง "ประเภทของข้อมูล" นั่นเอง ประเภทข้อมูลนั้นสำคัญมาก! รู้หรือไม่ว่าพวก VLOOKUP MATCH หรือแม้แต่การใช้เครื่องหมาย = เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล 2 ตัวเข้าด้วยกัน ถ้ามันเป็นข้อมูลคนละประเภท ไม่ว่าจะหน้าตาเหมือนกันแค่ไหน Excel ก็จะถือว่าเป็นข้อมูลคนละตัวกันทันที เราไม่สามารถรู้ประเภทของข้อมูลได้ด้วยตาเปล่า เพราะอาจถูกลวงด้วยการปรับ Format เช่น ในรูปผมปรับให้ข้อมูลอยู่กึ่งกลางทั้งหมด จึงไม่มีทางดูออกเลยว่าเป็น Number หรือ Text วิธีที่จะเช็คได้ดีที่สุดคือใช้ฟังก์ชั่น…
การเปลี่ยนรูปแบบ (Formatting)
บทความนี้คือส่วนหนึ่งของโครงการ ร่วมสร้าง “หนังสือคู่มือ Excel ที่เจ๋งที่สุด” ใครที่มี comment เพื่อแนะนำ ปรับปรุงหนังสือได้ คุณจะได้เครดิตในฐานะผู้ร่วมเขียน ลงในหนังสือที่จะพิมพ์จริงๆ ด้วย! อ่านรายละเอียด และดูสารบัญหนังสือ คลิ๊กที่นี่ บทนี้เป็นเรื่องของรูปแบบ หรือการเปลี่ยนรูปร่างหน้าตาให้กับข้อมูลของเราที่อยู่ใน Excel ... ไม่ว่าจะเป็นการใส่สี, ตีกรอบ, เปลี่ยน Fonts, การจัดชิดซ้ายขวา, รวมถึงเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลตัวเลข เช่น แสดงทศนิยมกี่ตำแหน่ง ถ้าให้เปรียบเทียบเพื่อให้เห็นภาพ ผมขอยกตัวอย่างด้วย Concept ของการเปลี่ยน Theme ของ app แชตสุดฮิตอย่าง Line ครับ (ใครไม่เคยใช้ ลองคิดถึงการเปลี่ยน Theme Widows หรือ เคสมือถือก็ได้) หากคุณลองกดเปลี่ยน Theme ใน Line แล้ว แม้หน้าตาของ app จะเปลี่ยนไป แต่โครงสร้างทุกอย่าง รายชื่อเพื่อนๆ chat…